Propuesta de procedimiento para el ingreso estudiantil en la Universidad Bolivariana de Venezuela

Resumen

Caracterizar los procesos de la Dirección General de Ingreso Prosecución y Egreso Estudiantil (DGIPEE) de la Universidad Bolivariana de Venezuela; diagnosticar a nivel regional los procedimientos de cada uno de ellos en la unidad de ingreso estudiantil; y proponer un procedimiento para gestionar los procesos internos en la Unidad de Ingreso Estudiantil de la Universidad Bolivariana de Venezuela en el Estado Táchira es el propósito fundamental de esta investigación a partir de no existir una definición de funciones para gestionar los mismos.

Esta propuesta complementa el nuevo modelo de educación universitaria legado del Comandante Presidente de Venezuela Hugo Chávez Frías; quien desde el febrero de 2010 comenzó a propugnar y concientizar sobre lo estratégico y vital que es para la educación revolucionaria y bolivariana, iniciándose con ello el proceso de construcción de un estado comunal, para lo cual se ha tomado en esta propuesta de estructura, el referente paradigmático de la triada: escuela–familia–comunidad.

Este diseño fue básico para poner en práctica los formatos de recolección de información en el periodo estudiantil 2012-2013 donde se experimentó un tiempo de aplicación, en el cual se pudo evidenciar mayores niveles de ejecución y seguimiento a las políticas públicas impulsadas por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria para el Estado Táchira, en su proceso de municipalización los 29 municipios territoriales, a partir de los instrumentos aplicados se detectó que los formatos y organigrama de flujo para los talleres informativos de formación de los expedientes, para los estudiantes de egreso del año 2012 no cumplieron con los procesos en su ingreso al no existir ni la unidad, ni un procedimiento en sus procesos bien identificados, por lo que se hace evidente y viable la aplicación de esta propuesta para CIPEE, en el Estado Táchira, tarea emancipadora de la nueva Universidad Bolivariana de Venezuela, que día a día se adapta a las exigencias del Plan Patria.

Introducción

La Misión Sucre fue creada como la estrategia para romper por la vía de la educación universitaria, los círculos de exclusión, consiste en incorporar a la educación universitaria, a todos los bachilleres que así lo deseen, de acuerdo con la Constitución…sin más limitaciones que las que derivan de sus aptitudes, vocación y aspiraciones[1](Fundamentos Conceptuales de la Misión Sucre, 2003, p. 3). La Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV), creada mediante Decreto Presidencial Nº 2517, de fecha 18 de julio de 2003, dictado por el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Chávez Frías.

En el Estado Táchira el colectivo universitario UBV-Misión Sucre, trabaja desde sus inicios de manera mancomunada, siendo reconocida a nivel nacional, en virtud de su encargo y constante lucha con varios sectores. Esta unión ha facilitado el intercambio de información, conocimiento, discusión y mejoramiento de los procesos, incidiendo en la consolidación de los Programas de Formación en el Estado Táchira.

El mayor reto, consiste en hacer de la educación pública la herramienta que prepare al ciudadano y ciudadana, desde una perspectiva ideológica, científica y axiológica que le permita contribuir al crecimiento de la patria de una manera consciente y decidida sobre la defensa de sus recursos naturales, el patrimonio cultural y su soberanía.

La Dirección General de Ingreso Prosecución y Egreso Estudiantil, CIPEE, de la Universidad Bolivariana de Venezuela, a nivel nacional, presenta una estructura que debe ser desarrollada a nivel regional, con la identificación de cada proceso, pero cada uno de ellos deben adaptarse a la situación específica del sistema municipalizado de educación del Estado Táchira.

El reglamento de ingreso, prosecución y egreso estudiantil reconoce y ordena el desarrollo de los procesos de las unidades de ingreso estudiantil de cada Estado, durante el periodo académico, sin embargo estos procesos no se han desarrollado en el Estado Táchira, y mantiene en total inexistencia la unidad de ingreso estudiantil.

La unidad de ingreso estudiantil en el Estado Táchira no cuenta con metodología de procesos que permita aplicar procedimientos exitosos, durante el periodo académico (tramos y trayectos) poniendo en riesgo la prosecución de los estudiantes y por ende su futuro egreso.

