La auditoría de los inventarios (página 3)

Factores que influyen en el tamaño de la muestra

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:

1. Control Interno
2. Importancia
3. Riesgo de Auditoria

El control interno forma parte de la decisión del auditor sobre el tamaño de la muestra debido a que la cantidad de evidencia de auditoria necesaria varía dentro de ciertos límites, inversamente con la efectividad del control interno. Por ejemplo, por lo general se necesitan tamaños de muestra relativamente mayores para las auditorias de compañías con controles internos pobres que para aquellas con un buen control interno.

Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se determina el tamaño de la muestra debido a que si los demás factores se mantienen sin cambios, mientras más importante sea el área que se esta comprobando se necesitará en general más evidencia.

El riesgo de auditoria tiene una influencia directa sobre la cantidad de evidencia a recopilar. Un alto riesgo de errores no detectados en los registros contables del cliente exigirá que el auditor obtenga más evidencia de la que sería necesaria en una auditoria con menos riesgos inherentes.

El riesgo e incertidumbre en la auditoria

La confianza del auditor en el control interno afecta la extensión de las pruebas en las cuales otros procedimientos de auditoria se verían restringidos; al tratar de cumplir con la norma de obtener suficiente evidencia confiable, bastará que el auditor adquiera una base razonable para poder externar una opinión.

Se le permite al auditor que acepte cierta incertidumbre cuando el costo y el tiempo requeridos para realizar un examen al 100% de los datos, es en su opinión, mayor que las consecuencias adversas de expresar un dictamen erróneo al examinar tan sólo una muestra de los datos. Dado que esto es lo que normalmente sucede, el muestreo se utiliza mucho dentro de la auditoria.

En el muestreo, a la combinación de dos riesgos determinados se le denomina riesgo último. Estos dos riesgos son: (1) el riesgo de que errores materiales se presenten dentro del proceso contable que produce o genera los estados financieros y (2) el riesgo de que estos errores no se detecten dentro del examen del auditor.

El riesgo último incluye tanto las incertidumbres atribuibles al muestreo (riesgo de muestreo) e incertidumbres atribuibles a otros factores (riesgo de no muestreo).

El riesgo de muestreo

Este riesgo se relaciona a la posibilidad de extraer del universo una muestra que verdaderamente no sea representativa de tal universo. Por lo tanto, la conclusión del auditor respecto a los procedimientos de control interno o los detalles de transacciones y saldos basados en la muestra será diferente de la conclusión que surgirá del examen de todo el universo. Al realizar las pruebas de cumplimiento de control interno y pruebas de auditoria, los siguientes tipos de riesgo de muestreo pueden ocurrir.

Pruebas de cumplimiento

El riesgo de confiar de más sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra soporte el nivel de confianza planeado por el auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento no justifica que se tenga tal confianza. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.)

El riesgo de poner poca confianza sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra no apoye el grado de confianza planeado del auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento apoya tal confianza. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa.)

Pruebas de auditoria

El Riesgo de aceptación incorrecta es el riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos de las cuentas no estén significativamente equivocados cuando en realidad lo están. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.)

El riesgo de rechazo incorrecto es el riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos registrados en la cuenta estén significativamente equivocados cuando en realidad no existe error significativo. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa.)

Estos riesgos tienen un impacto significativo tanto en eficiencia como en eficacia de la auditoria. El riesgo de confiar de más y el riesgo de incorrecta aceptación se relacionan con la eficacia de la auditoria. Cuando un auditor llega a cualquiera de estas conclusiones erróneas, su examen será suficiente para detectar errores e irregularidades materiales, y podrá no tener una base razonable para rendir una opinión. En contraste, el riego de confiar de menos y el rechazo incorrecto se relacionan con la eficiencia de la auditoria. Cuando se llegue a cualquiera de estas conclusiones erróneas, el auditor incrementará sus pruebas de auditoria innecesariamente. Sin embargo, tales esfuerzos conducirían en última instancia a una conclusión correcta y existirá eficacia en la auditoria.

