Análisis operacional al proceso de almacenamiento, Archivo Judicial

Introducción

Las técnicas aplicadas dentro del estudio de métodos nos llevan a establecer un procedimiento de trabajo más adecuado para hacer uso óptimo de los recursos, alegando el tiempo de ejecución de la actividad, al eliminar los movimientos innecesarios, obteniendo disminución de demoras y bienestar en el operario.

El análisis operacional es un procedimiento empleado, para analizar todos los elementos productivos y no productivos de una operación con vistas a su mejoramiento.

A través del análisis operacional se busca mejorar los métodos empleados en el archivo judicial regional del tribunal supremo de justicia ubicado en Puerto Ordaz Estado Bolívar, para este análisis se aplican algunas interrogantes tales como: ¿por qué?, ¿cómo?, ¿Cuándo?, ¿dónde? y ¿quién?, de tal forma que en base a esto se pueda identificar los procesos, métodos y tiempo, con el fin de mejorarlos, permitiendo conocer la realidad de los problemas de distribución y condiciones de trabajo que se presentan en el Archivo Judicial de la Región. Todo esto con el propósito de brindarle técnicas que garanticen un mejor método de trabajo.

Este trabajo tiene como propósito aplicar el análisis operacional a las fallas que actualmente existen (Almacenamiento), por lo que surgen nuevas propuestas que permite la comodidad que necesita el operario al realizar sus determinadas actividades, a través de una mejor distribución del área donde se encuentran situadas los archivos judicial.

Objetivo General

Analizar y describir el proceso de almacenamiento en el Archivo Judicial Regional del Tribunal Supremo de Justicia, Puerto Ordaz, Estado Bolívar con la finalidad de implementar mejoras para lograr una mayor eficiencia en la organización.

Objetivos Específicos

• 1. Adquirir los conocimientos necesarios para evaluar la situación actual de la empresa.

• 2. Explicar claramente las actividades que se ejecutan dentro de la empresa.

• 3. Aplicar las preguntas correspondientes a la técnica de interrogatorio.

• 4. Realizar las preguntas de la Organización Internacional del trabajo (OIT), a los trabajadores del Archivo Judicial.

• 5. Especificar los enfoques primarios.

• 6. Implantar mejoras dentro del proceso con el objetivo de optimizar las actividades.

• 7. Proponer una nueva redistribución del área de trabajo.

• 8. Elaborar un diagrama de proceso de acuerdo con las propuestas planteadas.

• 9. Transformar el diagrama de flujo de recorrido actual en base a las mejoras planteadas, disminuyendo así el cruce entre operarios.

• 10. Realizar un análisis general de las mejores propuestas.

CAPÍTULO I

El problema

El problema reside específicamente en el área de archivo el cual presenta una problemática en cuanto a la acumulación de expedientes ya que se reciben aproximadamente 500 Documentos semanales que generan almacenamientos temporarios, esto se debe a que se realizó una remodelación en el circuito penal y como este carecía de espacio físico se trasladaron documentos hasta el Archivo Judicial de manera temporal, ya que dentro del Palacio de Justicia no se encontró otro lugar donde almacenarlo, por ende en la actualidad existe dicho problema puesto que no hay personal de acarreo que traslade estos fondos documentales hasta el Archivo sede, por lo que, esta gran cantidad de documentos afectan tanto al operario como a las actividades que se realizan, lo cual impide trasladarse con mayor facilidad en las diferentes áreas, provocando pérdida de tiempo al momento de la búsqueda de un expediente. Por otro lado existen documentos no pertenecientes al archivo judicial a los cuales lo laman "LA ISLA". No se sabe con certeza cuál es el volumen documental de estos expedientes debido a que la isla no forma parte de este órgano.

CAPÍTULO II

Marco teórico

Examen critico

El examen crítico es una técnica que se aplica a todos los elementos que conforman un proceso de producción en donde se trata de revisar exhaustivamente toda la información referida a cada elemento con la finalidad de evidenciar la información de la cual se dispone. El examen incluye tres herramientas fundamentales, que son: las preguntas de la OIT. Los enfoques primarios y la técnica del interrogatorio.