Se dispone de personal calificado, pero insuficiente, la información primaria y disposición e interés de la dirección para implementar las soluciones de la investigación. Por otra parte la relevancia social de la universidad bolivariana de Venezuela obliga a mejorar y adaptar en el tiempo, por lo que debe contar con el diseño metodológico de procedimientos para la unidad de ingreso estudiantil y así poder contribuir con la simplificación de los procesos estudiantiles, sobre todo tomando en cuenta el novedoso sistema de municipalizado de la educación universitaria que venimos innovando por nuestro proyecto país.

Misión de la universidad bolivariana de Venezuela (UBV).

• 1. Formación integral de quienes participan en sus procesos educativos como personas dignas, profesionales competentes y probos, y ciudadanos con sentido de país capaces de contribuir con su desarrollo.

• 2. Proyección social vinculada al desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y educativo de las comunidades de las regiones del país.

• 3. Generación, sistematización y socialización de conocimientos en campos científicos, tecnológicos, sociales y humanísticos.

• 4. Revitalización en perspectiva histórica del pensamiento integracionista bolivariano, latinoamericano como eje fundamental de la cooperación nacional e internacional.

• 5. Contribuir a cambiar los modos de pensar e impulsar el tercer motor "Moral y Luces". Formar no sólo profesionales competentes, sino ciudadanos que trabajen con sentido de patria y humanidad.

• 6. Contribuir a cambiar al Estado venezolano en la refundación del país. La UBV será con – por – para –una comunidad plural".

La Universidad Bolivariana de Venezuela se propone lograr:

• a) La calidad y pertinencia de sus procesos y logros formativos, de sus procesos y logros de producción de conocimientos y de bienes culturales, y de sus procesos y logros de inserción social y comunitaria.

• b) El reconocimiento social de dichos procesos y logros.

• c) La equidad en el acceso y en el desempeño estudiantil.

• d) La organización y dinámica académica y curricular favorables a la integración de saberes y al enfoque de la formación integral.

• e) Una comunidad universitaria pluralista y democrática con alto sentido de pertenencia institucional y de compromiso con los intereses nacionales.

• f) La cooperación interinstitucional, nacional e internacional, sustentada en vínculos de integración y complementariedad.

• g) La adopción de una cultura de planificación, gestión, autoevaluación y autorregulación, con flujos de información y metodologías participativas con la definición de responsabilidades.

• h) La eficiencia en la organización y gestión administrativa.

La Universidad Bolivariana de Venezuela en el Estado – Táchira, se inicia primeramente con la puesta en marcha de la Misión Sucre, ambas surgen como una propuesta socialista de la Educación Superior, con un compromiso educativo que vino a romper los círculos de exclusión que habían imperado por muchos años, y desde ese momento en el año 2003 por la vía de la inclusión directa a la educación superior.

Defendiendo el concepto de la municipalización de la Educación Superior la Misión Sucre cuenta con los programas de formación de la Universidad Bolivariana de Venezuela, así como también con los programas de las demás instituciones de Educación Superior (IES), funcionando en los 29 Municipios del Estado Táchira, dispuesta en 90 centros educativos que funcionan como espacios de encuentro, y siete Aldeas Universitarias Misión Sucre-UBV -planta física-, ubicadas específicamente en los municipios: Andrés Bello, Ayacucho, Guácimos, Junín, San Cristóbal, Tórbes y Uribante, contando con el enlace de más de 80 Coordinadores de Aldea y el arduo trabajo de 1500 profesores-asesores.

La Universidad Bolivariana de Venezuela, UBV, en el Estado Táchira, cuenta con una estructura organizacional como lo indica la Gráfica 1, homóloga a la estructura nacional de la UBV, evidentemente dependiendo directamente de la nacional, responde a las necesidades básicas, estándar, que en un futuro próximo debemos adaptar al sistema de municipalización que nos permita llegar a cada aldea o ambiente educativo.

Gráfica 1: Estructura Organizacional la UBV.

Fuente: Documentos de la UBV

Como se observa en la Gráfica 1, la coordinación regional enlaza directamente con las coordinaciones de cada área específica, y aun cuando dedica especial importancia a la coordinación de ingreso prosecución y egreso estudiantil (CIPEE), al igual que los programas de formación de grados (PFG), conscientes de que de estos depende el mejor enfoque que se brinda a los procesos estudiantiles, es inminente trabajar en pos de perfeccionar el procedimiento metodológico para gestionar los procesos internos en el ingreso estudiantil, básico para mantener una matrícula de participación y motivación en un nivel supremo y necesario para marcar la diferencia en la calidad del profesional egresado.