Riesgo de no muestreo

Este riesgo se refiere a la parte del riesgo último que no es atribuible a examinar solo una parte de los datos. Este riesgo surge de (1) errores humanos, tales como dejar de reconocer o localizarlos en documentos muestreados, (2) aplicar procedimientos de auditoria que sean inadecuados con el objetivo de auditoria y (3) malinterpretar los resultados de una muestra. Los riesgos diferentes a los de muestreo nunca podrán ser medidos de una forma matemática. Sin embargo, mediante una planeación así como una supervisión y adhesión adecuadas a las normas de control de calidad, el riesgo cuyo origen es distinto del muestreo podrá mantenerse a un nivel bajo.

El muestreo estadístico en la auditoria

Definición 

El muestreo estadístico en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de auditoria a una muestra de una población por revisar, en donde se estiman las características y/o valores de esa población a partir del diseño, selección y evaluación de la muestra por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades.

Cuando se obtiene una muestra por el método estadístico, es posible afirmar con un determinado grado de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja de las condiciones reales de la población (es decir, de las condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo de la población) más allá de cierto límite especificado.

Etapas fundamentales 

De la propia definición es posible concluir las aplicaciones del muestreo estadístico, que involucran tres etapas fundamentales: 

A)Diseño de la muestra.- Consiste, básicamente, en la determinación del tamaño apropiado de la muestra. 

B) Selección de la muestra.- Se refiere a la identificación de los elementos por examinar. 

C) Evaluación de la muestra.- Es la formación de conclusiones acerca de la información, basadas en el examen de los elementos muestreados. 

Muestreo estadístico y no estadístico.

Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadístico o el no estadístico, o ambos. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de un buen juicio en la planeación y ejecución del plan de muestreo y en la evaluación de los resultados. Ambos tipos de muestreo en la auditoria están sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crítica entre los dos tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de muestreo en el estadístico.

La decisión de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en consideraciones de costo/beneficio. El muestreo no estadístico será menos costoso que el estadístico, pero los beneficios del muestreo estadístico pueden resultar superiores a los obtenidos con el no estadístico, conforme se explica a continuación.

En el muestreo no estadístico, el auditor determina el tamaño de la muestra y evalúa los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de su propia experiencia. Por lo tanto erróneamente procederá a utilizar una muestra muy grande en un área y una muestra muy pequeña en otra área. Hasta el grado en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra, el auditor a su vez, obtendrá más (o menos) evidencia de la que en realidad se necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinión. Sin embargo, una muestra no estadística debidamente diseñada será tan efectiva como una estadística.

En el muestreo estadístico, costos elevadísimos podrán ser requeridos para entrenar a los auditores en el uso de la estadística y en el diseño e implantación del plan de muestreo. No obstante, el muestro estadístico deberá beneficiar al auditor en (1) diseñar una muestra eficiente, (2) medir el grado de seguridad que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las muestras. Lo que es más importante, el muestreo estadístico permite al auditor cuantificar y controlar el riesgo de muestreo

Utilizando el muestreo estadístico se incorporan los factores control interno, importancia y riesgo de auditoria, entre otros, de manera más explícita, pero de ningún modo se sustituye el juicio del auditor. El muestreo estadístico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios.

Los procedimientos de muestreo no estadístico, aunque de uso amplio, se considera con frecuencia que tienen varias desventajas. Por ejemplo, no proporcionan al auditor:

• Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado;
• Un método objetivo, comprobable, sistemático, para determinar el tamaño de la muestra o para probar que el tamaño de las muestras era el adecuado;
• Un método objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran; o,
• Asegurar que las muestras están libres de prejuicios

La elección del muestreo estadístico o no estadístico no afecta directamente la elección de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. Asimismo, no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas muestreadas.

El muestreo estadístico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el universo, así como medir probabilísticamente las conclusiones a que se llegue, es decir, permite hacer afirmaciones en términos de probabilidad acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra. El éxito de las auditorias dependerá en gran medida en que se siga un método científico para seleccionar los elementos a auditar.

Condiciones para el uso del muestreo estadístico 

Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se llegue con base en el muestreo estadístico sean válidas: 

A) Masividad.- Es requisito propio del cálculo de probabilidades, puesto que las leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeños cúmulos de datos, ya que las probabilidades se autolimitan. 

B) Homogeneidad.- Para interpretar las características generales de la población se van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por lo que es necesario que estos promedios sean representativos de la población; esto sólo se logrará si las características (atributos) o valores (variables) de la población son homogéneas.

