Creación de un formato digital para la administración y control de las tasas aeroportuarias

Introducción
Breve Descripción de la Empresa
Descripción de la Unidad donde se Desarrollo la Pasantía
Diagnóstico
Plan de Actividades
Conclusiones y recomendaciones
Anexos

Introducción

En la actualidad un aeropuerto es un área bien definida de tierra o agua destinada totalmente o parcialmente a movimiento, llegada o salida de aeronaves. Los aeródromos ocupan el primer lugar de importancias en las actividades turísticas y de negocios de cada país, estos no sólo se caracteriza por su estructura física sino la tecnología utilizada para la atención del tráfico de los aviones, la atención al cliente, los eficientes servicios de migración y aduanas, el manejo rápido y seguro de equipaje, los controles de droga y delincuencias, los costos de mantenimientos y la seguridad en cuanto a robo y tráfico de armas, llevándose un buen control sobre todos los aspectos ya nombrados se podría considerar como eficientes la administración.

Por eso observando las expectativas que posee un aeropuerto cabe destacar que por medio de la creación de un formato digital para la administración y control de las ventas de las tasas de salida para mejorar la calidad de servicios hacia el cliente. Con la creación de este aeropuerto ubicado en Santa Elena de Uairén se crea un conjunto de actividades en beneficio a dicha población y sus alrededores como todo aeropuerto este representa una serie de ventajas y desventajas aunque la balanza se inclina más hacia el lado de las ventajas.

El 30 de abril del 2009 fue inaugurado el aeropuerto de Santa Elena de Uairén en el estado Bolívar limítrofe con la República Federativa de Brasil. Mediante un pase televisivo que hizo el presidente Hugo Chávez desde el Palacio de Miraflores con el gobernador Francisco Rangel Gómez, abrió sus puertas este aeropuerto, cuya pista mide mil 650 metros. El gobernador informó que la estructura "es moderna, respetando la arquitectura del pueblo pemón. El aeropuerto cuenta con tres líneas áreas que están dispuestas a trabajar". A propósito, adelantó que "estamos por crear una empresa de propiedad social para tener nuestra propia línea aérea y apoyar el turismo en la zona".

Este nuevo Terminal aéreo cuenta con un diseño único en su estilo inspirado en la cultura y tradición de la etnia Pemón. Se encuentra ubicado en el Municipio Gran Sabana, cercano a las comunidades indígenas de Maurak, Santo Domingo, Turasen, San Antonio de Morichal, Waramasen y Betania. Su cercanía a Brasil, aproximadamente a 15 kilómetros de la frontera y la posibilidad de vuelos nacionales e internacionales, convierten esta obra en la puerta principal hacia el Mercosur.

Para el primer mandatario regional la importancia de este aeropuerto radica en que es "la puerta de entrada al Mercosur". Como bien afirma Rangel:

…estamos en una zona privilegiada por sus bellezas naturales, por lo que este aeropuerto nos va a apoyar en una de las grandes fortalezas que tiene el estado Bolívar: el turismo. Esta obra nos va a traer como consecuencia un desarrollo importante; si hay países que viven del turismo, imagínense lo que puede significar el turismo para el municipio Gran Sabana, para el estado y toda la región Guayana.

El Aeropuerto de Santa Elena de Uairén recibe vuelos desde Puerto Ordaz, Canaima, Ciudad Bolívar y Caracas. A partir de 2009 contara con vuelos a Manaos en Brasil, así como a Barcelona, Maturín y Margarita vía Puerto Ordaz en Venezuela.

Las pasantías se realizaron específicamente en el área de control de vuelo. Las funciones principales de esta área es el cobro de las facturas por conceptos aeronáuticas, el cobro de las tasas de salidas, se lleva un control sobre la llegada y salidas de las aeronaves. También se toma muy en cuenta la cantidad de pasajeros y carga que se embarcan y desembarcan. A medidas que se fueron realizando las pasantías se pudo detectar sus oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades.

