Guía para el Aseguramiento de la Calidad en la Educación Superior (página 2)

• Gestión del equipamiento de laboratorios

El equipamiento de los laboratorios debe ser adquirido[4]oportunamente conforme el avance de sus cohortes lo requiera, y el porcentaje de su cumplimiento se obtendrá de comparar el número de unidades útiles físicamente disponibles, con el número de unidades teóricamente necesarias. Esto último, a partir del rendimiento intrínseco y la cantidad total de estudiantes que hará uso simultáneo de cada bien —el tamaño de la sección. Idealmente, este porcentaje de cumplimiento será controlado mediante la toma de inventario periódico (se recomienda el uso de códigos de barras) y debiera encontrarse, permanentemente, en un nivel igual o muy cercano al 100%. De este modo, la institución procederá a la adquisición o mantención oportuna de todos aquéllos bienes que presenten un bajo número de unidades útiles en relación con su demanda. Se debe considerar sólo el equipamiento correspondiente al estándar vigente de cada carrera.

Tal como exige la receta de los cuatro pasos, el grado de cumplimiento que se alcance de este estándar debe ser medido, evaluado y registrado semestralmente y estar directamente vinculado con la evaluación de desempeño de los involucrados, en este caso, la correspondiente al área de equipamiento, abastecimiento o similar, única responsable de levantar inventarios, determinar faltantes y adquirir oportunamente la cantidad de equipamiento necesaria.

Grado de cumplimiento del estándar de equipamiento de laboratorios que posee, en un semestre determinado, una carrera, sede, modalidad y jornada en particular (ejemplo ficticio)

TABLA 3 | Grado de cumplimiento del estándar de equipamiento de laboratorios correspondiente a una sede de una carrera o programa en particular (ejemplo ficticio). En el levantamiento del inventario físico, sólo ha de contarse las unidades útiles para las actividades académicas. Es decir, si hay unidades dañadas, éstas no deben contabilizarse, sino darse de baja. En el caso de que el laboratorio cuente con más unidades de las necesarias por estándar, el cumplimiento debe considerarse 100% que es el límite máximo.

• TERCERA ETAPA: Evaluar los resultados del proceso de formación

Incluso en el caso de que se gestionen eficazmente las condiciones de operación, esto, por sí sólo, no garantiza automáticamente resultados satisfactorios en el proceso de formación. Por esta razón, una vez superada esa etapa, la carrera o programa diseñará, implementará y medirá la eficacia de las estrategias pedagógicas utilizadas a la luz de los resultados de su proceso de formación. Todos los indicadores que den cuenta del grado de efectividad de las estrategias pedagógicas utilizadas serán evaluados, al finalizar cada semestre, en una jornada de trabajo mancomunado entre las áreas académica y de aseguramiento de la calidad, con participación presencial de los directivos de la carrera o programa de todas las sedes, jornadas y modalidades en que se imparta. Se estudiará la causa raíz de eventuales resultados insatisfactorios y se elaborará, registrará e implementará un conjunto de acciones remediales o nuevas estrategias pedagógicas, las cuales deberán contar con responsable, plazo y forma en que se medirá su efectividad en la siguiente jornada. Resulta evidente que la causa raíz de eventuales resultados insatisfactorios no debiera encontrarse ni en la falta de idoneidad del cuerpo docente ni en la ausencia de recursos educacionales apropiados, toda vez que hemos asumido la previa puesta en marcha de un modelo eficaz para su control y gestión en la etapa anterior. Las estrategias pedagógicas cuya efectividad haya sido demostrada satisfactoria serán capitalizadas por el resto de las sedes, modalidades y jornadas.

A diferencia de lo que ocurre con los indicadores del grado de cumplimiento de las condiciones de operación, se recomienda que los indicadores del resultado del proceso de formación no se encuentren directamente vinculados con las evaluaciones del desempeño del personal. Lo anterior, debido al hecho de que su eventual vinculación podría traer consigo incentivos recesivos que, subrepticiamente, fomenten la reducción en los niveles de exigencia académica (como ocurriría en el caso del indicador tasa de aprobación de asignaturas) o porque algunos no dependen única y exclusivamente de las gestiones que pueda realizar una carrera o programa, sino de factores externos muy difíciles de controlar (como en el caso del indicador tasa de empleabilidad).

