Aplicación del Cuadro de Mando Integral al control de la gestión educativa. Táchira – Venezuela

Resumen

El presente artículo pone de manifiesto las ventajas y dificultades para implantar las herramientas de control de gestión en las actividades educativas bolivarianas evidenciando las principales dificultades con las que se están enfrentando las organizaciones en todos sus ámbitos. El Cuadro de Mando Integral sirve a los efectos de poder diseñar un instrumento, que a partir de definir indicadores concretos, facilite tomar decisiones en relación a cuatro perspectivas fundamentales enmarcadas en los principales procesos que caracterizan la gestión educativa de la Aldea "Pedro María Morantes" en Venezuela.

Introducción

El tema que se analiza, relacionado con el Control de Gestión y el Cuadro de Mando Integral resulta significativamente actual; su implementación en el contexto institucionalexige un estudio riguroso de los diversos enfoques que desde su objeto de estudio se presentan, comprenderlo y adaptarlos a las nuevas condiciones de la gestión educativa tienegran significación para el desarrollo estratégico de dichas organizaciones.

Hasta la década del 70 fue una tendencia el considerar al Control de Gestión como verificación de lo realizado con lo previsto, más que un proceso de aprendizaje y mejora permanente, lo cual se correspondía con modelos de empresas que funcionaban en entornos estables. Muy pocos autores ven en el Control de Gestión como una vía para favorecer la coordinación entre los diferentes responsables e integrarlos fuertemente a la organización, siendo la práctica más generalizada la de evaluación de los objetivos y estrategias globales. El contenido, funciones y características del mismo se derivan de las propias características de los cambios ocurridos en la gestión empresarial en correspondencia con el entorno y con el criterio de competitividad.

El análisis aportado por las investigaciones realizadas permite entender que el Control de Gestión es un medio para desplegar la estrategia, permite medir, analizar y dar posibles actuaciones desde una óptica integral equilibrada y medir desde múltiples ángulos como marchan los procesos en la organización, para decidir qué acciones tomar a partir de recursos disponibles, con una orientación hacia su mejora permanente en todos los niveles.

Desde el punto de vista del desempeño, el Control de Gestión es un medio para movilizar el talento y la energía del colectivo hacia el logro de los objetivos y estrategias de la organización, siendo capaz de coordinar y englobar todas las funciones institucionales no limitándose sólo a las operativas sino enmarcando su proyección estratégica y centrando al recurso humano como el aspecto básico en el proceso de control, transformándose en la herramienta valiosa para la administración delas instituciones ya sean públicas o privadas.

Las herramientas utilizadas por el Control de Gestión son numerosas y variadas, van desde el presupuesto hasta el análisis de satisfacción de los clientes, pero de forma general uno de los más abordados en la literatura son sin duda:

• Los cuadros del Control de Gestión, conocidos en la literatura actual como Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC).

El Cuadro de Mando Integral es una excelente herramienta de control de la gestión ya que permite contar con objetivos estratégicos relacionados entre sí por medio de un mapa de enlace causa-efecto, proporcionando a los directivos uninstrumento para comunicar la estrategia, asignar responsabilidades y gerenciar por resultados, a través de un conjunto de indicadores relacionados (cruzados) construido entre todas las áreas claves y en forma consensuada, no permitiendo que un área sobresalga en detrimento de la otra sino que haciendo que todas reconozcan de qué modo están contribuyendo a la consecución de los objetivos estratégicos, desarrollen las metas con el máximo esfuerzo.

El Cuadro de Mando Integral, desde el punto de vistametodológico, constituye el elemento de actuación que traduce la estrategia en un conjunto de medidas, las cuales proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición eficiente y eficaz. Induce una serie de resultados que favorecen la administración de la institución, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación con vistas a monitorear y analizar los indicadores obtenidos del análisis.

El hecho de utilizar un conjunto de indicadores para obtener información de la gestión es un antecedente que recoge el CMI, como ventaja ante otros sistemas penetra el ámbito estratégico de la organización para convertirse, según Kaplan y Norton en "una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores"[1], quedando claramente establecida, la existencia de una relación estrecha entre la Estrategia de la empresa y el Cuadro de Mando Integral, como herramienta del Control de Gestión, puesto que este conjunto coherente de indicadores, está anclado en los objetivos estratégicos.