DESARROLLO

Breve Descripción de la Empresa

Identificación de la Empresa o Institución

Descripción de la Empresa

El Servicio Autónomo de Aeropuertos Regionales del Estado Bolívar (SAAR Bolívar), ente encargado de administrar y mantener de manera efectiva el Aeropuerto de Santa Elena de Uairén, el cual se encuentra ubicado de manera estratégica en el Estado por localizarse dentro de los mayores atractivos turísticos del mundo como lo es El Parque Nacional Canaima. Dicha infraestructura aeroportuaria es el tercera de mayor importancia en el Estado se encuentra ubicado en el Municipio Gran Sabana troncal 10 vía Brasil, sirviendo a Santa Elena de Uairén y las Comunidades Indígenas y Mineras aledañas a la zona. El aeropuerto Santa Elena de Uairén, moviliza un promedio mensual de 1.100 personas (12.180 anuales) en vuelos regionales comerciales y turísticos. Actualmente funcionan tres (03) aerolíneas comerciales venezolanas (RUTACA, LTA, TRANSMANDU) y una (01) compañía aerotaxis rústicos. Al igual que pequeñas áreas comerciales que hacen vida en las instalaciones como lo son: banco, restaurant, centro de comunicaciones y venta de suvenir. El nuevo aeropuerto de Santa Elena de Uairén fue inaugurado en el 2009, en los actuales momentos se está realizando una serie de procesos para la obtención de la certificación de la categoría Aeroportuaria que le corresponde.

Misión

Administrar, mantener y desarrollar y modernizar de manera efectiva los aeropuertos y aeródromos adscritos al ejecutivo regional, a fin de prestar un servicio de estándares de seguridad, regularidad y eficiencia que satisfaga las necesidades de los usuarios en general, impulsando la actividad económica y turística de la región.

Visión

Proyectarse a nivel nacional e internacional como institución modelo capaz de liderar, mejorar y mantener la eficiencia en la gestión de los aeropuertos y aeródromos del Estado Bolívar.

Objetivos de la Calidad

Cumplir con la Satisfacción del Cliente.
Mantener y Mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad del Aeropuerto "Santa Elena de Uairén", bajo la norma ISO 9001:2008.
Cumplir con el Plan de Capacitación, con el fin de mantener actualizadas las competencias del personal.
Declaración que se adopta por resolución de la Dirección de la Institución, a los 21 días del mes de Marzo del año 2011.

Objetivo de la Pasantías

Elaboración de un formato para la administración y control de las tasas aeroportuarias, Departamento Control de Vuelo del Servicio Autónomo de Aeropuertos Regionales del Estado Bolívar Sede Santa Elena De Uairén.

Descripción de la Unidad donde se Desarrollo la Pasantía

El proceso de pasantía tuvo lugar en el Aeropuerto de Santa Elena de Uairén, área control de vuelo, durante un periodo de dieciocho semanas comprendida entre el primero de febrero hasta el veintidós de mayo del 2012, Mediante este período de tiempo se realizaron diferentes actividades enfocadas a nivel administrativo necesarias para el desarrollo de los procedimientos de dichas actividades.

El área de control de vuelo es uno de los departamentos más importante en el aeropuerto de santa Elena de Uairén ya que se encarga de realizar la facturación y recaudación de los derechos aeronáuticos tales como: aterrizaje, estacionamiento, tasas aeroportuarias de igual manera maneja información sobre movimientos de pasajeros, aeronaves y carga.

El área de control de vuelo es un departamento donde actualmente se lleva a cabo la elaboración de la facturación y recaudación de los derechos aeronáuticos tales como: aterrizajes de aeronaves, estacionamiento, formularios y tasas aeroportuarias, actualmente no se contaba con un formato donde describiera todos los datos de los pasajeros que compran la tasa de salida minimizando la información necesaria en cuanto a las ventas de las tasas aeroportuarias y esto ocasionaba perdidas tanto monetario como de información para el Técnico de Operaciones Aeronáuticas porque en la tasa aeroportuaria no se identificaba a la persona que la compraba por el cual se liquidaba varias veces porque el pasajero dueño de la tasa se embarcaba dándole la tasa de salida a otra persona de su parentela u amigo trayendo como resultado un faltante en caja. A raíz de este problema surgió por medio de mi persona la manera de evitar estos fraudes creando un formulario donde especifica detalladamente todos los datos como el serial de la tasa, nombre, apellido y numero de cedula de la persona que compra la tasa aeroportuaria, el lugar hacia donde se dirige el pasajero, el avión donde la persona se va a embarcar, la salida y las siglas tanto del avión como las del Técnico de Operaciones Aeronáuticas que le vendió la tasa y refleja la fecha en que se vendió la tasa de salida.