Los indicadores que, como mínimo, estudiará semestralmente la carrera o programa son a) la tasa de aprobación de asignaturas, b) la tasa de retención de estudiantes, c) la tasa y tiempo promedio de egreso, d) la tasa y tiempo promedio de titulación, e) la tasa de empleabilidad o colocación laboral y f) el grado de satisfacción de los estudiantes y egresados con la formación recibida así como la opinión de los empleadores.

• Tasa de aprobación de asignaturas

Cada carrera estudiará las cifras relacionadas con la progresión académica de sus estudiantes para todas las asignaturas cursadas, incluyendo las de formación común con otras carreras o programas, ciencias básicas, electivas, etc. El porcentaje o tasa de aprobación se obtiene de sumar el número total de estudiantes de la carrera que aprobaron una determinada asignatura, dividido entre el número total de estudiantes de la carrera que la inscribieron. Para el caso de las asignaturas esenciales en la formación técnica o profesional del estudiante, se recomienda que cada carrera o programa elabore y aplique, en forma simultánea, un instrumento consensuado de evaluación transversal, de carácter nacional, que permita evaluar la homogeneidad en los aprendizajes entre las distintas sedes en que imparte, especialmente en instituciones geográficamente dispersas. Asimismo, cada carrera o programa establecerá una tasa esperada de aprobación, contra la cual se medirán las desviaciones. El análisis de la causa raíz debiera permitir a la carrera o programa implementar y mantener un registro de la eficacia de las estrategias pedagógicas utilizadas para remediarlas.

• Tasa de retención

Se entiende por tasa de retención de primer año el porcentaje de estudiantes que, habiendo ingresado a la carrera en la cohorte del año n, se vuelve a matricular y continua vigente en el año n+1. Del mismo modo, la tasa de retención de segundo año es el porcentaje de estudiantes que, habiendo ingresado a la carrera el año n, sigue matriculado y continua vigente en el año n+2 y así sucesivamente. La tasa de retención debe obtenerse, necesariamente, por cohorte de ingreso y para todas las sedes, jornadas y modalidades en que se imparta una determinada carrera o programa, pues, sólo de este modo, es posible visualizar una progresión. Es recomendable que la medición de la vigencia se realice en un mismo día para cada año, por ejemplo, el día 30 de abril. Las causales de retiro académico más habituales suelen ser la reprobación de asignaturas y la permanencia excesiva, entre otras. Por su parte, las causales de retiro no académico son, en su mayoría, económicas, de salud y vocacionales. Cada carrera o programa debe estudiar e implementar medidas que apunten a evitar la deserción o retiro.

• Tasa de egreso y titulación

Para obtener este indicador, se debe tener especial cuidado en considerar, únicamente, al subgrupo de cohortes de ingreso anteriores a 1,5 veces la duración teórica de cada carrera o bien hasta que no quede ningún estudiante vigente de la cohorte en estudio. Esto, debido al hecho de que cohortes de ingreso muy recientes podrían tener aún estudiantes vigentes que han visto retrasados, más de la cuenta, sus estudios. Si se obtuviese tasas de egreso y titulación de cohortes cercanas en el tiempo y que aún tuviesen, al momento de hacer el estudio, estudiantes vigentes, estas tasas serán muy preliminares y tenderán por lo demás a cero, por lo que no son representativas ni permiten hacer inferencias apropiadas. Asimismo, se recomienda obtener tasas de egreso parciales por tramos, es decir, calcular primero la tasa de estudiantes de la cohorte que logra egresar en el tiempo teórico ideal; luego, la tasa que egresa entre el tiempo ideal y un período después; y así sucesivamente. De este modo, por ejemplo, la tasa de egreso oportuna considerará a todos los estudiantes que egresaron, a lo sumo, un año después del tiempo teórico ideal, mientras que la tasa de egreso total, considerará a todos los egresados de la cohorte, con independencia de si lo hicieron tardía o tempranamente, etc. Un ejemplo ilustrativo de estos indicadores se presenta en la tabla a continuación.

Debe tenerse en consideración que, puede ocurrir, que no todo egresado de una determinada cohorte logre obtener, además, su titulación. Es decir, puede haber un subgrupo de egresados que nunca se tituló. En consecuencia, la tasa de titulación por cohorte se obtendrá considerando, exclusivamente, a los egresados que lograron su titulación. Cada carrera de estudiar las razones que impiden o dificulten la titulación de sus egresados y emprender acciones para superarlas.

Tasas de egreso y titulación por cohorte para una determinada carrera, sede, modalidad y jornada en particular (ejemplo ficticio).

