Evaluación de los procesos administrativos de la división organización y procedimientos

INTRODUCCIÓN CVG Bauxilum tiene como principal objetivo la explotación, producción y administración de la materia prima y componentes que intervienen en el proceso de obtención de aluminio primario. Comenzando desde la extracción del mineral de bauxita en la mina Los Pijiguaos, para luego ser transportada a Ciudad Guayana para la obtención de alúmina en grado metalúrgico a través de varios procesos de refinación y posteriormente pasar a reducción para así producir el aluminio primario, con la finalidad de impulsar el crecimiento sustentable de la industria nacional, satisfaciendo la demanda de alúmina y bauxita. En la actualidad el mundo se encuentra en un entorno globalizado el cual diariamente el avance de la tecnología ha aumentado y trae consigo un constante cambio en los sistemas que forman parte de una organización. Toda organización debe enfrentarse a los cambios entendiendo que éste en lugar de ser una opción es una necesidad inevitable, ya que es producto del crecimiento y desarrollo de la misma. La empresa CVG Bauxilum en búsqueda de la optimización y mejora de su desempeño orienta sus esfuerzos en detectar áreas de mejora, con el fin de mantener la eficiencia en el nivel competitivo. Algunos de los aspectos que mayor importancia refleja, hace referencia al control y seguimiento de los procesos de cada área que forman parte de la Empresa. Por tal razón la División Organización y Procedimiento adscrita a la Gerencia Tecnología de Información, en búsqueda de estas mejoras requiere de un estudio diagnóstico para determinar las debilidades en sus procesos y las estrategias que deban implementarse para minimizar o eliminar los efectos negativos de los factores externos e internos involucrados en los procesos administrativos.

LA EMPRESA CVG BAUXILUM, C.A. es una compañía integrada para la producción de alúmina calcinada en grado metalúrgico, que es la materia prima para la obtención del aluminio primario, la cual incluye la extracción de bauxita y su transformación en alúmina. El proceso productivo de CVG BAUXILUM, C.A. se divide en:   Proceso de explotación de Bauxita. Proceso de producción de alúmina Calcinada Grado Metalúrgico.

LA EMPRESA Reseña Histórica Fines de 1977:CVG INTERALÚMINA, se creó con la participación mayoritaria de la Corporación Venezolana de Guayana y el Fondo de Inversiones de Venezuela, asociados con la empresa Suiza Swiss Aluminium 24 de Abril de 1983: Inició oficialmente sus operaciones. Su capacidad instalada inicial fue de 1 millón t/año Año 1992: Mediante la implementación del Plan de Ampliación, fue aumentada su capacidad a 2 millones t/año. Año 1979: CVG BAUXIVEN, se creó con la misión de explotar el yacimiento de Los Pijiguaos, siendo sus principales accionistas la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Ferrominera del Orinoco. Año 1983: Inició sus operaciones oficialmente, enviando las primeras gabarras con mineral de Bauxita, a través del río Orinoco, desde el puerto Gumilla de El Jobal hasta el muelle en Matanzas. Año 1994 : CVG BAUXILUM, C.A. es producto de la fusión realizada entre CVG BAUXIVEN y CVG INTERALÚMINA La participación accionaria de la compañía lo constituyen 99% de inversión Venezolana, representada por la Corporación Venezolana de Guayana y un 1% de capital extranjero, correspondiente al consorcio Alusuisse Lonza Holding.