Logros Alcanzados

Por medio de la observación directa se pudo detectar la problemática que existía cuando se vendía las tasas aeroportuarias a los pasajeros, en tal sentido se dio la iniciativa de crear un formato donde se detallara claramente los datos de las personas que compran estos impuestos de salida.

Con este formulario se puede obtener información clara y concisa sobre la cantidad de tasas vendidas diarias. Cuantas tasas aeroportuarias faltan por liquidar y se puede comprobar si el serial y el nombre de la persona que compro la tasa son los mismos que están registrados en el formato.

Maximización del control de los tickets vendidos

Reducción del margen error de los tickets vendido

Ahorro de dinero por parte del Técnico de Operaciones Aeronáuticas

Rapidez para obtener la información sobre las tasas vendidas.

Facilidades y Dificultades

Facilidades:

Maximización en la obtención de información sobre el manejo de las ventas de las tasas aeroportuarias.

Minimización de faltantes en cajas por medio de las tasas vendidas.

Reducción de los pasajeros que no compraban las tasas de salidas aeroportuarias y se embarcaban en el avión.

Llenar los formularios de las D-900

El llenado de los formatos digitales como cuadre de caja, reporte de tickets vendidos, control de aviones, control de facturas, planificación diaria,

El llenado del libro de actas, el cual es utilizado para el reporte diario de entregas de guardias y novedades en el departamento de control de vuelo.

El llenado de la facturas por conceptos aeronáuticos.

Las ventas de las tasas de salidas.

Dificultades:

El no utilizar el formulario diseñado para el control y la administración de las ventas de las tasas de salidas aeroportuarias.

El no adaptarse al ambiente que surge en el aérea de trabajo.

Mantener la calma cuando se aumenta el flujo de operaciones aeronáuticas.

Calcular bien las salidas de varias aeronaves y controlar el orden de salida de las aeronaves respetando el orden correlativo que lleva cada facturas aeroportuarias.

Aporte a la organización

Debido al diagnostico arrojado en el área de control de vuelo, durante el tiempo de pasantía se puede aportar a la organización lo siguiente:

Utilizar el formato que realizo para la administración y control de las ventas de las tasas de salidas aeroportuarias para reducir el margen de error en las ventas de los tikes y para obtener información detallada de los pasajeros que compran las tasas de salida.

Ubicar una oficina especialmente para las ventas de las tasas aeroportuarias.

Contratar a una persona para que lleve el control sobre las ventas de las tasas aeroportuarias.

Diagnóstico

(Matriz FODA)

Fortalezas

A pesar de los inconvenientes que surgen en el departamento de control de vuelo, éste cuenta con un personal capacitado que se adapta a su entorno y ofrece la mejor calidad de sus servicios colocando todo su empeño a la hora de realizar sus actividades diarias.

Oportunidades

En cuanto a las oportunidades es muy importante la administración y control de las tasas aeroportuarias porque se puede detectar por medio del formato realizado si el serial de la tasa aeroportuaria corresponde al mismo serial de la tasa vendida y si los datos de la persona que compro la tasa de salida son los mismos que están reflejados en el formato que fue creado especialmente para el manejo y control de las tasas de salida.

Por medio de este formato se puede obtener información rápida y clara de cuantas tasas aeroportuarias de salidas se vendieron, y a quienes.

También se pueden apreciar por medio del formato cuantas tasas vendidas fueron liquidadas y cuantas faltan por liquidar.

Debilidades

El departamento de control de vuelo no está ubicado en una área visible para el cobro de las tasas aeroportuarias acarreando así que algunos pasajeros se van sin cancelar la tasa aeroportuarias, tampoco cuenta con un personal que se dedique especialmente a supervisar las tasas liquidadas y las que están por liquidar todas estas funciones lo hace el técnico de operaciones aeronáuticas dando el máximo de su esfuerzo para no dejar pasar por alto alguna función a cumplir por eso es importante y necesario crear este formato para las tasas vendidas facilitando rápidamente la información que se desea obtener sobre las tasas liquidadas y las que faltan por liquidar vendidas en un mismo día y también otra debilidad es la falta de un local propio para las ventas de las tasas aeroportuarias.

