Bases teórica para la implementación de un sistema de costos de calidad

El mundo competitivo actual exige de las empresas calidad con los menos costos posibles para poder sobrevivir en este mundo donde la globalización impera, es por ello que es importante que la calidad y sus costos sean un asunto de negocio.

En este capítulo se aborda el tema relacionado con la creación de las bases para la Gestión de la Calidad. Por lo general al implantar un Sistema de Gestión de la Calidad, los costos que se derivan del mismo pueden ser elevados al principio ya que en esa primera fase se destinan grandes recursos en la implantación y diseño de dicho programa, así como la formación de los trabajadores.

Los costos de sostenimiento suelen ser reducidos ya que el diseño y la formación ya se han realizado y así los fallos se reducen como consecuencia de los beneficios que se obtienen de dicho Sistema de Calidad.

A continuación se muestra en la figura 1.1 un Hilo conductor seguido para el desarrollo de la siguiente investigación.

Evolución histórica de la calidad

La Calidad no es un fenómeno actual pues desde la edad media existe constancia que en algunos lugares se ofrecían malos servicios y se vendían alimentos en mal estado siendo muy importante en aquella época la calidad debido a la carencia de alimentos y a que los bienes de consumo eran muy caros por ser fabricados de forma artesanal, por todo esto echar a perder algún producto era considerado un delito grave y el culpable era condenado.

A principios del pasado siglo se comienza a formar lo que se conoce en la actualidad como Gestión de la Calidad con el desarrollo de la producción en serie.

Japón se interesó por la calidad a raíz de la II Guerra Mundial dando los primeros pasos de la Gestión de la Calidad, desarrollándose en este ámbito de forma tal que en la actualidad goza de un gran prestigio a nivel mundial.

Ya a finales del siglo XXI la calidad se volvió un factor de vital importancia en el mundo, el cliente es más culto exigiendo más requisitos del fabricante. Con la aplicación del Perfeccionamiento Empresarial se comenzaron a dar los primeros pasos en el tema de los costos de calidad los cuales se han convertido en un punto de vital importancia en el Sistema de Gestión Empresarial.

Gestión de la Calidad. Su importancia

Se exige calidad contrastada de los productos cubanos hacia el mercado al cual van dirigidos y es muy conveniente que la misma esté homologada y certificada frente a los consumidores potenciales.

La calidad puede definirse como el conjunto de características que posee un producto o servicio obtenido en un sistema productivo, así como su capacidad de satisfacción de los requerimientos del usuario.

Para lograr una calidad efectiva el producto o servicio deberá cumplir con las funciones y especificaciones para los que ha sido diseñado y que deberán ajustarse a las expresadas por los consumidores o clientes del mismo. La competitividad exigirá además, que todo eso se logre con rapidez y al mínimo coste, siendo así que este último será con toda seguridad, requerimientos que pretenderá al consumidor del producto o servicio.

Teniendo en cuenta las definiciones de interés que pueden encontrarse acerca del concepto calidad, exponemos a continuación algunas de ellas:

Según la norma ISO 8402 la calidad es la totalidad de características de un ente que le confieren la aptitud de satisfacer necesidades implícitas o explícitas.

La norma DIN (norma alemana que precede a la ISO 9000 con el objetivo de fomentar una cultura de gestión de la calidad) establece que la calidad en el mercado significa todas las propiedades y características de un producto, que son apropiados para satisfacer las exigencias existentes en el mercado al cual van destinados.

Además los mas importantes gurús de la gestión de la calidad, hacen referencia expresa a diferentes significados como adecuación al uso y ausencia de defectos (J. M. Jurán), cumplimiento de las especificaciones (P. B. Crosby), o algunas tan originales como la denominada función de pérdida de Taguchi, expresada como la mínima pérdida que el uso de un producto o servicio causa a la sociedad (G. Taguchi).

En la actualidad todavía se encuentran aspectos erróneos acerca de la calidad como que es no medible, cara, intangible y que a veces representa peso, brillo, lujo, tamaño y prestaciones. Cuando la calidad es bien aplicada y entendida resulta rentable y económica aunque esta requiera inversión, tiempo y esfuerzos de forma continua.