LA EMPRESA Ubicación Geográfica Ubicada en la Zona Industrial Matanzas Avenida Fuerzas Armadas, adyacente a CVG VENALUM, en el Municipio Caroní del estado Bolívar. El personal activo está conformado aproximadamente por 1937 empleados, distribuidos en las áreas administrativas y operativas. CVG BAUXILUM, C.A. Matanzas

LA EMPRESA Estructura Organizativa (Gp:) Presidencia (Gp:) Junta Directiva (Gp:) Gerencia General (Gp:) Operaciones Bauxita (Gp:) Auditoría Interna (Gp:) Consultoría Jurídica (Gp:) Administración (Gp:) Financiera (Gp:) Gerencia (Gp:) Gerencia (Gp:) Comercialización (Gp:) Gerencia (Gp:) Gerencia (Gp:) Gerencia (Gp:) Operaciones Alúmina (Gp:) Manejo de Lodo (Gp:) Gerencia (Gp:) Personal Bauxita (Gp:) Gerencia (Gp:) Mina (Gp:) Gerencia (Gp:) Manejo de Mineral (Gp:) Gerencia (Gp:) Ingeniería y Servicios (Gp:) Gerencia (Gp:) Proyecto (Gp:) e Ingeniería (Gp:) Logística (Gp:) Gerencia (Gp:) Asuntos Públicos (Gp:) Gerencia (Gp:) Ingeniería Industrial (Gp:) Gerencia Planificación y Presupuesto (Gp:) (Gp:) (Gp:) Gerencia (Gp:) Tecnología de (Gp:) Información (Gp:) Gerencia General (Gp:) Mantenimiento (Gp:) Gerencia (Gp:) Producción (Gp:) Gerencia (Gp:) Control de Calidad y (Gp:) Procesos (Gp:) Gerencia (Gp:) Gerencia (Gp:) Personal (Gp:) Gerencia (Gp:) Desarrollo (Gp:) Endógeno (Gp:) Gerencia (Gp:) Seguridad (Gp:) Patrimonial (Gp:) Ambiente Prevención y (Gp:) Gestión de Calidad (Gp:) Gerencia (Gp:) Manejo de Materiales

LA EMPRESA Área de Pasantía (Gp:) Presidencia (Gp:) Gerencia Tecnología de Información (Gp:) División Centro Atención Usuarios (Gp:) Coordinación SISA (Gp:) División Sistemas Automatizados (Gp:) División Infraestructura (Gp:) División Organización y Procedimientos (Gp:) División Soporte Bauxita Gerencia Tecnología de Información. División Organización y Procedimientos

LA EMPRESA El Problema La importancia de CVG Bauxilum consiste en ser una empresa que contribuya al desarrollo sustentable de la industria nacional del aluminio siendo un punto estratégico en el desarrollo de la economía en el país. Para tal desarrollo toda empresa debe contar con la información necesaria de los procesos que realizan tanto operativo como administrativo para llevar a cabo un desempeño eficiente y eficaz de la misma, esto se logra a través de la Gestión de Procesos. CVG Bauxilum dentro de su estructura organizativa cuenta con la Gerencia Tecnología de Información, que es responsable de brindar soluciones integrales para la organización y sus procesos, a través de la utilización de la tecnología de información y alineados con la estrategia de la Empresa. Entre algunas de sus funciones se encuentran: garantizar la optimización de los procesos organizacionales así como el diseño de estructuras organizativas y elaboración de instrumentos normativos y procedimentales de la Empresa. Estas dos últimas funciones las desempeñan la División Organización y Procedimientos.

LA EMPRESA El Problema Actualmente, en relación a los procesos administrativos, la División Organización y Procedimientos presenta problemas que se han mantenido durante varios años sin respuesta de posibles soluciones. Estos problemas tienen que ver con la existencia de factores externos e internos que afectan de manera negativa el desarrollo de las actividades administrativas perjudicando así el cumplimiento de la gestión y la oportunidad de una Mejora continua en los procesos dentro de la División y toda la Empresa. Una de las consecuencias que se observa es la no culminación de algunos procesos administrativos, específicamente en la aprobación de Organigramas estructurales y Objetivos y funciones (Niveles Gerencias Generales y Gerencias) así como en la aprobación de las Normas y Procedimientos, debido a que según los estatutos de la Empresa, para su aprobación deben ser previamente conformados por Corporación Venezolana de Guayana, esto limita a la División en la aprobación e implantación de Documentos propuestos, previamente solicitados por las unidades usuarias de la organización.