Preguntas de la OIT

Es un gran listado de preguntas clasificadas según un objetivo en particular, las cuales son utilizadas por el analista de métodos con la finalidad de no pasar por alto ningún detalle o aspecto referido a cada uno de los elementos del proceso.

Estas preguntas están agrupadas de la siguiente manera:

• a) Operaciones

• b) Modelo

• c) Condiciones exigidas por la inspección

• d) Manipulación de los materiales

• e) Análisis del proceso

• f) Materiales

• g) Organización del trabajo

• h) Disposición del lugar de trabajo

• i) Herramientas del equipo

• j) Condiciones de trabajo

• k) Enriquecimiento de la tarea de cada puesto.

La Técnica del Interrogatorio

Es un procedimiento que se utiliza para evaluar una serie de actividades. Es el medio para efectuar el examen crítico a través de sucesivas preguntas a las cuales se someten cada actividad del proceso de manera sistemática y progresiva con el objetivo de eliminar o descartar aquellas operaciones que por medio de esta técnica se conocen como innecesarias. La técnica del interrogatorio se compone de 5 elementos fundamentales que sirven de indicadores de aquellas operaciones que no son convenientes dentro del proceso, tales como:

EL PROPOSITO

¿Qué se hace?

¿Por qué se hace?

¿Qué otra cosa podría hacerse?

¿Qué debería hacerse?

EL LUGAR

¿Dónde se hace?

¿Por qué se hace allí?

¿En que otro lugar podría hacerse?

¿Dónde debería hacerse?

SUCESION

¿Cuándo se hace?

¿Por qué se hace entonces?

¿Cuándo podría hacerse?

¿Cuándo debería hacerse?

PERSONA

¿Quién lo hace?

¿Por qué lo hace esa persona?

¿Qué otra persona podría hacerlo?

¿Quién debería hacerlo?

MEDIOS

¿Cómo se hace?

¿Por qué se hace de ese modo?

¿De qué otro modo podría hacerse?

¿Cómo debería hacerse?

ENFOQUES PRIMARIOS

Existen diez enfoques principales que se emplean en el estudio de cada Operación individual. Todos estos enfoques no serán aplicados a cada actividad del diagrama, pero generalmente más de una debe ser considerada. El método de análisis recomendado es tomar cada paso del método actual analizarlo teniendo en mente un enfoque claro y especifico hacia el mejoramiento, considerando todos los puntos clave del análisis. Luego se debe seguir el mismo procedimiento con todas las demás operaciones. Inspecciones, traslados, etc. Una vez analizada cada operación se debe considerar el proceso en conjunto con vistas de realizar mejoras globales. Los enfoques primarios son:

• a) Propósito de la operación

Es más importante de los diez enfoques y consiste en justificar el objetivo, el para qué y el porqué, determinando así la finalidad de la tarea, el analista debe determinar si es posible eliminarla, combinarla, simplificarla, reducirla o mejorarla.

• b) Diseño de la parte y/o pieza

Este enfoque consiste en revisar todo el diseño en busca de mejoras posibles y no

Considerarlo como algo permanente sino cambiante. Para mejorar un diseño el analista debe tener presente las siguientes indicaciones para minimizar el costo de los diseños.

• c) Tolerancias y /o especificaciones

Las tolerancias y las especificaciones se refieren a la calidad del producto, lo cual

no es más que la totalidad de los elementos y características de un producto o servicio que se juntan en su capacidad para satisfacer necesidades específicas.

• d) Material

Los costos de material son una parte importante del costo total de cualquier

Trabajo. El tipo de material del que se elaboran las piezas se establecen por lo general de acuerdo a las características de la pieza y las condiciones que tenga que soportar al prestar servicio. Los presupuestos del diseño rara vez prevén una revisión periódica de los materiales, con esto la investigación de materiales durante la realización de un análisis puede traer importantes ahorros.