Muchas empresas han introducido cambios importantes en los patrones de comportamiento de los costos relacionados con los procesos productivos, así como a su medición y control cuando han hecho adopción de la CALIDAD TOTAL, produciendo una metamorfosis en la gestión de costos, que se traduce en un replanteamiento de los sistemas de costos tradicionales ofrecidos por la Contabilidad de Gestión. Por todo esto se constata que la Contabilidad de Gestión debe encontrar y proponer técnicas y procedimientos para implantar, presentar y evaluar los costos de calidad en la empresa.

Sistema de Costos

Un conjunto de procedimientos para realizar el cálculo del costo de las distintas

actividades es lo que se define como Sistema de Costos. Existen diferentes criterios según recoge la bibliografía del concepto de Sistemas de Costos, pero hoy día estas definiciones se han modificado adaptándose a las nuevas condiciones de producción.

Dentro de las principales funciones de un sistema de costos encontramos las siguientes:

Ø Sirve de base para la confección del plan de costos, la medición de su cumplimiento aporta elementos para la planificación de períodos futuros.

Ø Mide el comportamiento de los gastos en las distintas áreas de esponsabilidad y propicia la toma de decisiones.

Ø Evalúa el desempeño de las normas de consumo de materiales y de fuerza de trabajo, propiciando la revisión y actualización de estos.

Ø Analiza el uso y explotación de los medios básicos.

Ø Brinda la posibilidad de obtener los costos reales en función del tiempo o por unidad de producto.

Ø Brinda los datos para la formación de los precios y de las tarifas de servicios.

Los sistemas de costos según la clasificación tradicional se dividen:

> Según el tratamiento de los costos fijos:

1. Costeo por absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del producto, así como se incluyen todos los costos que no son de fabricación. La característica básica de este sistema es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período, es decir los costos que son de fabricación y los que no son.

2. Costeo variable: Aquí los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. La principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los variables. Los costos variables son los únicos en que se incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción.

La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se usa el método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los que normalmente no se incurría si no se produjeran los artículos.

> Según la forma de concentración de los costos:

1. Costeo por órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los clientes.

2. Costeo por procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y diversificada, aunque los artículos son bastantes uniformes entre sí.

> Según el método de costeo:

1. Costeo histórico: Primero se consume y luego se determina el costo en virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como en costos por procesos.

2. Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar dos sistemas: Costeo Estimado o Presupuesto, y Costeo Estándar. El objetivo básico del primero es la fijación de precios de venta y solo se aplica cuando se trabaja por órdenes. El segundo se aplica en caso de trabajos por procesos. Aquí los costos estándares pueden tener base científica si se pretende medir la eficacia operativa, o empírica si su objetivo es la fijación de precios de venta.

> Basado en la gestión de actividades:

1. ABC: Costos basados en las Actividades.

2. ABM: Dirección basada en las Actividades.

> Basada en la gestión de los procesos:

1. JIT: Justo a Tiempo.

2. TQ: Calidad Total.

Cuando un sistema de costo sea implantado debe ser adecuado a las necesidades de la empresa teniendo siempre presente las características específicas de la misma, es por eso que se constata que el sistema debe ser flexible y dinámico ya que de esa forma le permita a la entidad introducir exigencias informativas y de análisis, asegurando una correcta toma de decisiones.

Importancia de los Costos de Calidad

La herramienta administrativa de decisión que le permite a la Dirección cuantificar monetariamente y jerarquizar los gastos y el impacto monetario de los avances del Programa de Mejoras que se implanta en la organización es lo que se llama Sistema de Costo de la Calidad.

Los esfuerzos de la organización para lograr mejores Niveles de Calidad con menos costos se optimizan cuando se implanta un sistema de Costos de la Calidad, posibilitando de esta forma el incremento de la competitividad y afirmando su permanencia en el mercado.

La calidad es una de las reservas de la producción y unas de las múltiples razones a tener en cuenta es que un control organizado eficientemente previene la producción de productos defectuosos, lo que implica un ahorro de materias primas, materiales, fuerza de trabajo y otros gastos que han sido incorporados a un producto no comercializado.

Los Costos de Calidad. Su clasificación

Antes de comenzar a hablar de costo de calidad, se debe tener en cuenta primeramente el concepto de lo que son los costos:

Charles T. Horngren: define el costo como recursos sacrificados o dados a cambio para alcanzar un objetivo dado.

Ralph Polimeni: el costo como categoría económica se define como el valor sacrificado para obtener bienes o servicios. Dicho sacrificio se mide en valor a partir de la reducción de un activo o un aumento de pasivos en el tiempo en que se obtienen los beneficios.

Backer y Jacobsen: los costos representan aquella porción del precio de adquisición de los artículos, propiedades o servicios que ha sido diferida o que todavía no se ha aplicado a la realización de los ingresos.

Hoy día el concepto de calidad es más amplio y se entienden todos aquellos incurridos en el diseño, implementación, operación y mantenimiento incluyendo los referentes a sistemas de mejoramiento continuo, mientras que tradicionalmente se considera que el costo de calidad lo integran tanto las partidas correspondientes a los factores de aseguramiento como a los de detención de errores y desechos, es por eso que la implantación de la calidad supone costos que deben ser afrontados y otros deben ser evitados. Una finalidad única cumple el costo de calidad cuando es utilizado como herramienta de la administración destinada a enfocar la atención sobre la dirección por la calidad. Es por ello que en relación a los costos globales o totales de calidad hay que diferenciar claramente dos tipos: costos de calidad y costos de no calidad.

Los costos de calidad, se pueden considerar como costos producidos por la obtención de la calidad. Los costos de la no calidad, se consideran costos derivados de la falta o ausencia de calidad, de la no conformidad o no cumplimiento de las necesidades de los clientes o simplemente, de no alcanzar los niveles de calidad requeridos. Basándose en la clasificación de J.M.Jurán por una parte de los costos de calidad se dividen en costos de evaluación y costos de prevención. Por otra parte los costos de la no calidad se diferencian como costos internos y costos externos.

Los costos de la calidad son conocidos también por otros autores como costos de conformidad. Los costos de la no calidad como costos de no conformidad, costos de fallos, o de la mala calidad.

El mayor inconveniente de los costos de no calidad es lo difícil que resulta su evaluación. Existe una serie de costos evidentes de no calidad que representan la punta de un iceberg de problemas que se identifican fácilmente pero por debajo de ellos existen otros como consecuencia de los problemas de no calidad de difícil control, normalmente intangibles y es por ello difíciles de reconocer y que es necesario tenerlos en cuenta. Conviene no modificar los criterios aplicados para que el resultado sea homogéneo y se puedan establecer comparaciones. Ejemplos típicos de costos intangibles son los provocados por la desmotivación de la plantilla, la subactividad, la pérdida de imagen, etc. Los costos tangibles, en cambio, se pueden evaluar bajo criterios contables y suponen un costos a desembolsar o una pérdida cuantificada.

Aunque los costos pueden ser clasificados por una empresa de acuerdos a sus propios criterios, Oriot Amat desarrolla la clasificación de los costos de la siguiente manera como se muestra en la figura 1.2.

> Tercero: suministra un criterio generalizado que ayuda a precisar de qué costo se trata, en dónde se ubica y si tiene relación con la calidad. (La más importante)

Costos de calidad

Los costos de calidad, conocidos también como costos de conformidad, son los derivados de la consecución del nivel de calidad asumido. Surgen como consecuencia de la implantación de la calidad. Se dividen fundamentalmente en costos de evaluación y en costos de prevención. Son por lo general costos previsibles y controlables, y dependen en gran medida del grado de inversión en calidad que la empresa esta dispuesta a llevar a cabo.

Costos de prevención:

Son aquellos que resultan de evitar o reducir errores y problemas de calidad en cualquier proceso, función o actividad de la empresa, mediante una planificación preventiva de la calidad. Invertir en la prevención de la calidad es rentable porque con poco esfuerzo se reducen notablemente los costos totales.

Abarcan una gran variedad de aspectos posibles. Algunos de los costos más significativos son:

1. Costos derivados del departamento de calidad: formación y adiestramiento del personal en temas de calidad, equipamiento, consultorías externas, etc.

2. Mantenimiento preventivo: personal encargado, amortizaciones.

3. Ingeniería y revisión de diseño del producto o servicio.

4. Costos derivados de los medios de control y herramientas como útiles, calibres de medición, etc.

5. Revisión, orientación y evaluación de proveedores, así como del proceso de aprovechamiento y las instalaciones correspondientes.

Otros costos de tipo administrativo, de gestión, financiero de estudios de mercado, de estudios de causas y fallos, de manuales de calidad, revisiones de los procesos de fabricación y comercialización, programas cero defectos, etc. 9

Costos de evaluación:

Los costos de evaluación son aquellos en que la empresa incurre para garantizar que los productos o servicios no conformes con las normas de calidad puedan ser identificados y corregidos antes de su entrega a los clientes.

En este apartado se incluyen entonces los costos de medición, análisis, inspección y control de los servicios o productos ya elaborados, así como los productos en recepción y en proceso de fabricación o semielaborados.

La evaluación o valoración, por sí misma no crea calidad sino que se limita a una labor informativa sobre el nivel de calidad que se posee. Actúa como un filtro que permite el paso de los productos o servicios que cumplen con las tolerancias o especificaciones. Pero no evita que aparezcan los problemas por falta de calidad, tan solo evita que salgan productos defectuosos, por lo que la calidad que se deriva de la evaluación es costosa.

Algunos de los costos de evaluación que se pueden considerar son:

1. Auditorías de calidad para medir la conformidad de todas las funciones bajo varios criterios y procedimientos establecidos.

2. Costo de inspección en recepción, fabricación y producto final, de todo el personal relacionado con la evaluación, así como costos de formación, de equipos y herramientas para la inspección y control, etc.

3. Homologaciones y certificaciones.

4. Estudios y ensayos de fiabilidad y metrología, reajuste de equipos, prueba de prototipos, etc.

Costos de no calidad

Los costos de no calidad, conocidos también como costos de no conformidad, o costos de fallos, son aquellos que se derivan de la ausencia de la calidad, y por tanto de los fallos y errores en el diseño, desarrollo y producción, y que pueden trascender o no hasta el cliente o consumidor. También se incluyen los costos por falta de un adecuado servicio al cliente: postventa, garantía, reparaciones, etc., que provocan una insatisfacción en las expectativas y necesidades que tiene el cliente. Como consecuencia de no alcanzar el nivel de calidad deseado, el cliente puede optar por los productos o servicios de la competencia, arrastrando consigo a otros clientes potenciales.

Dentro de este grupo diferenciamos los costos internos y externos. Más que costos, deberían considerarse como pérdidas por fallos.

Costos internos de calidad:

Este tipo de costo, conocido también como costo de fallo interno, es el que llega a detectarse antes de que el producto acceda al consumidor externo, es decir, aquellos que se producen y detectan dentro del sistema de producción. Representa un costo relativamente menor dentro de los costos de no calidad, al no trascender al exterior y no alcanzar a los clientes. En el caso contrario, es decir cuando los defectos trascienden a los clientes, el costo de los mismos adquiere unas dimensiones superiores. Por tanto resulta esencial detectar los fallos y defectos a nivel interno. Se pueden considerar como costos o pérdidas internos los siguientes aspectos:

Ø Acciones correctivas tanto de mano de obra como de material y máquinas, de producto desechado o reprocesado, así como la pérdida de valor o depreciaciones de productos de peor calidad.

Ø Pérdida de tiempo o subactividad por paro de la producción, retrasos sufridos debido a reparaciones, accidentes, reajustes, correcciones de diseños y procesos, etc.