En la actualidad, el CMI no está expresado de manera única, aspecto que evidencia su flexibilidad y adaptabilidad a las condiciones propias de cadainstituciónlo que determina que se reconozca su importancia por dos razones fundamentales: en primer lugar, el hecho de ampliar sus indicadores hasta alcanzar la instituciónque sea en su conjunto y la capacidad de generar información útil para la dirección en la toma de decisiones.

De forma general, el Cuadro de Mando Integral cumple las siguientes funciones dentro del Control de Gestión:

• Comunicar y explicar el papel de cada uno de los implicados lo que favorece la coordinación de los esfuerzos.

• Dar seguimiento a las actividades mediante la utilización de los indicadores del Cuadro de Mando Integral, por lo que se convierte en un instrumento de control.

• Distinguir los casos en los que se requieren simples ajustes en las actividades de aquellos en los que es necesario cambiar de modelo e incluso de estrategia.

Desarrollo

La aldea bolivariana "Pedro María Morantes, es una institución de la Educación Superior como las 106 aldeas restantes del estado Táchira, funciona en un sector altamente competitivo a nivel de exigencias profesionales, ya que existen cuatro (4) instituciones en las zonas aledañas.Para lograr y mantener la calidad de la gestión educativa ciertos elementos son especialmente importantes,

• 1. la selección esmerada del personal docente y su perfeccionamiento constante,

• 2. la elevación sistemática del nivel de formación,

• 3. el intercambio entre las entidades que tributan a la educación y sus procesos.

La situación actual de la gestión educativa en las instituciones públicas venezolanas presenta problemas, teniendo en cuenta que las influencias en la cultura, los valores, los principios llegan de los diversos sectores políticos influenciados por los ideales diferentesque ejercen además el factor social, económico y tecnológico.

Aun no se logra eficientemente la gestión académica, comprometida con la calidad que exigen los procesos educativos que se manifiestan en que:

• 1. Las actividades docentes se imparten sin una orientación sistémica,

• 2. Problemas de carácter metodológico, insuficiente aplicación de métodosque aseguren la calidad del proceso docente educativo desde y hacia la instrucción en valores.

• 3. No existe completamiento del aseguramiento e infraestructura para afrontar la realidad tecnológica.

• 4. Existen problemas de responsabilidad institucional, problemas organizativos y de dirección de los procesos.

• 5. Retrasos en la información e incumplimientos de tareas académicas y administrativas.

• 6. Desmotivación en el desempeño determinada en muchos casos por la insuficiente remuneración laboral.

• 7. Falta de estímulos materiales y morales.

Existen además limitaciones para el control, poner en marcha un Cuadro de Mando Integral depende de una serie de factores, entre los que se destacan:

• 1. La posición organizacional para enfrentar el cambio y la influencia real que tenga el directivo sobre la administración de los procesos.

• 2. Limitaciones operativas en la medición sistemáticas de los indicadores.

• 3. Baja cualificación técnico-profesional de los responsables de implementar el instrumento de control e interpretar la información brindada.

• 4. Intereses de los responsables de la implementación y sus superiores, incluso personales, diferentes que puedan atentar contra la libre disponibilidad de la información.

• 5. Falta de participación articulada en el interior del sistema, generando relaciones de competencia no siempre beneficiosas para el conjunto.

Lo anterior determinó que para la aplicación del CMI en la aldea "Pedro María Morantes" era necesario seguir ciertos y determinados pasos:

• El primer paso: consistió en efectuar un análisis estratégico con los asesores, conocedores y evaluadores de los programas de formación de la universidad Bolivariana de Venezuela en la aldea "Pedro María Morantes" Programa Nacional de Formación en Administración reunidos en mesas de trabajo, esto permitió establecer las estrategias fundamentales de la aldea, las cuales sirvieron a su vez, de base para la confección del CMI.