• e) Análisis del proceso

Consiste en el mejoramiento de los procesos de manufactura tomando en

Cuenta:

1. Al cambio de una operación; considerando los posibles efectos perjudiciales sobre operaciones subsecuentes del proceso.

2. Mecanizando de las operaciones manuales; considerando el uso de herramientas y equipos de propósito especial y automático.

3. Utilización de mejores máquinas y herramientas en las operaciones mecánicas; no solo para el trabajo manual sino también automatizado.

• f) Preparación y herramental:

Las actividades de preparación son necesarias para el proceso, evitar perder tiempo por este concepto que se traduciría en costos significativos. Se debe considerar, mejorar la planificación y control de la producción, programar trabajos similares en secuencia, entregar por duplicado herramientas de corte e implantar programas de trabajo para cada operación. Las herramientas deben tener la calidad adecuada, se debe corresponder con la actividad que se desee realizar.

• g) Condiciones de trabajo

El analista de métodos debe aceptar como parte de su responsabilidad el que

haya condiciones de trabajo ideales que permitirán elevar las marcas de seguridad, reducir el ausentismo y la impuntualidad, elevar la moral del trabajador, mejorar las relaciones publicas y además incrementar la producción.

• h) Manejo de materiales

El analista de métodos considera este enfoque como un sistema integrado,

control de inventarios, políticas de compras, recepción, inspección, almacenamiento, control de tráfico, recolección y entrega, distribución de equipos e instalación en la fábrica o planta.

• i) Distribución de la planta y equipo

El principal objetivo de la distribución efectiva del equipo en la planta es desarrollar un sistema de producción que permita la fabricación del número de productos deseados, con la calidad también deseada y el menor costo posible.

ANÁLISIS DE OPERACIONES

Es la separación de las partes de un proceso para observar el funcionamiento especifico de cada una, de esta forma llegar a conocer e incluso a optimizar el

Funcionamiento del proceso. Cuando se emplea el análisis de métodos para diseñar un nuevo centro de trabajo o para mejorar uno, es útil presentar en forma clara y lógica la formación actual (o de los hechos) relacionada con el proceso.

La representación gráfica relativa a un proceso industrial o administrativo emplea generalmente ocho tipos de diagramas, cada uno de los cuales tiene aplicaciones específicas. Un problema no puede resolverse correctamente si no se presenta en forma adecuada.

La ingeniería de métodos tiene por objeto idear procedimientos para incrementar la producción por unidad de tiempo y reducir los costos unitarios mientras se mantiene a mejora la calidad.

El procedimiento esencial del análisis de la operación es tan efectivo en la planeación de nuevos centros de trabajo como en el mejoramiento de los existentes. El paso siguiente a la presentación de los hechos en forma de operaciones o de curso e proceso es la investigación de los enfoques del análisis de la operación. Debe considerarse que el análisis es un procedimiento que nunca puede considerarse completo.

La experiencia ha demostrado que prácticamente todas las operaciones pueden mejorarse si se estudian suficientemente. Puesto que el procedimiento del análisis sistemático es igualmente efectivo en industrias grandes y pequeñas, en talleres y en la producción en masa, se puede concluir que el análisis de la operación es aplicable a todas las actividades de fabricación, administración de empresas y servicios del gobierno.

CAPITULO III

Diseño metodológico

TIPO DE INVESTIGACION

Existen diferentes clases de investigación, a saber, exploratorias, descriptivas, correlaciónales o explicativas, el precisar el tipo de investigación por realizar en el estudio permite definir su alcance.

Para conocer las realidades de las situaciones estudiadas, se considera que se deben utilizar los postulados de una investigación de campo, la cual permiten estudiar las condiciones naturales, en las cuales se realizan los procesos basada en una estrategia de recopilación de la información pertinente, obtenida directamente de donde se generan.

En este sentido, palella y martins (2006), plantan dentro del diseño no experimental, se puede desarrollar un tipo de investigación de campo, la cual definen como la "recolección de datos directamente, de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variables"

Sin embargo, tomando en cuenta que se requiere profundizar en los diferentes aspectos que caracterizan la administración del procesos supervisorios, en función de verificar como se está desarrollando en el contexto de archivos, para comparar la ejecución real con el ideal planteado por los autores que soportan esta investigación, se considera que se requiere una investigación de tipo descriptiva.

