Paso 3: Programar y documentar la normalización del Proceso Controlar el Mantenimiento.
Programación de la Realización de las Actividades que Conducirán a la Normalización del Proceso
Para tal programación se elaboró un cronograma de actividades en el que se refleja la inversión y distribución de tiempo para llevar a cabo la normalización del Proceso Controlar el Mantenimiento. Dicho cronograma se presenta en el Diagrama de Gantt de la Figura 6.6.
Figura 6.6. Cronograma de Actividades para la Normalización del Proceso Controlar el Mantenimiento.
6.4. Diseño de un Formulario de Solicitud de Atención de Requerimientos
Con el fin de estandarizar el proceso mediante el cual se llevan a cabo las solicitudes de las Plantas de Generación hacia la División para la atención de requerimientos de cualquier índole, excepto mantenimiento (adiestramiento, asesorías, etc.), se diseñó y normalizó un Formulario llamado Solicitud de Atención de Requerimientos, cuyo código es FOR-660-006. Dicha normalización se realizó bajo los lineamientos establecidos, para el diseño de Formularios, en el anteriormente mencionado PRO-160-007.
Este Formulario cuenta con los campos necesarios para escribir los datos del solicitante (unidad, nombre, fecha y hora), servicio solicitado (a quién se le solicita, descripción del trabajo y prioridad), control del trabajo (quién lo aprueba, quién lo realiza, fechas de aprobación y realización, permiso de trabajo asociado, otro documento asociado y duración del trabajo), aceptación del trabajo (unidad, nombre, fecha y hora de aceptación); y otro campo donde se pueden registrar cualquier tipo de observaciones referentes al trámite de la solicitud y/o a la aceptación del trabajo.
En el Apéndice 2 se presenta este Formulario con su respectivo Instructivo de Llenado y con un Flujograma que explica claramente el trámite necesario para realizar la solicitud, hasta terminar el trabajo y ser aprobado el mismo.
Cabe destacar que este Formulario fue validado por el Gerente de la División, en fecha 18/04/2005 para su inmediata implantación en la prestación del servicio de la División a las Plantas, difundiéndose la información referente a esta estandarización a las tres (3) Centrales Hidroeléctricas (Guri, Macagua y Caruachi), a través de personas estrechamente relacionadas con el proceso de certificación ISO 9001:2000.
6.5. Diseño de un Formulario para la Hoja de Vida de los Equipos del Departamento Centros de Control de Generación
En el Departamento Centros de Control de Generación adscrito a la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, se diseñó y normalizó un Formulario de nombre Hoja de Vida del Equipo XXXXX, de código FOR-663-008, donde las X"s son reemplazadas por el nombre del equipo al que corresponde la Hoja de Vida. En este Formulario se registrará toda la información referente a las actividades correctivas, preventivas, de investigación, de mejora o de prueba que se ejecuten en cada uno de los equipos que están bajo la responsabilidad de dicho Departamento.
Estas Hojas de Vida serán archivadas en carpetas individuales para cada equipo en donde se llevará un registro de intervención de los mismos. El diseño del FOR-663-008 se muestra en el Apéndice 3 de este trabajo.
6.6. Creación de un Glosario para la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación
En el Apéndice 4 se presenta un compendio de términos (palabras, frases, siglas) manejados en el día a día de la gestión de la División y sus Departamentos adscritos. La importancia de la existencia de este Glosario radica fundamentalmente, para fines de este trabajo, en la simplificación de documentos tales como Procedimientos Internos e Instrucciones de Trabajo, propios de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación o de sus Departamentos, desde el punto de vista de la innecesaria excesiva cantidad de páginas de cada uno de éstos debido a la definición de términos claves para el entendimiento de los mismos. En el peor de los casos, varios Procedimientos e Instrucciones tienen los mismos términos claves definidos en sus páginas, por lo que se hace muy repetitivo y por lo tanto antifuncional dicha configuración.
Con este documento, el GLO-660-001, de 61 páginas, se tiene al alcance la definición de cualquier término que se maneja en la División, desde la Gerencia hasta el último cargo existente, facilitando de esta manera el proceso de adaptación del personal a sus labores a través de esta herramienta de apoyo.
Con la introducción de este cambio, ahora los Procedimientos Internos en lugar de definir los términos claves para el entendimiento de los mismos, harán una simple referencia al Glosario de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación (GLO-660-001).
Las actualizaciones de este documento podrán realizarse a medida que la Gerencia considere necesaria la inclusión de la definición de nuevos términos claves.