TABLA 4 | Cálculo de tasas de egreso y titulación por cohorte correspondientes a una carrera o programa (ejemplo ficticio). Es importante desagregar esta tabla por jornada y cohorte de ingreso. Esto permite comparar diferentes planes de estudios. Obsérvese que cohortes de ingreso posteriores a 2005 aún tenían, al momento de realizar este estudio, estudiantes vigentes por lo que no fueron incluidas. Se debe considerar a todos los estudiantes matriculados en una cohorte, con independencia de si convalidaron u homologaron asignaturas. La tasa de egreso oportuna, esto es, el porcentaje de estudiantes que logra egresar en un tiempo considerado oportuno, se obtiene a partir del cociente entre, el subgrupo de estudiantes que egresaron en un tiempo igual o inferior al tiempo ideal más un año, es decir, la suma de las columnas "(a) Egresados en semestre =N" y "(b) Egresados entre N y N+2 semestres", todo esto dividido entre el número de estudiantes de la cohorte. La tasa de egreso tardía (no incluida en la tabla) podría obtenerse a partir de cociente entre, el subgrupo de estudiantes que egresaron en un tiempo superior al tiempo ideal más un año, es decir, la suma de las columnas "(c) Egresados entre el semestre N+2 y N+4" y "(d) Egresados en semestre > N+4", todo esto dividido entre el número de estudiantes de la cohorte. Por último, la tasa de egreso total considera a todos los egresados de la cohorte, con independencia de si lo hicieron tardía o tempranamente.

• Tiempo de egreso y titulación

Para obtener el tiempo promedio de egreso se debe calcular, el promedio de las diferencias entre la fecha de ingreso y la fecha de egreso. Es importante tener cuidado en dejar deliberadamente fuera de este análisis a todos aquéllos egresados que hubieran convalidado u homologado asignaturas. Lo anterior, por el hecho de que se desea medir la duración real de los estudios, pero a partir de condiciones normales; un egresado que convalidó asignaturas, ingresó a la carrera "con ventaja", por así llamarlo, y puede presentar una duración real de sus estudios inferior incluso a la duración teórica. Adicionalmente, y por las razones antes estudiadas, cada carrera debe tabular sólo las cohortes de ingreso anteriores a 1,5 veces su duración teórica o bien hasta que ningún estudiante de la cohorte permanezca vigente. Asimismo, y dado que puede que no todos los egresados de una carrera o programa logren titularse, para obtener el tiempo promedio de titulación se recomienda calcular, exclusivamente para los egresados titulados, el promedio del tiempo que transcurre entre la fecha de egreso y la fecha de la titulación, el que luego se sumará al tiempo promedio de egreso obtenido anteriormente. La siguiente tabla y gráfico asociado ilustran este cálculo:

Tiempos promedio de egreso y titulación por cohorte, en semestres, para una carrera, sede, modalidad y jornada en particular (ejemplo ficticio).

TABLA 5 | Cálculo de los tiempos promedio de egreso y titulación por cohorte, en semestres, correspondientes a una carrera, sede, modalidad y jornada en particular. Para el caso del tiempo promedio de egreso, éste debe calcularse sólo sobre los egresados de la cohorte que no hubieran convalidado ni homologado asignaturas. Para obtener el tiempo que transcurre entre el egreso y la titulación, éste debe calcularse exclusivamente a partir de los egresados que lograron obtener, además, su titulación. Se recomienda, a partir de estas tablas, elaborar gráficos asociados que permitan vislumbrar la tendencia a la baja (o al alza) de este indicador. En la página siguiente se muestra un ejemplo ilustrativo ficticio.

• Tasa de empleabilidad

El mejor indicador del éxito de una carrera o programa es su capacidad de colocación laboral, es decir, la tasa de empleabilidad de sus egresados. En consecuencia, cada carrera debiera monitorear, periódicamente, la situación laboral de sus egresados y realizar acciones que apoyen su inserción laboral, tales como preparación para entrevistas de trabajo, cursos de liderazgo, comunicación efectiva, etc. La carrera e institución debiera mantener este vínculo y promover la conformación de redes de egresados. Asimismo, invitarlos, junto con sus empleadores, a toda actividad de extensión o programa de formación continua que ofrezca. Una base de datos de egresados debiera mantenerse actualizada.

