Normalización del proceso de procura de materiales y servicios del departamento de mantenimiento mecánico

RESUMEN

El estudio se llevó a cabo en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de Corpoelec, y tuvo como finalidad normalizar el proceso de procura de materiales y servicios del mencionado departamento perteneciente a la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA), estableciendo métodos y procedimientos que se pueden aplicar para ejecutar el proceso de procura de una forma oportuna y eficiente. Para el desarrollo de la investigación, se describió el procedimiento interno de procura y su flujo de información. Se realizó un análisis FODA para determinar estrategias que permitan tomar decisiones acertadas. En cuanto a la metodología, esta investigación se caracterizó por ser un proyecto factible de tipo descriptivo. Los resultados obtenidos demuestran que la aplicación de un manual es necesario y oportuno en la unidad estudiada, para estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la adquisición de materiales, bienes y servicios.

Palabras Claves: Procedimientos, Estandarizar, Procura, Manual, FODA.

INTRODUCCIÓN

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un Proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la innovación.

Asimismo, este proceso busca que todos los procedimientos estén normalizados ya que esto promueve la creación de un idioma técnico común en las organizaciones y es una contribución importante para la libre circulación de conocimientos técnicos necesarios para conocer un determinado campo de trabajo. A tal respecto, la ISO (International Organization for Standarization), define la normalización como una "….actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado" (p. s/n). Por tanto, es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarla.

CORPOELEC, es una empresa socialista, encargada de generar, distribuir comercializar la energía eléctrica producida en el país. Dentro de sus procesos medulares se encuentra la gestión de procura de materiales y servicios, que garantiza la obtención de los materiales, servicios u obras que requieran las diferentes áreas de la empresa, con el fin de prestar un servicio óptimo y oportuno. Para esto cuenta con importantes departamentos, como el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua. Esta Unidad debe buscar la excelencia a través de mejoramiento continuo, lo cual constituye un requisito indispensable en cada proceso de trabajo; para ello actualmente se encuentra en un proceso de implementación y adaptación con el actual proceso de procura, lo cual va a garantizar la calidad de cada uno de los procesos realizados por el mismo.

Es por ello que el propósito que persigue esta investigación es optimizar el proceso de procura de materiales y servicios, diseñando un manual de organización con los respectivos procedimientos para realizar la gestión, para ello se efectuará un seguimiento de las actividades concernientes a la gestión de los productos requeridos por las diferentes secciones del Departamento, esto a través del Sistema SAP utilizado por la empresa para sus operaciones. El presente informe se estructuró en siete (7) capítulos:

Capítulo I. El Problema: Se identifica la problemática existente, los objetivos de la investigación, justificación y alcance.

Capítulo II: Generalidades de la Empresa: El cual muestra la descripción de la empresa, así como del área de trabajo asignado.

Capítulo III: Marco Teórico o Referencial: Abarca los aspectos teóricos utilizados como instrumento y base del estudio realizado.

Capítulo IV: Marco Metodológico: Se describe la metodología puntualizando el tipo de investigación, diseño, población y muestra, y las técnicas e Instrumentos de recolección de datos.

Capítulo V: Situación Actual: Encierra la descripción de la situación actual descubierta mediante las técnicas de recolección de datos.

Capítulo VI: Análisis y Resultados: Comprende los resultados obtenidos del análisis de la entrevista no estructurada aplicada.

Capítulo VII: Situación Propuesta: En la cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el investigador.

Luego se presentan las Conclusiones, Recomendaciones, Referencias

Bibliográficas, Anexos y Apéndices.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

La Corporación Eléctrica Nacional S.A (CORPOELEC) es una organización pública, adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica. Esta corporación está compuesta por un conjunto de empresas de generación, transmisión, distribución y comercialización de la energía eléctrica producida en el país, el cual contribuye de manera fundamental para poner a disposición de los consumidores de energía eléctrica en cantidades suficientes y en forma confiable para el desarrollo del país.

Para poder cumplir con este compromiso es necesario que día a día se cubran las necesidades de cada área que están constantemente consumiendo y requiriendo materiales, servicios y/o suministros según sea el caso. El proceso de procura es aquel que garantiza la obtención de los materiales, servicios u obras que requieran las diferentes áreas de la empresa.

El Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de CORPOELEC se encarga de gestionar el mantenimiento de los equipos y sistemas mecanismos principales, auxiliares y taller para la producción de potencia y energía asociada, además de realizar el proceso de compra o adquisición de materiales y servicios necesarios para el equipo de trabajo. Actualmente, dicha área presenta una serie de inconvenientes, ya que no posee un registro organizado de cómo se debe realizar la gestión de procura; esto se debe a que a mediados del mes de mayo del 2012, se ha venido implementando un nuevo proceso de procura, en vista de que la empresa no podía llevar la misma gestión de antes, ya que de ser una filial pasó a ser perteneciente a un ministerio, por lo que el departamento no cuenta con mucha información sustentada de este nuevo procedimiento. Las unidades encargadas de esta gestión a nivel de la Corporación son las que cuentan con la información necesaria para procesarla; sin embargo su documentación es genérica y debe ser adaptada al área específica y con las necesidades particulares que presenta cada departamento.

