Procedimiento de integración calidad – capital humano

Introducción

La gestión de los recursos humanos o del capital humano (como se define en la NC 300:2007, ha tenido una evolución desde la clásica administración de personal hasta la gestión del conocimiento en desarrollo, proceso este que, según Cuesta (2005), ha comprendido esencialmente "…tres paradigmas: los recursos humanos como costo, como activo e inversor de su potencial humano o capital humano."

La gestión del capital humano adquiere cada vez mayor significación y relevancia, existiendo consenso entre prestigiosos autores e investigadores de que existen cuatro elementos principales que la convierten en estratégica:

· La convicción de que las personas son el factor estratégico por excelencia para la generación de ventajas competitivas y, por tanto, se considera la gestión del capital humano como clave para la consecución de los objetivos estratégicos. (Martell y Carrol, 1995)

· La orientación de los planes hacia el largo plazo incluyendo la planificación del personal. (Alpander , 1982); (Hendry y Pettigrew, 1986); (Valle, 1995)

· La relación entre la gestión de Recursos Humanos y los procesos estratégicos empresariales. (Martell y Carrol, 1995); (Hendry y Pettigrew, 1986); (Valle , 1995)

· El importante papel que juegan los mandos de líneas en la transformación estratégica de la función de recursos humanos. (Martell y Carrol, 1995); (Lundy y Cowling, 1996).

Según opinión de la autora la gestión del capital humano se concibe en la organización objeto de estudio como aseguramiento a la actividad productiva empresarial, y no, para atraer, mantener, desarrollar y promover la participación efectiva de los trabajadores para incrementar la productividad, recayendo en los jefes de capital humano la toma de decisiones de un conjunto de actividades claves debido a que muchos consejos de dirección no analizan, discuten y adoptan las decisiones correspondientes como si lo hacen para la producción, las finanzas, la comercialización, entre otras funciones.

En este contexto, se planteó por el organismo superior de la Empresa objeto de estudio, el objetivo de implantar la NC 3001: 2007 "Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano.

Si se comparan los resultados económicos al cierre del 2011 con el 2012, a pesar de que el 2012, fue un año muy difícil para esta actividad en el país, por la inestabilidad y calidad de las materias primas necesarias y la falta de recursos para la sostenibilidad del proceso productivo, existe un crecimiento de las utilidades y de la viabilidad, no así de la producción. También existe una mayor eficiencia, ya que la relación, utilidad por millar de unidades producido ha aumentado. No obstante a ello, es necesario elevar las competencias del capital humano y su estabilidad, ya que cada día, la sociedad cubana tiene mayor necesidad de que le llegue a su canasta básica alimenticia, en tiempo y con la calidad requerida el preciado producto que aquí se produce, que es el principal producto que oferta la Empresa objeto de estudio y además crecen las amenazas del entorno para la actividad fundamental de esta empresa , por lo que es necesario que se eleven las competencias del personal y que este se encuentre más motivado y protegido, y así eliminar las debilidades y poder enfrentar mucho mejor las amenazas que implican la globalización y el bloqueo.

El proceso de perfeccionamiento pretende que las empresas cubanas logren cumplir eficientemente con su misión en aras de satisfacer las necesidades de la sociedad, pero para ello se debe garantizar trabajar armónicamente definiendo los objetivos a alcanzar por cada proceso y las competencias, y compromiso de todos los trabajadores para lograr su cumplimiento, sobre la base de la estimulación, y la protección de los trabajadores que permitan su estabilidad en el trabajo y el aumento de la productividad. Es muy importante establecer el compromiso individual de todos los trabajadores y la evaluación sistemática de sus necesidades de capacitación y su impacto a través del desempeño.

