A pesar de la normativa Alfonsina, hasta finales del siglo XIII parece que la consignación de la nota era in cartulis, en hojas sueltas, ya que las referencias documentales aluden siempre a notas y no a libros. De hecho, no se conocen registros castellanos –tampoco aragoneses- de esta primera época, mientras que sí se conservan notas procedentes de los escritorios gallegos de época Alfonsina. En estas hojas, de pequeño formato, se asentaban las breves notas, redactadas en concepción subjetiva, de los negocios escriturados.
A partir del siglo XIII, parece que las notas se asientan ya in libris en los territorios castellanos. Sin embargo, lo cierto es que se conservan muy pocos registros notariales castellanos anteriores al siglo XV, aunque consta su existencia.
Seguramente, los registros no se encuadernaban, sino que se guardaban en cuadernos, a veces protegidos por un simple cartapacio o cubierta, hecho que no ha facilitado su conservación. Esta situación perdurará hasta los Reyes Católicos, cuya legislación más explícita comenzó a dar sus frutos, resultó determinante para la evolución del protocolo y fue acatada de forma progresiva por los escribanos, los cuales muestran en el siglo XVI un mayor interés por la conservación de sus libros.
Los registros castellanos estaban integrados por varios cuadernos, en cuarto o en folio y ligados en forma de libro, bien previamente a la escritura de notas bien a posteriori.
En cuanto al sistema de datación, la era hispánica, que había perdurado en Castilla hasta mediados del siglo XIV, es sustituida por la Natividad mediante provisión del monarca Juan I en 1383.
Finalmente, la lengua utilizada en los registros era el castellano. En Castilla, de hecho, se observa una más temprana desaparición de la lengua culta, el latín.
La aparición del protocolo en la Edad Moderna
Si bien las principales transformaciones de la institución notarial se producirán en la segunda mitad del siglo XIX con la Ley marco de 1862, las del protocolo se darán en Castilla a principios del siglo XVI. La promulgación de la Pragmática de Alcalá, de 1503, por la que Isabel las Católica aprueba las Ordenanzas de los escribanos del reino, supone la culminación de un proceso y da carta de naturaleza al protocolo en el sentido actual, con la matriz original y única de cada escritura, redactada por extenso, consentida y firmada por las partes –y testigos en su caso- y con la autorización notarial, aunque de momento sin signo.
Su promulgación fue motivada por los problemas de inseguridad jurídica derivados, entre otras razones, del sistema de registración medieval, en el cual las notas eran muy abreviadas, hecho que además suponía una desnaturalización de la misma función notarial.
En síntesis, el escribano quedaba obligado a llevar un libro o protocolo. En él debía asentar las escrituras por extenso, con anotación de la data crónica y tópica, con todos los pactos y cláusulas, con las firmas de otorgantes y testigos y con el salvamiento de enmiendas. Las copias de las escrituras libradas a los interesados serían reproducción literal del protocolo. Se reforzaba la obligación de custodia de los protocolos por parte de los notarios.
Finalmente, se determinaba una serie de requisitos externos de los documentos –escritura en buena letra cortesana, hojas completas sin grandes márgenes y con treinta y cinco líneas-, toda vez que se fijaban los derechos de los escribanos y se explicitaban otras cuestiones como la refacción de las cartas.
Esta norma fundamental, reforzada por algunas disposiciones de cortes posteriores, tuvo una implantación progresiva en toda la Corona de Castilla. Sus consecuencias positivas son evidentes, ya que en la mayoría de los archivos las series notariales comienzan a partir de esa fecha.
Con el nuevo sistema derivado de la Pragmática de Alcalá, desaparece el antiguo registro de notas literales, quedando un libro de notas único y general para todos los otorgamientos. Las escrituras matrices se escriben ahora por extenso, siendo escasas las cláusulas etceteradas, llevan data individualizada y son firmadas por los otorgantes y los testigos; y cuando algún otorgante no sabía firmar lo hacía uno de los testigos en su nombre. El notario, primero solo firmará y, entrado el siglo XVIII, signará. Sin embargo, este nuevo protocolo continúa, de momento, recibiendo el antiguo nombre de registro.
Los libros registro, formados por diversos cuadernos generalmente de tamaño folio, son ya encuadernados, a posteriori de su formación, y foliados. Además se acompañan de un índice sumario e otorgantes que se incluye en el volumen. Cada libro corresponde a un año natural o a una fracción del mismo si el número de los otorgamientos lo requiere.
Por su parte, la redacción textual acentúa la farragosidad de la composición y nace un estilo o curso de notaría característico. A veces, la extensión por escrito de la matriz está preparada previamente, rellenándose en el acto del otorgamiento los espacios en blanco dejados para la reseña de los otorgantes, las cláusulas dispositivas, la fecha o los testigos, hecho que se hace evidente por las diferencias de letra y de tinta.
En el siglo XVII tiene lugar la implantación del papel timbrado o sellado, obligatorio para toda la escrituración notarial, mediante la Pragmática de Felipe IV de 1636.
Este hecho determinó el cambio de las características externas del protocolo castellano. Así, su formato quedó uniformizado en tamaño folio, desapareciendo los registros en cuarto, que aun se confeccionaban en algunas partes.
Durante este siglo tiene lugar, igualmente, el abandono del sistema de datación por el estilo de la Natividad y la progresiva implantación del estilo de la Circuncisión, es decir, el 1 de enero, sistema que ya se había iniciado en el siglo anterior.
Durante el siglo XVIII se producen pocos cambios en los protocolos castellanos. Se introduce la práctica de signar el notario cada otorgamiento, que antes solo se firmaba. A su vez, la composición textual se simplifica y racionaliza, la tipificación negocial tiende a la normalización y unificación y la redacción es más sobria y menos reiterativa. Respecto a los otorgamientos, escritos ya en letra humanística o itálica, no se asientan continuadamente, sino que queda en blanco el resto de la hoja en que finalizan, empezando cada matriz en un pliego independiente.
Las diferentes series de registros y protocolos
Para la época medieval y moderna, la tipología de registros, protocolos y libros notariales es ciertamente amplia, según el momento histórico y el lugar concreto de autorización del documento. En síntesis, dos serían los criterios básicos de clasificación de estos libros: el mismo proceso de escrituración o redacción del instrumento notarial y la agrupación de los contratos por materias, cuestión también muy variable según el lugar y la época.
Los registros resultantes del proceso de redacción.
En Castilla, los autores se debaten entre la existencia de un sistema bi-instrumental de redacción, establecido por las Partidas –nota en registro y carta- y otro sistema tri-instrumental, considerado en el Espéculo –nota, registro y carta, aunque la primera, en una propuesta del todo contraria a derecho, debe después romperse-. Y lo cierto es que esta cuestión, que no queda suficientemente fijada por la norma, tampoco puede ser clarificada por la práctica, ante la escasez de notas y especialmente de libros notariales conservados.
El primer sistema es defendido, por ejemplo, por Rodríguez Adrados, mientras que el segundo es argumentado por Bono, quien matiza que la segunda redacción, el registro, solo se hizo en contadas ocasiones y de forma imperfecta.
Parece prudente concluir que los datos actuales abogan más por la generalización de una doble redacción –nota en poder del notario y carta librada al otorgante- y, esporádicamente, la existencia de una tercera en función de determinados contenidos. Y ello hasta la notable reforma de la Pragmática de Alcalá de Henares, de 1503, que sentó las bases del protocolo moderno, establecido siglos después por la Ley marco de 1862.
Los registros según el tipo de contrato
De acuerdo con la actividad y la ubicación de las escribanías, especialmente en determinados lugares de elevado tráfico mercantil, desde el mismo siglo XIII las series notariales se diversifican. De este modo, del núcleo central del registro común nacen los libros especiales, que agrupaban los contratos por materias. Este fenómeno es más frecuente en la Corona de Aragón, y especialmente en Cataluña, donde el hecho de escrituración notarial es más rico. No es tan conocida su existencia en Castilla, donde en cualquier caso podemos hallar divisiones internas por tipologías dentro de un mismo volumen. Este fenómeno decae en el siglo XVIII, con la transformación del registro en protocolo, y desaparece de manera definitiva en el siglo XIX.
Por ejemplo, los testamentos desde el mismo siglo XIII forman libro aparte y, por su carácter reservado, ni aparecen en los manuales o borradores. Asimismo, las compraventas y establecimientos; los censales y virolarios; las comandas, usuales en los notarios de clientela mercantil del siglo XIV; los seguros marítimos, a partir del siglo XV; los poderes; los requerimientos y las apelaciones; los albaceazgos de herencias notables; los capítulos matrimoniales y las concordias, desde el mismo siglo XIII; los inventarios y las almonedas, desde el siglo XIV.
También debemos mencionar los libros de negocios de ciertos señores, laicos y eclesiásticos. Por ejemplo, libros de recibos, derivados del pago de las pensiones de los censales; de contratos referentes a órdenes religiosas; de actas y contratos de cofradías y gremios; o de cabreos, es decir, de confesiones de dominio y reconocimiento de rentas y derechos dominicales. Y los libros de judíos, usuales en muchos fondos de protocolos.
Y todo ello sin olvidar la rica tipología de registros y protocolos derivada de la amplia intervención del notario o escribano en otras esferas, distintas de la actual en el campo puramente extrajudicial o contractual privado. Por ejemplo, los libros de curia, debido a su actuación en este caso como auxiliar de la función judicial en diferentes instancias, con variados tipos documentales; los libros de las escribanías especiales de Marina, existentes en las capitales de las extinguidas provincias marítimas a partir del siglo XVIII; o los libros de escribanías diversas, como la de Rentas, Arbitrios y Monopolios del Estado, la de Desamortización y Venta de Bienes Nacionales, la de Juzgado de Hacienda, la de Real Intendencia y subdelegación de rentas, básicamente de los siglos XVII y XIX.
A partir de la Ley del Notariado de 1862 y de acuerdo con la legislación sectorial posterior, los tipos de libros notariales quedan establecidos. Además del protocolo general y de los índices correspondientes, los notarios generan también protocolos especiales, que podemos hallar en los archivos y que se sintetizan de la siguiente manera:
Protocolos reservados de testamentos, en los cuales, de acuerdo con el artículo 34 de la Ley del Notariado, los notarios insertarán, con la numeración correspondiente, copia de la carpeta de los testamentos y codicilos cerrados, cuyo otorgamiento hubieran autorizado, y los testamentos y codicilos abiertos cuando los testadores lo solicitaren. No es necesario que se genere un libro por cada año.
Protocolos reservados de filiaciones, en los cuales, de acuerdo con el artículo 35 de la misma ley, los notarios insertarán las escrituras matrices de reconocimiento de los hijos naturales, cuando no quieran los interesados que consten en el registro general. Tampoco necesitarán formar cada año protocolo diferente.
Libros indicadores, los cuales, de acuerdo con el artículo 264 del reglamento notarial de 1944 –reformado en enero de 2007-, se llevarán por cada año natural y estarán integrados por dos secciones. En la primera se anotarán por la fecha del traslado a papel de las copias electrónicas, los testimonios en soporte papel de las comunicaciones o notificaciones electrónicas recibidas o efectuadas y las legitimaciones de firmas electrónicas. En la segunda, se comprenderán los testimonios por exhibición, de vigencia de leyes, de legitimación de firmas y las certificaciones de saldo y de asiento que se realicen en soporte papel.
Protocolos especiales de protestos de letras de cambio y otros documentos mercantiles, que se inician en 1967, aunque decaen gradualmente a raíz de la Ley Cambiaria y del Cheque de 1985. En la actualidad son muy pocos los protestos que se ejecutan por esta vía.
Libros registro de operaciones mercantiles, obligatorios para todos los notarios desde primero de octubre del año 2000, a raíz de la integración de corredores de comercio y notarios, y opcionales a partir de enero de 2007, ya que los notarios pueden optar por incorporar las pólizas en el protocolo general, previa comunicación a los colegios notariales.
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Autor:
Josep Bernis
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