• El segundo paso: caracterización de la aldea "Pedro María Morantes" ideal para la implantación de la estrategia y el CMI, lo cual llevó al estudio interno y externo, la estructura organizacional actual de la aldea y su situación ante la comunidad.

• El paso final o tercero, que constituye el objetivo central de este artículo, considerar la identificación de cada una de las perspectivas que integraran el CMI en la Aldea Bolivariana "PedroMaría Morantes" a partir de sus procesos y áreas de resultados claves, que en este caso se optó por aplicar las perspectivas planteadas por Kaplan y Norton 1997), pero considerando ciertas adaptaciones como institución pública.

Diseño Estratégico: Concepción de la Misión, Visión y Valores.

La concepción de la Misión, Visión y valores de la aldea "Pedro María Morantes" se fundamentaron en realización de mesas de trabajo, conformadas por los asesores y la coordinación para el mejoramiento de las funciones y el estudio interno y externo.

Misión de la Aldea Universitaria "Pedro María Morantes".

La Aldea Universitaria "Pedro María Morantes" se dedica a la educación de excelente calidad, destinada a la satisfacción de las necesidades de nuestros triunfadores (estudiantes) mediante la optimización de sus procesos y del trabajo participativo y protagónico de nuestros asesores (profesores) a fin de garantizar los niveles de exigencia de la sociedad y la competitividad en el mercado laboral en Venezuela.

Visión de la aldea Bolivariana Pedro María Morantes. (2015)

Somos líderes en educación a nivel estadal, apoyándonos en los programas de estudio y el amplio conocimiento con el que se imparte la docencia en la aldea, hasta el 2015 innovando con la aplicación de tecnologías, contando con un nivel óptimo en ética y preparación de los triunfadores asegurándoles su presentación en el mercado laboral, poniendo en alto nuestros programas banderas en el proceso bolivariano.

Valores de la Aldea Bolivariana "Pedro María Morantes"

• 1- Integridad y honestidad: Triunfadores (estudiantes), asesores (profesores) personal operativo los cuales mantienen lo más altos principios legales, morales, y éticos.

• 2- Valor e importancia para todas las áreas: Servir a las comunidades, satisfaciendo sus necesidades en el campo laboral con la preparación de profesionales aptos para el mercado, dependiendo del programa en el que se han preparado.

• 3- Mejoramiento continuo: Búsqueda incesante de la excelencia en todos los aspectos y del desempeño personal.

• 4- Trabajo en equipo: Triunfadores, asesores, personal operativo centrados en una visión común en donde las personas prosperan a la vez que logran los objetivos del equipo.

• 5- Ganadores: Triunfadores y asesores con cultura diversa con pasión creativa y deseo de lograr consistentemente máximos resultados.

Análisis externo:

La exploración creativa de los ambientes que rodean a la organización, es fundamental para analizar las oportunidades de crecer y llegar a la excelencia ganándose un lugar y prestigio en el Sistema Educativo y como ente de la comunidad.

Gráfico No. 1 Análisis externo: entorno global y específico

Atendiendo a la Misión y Visión de la institución se establece el objetivo global, el cual es definido como: "la maximización de los beneficios, para los triunfadores, asesores, comunidad en general", lo cual se traduce como la maximización de la calidad educativa que presenta Misión Sucre.

Con el diseño y aplicación del Cuadro de Mando Integral y sus cuatros perspectivas se establecen las relaciones como lo son: Impacto, Triunfadores (estudiantes), procesos internos, aprendizaje y crecimiento y los indicadores que permitirán la adecuación de las estrategias para cumplir con un buen control de gestión de la Aldea bolivariana "Pedro María Morantes" para lograr satisfacer los elementos externos del entorno y cumplir con la encomienda social.

Matriz SWOT – DAFO – FODA

La matriz DAFO fue elaborada en mesas de trabajo con los triunfadores del doceavo trimestre de administración de la Aldea "Pedro María Morantes" y el cuerpo de dirección de la institución.

Fortalezas:

• Motivación y satisfacción de los triunfadores, asesores y personal operativo, por ser programa bandera de la Revolución Bolivariana. .

