Los componentes del costo de la DFI se clasifican en directos e indirectos y tienen una ponderación distinta en la cadena de distribución. Dependiendo del valor agregado del producto, pueden representar un porcentaje importante en su costo total en bodegas del cliente.
1. Costos directos
Corresponden a aquellos que tienen una incidencia directa en la cadena, durante las interfases país exportador- tránsito internacional – país importador: empaque, embalaje, unitarización, documentación, manipuleos, transporte, seguros, almacenamiento, aduaneros, bancarios y agentes.
La estimación del costo de empaque y embalaje varía dependiendo de los requerimientos de cada tipo de producto, del medio de transporte a utilizar y del mercado de destino. Sin embargo, siempre se incurrirá en el costo del material (madera, tambores, barriles, cartón, papel, plásticos, pinturas, etiquetas, códigos de barras, sellos, marquillas, accesorios de amarre, grapas, zunchos, cintas, etc.) y de la mano de obra requerida para el empaque, marcado y embalaje del producto.
- Empaque y marcado:
Este componente del costo incluye los gastos correspondientes a la documentación requerida tanto para la exportación (país de origen) como para la importación del producto (país de destino) e incluye: facturas; documentos de embarque, que dependen del modo o modos de transporte a utilizar; formularios para declaraciones de exportación, de importación y de cambios; permisos o licencias y certificados fitosanitarios, de origen y de cantidad y calidad, entre otros. Se deben considerar tanto los costos como los tiempos necesarios para su obtención.
- Documentación:
Es el costo de la operación de agrupar piezas de carga en unidades de mayor volumen tales como palets o contenedores, conocida como unitarización.
La paletización se refiere a la agrupación de productos en sus respectivos sistemas de empaque y/o embalaje sobre un palet (estiba) debidamente asegurado con esquineros, zunchos, grapas o películas envolventes de tal manera que se puedan manipular, almacenar y transportar de forma segura como una sola "unidad de carga".
La contenedorización consiste en la acomodación de los palets en el contenedor y su respectivo aseguramiento por medio de bolsas de aire o de otro elemento que cumpla con ese fin.
Los principales costos de la unitarización corresponden al palet, (cuyo precio está relacionado con el material de fabricación y el tiempo de vida útil), a los materiales para cubrir o envolver la carga, tales como esquineros, zunchos, grapas y películas envolventes y a la mano de obra requerida para realizar dicha labor.
En la contenedorización, se debe estimar el costo del contenedor o el valor del arrendamiento por el tiempo requerido para el traslado de las frutas u hortalizas. Se debe recordar que el envío de estos productos por vía marítima debe realizarse en contenedores refrigerados. Igualmente, se contempla el costo de los equipos (montacargas) y la mano de obra necesaria para cargarlo y descargarlo.
- Unitarización:
Aunque las tendencias en los negocios internacionales se orientan a evitar, en lo posible, el almacenamiento durante las fases anteriores al embarque y en las que preceden a la entrega de la carga en el destino final, es probable que se presenten situaciones que obliguen a almacenar el producto tales como: demoras en el cargue del buque o en la recolección del contenedor en el puerto destino, o trámites adicionales en el puerto. Estas situaciones incidirán en la tarifa por contenedor por mayores costos de generador y combustible durante el tiempo de conexión a las unidades eléctricas.
- Almacenaje en puerto origen / destino:
La transferencia de los productos desde el local del exportador al del importador supone un cierto número de operaciones de manipuleo.
En el país exportador se presenta manipuleo en el cargue del vehículo en la fábrica del exportador, cargue y descargue del vehículo desde la fábrica o desde una bodega intermedia hasta el sitio de embarque internacional, cargue del vehículo que transporta la carga hasta el punto de embarque internacional, costo de manipuleo en el punto de embarque.
En tránsito internacional se presenta manipuleo en los transbordos. En el país importador se presenta durante el descargue del vehículo que transporta la carga en el punto de desembarque internacional hasta las bodegas del cliente y durante los cargues y descargues en puntos o bodegas intermedias.