Para soportar esta idea se revisa lo expresado por Sampieri "los estudios descriptivos se centran en medir con la mayor precisión posible, en esta clase de estudios el investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo se va a lograr la precisión en esa medición. Así mismo debe ser capaz de especificar quién o quiénes tienen que incluirse en la medición".

La función de este estudio es describir cómo se distribuye un evento en cierta población, en un lugar y durante un período de tiempo determinado; cuál es su frecuencia y cuáles son los determinantes o factores con ella asociados.

Tomando en cuenta los planteamientos de los autores precitados, en relación con el nivel de investigación descriptivo , se considera que este es adecuado para el presente estudio , ya que la misma describe como es o como se manifiesta determinado fenómeno, según el nivel de medición y análisis de la información, por el hecho que se refleja brevemente el método seguido, lo que es analizar y describir como se muestran los diferentes elementos que componen el sistema de archivos en el Tribunal Supremo De Justicia de Puerto Ordaz.

Seguidamente también representa un estudio no experimental de campo de acuerdo que se aspira obtener informaciones pertinentes que faciliten la presentación de conclusiones y recomendaciones, de las cuales se puedan tomar los insumos necesarios para elaborar una propuesta, que permita optimizar el área de trabajo el archivo judicial regional de Puerto Ordaz.

POBLACIÓN Y MUESTRA

POBLACIÓN

Toda investigación requiere de la identificación de la población objeto de estudio y la selección del tamaño de la muestra que va a ser analizada,

La población es un conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el estudio. Según Tamayo y Tamayo, (1997),¨La población se define como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una característica común la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación

Para el estudio realizado se tomó como población El archivo Judicial Regional De puerto Ordaz Bolívar y sus actividades comprendidas en la atención al usuario, prestamos internos y externos y almacenamiento.

MUESTRA

Según Hernández Sampieri (1998 p.207) la muestra "es la esencia de un subgrupo de la población" se aplicó en consecuencia el muestreo censal, debido a que los sujetos constituyen un grupo reducido por lo cual se trabajó con la totalidad de la población", para este caso se tomó como muestra el almacenamiento realizado en el Archivo Judicial Regional Del Estado Bolívar y las actividades que involucran esta acción.

RECURSOS

Se utilizaron las siguientes herramientas:

• Lápiz: Para tomar apuntes generales

• Cámara: Para tener evidencias de la situación actual del archivo.

• Grabadora: Para facilitar la recopilación de información.

• Metro: Para medir las dimensiones del área

• Hojas: Para plasmar la información.

• Cuestionario: Preguntas de la OIT y técnicas del interrogatorio.

• Laptop: Para la transcripción de toda la información recolectada.

• Pendrive: Respaldo de documentos.

• Internet: Buscar información de interés.

PROCEDIMIENTO METODÓLOGICO

• Una vez establecidos los objetivos de la investigación se desarrolló el examen crítico establecido por las preguntas de la Organización Internacional Del Trabajo (OIT) compuesto por las preguntas Preliminares, técnica del interrogatorio y análisis operacional.

• Se diseñó el diagrama de proceso propuesto correspondiente con sus respectivos traslados, el resumen de operaciones las demoras y los almacenamientos.

• Con la información anterior se diseñó el diagrama de procesos correspondiente con su respectivo resumen de operaciones, traslados, demoras y almacenamientos.

• Se realizó el diagrama de flujo recorrido donde se representa el procesos de almacenamiento del circuito penal

• se diseñó un nuevo método de trabajo donde se planteen cambios en los aspectos que lo requieran con el objetivo de mejorar el proceso de almacenamiento del archivo judicial regional de puerto Ordaz.

ANÁLISIS DE LAS MEJORAS PROPUESTAS

EN CUANTO AL INVENTARIO

• Base de datos

Con esta acción se pretende que esta actividad de búsqueda de expedientes sea más dinámica, y se permitan hacer modificaciones todo el tiempo, a diferencias de las estadísticas que suelen recopilar información o documentos históricos.