Para el cálculo de la tasa de empleabilidad se deben considerar las distintas categorías de posible situación laboral. Esto, porque algunos egresados "sin trabajo" podrían estar, quizás, continuando estudios, privilegiando familia o realizando viajes de placer, en cuyo caso la cesantía sería de tipo "voluntaria". Asimismo, se debe identificar los casos de egresados que realizan ejercicio libre de la profesión o bien no se desempeñan en el área o disciplina que estudiaron. Un ejemplo de categorías podría ser el siguiente:

Opción 1: Con empleo en la disciplina

Opción 2: Con empleo pero no en la disciplina

Opción 3: Independiente en la disciplina

Opción 4: Independiente pero no en la disciplina

Opción 5: Continuando estudios (ú otra causa voluntaria)

Opción 6: Sin trabajo

Asimismo, en caso que se desee estimar, además, las escalas de remuneración, se deberá tener en consideración la dedicación horaria asociada, pues, evidentemente, no da lo mismo obtener una determinada remuneración laborando, por ejemplo, jornada completa que media jornada. Esto resulta especialmente sensible en carreras del área de la educación, salud y otras que suelen acceder a puestos de trabajo en jornada parcial. Se recomienda agrupar a los egresados contactados en función del año en que egresaron. Otro desagregado interesante es el género, la edad, el Plan de Estudio y la condición de titulado o no del egresado. Se esperaría que la tasa de empleabilidad de la carrera e institución en estudio sea similar, o idealmente superior, a aquélla que obtiene el conjunto de instituciones de Educación Superior que la ofrecen[5]Un ejemplo ilustrativo para este indicador se presenta en la siguiente tabla:

Tasa de empleabilidad egresados de una carrera o programa determinado (ejemplo ficticio).

Situación laboral de egresados contactados (ejemplo ficticio).

• Satisfacción de estudiantes

Finalmente, resulta fundamental conocer el grado de satisfacción de los estudiantes con el desarrollo del proceso de formación, pues, como vimos, la calidad es entendida como el cumplimiento de sus expectativas. En consecuencia, al término de cada semestre, toda carrera o programa deberá aplicar un instrumento de recolección de opinión pudiendo ser un grupo focal, encuestas, desayunos o cenas con representantes de la comunidad estudiantil.

Conclusiones

El presente documento ha propuesto una definición de calidad, acorde con la literatura, y que es entendida como el grado en que una determinada carrera o programa cumple, en forma oportuna y completa, con todos los requisitos y especificaciones necesarias para el correcto desarrollo de las actividades académicas dando como resultado el completo logro del Perfil de Egreso ofrecido y, con ello, la satisfacción del estudiante.

Con el propósito de apoyar el permanentemente aseguramiento de la calidad del proceso de formación, se recomienda la implementación de una estrategia de tres etapas: a) garantizar la pertinencia del Perfil de Egreso, b) gestionar eficazmente las condiciones de operación que le dan sustento y c) evaluar los resultados del proceso de formación y la eficacia de las estrategias pedagógicas utilizadas. Esta estrategia supone para su correcta implementación la existencia de un área académica, un área de aseguramiento de la calidad y un sostenedor capaz de garantizar la disponibilidad oportuna de los recursos humanos y financieros que hagan falta. Asimismo, la estrategia se basa en la existencia de procedimientos e instructivos que identifiquen claramente qué tareas deben llevarse a cabo, en qué momentos, y por parte de qué personas responsables. Finalmente, resulta esencial que el grado de cumplimiento de algunas de las etapas se encuentre estrechamente vinculado con las evaluaciones de desempeño e incentivos del personal administrativo y académico responsable y que exista un seguimiento periódico a las acciones remediales implementadas, producto del análisis de los resultados del proceso de formación. Se recomienda la automatización de todos los reportes de apoyo necesarios.

Dado que toda certificación externa tiene como propósito dar fe pública se encuentre operativo, al interior de la institución evaluada, un mecanismo permanente para asegurar calidad (autorregulación), la correcta puesta en marcha de un modelo de aseguramiento de la calidad como el propuesto en el presente documento facilitará, en la institución que decida adoptarlo, la obtención, ante cualquier evaluador, e incluso de forma simultánea, de la certificación o acreditación externa a la que deban o decidan someterse sus carreras o programas.