- Manipuleo:
El primer flete que ha de costearse corresponde al transporte desde la zona de producción o acondicionamiento al puerto de embarque, el cual debe realizarse preferiblemente en camión o contenedor refrigerado.
Para el análisis del transporte internacional deben analizarse cuantitativa y cualitativamente las características de todos los modos en los países por los cuales transita la carga. (Infraestructura, rutas terminales, centros de transferencia, legislación, fletes, recargos, descuentos, servicios disponibles, factor de estiba, documentación, normas y convenios internacionales, velocidad, competencia y complementariedad entre modos, etc.). Igualmente se deben considerar las características de cada una de las empresas transportadoras a evaluar, tales como: frecuencia del transporte, tiempo del viaje y tipo de carga que transporta el buque.
La contratación del transporte internacional se hace a través de agentes de carga o agentes marítimos, el costo del flete depende de la línea marítima o aerolínea; las tarifas se cotizan en dólares.
La tarifas aéreas se calculan sobre la mayor dimensión entre el peso bruto y volumen, denominado factor de estiba. En el caso de frutas y hortalizas, dado el tipo de empaque y embalaje, generalmente el flete se cobra sobre el volumen de la carga.
Dentro de los aspectos a tener en cuenta en la cotización de fletes marítimos están el cargue y descargue del buque. Para esto existen cuatro alternativas: LT: Términos de línea, en donde al armador es responsable de los costos de cargar y descargar la mercancía al/del barco en los puertos de embarque y desembarque, respectivamente, además del transporte entre ambos; FIO: Libre a bordo, en donde el cargue y descargue corre por cuenta del exportador o importador; FI: Libre a bordo, el porteador realiza el descargue en el puerto de destino y el cargue del producto debe realizarlo el exportador; FO: Libre en muelle, en donde el descargue del producto queda en manos del exportador. Para carga general los términos más utilizados son los de línea y por tanto el flete cobrado cubre el cargue y el descargue de la mercancía.
- Transporte:
Los productos perecederos denominados vivos, debido a su alta susceptibilidad al deterioro. Las compañías de seguros, por lo general no otorgan el seguro por no contar con certificadores sobre el estado y manejo de la mercancía. Sin embargo para efecto de cálculos se toma una tasa equivalente al 1% del valor FOB. Se debe tener en cuenta que el seguro lleva implícita la responsabilidad de un transportador, no cubre los eventos pre y post transporte.
- Seguro del local del exportador al puerto de embarque:
Se refieren al cobro de derechos de aduana. Las barreras arancelarias (ad-valorem, suma fija o alguna combinación de ambas) se aplican a los productos de importación. Sin embargo, algunos países en desarrollo aplican periódicamente algunos impuestos a las exportaciones. En Colombia, las exportaciones están exentas del pago de impuestos. Para el cálculo de los costos aduaneros, el exportador debe conocer el arancel aplicable en el país de destino y los otros impuestos que puedan cobrarse; así mismo, debe saber si a los productos colombianos les ha sido otorgada alguna preferencia arancelaria.
- Costos aduaneros:
Lo constituyen los honorarios, comisiones, trámites y formularios, además de las comisiones de reintegro. Cada banco tiene sus propias decisiones sobre el cobro de las comisiones, las cuales se basan, generalmente, en un porcentaje sobre el valor de la transacción y se encuentran entre el 0.25% y el 2.0%.
- Costos bancarios:
- Agentes:
Entre los agentes que intervienen en una operación de distribución física se encuentran los operadores de transporte multimodal, agentes de carga aérea, agentes marítimos, agentes portuarios, agentes de aduana, comisionistas de transporte, agentes de seguros y operadores logísticos. De acuerdo con las características de su actividad, cada agente cobra una comisión. Para efectos del cálculo del costo de los agentes en este estudio sólo se tiene en cuentan los honorarios. Los cargos por otros servicios prestados, tales como, derechos de aduana, fletes, etc., son contabilizados en el componente correspondiente de costo de la Distribución Física Internacional.
2. Costos indirectos
Corresponden a la gestión de la Distribución Física Internacional.