En el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua se observaron también otros problemas menores que afectan de manera directa o indirecta el proceso procura y por ende la realización de actividades en el área como:

· Poco personal asignado en el proceso de procura, la cual solo hay dos (2) personas encargadas de dicho proceso.

· Asignación de tareas debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución del proceso de procura.

Esta situación ha generado pérdida de tiempo durante la gestión para realizar una solicitud de pedido y en consecuencia demoras en la entrega del mismo, aunado a una lentitud en la resolución de problemas, extenuación para las unidades encargadas del proceso y dilación de las actividades laborales de los trabajadores en el área.

De continuar con la situación planteada y si las condiciones actuales persisten, evidentemente el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua no podrá tener una organizada y eficiente gestión de procura que garantice una correcta realización de las actividades del departamento que comprende la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras; por lo que seguiría creándose una gran abertura entre los trabajadores y sus actividades laborales, además de la poca disponibilidad de información que se tenga sobre los principales procedimientos que están involucrados en su sistema de gestión operativa, los cuales deben efectuarse al día y deben tener un exhaustivo seguimiento para así optimizar el tiempo de la gestión.

En este sentido, para tener mayor cumplimiento de los objetivos, se llevó a cabo la normalización del proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA), estableciendo métodos y procedimientos que se pueden aplicar para ejecutar el proceso de procura de una forma oportuna y eficiente, teniendo como base la estandarización de los formatos de la gestión interna que se realiza en la Unidad.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Normalizar el proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA).

Objetivos Específicos

· Identificar las distintas unidades (departamentos) involucradas en el proceso de procura de materiales y servicios.

· Describir el procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicio del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua.

· Elaborar el diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura.

· Realizar un análisis FODA para determinar estrategias que permitan tomar decisiones conformes al plan procura.

· Elaborar el manual de organización del proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua.

Justificación

La necesidad de optimizar el proceso de procura en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de la empresa CORPOELEC se origina por la desorganización de las unidades encargadas de dicho proceso y por la falta de información para realizar la gestión desde la planificación hasta su ejecución, seguimiento y control, en la cual a través de un manual se pueda estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo de bienes, materiales y servicios, y la contratación de servicios u obras; esto con el fin de evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de pedido o la contratación de una obra.

El diseño e implementación de este manual formará parte esencial para el desarrollo del proceso de procura del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA), ya que no está establecido un documento administrativo que mantenga clasificada la información de acuerdo a su actividad, ya que los procedimientos actuales se realizan de manera errónea y sin tener en cuenta las adecuaciones o fallas que puedan ocasionar al llevar a cabo la gestión.

Ante dicho compromiso, surge la iniciativa de proponer un manual de procedimientos, con la necesidad o intención de poder trabajar eficientemente con el proceso de procura de materiales y servicios en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de CORPOELEC, la cual pueda ser accedido por los trabajadores, para manejar procedimientos estándares que muestren de una manera práctica cada una de las actividades que deben realizarse dentro de la unidad en cuestión, como formatos y diagramas de flujo del proceso a emplear para mejorar, optimizar y agilizar el rendimiento del personal en la gestión de adquisición, contratación y anticipos.

El manual de organización y procedimientos va a construir una base de diagramas de flujos para el análisis y el mejoramiento de los procedimientos al ejecutar la gestión, conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de las solicitud de pedido, formatos, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores y además facilitar las labores de auditoría y evaluación del control interno.

Alcance

Este estudio se realizó en las instalaciones de la Corporación Eléctrica Nacional, S.A (CORPOELEC) específicamente en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua. La propuesta contempla la normalización del proceso de procura de materiales y servicios del mencionado departamento, donde a través del diseño de un manual de procedimientos se logró asentar un conjunto de procedimientos estandarizados a seguir para facilitar y agilizar el proceso de procura de materiales y servicios, y el acceso de información para quien lo desee.

El análisis del proceso de procura de materiales y servicios ejecutado por el personal del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, se realizó tomando en cuenta la documentación existente sobre la contratación de obras y servicios, la adquisición de bienes y materiales, y el manejo del fondo de anticipos; a través de la revisión, verificación y estudio de la metodología establecida por las unidades encargadas del proceso de procura plasmada en las guías de entrenamiento. Esta información también fue obtenida mediante entrevistas a las unidades encargadas del proceso de procura, a través de la observación directa del proceso y los procedimientos de las actividades que se llevan a cabo en el mismo.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Descripción de la Empresa Corporación Eléctrica Nacional, S.A (CORPOELEC)

La Corporación Eléctrica Nacional, adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica, es la empresa de generación hidroeléctrica más importante que posee Venezuela. CORPOELEC opera las Centrales Hidroeléctricas Simón Bolívar en Guri con una capacidad instalada de 10.000

Megavatios, considerada la segunda en importancia en el mundo, la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre en Macagua con una capacidad instalada de 3.140 Megavatios y Francisco de Miranda en Caruachi, con una capacidad instalada de 2.280 megavatios.