La gestión integrada calidad- capital humano se presenta como una alternativa válida por los beneficios que reporta a la organización como son: simplificación de la documentación y reducción de los costos de mantenimiento, mejor utilización de los recursos, auditorias internas simultáneas, ahorro de costos, mejora de la comunicación interna, de la participación y confianza del personal, aumento de la competitividad, beneficios comerciales y sociales, mayor efectividad del sistema de gestión, compartir técnicas e infraestructura y mejor nivel en la satisfacción del cliente y otras partes interesadas, entre otras (Bolt,2000) (Valero, 2003b) (Amozarrain, 2001)

Los SGC y los SGICH presentan funciones y requisitos en común que permiten integrarlos a los efectos de su funcionamiento y tienen como ente común los procesos organizacionales y se apoyan en las funciones de planificación, control y mejora para los procesos, productos y/o servicios para garantizar que éstos cumplan las expectativas de los clientes y otras partes interesadas y le aporten valor o sea le den más de lo que está esperando (Normas de la serie NC ISO 9000: 2001) (NC 3000: 2007)

Dado los preceptos anteriores, se define como situación problema, la necesidad de buscar una propuesta de procedimiento que permita la implantación de la NC 3001-2007 (SGICH) sobre la base de su integración al SGC existente.

Consideramos que la Empresa objeto de estudio tiene el siguiente problema científico: ¿Cómo gestionar la implantación de la NC 3001:2007 sobre la base de la integración al SGC existente en la Empresa objeto de estudio?

Siendo el objetivo general: "Elaborar una propuesta de procedimiento que permita garantizar la implantación de la NC-3001-2007 en la Empresa objeto de estudio sobre la base de la integración al SGC existente".

Los objetivos específicos a implementar serían entonces:

• 1. Desarrollar un procedimiento para la implantación de la gestión integrada calidad- capital humano y su metodología de aplicación.

• 2. Establecer el sistema integrado de gestión para la organización en lo relativo a la calidad y el capital humano.

• 3. Aplicar y validar el procedimiento de forma parcial o total en la práctica social.

El cumplimiento de los objetivos lleva a que se esperen los siguientes resultados:

Una propuesta de procedimiento, que permita gestionar a nivel de Empresa la implantación de la NC-3001-2007 del SGICH, sobre la base de la integración al SGC existente.

Para llevar a cabo el trabajo se desarrollaran varios métodos de investigación:

Entre las principales técnicas utilizadas tenemos:

Facultar al Grupo de Trabajo, en el conocimiento de la NC-3001-2007 y por ende de sus sistemas.

Elaboración del diagnóstico para precisar la existencia o no de la documentación según los requerimientos de la NC, sus evidencias y la conformidad con la documentación existente.

Para la elaboración del diagnóstico se utilizaron las técnicas de entrevistas, encuestas, observación in situ de la documentación, investigación de causa, elaboración de los planes de acciones correctivos para lograr el cumplimiento de los requisitos de la norma Cubana y la mejora del SGC existente.

Para llevar a cabo la elaboración de la documentación que exige la NC, la integración al SGC y la mejora de este, se utilizaron las entrevistas, las encuestas, tormenta de ideas y el método Kendall entre otras.

El trabajo está estructurado de la manera siguiente:

Resumen

Introducción, donde se caracteriza la situación problema.

Desarrollo "Proyección de soluciones en la organización", donde se analizará las posibles mejoras a realizar en relación con las debilidades. Aplicación de las soluciones en el ámbito de la integración de los SIG. Plan de acción para logar el proyecto de mejora, su implementación y evaluación económico financiera.

Conclusiones y Recomendaciones derivadas del trabajo realizado.

Desarrollo

1.1 Caracterización de la empresa.

Para dar cumplimiento a la misión de la empresa objeto de estudio con perseverancia y excelencia el proceso, se cuenta con un capital humano suficiente, competente, motivado y comprometido a apoyar e impulsar el desarrollo de la actividad, lo cual ha permitido con un sostenido incremento de su desarrollo tecnológico incrementar los niveles de eficiencia y calidad en la producción fundamental.

Entre las debilidades identificadas en el ejercicio de planificación estratégica está la no aplicación de Sistema de Gestión de RR.HH.

1.2 Competencias organizacionales:

Responsabilidad social: Es el deseo de ayudar, proteger y servir a todos, esforzándose por descubrir las necesidades de la comunidad, incluyendo las de los individuos y las de los grupos

Compromiso y calidad: Es la habilidad para actuar de manera decisiva y comprometida con el fin de asegurar que los objetivos claves sean alcanzados a tiempo, y con la calidad requerida, estableciendo prioridades, identificando tareas críticas y garantizando la efectividad de los procesos.

