Determinar como el uso de manuales de procedimientos podran contibuir a la optomoizacion del departamento de compras de la universidad de carabobo

1. Introducción 2. Objetivo general 3. Justificación de la investigación 4. Marco teórico referencial. 5. La necesidad de conocer todo y algo mas 6. Marco Conceptual

1. Introducción

La globalización, la competitividad y la excelencia de una organización son los tópicos más sobresalientes de estos últimos tiempos, se trata del entorno del siglo XXI. Estos existen paralelamente a una realidad concreta y preocupante, cuya característica principal describe crisis en diversas áreas específicas en lo que respecta a economía política y finanzas.

Venezuela no escapa a esa realidad, sin embargo hoy por hoy ser competitivo y alcanzar la excelencia es mas que un reto, una necesidad. Hoy cuando el fenómeno de la inflación a hecho estragos en muchas economías del mundo, cuando cada vez resulta más costoso crear y formar para las instituciones productos de buena calidad, es cuando estas instituciones están obligadas a optimizar sus procesos y a minimizar sus costos.

En estos momentos de crisis económica, es cuando las organizaciones tienen que poner en marcha todas las habilidades técnicas para lograr soportar la resecion económica, que nos afecta a todos. La Universidad De Carabobo no escapa a esta crisis, por lo que la gerencia debe comprometerse a lograr cambios en la institución y revisar a fondo en que departamento recae esta responsabilidad, es obvio que las compras afectan en grado sustancial los presupuestos asignados, pero toda la comunidad universitaria tiene que velar por el aprovechamiento máximo de los recursos.

Las necesidades han aumentado en los últimos años y es preciso lograr adecuar el funcionamiento administrativo del Departamento de Compras y Suministros de la UC; para ello es necesario evaluar el proceso actual, ya que desde hace algún tiempo no se adecuan a los nuevos requerimientos, en consecuencia en la actualidad el departamento no cuenta con un adecuado sistema de información, que logre agilizar los procesos para así disminuir los costos de los equipos e insumos que allí se tramitan. Los proveedores tratando de proteger su inversión, cotizan los artículos frecuentemente con un sobreprecio para proyectarlos a futuro y no perder el valor del dinero en el tiempo. Cuando una institución u organización invierte es para ganar no para perder utilidades o valores económicos, esto sólo hace que la compra no sea ni atractiva ni ventajosa para ninguna de las partes que intervienen en ella.

Desde este punto de vista la Universidad de Carabobo pierde o agota el presupuesto pagando mas por algo que vale menos, las compras deben representar un buen negocio para ambas partes (ganar-ganar)

Esta situación llevó a la gerencia a tratar de solucionar el problema dividiendo el departamento en dos secciones para así agilizar el proceso y evitar la carga excesiva de trabajo que había sobre el personal que allí labora, para hacerlo más eficiente, pero no se entrenó el personal ni se adecuaron los procedimientos de una forma técnica, como lo describe el manual de políticas y procedimientos de ( Martín G. Álvarez Torres, año 1998) en donde se expone: "…Los manuales de sistemas y procedimientos son las mejores herramientas para administrar una organización". Sirve para trasmitir completa y efectivamente la cultura organizacional a todo el personal de nuevo ingreso y documenta la experiencia acumulada por la organización a través de los años en beneficio de sí misma.

Esto ha traído como consecuencia adicional por una parte, un proceso relativamente lento y por otra, el deterioro del entusiasmo e iniciativa de los trabajadores, quienes representan uno de los factores más importantes de nuestra Institución, dado que sirven de engranaje principal con las relaciones externas de la Universidad de Carabobo.

Al no aprovechar al máximo o no dársele la debida importancia a las herramientas técnicas que son ofrecidas por distintos autores, asesores etc., las instituciones u organizaciones quedan sometidas a las experiencias y buenas costumbres que están presentes en muchos de los elementos que conforman la Institución, pero esto no es suficiente si queremos que la organización madure y acumule experiencias que sirvan de base para futuras generaciones de personal, para con ello lograr optimizar la calidad y el servicio que presta el Departamento de Compras y Suministros de la UC.

Por lo anteriormente expuesto, nos encontramos con el hecho de que muchos de los trabajadores tienen ideas para aportar en beneficio de la organización, las cuales en algunos casos se desarrollan pero como no se cuenta con técnicas de información y documentación adecuados y organizados, pueden terminar al cabo del tiempo no aplicándose correctamente o sencillamente olvidándose, lo cual es perjudicial para la institución, causando mas retraso y esfuerzos en lograr metas o soluciones que alguien en alguna oportunidad ya las había observado y criticado e incluso hasta propuesto soluciones.