6.7. Elaboración del Manual de Procedimientos Internos del Proceso Mantener de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación
Luego de la revisión e introducción de cambios en los subprocesos Planificar y Ejecutar el Mantenimiento, se procedió a la elaboración y normalización de nuevos documentos y modificación de los ya existentes (Procedimientos Internos, Instrucciones de Trabajo y Formularios). Más adelante se elaboró y normalizó toda la documentación referida al Control del Mantenimiento, y como último producto de este Trabajo de Pasantía se realizó el Manual de Procedimientos Internos para el Proceso Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisión y Control de Generación.
El MAN-PRO-660-001 recoge los tres (3) procedimientos fundamentales de dicho proceso: Planificar el Mantenimiento, Ejecutar el Mantenimiento y Controlar el Mantenimiento. El proceso en general ha sido reorientado hacia un enfoque netamente de mantenimiento, es decir, se ha cambiado la perspectiva anterior en la que se tomaban en cuenta todas las actividades desarrolladas por la División, generándose como consecuencia desfavorable la imprecisión en la búsqueda de toda información concerniente a mantenimiento a lo largo de la gestión, además de la complejidad del registro de la misma.
Otro cambio importante en la documentación del Proceso es la redacción de los Procedimientos Internos e Instrucciones de Trabajo en tercera persona y con los verbos en tiempo presente, además de la estandarización de la presentación de los títulos de estos documentos "sustantivando el verbo", por ejemplo: planificación…, diseño…, elaboración…, cálculo…, etc.
A continuación se presenta la estructura del Manual con todos su Procedimientos Internos, Instrucciones de Trabajo y Formularios.
Figura 6.7. Estructura del Manual de Procedimientos Internos.
En el Apéndice 5 se presenta una copia del MAN-PRO-660-001: Manual de Procedimientos Internos del Proceso Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisión y Control de Generación.
Conclusiones
Luego de la realización de este estudio para la adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, se obtuvieron las siguientes conclusiones:
La nueva estructura del Proceso Mantener de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación se ajusta al Ciclo de Mejoramiento Continuo (PDCA).
Los Procesos Claves de la División son tres (3): Planificar el Mantenimiento, Ejecutar el Mantenimiento y Controlar el Mantenimiento.
La elaboración de un Mapa de Procesos hace posible la identificación y diferenciación de los Procesos Claves, de Gestión y de Apoyo de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación.
Se diagnosticó el estado de los Procesos Claves de la División y se procedió a realizar modificaciones en los ya existentes y a documentar y normalizar los no existentes.
Se crearon nuevos Formularios e Instrucciones de Trabajo a fin de optimizar la gestión de la División.
El subproceso Controlar el Mantenimiento se identificó como un grupo de elementos que requieren normalizarse, y tal normalización se llevo a cabo siguiendo la metodología de los cuatro (4) pasos para el desarrollo de proyectos de normalización.
Se establecieron los límites del Control del Mantenimiento mediante
un Flujograma en donde se describe detalladamente la secuencia de pasos a seguir para transformar un conjunto de entradas en salidas a través de un proceso.
Para dicha normalización se estableció un único Indicador de Gestión del proceso: Cumplimiento de la Gestión de Mantenimiento.
Los instrumentos y metodología utilizados para diagnosticar la situación actual y describir todo el Proceso Mantener de la División, permitieron analizar la secuencia de todos los procedimientos involucrados en éste y así establecer mejoras a través de la disminución de errores que se generaban como retrabajo y desorganización en la recolección de la información.
Se elaboró un completo Manual de Procedimientos para el Proceso Mantener de la División, siguiendo los lineamientos establecidos en el PRO-160-007 para la elaboración de Procedimientos Internos de CVG EDELCA.
Todas las propuestas realizadas y presentadas en este trabajo fueron revisadas por los dueños del proceso y aprobadas por los mismos.
Recomendaciones
Para garantizar la adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, se recomienda tomar en consideración las siguientes acciones:
Enviar el Manual de Procedimientos Internos del Proceso Mantener (MAN-PRO-660-001) a la Gerencia de Desarrollo de la Organización (DDLO) de CVG EDELCA, para su respectiva conformación y aprobación.
Elaborar un programa que permita la implementación de las propuestas resultantes de este proyecto de investigación.
Diseñar un plan de seguimiento del desarrollo del subproceso Controlar el Mantenimiento, mediante la medición de su indicador de gestión, para así detectar nuevas oportunidades de mejora.
Difundir la información contenida en el nuevo Manual de Procedimientos Internos de la División (MAN-PRO-660-001) a todo el personal que labora en ésta, a fin de garantizar la pronta aplicación de los procedimientos y la estandarización de criterios.