Su ubicación en las caudalosas aguas del río Caroní, al sur del país, le permite producir electricidad en armonía con el ambiente, a un costo razonable y con un significativo ahorro de petróleo. CORPOELEC posee una extensa red de líneas de transmisión que superan los 5.700 Km. cuyo sistema a 800 mil voltios es el quinto sistema instalado en el mundo con líneas de Ultra Alta Tensión en operación. Durante los últimos años, CORPOELEC ha aportado más del 70% de la producción nacional de electricidad a través de sus grandes Centrales Hidroeléctricas, desempeñando un papel fundamental en el desarrollo económico y social de Venezuela.

Reseña Histórica

La Corporación Eléctrica Nacional S.A. (CORPOELEC) es la empresa operadora estatal encargada de la realización de las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de energía eléctrica del país. Se crea mediante decreto presidencial Nº 5.330, en julio de 2007, cuando el Presidente de la República, Hugo Rafael Chávez Frías, establece la reorganización del sector eléctrico nacional con el fin de mejorar el servicio en todo el país. En el Artículo 2º del documento se define a CORPOELEC como una empresa operadora estatal encargada de la realización de las actividades de Generación, Transmisión, Distribución y Comercialización de potencia y energía eléctrica.

Desde que se publicó el decreto de creación de CORPOELEC, todas las empresas del sector: Edelca, La EDC, Enelven, Enelco, Enelbar, Cadafe, Genevapca, Elebol, Eleval, Seneca, Enagen, Caley, Calife y Turboven, trabajan en sinergia para atender el servicio y avanzar en el proceso de integración para garantizar y facilitar la transición armoniosa del sector.

CORPOELEC fue adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica (MPPEE), creado y publicado mediante la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.294, Decreto-Ley Nº 6.991, del 28 de octubre de 2009. La formación de esta sociedad anónima ocurre con la finalidad de mejorar la calidad de servicio del Sistema Eléctrico Nacional (SEN), maximizar la eficiencia en el uso de las fuentes primarias de producción de energía y en la operación del sistema, además, redistribuir las cargas y las funciones de las actuales operadoras del sector.

En cumplimiento con el Decreto-Ley N° 5.330, el cual dictamina que se hará transferir la propiedad de las acciones de las empresas eléctricas públicas, a la Corporación Eléctrica Nacional, S.A, el 17 de noviembre de 2010, dichas empresas del sector firmaron los convenios de integración y consolidación con CORPOELEC, pasando éstas a ser sus filiales y son nombradas a continuación:

· Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA)

· Energía Eléctrica de Venezuela, S.A. (ENELVEN)

· Empresa Nacional de Generación, C.A. (ENAGEN)

· Compañía de Administración y Fomento Eléctrico, S.A. (CADAFE)

· Energía Eléctrica de la Costa Oriental del Lago, C.A. (ENELCO)

· Energía Eléctrica de Barquisimeto, S.A. (ENELBAR)

· Sistema Eléctrico del Estado Nueva Esparta (SÉNECA)

· La Electricidad de Caracas (La EDC)

· Generación de Vapor, C.A (GENEVAPCA)

· La Fundación para el Desarrollo del Servicio Eléctrico (FUNDELEC)

· Electricidad de Ciudad Bolívar, C.A (ELEBOL)

· Electricidad de Valencia, C.A (ELEVAL)

· Compañía Anónima Luz eléctrica de Yaracuy (CALEY)

· La Compañía Anónima Luz y Fuerza Eléctrica de Puerto Cabello (CALIFE)

· Generadora termoeléctrica TURBOVEN.

En la actualidad el proceso de reagrupación avanza para la conformación efectiva de equipos de gestión bajo una gran corporación, aprovechando los valiosos recursos humanos, técnicos y administrativos existentes en cada región. Esta experiencia constituye un hito trascendente hacia el cumplimiento de su compromiso legal de completar, para el 31 de diciembre de 2011, el traspaso definitivo de los activos de todas las empresas eléctricas y su integración total a una única organización responsable de la prestación del servicio de energía eléctrica en Venezuela.

Filosofía de Gestión

Misión

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del Sistema Eléctrico Nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir con el desarrollo político, social y económico del país

Visión

Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano

Valores

· Respeto: Trato justo, digno y tolerante, valorando las ideas y acciones de la personas, en armonía con la comunidad, el ambiente y el cumplimiento d las normas, lineamientos y políticas de la Organización.

· Honestidad: Gestionar de manera transparente y sincera los recursos de la empresa, con sentido de equidad y justicia, conforme al ordenamiento jurídico, normas, lineamientos y políticas para generar confianza dentro y fuera de la organización.

· Responsabilidad: Cumplir en forma oportuna, eficiente y con calidad los deberes y obligaciones, basados en las leyes, normas y procedimientos establecido, con lealtad, mística, ética y profesionalismo para el logro de los objetivos y metas planteadas.

· Humanismo: Valoración de la condición humana, en la convivencia solidaria, sensibilidad ante las dificultades, necesidades y carencias de los demás, manifestada en acciones orientadas al desarrollo integral y al bienestar individual y colectivo.

· Compromiso: Disposición de los trabajadores y la organización para cumplir los acuerdos, metas, objetivos y lineamientos establecidos con constancia y convicción, apoyando el desarrollo integral de la Nación.

· Solidaridad: Actitud permanente y espontánea de apoyo y colaboración para contribuir a la solución de situaciones que afectan a los trabajadores y comunidades, para mejorar su calidad de vida.

· Humildad: Capacidad de reconocer y aceptar las fortalezas y debilidades, expresadas en la sencillez de los trabajadores, que permita la apertura al crecimiento humano y Organizacional

Sector Productivo

CORPOELEC pertenece al sector de energía, estando sus actividades dirigidas a la producción, transporte y comercialización de la Energía Eléctrica.

Tipo de Mercado

CORPOELEC cuenta con una cartera de clientes diversificada con lo cual se ha reducido la dependencia respecto de los grandes clientes. Alcanzando mayor participación en los Mercados Eléctricos de los países vecinos. Figurando como una importante empresa en telecomunicaciones en el segmento de transporte de energía de larga distancia nacional. La gestión comercial de CORPOELEC se agrupa en dos mercados a saber:

· Mercado de clientes no regulados: El mercado de clientes directos o no regulados, agrupa aquellos clientes con los que CORPOELEC ha firmado contratos bilaterales para el suministro de energía; y está conformado principalmente por la industria electrointensiva ubicada en Guayana, sector hierro y acero, sector aluminio, sector petróleo, sector forestal, sector manufacturero, empresas hidrológicas.

· Mercado de clientes regulados o indirectos: Comprende a todos aquellos clientes cuya tarifa está sujeta a regulaciones emanadas del ejecutivo nacional y está conformado por las principales empresas eléctricas distribuidoras del país, a saber: Corpoelec-Cadafe, Corpoelec- Enelven, Corpoelec- Enelco, Corpoelec-Electricidad de Caracas.

Objetivos de la Empresa

· Generar y transmitir Energía Eléctrica en forma confiable y con altos estándares de calidad.

· Desarrollar y construir los proyectos necesarios de acuerdo al crecimiento de la población para cubrir la demanda de Guayana y el país.

Funciones de la Empresa

· Velar por el manejo integral de las cuencas hidrográficas, así como las zonas de ubicación de sus plantas de generación y de los sistemas de transmisión.

· Garantizar la disponibilidad y la satisfacción de los recursos humanos.

· Ofrecer disponibilidad de los recursos financieros.

· Garantizar la capacidad de Generación y Transmisión del Sistema Eléctrico en operación comercial, para vender a sus clientes energía eléctrica, cumpliendo así con los requerimientos de confiabilidad, calidad y productividad.

· Facilitar y garantizar los recursos materiales y/o servicios.

Procesos Medulares

Generación

El parque de generación del Sistema Eléctrico Nacional, asciende a unos 24.000 megavatios de capacidad instalada y está conformado por un significativo número de infraestructuras, localizadas en su mayoría, en la región de Guayana, donde funcionan los complejos hidroeléctricos más grandes del país. Éstos ofrecen más del 62% del potencial eléctrico que llega a hogares e industrias de toda la Nación.

Otro 35% de la generación de electricidad proviene de plantas termoeléctricas, y casi un 3% corresponde al sistema de generación distribuida, conformada por grupos electrógenos. Esto ha sido posible, gracias al rescate del parque de generación por parte de la Corporación Eléctrica Nacional, que viene de sufrir más de dos décadas de desinversión, lo que le ha proporcionado fragilidad al sistema eléctrico, haciéndolo, sobre todo, dependiente de una sola fuente generadora.

CORPOELEC viene revirtiendo esa situación, y por eso está empeñada en ofrecerle a los venezolanos y venezolanas, un sector eléctrico digno, confiable y de calidad, invirtiendo importantes recursos para ampliar y reforzar el parque de generación, y a la vez promueve el desarrollo de fuentes alternativas de energía, como la eólica o solar.

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