La estructura nacional de la cual depende la coordinación de ingreso prosecución y egreso estudiantil, CIPEE; (Anexo 1), tiene referentes nacionales de ingreso, prosecución y egreso estudiantil que identifican los procesos y permiten desarrollar el periodo académico, lapso de estudio para cada época escolar en el que se desarrolla la malla curricular de cada programa de formación de grado, a nivel regional, por lo que en cada CIPEE de cada Estado, urge la existencia de una estructura homóloga como la nacional, pero que se adapte a la municipalización y se pueda desarrollar los procesos de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, con profunda responsabilidad e importancia para cada uno de ellos, sin permitir el desarraigo de los estudiantes de su casa matriz de estudio, y lo que es más importante que consigan en cada proceso una respuesta para mantener en alto la motivación por su derecho a profesionalizarse.

Unidad de Ingreso Estudiantil. Propósito.

Coordinar y ejecutar políticas nacionales para el ingreso de los aspirantes a la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Perspectivas:

Favorecer la política de inclusión al sistema universitario, Garantizando la universalización en el ingreso a la educación universitaria y la igualdad y la equidad en el acceso de las y los estudiantes a la educación universitaria en la UBV.

Funciones de la Unidad de Ingreso:

• Planificar los procesos de ingreso, lo que implica:

• Informar los requisitos del ingreso.

• Informar acerca de los PFG que ofrece la universidad

• Informar del reglamento existente de la institución (ingreso, prosecución y egreso).

• Promover el proceso de registro e inscripción en el sistema de estudiantes de sedes y aldeas.

• Verificación de los documentos probatorios de estudio.

• Participación en el proceso de trayecto Inicial.

• Enviar al archivo central estudiantil la documentación en físico para conformación de expedientes de estudiantes regulares.

• Informar a las distintas coordinaciones de los programas de formación de grado (PFG), acerca de las proyecciones de Ingreso.

• Recibir, revisar y procesar la documentación de las diferentes modalidades, dentro de las cuales se tienen los traslados, las reincorporaciones, las equivalencias y cambio de programa de formación de grado.

• Coordinar la recepción de los expedientes estudiantiles.

• Elaborar el registro de ingreso de los/ las estudiantes.

• Coordinar la asignación de aulas.

Procesos internos: Ingreso, reingreso, reválidas, equivalencias, acreditación.

Unidad de Prosecución Estudiantil. Propósitos.

Garantizar el cumplimiento de los reglamentos de ingreso, prosecución y egreso estudiantil; valoración del desempeño estudiantil, y otros del marco jurídico institucional asociados a la prosecución en la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Perspectivas:

Garantizar el seguimiento académico de los estudiantes.

Garantizar la igualdad y la equidad en la permanencia de las y los estudiantes a la educación universitaria.

Funciones de la Unidad de Prosecución Estudiantil:

• Planificar las actividades de prosecución en el lapso académico conjuntamente con la Coordinación Regional de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil.

• Operativizar y supervisar la oferta académica de los PFG.

• Elaborar y expedir el carnet estudiantil.

• Tramitar las solicitudes de traslado.

• Tramitar las solicitudes de cambio de PFG.

• Autorizar cambios de sección, turnos y de aldea.

• Registrar la carga final de notas de las unidades curriculares de los programas de formación de grados.

• Elaborar y tramitar constancias de estudio y horarios.

• Reportar la data de los estudiantes a la Coordinación de Ingreso, prosecución y egreso estudiantil.

• Informar a la Dirección Desarrollo Estudiantil el estatus académico de los estudiantes.

• Reportar la matrícula de estudiantes de sede y municipalizados a las instancias superiores vinculadas al Ingreso, prosecución y egreso estudiantil.

• Aplicar marco jurídico institucional vigente.

• Enviar al archivo central estudiantil la documentación en físico para el control de los estudiantes regulares.

• Tramitar solicitudes vinculadas a la prosecución estudiantil.

• Evaluar los procesos concernientes al sistema de prosecución estudiantil de la universidad.

• Inscripción de la población estudiantes en el semestre correspondiente.

• Garantizar la inscripción y carga de notas en SUR@UBV cada periodo académico.

• Reportar a la Secretaria General de la Universidad Bolivariana la proyección de posibles graduandos.

Procesos internos: Certificación, traslados y evaluación.

Unidad de Egreso Estudiantil. Propósitos.