LA EMPRESA El Problema Del mismo modo se presenta otra problemática en cuanto a la inexistencia de manuales, guía e instructivos propios de la División que regulen los procesos que llevan a cabo, trayendo como consecuencia la dificultad a la hora de verificar y monitorear el cumplimiento de cada una de las actividades, funciones y tareas que se realizan, así como también, la falta de un material que sirva como guía para el personal de nuevo ingreso, en donde se establezca el procedimiento a seguir o actividades a desarrollar y se delimiten las responsabilidades del personal y los usuarios que intervienen en el proceso de elaboración del documento solicitado. Por lo tanto, en la División Organización y Procedimiento se pretende realizar un Diagnóstico a través de un análisis procedimental de las actividades administrativas que se llevan a cabo, ya que la División no cuenta con una documentación propia y que esté normada para realizar las actividades. El no cumplimiento de estos procesos administrativos influye negativamente en el desarrollo de la gestión, el mejoramiento continuo y en el cumplimiento de las normas de calidad de la Gerencia Tecnología de Información. Además de esto, el análisis procedimental, se realizará con el fin de identificar de manera detallada el origen de los problemas que se presentan y plantear soluciones que se puedan poner en marcha a través de un plan de acción con el objeto de minimizar o eliminar dichos problemas.

LA EMPRESA El Problema Objetivo General   Evaluar los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos, adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum C.A.

LA EMPRESA El Problema OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Determinar las debilidades que presentan los procesos administrativos establecidos en la División Organización y Procedimientos. 2. Plantear alternativas de soluciones óptimas de los problemas que se presentan en los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos. 3. Determinar la información necesaria para documentar los procesos administrativos establecidos en la División Organización y Procedimientos. 4. Diseñar prácticas administrativas sobre los procesos que se llevan a cabo en la División Organización y Procedimientos.

LA EMPRESA El Problema Motivado a la mejora de los procesos administrativos en cuanto a la calidad de productos y/o servicios de la División Organización y Procedimientos, se justifica la realización del proyecto de evaluación como medio alternativo para identificar y proponer soluciones a los problemas presentes de manera que se satisfagan las necesidades de la División y la Empresa. JUSTIFICACIÓN

Este proyecto se llevó a cabo en la División Organización y Procedimientos adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum, abarca desde el conocimiento de las debilidades que presentan los procesos de Análisis y documentación de procesos y Diseños de los modelos organizativos de la Empresa, hasta el análisis y propuestas de soluciones a los problemas presentes así como la elaboración de la práctica administrativa para la elaboración de Normas y Procedimientos. LA EMPRESA El Problema ALCANCE

LA EMPRESA Situación Actual Antes de iniciar la descripción de la situación actual, es importante señalar la descripción en el ámbito organizacional de los procesos administrativos, que se llevan a cabo en la División Organización y Procedimientos adscrita a la Gerencia Tecnología de Información, cuyo objetivo es: “Asegurar el análisis, diseño y documentación de modelos de procesos, organización y procedimientos, utilizando criterios uniformes y metodologías, en concordancia con los lineamientos, estrategias y planes de la Empresa, a los fines de mejorar la eficacia de los procesos operativos y administrativos, lograr la consecución de los objetivos de eficacia, eficiencia y calidad y satisfacer los requerimientos de los usuarios”. Diagnóstico de la Situación Actual de los Procesos Administrativos de la División Organización y Procedimientos La matriz de caracterización de la División Organización y Procedimientos declarada en el Plan Operativo vigente, muestra los procesos que se llevan a cabo en la unidad, los cuales se deben cumplir en los términos de confiabilidad y oportunidad requeridos. En atención a este objetivo se describe la situación actual de los procesos. Esta evaluación permite conocer el funcionamiento de los procesos que se llevan a cabo en la División desde la planificación hasta el control, así como también identificar las debilidades existentes en los mismos.

