Contabilidad de los fenómenos patrimoniales (página 4)

5.1.3. La presentación y revelación de los resultados

La revelación de resultados de la operación se hace mediante la confrontación de los ingresos con los gastos. Aunque tenga lugar un aumento simultaneo de los gastos y los ingresos, prevalece la lógica de que los ingresos han de ser mayores que los gastos, es decir, que la empresa debería tener ganancias en sus actividades. Con este objetivo en mente, se puede concluir que tanto el Balance Patrimonial como el Estado de Resultados son elaborados con base en el conocimiento sobre las cuentas o grupos de ellas tanto en el Balance como en el Estado de Resultados, la conceptualización sobre lo que son las cuentas patrimoniales y la revelación de los resultados (De Souza, 2002).

Como puede verse, el Patrimonio Neto inicial ha sido aumentado en $ 14.200.000.000 con motivo del logro de utilidades operacionales ($ 6.500.000) y no-operacionales ($ 4.200.000) y la capitalización de los socios ($ 3.500.000) al pasar de empresa de un solo dueño a sociedad de responsabilidad limitada. Este son hechos contables modificativo y aumentativo. Es importante mencionar que la declaratoria de parte de la cuenta por cobrar a Clientes a Deuda de difícil cobro ($ 50.000) configura un hecho permutativo que no altera el Patrimonio Neto.

En Contabilidad Gerencial, la forma de mostrar la ganancia por la revelación de los resultados es totalmente desvinculada de la forma tradicional.

5.2. LOS GASTOS OPERACIONALES

Las empresas requieren hacer gastos complementarios para poder desarrollar el objeto social. Tomemos como ejemplo el Almacen de Electrodomesticos "El Yiyo", el cual a 28 de Septiembre de 20xx, presenta la siguiente informacion financiera:

Supongamos que la empresa aun requiere actualizar las siguientes transacciones:

La empresa recibe la cuenta de cobro por $ 3.600.000 por un mes de arrendamiento donde funcionan las oficinas, los cuales ha sido acordado pagar en el siguiente mes.

El Jueves llegan los recibos de las cuentas de energía y teléfonos del almacén por $ 640.000, las cuales son pagadas con cheque de manera casi inmediata.

En estas operaciones ocurren dos situaciones: la primera es el gasto del arrendamiento de instalaciones con carácter administrativo y la segunda es el gasto de servicios públicos consumidos en el local de las ventas. Ambos asientos indican un efecto modificativo diminutivo del patrimonio. Veamos su reflejo en el Balance Patrimonial y la Revelación de resultados:

Como puede verse, la utilidad del ejercicio ha pasado de $ 30.000.000 a $ 25.760.000. La cuenta de Caja absorbe una parte de los gastos por valor d $ 640.000 pasando desde $ 20.000.000 a $ 19.360.000 mientras que la otra parte del gasto por valor de $ 3.600.000 ha sido registrada como obligaciones corrientes de la empresa que también han pasado de $ 25.000.000 a $ 28.600.000. Dado que el patrimonio neto ha disminuido, se confirma el carácter modificativo diminutivo de los registros.

5.3. OPERACIONES CON PROVISIONES

Para completar las principales operaciones mercantiles que modifican de modo particular la identificación patrimonial y de resultado, veamos los asientos para la creación de las provisiones:

5.3.1. Provisiones Pasivas

Entre las provisiones pasivas podemos ilustrar la provisión por de salarios y la provisión de prestaciones sociales. Como se sabe, generalmente la Nomina de pagos del mes se paga dentro de los cinco primeros días del mes siguiente, lo cual da lugar a la creación de una provisión llamada "Salarios por Pagar" relacionada con pagos actualizados de ejecución inmediata y otra denominada "Para Obligaciones Laborales" que incluye los pagos causados estimados para entregar al trabajador al momento de su retiro de la empresa. Suponiendo que la nomina del mes de Septiembre del Almacén Yiyo asciende a la suma de $ 6.600.000 y que las deducciones practicadas a los trabajadores fueron:

Los asientos efectuados el último día del mes fueron:

Como veremos más adelante, los registros originados en la creación de provisiones pasivas reducen el Patrimonio Neto, por lo tanto se trata de hechos contables Modificativos diminutivos.

