Diplomado sobre la importancia del buen uso de los inventario

– Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

– La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

La actividad cubre las siguientes fases:

• 1- Estudiar, comprender y exponer cada uno de los siguientes conceptos de inventarios:

Que es inventario, que implicaciones tiene el inventario en las siguientes áreas de la empresa:

• Ventas

• Producción

• Financiera

Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

Que implicaciones tiene el inventario en las siguientes áreas de la empresa:

• Ventas:

Al no tener material y/o productos disponibles en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. Entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional.

• Producción:

Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.

• Financiera:

En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas y/o productos, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.

Razones por la cuales no sé debe mantener un inventario

Se desea reducir los inventarios debido a que, al aumentar los niveles, ciertos costos aumentan, tales como:

• Costo de almacenaje. Entre los costos en los que se incurren para almacenar y administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén, acondicionamiento, calefacción, iluminación, limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo de materiales, impuestos, seguros y administración.

• Dificultad para responder a los clientes. Al existir grandes inventarios en proceso se obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los cambios de pedidos de los clientes.

• Costo de coordinar la producción. Inventarios grandes obstruyen el proceso de producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito, para resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.

• Costos por reducción en la capacidad. Los materiales pedidos, conservados y producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción. .

• Costos por productos defectuosos en lotes grandes. cuando se producen lotes grandes se obtienen inventarios grandes. Cuando un late grande sale defectuoso se almacenen grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor tamaño (y con ello una reducción en los niveles de inventario) pueden reducir la cantidad de materiales defectuosos.

CEDI

En la logística y tráfico se utiliza los CEDIS como alternativa para mejorar los costos de fletes y transportes de mercancías, tanto materia prima como producto terminado.

• Con base en los conceptos del punto anterior simule con sus compañeros de grupo una simulación de discusión en el cual deben establecer un presupuesto de necesidades que el CEDI debe proveer, este estimado se toma como definitivo para el punto de políticas de inventario.

• Se debatió con el grupo y se determino un presupuesto de gastos y proyección de compras, gastos y ventas:

• Se creo un cuadro con el cronograma de ventas y proyección de ventas mínimas y se determino una rotación de productos tanto en cantidades en unidades como en cantidades en pesos, se dejo un stop de producto.

• Comprender que es rotación de inventario y que es rotación de producto, como determina los diferentes sistemas de rotación, de ejemplos.

-Rotación de inventario:

La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).

La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.

-Rotación de Producto:

El índice de rotación periódica "anual – semestral" de las existencias (comerciales, productos terminados, productos en curso de fabricación, materias primas y auxiliares, etc.), indica cuantas veces las existencias totales se han renovado en un tiempo dado. Se calcula según los siguientes ratios:

Rotación de existencias = Coste anual de las ventas/Promedio de existencia.

• Programación para el control de inventarios, que son conteos cíclicos y como los determina, cuales son los tipos de inventarios, que es sistema ABC de inventarios y como funciona en un almacén, que es inventario físico y como se programa, defina las técnicas de conteo que utilizarían para un inventario físico en su almacén.

• Conteos Cíclicos:

Es el conteo físico de uno o varios productos periódicamente, para detectar posibles diferencias entre lo físico y documental en un corto periodo, para lograr un índice real y exacto de los productos a disposición y crear o tomar medidas para que estas diferencias no se presenten.

• Como se determinan:

Se determinan teniendo en cuenta el volumen de rotación del producto y las inconsistencias que se hayan presentado en los inventarios anteriores, a mayor rotación e inconsistencias mayores programación de conteos.

• Tipos de Inventarios:

• Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.

• Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa.

• Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

• Inventarios de liquidación legal.

• Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación.

• Inventarios de Materias Primas.

• Inventarios de Suministros de Fábrica.

• Inventarios de Producción en Proceso.

• Inventarios de Productos Terminados.

• Inventarios de Materiales y Suministros.

• Inventarios de Seguridad.

• Inventarios puntuales.

• Inventarios forestales.

• Inventarios de gestión.

• Inventario de Todas las Especies de Bagre.

• Inventario perpetuo.

• Inventario físico.

• inventario mixto.

• Inventario en tránsito.

• Inventario en consignación.

• Inventario máximo.

• Inventario mínimo.

• Inventario disponible.

• Inventario en línea.

• Inventario agregado.

• Inventario en cuarentena.

• Inventario de previsión.

• Inventario de mercaderías.

• Inventario de fluctuación.

• Sistema ABC de Inventario:

Es sistema que permite optimizar los procesos de la organización dando la importancia de la rotación de los productos, facilitando la disponibilidad de la información y de los productos físicos, reduciendo los costos de movimientos para así lograr maximizar la utilización de los recursos disponibles.

A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisición y por el costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante dentro del trabajo fundamental. Generalmente un pequeño número de elementos pertenece a este grupo y los pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes.

B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el control que se ejerce sobre ellos. Para la realización de pedidos debe calcularse la cantidad óptima de pedido.

C: Artículos que requieren poca inversión por ser de poca importancia en la elaboración del producto final, requiriendo revisión sencilla sobre las existencias, pero que serán suficientes para lo requerido finalmente. Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar ni la rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).

• Como Funciona en un almacén:

Identificando tres grupos de productos:

Grupo A

• Incluye pocos artículos con aportes o impactos muy altos.

• Requieren la mayor atención y revisión.

• A este grupo deben dedicarse los mayores esfuerzos y sacrificios.

Grupo B

• Agrupa artículos de impacto moderado (a veces muchos productos.)

• Generalmente son controlados de manera automatizada, excepcionalmente gestionados por la dirección.

