La organización

Introducción

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar.

Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:

• Hay personas capaces de comunicarse.

• Que estén dispuestas a actuar conjuntamente.

• Para obtener un objetivo común.

En tal sentido, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.

La organización como proceso

DEFINICION:

Petersen y Plouman: Es un método de distinción de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos de comunicaciones entre los grupos.

Litterer: Es una unidad social, dentro de la cual existe una relación estable entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de sus objetivos o metas.

Por lo anteriormente señalado, la Organización, es la estructuración técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. En cuanto a la definición del término Organización tenemos las siguientes:

Según la Enciclopedia Multimedia de Administración y Finanzas (1996): "Las Organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente constituido para alcanzar fines específicos".

La Enciclopedia Encarta Microsoft (2000): "Organización es la estructura de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos, un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

El Diccionario Larouse Multimedia (2001): "La organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue".

Otras Definiciones:

Terry: Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecutan, sean las mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada del esfuerzo disponible.

Evolución de las organizaciones

La evolución de las organizaciones se remonta a la época de la Segunda Guerra Mundial y sus efectos se extendieron a todos los campos. En lo político y económico, las organizaciones debieron afrontar un desafío importante.

La conversión de sus economías de guerra en economías de paz, y la capacitación de la mano de obra que volvía de los frentes de lucha para reintegrarse a sus hogares y a sus trabajos. La vigorosa expansión económica que se opera en la década inmediata siguiente al término de la guerra, determina un notable crecimiento de las estructuras de las organizaciones. El proceso de concentración económica lleva al Oligopolio; paralelamente la influencia y denominación obtenidas en la contienda hace que dichas organizaciones se extiendan mas allá de sus fronteras, comenzando a operar dentro de los países de la orbita de influencia.

Esta expansión de las organizaciones trae aparejados problemas de varios tipos. Surge una problemática que denominaremos de Estrategia y obliga a estructurar toda una Teoría de la Decisión, incluyendo mecanismos de racionalidad, de prospección y de control. La capacidad de decisión en el pasado estaba implícita detrás de las virtudes de un funcionario o un gerente, casi en función de aptitudes congénitas.

En esta etapa, por el contrario, la capacidad decisoria concentra tal atención que se constituye en la más preciada y dilecta de las áreas de capacitación gerencial.

Importancia de la organización

• 1. La organización, por se el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como debe ser una empresa.

• 2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas coacciones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a esta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es, inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.

• 3. Tiene también gran importancia por construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick llama de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe Ser y "lo que es".

Principios de la organización

• 1. Principio de la especialización. "Cuando más se mide el trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza." La especialización sola es útil cuando se tiene conocimiento general del campo de que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua en la eficiencia. Así, una persona especializada en selección de personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores. La especialización tiene como límites los que impone la naturaleza humana del trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una super – especialización, que produce monotonía, y lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciendo a una mera máquina o parte mecánica del sistema. Además, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor llega a hacerle especialista en actividades que prácticamente carecen de importancia.

• 2. Principio de la Unidad de Mando. "Para cada función debe existir un solo Jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto ese esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico. La especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.

• 3. Principio de equilibrio de Autoridad-Responsabilidad. "Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella". Principio de equilibrio Dirección-Control. "A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la Unidad de Mando".

Proceso de organización

• 1. Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la organización, las tareas deben ser establecidas primero.

• 2. Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos se les asignaran las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesado a ligera.

• 3. Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a más personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda relación entre si. Ventas, Recursos Humanos, Mercadotecnia, Producción, Manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse Departamentación.

• 4. Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organización a bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda, aun cuando el interés general de la compañía convenga más invertir en creces en equipo automatizado y reducir los costos.

• 5. Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarla. Dada que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea el responsable y realice un conjunto de actividades y no toda la tarea.

La departamentalización es el agrupamiento de actividades para las que son semejantes y están relacionadas lógicamente entre si. Las departamentalización representa la estructura formal de la organización tal como aparecería en un organigrama.

Los tipos básicos de organización

• Lineal militar: Este sistema esta bien para organizaciones pequeñas, casi tipo familiar. Se encontró que este tipo de organización era demasiado rígido para poder delegar Autoridad. La necesidad de reducción del trabajo y de la delegación de autoridad trajeron como consecuencia buscar formas más flexibles de organización.

• Funcional: Es muy común encontrarlo y se puede representar en muchas formas; la gráfica ofrece una de las más conocidas.

• Lineal a funcional: Con este sistema se trató de resolver el problema de que varias personas dieran órdenes al mismo tiempo a un subordinado, y se hizo una combinación del sistema lineal con el funcional. En este sistema hay personas especializadas cada una en su lugar. La idea fue que los asesores pudieran transmitir órdenes a través del gerente.

• De Comité: Este sistema podría funcionar con un solo comité consultivo, en este sistema tenemos cierta forma funcional, completado todo esto con el uso de comités para formar más políticas de cada sección que nos brinda la oportunidad de saber la opinión de todos los afectados. Los comités no tienen función de mando pero están obligados a exponer sus opiniones.

En la práctica no encontramos establecido ningún sistema puro, sino que se combinan. Si pensamos que la organización es una parte del proceso administrativo, cabe preguntarse que es y para que sirva, tal vez si examinamos todo el proceso nos ayude a examinarla. Se debe de tomar en cuenta cuatro puntos de organización: Delegación de la autoridad, no delegar planeación, descentralización. Existen diversas formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales pueden ser: Dirección, Departamento, Secciones, Grupos, Subgrupos y Unidades. Una forma de tomar en cuenta para organizar es dar funciones; se reconocen cinco: Producción, Ventas, Finanzas, Relaciones y Organización; todas son indispensables.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Actividades y Funciones.

• Jerarquías para niveles de autoridad.

• Obligaciones que deben asignarse a cada persona.

Técnicas de organización

Primera Regla: Debe de hacerse, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

Segunda Regla: Debe definirse en forma sencilla, a precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ella podrá resultar:

• Que se encuentren dos o más idénticas.

• Que se encuentren algunas superposiciones parciales.

Tercera Regla: Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento a división.

Cuarta Regla: Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.

Quinta Regla: Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.

Sexta Regla: La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser dable.

Conclusión

La Organización como proceso es el agrupamiento de personas que procuran obtener uno o más fines diversos, ya sean económicos, culturales, sanitarios, sociales, etc. Estos definen sus propios objetivos, que resultan de la agrupación de los objetivos particulares de sus integrantes. Los elementos del contexto varían permanentemente afectando su accionar. Si las organizaciones tienen muchos integrantes puede que su manejo no pueda encararse en forma colectiva y los objetivos definidos no satisfacen a todos sus integrantes.

Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.

A medida que una organización crece y contrata a más personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda relación entre sí. Venta, Recursos Humanos, Mercadotecnia, Producción, Manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse Departamentación.

Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluación periódica. A medida que la organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de actividades y no toda la tarea.

Bibliografía

• Enciclopedia Multimedia Encarta (2002). Microsoft Corporation, USA.

• Enciclopedia Multimedia Laurosse (2001). Editorial Laurosse, S.A. España

• Enciclopedia Multimedia de Administración y Finanzas (1996). Editorial Océano, España.

• H. Mintzberg (1997). Diseño de Organizaciones Eficientes, 6ta. Edición, Editorial El Ateneo.

• Ricardo F. Solana (1998). Administración de Organizaciones, 5ya. Edición, Editorial Interoceánica.

Enviado por:

Edgar Tovar Canelo,

Venezuela.