1. Aceleraciones de la producción, fruto de los retrasos, mediante horas extras, transporte extra y e carácter urgente, etc.

2. Variaciones en la planificación de la producción.

3. Recuperación del material defectuoso proporcionado por los proveedores.

4. Reinspecciones y reensayos de los productos reprocesados.

5. Otros como la desmotivación de los operarios y personal diverso, costos financieros, ausentismo, etc.

6. Escaso aprovechamiento de los recursos: stockes, plantas de producción, personal, etc., debido a la subactividad, originándose un problema sobre dimensionado.

Costos externos de calidad:

Los costos externos de calidad, conocidos también como costos de fallos externos, constituyen el tipo de costos originados una vez que el producto o servicio trascienda al cliente o consumidor. Los fallos o defectos no detectados a tiempo, antes de que lleguen a los clientes, originan este tipo de costos, difíciles de evaluar y de una trascendencia realmente importante para las empresas.

Los fallos detectados fuera de la empresa representan como mínimo un costo de una magnitud equivalente al mismo fallo a nivel interno. A partir de aquí, el costo puede incrementarse de manera extensible, dependiendo de la trascendencia que haya tenido en los clientes, originando quejas, reclamaciones, pleitos, pérdida de imagen, etc.

Algunas de los numerosos y más comunes costos o pérdidas externas que pueden sufrir una compañía se enumeran a continuación:

1. Costos de servicios posventa como asistencia técnica, transportes extras, comprobación y certificación de defectos, mano de obra y materiales.

2. Pérdida de imagen de calidad como empresa, con el consiguiente peligro de pérdidas de ventas, fidelidad de los clientes, etc.

3. Reparaciones y sustituciones en garantía, tratamiento de reclamaciones y quejas, indemnizaciones, gastos de pleitos y abogados.

4. Costos administrativos adicionales, como reelaboración de documentos, de facturas, de albaranes.

5. Costos de recuperar la imagen perdida, mediante compañías de marketing, publicidad, promociones, etc.

6. Aumento de la morosidad por el impacto negativo y la falta de confianza de los clientes.

Costos tangibles e intangibles

Costos tangibles:

Los costos tangibles o costos explícitos son aquellos que se pueden calcular con criterios convencionales de costos, normalmente siguiendo principios de contabilidad generalmente aceptados. Por lo general estos costos van acompañado de un desembolso de efectivo por parte de la empresa, se trata básicamente de costos de personal y materias primas y materiales. Los costos intangibles son siempre complicados de evaluar y obligan a la aplicación de nuevos criterios con el objeto de poder cuantificar de alguna forma sus impactos para tenerlos en cuenta en el cálculo total.

Costos intangibles:

Los costos intangibles, también denominados costos implícitos son aquellos que se calculan con criterios subjetivos y que no son registrados como costos en los sistemas de contabilidad. La mayoría de los costos intangibles se sitúan en la categoría de costos de fallos externos, como por ejemplo la pérdida de imagen de la Compañía. No obstante también pueden aparecer cuando la empresa incurre en fallos internos, por ejemplo la desmotivación de los empleados.

La importancia relativa de los costos intangibles es mayor que la de los costos tangibles, en términos cuantitativos.

En términos cuantitativos, la importancia relativa de los costos intangibles es mayor que la de los costos tangibles. Numerosos autores utilizan el ejemplo del iceberg, señalando que la mayoría de los costos intangibles se sitúan en la parte oculta del mismo. Estos han siendo ignorados por los sistemas convencionales de contabilidad, posesionándose los tangibles en la parte visible y dando a entender que los mismos están perfectamente localizados en el sistema contable.

El esfuerzo o inversión en prevenir la calidad provoca un aumento de los costos de calidad a corto plazo que se corresponda con la disminución paulatina de los costos de no calidad. Se ha considerado que invirtiendo en obtención y prevención de calidad los costos totales disminuirán con el tiempo. A largo plazo la reducción de ambos tipos de costos es evidente.

