Diplomática de los documentos notariales castellanos: tipología

Introducción

Como sabemos, el notario es la persona encargada de dar fe pública, de acuerdo con las leyes y en régimen profesional, de los contratos y otros actos extrajudiciales. De hecho, la figura del notario, en el mundo latino no se puede desvincular del concepto fundamental de fe pública.

Ésta se puede definir, en general, como la autoridad legítima atribuida por el poder a determinadas personas (notarios, registradores, secretarios judiciales, cónsules…), para que los documentos que autoricen sean considerados como auténticos y su contenido sea tomado por veraz. Así, dotado de una autoridad que emana del poder, el notario eleva a público el documento, lo convierte en válido y le confiere valor de prueba, con la finalidad de garantizar la seguridad jurídica en derecho privado.

El concepto de protocolo

El término protocolo (del latín protocollum) proviene de la combinación del griego protos ("primero") y del latín collum o collatio ("cotejo con el original"). La combinación de estos dos significados es coherente con el sentido actual como libro donde se inscribe la primera matriz o escritura original de los instrumentos.

Sin embargo, esta recreación del término protocolo obrada por la ley, aunque se puede relacionar en cierta forma con su etimología, no obedece en cambio a su tradición histórica. Porque, antes del siglo XVI en Castilla, cuando se introduce el verdadero protocolo con los instrumentos originales, los libros notariales son simples registros, es decir, la colección ordenada de un conjunto de documentos en su primera fase textual.

Estos registros no contienen la escritura original con la completio del notario, original constituido entonces por la carta in mundum que se libraba al otorgante. Como tampoco el protocolo era el conjunto de escrituras de un año, ya que en muchas ocasiones un registro podía abrazar periodos cronológicos muy amplios. El término protocolo se utilizaba tanto para designar el asiento del registro como el registro mismo.

La génesis de los registros notariales

El concepto de registro arraiga en la doctrina que surge del renacimiento del derecho en el mundo occidental durante los siglos XII y XIII. Según esta nueva formulación, que suponía una renovación del sistema documental y que fue reforzada por los canonistas, el antiguo tabelión era, como el juez, una publica persona, y el instrumento público necesitaba una forma reglada de producción. Es decir, para garantizar su autenticidad, el instrumento requiere la formulación previa de una redacción sumaria del negocio escriturado: la scheda o imbreviatura, que contiene la esencia del negocio jurídico, previa a la charta, mundum o instrumentum publicum, que constituye el documento definitivo.

Las primeras notas conocidas se documentan en el norte de Italia, a mediados del siglo XII. El proceso de aparición del registro notarial tuvo tres fases. En un primer periodo, hasta mediados del siglo XI, el notario tomaba unas notas taquigráficas de los documentos, que solían aparecer al dorso de la carta original.

Después, desde mediados del siglo XII, el notario redactaba un resumen del original en un pergamino, que bajo el nombre de notula o imbreviatura, conservaba en su poder, en forma de pequeño legajo o cosidos por los márgenes (escripturación in cartulis).

En último término, al final del mismo siglo, la dificultad de manejo de las cartas yuxtapuestas y el interés de conservarlas estimuló la solución más práctica de copiuarlas en un libro registro (escripturación in libris). Había nacido el manual o registro notarial.

Los precedente legislativos castellanos eran bastante claros. De este modo, el Fuero Real (1255) obligaba a conservar las notas que habán servido para redactar un instrumento. Poco después, tanto el Espéculo (1260) como las Partidas (1270-1280) abundaban en el proceso formativo del instrumento y determinaban la creación del libro registro.

A pesar de ello, en Castilla, su confección no será nunca tan cuidada, y lo cierto es que la mayoría de los registros castellanos medievales no perdurarán, al igual que los registros de la Cancillería real y a diferencia de Cataluña, donde es ingente la cantidad de volúmenes conservados desde el mismo siglo XIII.

Los registros castellanos bajomedievales

En Castilla, la redacción de la nota o asiento, que contenía la esencia del negocio, culminaba con su registración en un libro o cuaderno destinado a este fin, tal como se formula en las Partidas ("deven aver un libro por registro, en que escrivan las notas de todas las cartas").