5.3.2. Provisiones Activas

Diferente a las provisiones pasivas, las provisiones activas no tienen como meta compensar los gastos con obligaciones, sino preparar las condiciones para afrontar adecuadamente la disminución de los bienes y derechos por pérdidas o desgastes que ocasionan la disminución del patrimonio. Entre estas, ilustramos la creación de provisiones para pérdidas por cuentas incobrables y las provisiones para la depreciación de bienes.

Cuando una empresa encuentra que una cuenta a cobrar no puede cobrarse, debe reconocer que ya no tiene ningún valor y no debería llevarse como un activo. Al remover esta cuenta de los libros, la empresa incurre un nuevo tipo de gasto: Gasto de Cuentas Incobrables. La mayoría de los empresarios asumen que este gasto es de carácter administrativo, pero en realidad este es un gasto de ventas.

La contabilización del Gasto de Cuentas Incobrables es muy simple. Suponiendo que el Almacén Yiyo tiene una cuenta de difícil cobro nuevamente vencida por $ 20.000, la cual se considera incobrable, ya que se han hecho todos los esfuerzos posibles para hacerla efectiva. En consecuencia, la empresa debe hacer el siguiente asiento:

Los activos depreciables son aquellos bienes inmovilizados (tales como edificios, maquinaria, muebles y enseres, etc.) que por causa del desgaste, deterioro natural o por caer en desuso pierden su valor con el tiempo. Para depreciar un bien, se requiere hacer dos estimaciones iniciales: la estimación de la vida útil y la estimación del valor de salvamento. El método de línea recta es todavía, sin duda alguna el método de depreciación de uso más común.

La cifra de depreciación periódica se encuentra dividiendo el costo total depreciable (e costo total menos cualquier valor de salvamento) por el número de periodos de vida estimada. Suponiendo que el equipo de oficina del almacén Yiyo tenga una vida útil de 10 años y un valor de salvamento de $ 1.600.000, su depreciación mensual será de $ 70.000. Por consiguiente, cada final de mes durante un total de diez años, haría el siguiente asiento:

Como una empresa puede poseer varias cuentas de bienes permanentes, lo ideal seria que sus bienes sean registrados inicialmente por su valor de adquisición y la depreciación periódica vaya mostrando los respectivos desgastes. Las provisiones activas o pasivas disminuyen el Patrimonio Neto, dado que los gastos aumentan mientras que los bienes y derechos activos son disminuidos, como puede verse en el Balance Patrimonial y la Revelación de resultados, mostrados más adelante.

5.4. OPERACIONES CON IMPUESTOS A LA RENTA Y RESERVAS

Dándole secuencia al ejercicio, es bueno finalizar las ilustraciones con el cálculo del impuesto a la renta, las reservas obligatorias y las utilidades remanentes del ejercicio. Para ello nos valemos del siguiente asiento cuyos valores son mostrados en el Balance Patrimonial y la Revelación de resultados, al final de la ilustración:

Este asiento muestra la creación de la provisión del impuesto a la renta (33%) y de las reservas obligatorias (10%), que en términos del efecto del hecho contable corresponde con el aumento de un gasto, y el aumento de pasivos y de patrimonio. Esto puede verse mejor en el siguiente Balance Patrimonial y la Revelación de resultados:

5.5. LOS ASIENTOS DE AJUSTE

Se entiende por Ajuste, el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Debemos utilizar asientos de ajuste siempre que cualquier transacción afecte los ingresos o los gastos durante más de un periodo contable, estos asientos se podrían hacer de forma diaria, pero por asuntos prácticos estos deben hacerse mejor cada final de periodo.

El número de ajustes que se pueden hacer al finalizar el mes son innumerables, pero los más importantes caen dentro de cuatro categorías:

5.5.1. Ajustes para desglosar el ingreso causado

Este es el clásico ejemplo de ventas hechas por anticipado, en el que los ingresos recibidos por adelantado representan un pasivo diferido. Por ejemplo, en el caso de las contratos de obra, cuando se le ha cancelado el total de la obra al contratista sin haberla terminado, en cada periodo posterior, este tiene que considerar como ingreso del periodo únicamente la parte proporcional del avance efectuado y, el saldo de dichos ingresos, continuara registrado en la cuenta de pasivos diferidos hasta la total culminación de la obra.

Ejemplo: Si el 28 de Agosto de 20xx la empresa Vigilancia del Norte SCS., recibe del Almacén Tierra Santa Ltda., la suma de $ 360.000 por concepto de los servicios de seguridad nocturna de los meses de septiembre, octubre y noviembre, este día, la empresa receptora de los dineros, registra el siguiente asiento:

Ejemplo: Hacer el asiento de ajuste al vencimiento del primer mes de contratación.