Contribuir al desarrollo óptimo de procesos para la certificación de profesionales en los programas de formación de grado y programas nacionales de formación, administrados por la Universidad bolivariana de Venezuela.

Perspectivas:

Hacer cumplir las normativas legales de los procesos académicos y administrativos relacionados con el grado de la Población Estudiantil de la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Funciones de la Unidad de Egreso Estudiantil.

• Planificar conjuntamente con las coordinaciones de regional de ingreso, prosecución y egreso estudiantil las actividades de egreso para cada lapso académico.

• Tramitar solicitudes de grado.

• Instalar y supervisar los comités de verificación de expedientes de los aspirantes a grado.

• Desarrollar los procesos de auditorías para cada periodo académico y aquellos casos remitidos por los CIPEE o las autoridades universitarias

• Proporcionar la data de graduandos a la DGIPEE, Secretaría General y la Unidad de Título.

• Certificar los datos filiatorios de los estudiantes.

• Suministrar a la Unidad de Apoyo Estadístico y Tecnológico la data de notas.

• Certificar el cumplimiento de la malla curricular de los egresados en cada uno de los Programas de Formación de Grado.

• Informar al Secretaria General de la Universidad acerca de los egresados.

Procesos internos: Verificación, auditorías, certificación.

Diagnóstico de cada proceso estudiantil de CIPEE en la Universidad Bolivariana de Venezuela. Periodo 2012-2013.

Para comenzar el análisis se aplicó la matriz DAFO, en una discusión puntual de las cuatro variables por separado, realizando un proceso de descarte simple en base a las necesidades más próximas a los individuos o colaboradores involucrados en la investigación, (Personal de Misión Sucre, UBV, Estudiantes). Los resultados se exponen a continuación en la Tabla 1.

Tabla 1: FODA de los procesos estudiantiles en la UBV.

Como se muestra en la matriz FODA las debilidades evidencian las dificultades existentes en la funcionabilidad del Ingreso y prosecución estudiantil. Se aplicaron, además, entrevista a expertos (cinco Coordinadores de Aldeas que llevan los procesos estudiantiles y a dos auditores del proceso de egreso estudiantil) y encuesta a estudiantes.

Preguntas y respuestas a la encuesta aplicada a estudiantes:

• 1. ¿Cuánta confianza tiene en los procesos de la Universidad Bolivariana de Venezuela?

El 95% responde que existe mucha confianza en los procesos académicos, investigativos y de extensión de la UBV.

• 2. ¿Conoce los requisitos de ingreso estudiantil a esta Universidad?

El 92% de los participantes reconoce que desconocen todos los requisitos.

• 3. ¿Al día de hoy Ud. ha entregado los requisitos de ingreso estudiantil?

Solo el 20% reconocen que entregan a tiempo estos requisitos.

• 4. ¿Conoce de la unidad de ingreso estudiantil, los procesos internos y sus procedimientos?

El 100% manifiesta que no tienen todo el conocimiento cierto de todos los procesos internos.

• 5. ¿Conoce el momento dentro del período académico para solicitar el proceso de reingreso?

El 96% no tiene claro el momento indicado para este proceso.

• 6. ¿Durante el Trayecto Inicial promueve Ud. la formación del expediente estudiantil con todos los requisitos de Ingreso?

El 100% plantea que Sí motivan al estudiante a entregar los requisitos de ingreso.

• 7. ¿Cree usted importante que se dicte un taller o se realicen otras acciones para informar sobre los procesos de ingreso y la formación del expediente estudiantil?

El 100% consideran muy importante el taller de orientación.

Análisis de los resultados de la entrevista para estudiantes.

La entrevista aplicada permitió identificar el deseo prioritario de los estudiantes; tanto los que están en etapa de egreso como los que tienen la aspiración de ingreso a los Programas de Formación de Grado de la UBV.

Preguntas de la entrevista a expertos:

• 1. ¿Qué opina sobre el Reglamento de Ingreso, Reingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil de la Universidad bolivariana de Venezuela?

• 2. ¿Conoce Usted, Si en la Universidad Bolivariana de Venezuela, Sede Estado Táchira, se cumple con la recepción de los expedientes estudiantiles en el primer Tramo / Primer Trayecto del inicio del periodo académico? Explique.

• 3. ¿Ha participado usted en alguna capacitación para estudiantes de ingreso en la conformación de expedientes estudiantiles, en la Universidad Bolivariana de Venezuela, Sede Estado Táchira? Explique.