EN CUENTO AL ALMACENAMIENTO

• Desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial

Con esta actividad se pretende realizar una reorganización del sistema documental; puesto que al desalojar los documentos que no pertenezcan a esta área se logra incrementar en el espacio actual; para así poner realizar una redistribución de la planta.

• Redistribución de la planta

Con esta operación se plantea la redistribución del área para asi lograr que los expedientes se encuentren más alejados de los operarios para evitar efectos secundarios, así como también para lograr mayor espacio para desplazamiento de los mismos.

En cuento a lo antes mencionado se pretende realizar una reestructuración para delegar las funciones a los trabajadores presentes en el archivo judicial, para logrando así que cada operario tenga una actividad asignada, y se evite la desorganización dentro del espacio de labor; resaltando que las actividades son rotativas.

CAPÍTULO IV

Situación actual

4.1 Técnicas del interrogatorio

Propósito:

¿Qué se hace?

R= Se reciben expedientes provenientes de los diferentes tribunales presentes en la organización del palacio de justicia para ser almacenados, estos son entregados a la archivóloga que chequea la entrada de los expedientes y verifica la cantidad de los mismos; también se realizan prestamos internos y externos para la revisión de los fondos documentales que ya se encuentra su causa concluida cuando un usuario así lo requiera.

¿Por qué se hace?

R= Para abrir espacio en los archivos presentes en los tribunales y lograr incrementar el lugar en que se encuentran; retirando los expedientes que ya su proceso ha culminado; el archivo judicial es custodia de los expedientes activos y no activos.

¿Qué otra cosa podría hacerse?

R= Podría modificarse la entrada de los expedientes de modo que solo ingresen los que correspondan al archivo judicial que son los inactivos que actualmente no se cumple e ingresan de los dos estatus.

¿Qué debería hacerse?

R=Debería cumplirse el deber ser; es decir lo expuesto anteriormente.

LUGAR

¿Dónde se hace?

R= La entrada de expedientes se hace en la oficina de la archivóloga ubicado a la derecha de la entrada del archivo judicial; los prestamos los realizados en el mostrador del área de recepción; y el almacenamiento se realiza en la parte posterior de los escritorios de los analistas.

¿Por qué se hace allí?

R=La entrada de los documentos se realiza en la oficina de la archivista puesto que es la indicada para verificar la entrada de los fondos documentales que están ingresando; la recepción se encuentra cerca de la entrada porque así permite el menor contacto de los usuarios externos con los expedientes para evitar inconvenientes de perdida de los mismos; el almacenamiento se realiza en ese espacio porque no se cuenta con otro espacio aparte para realizar esta operaciones.

¿En qué otro lugar podría hacerse?

R: El almacenamiento se debe hacer en el mismo lugar puesto que no se dispone de otro espacio para este fin.

¿Dónde debería hacerse?

R=Con la distribución actual del archivo judicial se podría habilitar nuevamente la oficina de la archivista que fue ocupada por los expedientes; a su vez hacer modificaciones en el área de recepción permite que exista una mejor distribución con respecto a la atención que el personal puede darle a los usuarios; con esta reestructuración permite aprovechar el espacio para el almacenaje y mejor desplazamiento de los operarios,

SUCESIÓN:

¿Cuándo se hace?

R= En el momento en que ya han sido verificados el número de expedientes que ingresaron se procede al almacenamiento de los mismos.

¿Por qué se hace entonces?

R: Se realiza para evitar la acumulación de fondos documentales en al área de recepción.

¿Cuándo podría hacerse?

R=No puede hacerse en otro momento.

¿Cuándo debería hacerse?

R= Debería hacerse en el momento ya establecido.

PERSONA:

¿Quién lo hace?

R: El almacenamiento lo realizan los analistas que son encargados de realizar esta operación

¿Por qué lo hace esa persona?

R: Porque son los encargados de realizar esta tarea.

¿Qué otra persona podría hacerlo?