Elementos de los costos

Los elementos del costo de un producto o sus componentes integrales son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Esta clasificación proporciona a la gerencia la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación de precios del producto. A continuación se definen dichos elementos:

Materiales: Son los principales bienes que se usan en la producción y que se transforman en artículos terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo de los materiales se divide en materiales directos e indirectos.

• Materiales directos: Son los materiales que se pueden identificar en la producción de un artículo terminado, que se pueden asociar fácilmente con el producto y representan el principal costo de materiales en la producción de ese artículo.

• Materiales indirectos: Son todos los materiales comprendidos en la fabricación de un producto, diferentes de los materiales directos. Los materiales indirectos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricación.

Mano de obra: Es el esfuerzo físico y mental gastado en la fabricación de un producto. El costo de la mano de obra se pude dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta.

• Mano de obra directa: Es toda la mano de obra directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado, que se puede asociar fácilmente con el producto y representa el principal costo de mano de obra en la fabricación de ese producto.

• Mano de obra indirecta: Es toda la mano de obra involucrada en la fabricación de un producto que no se considera mano de obra directa. La mano de obra indirecta se incluye como parte de los costos indirectos de fabricación.

Costos indirectos de fabricación: Son todos los conceptos que incluye el pool de costos y que se usan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los otros costos indirectos de manufactura como son arrendamiento, energía, depreciación del equipo de fábrica. Tales conceptos se incluyen en los costos indirectos de fabricación porque no se les puede identificar directamente con el producto.

Reflexiones generales y pasos utilizados para la implementación del Sistema de Costos de Calidad

Hoy en día en la mayoría de las empresas no existe una idea certera de lo que se gasta en controlar, mejorar y planear la calidad, por lo que este poco conocimiento trae consigo que se minimice su importancia.

Poseen mayor influencia dentro de los costos, los que se derivan de la detección de un defecto por el cliente, este puede tener varias implicaciones de acuerdo con los términos contractuales que se hallan manejado durante la negociación, de hecho si la organización hubiese descubierto estos defectos a través de su sistema de control los costos de seguro poseerían menor magnitud.

Se hace necesario tener en cuenta una serie de elementos básicos que permitan su desarrollo, para que un Sistema de Costos de Calidad se genere por si mismo.

Un sistema de costos de la calidad no se generará por si mismo, sino se tienen en cuenta una secuencia de pasos que permitan su desarrollo.

Jack Campenella en su libro Principios de los costos de calidad, resume cuatro pasos fundamentales a tener en cuenta:

1-Verificar que un Sistema de Costos de Calidad es ventajoso para la empresa.

2-Determinar la disposición de la alta dirección de la empresa a asumir el sistema de Costos de Calidad.

3-Seleccionar un área para que sirva de referencia.

4-Creación y desarrollo de un plan para la puesta en práctica del Sistema.

Para analizar el Sistema de Costos de Calidad de la empresa se utilizará la secuencia lógica de acontecimientos que deben ser seguidos en este caso. Cada empresa tomará o no el criterio dicho modelo, pero por lo general es aplicable a muchas de ellas.

Los pasos a seguir planteados por este autor son los siguientes:

1. Revisión de la bibliografía existente sobre los costos de calidad. Consultar con otras industrias similares que tengan experiencia en la puesta en marcha de un programa como este tipo.

Aquí se deja bien claro la necesidad de acometer una investigación de toda la información que exista además del análisis de las experiencias anteriores que se tengan con vistas a su mejoramiento.

2. Selección de un grupo dentro de la empresa que sirva de piloto.

Esto posibilita un estudio minucioso de los costos de calidad y que el volumen de información a manejar no sea tan extenso permitiendo así que las correcciones que se hagan al sistema de costos de calidad antes de su generalización no sean traumáticas.

3. Discutir los objetivos del estudio con el Controlador de la organización. Los objetivos deben hacer hincapié en la determinación de las dimensiones de los problemas de la calidad y en la identificación de proyectos específicos de mejora.