Integridad: Es la capacidad para actuar conforme a las normas y a los estándares éticos establecidos, demostrando un comportamiento honesto con las partes a través de la construcción de la verdad.

1.2.1 Competencias del proceso de Gestión Integrada de Capital Humano.

Cumplimiento de las regulaciones: Capacidad para cumplir y hacer cumplir, todas las regulaciones relacionadas con la gestión del componente humano en las organizaciones.

Sentido de pertenencia. Capacidad de los trabajadores de la empresa de sentir como suya a la organización.

Motivación constante: Capacidad de la organización de motivar a su componente humano.

Compromiso con el aprendizaje continuo: Es la capacidad de pensar sobre las necesidades continuas y cambiantes de la organización aprendiendo cómo pueden utilizarse soluciones novedosas que contribuyan en el aseguramiento del éxito continúo de la organización y a la gestión de las competencias.

Propuesta de procedimiento para la certificación de un SGI en la Empresa objeto de estudio

En este epígrafe, a partir del empleo de diferentes métodos y herramientas de investigación, se diseña, la propuesta de procedimiento empresarial de gestión que facilite la certificación del SGI en la Empresa objeto de estudio.

Es necesario tener bien claro el concepto de procedimiento, para el buen desempeño de la investigación. De manera general, en diferentes diccionarios, o documentos rectores de la actividad científico-técnica, se trata el término procedimiento como la acción de obrar o proceder, cuestión que se avine correctamente al empleo que se busca. A su vez se encuentran sinónimos como regla, marcha, forma, método, régimen, curso, manera, actuación, disposición, conducta, medio, fórmula, receta, ordenanza, rumbo o camino, por sólo citar algunos.

Según la NC ISO 900:2005 se define como procedimiento" Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

2.1.2. Herramientas y técnicas fundamentales a emplear.

Algunas de las técnicas que se pueden utilizar para la búsqueda y recolección de informaciones son la entrevista y la tormenta de ideas.

Entrevista.

La aplicación de la entrevista en este trabajo tiene como objetivo:

• Facilitar la recolección de informaciones sobre la identificación y descripción de los sistemas que establece la NC 3001:2007.

• Facilitar la recolección de informaciones que posibiliten describir a cada uno de los componentes de los sistemas que se integrarán.

La entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual una de ellas es el que pregunta (entrevistador). Es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.

La entrevista se utilizó con cuadros, dirigentes sindicales, trabajadores, sobre todo para conocer su motivación y satisfacción del trabajo. Además métodos y estilos de trabajo, conocimiento de la actividad, entre otros.

Tormenta de ideas.

La aplicación de la tormenta de ideas tiene como objetivo en esta investigación:

• Identificar las limitaciones existentes en la Empresa objeto de estudio, que provocan deficiencias en la gestión del capital humano y como resolverlas.

• Identificar las necesidades de mejora del SGC implantado.

Método de Kendall para ponderar informaciones.

Uno de los métodos que se puede utilizar para ponderar informaciones es el método de Kendall.

La aplicación del método de Kendall tiene como objetivo en esta investigación:

• Ponderar las limitaciones que provocan deficiencias en la gestión de los procesos en la Empresa objeto de estudio.

El método de Kendall consiste en la recopilación o recogida de información ponderada de un grupo de expertos. El método unifica el criterio de varios especialistas con conocimiento de la temática, de manera que cada integrante del equipo (se debe trabajar con 7 expertos como mínimo) haya ponderado según el orden de importancia, a criterio propio. Este método posee un procedimiento matemático y estadístico que permite validar la fiabilidad del criterio de los expertos mediante el coeficiente de concordancia de Kendall (W).

Encuestas.

Técnica válida, de diferentes tipos, con el fin de obtener la información necesaria para elaborar una política a seguir, ajustarla a la realidad o cambiarla en su totalidad. Consideramos la encuesta válida para pulsar opiniones del ritmo de las acciones de implantación y de mejora que se acometen.