En estos momentos el mismo personal se da cuenta que es necesario un cambio para adecuar los procesos a los nuevos tiempos, y así lograr el propósito de la institución que es el de servir de pilar fundamental en la formación de profesionales universitarios, en virtud de un mejor aprovechamiento de los recursos y servir de ejemplo a otras instituciones y organizaciones tanto publicas como privadas. Todo esto nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta de investigación.

¿Cómo la buena aplicación de manuales de procedimientos, podrá contribuir a la optimización en el proceso de compras en la Universidad de Carabobo para poder cubrir cabalmente con todas las necesidades de la institución, a un menor costo?

2. Objetivo general

Determinar como el uso de los manuales de procedimientos podrán contribuir a la optimización del proceso de compras en la Universidad de Carabobo.

Objetivos específicos:

-Describir la influencia que tiene el uso de manuales de procedimientos sobre el proceso de compras de la Universidad De Carabobo.

-Determinar el posible ahorro que implicaría la agilización del proceso de compras en la UC.

-Identificar el tipo de manuales y procedimientos que se adapte al Departamento De Compras De La Uc.

-Determinar si la influencia de los manuales de procedimientos puede hacer que el personal se motive en la consecución de las metas del Departamento De Compras De La Uc.

3. Justificación de la investigación

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de manuales de procedimientos podrán hacer más eficiente el proceso de compras de la Universidad de Carabobo, se ve motivado, básicamente por:

a)La UC, como institución requiere ser más competitiva; sobre todo considerando lo que expresamente exponen su Misión, " formar profesionales altamente calificados… " Es precisamente ahora, cuando es más costoso formar ese profesional de vanguardia que tiene que ser más competitiva y servir de directriz para otras instituciones de su naturaleza,

b) El solo hecho de formar parte de la comunidad universitaria, nos despierta el deseo de participar activamente en la consecución de las metas y objetivos de la UC que permitan hacer de esta institución la mejor y más eficiente en su campo de acción. En esta organización como en todo sistema existe interdependencia entre cada uno de los elementos que la componen; los elementos que conforman a la UC son quizás muy específicos, la docencia y los departamentos de administración y servicios existen para garantizar el funcionamiento de este sistema, pero ¿ qué sucede si al menos uno de estos elementos deja de ser eficiente?, ¿ Que sucede con el resto de ellos? Será que hace que el proceso de formación de un profesional sea mucho más costoso. Es nuestro interés abordar el proceso de compras de la UC y evaluar la posibilidad de optimizarlo, considerando nuestro alcance y oportunidad para ello, este seria nuestro principal aporte para con nuestra casa de estudio,"LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO".

4. Marco teórico referencial.

Antecedentes

Propuesta de reestructuración del departamento de compras y suministros de la universidad de Carabobo Hortencia Del Pino De Garzón Septiembre 1997

Contar con un conocimiento previamente construido que describa claramente el objeto de estudio que aquí se pretenda abordar, sugiere tomar en consideración la propuesta de la profesora Hortencia del Pino de Garzón en donde se describe la necesidad de actualizar los procedimientos incrementar nuestra productividad y "disminuir los costos operativos para garantizar el buen desempeño de nuestra institución".

La profesora Garzón plantea que se debe comenzar por definir claramente la razón de ser del departamento, para que su personal se familiarice con la misión que tiene dentro del departamento y que papel cumplen dentro de la organización, para comenzar a crear lo que se llama cultura organizacional esto la sustenta con la creación o definición de la misión y visión del departamento de compras y suministros de la UC.

Visión

Hacer del Departamento de Compras y Suministros, para el año 2000, un Departamento reconocido por su eficacia administrativa, confiabilidad en sus procesos y por la excelencia de su personal.

Misión

-Es misión del departamento de compras y suministros:

-Ejecutar la gestión de compra, para aquellas requisiciones debidamente autorizadas y con disponibilidad presupuestaria, garantizando la satisfacción de las necesidades de las dependencias (nuestros clientes) y el mejor uso del recurso universitario; actuando bajo criterios de objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en todos nuestros procesos de trabajo.

-Actualizar nuestros procedimientos, incrementar nuestra productividad y disminuir nuestros costos operativos para contribuir al buen desempeño de nuestra institución.

