Formulación, ejecución y evaluación de proyectos

Introducción

El proyecto es la unidad básica de intervención en la cooperación Social. La tarea principal es dejar capacidad instalada en las personas e instituciones participantes del mismo para que ellas puedan continuar las labores en forma independiente y resolver por si mismas los problemas que surjan después de concluida la fase de apoyo externo. Para   formular un proyecto se tiene que pasar por un proceso de identificación y planificación. La planificación es un proceso de entendimiento entre actores participantes en un proyecto para solucionar un problema específico. El mismo progresa por ensayo y error, por eso el resultado de la planificación debe permitir hacer modificaciones durante todo ciclo del proyecto. Hoy en día, se utilizan distintos medios para facilitar la recepción y comprensión de la información. Los más usados son los teléfonos, radio, los medios escritos y electrónicos, entre otros. Con el avance de la tecnología hemos podido apreciar que el correo electrónico se ha convertido en una necesidad para la comunicación entre personas de un mismo país o de diferentes países. Así mismo, es usado por trabajadores de empresas para desempeñarse en sus labores y facilitar la comunicación con sus compañeros y con personas externas a la organización. En la realización de proyectos, es importante que los miembros del equipo estén comunicándose constantemente, para que todos se mantengan informados de las actividades que se están realizando y las decisiones que se van a tomar. En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, mas bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos

Formulación de proyectos

Para   formular un proyecto se tiene que pasar por un proceso de identificación y planificación. La planificación es un proceso de entendimiento entre actores participantes en un proyecto para solucionar un problema específico. Un proyecto progresa por ensayo y error, por eso el resultado de la planificación debe permitir hacer modificaciones durante todo el ciclo del proyecto

2.- CRITERIOS BÁSICOS PARA FORMULAR PROYECTOS

Para formular un proyecto y estar en la categoría de bien formulado, hay que tener en cuenta los siguientes criterios básicos:1. El Marco de Referencia del Proyecto: es el primer paso, contiene una serie de criterios básicos y centrales para identificar un proyecto.2. ¿Porqué o Para que se requiere realizar el Proyecto? Para responder el porque es necesario hacer un análisis del contexto que ayude a justificar porque se decide la planificación de un proyecto para una situación especifica. Los resultados de este análisis nos ayudaran para definir la finalidad del proyecto, la problemática   y su justificación.3. ¿Qué se quiere lograr con el Proyecto? Después de haber identificado una situación o problema se tiene que pensar en que es lo que se puede hacer con el proyecto para cambiar la situación. Este análisis define mas claramente lo que será el objetivo especifico del proyecto y sus resultados.4. Ámbito del Proyecto: debe pensarse en los 4 componentes siguientes: 5 Población Destinataria   Proyecto   es la decisión mas importante para el proyecto que estará guiando todo el proceso de identificación o formulación

Ejecución de proyectos

En esta etapa, luego de tener todos los recursos disponibles, el proyecto es ejecutado. Es fundamental cumplir a cabalidad con lo expresado en el cronograma de actividades. De esa forma, se garantiza que los recursos disponibles permitirán completar el proyecto.

La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de gestión previsto, y también integra y realiza las actividades del proyecto de acuerdo a este plan.

A continuación se explican los procesos que conlleva la ejecución de proyectos:1.- Dirección de un proyecto: El director de un proyecto debe coordinar y apoyar equipo de trabajo de forma consciente. De esta misma forma, toma las decisiones oportunas y asertivas de acuerdo a los objetivos planteados previamente, haciendo un uso correcto de la información, de las TIC y los recursos brindados por la organización.

2.-Aseguramiento de la calidad: Consiste en seguir un conjunto de acciones sistemáticas, implementadas dentro de una empresa. El aseguramiento de la calidad busca incorporar la calidad al producto de forma planificada desde la fase de desarrollo a la entrega. Es importante mencionar que su principal objetivo es el cumplimiento de una serie de normas y especificaciones, manteniendo pruebas de todo esto por escrito.