Cuando las poblaciones no sean homogéneas será necesario estratificar, seccionando en partes homogéneas entre sí para ser probadas aisladamente. 

C) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Sólo así es posible garantizar que todos los elementos que forman la población han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados.

TIPOS DE MUESTREO

Entre los diversos tipos de muestreo se encuentran los siguientes:

Muestreo Aleatorio Simple

El Muestreo Aleatorio Simple con o sin reemplazo (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA), es un método de selección de n unidades en un conjunto de N de tal modo que cada uno de los elementos de la población tienen la misma oportunidad de ser elegidas y por lo tanto muestras de igual tamaño tienen la misma probabilidad de ser tomadas. Es el método conceptualmente más sencillo de muestreo, y será utilizado en esta investigación para determinar el tamaño de la muestra necesaria, según este caso, para el conteo periódico de los inventarios.

En la práctica un muestreo aleatorio se realiza unidad por unidad. Se enumeran las unidades de 1 a N. Posteriormente se extrae una serie de números aleatorios entre 1 y N, utilizando los diferentes métodos para la selección de la muestra; el procedimiento o sistema utilizado para esta selección reviste capital importancia, ya que de dicho método depende básica y fundamentalmente el carácter representativo de la misma y la validez de la inducción estadística.

La selección final de los elementos de la muestra habrá de estar basada en un método al azar, sea cual fuere el tipo de muestreo probabilístico que se piense utilizar.

Entre las ventajas de este método de muestreo podemos destacar que es sencillo y de fácil comprensión, se pueden calcular de forma rápida las medias y varianzas. Se basa en la teoría estadística y por tanto, existen paquetes informáticos para analizar los datos.

Como inconvenientes encontramos que, requiere que se posea de antemano un listado completo de toda la población y cuando se trabaja con muestras pequeñas es posible que no represente a la población adecuadamente.

Muestreo Sistemático

Este procedimiento exige numerar todos los elementos de la población, pero en lugar de extraer n números aleatorios solo se extrae uno. Se parte de ese número aleatorio i, que es un número elegido al azar, y los elementos que integran la muestras son los que ocupan los lugares i,i+k,i+2k,i+3k,…,i+(n-1)k, es decir se toman los individuos de k en k, siendo k el resultado de dividir el tamaño de la población entre el tamaño de la muestra: k=N/n. el número i que empleamos como punto de partida será un número al azar entre 1 y k.

El riesgo de este tipo de muestreo está en los casos en que se dan periodicidad constante (k) podemos introducir una homogeneidad que no se da en la población.

Este muestreo tiene la ventaja de que no siempre es necesario tener un listado de toda la población, además de que es fácil de aplicar. Cuando la población está ordenada siguiendo una tendencia conocida, asegura una cobertura de unidades de todos los tipos. Debemos destacar que tiene la dificultad de que si la constante de muestreo está asociada con el fenómeno de interés, las estimaciones obtenidas a partir de la muestra pueden contener sesgo de selección.

Muestreo Estratificado

En ciertas ocasiones resulta conveniente estratificar la muestra según ciertas variables de interés. Para ello debemos conocer la composición estratificada de la población objetivo a muestrear. Una vez calculado el tamaño de la muestra apropiado, esta se reparte de manera proporcional entre los distintos estratos definidos en la población usando una simple regla de tres, se divide a la población en estratos más homogéneos y se toma una submuestra aleatoria de cada estrato. El objetivo de este diseño es minimizar la varianza dentro cada estrato y maximizar la varianza entre estratos.

Trata de simplificar los procesos y suele reducir el error muestral para un tamaño dado de la muestra. Consiste en considerar categorías típicas diferentes entre sí (estratos) que poseen gran homogeneidad respecto a alguna característica (se puede estratificar, por ejemplo, según la profesión, el municipio de residencia, el sexo, el estado civil, etc.). Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de interés estarán representados adecuadamente en la muestra. Cada estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarán parte de la muestra. En ocasiones las dificultades que plantean son demasiado grandes, pues exige un conocimiento detallado de la población. (Tamaño geográfico, sexos, edades,…).