LA EMPRESA Situación Actual La División Organización y Procedimientos tiene dos procesos medulares: el Diseño de los modelos organizativos de la Empresa y el Análisis y documentación de procesos. A continuación se presenta la representación esquematizada de los procesos con sus respectivos productos: (Gp:) MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD (Gp:) PLAN OPERATIVO 2012 (Gp:) Unidad Organizativa: División Organización y Procedimientos

LA EMPRESA Situación Actual Descripción de la metodología aplicada para la elaboración de Proyectos en la División Organización y Procedimientos (Gp:) Levantamiento de Información (Gp:) Análisis y Diseño (Gp:) Comentarios y Conformación (Gp:) Aprobación (Gp:) Implantación y Seguimiento (Gp:) Informe Diagnóstico (Gp:) 1 (Gp:) 2 (Gp:) 3 (Gp:) 4 (Gp:) 5 (Gp:) Documento Propuesto (Gp:) Documento Mejorado (Gp:) Documento Aprobado (Gp:) Doc. Implantado/ Certif. Implantación

LA EMPRESA Situación Actual En esta etapa el analista obtiene de manera objetiva una visión detallada de lo que ocurre en la unidad o área objeto de estudio, considerándose los siguientes aspectos:   Documentación del área objeto de estudio e información de apoyo. Selección de los medios de recolección de información. Funcionamiento del proceso actual. Visualizar los posibles procesos y procedimientos. De manera práctica se responde al ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quién? y ¿Para qué? El diagnóstico debe presentar las siguientes estructuras:   Objetivo Antecedentes Metodología Situación Actual Debilidad y Fortalezas Recomendaciones   Se plantean las recomendaciones, propuestas y beneficios y se genera como producto: El Informe Diagnóstico. 1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN:

LA EMPRESA Situación Actual En esta etapa se analizan las necesidades propias del proceso y se generan las propuestas o alternativas de solución viable y lógicas para la solución del problema objeto de estudio.   Se destacan los siguientes aspectos específicos para el análisis y diseño: 2. ANÁLISIS Y DISEÑO: Análisis:   Se evalúa el proceso existente y su documentación, se considera para ello:   Debilidades. Fortalezas. Áreas de oportunidad. Recursos humanos, tecnológicos y financieros. Estructura organizativa y funciones. Procesos y procedimientos. Beneficios y ventajas. Diseño:   Construcción de los procesos lógicos. Determinación de Responsabilidad. Determinación de aplicaciones mecanizadas o manuales. Establecimiento de normas de trabajo. Elaboración de medios de entrada y salida (formularios, reportes) Desarrollo del manual de normas y procedimientos, informe técnico, manual de usuario, etc. Revisión interna con el equipo de trabajo, a fin de garantizar el intercambio, para ello se: Presenta el proyecto. Obtienen recomendaciones y observaciones. Refina el producto. El producto generado se denomina: Documento Propuesto.

LA EMPRESA Situación Actual En esta etapa se expone a los usuarios directos e indirectos el proyecto desarrollado y se obtienen las observaciones y recomendaciones pertinentes.   Es muy importante en esta etapa lograr la participación de los usuarios ya que se logra identificar claramente si los resultados obtenidos están de acuerdo a los requeridos definidos previamente, lo que demuestra los aportes y/o beneficios del proyecto. Una vez llegado al acuerdo se procede a la formalización del proyecto, que implica la aceptación y certificación del usuario a través de un “Acta de Conformación”. 3. COMENTARIOS Y CONFORMACIÓN:

LA EMPRESA Situación Actual 4. APROBACIÓN: La aprobación se lleva a cabo una vez conformado el documento. Dependiendo del Documento requerido por el usuario y el nivel de adscripción el proyecto se somete a la aprobación de las autoridades acreditada de la organización, el cual se observa en la Delegación de Autoridad (Área Organización y procedimientos) establecida en la empresa. Se destacan los siguientes aspectos en esta etapa: Generar acta de conformación y aprobación, y gestionar las firmas correspondientes. Mantener registro de proyectos en aprobación y aprobados. Obtener aprobación del proyecto.