3.-Formación y desarrollo de equipos de trabajo: Este proceso consiste en agrupar un número de personas dispuestas al desarrollo de un proyecto. Estos miembros deben comprometerse a trabajar en conjunto y con libertad, apoyándose y respetándose mutuamente, con la finalidad de cumplir con las metas propuestas del plan de gestión enfocadas a dar resultados a la organización.

La distribución de la información es otro proceso de la ejecución de proyectos, ya que utiliza distintos medios y métodos para dar a conocer a las personas lo que estas necesitan saber en un momento dado. Hoy en día, se utilizan distintos medios para facilitar la recepción y comprensión de la información. Los más usados son los teléfonos, radio, los medios escritos y electrónicos, etc. Con el avance de la tecnología hemos podido apreciar que el correo electrónico se ha convertido en una necesidad para la comunicación entre personas de un mismo país o de diferentes países. Así mismo, es usado por trabajadores de empresas para desempeñarse en sus labores y facilitar la comunicación con sus compañeros y con personas externas a la organización.

En la realización de proyectos, es importante que los miembros del equipo estén comunicándose constantemente, para que todos se mantengan informados de las actividades que se están realizando y las decisiones que se van a tomar

¿Qué es la Ejecución de Proyectos? La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de gestión previsto, y también integra y realiza las actividades del proyecto de acuerdo a este plan.

.Los Planes De Acción son instrumentos gerenciales de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico.

En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las Tareas específicas.

Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de acción presentan su estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas. Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, se constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.

Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto. El plan de acción propone una forma de alcanzar los objetivos estratégicos que ya fueron establecidos con anterioridad. Supone el paso previo a la ejecución efectiva de una idea o propuesta.

Estos planes no sólo deben incluir qué cosas quieren hacerse y cómo; también deben considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las futuras revisiones que puedan ser necesarias.

El control del plan de acción tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo a lo esperado. En cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar si los objetivos planeados han sido cumplidos.

Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de acción perderá tiempo ya que necesitará examinar cada paso para descubrir si marcha en la dirección correcta

Objetivo General:

• Conocer sobre la ejecución y el seguimiento de la planificación en torno a las actividades del plan de Acción.

Objetivos Específicos:

• Establecer la forma en cómo los objetivos del plan de acción se relacionan con los objetivos estratégicos y contribuyen a alcanzar los objetivos superiores.

Identificar las líneas específicas por medio de las cuales son las dependencias o niveles jerárquicos involucrados en el cumplimiento del plan de acción

Evaluación del proyecto

Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos períodos de este, se puede hacer una evaluación del proyecto. Dicha evaluación responde a los intereses e inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se ven afectados por éste.

La finalidad de la evaluación del proyecto es replantear aspectos positivos y negativos del mismo, buscar oportunidades de mejora, transmitir información, entre otros. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la formulación del proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y reflexionen sobre el mismo.

5.-TIPOS DE EVALUACIÓN

Según el nivel de gestión

La evaluación de proyectos la podemos clasificar de la siguiente manera:

• Política-Estratégica: La parte política verá la parte social y política, su consistencia para trascender en el tiempo y que sea en cierta forma equitativo.

• Administrativa: En el caso administrativo, el fin siempre es la mayor racionalización de todos los recursos, el logro de sus planes, objetivos, metas, actividades, programas; expresión de la eficiencia y eficacia en su mayor expresión.

• Técnica: Lo técnico es una mezcla de lo anterior y lo propio, ya que incide hoy en día al mejor logro de los dos puntos anteriores, por el avance en los descubrimientos, su rapidez, medición y precisión. Ya dependerá de cada ciencia que enfoque científico y técnico aplicarán.

Según la naturaleza de la evaluación

La evaluación de proyectos puede ser vista de dos ópticas diferentes:

• Evaluación privada: Que incluye a la "evaluación económica" que asume que el proyecto está totalmente financiado con capital propio, por lo que no hay que pedir crédito, y por otro lado la "evaluación financiera", que incluye financiamiento externo.

