- Concepto de Auditoria
- Principios de contabilidad generalmente aceptados
- Normas de Auditoria
- Tipos de Auditoria
- Clasificación de las normas de Auditoria
- Normas de ejecución del trabajo
- Etapas para el desarrollo de la auditoria de estados financieros
- Técnicas de Auditoria
- Procedimientos de Auditoria
- Control interno
Auditoria, en su acepción mas amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veras y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.
- Auditoria fiscal.
- Auditoria contable ( de estados financieros )
- Auditoria interna.
- Auditoria externa.
- Auditoria operacional.
- Auditoria administrativa.
- Auditoria integral.
- Auditoria gubernamental.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.
Los principios de contabilidad constituyen conceptos fundamentales que establecen bases adecuadas para:
- Identificar y delimitar a las entidades económicas, las cuales, por medio de la celebración de operaciones generan información financiera.
- Valuar las operaciones.
- Presentar la información financiera.
Dichos principios, son pronunciados por el instituto mexicano de contadores públicos con base en el consumo de su membresía.
ENTIDAD.
Las entidades a su vez se dividen en:
- Publicas: empresas de participación estatal al 100% descentralizados y desconectados de otros organismos.
- Mixtas: empresas de participación estatal a menos del 100%.
- Privadas: son por personas físicas y/o morales o colectivas.
REALIZACIÓN.
La contabilidad cuantifica en términos monetarios a todas las operaciones que realiza una entidad, con otros en la misma actividad económica en la compra y venta de hechos económicos.
Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se consideran por ellos realizados.
- Cuando se ha efectuado transacciones con otros entes económicos.
- Cuando se han tenido transformaciones internas que modifican la estructura de sus recursos.
- Cuando han transcurrido eventos económicos externos a la entidad.
PERIODO CONTABLE.
La necesidad de conocer los resultados de operación de una situación económica de una entidad y que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales.
En términos generales los costos y los gastos deben de identificarse con el ingreso a que dio origen independientemente en la fecha en que se paga.
DUALIDAD ECONOMICA.
Esta dualidad se constituye de:
- Los recursos de los que disponen la entidad para la realización de sus fines y
- Las fuentes de dichos recursos que a su vez, son la especificación.
VALOR HISTORICO.
Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registra en la moneda de circulación o su equivalente a una fecha determinada.
Estas cifras pueden ser modificadas en caso de que existan eventos posteriores que las hagan perder su significado, se ajustaran las cifras por los cambios sufridos en el nivel general de precios y se reportaran en los estados financieros.
NEGOCIO EN MARCHA.
La entidad se presume en existencia permanente salva la explicación en contrario, por lo que las cifras en los estados financieros representan valores históricos o modificaciones en los mismos; estas cifras deberán especificarse dentro de la información financiera.
REVELACIÓN SUFICIENTE.
La información contable que se presenta en los resultados financieros debe contar en forma clara y comprensible todos los hechos de la misma, para poder juzgar las operaciones y la situación financiera.
IMPORTANCIA RELATIVA.
La información que aparece en los estados financieros debe de mostrar los aspectos importantes susceptibles de ser cuantificadas en términos monetarios, tanto para cifras de información como resultados en su operación guardando un equilibrio.
COMPARABILIDAD.
El uso de la información requiere de procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo y la información contable deberá ser bajo los mismos principios para que sea comparable y se pueda analizar.
Cuando existieran cambios que afectaran a la comparabilidad de la información debera ser justificada claramente en dicha información.
Concepto: Las normas de auditoria son los requisitos minimos de calidad, relativas a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo.
Objetivo: Las normas de auditoria de estados financieros ( auditoria contable ) tienen como objetivo constituir el marco de actuación que debera sujetarse el Contador Publico independiente que emita dictamenes ( opiniones para efectos ante terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o revelancia suficiente de la información sujeta a examinar.
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- Auditoria Financiera: Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador publico, cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la empresa.
- Auditoria interna: Proviene de la auditoria financiera y consiste en: una actividad de evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización, a fin de revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la administración. En un instrumento de control que funciona por medio de la medicion y evaluación de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos; contabilidad y demas registros; informes financieros; normas de ejecución etc.
- Auditoria de operaciones: Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una funcion o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el area de estudio, con el objeto de asegurar a la administración, que sus objetivos se cumplan, y determinar que condiciones pueden mejorarse. A continuación se dan algunos ejemplos de la autoridad de operaciones:
* Evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos.
* Revisión de practicas de compras.
- Auditoria administrativa:Es un examen detallado de la administración de un organismo social realizado por un profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus metodos y controles, y su forma de operar.
- Auditoria fiscal: Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista fisico ( SHCP ), direcciones o tesorerias de hacienda estatales o tesorerias municipales.
- Auditoria de resultados de programas: Esta auditoria la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas, en relacion con el avance del ejercicio presupuestal.
- Auditoria de legalidad: Este tipo de auditoria tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que sean aplicables ( leyes, reglamentos, decretos, circulares, etc )
- Auditoria integral: Es un examen que proporciona una evaluación objetiva y constructiva acerca del grado en que los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas economias, eficacia y eficiencia.
CLASIFICACION DE LAS NORMAS DE AUDITORIA.
Las normas de auditoria de estados financieros se clasifican en normas personales, normas de ejecución del trabajo y normas de información.
NORMAS PERSONALES.
Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoria y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.
Entrenamiento técnico y capacidad profesional.
El trabajo de auditoria, cuya finalidad es la de rendir una opinon profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo titulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
Cuidado y diligencia profesionales.
El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
Independencia.
El auditor esta obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO.
Al tratar de las normas personales, se señalo que el auditor esta obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que, por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al minimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.
Planeacion y supervisión.
El trabajo de auditoria deber ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.
Estudio y evaluación del control interno.
El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en el; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va dar procedimientos de auditoria.
Obtención de evidencia suficiente y competente.
Mediante sus procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinión.
NORMAS DE INFORMACIÓN.
El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante el, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a traves de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por ultimo es, principalmente, a traves del informe o dictamen, como el publico y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la unica parte, de dicho trabajo, que queda a su alcance.
En todos los casos en que el nombre de un contador publico quede asociado con estados o información financiera debera expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relacion con dicha información, su opinión sobre la misma y, en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoria.
BASES DE OPINIÓN SOBRE ESTADOS FINANCIEROS.
El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que:
- Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad;
- Dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes; y
- La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación.
Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en que consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros.
ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS.
Son tres etapas a considerar en un trabajo de examen de estados financieros a practicar por un contador publico independiente: preliminar, intermedia y final.
ETAPA PRELIMINAR.
- Objetivo: La etapa preliminar en una auditoria de estados financieros tiene como objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevara a cabo un examen de estados financieros.
Esta etapa se inicia, de hecho, desde el momento mismo en que un contador publico independiente es llamado por el dueño o representante legal de una entidad para solicitarle sus servicios.
De este modo el contador publico establecera un primer contacto con la entidad a auditar y procedera, en seguida, a efectuar n estudio y evaluación de la organización, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control interno, del análisis de sus factores clave de operación.
Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el contador publico procedera a efectuar la planeacion definitiva de su auditoria.
En esta etapa se diseñaran las cedulas e auditoria a utilizar durante la revisión, se entregaran a ola entidad aquellas que puedan ser llenadas por su personal, se programara la asignación de auditores y las tareas que se les encomendaran. Se elaboraran los programas de auditoria a utilizar.
- PROGRAMAS DE AUDITORIA: Durante el desarrollo de la etapa preliminar conveniente que el auditor desarrolle los programas especificos de auditoria que van a ser utilizados durante la revisión; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se tiene de la entidad con los elementos técnicos de que se dispondra para auditarla.
- IINFORME DE SUGERENCIAS: Derivado de todos los estudios, análisis, evaluaciones e investigaciones llevados a cabo por el auditor, durante esta etapa preliminar y la planeacion en conjunto de la auditoria, ya debio de haberse hecho de un conocimiento de la entidad y de sus debilidades en materia de control y en su operación.
ETAPA INTERMEDIA.
- OBJETIVO: Efectuar pruebas de los registros, procedimientos y explicaciones dadas por el cliente con el propósito de determinar el grado de confianza que se puede tener en ellos. Iniciar los trabajos de auditoria de resultados de operación y otras a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final.
- DESARROLLO: En esta etapa se efectuaran pruebas que permitan corroborar la calidad del control interno existente en la entidad; pruebas que serviran de base para determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicación de los procedimientos de auditoria. Se definira el plan de muestreo a seguir. Es practica comun que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisión de información financiera, ademas de los señalado en el parrafo precedente, se inicie en si la auditoria partiendo del examen de las transacciones efectuadas durante los primeros meses de operación.
- EXCEPCION: No olvidar que un examen intermedio de información financiera se da cuando el contador publico es contratado con oportunidad; es decir, durante el ejercicio que sera examinado, como en el ejemplo apuntado al inicio de este capitulo. En aquellos casos en que el contador publico es contratado despues de haber concluido el ejercicio fiscal a examinar, y por ende su labor inicia durante el ejercicio siguiente, ya no se dara la oportunidad de un examen intermedio. Se estara ante el caso de una auditoria de estados financieros a practicar en dos etapas: preliminar y final.
ETAPA FINAL.
- OBJETIVO: Concluir con el trabajo de auditoria en su conjunto.
En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunos meses de transacciones (ingresos, costos y gastos), procede en la etapa final el examen de los meses que quedaron pendientes de revisión.
En esta etapa, y por lo que se refiere a las transacciones del ejercicio en su conjunto, independientemente del examen realizado sobre todas las partidas que integran todo ese universo, procede efectuar pruebas globales de dichas transacciones para cerra el circulo de la revisión de este aspecto.
Se llevaran a cabo pruebas de corte para cerciorarse que las transacciones han sido registradas en el periodo a que corresponden. Debido a que las transacciones mas criticas son las registradas durante los ultimos dias cercanos a la fecha del balance general, las pruebas de corte deben ser dirigidas a tales transacciones.
- DESARROLLO:
- CIERRE DE AUDITORIA.
Discusión de ajustes y reclasificaciones.
Durante el desarrollo de la auditoria el contador publico ha determinado la necesidad de que la entidad auditada da efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a efecto de que sus estados financieros reflejen una razonable situación financiera y resultados de operación. Toca al auditor en este momento presentar a la consideración de la administración la propuesta de sus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos.
- CONCEPTO.
Las técnicas de auditoria a tratar en el presente estan orientadas fundamentalmente hacia la auditoria de estados financieros; sin embargo, es de observan que son de aplicación general a cualquier tipo de auditoria.
Técnicas de auditoria, son los metodos practicos de investigación y prueba que el contador publico utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.
Su objetivo consiste en proporcionar elementos técnicos que pueden utilizar el auditor para obtener la información necesaria que fundamente su opinión profesional sobre la entidad sujeta a su examen.
- OBJETIVO.
- CLASIFICACION.
Las técnicas de auditoria son las siguientes:
Estudio general: Apreciación sobre la fisonomia o características generales de la empresa, de sus estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias.
Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del contador publico que, basado en su preparación y experiencia, podra obtener de los datos o informaciones originales de la empresa que se va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación de otras técnicas por lo que, generalmente debera aplicarse antes de cualquier cosa.
- CONCEPTO.
Las referencias basicas acerca de los procedimientos de auditoria contemplados en este apartado, al igual que las técnicas de auditoria, se refieren a la auditoria de estados financieros, y su uso es aplicable o adaptable a cualquier tipo de auditoria.
Procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el contador publico obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conicimiento que necesita para fundar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos mediante varias técnicas de aplicación simultanea o sucesiva. Por lo que, en la practica, la combinación de dos o mas técnicas de auditoria da origen a los denominados Procedimientos de auditoria.
Su objetivo es la conjugación de elementos técnicos cuya aplicación servira de guia u orientación sistematica y ordenanda para que el auditor pueda allegarse de elementos informativos que, al ser examinados, le proporcionaran bases para rendir su informe o emitir su opinión.
- OBJETIVO.
- CLASIFICACION.
Los procedimientos de auditoria se pueden clasificar en dos grandes grupos: los de aplicación general que son recomendables para cualquier tipo de auditoria y entidad en que se practique; y los de aplicación especifica que tendran que ser diseñados ex profeso para cada tipo de auditoria y, a su vez, adaptarlos en funcion de las características de la entidad sujeta a intervención.
El control interno por ciclos de operación.
El estudio y evaluación del control interno se efectua con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que se requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va depositar en el; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria"
Es conveniente señalar, con precision, los objetivos del control interno, y ejemplificar los ciclos en que se puedan agrupar las operaciones de una empresa. No es ocioso repetir y hacer hincapié que los objetivos básicos del control interno son:
- La protección de los activos de la empresa.
- La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
- La promocion de la eficiencia operativa del negocio.
- Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa.
OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL INTERNO.
El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto, el control interno contable esta diseñado en funcion de los objetivos, para suministrar seguridad razonable de que todos los controles internos contables pueden considerarse como controles administrativos. Por otra parte, el plan de organización y los procedimientos y registros establecidos por la gerencia para documentar o ayudar su proceso de toma de decisiones, puede incluir una serie de controles que no existen en el sistema de contabilidad, al menos directamente.
La información operativa de tipo estadístico, registro de acceso a ciertas instalaciones de la empresa o una buena parte de los archivos en un departamento personal, pueden considerarse controles administrativos.
Precisando, se puede señalar como objetivos generales del control interno contable, los que acontinuacion se señalan:
- Objetivos de autorización: Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración.
- Objetivos de procesamiento y clasificacion de transacciones: Todas las operaciones deben registrarse, para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.
- Objetivos de salvaguarda física: El acceso a los activos solo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administración.
- Objetivos de verificación y evaluación: Los datos registrados relativos a activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables y tomar las medidas apropiadas con respecto a las diferencias que existan.
Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante a los mencionados anteriormente.
Conociendo los objetivos básicos del control interno y los objetivos generales del control interno contables que son aplicables a todos los sistemas, se pueden ya identificar los ideales utilizables para establecer los objetivos especificos de control interno por ciclos de transacciones, en la medida en que se puedan agrupar e identificar los ciclos en que son susceptibles de agruparse las operaciones de la empresa sujeta a estudio.
PREPARACIÓN DE LA CARTA DE SUGERENCIA A CLIENTES SOBRE DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO.
Cuando se descubren deficiencias importantes en el control interno, se debe emitir inmediatamente una notificación dirigida al cliente, lo cual reduce al minimo la responsabilidad del auditor en el caso de que se descubriese con posterioridad un desfalco de importancia o un serio fraude. Si se dirige al presidente, al gerente general o al contador, se establece un contacto de importancia y se ayuda al logro de un mejor entendimiento y mayor apreciación de los servicios prestados.
Concluido el trabajo final de auditoria, para dejar constancia del avance obtenido y las ventajas logradas con las medidas sugeridas e implantadas en relacion con el control interno, es aconsejable propiciar la comunicación escrita en la que se analice el resultado obtenido a traves de tales cambios.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.
Los elementos de control interno pueden agruparse en cuatro categorías:
- Organización.
- Procedimientos.
- Personal.
- Supervisión.
Oscar Quintero