Si el 28 de agosto de 20xx el valor de $ 360.000 recibidos por la empresa Vigilancia del Norte SCS., corresponden a tres meses de seguridad nocturna sobre el local del almacén Tierra Santa Ltda., el valor causado por la prestación de los servicios durante el primer mes es:

$ 360.000.000

Valor mensual de los servicios = ———————– = $ 120.000

3 meses

5.5.2. Ajustes para registrar el no pago de una obligación

Ahora, en contrario, así como una empresa puede recibir dineros anticipado, también puede pagar anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Cuando la empresa ha devengado un ingreso y no se ha cobrado, el valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debe realizar un ajuste por el valor correspondiente, debitando una cuenta de Activos denominada Ingresos por Cobrar y acredita la cuenta del ingreso respectivo.

Otro caso muy común para este tipo de ajuste es el de las ventas que ya se han efectuado a los clientes, pero que aun no han sido cobradas, generalmente se trata de ventas que se han hecho sobre una cuota inicial como es el caso de los artefactos eléctricos u otros tipos de insumos.

Ejemplo: La empresa Pedro Picalúa e Hijos Ltda., presta el servicio de arrendamiento de fotocopiadoras a otras empresas. Si al finalizar el periodo contable, la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda. no ha cancelado el valor de un mes del servicio por $ 500.000, el arrendador efectúa el siguiente asiento:

5.5.3. Ajustes para registrar los gastos acumulados

El ejemplo más común de este tipo de asiento de ajuste son aquellos por los cuales una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa y debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. Para ello, debita la cuenta del gasto correspondiente y acredita la cuenta de Costos y gastos por pagar.

Ejemplo: Al finalizar el mes de septiembre, a la Urbanizadora Vista al Mar Ltda., no le han llegado las cuentas de cobro por los servicios públicos por cuya razón hace un estimado de las cuentas pendientes de pago así: AAA S.A. por servicios de Agua $ 488.300, Telmex por servicios de teléfono $ 125.000 y Electricaribe por servicios de energía $287.200 y registra:

Ejemplo: Si el dia 4 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de AAA S.A. por valor de $ 480.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:

Ejemplo: Si el dia 7 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de Electricaribe S.A. por valor de $ 300.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:

Ejemplo: Si el dia 10 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de Telmex S.A. por valor de $ 125.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:

5.5.4. Ajustes para desglosar el costo causado

Una compra (o costo) que beneficiará a la empresa durante más de un periodo contable, por ejemplo, cuando una empresa adquiere un seguro, inicialmente debe considerar la totalidad del gasto pagado como un activo e, ir reconociendo, ejercicio tras ejercicio, como gasto del ejercicio, únicamente la parte proporcional de la adquisición efectuada y, el saldo de dicho gasto continuara registrado en la cuenta de activos diferidos hasta su consumo total.

Los activos diferidos comprenden los Gastos pagados por anticipado y los Cargos diferidos. Los Gastos pagados por anticipado representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. Los Cargos diferidos, representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.

Ejemplo de la amortización de diferidos: Al llegar el extracto bancario, la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda., apenas se entera que el 21 de Agosto de 20xx BANOCCIDENTE había descontado directamente del préstamo la suma de $ 225.000 por intereses anticipados de un trimestre. Calcular el ajuste de amortización a 30 de junio.

Asiento de corrección

Interés del trimestre $ 225.000, interés mensual $ 75.000

Tiempo de amortización:

Lapso entre el 21 y el 31 de agosto: 10 días

Valor de la amortización en 10 días: $ 25.000

Asiento de ajuste

Ejemplo de la depreciación: En la apertura del negocio en ocho de agosto de 20xx la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda. contaba con un edificio por 220.000.000 de los cuales 95.000.000 corresponden al valor del terreno. El valor de salvamento del edificio es de $ 5.000.000. Se pide el cálculo de la depreciación anual, mensual y a 31 de Agosto, de cada bien depreciable.

Solución: La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el activo se va consumiendo totalmente durante su vida útil o puede considerarse que al final conserva un valor residual, cuota de rescate o salvamento, teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.

Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuyan a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el desgaste debido al número de unidades producidas, el deterioro por el tiempo, o a veces se toma como vida útil legal aquella reglamentada por el estatuto tributario.