LA EMPRESA Situación Actual ACTA DE CONFORMACIÓN

LA EMPRESA Situación Actual 5. IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO: En esta etapa se da a conocer a todos los usuarios involucrados, el nuevo documento aprobado. Es fundamental en esta etapa, planear la transición que trae consigo un cambio, el criterio a satisfacer está orientado a que el futuro usuario utilice el documento aprobado.   El seguimiento consiste en la verificación del funcionamiento del documento implantado en las áreas funcionales a fin de: Determinar la veracidad de utilización del documento, describiendo su funcionamiento. Detectar problemas y desviaciones existentes. Adecuar el Documento a través de acciones correctivas y recomendaciones efectivas.

LA EMPRESA Situación Actual Descripción y análisis de la Situación Actual de los Procesos Administrativos de la División Organización y Procedimientos Luego de una revisión centrada en la realización de estudios necesarios para la determinación específica de la problemática actual que presenta la División Organización y Procedimientos, permitió realizar un diagnóstico en el cual se detectaron las siguientes debilidades: La División Organización y Procedimientos desde el 2008 presenta una problemática, relacionada a la no aprobación de las Normas y Procedimientos y nuevos Modelos Organizativos (Nivel Gerencia General y Gerencia). Sin embargo la División Organización y Procedimientos ha orientado su gestión al asesoramiento y apoyo a unidades en cuanto a procesos relacionados con la delegación de autoridad, actualización de formularios y actualización de objetivos y funciones en el Sistema de Documentos Internos de la Empresa.

LA EMPRESA Situación Actual CARTAS A LA CORPORACIÓN VENEZOLANA DE GUAYANA (CVG)

LA EMPRESA Situación Actual Cambios en cuanto a los recursos tecnológicos específicamente en la implementación del sistema operativo “Canaima”,

Inexistencia de Prácticas Administrativas que documenten los procesos internos de se manejan en la División, LA EMPRESA Situación Actual

La existencia de Prácticas administrativas no resuelven los problemas que puedan existir en una organización pero si son un medio usado para un trabajo más organizado, metodológico y eficiente en todo proceso. Por lo tanto, la ausencia de prácticas administrativas a futuro podría generar las siguientes irregularidades: Tener un conocimiento erróneo o incierto de las actividades que se realizan, la responsabilidad individual y los procesos que se llevan a cabo.  Los procesos ejecutados perderán continuidad y coherencia a través del tiempo.  Alteraciones arbitrarias, ineficacia e ineficiencia en el trabajo del personal, y pérdida de uniformidad en el registro de las operaciones.  Mal uso de los recursos humanos, material y tiempo. LA EMPRESA Situación Actual

LA EMPRESA Diseño Metodológico TIPO DE INVESTIGACIÓN No Experimental: Debido a que se identifican los problemas y debilidades sin alterar ninguna de las variables presente en los procesos, solo se analizan. Descriptiva: Porque se pretendió conocer la situación y su entorno, para tener una idea clara y objetiva de las características de la Situación Actual. De campo: Dado que el estudio requiere que el investigador intervenga directamente en las áreas involucradas, con el objeto de obtener mayor conocimiento que justifique el estudio y garantice la información. Evaluativo: Porque permite comparar la situación actual de los procesos a como deberían estarse llevando a cabo.