-Tener un comportamiento ético hacia nuestros compañeros de trabajo, nuestros clientes, nuestros proveedores y la comunidad universitaria.

-Desarrollar y mantener un personal motivado y altamente calificado.

Con la finalidad de hacer propuestas concretas de cómo mejorar el proceso y lograr armonizar las relaciones interpersonales del departamento, para tener un capital humano motivado y altamente capacitado para lograr la meta principal de la institución que es el de servir de pilar fundamental de la educación superior en nuestro país,adicionalmente propuso las siguientes metas a corto plazo del departamento(SEPTIEMBRE 97 – ABRIL 98) Definir la visión, misión y objetivo general del Departamento. Analizar la estructura organizativa actual y modificarla para orientarla hacia el cumplimiento de la misión. Definir las responsabilidades básicas del Jefe del Departamento y encargados de las secciones. Actualizar el manual de políticas, normas y procedimientos adaptándolo a la estructura organizativa propuesta.

• Analizar el reglamento de compras actual y proponer modificaciones que permitan mejorar la eficacia del Departamento.
• Definir el Sistema de Control de Existencias en el Depósito Central, incluyendo indicadores de consumo que permitan definir las cantidades a pedir de los diferentes ítem y controlar las cantidades asignadas a las diferentes dependencias.
• Activar el Sistema de Control de Compras para disminuir el tiempo de procesamiento de las requisiciones y llevar un mejor control del proceso de compra.
• Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las características de nuestra institución.
• Actualizar el registro de proveedores y hacer una evaluación de los mismos. Actualizar el listado de proveedores.
• Elaborar un catálogo de los diferentes equipos y mobiliarios que se adquieren con frecuencia, que permita cierto grado de estandarización en las compras.

En estas metas se observa claramente la inquietud de la profesora Garzón, que tiene como norte el mejorar el proceso de Compras y suministros de la UC que tanto a ella como nosotros nos llama profundamente la atención.

Figueroa Rangel Juan José, Gustavo Bonifaz ADMINISTRACIÓN EN EL SERVICIO AL CLIENTE

El autor en esta investigación define la relación que existe entre los clientes y la prestación de servicios, las compras en la UC representan un servicio que se le presta a las demás dependencias y facultades. Este autor nos hace pensar que si a los manuales o sistemas de información se les agrega la importancia de lo que significa prestar un buen servicio a nuestros clientes (LAS DEPENDENCIAS), se lograría crear la conciencia de mantener estándares de optimización de procesos para con ello prestar el mejor servicio posible; Los autores Figuero y Bonifaz nos explican esta importancia de la siguiente manera.

A menudo cuando nos referimos a los clientes, todos pensamos en aquellos que vienen de la calle a comprar o consumir nuestros bienes y servicios, y por ende aquellos que nos dejan algún dividendo. Sin embargo no solo a ellos se les debe denominar clientes.

Existen en las diferentes organizaciones, personas que forman parte de ella y que requieren también de los servicios que a su vez ofrecen otros empleados o áreas. Este es el caso de un Departamento de Sistemas, que al igual que el de mantenimiento, compras y muchos otros, brindan servicios y soluciones a las demás áreas de la empresa, que requieren de ellos para su buen funcionamiento.

Muchas veces los departamentos denominados como de servicios, no son considerados tan importantes como los que generan divisas, los que tienen contacto directo con los clientes consumidores, los que venden, etcétera, sin embargo son tan importantes como aquellos, ya que sin los servicios que estos ofrecen, las compañías difícilmente serían lo que son.

La mayoría de las veces, la falta de atención hacia estos departamentos se debe al desconocimiento de los mismos y de sus actividades, se sabe que existen, que tienen gastos, pero no se tiene un panorama amplio y real de lo que hacen y de sus alcances.

Alfredo López, Teoría General de los Sistemas.

El autor de este material se refiere al enfoque de los sistemas como una unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna, este análisis sugiere que consideremos una razón para que un sistema se mantenga en funcionamiento, esto es a través del control interno que se le lleve al proceso y queda definido por el autor de esta forma.

El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.

Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.

Universidad de Carabobo Dirección de Informática Documentación de Sistemas. Sistema de compras y almacenes– UCCOMP ( 1995)

En este manual la directiva de la Universidad planteo un proyecto integral de compras para así poder organizar mejor y más rápido los departamentos relacionados con las Compras y Suministros, en el manual se tiene como finalidad:

Simplificar y facilitar la administración de Compras y Suministros de la Universidad de Carabobo.