La distribución de la muestra en función de los diferentes estratos se denomina afijación, y puede ser de diferentes tipos:

Afijación Simple: A cada estrato le corresponde igual número de elementos muestrales.

Afijación Proporcional: La distribución se hace de acuerdo con el peso (tamaño) de la población en cada estrato.

Afijación Óptima: Se tiene en cuenta la previsible dispersión de los resultados, de modo que se considera la proporción y la desviación típica. Tiene poca aplicación ya que no se suele conocer la desviación.

Este muestreo tiende a asegurar que la muestra represente adecuadamente a la población en función de unas variables seleccionadas. Se obtienen estimaciones más precisas. Su objetivo es conseguir una muestra lo mas semejante posible a la población en lo que a la o las variables estratificadotas se refiere.

Como inconveniente se puede destacar que se ha de conocer la distribución en la población de las variables utilizadas para la estratificación.

Muestreo por Conglomerados

En algunos casos el muestreo aleatorio simple puede resultar muy costoso (Ejemplo: si se quiere muestrear una gran ciudad), o inaplicable si no se cuenta con el marco muestral.

En esta situación es más económico realizar el denominado muestreo por conglomerados.

A diferencia de la formación de estratos, en este caso se trata que los elementos dentro de un conglomerado sean heterogéneos, y los conglomerados homogéneos entre sí.

Se divide la población en conglomerados en donde las diferencias entre individuos sean tan grandes como sea posible y luego se toma como muestra a uno o más conglomerados. En este caso, se busca que la varianza dentro de cada conglomerado sea lo más grande posible, mientras que la varianza entre conglomerados sea mínima.

Este muestreo es muy eficiente cuando la población es muy grande y dispersa, además no es preciso tener un listado de toda la población, sólo de las unidades primarias de muestreo.

Como desventajas se aprecia que el error estándar es mayor que en el muestreo aleatorio simple o estratificado y el cálculo del error estándar es complejo.

Muestreo Polietápico

Es el muestreo en el que se procede por etapas: se obtiene una muestra de unidades primarias, más amplias que las siguientes; de cada unidad primaria se toman, para una submuestra, unidades secundarias, y así sucesivamente hasta llegar a las unidades últimas o más elementales. Se le puede considerar como una modificación del muestreo por conglomerados cuando no forman parte de la muestra elementos o unidades de todos los conglomerados, sino que, una vez seleccionados estos, se efectúan submuestras dentro de cada uno de ellos.

Muestreo Polifásico o Múltiple.

Muestreo en el que se obtienen varias muestras en varias fases para seleccionar datos de distintas clases. En la primera fase se toma una muestra, generalmente grande, de forma rápida, sencilla y poco costosa, a fin de que su información sirva de base para la selección de otra mas pequeña relativa a la característica que constituye el objeto de estudio propiamente dicho. En la segunda fase se obtiene una submuestra sobre toda la clase de datos, obteniéndose así una muestra bifásica. Y así se produce sucesivamente, obteniéndose una muestra que se llama polifásica.

Muestreo por Submuestras Interpenetrantes

División aleatoria de una muestra, en un cierto número de grupos del mismo número de unidades. Se emplea para medir la concordancia entre los resultados de muestras sucesivas, en la obtención rápida de resultados provisionales y en la comparación de los resultados obtenidos por diferentes agentes o entrevistadores.

Muestreo Secuencial o Sucesional

Muestreo en el que no se fija de antemano el número de unidades que han de constituir la muestra, sino que, mediante el examen de las unidades obtenidas sucesivamente, o bien se decide parar el muestreo (y a partir de la muestra así obtenida, realizar inferencias sobre la población), o, por el contrario, se decide hacer una observación adicional, y así sucesivamente.

Planes de muestreo en la Auditoria

Entre los planes más utilizados en las labores de auditoria se encuentran: 

* Muestreo de atributos

* Muestreo de suspensión o continuación

* Muestreo de variables

* Muestreo de descubrimiento y

* Muestreo dirigido.  

La determinación del método por utilizar estará en función del objetivo específico que se pretenda alcanzar con la revisión. Conviene señalar que se pueden efectuar combinaciones de planes cuando así se requiera.