2.2 Fundamentación de la propuesta de procedimiento empresarial de integración.

El procedimiento propuesto, incluye de manera metódica, los pasos a seguir para ejecutar correctamente la gestión para lograr la implantación del SGICH sobre la base del SGC existente.

El campo de acción que se define, para la aplicación del procedimiento, va a ser, y dentro del entorno de la Empresa objeto de estudio, el siguiente:

• 1. La preparación de todas las partes involucradas en el conocimiento de los sistemas que se plantean en la NC 3001:2007.

• 2. La realización del diagnóstico para determinar la conformidad del SGCH existente con la NC 3001:2007.

• 3. La interrelación de todos los sistemas del SGICH con el SGC existente en la Empresa.

• 4. La integración de la documentación del SGC que es común a ambas normas.

• 5.  La elaboración de la documentación específica del SGICH que no existe.

• 6. La adecuación de la documentación específica que existe pero que no cumple cabalmente con la NC.

• 7. La evaluación de la implantación del SGI a través de la auditoría interna y la mejora continua para lograr la certificación del SGI.

• 1. Objetivos del procedimiento.

• Desarrollar un método lógico que permita el adecuado tránsito por todo el procedimiento como parte de la teoría general de sistemas.

• Propiciar, de manera coherente, a que la Empresa objeto de estudio accione por declararse empresa con un SGI certificado por la NC ISO 9001:2008 y la NC 3001:2007.

• Dotar a los líderes de la Empresa de un procedimiento único que encause su accionar en función de la implantación de un SGI, sobre la base del SGC existente.

2. Entradas.

• Opiniones de los técnicos multidisciplinarios para definir las variables.

• Diagnostico sobre el grado de implantación de la NC 3001:2007 en la empresa.

• Brechas de los sistemas y procesos.

• Resultados económicos de la Empresa

3. Salidas.

• Lograr la certificación del SGI por la NC ISO 9001:2008 y la NC 3001:2007

La concepción del procedimiento, en sentido general, es un cambio sustancial a la manera de realizar la gestión empresarial referida al tema de la certificación del SGICH.

2.3 Esquema gráfico del procedimiento. Descripción de cada fase.

Lo analizado, hasta el momento, constituyen conceptos y pilares del procedimiento que se propone y su concepción gráfica es la siguiente:

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTEGRADA

Fuente: Elaboración Propia

Las consideraciones principales sobre cada una de las partes del procedimiento, en cada uno de los bloques planteados, son las siguientes:

DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE LA NC 3001:2007

El enfoque de diagnóstico a emplear va a cubrir las siguientes aristas:

• 1. Preparar en el conocimiento de la NC 3001:2007 a todos los trabajadores y en especial a la alta dirección y al Grupo de Trabajo.

• 2. Diagnosticar la situación del estado de implantación de los sistemas declarados en la NC 3001:2007.

• 3.  Elaboración del plan de acciones correctivas o de mejora para cada sistema.

El diagnóstico es la etapa primaria e inevitable de la acción de implantación, debiendo aportar un conocimiento exacto y actualizado sobre qué, cómo y hacia donde se dirigen las acciones, además de indicar de manera preliminar causas y posibles vías de solución, o sea supone conocer la anomalía y discernirla.

Los indicadores fundamentales para llevar a cabo el diagnóstico son los que aparecen en la guía de autocontrol de la NC 3001:2007.

Convertido en conocimiento, lo tratado en el diagnóstico, se pasa entonces al completamiento y mejora de los sistemas que incluye la NC.

Durante esta etapa se realiza un análisis profundo de las actas de los Consejos de Dirección, y de la Sección Sindical, para poder verificar si se cumple lo que se establece en las legislaciones del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, referente al análisis sistemático y aprobación de documentos relacionados con la capacitación de los trabajadores, la evaluación del desempeño, los estudios de organización del trabajo, el convenio colectivo, entre otros.