• 4. ¿En su opinión beneficia o perjudica que los estudiantes aspirantes a grado, entreguen los expedientes estudiantiles con los requisitos para ingreso, en el periodo de egreso? Explique.

• 5. ¿Qué recomienda a la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso de la Universidad Bolivariana de Venezuela en la Sede del Estado Táchira, en su unidad de Ingreso, para lograr que los estudiantes de Trayecto Inicial entreguen expedientes estudiantiles con los requisitos para ingreso, en tiempo útil y hábil, vale decir, al inicio del Primer Tramo / Primer Trayecto?.

En su mayoría los entrevistados, por ser preguntas abiertas, recomendaron:

• Regularizar la ejecución de los diferentes procesos de ingreso estudiantil.

• Regularizar la recepción de los expedientes estudiantiles en la UBV.

• Desarrollar la capacitación de los estudiantes.

• Entregar a tiempo los recaudos administrativos que deben ser incorporados en los expedientes estudiantiles desde el mismo ingreso a la institución.

Limitaciones en la organización y control de los procesos de Dirección, de la Unidad de Ingreso Estudiantil de la Coordinación de Ingreso Prosecución y Egreso Estudiantil, CIPEE, en la UBV del Estado Táchira.

• Trayecto Inicial o Programa de Iniciación Universitario (PIU).

• No existe estadística cierta de la motivación del estudiante al registrarse y participar en un sistema de estudio novedoso como lo es el de quinta república, que le permita ver clase lo más cerca a su lugar de residencia (sistema municipalizado).

• No se realiza un estudio por la desvinculación del estudiante en la etapa de su pre inscripción que identifique las razones de su deserción.

• No se lleva un registro de sus notas de aprobación de su básico de Trayecto Inicial o Programa de Iniciación Universitario, PIU, necesarias como requisito para su registro en la unidad de ingreso y posterior egreso profesional.

• Las Coordinaciones de los Programas de Formación de Grados (PFG) o Programas Nacionales de Formación (PNF) de la Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV), no tiene ideado un programa para motivar a los estudiantes a seleccionar las profesiones dentro de las que se ofertan (orientación vocacional) y se debe contar con los registros de los datos personales de los estudiantes para motivarlos antes de su etapa de ingreso propio.

Ingreso estudiantil: Es la etapa a partir del primer tramo y antes de que el estudiante inicie su segundo tramo de cualquier PFG o PNF.

• 1. No existe vínculo con el estudiante desde el Trayecto Inicial o Programa de Iniciación Universitario, PIU; el estudiante es el mejor aliado, desde la identidad con el líder político social, para reconocer las necesidades básicas del mismo sin aislarlo de su cuadro básico familiar y su entorno social, como debe ser en una sociedad responsable de la creación de un estado comunal, en un proyecto país que describe al ciudadano como ente principal del desarrollo integral de la nación.

• 2. La falta de registro del estudiante ante la unidad de ingreso no le permite al estudiante reconocer a tiempo para corregir errores en los documentos personales y de estudios de bachillerato, requisitos por demás necesarios para ofertar un Programas de Formación de Grados, PFG o Programas Nacionales de Formación PNF, que se adapte a su perfil de capacidades, siempre de acuerdo a las necesidades del lugar, territorial y económicamente hablando donde vive, para fomentar el integral desarrollo productivo de los habitantes.

• 3. La no recepción de los expedientes con los requisitos de ingreso, en un lapso máximo de tres meses entre el pre ingreso, llamado Trayecto Inicial o Programa de Iniciación Universitario, PIU, y el ingreso, retarda la formalidad del ingreso estudiantil de los aspirantes, y produce un bache, para aquellos estudiantes que por razones personales o académicas se retiran en ese lapso de tiempo, dejando para la universidad un estudiante pre inscrito sin expediente formal.

• 4. Los programas de formación de grados, PFG o programas nacionales de formación PNF, desconocen la matricula estudiantil que aspira a solicitar se les acepte en el pre-grado con cada PFG en particular, lo que mantiene en desconocimiento general la estadística a cada malla curricular, dejando en la misión sucre esta responsabilidad por ser los responsables administrativos de la aldea o ambiente educativo, sin operatividad académica.