Normalizar los demás procesos de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, a fin de alcanzar la excelencia en su gestión.
Realizar revisiones periódicas del Manual de Procedimientos Internos (MAN-PRO-660-001) de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación.
Bibliografía
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE NORMALIZACIÓN CVG EDELCA. Caracas: Omega Consultores C.A. s/f. s/a.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE PROTECCIONES, SUPERVISIÓN Y CONTROL DE GENERACIÓN DE CVG EDELCA.
MODELO DE EXCELENCIA DE GESTIÓN DE CVG EDELCA. Manual de la metodología de mejoramiento continuo. Caracas: Omega Consultores C.A. 59 págs. s/f. s/a.
PRESENTACIÓN DEL ASPECTO SEIS "GERENCIA DE PROCESOS" del Modelo de Excelencia de Gestión de Gestión de CVG EDELCA. Puerto Ordaz: División de Desarrollo de la Organización. s/f. s/a.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS (PRO-160-007). Caracas: Omega Consultores C.A. s/f. s/a.
ROJAS DE NAVÁEZ, Rosa. (1997). Orientaciones prácticas para la elaboración de informes de investigación. Puerto Ordaz: UNEXPO. Segunda edición. 239 págs.
DEDICATORIA
A DIOS, por llevarme por el camino del bien y darme la oportunidad de alcanzar una de mis metas más importantes.
A NICOLA BENCARDINO, mi padre, que desde el cielo me ha acompañado en todo lo que hago y siempre lo llevo en mi mente y en mi corazón. ¡TE AMO VIEJO!.
A AMÉRICA DE BENCARDINO, mi madre, que desde hace menos de un año ya no está conmigo y que siempre deseó verme alcanzar esta meta. ESTO ES PARA TI MAMITA, TE ADORO.
A LILIANA BARRIOS, mi novia, que me ha acompañado a lo largo del desarrollo de todo este trabajo y en una etapa muy difícil de mi vida. TE AMO CON TODO MI CORAZÓN.
A SONIA, por ayudarme a lograr este primer triunfo. TE QUIERO MUCHO.
Bencardino, Alexandro
AGRADECIMIENTOS
A LA UNEXPO, mi casa de estudios, por darme todos los conocimientos en mi formación profesional.
A CVG EDELCA, por haberme permitido trabajar para Ellos y por contribuir a mi formación profesional y laboral.
A LA ING. SCANDRA MORA, mi tutor académico, por su paciencia, comprensión y disposición a asesorarme en todo lo necesario.
AL ING. JOSÉ LUÍS LUJÁN, mi tutor industrial, excelente persona y excelente profesional, que siempre me hizo participar en importantes reuniones, compartió muchos de sus conocimientos conmigo y me brindó su amistad. MUCHÍSIMAS GRACIAS POR SU DEDICACIÖN Y PACIENCIA.
AL ING. RODOLFO VERDE, por estar siempre dispuesto a atenderme y responder mis preguntas.
Al ING. LUÍS GONZÁLEZ, por su disposición a colaborar con la realización de mi trabajo y por dedicarme tantos minutos de su tiempo cuando más difícil se le hacía.
A LA ING. KELLY ORTEGA, por orientarme y facilitarme información en la realización de mi trabajo.
AL ING. MIGUEL BORGES, excelente persona sin la cual no hubiese tenido esta oportunidad de realizar mi pasantía.
A BRENDA FERNÁNDEZ, por estar siempre dispuesta a colaborar conmigo y por haberme brindado su amistad y tantos momentos agradables.
A CECILIA PULIDO, mi compañerita incondicional, que me acompañó a todos lados y que siempre se preocupó por aclararme cualquier duda que tuviese.
A LUÍS BELISARIO, mi vecino y amigo de toda la vida, por prestarme su computadora para redactar gran parte de mi informe.
A PIPO, mi amigo, por su paciencia y colaboración en la impresión de este informe de pasantía.
A todo el personal de la División de Protecciones, Supervisión y Control de Generación, por apoyarme en todo y hacerme parte de ellos y de sus funciones.
A todos gracias por su valiosísima colaboración…
Bencardino, Alexandro
Autor:
Bencardino, Alexandro
(Junio 2005).
Trabajo de Práctica Profesional. Departamento de Ingeniería Industrial. Vicerrectorado Puerto Ordaz. UNEXPO. Tutor Académico: Ing. Scandra Mora. Tutor Industrial: Ing. José Luís Luján.
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
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