El manual contiene la descripción de los tramites usuales así como los casos de excepción y las formas y modelos que deberán usarse en cada caso dando como aporte a nuestro trabajo de investigación las bases fundamentales por lo cual es necesario sistematizar un proceso tan complejo como el de las compras y suministros UC.

5. La necesidad de conocer todo y algo mas

Como un libro que contiene lo más elemental del tema, se sugiere como la definición de la palabra "MANUAL" y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.

Los manuales son unas de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta un momento sobre un tema, sin embargo su existencia en la organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento (un manual en desuso es como si no existiese), aquí cabe hacernos algunas preguntas, ¿cómo crecemos? ¿Qué nos hace pensar que estamos haciéndolo bien? Como sentimos que somos eficientes.

Es quizás la solidez de un proceso lo que lo hace eficiente, el norte de un buen negocio o visión de una organización es el de obtener rendimiento positivo o utilidad en sus actividades, el problema seria como medir esa eficiencia en términos de servicios, mas aun cuando se trata de una institución publica como la Universidad De Carabobo.

Es precisamente en la UC y específicamente su departamento de compras donde surge esta inquietud ¿ cómo lograr hacer más eficiente el proceso de compras y como medirlo?, Ciertamente esa eficiencia se puede medir relacionando la calidad de un buen servicio y el costo de ese servicio.

En realidad nuestra intención no es la de calificar como deficiente el proceso de compras que actualmente se pone en practica en esta institución, tampoco pretendemos afirmar que solo nosotros poseemos la verdad.

Debemos considerar el hecho que de una u otra forma el departamento de compras ha logrado satisfacer gran parte de las necesidades de todo el complejo universitario, pero más que una realidad es una necesidad el poder evaluar, indagar, conocer, como este proceso puede lograr ser más eficiente.

En algunas ocasiones a cualquiera de nosotros le ha tocado pensar respecto a esta casa de estudio, unos solo por criticar o repetir lo que la mayoría comenta, otras se conforman con solo oír estos comentarios. Indistintamente de ser o no beneficioso a nuestro parecer son dignos de ser evaluados. En particular creemos que este es el momento de hacerlo posible.

Pensar en manuales y en la documentación de los procesos, pensar en el rol que tienen dentro de lo que conocemos teóricamente como excelencia nos ha permitido dirigir nuestro estudio, partiendo de un modo ideal, con la realidad, y algo mas que eso "nos ha ofrecido la oportunidad de hacer ver a muchos o a todos los interesados un conocimiento que es fundamental para que esa excelencia trascienda a todos los ámbitos de nuestra Universidad en el desarrollo profesional de sus egresados.

Ahora bien, ¿el hecho de ser poco, mas o menos eficiente depende de los manuales?, ¿Y hasta que punto?. No tendría sentido, responsabilizar a los manuales de todo el éxito o fracaso de una organización, sobre todo considerando que existen empresas que a pesar de no poseer manuales escritos son altamente excelentes, ¿ quizás estos negocios por grandes o pequeños que sean no lo requieren?.

Claro que si, lo que sucede es que en muchos casos a pesar de no tenerlos escritos todos o la mayoría de los que allí trabajan conocen bien el proceso, saben lo que deberán hacer, es el personal la clave de su éxito, pero ¿se trata de motivar? O ¿solo disciplina? .

La motivación y las buenas costumbres han sido unos de los temas más controversiales en las ultimas décadas, sobre todo cuando las organizaciones comenzaron a ver que parte del éxito de un proceso dependía en gran parte de sus recursos humanos, el cual dejo de estar en los renglones más bajos para convertirse en el más importante a nivel corporativo, siendo considerado hoy por hoy uno de los activos más importantes de una organización.

Al igual que para todas las organizaciones del mundo, para la Universidad de Carabobo, el personal deber ser primordial, aun más siendo la Universidad un pilar fundamental en la formación integral del hombre y de la sociedad.

(Manual de Políticas y Procedimientos. Martín Álvarez Torres Pág. 23, 24,año 1998.

(Gerencia de Compras, ING. José Ochoa Pág. 9 1997)

El siguiente material nos expone de una manera clara y sencilla como funciona o debería funcionar un departamento de compras de manera eficiente, y cual es su importancia en el éxito o fracaso de una organización, de la siguiente manera.

…es indispensable que exista y se tenga claro su influencia en el éxito o fracaso de cualquier empresa.