R: Deberían encargarse dos analistas para la búsqueda y almacenamiento de los expedientes tanto internos como externos y dos más para la atención los usuarios y el registro de los préstamos.

¿Quién lo debería hacer?

R: La persona que lo hace está capacitada pero el almacenamiento debería hacerlo un archivista de grado I puesto que según el reglamento de los archivos es el indicado para ejecutar esta acción.

MEDIOS

¿Cómo se hace?

R: El almacenamiento se realiza con una carrucha, se traslada la carrucha por los pasillos y se va almacenando el estante correspondiente, si al almacenaje debe realizarse en un lugar alto de los archivos; el operario se sube en un banco para lograr alcanzar la altura.

¿Por qué se hace de ese modo?

R: Se traslada con la carrucha para facilidad del operario; pero para el alcance de las alturas se realiza de este modo porque no se cuenta con otro elemento para poder alcanzar esos niveles.

¿Cómo podría hacerse?

Con una carretilla de interior elevadora ya que esta cumplirá dos funciones de carrucha y escaleras.

¿De qué otro modo podría hacerse?

R: El almacenamiento podría hacerse en archivos rotativos que permita traer hasta la altura del operario el almacén mediante la de pulsación de un botón; para evitar que el analista se suba y de este modo prevenir accidentes; resaltando que el tipo de archivo explicado anteriormente ya se encuentra instalado en el archivo judicial de la ciudad capital (Caracas)

¿Cómo debería hacerse?

R: Como se planteó anteriormente.

4.2 preguntas de la OIT

Preguntas sugeridas por la OIT en el estudio de métodos

OPERACIONES

• 1) ¿Qué propósito tiene la operación?

R=Almacenar expedientes provenientes de otros Tribunales del Palacio de Justicia

• 2) ¿Es necesario el resultado que se obtiene con ella?

R= Si es necesario porque permite al archivo judicial tener un orden correspondiente dentro del almacén para poder diferenciar por cada estantes los documentos de cada tribunal.

• 3)  ¿El propósito de la operación puede lograrse de otra amanera?

R= Si con otro sistema de almacenamiento

• 4) ¿La operación que se realiza puede combinarse con otra? ¡ puede eliminarse?

R= Si puede ser combinada, pero el almacenamiento no puede ser eliminado es la operaciones más importante del proceso.

• 5) ¿Hay una operación posterior que elimine la necesidad de efectuar la que se está estudiando ahora?

No, mencionado anteriormente el almacenamiento es fundamental.

NORMAS DE CALIDAD

• 1) ¿son realmente apropiadas las normas y tolerancias y demás?

R= Si, los almacenes o estanterías tienen las medidas que establece el reglamento para archivos; pero son obsoletos deberían ser reemplazados por uno de mejor calidad, y su funcionamiento sea más eficaz.

DISPOSICION DEL LUGAR DE TRABAJO.

• 1) ¿Facilita la disposición de la fábrica la eficaz manipulación de los materiales?

R= No, presenta una mala distribución.

• 2) ¿Permite la disposición de la fábrica un mantenimiento adecuado?

R= No, debido al englomeramiento de estantes no se realiza el manteniendo adecuado solo en áreas comunes donde se encuentras los trabajadores pero donde están las estanterías no.

• 3) Proporciona la disposición de la fábrica una seguridad adecuada?

R=No, dentro del área se encuentran las carruchas en los pasillos que imposibilita el paso de operarios no existe un lugar para la ubicación de la misma.

• 4) ¿Facilita la disposición de la fábrica las relaciones sociales entre los trabajadores?

R=Si, los escritorios de los trabajadores se encuentran cerca en la parte de recepción que permite la comunicación entre ellos.

• 5) ¿La luz existente corresponde a la tarea de que se trate?

R=No

• 6) ¿Se ha previsto un lugar para el almacenamiento de herramientas?

No, se encuentran en los pasillos

• 7) ¿Existen armarios para que los trabajadores guarden sus objetos personales?