• 5. Administrativamente la universidad bolivariana de Venezuela (UBV), no puede planificarse con las necesidades del periodo académico próximo porque no cuenta con estadísticas ciertas para cada evento escolar en cada municipio de los estados territoriales, por demás obligación de cada universidad de presentar antes de cada año escolar el Presupuesto Operativo Anual, POA.

• 6. Los estudiantes no son debidamente registrados y esto implica que no se les puede ofrecer carnetización, beneficio que le permite facilidades de traslado a menos costo con las unidades de transporte escolar o con el pago de pasaje preferencial.

• 7. Al pasar el estudiante del I Tramo, o semestre para el II Tramo, supera la etapa del ingreso y sus notas desde Trayecto Inicial o Programa de Iniciación Universitario, PIU, y las avanzadas en el I Tramo deben ser cargadas en sistema SUR@UBV, pero para ellos deben estar debidamente registrados, de lo contrario estaríamos recibiendo actas de notas con irregularidades de datos personales y legalizando un estudiante que a lo mejor no cumple con los requisitos formales de ingreso.

• 8. Los estudiantes que por razones personales se retiran de su prosecución y deseen reingresar posteriormente, deben realizar un procedimiento forman se suspensión de sus estudios y por razones de falta de archivo de expedientes y notas bajo el sistema de registro del estudiante, no se realiza este procedimiento creando una incomodidad para el estudiante que desea reingresar y simplemente no existe para CIPEE o se han perdido o extraviado sus notas ya recibidas por la universidad.

• 9. Los estudiantes después de suspender sus estudios de forma inadecuada, y desean reingresar en otro ambiente del mismo Estado, o lo que es peor, en otro Estado diferente, no tendrá su proceso de reingreso formal bien identificado, por mala organización y administración de los procesos.

• 10. La mala comunicación de los dos entes rectores: Misión Sucre, Administrativo, por ser el responsable de los ambientes estudiantiles, y UBV, Académico por ser el responsable de egresar o certificar el Pre-Grado, por tener personal independientemente laboral, produce dos registros, dos carnets, y dos receptores de notas, que confunden al estudiante y tienden a distanciar más el vínculo político social de los colectivos estudiantiles, esto perjudica al Sistema Nacional de Educación Universitaria.

Propuesta de procedimiento para los procesos internos en la Unidad de Ingreso estudiantil de la Universidad Bolivariana de Venezuela en el Estado Táchira

Gráfica 2: Perspectiva de procesos internos de la unidad de ingreso.

• 1. Proceso Estratégico: Es necesario identificar el periodo académico en el que se deben desarrollar cada uno de los procesos principales de la etapa de ingreso estudiantil, como lo son el pre ingreso o trayecto estudiantil-PIU. La metodología de estos procesos debe estar adaptada al sistema municipalizado considerando las características propias del Estado Táchira que por cultura y terrritorialización son diferentes a los demás Estados de Venezuela.

• 2. Procesos Claves o Sub Procesos

• Primer contacto con el Estudiante:

Desde la Oficina de Planificación del Sector Universitario, OPSU, como auxiliar del consejo nacional de universidades, CNU, órgano que debe permitir instrumentar las políticas y estrategias para la educación universitaria en base a los planes de la nación, el contacto con el estudiante para la etapa de ingreso es fundamental

• Inscripción en PIU o Trayecto Inicial:

Es el sistema de Procesos de Iniciación Universitaria, en esta etapa los estudiantes deben realizar su primer registro estudiantil, con los formatos que por excelencia nos va a permitir identificar y estudiar el nivel de motivación de los estudiantes

• Responsabilidades directas de CIPEE y de los PFG o PNG:

En esta etapa el estudiante contacta con la coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, con los programas de formación de grado, PFG y los programas nacionales de formación, PNF, departamentos rectores de toda la prosecución del estudio y avance de nuestros triunfadores, los cuales deben tener el personal prioritariamente bien preparados para la debida orientación de los estudiantes.

• Registro del estudiante:

La coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, debe tener un sistema de registro de los estudiantes que prepare su programa de iniciación universitaria, PIU o Trayecto inicial, para que pueda extenderse al registro en el primer tramo y su prosecución ya identificando el programas de formación de grado, PFG o en programas nacionales de formación, PNF, en el que desea comenzar.

• Recepción y archivo del expediente:

La coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, formará con los talleres de orientación que se requieran a todos los estudiantes después de su tercer mes de estudio en el programa de iniciación universitaria, PIU o trayecto inicial, para la correcta consignación del expediente estudiantil, con los requisitos de ingreso que al momento solicite legalmente la OPSU y la UBV.