Antes de comenzar el trabajo es necesario involucrar a los representantes de la contabilidad y del control de la producción para que de forma conjunta se analicen los objetivos del estudio, para que se garantice un dimensionamiento adecuado.

4. Recoger cualquier dato de costo que fácilmente este disponible en el sistema contable y utilizar esta información para obtener el apoyo de la dirección para poder hacer el estudio completo.

Aquí se realizara una valoración de costos con los datos existentes en la contabilidad actual de la empresa que avalen la realización del estudio y posibilite a su vez vender la idea a la máxima dirección.

5. Hacer una propuesta a la dirección para realizar un estudio completo. Dicha propuesta debe proveer la participación de todas las partes afectadas para el establecimiento de los tipos de costos. La propuesta debe incluir la constitución de un equipo especial que consiga el acuerdo general sobre las definiciones de los costos de baja calidad.

En este paso se realiza un estudio en el área involucrado a todo el personal para que ayude en la determinación de las categorías de costos de calidad además de su clasificación.

6. Dar a conocer un informe preliminar con las definiciones de los distintos tipos de costos de la baja calidad. Conseguir comentarios y revisarlos de ser necesario.

Mostrar a todo el personal la definición de los costos mediante un informe el cual podrá ser modificado teniendo en consideración las sugerencias que le sean realizadas.

7. Completar las definiciones y obtener la aprobación de la dirección.

Hacer las revisiones necesarias y cuando esté definido el documento constar con la aprobación de la máxima dirección para institucionalizarlo.

8. Recoger el acuerdo sobre la responsabilidad de la recogida de datos y la preparación de los informes.

Aquí se procede a ver en que persona quedará la responsabilidad de cada actividad, dejando constancia mediante un plan de acción.

9. Reunir y resumir los datos. Idealmente, debe hacerlo Contabilidad.

Como esta etapa es una de las más complicadas por la gran variedad de actividades que se generan en la empresa resulta beneficioso que contabilidad asumiera este punto.

10.Presentar los resultados de los costos a la dirección junto con el informe de existir el mismo de algún primer proyecto de mejora de la calidad que se haya completado correctamente. Solicitar la autorización para desarrollar un programa, que alcance a toda la empresa, de medición de costos y de localización de proyectos.

Se hará un informe detallado de los resultados que se obtengan de toda la investigación con una solicitud de generalización a nivel de toda la empresa.

11.De ser necesario, hacer primero algunos proyectos de ensayo y después, proponer un programa que abarque a toda la empresa.

Este punto puede estar y no estar de acuerdo al alcance y contenido pero resulta recomendable pues se pueden tener varias alternativas.

12.En base a la experiencia inicial, comprobar si es necesario, simplificar o revisar los tipos de costos.

Garantiza la actualidad de los costos analizados y reduce cualquier problema surgido referente al tema.

13.Extender el programa de medición de costos y proyectos de mejoras de otros directivos.

Se hará extensivo a todos los departamentos de la empresa, el programa de medición de los costos de calidad.

14.Considerar la necesidad de dar a conocer una tabla de resultados de los costos de la mala calidad que involucre a toda la empresa.

Se hace necesario garantizar el total conocimiento de los niveles de costos de calidad de la empresa con la incorporación de un sistema de registros.

Se realizó un análisis de su posterior actuación y de los antecedentes existentes dentro de la organización de cada actividad para determinar los elementos que dentro del sistema intervendrían en el proceso de concebir, implantar y dar continuidad al mismo, llegándose a la conclusión que los tres elementos básicos necesarios para poner en práctica el Sistema de Costos de Calidad serían el iniciador, el catalizador y el patrocinador como se muestra en la figura 1.3.