R= No

MANIPULACIÓN DE MATERIALES

• 1) Deberían utilizarse carretillas de mano, eléctricas o elevadoras de horquilla o trasportadores de conductos?

R= Si, para en caso de no tener los estantes rotativos poder almacenar en lugares altos los expedientes.

• 2) Se podría aprovechar la fuerza de gravedad empezando la primera operación a un nivel más alto?

No, los expedientes podrían sufrir daños.

• 3) Se pueden cambiar de lugar los almacenes y las pilas de materiales para reducir la manipulación.

R= No

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

• 1) Como se atribuye la tarea del operario

R= Por medio de un plan empleado por la archivóloga

• 2) ¿Están las actividades están bien reguladas que el operario siempre tiene algo que hacer?

R= Si, puesto que la llegada y salida de expedientes es fluida.

• 3) ¿Cómo se dan las instrucciones al operario?

R=Se le asignan las actividades por medio de un plan de trabajo.

• 4) ¿La disposición de la zona de trabajo da buen resultado o podría mejorarse?

R= Podría mejorarse

• 5) ¿Se estimula a los trabajadores a presentar ideas?

R=No pero se aceptan las opiniones para mejorar el procedimiento.

• 6) ¿Los trabajadores entienden de veras el sistema de salarios por rendimiento según por el cual trabajan?

R=Si los trabajadores están consientes

CONDICIONES DE TRABAJO

• 1) ¿La luz es uniforme y suficiente en todo momento?

R= No, solo en los espacios en donde se encuentran los trabajadores en el área de los almacenes es deficiente y en algunos casos no se tiene iluminación y se utilizan lámparas.

• 2) ¿Se proporciona en todo momento la temperatura más agradable? y en caso contrario, ¿No se podrían utilizar ventiladores o estufas?

R=Si, el ambiente es agradable con respecto a la temperatura hay aires acondicionados suficientes para el área.

• 3) ¿Se puede proporcionar una silla?

R=Se podría proporcionar pero reduciría el espacio.

• 4) ¿Se han colocado grifos de agua fresca en lugares cercanos al trabajo?

R=no, se encuentran fuera del área del archivo judicial

• 5) ¿Se han tenido debidamente en cuenta los factores de seguridad?

R= Si, pero no en su totalidad.

• 6) ¿Se enseñó al trabajador a evitar los accidentes?.

R= No, el trabajador lo ha aprendido con la ejecución del trabajo.

• 7) ¿Su ropa es adecuada para prevenir riesgos?

Sí, es adecuada.

• 8) ¿Con cuanta minucia se limpia el lugar de trabajo?

R= Todos los días se realiza un mantenimiento pero solo en lugares donde se encuentra el trabajador, los estantes se limpian cada mes y medio.

ENRIQUECIMIENTO DE LA TAREA DE CADA PUESTO

• 1) ¿Es la tarea aburrida o monótona?

R= No porque las funciones son rotativas

• 2) ¿Puede hacerse la operación más interesante?

R= Es posible si se aplican nuevos métodos de almacenaje

• 3) ¿Cuál es el tiempo de cada ciclo?

R= es Variado dependiendo de la cantidad de entrada de expedientes ya que no es siempre la misma cantidad

• 4) ¿Puede el operario realizar la inspección de su propio trabajo?

R=Si, resaltando que los prestamos diarios son supervisados por la archivóloga.

4.3 Enfoques primarios

• 1. Propósito

Unas de las tantas interrogantes que se generan, es por qué se archivan dichos documentos, esto se debe a la importancia que tienen, ya que los mismos están cargados de información que es de suma ayuda para la resolución de casos que se llevan en el tribunal supremo de justicia. Es por esto que el archivo judicial regional de puerto Ordaz tiene como objetivo Ofrecer asesoría técnica inmediata de archivo, en cuanto a desincorporación de expedientes, libros y documentación administrativa a las dependencias judiciales llámese tribunales y las dependencias de la DAR(Dirección Administrativa Regional )

• 2. Diseño de la parte

Se ordenan los legajos por orden correlativo, se identifican en las estanterías por número de legajos y el tribunal al cual pertenecen. No se codifican los fondos documentales, el número de expediente viene dado por el tribunal de la causa y la clasificación a su vez viene dada por el tribunal al cual pertenecen los fondos documentales, estos expedientes sufren una pequeña transformación ya que no son guardados en las estanterías tal cual llegan al tribunal sino que se separan de 5 ó 6 expedientes en cada legajo. También se coloca en cada legajo una caratula de color donde se identifica el tribunal, el número de legajo, la topología documental y lo que contiene el legajo bajo la conformidad en las políticas emanadas de la Dirección general de Servicios Regionales en materia de archivo.