Corresponden al costo del tiempo empleado en la gestión de exportación, desempeñado por el personal de exportaciones y del área financiera y administrativa, así como al de las comunicaciones y los desplazamientos efectuados en actividades tales como la obtención de información sobre los componentes de costo de la cadena DFI y la gestión durante el período comprendido en la preparación para el embarque hasta la entrega al importador.
- Administrativos:
- Capital:
Corresponde al capital invertido en la Distribución Física Internacional, representado por el valor de los bienes embarcados, el valor de los servicios contratados para el embarque, de los cuales no se percibe interés o utilidad alguna durante el período de viaje entre los locales del exportador y del importador. En general, cuanto menor sea el tiempo de tránsito, menor será el costo del capital inmovilizado en la operación. El costo de capital o costo de oportunidad, se calcula tomando la tasa de interés del mercado sobre el tiempo en el cual se hace efectivo el pago del embarque. Es recomendable hacer una reserva del 2% al 5% sobre el costo total de la transacción, para atender cualquier imprevisto.
1. Documentos que debe tener la empresa antes de comenzar el proceso exportador
Cualquiera que sea el tipo de sociedad (anónima. limitada, en comandita simple, por acciones, unipersonal, etc.) que se escoja, debe constituirse ante Notario, mediante la suscripción de una Escritura Pública.
- Escritura Pública:
- Registro ante Cámara de Comercio:
El siguiente trámite, es registrar la empresa ante la Cámara de Comercio, como persona natural o jurídica, para lo cual debe:
a) Verificar que el nombre de la empresa no esté ya registrado.
b) Diligenciar el formulario de inscripción, anexando:
- Si es persona natural:
- Copia de la cédula de ciudadanía.
- Si es persona jurídica:
- Copia de la Escritura Pública.
- Acta de la Asamblea de Socios mediante la cual se nombra al Representante Legal.
- Copia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
- Cancelar el derecho de matrícula para la modalidad que sea solicitada.
2. Trámites ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN
En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, se debe diligenciar el Registro Único Tributario RUT y, con este documento, solicitar el Número de Identificación Tributaria NIT, además de inscribirse para el pago del Impuesto al Valor Agregado ?IVA– y solicitar autorización de numeración para facturación.
- Para la inscripción en el Registro Unico Tributario ? RUT- y la solicitud del Número de Identificación Tributaria ? NIT-, debe presentar:
- Si es Persona Natural:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del solicitante
- Formulario RUT diligenciado
- Si es Persona Jurídica:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
- Formulario RUT diligenciado
- Escritura de constitución de la Empresa
- Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio (con vigencia no mayor a tres (3) meses
B. Para la inscripción para el pago del Impuesto al Valor Agregado ? IVA, se requiere:
- Si es Persona Natural:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del solicitante
- Formulario para IVA diligenciado
- Si es Persona Jurídica:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
- Formulario para IVA diligenciado
- Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no mayor a tres (3) meses
- Formato para la solicitud de autorización para la numeración de facturación debidamente diligenciado en original y copia, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en el respaldo del formato.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal o de la persona natural.
- Fotocopia del Número de Identificación Tributaria ?NIT-.
- Para la solicitud de autorización de numeración para facturación, se requiere:
3. Trámites y documentos que se exigen en el proceso exportador
- Registro en el Ministerio de Comercio Exterior
En el Ministerio de Comercio Exterior se realiza la inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, así como el Registro de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen, siguiendo los pasos que se describen a continuación:
Inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios. El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es un instrumento que permite mantener actualizada la información sobre composición, perfil y localización de las empresas exportadoras. La inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es gratuita, pero obligatoria, y tiene una vigencia de un año, por lo tanto, debe renovarse anualmente.
a) Beneficios: Los exportadores inscritos y con Registro vigente en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, tienen acceso a la utilización de los siguientes Instrumentos de promoción apoyo (Artículo 1°, Decreto 2681 de 1999):
- Devolución del Impuesto al Valor Agregado ?IVA- involucrado en los productos de exportación.
- Exención del Impuesto al Valor Agregado ?IVA- para servicios (transporte, asesorías, etc.) prestados en Colombia en desarrollo de un contrato de exportación.
- Aprobación de Sistemas Especiales de Importación ? Exportación (Planes Vallejo).