Para la elaboración del presente estudio, la población y muestra estará conformada por la metodología y técnicas de trabajo, instrumentos, herramientas, trabajadores, y demás elementos inherentes que intervienen en los Procesos Administrativos que se realizan en la División Organización y Procedimientos adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum, que de una u otra manera agregan valor a los servicios generados. Por tanto, son coincidentes. POBLACIÓN Y MUESTRA LA EMPRESA Diseño Metodológico

LA EMPRESA Diseño Metodológico INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS UTILIZADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS Esta técnica se utilizó con la finalidad de recolectar toda la documentación disponible y necesaria para el desarrollo del proyecto. De esta manera, se recopiló toda la información requerida para la evaluación de los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos a través de la revisión de libros, tesis, internet, intranet, manuales, guías, entre otros documentos de contenido informativo. Revisión Documental Para el desarrollo de esta investigación se realizarán observaciones en distintas fuentes de información tales como: Sistema de Control Interno de la Empresa y material físico que sirvió de información. De igual forma se percibió el método aplicado en el desarrollo de proyectos dentro de la División. Observación Directa Esta técnica se aplicará con el objeto de conocer en qué consiste el tema asignado, realizando una entrevista informal primeramente con el tutor con el fin de aclarar dudas sobre el proyecto a desarrollar. De igual modo se realizarán entrevistas a cada analista con preguntas específicas en cuanto al desarrollo de las actividades de la unidad y todo lo que involucre ésta, que sirvan apara el desarrollo del informe. Entrevista Recursos Recursos Materiales:   Lápices. Block de notas Recursos Tecnológicos:   Computadora, impresoras, escáner, memoria USB. Programas (software). Internet. Recursos Humanos:   Abarca todo el personal que interviene en el proceso así como el Tutor Industrial y Académico. Recursos Metodológicos:   Libros, manuales y guías propias de la empresa.

LA EMPRESA Diseño Metodológico Procedimiento Metodológico   Para el desarrollo del estudio organizativo de la División Organización y Procedimiento se aplicaran los siguientes pasos: Identificar y definir la necesidad del estudio organizativo, obtención y análisis de documentación, elaboración y ejecución de entrevistas. 2. Describir la situación actual de la División Organización y Procedimientos, señalando los problemas y los factores que intervienen en los procesos que se llevan a cabo, obtenidos mediante la entrevista. 3. Realizar un Diagnostico de la gestión de la División Organización y Procedimientos a través del análisis procedimental, teniendo en cuenta los factores externos e internos que afectan los procesos administrativos. 4. Elaborar las prácticas administrativas de los procesos que se llevan a cabo en la División para la elaboración o actualización de algún Documento. 5. Elaboración de Diagrama de flujos de los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos.

LA EMPRESA Situación Propuesta  Una vez finalizado el estudio realizado en la División Organización y Procedimientos atendiendo al propósito de esta investigación enmarcada dentro del proyecto surgen las siguientes propuestas: Solicitar a la Alta Dirección de CVG BAUXILUM C.A la modificación de los Estatutos de la Empresa, donde se establezca que la aprobación de los Documentos tales como la estructura organizativa y manuales relativos a la organización y funcionamiento sean delegados a la Junta Directiva o Presidencia, lo cual, permitirá agilizar el proceso de aprobación de los documentos internos con objeto de regular y mantener el Sistema de Control Interno de CVG BAUXILUM C.A. ajustado al marco legal vigente en procura de la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones que se llevan a cabo en la institución empresarial. Documentar los procesos internos por medio de la elaboración de Prácticas Administrativas que establezcan los pasos a seguir para la elaboración de Normas y Procedimientos. Atendiendo a esta necesidad surge la propuesta de la Práctica Administrativa “Elaboración, documentación y control de Normas y Procedimientos”, que se presenta a continuación:

LA EMPRESA Situación Propuesta

LA EMPRESA Situación Propuesta Para la actualización de las prácticas administrativas se uso el formulario IG-256 encontrado en SDI de CVG Bauxilum conforme al siguiente esquema:   Objetivo: Propósito que define la práctica escrita.   Alcance: Descripción del ámbito (inicio y fin) que abarca el proceso objeto de la práctica. Responsables: Denominación de los cargos en cuya responsabilidad recae la ejecución de la práctica. Pasos a seguir: descripción secuencial de las acciones para realizar la actividad, incluyendo las verificaciones preliminares y posteriores cuando se requieran. Las acciones deben redactarse en forma indicativa y en tercera persona. Glosarios de términos: Términos técnicos a mencionar en la práctica. Anexos: Ilustraciones que faciliten un mejor entendimiento de la práctica administrativa. (formularios, tablas, dibujos, gráficos u otros).

LA EMPRESA Situación Propuesta FORMULARIO IG-256 PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS

LA EMPRESA Conclusiones Una vez logrado los objetivos planteados y en función de los resultados obtenidos en el presente informe se establecieron las siguientes conclusiones: Se determinó las debilidades que presentan los procesos administrativos establecidos en la División Organización y Procedimientos, donde se evidenció la obsolescencia de Normas y Procedimientos que tiene un impacto negativo en el Sistema de Control interno ya que no se encuentre ajustado al marco legal y político establecido por las autoridades de la empresa, afectando la eficacia y eficiencia de los procesos que se llevan a cabo en ésta. 2. De igual forma se evidenció la falta de Prácticas administrativas que permitieran al personal la División Organización y Procedimientos contar con un material instructivo que refleje los pasos que debe seguir para cada proceso.

LA EMPRESA Conclusiones 3. Se planteó propuestas de soluciones a los problemas que presentan los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos que permitan agilizar el proceso de aprobación de los documentos internos de la Empresa, así como, la documentación de los procesos internos de la División. 4. Se recolectó toda la información necesaria para la documentación del proceso administrativo realizado para la elaboración y actualización de las Normas y Procedimientos, ajustado a la metodología aplicada en el desarrollo de proyectos dentro de la División. 5. Como propuesta, se documentó la Práctica Administrativa “Elaboración, documentación y Control de Normas y Procedimientos”, ajustado a la estructura establecida en las Normas y Procedimientos “Criterios Organizativos”. La estructura abarca: objetivos, alcance, responsables y pasos a seguir durante la práctica, glosario de términos y anexos.

LA EMPRESA Recomendaciones Finalmente, se presentan a continuación las recomendaciones como medidas preventivas y correctivas que deben tomarse en cuenta para la mejora continua de los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos, el cual tiene un impacto en los procesos operativos del resto de las áreas funcionales. La División Organización y Procedimientos debe hacer seguimiento a las solicitudes emitidas a la Alta Dirección de CVG Bauxilum, exigiendo que la aprobación de los Documentos tales como estructura organizativa y manuales relativos a la organización y funcionamiento de la misma, sean delegado a la Junta Directiva o Presidencia, para lograr la modificación de esta Clausula establecidas en los estatutos de la Empresa. 2. La Empresa CVG Bauxilum debe considerar la modificación de sus Estatutos para que los documentos relacionados con la estructura organizativa y manuales relacionado a la organización y funcionamiento de la misma, sean aprobados por la Junta Directiva o Presidencia, y de esta manera velar que el Sistema de Control Interno cumpla con el marco legal establecidos por la empresa.

LA EMPRESA Recomendaciones 3. La División Organización y Procedimientos debe realizar anualmente un Diagnóstico Organizacional que permita evaluar la situación del área de trabajo, los problemas que presentan, sus potencialidades y vías de soluciones a estos problemas, en búsqueda de generar eficiencia a través del cambio. 4. La División Organización y Procedimientos debe elaborar la Práctica Administrativa para la Elaboración, documentación y Seguimiento de Formularios. 5. La División Organización y Procedimientos debe elaborar la Práctica Administrativa para la Elaboración, documentación y Seguimiento de Estructuras Organizativas.