• Pueden emplearse las reglas de A (frecuentemente con muchas excepciones)

Grupo C

• Son muchos artículos con aportes o impactos muy bajos.

• El sistema del control debe ser tan simple como sea posible.

• Reduzca el tiempo de gestión y atención.

• Debe agruparse en lugares comunes, proveedores, clientes finales.

• Inventario Físico:

Es la revisión, verificación o confirmación de la existencia física, documental y contables de los productos y bienes de la compañía, estos se efectúan periódicamente casi siempre en los cierre del periodo fiscal de la compañía, para efectos del balance contable.

• Como se programa:

Se determina dependiendo de la rotación de los productos e inconsistencias que se hayan detectado físicas y/o contables en anteriores inventarios, o a solicitud de la programación de por las directivas de la compañía.

• 2. Determinar las políticas de inventario que asociarían a su CEDI diseñado por el grupo.

• Que entienden por políticas de inventario, explique y realice un escrito de al menos 2 hojas sobre el tema en sus propias palabras.

• Según las lecturas que se hallaron en la red podemos decir que las políticas de inventario son las reglas, parámetros o condiciones creadas por las compañías para satisfacer las necesidades y mayor nivel de servicio a los clientes, teniendo en cuenta la rotación de productos, la respuesta de los proveedores y/o producción a futuros proyectos de negocios; determinando un nivel de existencia, capacidad de respuesta logrando un equilibrio entre los gastos de abastecimiento, almacenamiento y agotados minimizando los costos de adquisición aumentando el nivel de demanda y utilidad.

Según nuestro CEDI establecemos la siguiente política y procedimiento del inventario.

Política:

Ofrecer una respuesta eficaz, eficiente a las necesidades y requerimientos solicitados por nuestros clientes creando nuevas estrategias de abastecimiento, almacenamiento e inventario, apoyándonos en nuestro recurso humano, proveedores y capacidad de nuestra bodega, disminuyendo los costos y lograr así la fidelidad de nuestros clientes.

Objetivos para cumplir con nuestra política:

• 1- Cantidades necesarias para satisfacer las necesidades de nuestros clientes:

De debe mantener el mínimo inventario posible, teniendo en cuenta la rotación de los productos en nuestro CEDI.

• 2- Capacidad de almacenamiento de nuestra bodega:

Nuestra bodega cuenta con una capacidad de 779 m3 de almacenamiento en los cuales podemos almacenar 300 pallets de mercancía seca unitarizada, de los cuales 289 Pallets 754.02 m3 estarán siendo utilizados por nuestro inventario.

• 3- Evaluar proveedores y tiempo de respuesta:

Se deben evaluar a los proveedores en cuanto a la calidad en de producción, embalaje y despacho, manteniendo como mínimo dos de ellos en el mismo nivel de tiempos de respuesta a los requerimientos de producto; los cuales no deben ser mayor a 25 días puesta la requisición para proveedores en el exterior y 10 días para proveedores nacionales.

• 4- Tiempo de respuesta de nuestros clientes:

Se debe establecer que para dar respuesta a los requerimientos de nuestros clientes no debe ser mayor a 5 días después de puesta la orden de compra, ya que se ha realizado un estudio de mercado y ventas a realizarse periódicamente (mensual).

• 5- Alternativas contra la escasez de producto y aumento en el precio:

Se deben tener mínimo dos proveedores evaluados y aprobados que garanticen el suministro de los productos requeridos sin aumentar los precios o descontinuación de una o varias referencias previa notificación por escrito mínimo de (30 días).

• 6- Los costos de mantener el inventario:

Los costos deben ser determinados por la gerencia generar y financiera dependiendo la rotación del inventario en los tiempos establecidos, estos costos serán dados a conocer para que con bases en ellos se generar el presupuesto de ventas.

7- Riesgos en inventario:

Se deben realizar un ejercicio entre los ejecutores del proceso para identificar los posibles riesgos a las cuales están expuestas las instalaciones físicas, tecnológicas, procesos y los productos, para tomar medidas de control y evitar posibles pérdidas.

Responsabilidades:

-Gerencia: Dicta parámetros y hace seguimiento para cumplir con las metas

-Comercial: Cumpla con las metas establecidas y estrategias de mercado ofreciendo innovación y cambio de productos.

-Financiera: Contar con el flujo de caja para responder a las necesidades de la compañía.

–Planeación: Estudiar las estrategias de compras, tránsitos y tiempos de entrega

–Recursos humanos: Selección, enganche y capacitación del personal con los perfiles necesario para cada rol en la compañía.

-Mantenimiento: Responsable de las instalaciones, equipos de cómputo y de manejo de carga.

-Almacén: Responder por los productos almacenados y compromisos establecidos por las políticas.

• Con las políticas establecidas en el punto anterior, revise en grupo y simule sobre su diseño de almacén como funcionarían.

• Compare el diseño original contra el diseño con las políticas de inventario aplicadas y determine que modificaciones debe realizar para establecer un modelo definitivo.

• Se analizo que bajando el inventario inicial, haciendo dos cortes de ventas y dos ingresos de pedido el volumen de espacio utilizado bajo de 289 Posiciones con 779 m3, a 158 Posiciones con 407 m3, al igual el costo del inventario se disminuyo a 499.723.000,oo mensual.

• Termine la actividad detallando las características y mapeo definitivos del centro de distribución. Insertar documento en el wiki del grupo.

• 1. Los grupos se organizarán entre ellos con el fin de obtener el mejor resultado posible de la actividad.

• 2. Cada grupo entregara un documento con las experiencias vivida en el juego de roles y su aplicación a la teoría estudiada.

Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

www.monografias.com/usuario/perfiles/ing_lic_yunior_andra_s_castillo_s/monografias

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®