El terreno no es un bien depreciable, mientras que la edificación, la maquinaria, el equipo de oficina y los vehículos si lo son. De Acuerdo con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

En este caso, la alícuota por depreciación de la edificación, se calcula así:

Valor que se registra en Edificio $ 220.000.000 – 95.000.000 – 5.000.000 = 120.000.000

$ 120.000.000

Depreciación anual Edificio = ———————– = $ 6.000.000

20 años

$ 120.000.000

Depreciación mensual Edificio = ————————— = $ 500.000

20 años * 12 meses

120.000.000* 23 días

Depreciación del edificio al 31 de agosto: ———————————– = $ 383.333

20*360dias

Asiento de ajuste por la depreciación del edificio:

Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar un resumen o Comprobante Diario de los asientos de ajuste, así como el que se muestra a continuación, aplicado a la empresa Pintura, Arte y Decoración Ltda:

5.6. LOS ASIENTOS DE CIERRE DEL PERIODO CONTABLE

Por regla general, el periodo contable es de un año, comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre, aunque en la práctica puede resultar conveniente trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos derivados de ellas, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una ganancia.

Recordemos que la ganancia o utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

Los asientos de cierre tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias. Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cuentas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su cancelación  se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

Ejemplo: Sea la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda. cuyos ingresos están constituidos por ventas de mercancías y alguna utilidad en venta de propiedades. La eliminación de estas cuentas procede de la siguiente manera:

Por ser las cuentas de ingreso de saldo crédito, su cancelación se efectúa mediante anotaciones por su mismo valor en el debito y utilizando como contracuenta la 5905 Ganancias y Perdidas

Del mismo modo, la cancelación de los gastos y costos de la empresa Pinturas Arte y Decoración se realiza mediante la contracuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, así:

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $ 4.439.457 [esto es, Crédito: 12.200.000 – Débito: 7.760.543], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio. El saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, por lo tanto, la cuenta 5905 la cancelamos contra las cuentas 3605 Utilidad del Ejercicio, 3305 Reservas Obligatorias (10%) y 2615 Para Obligaciones Fiscales (35%):

El resumen o Comprobante Diario por estos asientos de cierre del periodo, es:

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance activos, pasivos y patrimonio. Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio  como utilidad o como pérdida.

En conclusión, lo que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 3605 o la 3610, según sea el caso.

5.7. LOS PAPELES DE TRABAJO

Con el advenimiento de los recursos informáticos al servicio del procesamiento de datos y cálculos numéricos con diversas variables, en rapidez y volumen apreciable, la tecnología contable continuará progresando en su espectro de aplicaciones. (LOPES DE SA, 2008). Sin embargo, en contextos sociales de escaso desarrollo tecnológico, los medios mecánicos de forma columnaria como las llamadas "hojas o papeles de trabajo" y los libros de contabilidad, seguirán en uso por mucho más tiempo en numerosas micros y pequeñas empresas en la que logran ubicarse laboralmente muchos de nuestros contadores.

La forma columnaria, para organizar ordenadamente la información contable que se necesita para la preparación de los asientos de ajustes, los asientos de cierre y los estados periódicos, permite sumar cómodamente los datos incluidos en los asientos de ajustes y cierre y, comprobar la igualdad de la suma de saldos de los estados periódicos.

El procedimiento para preparar una Hoja de Trabajo es el siguiente:

• Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboración, en 3 líneas, centradas.

• Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: Balance de Comprobación, Asientos de Ajustes, Balance de Prueba Ajustado, Ingresos y Gastos, Balance General

• Se anotan los datos del Balance de Comprobación.

• Se anotan los asientos de ajustes tomados del Comprobante Diario correspondiente. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece también junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.

• Se obtiene el Balance de Prueba Ajustado, sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de cada cuenta. Para obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman débitos más débitos y se restan los créditos. En caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman créditos más créditos y se restan los débitos. De ser necesario, se insertaran nuevas líneas para las cuentas necesarias teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya anotado en las dos primeras columnas. Se suman las columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas iguales.

• Se anotan las partidas de ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos. Se totalizar las columnas del Estado de Ingreso.

• Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).

• Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Balance General.

• Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Balance General. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.

Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:

• El Estado de Resultado

• El Balance General Clasificado

• Los asientos de ajuste del diario

• Los asientos de cierre del diario

5.8. CONTROL DE INVENTARIOS

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial)

• Compras

• Devoluciones en compra

• Ventas

• Devoluciones en ventas

• Inventario (final)

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

Compras: En el sistema de inventario permanente no se utiliza la cuenta de compras (De Mercancías), sino que las mercancías adquiridas entran directamente a la cuenta de inventarios (Mercancías no Fabricadas por la Empresa). En ambos sistemas, el control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías, antes de llegar a su almacenamiento dentro de la empresa, tales como fletes, recargos, etc., hacen parte integral del costo de adquisición de la mercancía.

Las Devoluciones en compra, reflejan toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en Venta; la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancías.

El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, más el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta.

Tal como ya ha sido mencionado anteriormente, en el sistema de inventario periódico, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.

El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes para saber si pueden atender tal pedido o no.

En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos). Sin embargo, al final del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros mediante conteo físico. Estos asientos pueden realizarse como ajustes o en el proceso de cierre.

Por su parte, las empresas que adoptan el sistema de inventario perpetuo deben llevar un auxiliar de mercancías denominado "kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancías. 

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.

5.8.1. Métodos para la fijación del costo de la mercancía

Los métodos de costeo de inventarios son: costo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS), costo de últimas en entrar primeras en salir (UEPS) y costo del promedio ponderado.

Costo de primeras en entrar, primeras en salir (PEPS)

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Ejemplo: Sea una empresa con un inventario inicial de 15 unidades con valor unitario de $ 20.0000, luego efectúa compras por 25 unidades a valor unitario de $ 30.000. Posteriormente obtiene pedidos por 40 unidades. Se pide fijar el costo de la mercancía a vender y el precio de venta si se desea lograr un margen de utilidad del 60%. Explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación del costo de mercancías en el inventario.

El Costo de la Mercancía Vendida se obtiene mediante la aplicación del Juego de Inventarios que muestra el cuadro anterior. Al vender 35 unidades bajo el método PEPS, ha de tomar las 15 del inventario inicial más 20 tomadas de la primera compra, esto es:

15 Unds. x $ 20.000 c/u + 20 Unds. x $ 30.000 c/u = $ 900.000.

De este modo en el inventario final solo quedaran 5 unidades valoradas al costo de la última compra:

Valor del inventario final = 5 Unid. x $ 30.000 = $ 150.000

El Precio de Venta se calcula aplicando la fórmula del margen de utilidad:

Precio de Venta del lote = Costo / (1-margen) = 900.000 / 0,40 = $ 2.250.000

 Costo de ultimas en entrar, primeras en salir (UEPS)

El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

Aquí se toman 25 unidades de la última compra y tan solo 10 del inventario inicial. Aplicando la misma lógica del método anterior, tendremos:

Unidades Vendidas: 25 Unds. x $ 30.000 c/u + 10 Unds. x $ 20.000 c/u = $ 950.000.

El inventario final queda valorado al costo que tenia la mercancía en el inventario inicial.

Valor del inventario final = 5 Unid. x $20.000 = $ 100.000

Precio de Venta = 950.000 / 0,40 = $ 2.375.000

 Las principales ventajas del sistema de inventario permanente se notan en la oportunidad de la información las siguientes decisiones:

• En la mayoría de los negocios comerciales, el grueso de la mercancía es guardada en secciones diferentes a los almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.

• Los sistemas del registro perpetuo son capaces de alertan al negocio sobre el bajo nivel de las existencias.

• Con los registros de inventario perpetuo, no es necesario un conteo físico a cada momento; sino que ello solo se hace una vez al año para verificar la exactitud de los registros.

Costo del promedio ponderado

El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.

El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad.

El valor promedio del costo por artículo resulta ser de $ 26.250

Unidades Vendidas: 35 Unds. x $ 26.250 c/u = $ 918.750.

El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia, esto es:

Valor del inventario final = 5 Unid. x $26.250 = $ 131.250

Precio de Venta = 918.750 / 0,40 = $ 2.296.875

Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración más baja es la obtenida con el PEPS, la más alta con el UEPS y una valoración intermedia con el promedio.

Ejemplo de Inventario Permanente: Si en determinada empresa, el costo de las mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de las mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000). Sabiendo que el margen de utilidad sobre ventas es del 25% y que la empresa otorga un descuento del 10% por ventas al contado, hacer el asiento de dicha venta.

Solución: Se requiere conocer el precio de venta, así:

Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 1.500 / 0,75 = $ 2.000 / und.

El valor de la venta ha sido entonces. 40 unidades x $ 2.000 / und. = $ 80.000

El asiento para registrar la venta con descuento al contado, es: