Presupuesto empresarial

Presupuestos

Son planteamientos de resultados expresados en términos numéricos. Son una modalidad especial de los programas cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Clases de Presupuestos.

Financieros. Se estiman en unidades monetarias, tales como inversiones, ventas, costos, caja, fuentes y usos de fondos, gastos, puntos de equilibrio, balances, etc.

No financieros. Se estiman en unidades de producción, horas/hombre, horas/maquina, espacios, volumen, etc.

Un tipo especial de presupuestos son los pronósticos.

Establecen el número y los costos de las unidades que se desean vender, gastar, producir, etc.

Se pronostica en base a los datos históricos o en estudios de mercado. Son instrumentos tanto de planeación como de control.

Ejemplos de algunos presupuestos

Presupuesto de ingresos

Ventas

Otros ingresos

TOTAL INGRESOS $ 4.660.000

 Presupuesto de Egresos

Gastos de personal:

Gastos Generales

Gastos financieros

Presupuesto Maestro

1. Introducción

Este pequeño trabajo es de mucha importancia para proyectar o estimar los gastos y ingresos de una empresa que puede ser a corto o largo plazo, haciendo comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía; es decir si hacemos un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como son los estados financieros, también hacer consultas en las diferentes zonas del mercado y desarrollar de acuerdo las estadísticas y las tentaciones económicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del país donde reside la empresa.Todo presupuesto debe ser preparado por un especialista en esta materia como economistas, administradores, etc. y luego para ser aprobado debe ser revisado por el gerente financiero de la empresa.

2. Clasificación de presupuestos

• Presupuesto Maestro

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronostico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.

Beneficios:

• 1. Define objetivos básicos de la empresa.

• 2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.

• 3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

• 4. Facilita el control de las actividades.

• 5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

• 6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

Limitaciones:

El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

• El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

• Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada echo o actividad.

• Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Cuadro Comparativo Del Presupuesto Maestro.-

Este Presupuesto es un modelo a seguir por las características de su aplicación y de obtención de resultados, es directo, es medirle, es comparativo y hasta cierto punto asegura el retorno de la inversión.

• Presupuesto De Operación

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:

• Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)

• Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)

• Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.)

• Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)

• Presupuesto gasto de fabricación.

• Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)

• Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)

• Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo)

Presupuesto Financiero

Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

• Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

• Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)

• Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)

• Caja final.

• Caja inicial.

• Caja mínima.

Presupuesto De Inversión De Capital

Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. Comprende:

• Compra activo tangible.

• Compra activo intangible.

Elaboración del presupuesto maestro

El punto de partida de un Presupuesto maestro es la formulación de meta a largo plazo por parte de la gerencia, a este proceso se le conoce como "planeación estratégica".

El presupuesto se usa como un vehículo para orientar a la empresa en la dirección deseada, una vez elaborado el presupuesto, este sirve como una herramienta útil en el control de los costos.El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronostico de ventas, el proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestados, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado.

Enfoques:

• A. Enfoque de la alta dirección.- los ejecutivos de venta, producción, finanzas y administración deben pronosticar las ventas sobre la base de experiencia y conocimiento de la empresa y el mercado.

• B. Enfoque sobre la base de la organización.- él pronostica se inicia desde abajo con cada uno de los vendedores, la ventaja radica en que todos los niveles de la empresa participa de alguna manera en el desarrollo de la estimación presupuestal.

Presupuesto De VentasSon estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo. Componentes:

• Productos que comercializa la empresa.

• Servicios que prestará.

• Los ingresos que percibirá.

• Los precios unitarios de cada producto o servicio.

• El nivel de venta de cada producto.

• El nivel de venta de cada servicio.

Observaciones:

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del presupuesto maestro, es el pronostico de ventas, si este pronostico a sido cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian muchos mas confiables.

Ejemplo:

Él pronostico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

• Producción

• Compras

• Gastos de ventas

• Gastos administrativos

Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.

Elaboración de un presupuesto de venta.-

Se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre.

Presupuesto De ProducciónSon estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Proceso:

• Elaborando un programa de producción.

• Presupuestando las ventas por línea de producción.

¿En que consiste la Elaboración de un programa de producción?

Consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.

Presupuesto De Mano De Obra (PMO)

Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes:

• Personal diverso

• Cantidad horas requeridas

• Cantidad horas trimestrales

• Valor por hora unitaria

Presupuesto De Gasto De Fabricación

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Sustentación:

• Horas – hombres requeridas.

• Operatividad de maquinas y equipos.

• Stock de accesorios y lubricantes.

Observaciones.- este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

Presupuesto De Costo De ProducciónSon estimados que de manera especifica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.

Características:

• Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.

• Debe estimarse el costo.

• No todos requiere los mismo materiales.

• El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.

Presupuesto De Requerimiento De Materiales (PRM)

Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.

Presupuesto De Gasto De Ventas (PGV)

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero.Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.

Características:

• Comprende todo el Marketing.

• Es base para calcular el Margen de Utilidad.

• Es permanente y costoso.

• Asegura la colocación de un producto.

• Amplia mercado de consumidores.

• Se realiza a todo costo.

Desventajas:

• No genera rentabilidad.

• Puede ser mal utilizado.

Presupuesto De Gastos Administrativos (PGA)

Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

• 3. Características

Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.Son gastos indirectos.Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

Observaciones:

Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.

Sistemas de control

DEFINICION

Un sistema de control es la medición de resultados pasados y presentes y su comparación con resultados esperados ya sea parcial o totalmente, existen operaciones y funciones de control. Las operaciones de control son las actividades que se realizan a través de los diferentes medios de control. Son operaciones de control la supervisión directa, el muestreo en la producción, el arqueo de caja y el control presupuestal en las finanzas, etc.

Las funciones de control son las tareas específicas que cumple cada sistema o medio de control.

Las funciones de control son las tareas específicas que cumple cada sistema o medio de control.

La función de la supervisión es el control del tiempo y la disciplina ; la función del presupuesto es la racionalización de recursos ; la función del arqueo de caja es la vigilancia y comprobación de las existencias de dinero en efectivo.

PROCESOS DE CONTROL

Se da mediante la implementación de los siguientes cuatro pasos :

• Determinación de los medios de control.

• Recolección de la información.

• Interpretación y valoración de los resultados.

• Utilización de los recursos obtenidos.

CLASIFICACION DE LOS MEDIOS DE CONTROL

Personales : Supervisión, revisión de operaciones.

Instrumentales :

Físicos :

Cualitativos como el color, diseño y belleza.

Cualitativos como las unidades de medida, área, volumen, etc.

Gráficos :

Monetarios como el presupuesto y los demás sistemas financieros.

No monetarios como la población y la demanda.

PRINCIPALES AREAS DE CONTROL

• Ventas

• Producción

• Finanzas y Contabilidad

• Calidad de la administración.

• La administración en general : programas, reportes, gráficas, estadísticas, tendencias, etc.

SISTEMAS MODERNOS DE CONTROL

Administración por objetivos (Unidad ocho)

Gráficas de Gantt. Técnica de barras paralelas que generalmente se utiliza para desarrollar cronogramas de actividades.

Técnicas de trayectoria crítica como el PERT y CPM, estas dos técnicas se utilizan especialmente en la programación de proyectos. La primera con cifras estimadas y la segunda con cifras reales.

DIAGRAMA DE GANTT

                                      CONSTRUCCION DE UNA FABRICA

Sistema de control con retroalimentación (Feed Back).

Consiste en medir los resultados de acuerdo con las informaciones que se van obteniendo y aplicar nuevos planes según los resultados obtenidos.

Este sistema permite identificar al tiempo los errores o desviaciones de los planes iniciales, corregirlos y reprogramar las actividades hasta conseguir los resultados esperados.

Este proceso es de carácter repetitivo. En el siguiente anillo de retroalimentación se indica cada uno de los ocho pasos que se deben seguir para el cumplimiento de este sistema de control. 

SISTEMA DE CONTROL POR RETROALIMENTACION

                           TABLA DE CONTROL DE ACTIVIDADES

GRÁFICAS ESTADÍSTICAS DE CONTROL  

Gráfica de línea: Se utiliza para visualizar el crecimiento o descenso de una actividad.

Gráfica de barras verticales. Se utiliza para comparar el comportamiento de varias actividades.

Gráfica de barras horizontales. Se utiliza como cronograma de actividades.

Gráfica de partes componentes. Se utiliza para diferenciar el comportamiento de variables que conforman una unidad componente como por ejemplo el punto de equilibrio.

Gráfica de partes componentes de barras. Se utiliza para comparar el comportamiento de varios elementos en cada una de las barras, con el fin de graficar las estadísticas de varios años y varios elementos en una sola gráfica.

Gráfica de pastel. Generalmente se utiliza esta clase de gráfica para comparar porcentualmente el resultado de varias operaciones o para establecer el porcentaje de cada una de las partes componentes de unavariable.

Gráficas de área. Se utilizan para hacer comparaciones de tamaño, ya se en área o volumen de un producto. También para comparar cantidades de ventas de un año de varios productos, o de un producto en varios años.

Pictogramas. Presentación directa de las ideas pr medio del dibujo correspondiente a cada elemento . Por ejemplo, niños, casas, animales, etc.

Cada dibujo indica una cantidad convencional de elementos como centenares, miles, millones, etc.

Estudio y evaluación del sistema de control interno

Definiciones y conceptos básicos

En su significado más amplio, control interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, tendentes a:

• Proteger sus activos

• Asegurar la validez de la información

• Promover la eficiencia en las operaciones

• Estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la Dirección.

El Control interno, en su sentido más amplio, comprende controles que pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos:

• a. Los controles contables, comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.

• b. Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables.

Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación.

La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la Dirección de la Entidad, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito.

Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc.

Ejemplo: Los procedimientos cuya eficacia se basa en la segregación de funciones, pueden eludirse como consecuencia de existir connivencia o colusión de los empleados implicados en el control interno.

Objetivos del control interno contable

• GENERALES:

• Autorizaciones apropiadas

• Clasificación contable apropiada

• Verificación y evaluación

• Salvaguarda física

• OPERATIVO:

El proceso de las transacciones en un sistema empresarial debe realizarse de forma fidedigna desde el inicio hasta la emisión de la información. En relación con este proceso, deben considerarse los siguientes aspectos:

• Reconocimiento de los Hechos Económicos.

• Aceptación de las transacciones

• Integridad del procesamiento

• Integridad de los informes

• Integridad de los enlaces

Fases del estudio y evaluación del sistema de control interno

El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:

• a. La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad.

• b. La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron.

Pruebas de cumplimiento

Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoría.

El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de:

• Existencia: El control existe

• Efectividad: El control está funcionando con eficiencia

• Continuidad: El control ha estado funcionando durante todo el periodo.

El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditoría.

Periodo en el que se desarrollan las pruebas y su extensión

Los auditores independientes podrán realizar las pruebas de cumplimiento durante el periodo preliminar.

Cuando éste sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el periodo restante puede no ser necesaria, dependiendo fundamentalmente del resultado de estas pruebas en el periodo preliminar así como de la evidencia del cumplimiento, dentro del periodo restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el auditor independiente.

La determinación de la extensión de las pruebas de cumplimento se realizará sobre bases estadísticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadístico es, en principio, el medio idóneo para expresar en términos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razonabilidad, determinando la extensión de las pruebas y evaluando su resultado. Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección, justificando los criterios y bases de selección.

La evidencia

Debe obtenerse evidencia suficiente y adecuada, mediante la realización y evaluación de las pruebas de auditoría que se consideren necesarias, al objeto de obtener una base de juicio razonable sobre los datos contenidos en las cuentas anuales que se examinan y poder expresar una opinión al respecto de las mismas.

Naturaleza de la evidencia

La evidencia del auditor es la convicción razonable de que todos aquellos datos contables expresados en las cuentas anuales han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstanciales que realmente han ocurrido.

La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor y que tienen relación con las cuentas anuales que se examinan.

La evidencia se obtiene por el auditor a través del resultado de las pruebas de auditoría aplicadas según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del auditor.

Evidencia suficiente

Es aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a través de sus pruebas de auditoría para llegar a conclusiones razonables sobre las cuestiones que se someten a examen. Bajo este contexto el auditor no puede obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen. Por lo tanto, puede llegar a una conclusión sobre un saldo, transacción o control, realizando pruebas de auditoría, mediante muestreo, mediante pruebas analíticas o a través de una combinación de ellas.

Evidencia adecuada

El concepto de "adecuación" de la evidencia es la característica cualitativa, en tanto que el concepto "suficiencia" tiene carácter cuantitativo. La combinación de ambos elementos debe proporcionar al auditor el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos a examen.

La evidencia es adecuada cuando sea pertinente para que el auditor emita su juicio profesional.

Pruebas para obtener evidencia: Las pruebas substantivas

La evidencia en auditoría se obtiene mediante pruebas de cumplimiento y pruebas substantivas.

Como anteriormente ya se ha hablado de las pruebas de cumplimiento, trataremos aquí de las pruebas sustantivas.:

• Las pruebas substantivas tienen por objeto obtener evidencia de auditoría relacionada con la integridad, exactitud y validez de la información financiera auditada. Consisten en pruebas de transacciones y saldos, así como las técnicas de examen analítico.

• El auditor debe obtener evidencia mediante pruebas substantivas de las siguientes afirmaciones de la Dirección contenidas en las cuentas:

• Existencia: Los activos existen en una fecha dada

• Derechos y Obligaciones : Los Activos son bienes o derechos de la entidad y los pasivos son obligaciones a una fecha dada.

• Acaecimiento: Las transacciones o hechos registrados tuvieron lugar.

• Integridad: No hay activos, pasivos o transacciones que no estén debidamente registrados.

• Valoración: Los activos y pasivos están registrados por su valor adecuado.

• Medición : Una transacción se registra por su justo importe. Los ingresos y gastos han sido imputados correctamente al periodo.

• Presentación y desglose: Las transacciones se clasifican de acuerdo con principios y normas contables generalmente aceptados y la Memoria contiene la información necesaria y suficiente para la interpretación y comprensión adecuada de la información financiera auditada.

Métodos para obtener evidencia

La evidencia de auditoría se obtiene a través de pruebas de cumplimiento y substantivas, mediante uno o más de los siguientes métodos:

• Inspección: Consiste en la revisión de la coherencia y concordancia de los registros contables, así como en el examen de documentos y activos tangibles. Las tres categorías más importantes de evidencia documental son:

• Evidencia documental producida y mantenida por terceros.

• Evidencia documental producida por terceros y en poder de la entidad.

• Evidencia documental producida y mantenida por la entidad.

• Observación: Consiste en ver la ejecución de un proceso o procedimiento efectuado por otros.

• Preguntas: Obtener información adecuada de personas de dentro y de fuera de la entidad. Abarcan desde las formuladas por escrito a terceros ajenos a la entidad, hasta las hechas oralmente al personal de la misma.

• Confirmaciones : Consisten en obtener corroboración, normalmente por escrito de una información contenida en los registros contables.

• Cálculos: Comprobación de la exactitud aritmética de los registros o en la realización de cálculos independientes.

• Técnicas de examen analítico: Consisten en la comparación de los importes registrados con la evaluación de las expectativas desarrolladas por el auditor.

Documentación de la evidencia

La evidencia obtenida deberá recogerse en los papeles de trabajo del auditor como justificación y soporte del trabajo efectuado. (Se estudia en el siguiente tema).

El control de gestión

En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc. ). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

 Los condicionantes del control de gestión

El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

Los fines del control de gestión

El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos.

Sin embargo podemos concretar oros fines más específicos como los siguientes:

• Informar. Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

• Coordinar. Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

• Evaluar. La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar. El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

Los instrumentos del control de gestión

Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.

La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Esta relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.

El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables.. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.

El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.

La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causa puede ser:

• Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.

• Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.

• Errores en la relación medios-fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.

Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos).

Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos

Preguntas y respuestas

1. ¿Qué sucede cuando se raciona el capital?

El racionamiento de capital ocurre en cualquier momento en que hay un tope o restricción de presupuesto sobre la cantidad de fondos que se pueden invertir durante un periodo de tiempo específico, como un año. Estas restricciones son frecuentes en diversas organizaciones, especialmente en aquellas que tienen una política de financiamiento interno de todas las inversiones de capital. Otro ejemplo de racionamiento de capital ocurre cuando a una división de alguna gran corporación se le permite efectuar desembolsos de capital sólo hasta un tope de presupuesto especificado, sobre el que la división suele no tener control. Con una restricción en el racionamiento de capital, la compañía trata de seleccionar la combinación de propuestas de inversión que proporcionarán la mayor rentabilidad.

2. ¿Cuál es el propósito de la elaboración de un presupuesto de efectivo?

Es una herramienta que le permite a la empresa planear las estrategias de inversión y de solicitud de fondos en préstamo, también se utiliza para proporcionar una retroalimentación y un control tendientes a mejorar la eficiencia de la administración del efectivo en el futuro.

La empresa considera sus necesidades generales de efectivo como una parte de su proceso general de preparación de presupuestos, o pronósticos. En primer lugar, pronostica sus actividades operativas como son los gastos e ingresos del periodo en cuestión. Luego, debe presupuestar las actividades de financiamiento en inversión necesarias para lograr ese nivel de operaciones. Generalmente, las empresas utilizan un presupuesto mensual de efectivo pronosticado a lo largo del año siguiente más un presupuesto de efectivo diario o semanal más detallado del mes siguiente. Los presupuestos mensuales de efectivo se emplean para propósitos de planeación, mientras los diarios o semanales sirven para el control real del efectivo.

3. ¿Cómo afecta la inflación a los presupuestos de capital?

En general, una economía inflacionaria distorsiona las decisiones sobre el presupuesto de capital. En primer término, los cargos por depreciación se basan en los costos originales de reemplazo. Al crecer el ingreso con la inflación, se imponen impuestos en una proporción mayor, con el resultado de que los flujos de efectivo reales no mantienen su paso con la inflación. Si suponemos una inversión para un periodo determinado, sin inflación y una depreciación lineal, los flujos de efectivo después de impuestos se esperan constantes. Si suponemos la misma situación, pero agregando una tasa de inflación, los flujos de efectivo reales después de impuestos serán menores que antes y disminuirán con el tiempo. La razón es que los cargos por depreciación no cambian de acuerdo con la inflación, de manera que una parte creciente de los ahorros en impuestos queda sujeta a los gravámenes. A medida que los impuestos se incrementan en una tasa más rápida que la inflación, debe declinar los flujos de efectivo reales después de impuestos. La tasa interna de retorno será mayor para los casos sin inflación.

Por lo tanto, la presencia de la inflación resulta en tasas reales de rendimiento más bajas y menos incentivos para que las organizaciones realicen inversiones de capital. La situación de flujos de efectivo mejora con una depreciación acelerada, pero siguen las mismas comparaciones desfavorables. Simplemente existe un desincentivo para las organizaciones realicen gastos de capital, de manera que suelen invertir menos, buscan inversiones con una recuperación más rápida (vida económica más corta) y se vuelven menos intensivas en capital durante periodos de inflación.