Se realizan las entrevistas a los especialistas de Gestión de Recursos Humanos, para poder tener una idea de sus competencias y del dominio que sobre el SGICH se tiene. También se entrevistan a directivos y trabajadores sobre el tema y se realizan encuestas de satisfacción, para tratar de tener una idea sobre la percepción de los trabajadores sobre la atención que se brinda al personal, la estimulación moral, el plan de atención al hombre, la seguridad y salud en el trabajo. En el caso de los directivos es importante conocer la importancia que le conceden a la gestión de los recursos humanos.

En esta etapa las herramientas más utilizadas son, en primer lugar el facultar, que se logra mediante la preparación del equipo que realizará el trabajo, revisión de documentos, entrevistas, encuestas y plan de acción.

ELABORACION Y MEJORA DE LA DOCUMENTACION ESPECÍFICA DEL SGICH.

En este momento se elaboran todos los procedimientos específicos de la NC 3001:2007: Procedimiento (PC) de selección de los trabajadores, PC planificación, ejecución y control de la capacitación y desarrollo de capital humano, PC para el análisis de los resultados de los estudios del trabajo, PC identificación, validación y certificación de competencias, PC de evaluación del desempeño, y se integran al SGC todos los mandatarios y el PC de autocontrol, que se integra al de auditoría interna. La técnica utilizada es trabajo en grupo.

MEJORA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC Y SU INTEGRACIÓN.

La mejora de la documentación del SGC, se logró en primer lugar con una revisión profunda de toda la documentación para verificar su trazabilidad con todos los documentos del SGC y su conformidad con la NC ISO 9001:2008. En un segundo momento se pasó a la mejora de la gestión de los procesos, vinculando los objetivos de los procesos con los objetivos estratégicos de la Empresa y tomando como indicadores de medición de la eficacia de estos objetivos los indicadores propuestos para la implantación del Cuadro de Mando Integral de la Empresa. Además se tuvo en cuenta en el diseño, que cada proceso gestione e incluya dentro de su medición de la eficacia lo relacionado con la gestión de la calidad, la proyección estratégica, el control interno y la gestión del capital humano. En esta etapa se utiliza la herramienta de tormenta de ideas y Kendall.

IMPLANTACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA

Se considera que ya están elaborados todos los documentos específicos que exigen la NC 3001:2007, ahora hay que aplicarlos, como por ejemplo:

Hay que determinar utilizando el Grupo de Trabajo o Comité de competencias, las competencias de la organización, los procesos, y de los puestos claves. Para ello hay que revisar y tener en cuenta el ejercicio estratégico, los perfiles de cargo, los cuales deben ser revisados con la óptica de la integración. Después de identificadas las competencias hay que validarlas y determinar las brechas que son uno de los elementos más importantes a tener en cuenta para la determinación de las necesidades de capacitación (DNC) de los trabajadores. Además con la implantación del SGICH, hay que precisar en el momento de la DNC el impacto esperado de la capacitación.

En sentido general un elemento importante en la implantación es cumplimentar todo lo que se se plantea en los PC existentes del SGI y elaborar todos los registros y tener las evidencias de las revisiones por la dirección y de los autocontroles, así como las auditorías internas, lo que constituye la base de la mejora continua.

Estas acciones de mejora, serán a su vez, elemento de entrada del procedimiento para la retroalimentación del sistema integrado de gestión.

Aplicación de las fases principales del procedimiento en la Empresa objeto de estudio

La aplicación práctica forma parte de la polémica que incluye en sí misma la investigación científica. Seguidamente se presenta el accionar, en la Empresa objeto de estudio, de la propuesta de procedimiento para la implantación de un sistema integrado de gestión del capital humano con un sistema de gestión de la calidad. De esta forma se dará cumplimiento a uno de los objetivos específicos definidos en el diseño de este trabajo, referido a la aplicación experimental del procedimiento.

A finales del 2011 se certificó el SGC y en el 2012 se trabajó en el diagnóstico del SGICH, la elaboración del plan de acción para eliminar las no conformidades detectadas en el diagnóstico, donde se comenzó por la elaboración de la documentación específica del SGICH, después se continuó con la integración de los procedimientos del Sistema, el manual, y las fichas de proceso y se comenzó la implantación. Ya en el 2013 se debe consolidar la implantación, realizar la auditoría interna y solicitar la auditoría documental del SGI.