Ejemplo de la caratula de identificación de legajos:

Fuente: Archivo Judicial

• 3. Tolerancias y/o Especificaciones

Las tolerancias y especificaciones tienen mucha relación con la calidad del análisis operacional en cuanto al método de trabajo empleado, esto es, su capacidad para satisfacer determinadas necesidades dentro del Archivo Judicial.

• La tolerancia en el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz Estado Bolívar, cuenta con una gran cantidad de expedientes que son recibidos y atendidos aproximadamente 500 semanalmente, 100 diarios y 13 por hora.

• Las especificaciones es el conjunto de patrón o requerimientos impuestos al proceso de recorrido del operario y almacenamiento de expedientes, para adecuar una mayor fluidez en el área de trabajo.

El Archivo Judicial Regional del Tribunal Supremo de Justicia cuenta con poco espacio de almacenamiento impidiendo al operario realizar su trabajo de forma adecuada, por tal razón se debe seleccionar el mejor método o técnica de inspección que implique control de calidad, menor tiempo y ahorro de costo.

• 4. Materiales.

Los Fondos Documentales son importantes para el Archivo Judicial Regional por lo que su selección y manipulación es muy rigurosa y delicada, por ende deben existir condiciones de trabajo adecuadas para su almacenamiento, y el operario tiene que manejar la información necesaria para poder tratar de forma apropiada los expedientes, así como también revisar cuidadosamente las condiciones en la que llegan los archivos.

En el archivo se reciben aproximadamente 500 documentos semanales es por ello que existe la necesidad de realizar un estudio de tiempo y movimiento que permitan adoptar nuevos mecanismos de labores que conlleven a obtener un mejor método de trabajo, que facilite el proceso para que sea más fácil y lleve menos tiempo de registrar los documentos que luego serán archivados.

• 5. Análisis del proceso

El Archivo como tal no posee un proceso de manufactura, pero si un proceso manual debido a que existe un personal humano encargado de realizar ciertas tareas como la de Recibir, procesar, seleccionar y almacenar, los fondos documentales inactivos transferidos por los archivos activos de las Dependencias Judiciales y de la Dirección Administrativa regional (DAR).

• 6. Preparación y Herramental

El Archivo Judicial Regional cuenta con un libro de control de correspondencia recibida, donde se le asigna un número correlativo a ese oficio luego de ser recibida la solicitud. Se procede a buscar los fondos documentales solicitados, y se elabora una lista por orden de legajos para hacer la búsqueda más fácil. Si el expediente de la ficha 60 se llena se escribe el número de expediente, la fecha de préstamo y quien lo solicito.

También se cuenta con un libro L-9 que sirve para el control de préstamo, donde se registra cada fondo documental encontrado, indicando legajo, número de oficio con que fue solicitado, la fecha de ese oficio, y la fecha en el cual lo está recibiendo el Archivo Judicial.

Además del control de correspondencia y el control de préstamo, se tiene un control manual que elaboró el Archivo para controlar más efectivamente el préstamo por Tribunales específicos, ya que el libro L-9 está por tribunales globales. Este control manual por libro permite saber por Tribunal que expedientes han solicitado, fecha, y si lo han devuelto o no. Para hacer las solicitudes de devoluciones se utilizan estos libros. Al devolver los fondos documentales se borran tachándolos del libro y se coloca devuelto.

Por otra parte cuenta con un formato de solicitud de información que debe llenar el usuario al momento de solicitar algún documento.