 Una vez que se cuenta con objetivos de auditoria claros y precisos, y que se ha seleccionado el plan de muestreo, el auditor debe definir la población sujeta a examen. Este es un paso común que se lleva a cabo al utilizar cualquiera de los planes antes mencionados y que consiste en determinar qué elementos individuales integran la población. Para la utilización de cualquier plan de muestreo se debe contar con el objetivo específico de la revisión y con la definición de la población sujeta a examen.

Muestreo de atributos

  Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar la frecuencia probable con la que ocurre un evento, el cual puede ser una cierta clase de error o un atributo de la población. 

En este método, cada elemento de la muestra se examina para determinar si el atributo está o no está presente. El resultado del examen es un porcentaje de la ocurrencia (o no ocurrencia) de estos elementos, usualmente expresado como porcentaje de error.

Aplicabilidad 

El muestreo de atributos se aplica principalmente al realizar pruebas de cumplimiento, ya que permite al auditor conocer con mayor precisión la frecuencia con que se observa un control en el procedimiento o área revisada.  

Específicamente, se puede decir que este tipo de muestreo es utilizado en las pruebas de cumplimiento detalladas, que son aquéllas que se aplican en controles cuya realización consta en documentos.

Este tipo de muestreo, de ordinario, no es aplicable a controles que dependen primordialmente en la separación de funciones o controles que no producen una evidencia documentaria de actuación.

Muestreo de variables

  Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar o probar valores, como pueden ser unidades monetarias, de producción o de inventarios.

Aplicabilidad

 El muestreo de variables puede ser empleado por el auditor en aquellos casos en los que el objetivo de la revisión se relaciona tanto como la posible subestimación o sobreestimación del saldo de una cuenta.

A pesar de que estos son los planes de muestreo más utilizados en auditoria, en esta investigación no se hará uso de ellos, puesto que sólo se pretende calcular el tamaño de muestra necesario para llevar a cabo las verificaciones físicas, periódicas, del inventario del Almacén de Divisas de la Universidad Central, y comprobar si el tamaño de muestra usado actualmente es el correcto. No se pretende comprobar el saldo de ninguna cuenta, ni verificar el cumplimiento de algún atributo o medida de control interno.

Parte 2: Aplicación del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoría de los Inventarios.

Este capítulo incluye la caracterización general del Almacén, lugar donde se desarrolló esta investigación. Se incluyen algunos apuntes sobre el desarrollo de la estadística en Cuba, según el criterio de Arístides Calero. Además se trató la disposición legal sobre el control periódico de los inventarios en nuestro país, reflejado en la Resolución No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios. Se explica el procedimiento del muestreo aleatorio simple que debe utilizarse, así como la aplicación de éste a la determinación del tamaño de muestra en el Almacén objeto de estudio, además de hacer un análisis de los resultados obtenidos.

2.1 Apuntes sobre el desarrollo de la Estadística en Cuba.

Arístides Calero, en uno de sus textos, plantea que la estadística en nuestro país no ha tenido gran tradición; y que una prueba de ello lo constituye el hecho de que en el curso académico de 1963-1964 comienza, por primera vez en el país, la especialidad de estadística en la Escuela de Matemática de la Universidad de La Habana. Señalando al doctor Eduardo Dorticós, Director Central de Estadística (en aquel momento) de la Junta Central de Planificación, como propulsor de esta carrera.

Comenta que en cuanto a las técnicas de muestreo, se puede decir que hasta el año 1966 prácticamente no se habían aplicado, ya que la mayoría de las encuestas muestrales que se realizaban eran opináticas; es decir, no estaban provistas de un modelo matemático que midiera la confiabilidad y precisión de los resultados.

El desarrollo de las técnicas de muestreo se debió (según su criterio) a la creación, en el año 1966, por parte del doctor Eduardo Dorticós, de un grupo de muestreo (constituido por tres compañeros) en la Dirección Central de Estadistica, pues de este grupo o de los alumnos de él, han surgido las aplicaciones más importantes de dichas técnicas que se han realizado en el país.

Valero destaca al Candidato a Doctor Joseph Machek, profesor de Estadistica de la Escuela de Matemática de la Universidad Carolina, en Praga, quien fue el apoyo de intelectual del referido grupo y al que se debe la consolidación de la especialidad de estadística en la Escuela de Matemáticas.