2.4.1 Conformación del Grupo de Trabajo

El Grupo de Trabajo (GT) se conformó bajo el criterio de que en el mismo participaran las personas vinculadas al tema, que posean suficiente autoridad formal dada por la embestidura de sus cargos, además de nivel técnico-profesional y que se consideran dentro de los actores fundamentales en los procesos de gestión de la Empresa objeto de estudio, pudiendo aportar a la toma de decisiones de la alta dirección de la Empresa.

El GT quedó conformado por directores y especialistas de la empresa objeto de estudio.

Durante los dos años de trabajo transcurridos el GT ha cumplido diferentes tareas, con el empleo de las técnicas dinámicas de trabajo grupal declaradas. Entre las más importantes se encontraron:

• 1. Capacitarse para facultar.

• 2. Definición de variables del procedimiento.

• 3. Participación en el diagnóstico calificativo.

• 4. Completamiento e integración de la documentación que exigen las normas.

• 5. Propuesta de mejora de los procesos.

• 6. Evaluación de los resultados obtenidos.

• 7. Retroalimentación de resultados, como proceso de mejora continua.

• 8. Toma de decisiones de las acciones a acometer, en diferentes momentos de la aplicación del procedimiento.

2.4.2 Aplicación de las fases principales del Procedimiento.

A partir del procedimiento, graficado anteriormente, podemos plantear las acciones principales a ejecutar, de manera resumida por la amplitud de las mismas. Estas han sido:

DIAGNÓSTICO: Se realizó el diagnóstico según la guía de autocontrol de la NC 3001:2007.

Al concluir el diagnóstico se elaboró un plan de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Conclusiones

Una vez terminado el presente trabajo, encaminado a crear una propuesta de procedimiento empresarial de gestión para la implantación de la NC 3001:2007 integrada al SGC existente en la Empresa objeto de estudio, se concluye lo siguiente:

• 1. Del análisis del diagnóstico general de la Empresa objeto de estudio se concluye que es una Empresa perfeccionada, que tiene certificado un SGC con un pequeño alcance, que tiene una dirección estratégica por objetivos, con resultados productivos por varios años consecutivos, aunque en el 2012, tuvo un pequeño incumplimiento de su plan de producción, pero se conocen las causas y se trabaja para eliminar las debilidades, aprovechando las fortalezas y oportunidades y enfrentando las amenazas.

• 2. En el diagnóstico sobre la implantación del SGICH, se demuestra que la Empresa tiene un trabajo estable y con resultados en la actividad de gestión de capital humano, que sólo tiene que completar los aspectos del sistema que le faltan e integrar esta actividad al SGC.

• 3. Se diseña la propuesta de procedimiento de gestión empresarial, que permite gestionar la implantación de la NC 3001:2007, sobre la base de la integración del SGC existente, siendo graficada adecuadamente. La propuesta se sustenta en entradas y salidas.

• 4. La aplicación del procedimiento, en sus acciones principales, ha permitido realizarle las mejoras correspondientes y perfilarlo en su aplicación. Se ha logrado el conocimiento necesario entre los directivos de la Empresa objeto de estudio para lograr la implantación de la NC 3001:2007 y preparar el camino hacia la integración.

• 5. Las UEB que tienen implantado el SGC y trabaja en la implantación del SGI tienen mejores resultados económicos productivos.

Recomendaciones

Como parte de la mejora de la investigación se recomienda:

• 1. Evaluar el procedimiento propuesto anualmente, realizándole el necesario proceso de mejora continua.

• 2. Difundir el procedimiento entre los dirigentes del Grupo Empresarial Garantizar por parte de la alta dirección de la Empresa objeto de estudio, la ampliación del alcance del SGC y por ende del SGI.

• 3.  Darle seguimiento al cronograma de implantación del SGI, que permita solicitar la certificación del SGI en el último trimestre del 2013.

Autor:

MSc. Ing. Clara Beatriz Bello Robaina.