• Evaluación social: En la evaluación social, tanto los beneficios como los costos se valoran a precios sombra de eficiencia. Aquí interesa los bienes y servicios reales utilizados y producidos por el proyecto.

• Según el momento en que se realiza

Los distintos tipos de evaluación varían según el momento en que se realicen. Los tipos de evaluación son: ex-ante, de proceso, ex-post y de impacto.

• Evaluación ex-ante: Se efectúa antes de la aprobación del proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de evaluación consiste en seleccionar de entre varias alternativas técnicamente factibles a la que produce el mayor impacto al mínimo costo. Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en el diseño del proyecto, lo cual podría generar incluso el cambio del grupo beneficiario, su jerarquía de objetivos y el presupuesto.

• Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continuo: Se hace mientras el proyecto se va desarrollando y guarda estrecha relación con el monitoreo del proyecto. Permite conocer en qué medida se viene consiguiendo el logro de los objetivos (Resultados en caso de marco lógico); en relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar aportar al perfeccionamiento del modelo de intervención empleado y a identificar lecciones aprendidas. Las fuentes financieras suelen requerir la realización de este tipo de evaluación para ejecutar los desembolsos periódicos.

• Evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos (Propósito y Resultados en caso de marco lógico) asimismo busca demostrar que los cambios producidos son consecuencia de las actividades del proyecto (exclusivamente o en interacción con otras fuentes); para esto suele recurrir a un diseño experimental. No solo indaga por cambios positivos, también analiza efectos negativos e inesperados.

• Evaluación de impacto: Es la que indaga por los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida producida por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos). En caso de diseño con marco lógico, se enfoca en la evaluación del Fin de la jerarquía de objetivos. Esta evaluación necesariamente debe ser realizada luego de un tiempo de culminado el proyecto y no inmediatamente éste concluya, el tiempo recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de 5 años.

• Cabe considerar que las evaluaciones ex-ante y de proceso son consideradas como evaluaciones formativas debido a que se producen mientras se da la preparación y/o ejecución del proyecto y sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución del mismo; en tanto que las evaluaciones de resultados y de impacto vienen a ser evaluaciones sumarias que ocurren al culminar el proyecto e incluso un tiempo después de haber culminado, ocurriendo que sus conclusiones servirán para ser transferidas a otras experiencias pero ya no podrán tener una aplicación directa en el proyecto que ha concluido.

Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un diseño específico de investigación, como se verá mas adelante.

Criterios utilizados para evaluar proyectos

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización de que se trate, es que se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos estratégicos que se persigan.

No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.

Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la población e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluación ex-ante pero también en los demás tipos de evaluación.

• Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo continúas y ex-post.

• Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado los recursos disponibles en la implementación del proyecto. Este criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la evaluación ex-ante.

• Sostenibilidad: Establece que es la medida en que la población y/o las instituciones mantienen vigentes los cambios logrados por el proyecto una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de impacto.

Es fundamental considerar la evaluación desde las propias necesidades, y alcances de las acciones para con la población meta.

Requisitos que debe cumplir una buena evaluación de proyectos

Toda evaluación cumpla algunos requisitos metodológicos para garantizar que la información que genere puede ser usada en la toma de decisiones. Así, se espera que todo proceso de evaluación sea:

• Objetivo: Debe medirse y analizarse los hechos definidos tal como se presentan.

• Imparcial: La generación de conclusiones del proceso de evaluación debe ser neutral, transparente e imparcial. Quienes realizan la evaluación no deben tener intereses personales o conflictos con la unidad ejecutora del proyecto.

• Valido: Debe medirse lo que se ha planificado medir, respetando las definiciones establecidas. En caso el objeto de análisis sea demasiado complejo para una medición objetiva, debe realizarse una aproximación cualitativa inicial.