- Reconocimiento del Certificado de Reembolso Tributario, -CERT-.
- Prestación de servicios ofrecidos por el Fondo de Promoción de las Exportaciones ?PROEXPORT-.
- Utilización de Programas Aduaneros Especiales y de Regímenes para usuarios exportadores.
- Registro como Comercializadora Internacional y como usuario permanente de una Zona Franca.
- Otorgamiento de Créditos de BANCOLDEX .
- Solicitud de Determinación de Criterios de Origen para productos de exportación.
- Exención de la Retención en la Fuente para los ingresos provenientes de exportaciones.
b) Para inscribirse en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es necesario:
- Diligenciar la Forma 001 que se reclama en el Ministerio de Comercio Exterior – Mincomex y se presenta en las mismas oficinas
- Anexar fotocopia autenticada del Número de Identificación Tributaria ?NIT- ó Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
- Anexar original del Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio del lugar donde se encuentra domiciliada la sede principal de actividades de la sociedad o persona natural, con fecha de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente el formulario.
El Ministerio de Comercio Exterior procede a efectuar la inscripción de conformidad con los requisitos exigidos y le entrega un comprobante a la persona que radica el formulario con sello, fecha y número de radicación. Con este comprobante, el exportador puede reclamar el Registro a los cuatro días hábiles siguientes a la fecha de radicación.
- Registro de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen
El registro de "Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen" es el documento que le permite al Ministerio de Comercio Exterior determinar el origen de las mercancías objeto de la exportación y registrarla como producción nacional. Este documento sirve al Ministerio de consulta y soporte para la investigación de prácticas desleales de comercio, tales como dumping o subvenciones, para las negociaciones internacionales de comercio exterior, para los procesos de licitación del sector oficial y para la cuantificación de la producción nacional para aquellos bienes que se benefician de las exenciones. Igualmente el registro permite identificar los productos con capacidad competitiva o con especial sensibilidad en los mercados internacionales y es objeto de consulta para las modificaciones arancelarias y los regímenes de importaciones y exportaciones.
a) Diligenciar formulario de Registro de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen. Este formulario – FORMA 010 -, es suministrado por el Grupo de Origen y Producción Nacional del Ministerio de Comercio Exterior junto con las instrucciones para su diligenciamiento, sin ningún costo para el usuario. El formulario debe ser diligenciado y entregado, anexando:
- Certificado de Constitución y Gerencia si se trata de persona jurídica o Registro Mercantil cuando se trate de personas naturales de la Cámara de Comercio.
- En el caso de que el exportador sea un comercializador, deberá anexar al formulario, una carta del productor mediante la cual se certifique la vinculación comercial entre ambos y lo autorice a utilizar las normas de origen del producto específico.
b) Verificación de la información, determinación de Criterios de Origen y registro como Productor Nacional, por parte de Mincomex. Una vez radicado el formulario por el productor y/o exportador, Mincomex verifica la información y determina el Criterio de Origen del producto a exportar con base en las disposiciones existentes para los distintos esquemas preferenciales, los cuales son consignados en la planilla de "Relación de Inscripción y Determinación de Origen", con base en la cual, posteriormente el exportador reclamará el formulario respectivo para obtener el Certificado de Origen. Simultáneamente se registra la empresa como "Productor Nacional", y cuando el caso lo amerite, el Ministerio de Comercio Exterior efectuará una visita industrial a las instalaciones de la empresa, con el fin de tener mayores elementos de juicio para proceder a calificar si producción es nacional y para determinar el origen.
c) Comunicación al exportador y/o productor. El original de la Relación de Inscripción de Oferta Exportable y Determinación de Origen se expide con destino al exportador a través de un oficio. Esta información tiene una validez de dos años. Sin embargo, el exportador y/o productor deberá actualizar la información suministrada cuando ocurra cualquiera de los siguientes eventos: cuando varíen las condiciones originalmente registradas por la empresa, cuando se encuentre próximo a su vencimiento, o cuando Mincomex lo solicite.