• 3. Archivo estudiantil como departamento de apoyo;

La coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, debe contar con la restructuración del departamento de archivo estudiantil como departamento de apoyo para la protección y el resguardo del expediente físico de cada estudiante de ingreso, en vista que el mismo permitirá adelantar todo el proceso administrativo oficial del estudiante para su prosecución y su posterior egreso.

• 4. Control y Seguimiento:

La Universidad Bolivariana de Venezuela, debe crear un departamento de control y seguimiento de todos los procesos estudiantiles de la coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, que no dependa de este departamento, para poder fijar a tiempo las correcciones necesarias y permitir las orientaciones y exhortaciones y de ser necesario hasta la atención regular del estudiante, como si se estuvieran realizando fiscalizaciones descentralizadas desde el ámbito nacional, esta dependerá de la dirección nacional de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, DIPEE, que es un órgano nacional.

• 5. Actualización

Este proceso al igual que el anterior debe depender de la dirección nacional de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, DIPEE, totalmente externo de la coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, por cuanto es lo que va a permitir que al momento indicado se realicen las actualizaciones de formatos, talleres, y expedientes, evitando causar un daño mayor al estudiante que no consigne a tiempo los requisitos necesarios para poder continuar su prosecución y su futuro egreso.

Ventajas de la aplicación del procedimiento propuesto:

Con la gestión de los procesos se permite que la coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, identifique los procesos internos de cada unidad dependiente de su coordinación, al igual que los procesos internos de cada una, para que de esta forma no se extralimiten las funciones del personal a cargo, recomendando la creación de una unidad para la atención del estudiante y la canalización de todas sus solicitudes, ese debe ser la imagen que se debe tener con el primer contacto con el estudiante.

Los resultados óptimos de cualquier proceso comienzan con el registro del estudiante para apreciar el interés del aspirante a profesionalizarse, por lo que la responsabilidad directa de CIPEE y de los PFG o PNG, en los registros o base de datos es de suma importancia, en el sistema único de registro académico de la Universidad Bolivariana de Venezuela (SUR@UBV), debe existir desde el pre-ingreso y en toda su prosecución la información actualizada correspondiente al estudiante para que sea el mismo el que reporte al día la recepción y archivo de su expediente, es aquí donde la unidad de archivo estudiantil como departamento de apoyo, pasa a ser de vital importancia, esta debe contar con las estrategias propias para que desde la Aldea o ambiente educativo, pueda marcar la excelencia educativa.

Al igual que la unidad de archivo y la unidad de atención al estudiante, la recomendación más importante es crear un departamento de control, seguimiento y actualización para realizar oportunamente las exhortaciones y recomendaciones necesarias para evitar cualquier riesgo o daño insalvable, este último departamento de control, seguimiento y actualización, no debe depender de la coordinación de ingreso, prosecución y egreso estudiantil, CIPEE, deberá ser una unidad independiente para que exista una verdadera auditoría permanente, deberá depender directamente de la dirección general de ingreso prosecución y egreso estudiantil, DGIPEE, a nivel nacional.

Conclusiones

El resultado de las investigaciones de esta oferta académica para el mejoramiento de los procesos de la Unidad de Ingreso Estudiantil de la CIPEE en la UBV del Estado Táchira, arrojó las siguientes conclusiones:

• 1. De los resultados obtenidos en el diagnóstico se evidenció que los procesos de dirección no están realmente adecuados a las necesidades de la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil, CIPEE,

• 2. La estructura de la Dirección Nacional de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil (DIPEE), identifica la necesidad de que exista en cada sede una unidad de ingreso estudiantil, y aun cuando se evidencia cada una de la limitaciones que produce su falta o ausencia, esta no está actual y plenamente estructurada para cumplir una función óptima y de calidad en la gestión.

• 3. Las herramientas de recolección de datos utilizadas para el diagnóstico permitió conocer las necesidades de los estudiantes en etapa de ingreso y de egreso así como la opinión de los Coordinadores de Aldea y los profesores que fungen como auditores externos del proceso de egreso, en todos los casos existe un alto nivel de deseo de participación y mejoramiento de los procesos y sub procesos de la unidad educativas dependiente de CIPEE como lo son ingreso, prosecución y egreso estudiantil, por demás importantes para cada proceso en sí mismo.

Partes: 1, 2