Los elementos que son necesarios para llevar a la práctica un Sistema de Costos de Calidad deben estar representados por aquellas personas que tengan pleno dominio de la necesidad y posean el entusiasmo necesario para llevar a cabo con éxito el proceso. El iniciador podría ser algún elemento perteneciente al grupo de calidad de la empresa con conocimiento e interesado en los sistemas de Costos de Calidad, el catalizador puede estar formado por un grupo que según el criterio de los expertos, estará abierto las consideraciones particulares de la empresa, dicho equipo debe poseer una visión general e influencias sobre las actividades que realiza la organización que le permita aplicar el sistema de Costos de Calidad con eficacia y eficiencia y el patrocinador que debe ser el director general de Calidad o un alto directivo de la organización, que por su posición dentro del Sistemas de Dirección de la Empresa reúnen las influencias necesarias para resolver los inconvenientes que se puedan presentar en la investigación.

Además de Frank M. Gryna otros autores como son Lawrence J. Schrader, Hitoshi Kume y Jack Campanela abordan algunos elementos que se pudieran tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de costos de calidad. Pero luego de revisar varias bibliografías se opta por seguir la secuencia propuesta por Gryna por ser la más amplia, explícita y brindar más elementos para trabajar planteada anteriormente.

Ventajas y dificultades de la aplicación de un Sistema de Costos de Calidad.

Los costos de la calidad están presentes no solo en las operaciones de producción sino también en muchas otras. Al seleccionar las actividades de una empresa la cuantificación de los costos por errores pueden atraer la atención sobre la gravedad de los problemas e identificar áreas concretas donde se presentan (Groocock, 1977). De ahí que presenten ciertas ventajas pero también algunas dificultades para su establecimiento y análisis.

Ventajas:

1. Proporciona una entidad manejable.

2. Proporciona una visión única de la calidad.

3. Proporciona un medio para medir los cambios.

4. Proporciona un Sistema de prioridades para los problemas.

5. Asegura que los objetivos de calidad estén junto con los fines y objetivos.

6. Proporciona la manera de distribuir correctamente los Costos de la Calidad para obtener máximos beneficios.

7. Induce al análisis de la calidad en el Consejo de Dirección.

8. Mejora el uso eficaz de los recursos.

9. Aporta un nuevo enfoque para hacer bien el trabajo.

10. Proporciona una medida de las mejoras realizadas.

11. La reducción de los Costos de la Calidad posibilita incrementar los beneficios de una organización.

Dificultades:

1. Rechazo inmediato al análisis por implicar cambios en el Sistema en algunos casos y en otros instrumentar el análisis en donde no se analizaba.

2. Difícil el trabajo de sensibilizar al personal en el análisis de los costos.

3. Falta de capacitación y preparación adecuada del personal que ejecuta la toma de datos y procesamiento de la información.

4. Organizar las áreas para introducir el análisis de los costos.

5. Clasificar los costos por áreas de trabajo.

6. Lograr la interrelación adecuada entre el Dpto. de la calidad y el Dpto. de contabilidad para la recogida y análisis de los datos.

7. La complejidad de las áreas seleccionadas inicialmente hacen más engorroso el trabajo.

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24. Garbey Chacon Norge: " Marco teórico para la implantación del costeo basado en la actividad (ABC) en la empresa hotelera." Ponencia presentada en el I Evento Internacional de Economía del Turismo, Santiago de Cuba, Noviembre del 2000. (Publicada en el Libro de Resúmenes).

25. Garbey Chacon Norge Y Sarmiento Santana José: " Propuesta de una metodología para la implantación del costeo basado en la actividad en la hotelería cubana. Experiencias practicas alcanzadas." Ponencia presentada en el II Evento Internacional Contabilidad y Finanzas en el Tercer Milenio, La Habana, Abril del 2001. (Publicada en el Libro de Resúmenes.)

26. Gómez L, Gómez N. Eficiencia económica de la calidad. Normalización 1990.

27. Gibreath, Robert. La Estrategia del Cambio. New York: McGraw-Hill.

28. Gyna, Frank.1988. Costos de Calidad. Manual de Control de Calidad de Juran. USA: Editoral McGraw-Hill.

29. Garbey Chacon Norge: "Costeo Basado en las Actividades: Una propuesta para su aplicación en la Hotelería Cubana", Tesis en Opción al titulo académico de Master en Gestión Turística, Santiago de Cuba, 2001.