Amenazas

Las amenazas en el departamento de control de vuelo es no utilizar el formato que se ha creado para el control de las tasas aeroportuarias ya que el mismo especifica de manera detallada el movimiento de las ventas de las tasas de salida mejorando la información a obtener. Las siguientes amenazas podrían surgir cuando:

Ocurran eventos políticos

El flujo y movimiento de salidas y llegadas de aviones

La cantidad de pasajero por viajar

Todos aspectos ya nombrados al unirse puede maximizar el margen de error a la hora de realizar las actividades asignadas para el técnico de operaciones aeronáuticas por eso se creo la iniciativa de realizar un formato que brindara al departamento de control de vuelo la información clara, rápida y concisa de cuantos pasajeros van a viajar en ese día, esos formatos se llenan con los datos del pasajero cuando este compra la tasa de salida aeroportuaria.

Plan de Actividades

Descripción de las actividades realizadas durante las pasantías

Semana N°1(01/02/2012) hasta la Semana N°18 (30/05/2012)

1. Llenado del formato de tasas aeroportuarias vendidas
a. En el formato de las tasas vendidas se registra el serial de la tasa aeroportuaria, nombre, apellido, número de cédula, destino de la persona que compra la tasa de salida, también refleja el tipo de avión donde se embarco el pasajero que compro la tasa de salida, la hora de salida y las iniciales del Técnico de Operaciones Aeronáuticas que vendió la tasa de salida.
2. Ordenar y archivar documentos de cuadre de caja, formularios de tasas vendidas, control de facturas y planificación diarias.

a. Todos los documentos que se realizan en el departamento de control de vuelo se ordenan y se archivan en una carpeta especialmente para cuadre de caja, formularios de tasas vendidas, control de facturas y planificación diarias.

3. Elaboración del libro de actas diarias

a. El libro de actas se utiliza para registrar todos los movimientos realizados en el transcurso del día. Cuando el Técnico de Operaciones Aeronáuticas (T.O.A) empieza su jornada de trabajo lo primero que hace es verificar si los datos registrados en el libro de actas concuerdan con las operaciones que se realizo en el día anterior. Cuando se cierra las operaciones se refleja todo lo que se realizo en el transcurso del día se registra la cantidad de aviones estacionados en plataforma, el monto recaudados del día de trabajo, la cantidad de tasas que se vendió, la cantidad de tickeras que quedo, la cantidad de factura aeronáuticas tanto iniciada y completa. Las aeronaves que laboraron ese día. Todo esto re refleja en el libro de acta al finalizar las operaciones diarias. Al día siguiente se refleja al inicio de las operaciones aeronáuticas el monto recaudados de las operaciones del día anterior se le notifica a quien se le va a entregar la cantidad del monto recaudado.

4. Llenado de la D-900

a. En la D-900 se registra el día que arribo y despego una aeronave, la cantidad de pasajeros, cargas, tránsitos, que embarco o desembarco en ese mismo día el avión, también se registra el nombre del piloto, el tipo de avión, las siglas del avión, la hora de salida y la hora de entrada de la aeronave. También se registra el destino y la procedencia de dicha aeronave.

5. Elaboración de facturas por conceptos aeroportuarias

a. Las facturas por conceptos aeronáuticos se elaboran con todos los datos que están reflejados en la D-900. Estas facturas se realizan para el cobro del estacionamiento, aterrizaje y reflejan el monto exacto de los pasajeros embarcados, de donde proviene la aeronave y cual es su destino.

6. Registrar los datos de las facturas por conceptos aeronáuticos en el cuadre de caja.

a. El cuadre de caja va registrado las iniciales del técnico de operaciones aeronáuticos y la hora de llegada, salida del mismo, la fecha, número de dosa, numero de factura, numero de nota de debito, monto dosa, monto tasa a contado o a crédito, monto dosa anulada. Al cierre de las operaciones el cuadre de caja va indicar el monto recaudado tanto de las tasas de salida como por facturas por conceptos aeronáuticos que se recaudaron ese día.

7. Registrar los datos en físico de la D-900 en el control de aviones digital

a. Cuando llega un avión las siglas de mismo se coloca en la sección de control de aviones, con la fecha de llegada se le coloca el total que debe pagar un piloto por el arribo y estacionamiento de su aeronave, va registrada las iniciales del técnico de operaciones aeronáuticos que lo recibió e hizo la factura y el cancelado.