• Confiable: Las mediciones y observaciones deben ser registradas adecuadamente, preferentemente recurriendo a verificaciones in-situ.

• Creíble: Todas las partes involucradas en el proyecto deben tener confianza en la idoneidad e imparcialidad de los responsables de la evaluación, quienes a su vez deben mantener una política de transparencia y rigor profesional.

• Oportuno: Debe realizarse en el momento adecuado, evitando los efectos negativos que produce el paso del tiempo.

• Útil: Debe ser útil y elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para todos los que accedan a la información elaborada, los resultados de una evaluación no deben dirigirse sólo a quienes tienen altos conocimientos técnicos sino que debe servir para que cualquier involucrado pueda tomar conocimiento de la situación del proyecto.

• Participativo: Debe incluirse a todos los involucrados en el proyecto, buscando de reflejar sus experiencias, necesidades, intereses y percepciones.

• Retroalimentador: Un proceso de evaluación debe garantizar la diseminación de los hallazgos y su asimilación por parte de los involucrados en el proyecto (desde las altas esferas hasta los beneficiarios), para así fomentar el aprendizaje organizacional.

• Costo/eficaz: La evaluación debe establecer una relación positiva entre su costo (económico, de tiempo y recursos) y su contribución en valor agregado para la experiencia de los involucrados en el proyecto.

Dificultades en la evaluación de proyectos

La labor de evaluación de proyectos no es fácil y conlleva múltiples dificultades, muchas de ellas de orden metodológico pero también de orden político.

• Falta de disponibilidad de información.

• No contar con personal calificado para efectuar el trabajo.

• Clientelismo de la población beneficiaria y de los encargados de la ejecución del proyecto.

• Carencia de un sistema de evaluación y monitoreo, por lo que no se conoce el proceso desarrollado.

Resistencias de la comunidad. En este caso muchas veces ocurre que la población ha recibido muchas promesas incumplidas por parte de políticos de turno o bien se ha generado una expectativa muy alta frente al proyecto, por lo cual desarrolla una actitud contraria hacia éste; también se presentan resistencias debido a los prejuicios o ignorancia de los beneficiarios

Conclusión

Ejecución del Proyecto. En esta etapa, luego de tener todos los recursos disponibles, el proyecto es ejecutado. Es fundamental cumplir a cabalidad con lo expresado en el cronograma de actividades. De esa forma, se garantiza que los recursos disponibles permitirán completar el proyecto. Evaluación del Proyecto.- Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos períodos de este, se puede hacer una evaluación del proyecto. Dicha evaluación responde a los intereses e inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se ven afectados por éste. La finalidad de la evaluación del proyecto es replantear aspectos positivos y negativos del mismo, buscar oportunidades de mejora, transmitir información, etc. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la formulación del proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y reflexionen sobre el mismo

Bibliografía

• Aramburú, Carlos Eduardo (2001). «Diagnóstico, línea basal y población objetivo». Gerencia social. Diseño, monitoreo y evaluación de proyectos sociales. Lima-Perú: Universidad del Pacífico. ISBN 9972-603-32-6.

• Bobadilla Díaz, P., Del Águila Rodríguez, L. y Morgan, M. de la L. (1998). Diseño y evaluación de proyectos de desarrollo. Lima-Perú: Pact-USAID.

• Miklos, Tomás; Tello, Ma. Elena. Planeación Interactiva.

• Vásquez, E.; Aramburú, C. E.; Figueroa, C. y Parodi, C. (2001). Gerencia social. Diseño, monitoreo y evaluación de proyectos sociales. Lima-Perú: Universidad del Pacífico. ISBN 9972-603-32-6.

Autor:

María G. Torres M.

Facilitador (a)

Abg. Máyela Briceño

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA

FUNDACIÓN MISIÓN SUCRE

DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

PROGRAMA DE FORMACIÓN DE GRADO

EN ESTUDIOS JURÍDICOS

Boconó, noviembre 2013