Anexos

• Política de Calidad

Es muy recomendable que el Directorio, sostenedor o alta dirección de la institución mantenga actualizada y difunda públicamente una política explícita de calidad que oriente sus esfuerzos en esta materia. Dicha política debiera consistir en una declaración clara y medible de la estrategia de calidad adoptada, la que, además, debe ser susceptible de verificación y seguimiento, e incluir el grado de cumplimiento de las condiciones de operación y los resultados del proceso de formación al que éstos dan sustento. A continuación, un ejemplo ilustrativo:

Política de Calidad [Ejemplo ficticio]

"[Nombre de la Institución] es una institución de educación superior cuyo propósito es formar profesionales y técnicos competentes, con un alto grado de compromiso con la sociedad, capaces de contribuir a su desarrollo. Para ello, ha establecido procesos y estructuras académicas y administrativas eficientes y eficaces, soportadas por personal idóneo, condiciones de operación y estrategias pedagógicas adecuadas para el desarrollo del proceso de formación. Nuestro compromiso con una formación de calidad, realmente centrada en nuestros estudiantes, se traduce concretamente en lo siguiente:

• Contamos con estudios de pertinencia para cada Plan de Estudio, garantizando así su adecuación a las necesidades laborales. Del mismo modo, la actualización curricular considera la retroalimentación de egresados, empleadores y medio profesional.

• El cuerpo docente cumple el perfil teóricamente requerido por las asignaturas que imparten y la evaluación de su desempeño considera la opinión de los estudiantes.

• Conforme el avance de cohortes lo requiere, los laboratorios son equipados, en forma completa y oportuna, de acuerdo con un estándar académicamente apropiado.

• Según el avance de cohortes lo requiere, los ejemplares de títulos de la bibliografía obligatoria son adquiridos, en forma completa y oportuna, de acuerdo con un estándar académicamente apropiado.

• Evaluamos semestralmente los resultados del proceso de formación y la efectividad de las estrategias pedagógicas utilizadas.

• Por último, un modelo de aseguramiento continuo de la calidad vincula directamente el cumplimiento de la presente política con la evaluación de desempeño de toda la institución.

El directorio de [Nombre de la Institución].

• Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo o modelos de procesos representan la secuencia de tareas, paso a paso, que en el proceso deben realizar los distintos involucrados. Actualmente existe una metodología internacionalmente aceptada para su modelamiento, conocida como BPMN (Business Process Model and Notation). Los diagramas elaborados con esta metodología son profusamente utilizados en manuales ú otro material de entrenamiento, cuyo propósito no es otro que el de asegurar una adecuada y sistemática comprensión y ejecución de las tareas clave. Los diagramas de flujo permiten también visualizar posibles cuellos de botella, tareas redundantes ú otros cuya superación puede facilitar la mejora continua.

Referencias bibliográficas

[1] Effects Of Instructional Resources On The Academic Performance Of Students In History In Nigeria, por A. A. Jekayinfa.

[2] Estándares para Bibliotecas Universitarias Chilenas 2ª Edición, Consejo de Rectores de Universidades Chilenas. Comisión Asesora de Bibliotecas y Documentación.

[3] Sistemas Universitarios en Europa y EE.UU, Pello Salaburu, Academia Europea de Ciencias y Artes, España.

[4] BPM Business Process Management – Fundamentos y Conceptos de Implementación (2012). Bernhard Hitpass. BPM Center de la Universidad Técnica Federico Santa María.

[5] BPMN 2.0, Manual de Referencia y Guía Práctica (2011). Jakob Freund, Bernd Rücker & Bernhard Hitpass. Camunda Services GmbH y BPM Center de la Universidad Técnica Federico Santa María.

Autor:

Dennis Andrés Quezada

Ingeniero Civil Industrial

[1] La normativa, procedimientos y requisitos vigentes que rigen las actuales acreditaciones externas se encuentran disponibles en http://www.cnachile.cl

[2] Estándares para Bibliotecas Universitarias Chilenas 2ª Edición, Consejo de Rectores de Universidades Chilenas. Comisión Asesora de Bibliotecas y Documentación.

[3] Normalmente atribuida al físico inglés William Thompson Lord Kelvin, aunque otras fuentes atribuyen la cita al abogado austríaco Peter F. Drucker, quien es considerado el padre del management.

[4] Desde el punto de la calidad, lo relevante no es la propiedad del equipamiento, sino su idoneidad y disponibilidad para el estudiante. Es decir, la carrera o programa puede ponerlo a disposición mediante la suscripción de convenios formales de cooperación o bien contratos de arrendamiento con terceros. Este suele ser el caso en carreras o programas que ofrecen cupos de matrícula por primera vez. Se deberá advertir de ello en su publicidad y en toda la información que se entregue a postulantes y público en general.

[5] Información completa respecto de la empleabilidad del conjunto de instituciones de Educación Superior Chilenas se encuentra en el sitio web de Ministerio de Educación www.mifuturo.cl