Como ejemplo de aplicaciones de las técnicas de muestreo, cita algunas encuestas, como: Diseño muestral para medir la densidad y el total de cafetos en producción, Diseño muestral para medir el porcentaje de omisiones en el registro previo de viviendas, Diseño muestral para anticipar los resultados los Censo de Población y Viviendas, Diseño muestral para medir la calidad del Censo de Población y Viviendas, Diseño muestral para medir el crecimiento y desarrollo del niño cubano, Diseño muestral para determinar la utilización del tiempo libre de los estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Universidad de La Habana.

Después de realizar la investigación preliminar, se observa que con el transcurso del tiempo se ha hecho imprescindible el uso de esta materia en todo nuestro país. La estadística es una ciencia que forma parte de los planes de estudios de muchas carreras universitarias en Cuba, variando el alcance, profundidad, tipos de métodos, objetivos y hasta los métodos de enseñanza aplicados en las diferentes carreras. A esta situación, de extensión masiva de esta materia en las universidades, se ha llegado producto de la necesidad creciente de su aplicación en la vida real.

Es conocida cada vez más la aplicabilidad de la estadística en el mundo actual y la utilidad de su conocimiento en los profesionales, aunque no hayan cursado estudios universitarios. Esta situación genera la necesidad de establecer estrategias para lograr que todas las personas que tengan que hacer uso de los métodos estadísticos, cuenten con los medios y recursos para comprenderlos y aplicarlos.

2.2 Disposición sobre el control periódico de los inventarios en Cuba.

En nuestro país, con respecto a la actividad contable, el conteo periódico de los inventarios, se encuentra regulado por resoluciones del Ministerio de Finanzas y Precios. La que se encuentra en vigor actualmente es la Resolución No. 44.

En la Resolución No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios, con fecha 27 de agosto de 1997, se plantea la necesidad de establecer nuevas medidas de control y de exigencia sobre los recursos que se encuentran a disposición de las entidades. Por lo que con esta resolución se modifican algunas cuestiones reguladas en la Resolución No. 25, de fecha 7 de junio de 1991, del extinguido Comité Estatal de Finanzas, la que establece para todas las entidades estatales, conteos físicos obligatorios de bienes materiales y activos fijos tangibles, así como el procedimiento a seguir en el caso de faltantes y sobrantes.

Pone en vigor para todas las entidades estatales conteos físicos de activos fijos tangibles y de bienes materiales en general, procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes, cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, consumo material no registrado en el año que corresponda y ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas de calidad en los productos agropecuarios.

La Resolución 44 plantea que todas las entidades estatales están en la obligación de efectuar los conteos físicos de los activos fijos tangibles, así como de los bienes materiales en general, en forma periódica y sistemática, acorde con una programación anual, de forma tal que su ejecución garantice que se efectúe el conteo de todos los bienes en existencia, durante cada año.

Los órganos y organismos del Estado deberán exigir la realización de inventarios físicos totales, en el momento en que se estime oportuno, independientemente de los conteos físicos periódicos efectuados, en aquellas entidades en las que la calidad de éstos así lo aconseje.

En lo que respecta a los fondos fijos y de cambios, el conteo físico debe efectuarse, como mínimo, una vez al mes y sin previo aviso.

2.3 Características del Almacén Objeto de Estudio

Los productos del almacén se encuentran organizados en departamentos, de forma que sea más sencilla su ubicación o búsqueda según sea necesario. El orden es el siguiente:

Área de recepción

Productos de aseo

Pintura

Materiales Eléctricos

Materiales de oficina

Productos de Plomería

Productos de Carpintería

Mantenimiento

Papel

Mecánica

En este lugar para llevar a cabo el conteo del 10% es utilizado el Modelo Conteo Físico , que imprime la Especialista en Contabilidad, la cual es encargada además de verificar que existan los productos escogidos al azar por el sistema de computación, que dice el modelo.