El objetivo básico de un departamento de compras deberá estar enmarcado dentro de los siguientes terminos:

• Comprar a un buen precio según el mercado
• Recibir el material en el tiempo requerido
• Mejorar la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar costos fomentar la competencia entre suplidores. Etc.

A nuestro parecer lo antes expuesto representa como debe ser un departamento de compras ideal, el cual en el desarrollo de nuestro estudio podrá compararse con el proceso actual de departamento de compras de la UC, que representa nuestra realidad de estudio.

Toda empresa u organización requiere en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder entre otras cosas las siguientes interrogantes: ¿quién?, ¿Como?, ¿Cuándo? ¿Con qué frecuencia?, O ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por distintas razones y llevan a las organizaciones a detallar minuciosamente todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario.

Con frecuencia muchas empresas u organizaciones se ven en situación de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar.

(Sistemas y procedimientos Fernando Catacora Pág. 96 año 1999/2000.).

Esta debilidad es aun más critica cuando tal situación ocurre en los departamentos tales como contabilidad, inventario, compras etc.

Si por ejemplo, uno de los compradores se retira en medio de un proceso de licitación, el proceso tiende a retrasarse en un tiempo equivalente al que un suplente o nuevo comprador este lo suficiente mente familiarizado con el proceso normal que allí se realiza, haciendo más costoso e ineficiente el proceso, lo que quizás no sucedería si se hubiere documentado adecuadamente el proceso de compras para que así el nuevo miembro conjuntamente con su experiencia logre engranar efectivamente en dicho proceso, e inclusive lograr aportar nuevas ideas que enriquezcan el contenido de la documentación del sistema.

La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información

Básicamente las razones que fundamentan la documentación de un sistema pude resumirse en:

• sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización
• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: Objetivos, políticas, normas, procedimiento, funciones y autoridad.
• Servir de guía para la ejecución de las tares de los empleados.
• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
• Normalizar el desarrollo de las tareas.
• Servir de guía para el entrenamiento del personal de reciente ingreso.

(Sistemas y procedimientos Fernando Catacora Pág. 96 año 1999/2000.).

Estas dos ultimas revisten cierta importancia en consideración al objeto de estudio que aquí se aborda; los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración concerniente a organización. En la administración moderna el volumen y la frecuencia de dichas decisiones van en aumento y en particular si se Trata De La Universidad De Carabobo.

6. Marco Conceptual

1.Jefe Del Departamento De Compras: Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la organización

2. Comité De Licitaciones: Es el encargado de seleccionar la mejor opción ofrecida por el proveedor, tomando en consideración los siguientes premisas: Precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable. El comité esta formado por un representante de la dependencia solicitante, un representante del vicerrectorado administrativo y el jefe de compra.

3. El Jefe De Sección: Se encarga de coordinar el proceso de compra, desde las requisiciones recibidas de las dependencias, hasta la cancelación de las ordenes de compras al proveedor. Entre algunas de sus funciones tenemos: Recibir requisiciones de compras asignadas por el jefe del departamento, recibir las cotizaciones, firmarlas y entregarlas al comprador y recibir actas del vicerrector administrativo, agilizar las tramitaciones de ordenes de copras en las direcciones de presupuesto, administración, tesorería, contraloría, que son entes por lo cual se rige el departamento de compras.

4. secretaria: es la encargada de llevar el control de las correspondencias inherentes al jefe del departamento de compras, también realizara las requisiciones de compras de las necesidades del departamento de compras y estará en constante comunicación con el departamento de almacén deberá llevar el stock y custodiar el material de oficina y limpieza.

5. compradores: son los responsables de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios en actas de comité, controlar el seguimiento de las ordenes de compras y efectuar el seguimiento de la entrega de las cotizaciones.

6. Asistentes Administrativos: son los encargados de todo el procedimiento administrativo de las ordenes de compra ya aprobada por la contraloría para su entrega a los proveedores seleccionados y luego la elaboración de la orden de pago también para la entrega a los proveedores.

7. Sistemas Es un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo. Los sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano. Cuando se  comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o más entidades abstractas llamadas sistemas de información. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefónicas, hasta un sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes usuarios.

8. Orden De Compra Es el documento básico del comprador vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal.

9. Requisición De Compras La requisición de compras es un documento que se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y las especificaciones necesarias para que el departamento de compras las tramite.

10. Solicitud De Cotización Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien o bienes para la empresa u organización.

Trabajo enviado y realizado por: Fernando Guerrero Juan Carlos Martínez