- Registro en el Instituto Colombiano Agropecuario ? ICA
Para conseguir este certificado, se debe radicar una carta en el Instituto Colombiano Agropecuario -ICA- División de Sanidad Vegetal del municipio donde se encuentre ubicada la zona de producción de las frutas u hortalizas a exportar, solicitando la inscripción de los predios y especificando la siguiente información:
- Lugar y fecha de presentación de la solicitud.
- Nombre de la empresa y/o exportador.
- Número de Identificación Tributaria ?NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del exportador.
- Dirección del solicitante.
- Extensión en hectáreas de los predios.
- Especies y variedades de frutas producidas con destino a la exportación.
- Nombre del asistente técnico.
- Firma del exportador o representante legal.
Adicionalmente se deben anexar los siguiente documentos:
- Concepto técnico del ingeniero agrónomo.
- Copia del contrato del Ingeniero Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de Asistencia Técnica Municipal responsable del cultivo.
- Matrícula profesional del Ingeniero Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de Asistencia Técnica responsable del manejo del cultivo.
- Croquis de la ubicación de los predios y su jurisdicción.
- Fotocopia autenticada del Número de Identificación Tributaria ?NIT- (Persona Jurídica) ó Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del Exportador.
- Original del Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil con fecha de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente la solicitud expedido por la Cámara de Comercio.
- Recibo de pago expedido por la Tesorería del ICA. El monto depende del número de hectáreas a inscribir.
Una vez radicada esta solicitud, el ICA verifica la información y, previa inspección de los predios, emite el Registro de los mismos, el cual tiene una validez de dos (2) años.
- Registro de Exportación del ICA
Después de haber inscrito los predios de producción, el productor y/o comercializador debe registrarse como exportador ante el ICA, para lo cual debe solicitar el Registro de Exportación por medio de una carta dirigida a la División de Sanidad Vegetal del Instituto Colombiano Agropecuario ?ICA- ubicado en el municipio donde se encuentra la planta de procesamiento, especificando la siguiente información:
- Lugar y fecha de presentación de la solicitud.
- Nombre de la empresa y/o exportador.
- Número de Identificación Tributaria ?NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del exportador.
- Dirección y teléfono de la planta de producción.
- Especies de frutas que va a exportar.
- Nombre de la marca distintiva de la fruta u hortaliza con la que va a realizar la exportación.
- Firma del solicitante o Representante Legal.
Adicionalmente anexar los siguientes documentos:
- Original del Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil, con fecha de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente la solicitud, expedido por la Cámara de Comercio.
- Recibo de pago de Tesorería del ICA.
El ICA evalúa las condiciones de la planta producción y emite el Registro de Exportación, el cual tiene una validez de dos (2) años.
- Factura proforma
Documento de entrega el exportador a el importador, para darle a conocer las condiciones según las cuales se llevarán a cabo las negociaciones; así mismo, es provisional y se le informa al comprador de las condiciones en las que el vendedor está dispuesto a realizar la venta, y para lo cual debe incluir la mención de proforma para diferenciarla de al factura definitiva. En términos generales, en la factura proforma debe incluirse lo siguiente:
- Descripción del producto requerido (tipo, variedad, características técnicas).
- Plazo para el embarque, si será único o parciales.
- Puerto de recepción o lugar de entrega de la mercancía donde será embarcada vía FAS, FOB, O FCA. (Ver Incoterms).
- Precio en dólares, en euros en yenes o en la divisa de negociación.
- Término Incoterms.
- Documentos implícitos y explícitos para la negociación.
- Forma de pago (con crédito documentario irrevocable, confirmada o a la vista, con aceptación bancaria o con giro anticipado o financiado).
- Medio de transporte para utilizar (aéreo, marítimo, terrestre, o multimodal).
- Tipo de empaque y embalaje.
- Número, fecha y lugar de emisión.
- Persona natural o jurídica a quien se dirige la oferta.
- Descripción de la mercancía.
- Cantidad que se cotiza.
- Puerto de embarque o de destino.
- Gastos estimados de flete y seguro cuando proceda; por ejemplo, CIP, CIF, CPT, CFR o DDP.
- Plazo, fecha y lugar de entrega.
- Validez de la cotización.
- Otros (requisitos y normatividad de calidad).
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