El conteo periódico de los inventarios se realiza una vez al mes y la selección aleatoria de los productos que confecciona la computadora, se hace sin reposición, de manera que, al finalizar el año, todas las existencias del almacén hayan sido chequeadas periódicamente. La persona ocupada de realizar el conteo periódico de las existencias por parte del departamento de Contabilidad, debe verificar, junto al responsable del almacén, la sección, estante y casilla en que se encuentren los productos y anotar los datos en el Modelo Conteo Físico. Al hacer la comprobación se deberá anotar también la cantidad real encontrada en el primer y segundo conteo y la fecha de realización de éstos en caso de que no se hayan podido realizar el mismo día.

2.4 Procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA)

Para obtener la información deseada acerca de la población en estudio, se hace necesaria la elección de la muestra adecuada. En el MAS existen fórmulas para datos cualitativos y para datos cuantitativos. Para esta investigación se utilizará una fórmula para datos cuantitativos, que es la siguiente:

Se usará esta fórmula, pues se cuenta de antemano con un listado de la población objeto de estudio y, como se puede apreciar, esta fórmula incluye este dato.

Los elementos que conforman la fórmula son:

n – tamaño de la muestra

N – Número total de elementos que conforman la población, en este caso es igual a 1136.

Z – Valor tabular sobre la base de la confiabilidad de los estimados (95%) que es igual a 1.96.

S2 – Varianza muestral

d – Error de muestreo que es igual a 0.07.

Este se interpreta como el error que puede existir y que no pone en peligro los resultados de la investigación.

El valor de la varianza de esta población se desconoce, pues no había sido calculada anteriormente. Se decidió determinar varias muestras pilotos (n0) y calcular la varianza de cada muestra. Tomando estos valores de varianza y muestras pilotos como datos, se procedió a calcular los tamaños de muestra que se pretenden en la investigación. Los resultados obtenidos serán comparados con los que presenta el almacén de Divisas, así como con el método utilizado allí para el chequeo periódico de los inventarios.

Aplicación del procedimiento al Almacén Objeto de Estudio

Para facilitar el trabajo y los cálculos, el primer procedimiento que se llevó a cabo fue realizar una base de datos en Microsoft Excel con el total de productos, los precios y los importes, tanto en pesos cubanos convertibles (CUC) como en moneda nacional (MN).

El inventario físico del Almacén de Divisas en la fecha señalada era de 1136 variedades de productos , lo que demuestra la gran diversidad de artículos que existían en el inventario. De igual manera, el número de unidades de medida utilizado era bastante diverso:

Como se aprecia, esta es una población bastante diversa, y al no contar con el valor de la varianza de la población, se decidió escoger tres muestras pilotos (n0) y basado en ello determinar los valores de la varianza y el tamaño de muestra que se desea obtener.

Las muestras pilotos se calcularon en base al 1%, 5% y 10% del total de la población, es decir, 1136, homogenizando las unidades de medida, pues al realizar los cálculos con las diferentes unidades, éstos resultaron muy elevados para ser utilizados en la investigación.

Los valores obtenidos fueron los siguientes:

Para el 1% de 1136, el valor obtenido fue11.36, por lo que n0 ≈ 11

Para el 5% de 1136, el valor obtenido fue 56.8, por lo que n0 ≈ 57

Para el 10% de 1136, el valor que se obtuvo fue 113.6, por lo que n0 ≈ 114

Posteriormente, para cada una de estas muestras, se determinó la varianza muestral (s2), calculada a través de Microsoft Excel, obteniéndose los siguientes valores:

Para n0 = 11 (1% de 1136), el valor de s2 = 0.4181;

para n0 = 57 (5% de 1136), el valor de s2 = 0.5401 y

para n0 = 114 (10% de 1136), se obtuvo s2 = 0.5930.

Los datos que se sustituyeron dentro de la fórmula para datos cuantitativos fueron los siguientes:

donde:

N = 1136

Z = 1.96

d = 0.07

s2 = se usó la calculada anteriormente en cada caso

Análisis de los resultados

Después de sustituidos los datos se calcularon los tamaños de las muestras para cada uno de los casos.

En el primer caso, (1% de 1136)

Por lo que productos

En el segundo caso, (5% de 1136)

Entonces, productos

En el tercer caso, (10% de 1136)

Entonces, productos

Los tamaños de muestras obtenidos, 254, 308 y 330 productos, son superiores que el utilizado por el almacén para realizar su chequeo periódico de los inventarios, que generalmente es de 110 a 115 productos, como evidencia el anexo 2. Con este resultado se demuestra que aún utilizando una muestra piloto del 1%, 5% ó 10% de la población total, se obtiene, a través del MAS, un tamaño de muestra superior que el utilizado por el Almacén para realizar el conteo físico mensual.