• Altos niveles de competencia en el mercado laboral con la preparación de los triunfadores y la formación que ofrecen los asesores.

• Especialización en las carreras para prestar servicios.

• Realización adecuada de los procesos de coordinación con Misión Sucre.

• Posibilidad de los asesores (profesores) para dar orientación en los diferentes básicos.

• Eficiente atención integral.

• Participación activa en la solución de problemas por parte de todo el conglomerado.

Debilidades:

• Insuficiente capacidad en la infraestructura física.

• Desactualización del diseño de puesto de trabajo.

• Baja estimulación material y moral hacia los asesores.

• No se cuenta con laboratorio de tecnología avanzada.

Oportunidades:

• Prioridad del gobierno nacional en el servicio de programas para la formación de nuevos republicanos.

• Existencia de calidad requerida por la sociedad de los nuevos profesionales.

• De acuerdo con la municipalización se cuenta con buena ubicación y acceso vial.

• Formación de triunfadores con ideales bolivarianos.

• Restauración de los consejos comunales de la localidad.

Amenazas:

• Aledaña a tres instituciones educativas universitarias.

• Deserción por ofertas de empleo a los estudiantes.

• Bajo poder adquisitivo de los estudiantes.

• El pago de los asesores es bajo.

• Crisis financiera que afecta a todos.

Problema estratégico: FODA

Si se potencia la calidad de las instituciones aledañas a la Aldea Bolivariana "Pedro María Morantes" y no se eliminan las debilidades, no se resuelven los problemas de insuficiencia y capacidad de la infraestructura física, no se actualizan el diseño de puesto de trabajo ni se resuelven los problemas de la situación motivacional de los asesores, ni se adaptan las tecnologías de la información y comunicación actuales e innovadoras a la institución, no se podrán aprovechar las oportunidades que brinda el estado venezolano con su programa bandera como lo es Misión Sucre – Universidad Bolivariana de Venezuela con sus programas de formación de grado, la existencia de la calidad de los nuevos profesionales basados en las nuevas leyes y procedimientos administrativos y programas sociales, además de contar con la municipalización de la educación en el estado y contar con ubicación estratégica y buen acceso en la movilización para el triunfador ( estudiante).

Los triunfadores muestran ideales bolivarianos enmarcados en el proyecto Simón Bolívar que colaboran con la restauración de los consejos comunales de la localidad.Independientemente de la fortaleza que posee la institución a partir de la motivación y satisfacción que sienten cada uno de sus integrantes por pertenecer al programa bandera del gobierno nacional "Misión Sucre". el cual cuenta con programas de formación de grado (PFG) que ofrecen al mercado profesionales preparados y renombrados en el estado por sus categorías docentes que tienen la misión de desplegar sus conocimientos a los triunfadores atendiéndolos de manera integral y que participan activamente en la solución de los problemas sociales.

Solución estratégica: (FODA)

Si se potenciarán las fortalezas de la institución como son la motivación y la satisfacción que siente el personal por pertenecer a la Misión Sucre, elevando los niveles de competencia en la comunidad a partir de una buena preparación académica y educativa de los triunfadores en las diferentes carreras para prestar servicios en los diferentes programas sociales y estar actualizados de estos, cumpliendo con los procesos de Misión Sucre y sus coordinaciones, resaltando la capacidad de los asesores-profesores para la orientación de cada básico curricular, partiendo de la buena atención integral y la participación activa de todos para la solución de problemas de la sociedad, se pueden contrarrestar las debilidades como son la insuficiencia de la capacidad de la infraestructura física, la desactualización del diseño del puesto de trabajo, la baja estimulación de los asesores, la falta del laboratorio de tecnología de punta, se podrían aprovechar las oportunidades que brinda el gobierno nacional con sus programas de formación en las diferentes carreras de los nuevos republicanos, resaltando la calidad del egresado requerida por la sociedad en la formación de los nuevos profesionales, contando con la municipalización de la educación y la ubicación de la institución, su buen acceso vial y la formación idealista de los triunfadores para defender el programa bandera, dándole restauración a los consejos comunales de la localidad para poder defender y minimizar las amenazas de poseer tres instituciones aledañas de Educación Superior, la deserción causada por las responsabilidades de los estudiantes su bajo poder adquisitivo al igual que el pago de los asesores.