8. Registrar los datos de las facturas por conceptos aeronáuticos en el control de facturas.

a. En esta sección se registra el numero de la factura de control y el numero de la dosa, la cantidad total facturado y las iniciales del técnico de operaciones aeronáuticos que elaboro la factura.

9. Registrar los datos de las facturas por conceptos aeronáuticos en el control de tickets vendidos.

a. El control de tickets es donde se refleja el monto total de las tasas vendidas. Cada tickera tiene un serial el cual indica el inicio y final de las ventas del mismo.

10. Registrar los datos en físico de la D-900 en la planificación diarias de salidas de aeronaves, puerta de embarque.

a. La planificación diaria es donde se registra la hora de llegada y salida de las aeronaves.

11. Elaboración de las estadísticas diarias

a. Al cierre de las operaciones y con los datos de la D-900 se procede a la realización de las estadísticas diarias, se coloca el nombre del cliente los pasajeros embarcado y desembarcados por el mismo, la cantidad de carga, la cantidad de pasajeros tránsitos y exonerados, la cantidad de arribos y despegues de dicha aeronave.

12. Elaboración de las estadísticas generales.

a. Cuando se tiene todos los datos de las estadísticas diarias por separado de cada cliente se procede a totalizar todos los datos y colocar el monto total de pasajeros, cargas, arribos y despegues en las estadísticas generales.

13. Elaboración de informes.

La elaboración de informes se realiza para asentar por escrito la cantidad de pasajeros que no viajaron por caso fortuito, o cualquier inconveniente que se presente en el transcurso de las operaciones.

Cabe destacar que todas las operaciones ya nombradas se realizan todos los días obligatoriamente debido a que el aeropuerto labora de lunes a lunes.

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

Se puede asegurar que los objetivos propuestos en el área de control de vuelo se realizaron las actividades complementarias las cuales se cumplieron en su totalidad, puesto que una vez asignadas se realizaban de la mejor manera posible implementando los conocimientos necesarios y los habidos por el resultado exitoso de la labor.

Durante el desarrollo de las actividades se logro la creación de un formato para la administración y control de las ventas de las tasas de salida aeroportuarias, en el departamento de Control de Vuelo en el aeropuerto de Santa Elena de Uairèn lo cual se aprende que la formalidad de una empresa es fundamental para su desarrollo y es por ello que los procesos información para capacitar ciudadanos se constituyen en ella deben hacerse correcta y eficientemente. De igual manera esto hace engrandecer la formación del pasante de manera intelectual y académica.

En teoría, básicamente lo que se aprendió fue: Se logro poner en práctica las habilidades y destrezas aprendidas en el aula de clases en el periodo educativo.

El proceso de pasantías permitió la adquisición de nuevos conocimientos, ya que, la realización de nuevas actividades ajenas a nuestros conocimientos, axial lo exigen.

El periodo de pasantías constituye una etapa de mutua cooperación entre el pasante y la empresa, de manera que la empresa se beneficie del pasante, en la misma forma que el pasante lo haga de la empresa.

Se cumplió con las actividades asignadas por la empresa, respetando los límites de las responsabilidades respectivas.

La interacción entre la pasante y el personal de la empresa se convirtió en una experiencia grata para ambas partes, ya que permitió desarrollar las habilidades de interacción del trabajo.

En términos generales, las pasantías constituyen a una etapa de la vida en la que se aprende, de manera intelectual a convivir con otras personas y aprender, de manera profesional al aumentar el intelecto y de manera personal en el aprendizaje personal y relacionado

Recomendaciones

Es necesario utilizar el formato creado especialmente para la administración y control de las tasas de salidas aeroportuarias vendidas en el departamento de control de vuelo para obtener detalladamente la información sobre las ventas de las tasas de salidas aeroportuarias y el pago de las mismas, maximizando la obtención de información de los pasajeros que compran las tasas de salidas aeroportuarias.

Con la Empresa:

La primera recomendación y la más importante es la utilización del formato creado especialmente para la administración y control de las ventas de las tasas de salidas aeroportuarias en el departamento de control de vuelo, aeropuerto Santa Elena de Uairén.

Con la universidad

Dar gracias por el apoyo e información que los profesores brindan a los estudiantes que realizan las pasantías enseñándonos desde el momento a que se ingresa a esta casa de estudio.