2.5 Comparación del procedimiento del MAS con el tradicional usado en el Almacén

La selección de los productos para la verificación periódica del inventario, en el Almacén , lo hace la computadora de forma aleatoria, y generalmente son entre 110 y 115 productos, puesto que solo se verifica el 10% mensual. Se hace de tal manera que al finalizar el año económico se haya comprobado el 100% del inventario. El Almacén cumple con la orientación tratada en la Resolución No. 44 del 27 de agosto de 1997 del Ministerio de Finanzas y Precios, que establece el chequeo periódico y anual de los activos fijos y medios materiales en general.

Esta resolución no establece un por ciento determinado de productos a verificar mensualmente, lo que si especifica es que al finalizar el año económico deben haber sido chequeados todos los artículos que posea el inventario, por lo que el método establecido en esta investigación puede ser utilizado para determinar el tamaño de la muestra necesario para el chequeo mensual de los productos del almacén de Divisas.

Con este nuevo método existirán productos que serán chequeados en más de una ocasión, pero esto en lugar de perjudicar será favorable en el mejoramiento del control interno, pues el responsable del almacén no sabrá si en un conteo físico en un mes determinado le volverán a controlar o no un producto que haya sido controlado en meses anteriores.

En el caso de la auditoria, no existe ninguna resolución que establezca un por ciento especifico para determinar el tamaño de las muestras. Generalmente el auditor selecciona según su experiencia el tamaño de la muestra que desea verificar, aunque también puede basarse en aspectos como el control interno, la importancia del área comprobada o el riesgo de cometer errores.

Con este método del MAS el auditor puede verificar mayor cantidad de productos que si tomara solamente el 10% del total para realizar los chequeos físicos. Además, esta nueva vía ofrece una selección libre de prejuicios, pues al basarse en cálculos estadísticos, el cliente no cuestionará la selección como dudosa, y quedará conforme con el resultado obtenido.

Conclusiones

La realización de este trabajo permite arribar a las siguientes conclusiones:

1. Se debe utilizar el muestreo estadístico por parte de los auditores en el chequeo físico de los inventarios permitiendo una valoración matemática de la muestra seleccionada.
2. La comprobación física del 10% de los inventarios aplicado mensualmente en el almacén, aunque permite al final del año haber comprobado el 100% de los inventarios, resulta insuficiente para un control eficiente y efectivo de los mismos.
3. Es necesario estandarizar las unidades de medida para el cálculo del tamaño de la muestra, pues éstas obstaculizan la investigación por su gran diversidad.
4. Con los tamaños de muestra calculados en el trabajo se comprueba que los por cientos a emplear por el auditor al chequear los inventarios son de 20%, 27% y 29% respectivamente, del total de los productos en el caso del Almacén.
5. Con la aplicación del muestreo estadístico se lograría comprobar algunos productos que anteriormente ya hayan sido verificados, lo cual fortalece el control de los inventarios del almacén.

Recomendaciones

Con los resultados obtenidos en esta evaluación preliminar recomendamos:

1. Que se aplique el muestreo estadístico para determinar el tamaño de la muestra en el chequeo físico de los inventarios.
2. Homogenizar las unidades de medidas en el almacén en aras de encontrar menores obstáculos en las investigaciones.
3. Aplicar la técnica del muestreo estadístico para el fortalecimiento del control físico de los productos en los almacenes, no sólo para el caso de la auditoria, sino también para la contabilidad.
4. Realizar investigaciones para determinar las varianzas de cada uno de los almacenes en diferentes entidades.

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Autor:

MsC. Teresa Gálvez Arias

TeresaAG[arroba]fce.uclv.edu.cu

MsC Lic. Macyuri Álvarez Luna

Macyuri[arroba]fce.uclv.edu.cu

Dip. Raúl Yoel la Fe Jiménez

Raulfj[arroba]fce.uclv.edu.cu

MsC. Jorge Luis García Jacomino

Jacomino[arroba]uclv.edu.cu