• Evaluación alternativas estratégicas y selección

Estrategia: La Aldea Universitaria "Pedro María Morantes" debía definir una estrategia que fuese clara, sencilla, fácil de comunicar y de entender, compartida, coherente con los objetivos y los recursos disponibles y modificables. Después de llevar a cabo un estudio DAFO, la visión contemplada de ser líderes a nivel estadal resaltando la educación bolivariana.

Luego se formuló la Misión que especificó las áreas de competencias, esto es, cómo, donde, y con qué cumplir las funciones, lo que suponía que la aldea se plantease que hacer en las distintas perspectivas para conseguir la estrategia.

Se llegó al consenso de fijar cuatro perspectivas:

• Impacto social (brindar satisfacción al estudiantado),

• Clientes, la externa (considerar que hay que satisfacer a los triunfadores asesores, siendo necesarios unos amplios y eficientes conductores en el aprendizaje, investigación en proyectos, vinculación con la comunidad).

• Procesos internos (optimizar la planificación, la formación de los triunfadores y los procesos de graduación de los triunfadores clientes para su servicio en la sociedad).

• Aprendizaje y crecimiento (formar. al triunfador para el futuro con competencias y llevar a cabo las innovaciones necesarias de la sociedad).

Determinación de los objetivos estratégicos.

El Cuadro de Mando Integral usa un modelo, cuya dimensión central es la visión y la estrategia y se apoya en indicadores y objetivos que gira en torno a sus cuatro perspectivas. Los autores consultados plantean la posibilidad de adecuar las perspectivas a las condiciones de la organización; como es el caso de la caracterización de Misión Sucre y el trabajo de las Aldeas Universitarias en que se sustituye la perspectiva financiera por la de Impacto Social, manteniendo el resto de las perspectivas propuestas por Kaplan Y Norton.

Después de un proceso de intercambio de opiniones se logró transformar la Misión en objetivos concretos para cada perspectiva. Así, se establecieron los siguientes:

• Impacto Social: Aumentar y mejorar los procesos educativos enmarcados en la Revolución Bolivariana.

• Clientes (triunfadores, asesores, comunidad en general): Desarrollar las metodologías en proyectos, y dar satisfacción a la comunidad en general.

• Procesos: Calidad en los procesos de planificación, formación y graduación.

• Aprendizaje y Crecimiento: alcance de triunfadores con capacidad de innovación.

Identificación de las áreas y variables claves relacionadas con el control de la gestión educativa.

A partir de estos objetivos estratégicos, se produjo un proceso de debate en mesas de trabajo en la Aldea Bolivariana "Pedro María Morantes" con la participación de seis asesores como equipo de trabajo, para llegar a un consenso sobre cuáles eran los factores claves (correspondientes a las cuatro perspectivas definidas), que permitieran la consecución de los objetivos establecidos, y que además, guardasen relaciones de causa-efecto.

En tal sentido, se establecieron también las áreas críticas donde se encontrarían los factores claves, llegando a establecer la configuración que se observa en la siguiente tabla 1:

Tabla 1: Factores claves de éxito atendiendo a cada perspectiva del CMI

Se analizaron las relaciones causa – efecto considerando que para conseguir los objetivos de implicación del personal y de la capacidad de innovación, se debía de actuar en variables como la formación, incentivos y motivación y por otro lado, conseguir convenios para empleo de las nuevas tecnologías y sistemas de información.

En el esquema que aparece a continuación se propone un mapa de relaciones causa –efecto entre factores, elaborado de abajo hacia arriba, llegando a la conclusión de que cuidando la perspectiva de aprendizaje y crecimiento, se facilitaría la optimización de los procesos internos y así la satisfacción de los triunfadores, y además la buena imagen porlo que en el proceso de inscripción se incrementará la matrícula y por consiguiente se mejora la perspectiva de Impacto social a partir de la excelencia de los procesos educativos.

Relaciones causa-efecto entre factores claves fundamentales de la aldea bolivariana "Pedro María Morantes" que derivan el Mapa de procesos (Anexo 1)

Respecto a la perspectiva de aprendizaje y crecimiento, se consideró que para hacer frente al futuro, había que tener en cuenta dos grandes factores:

• Priorizar los convenios para obtener las tecnologías, sistemas de información ya que por un lado, mejoraría la calidad de formación de los triunfadores y los procesos administrativos.

• Contar con la plantilla de trabajadores más capacitados que junto a una política de incentivos puedan ser recompensados por los resultados y a su vez sean reconocidos mediante las sugerencias de los triunfadores lo que dará lugar al desarrollo del proceso de aprendizaje y crecimiento.

Respecto a los procesos internos, señalar que si se logra un proceso académico coherente, sistemático con la aplicación y perfeccionamiento de los métodos de formación, en base a la proyección de necesidades educativas y la instrucción se lograrían triunfadores satisfechos y con mayor calidad en su preparación, mejorando por otra parte la eficiencia y la eficacia de los procesos educativos.

En cuanto a los estudiantes, si su formación es de excelencia, con adecuados niveles de formación junto a una buena imagen, reforzada con una política idealista, de bienestar y colectivismo llevará a conseguir una comunidad satisfecha a partir de lograr la excelencia en los procesos educativos y la educación universitaria en general.

A partir de lo anterior se infiere que para aumentar la matricula se necesita tener un gran número de triunfadores graduados, competentes, con un mercado laboral abierto para ellos. La satisfacción de los triunfadores provocaría que estos difundieran en la comunidad su cultura, experiencias logradas en correspondencia con una buena formación y preparación integral, que unido a los comentarios favorables en relación a la calidad de los procesos educativos de la aldea y de los programa de formación impartidos se podría lograr la captación de nuevos clientes y por tanto incrementar la matricula mediante los procesos de inscripción.

Formulación de Indicadores:

Una vez establecidos los factores claves y sus relaciones causa–efecto es necesario medir los mismos por medio de indicadores para cada una de las cuatro perspectivas, de manera que se determine el grado de consecución de los objetivos estratégicos. Por cada factor clave se define una gama limitada de indicadores, algunos de los cuales se expresan cuantitativamente en ratios y otros se obtienen de encuestas y cuestionarios para evaluar el grado de consecución de los objetivos estratégicos. En la medida de lo posible, se establecen objetivos para los mismos, bien a través de datos históricos de la aldea o comparaciones con una meta o con el valor que surge de las prácticas de manera que si fuese necesario se tomasen en cuenta las medidas correctoras oportunas en el caso de que no se cumplan los objetivos.

Se decidió establecer indicadores que conforman el CMI formulados para la aldea bolivariana "Pedro María Morantes", los que vienen dados por la selección de un número de indicadores propuestos por los usuarios potenciales de los mismos en concordancia con el mapa estratégico definido para la aldea. En tal sentido se presentan para cada perspectiva con sus respectivas medidas o metas trazadas, así como también las iniciativas o acciones de mejora que se deben implementar para su logro.

Tabla 2 Cuadro de indicadores y medidas (metas) de perspectiva de Impacto.

Tabla 3 Cuadro de indicadores y medidas (metas) de la perspectiva de cliente.

Tabla 4 Cuadro de indicadores y medidas (metas) de la perspectiva de procesos internos

Tabla 5 Cuadro de indicadores y medidas (metas) de la perspectiva Aprendizaje y crecimiento.

Tabla 6 Resumen de los Objetivos Estratégicos e Indicadores por Perspectiva.

El objetivo global de la aldea "Pedro María Morantes" es maximizar la buena formación, para lograrlo se trazaron tres objetivos de impacto:

• 1. Aumentar y mejorar los procesos educativos en cuanto a planificación y desarrollo de las mallas curriculares de cada programa de formación,

• 2. Reforzar los procesos educativos en cuanto a la selección del personal, fortalecer la planificación con controles directos de observación de clases.