Análisis operacional al proceso de almacenamiento, Archivo Judicial (página 2)

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

Partes: 1, 2

7. Condiciones de Trabajo

Una vez analizada y detallada minuciosamente el área de almacenamiento del Archivo del Tribunal Supremo de Justicia de Puerto Ordaz, nos parecieron importantes los aspectos expuestos seguidamente:

Iluminación: Para las actividades que se realizan en dicha área la iluminación es deficiente.

Estado de conservación de los espacios: Es buena, pero se pudo observar que existe un área que se encuentra debajo de unas tuberías de aguas negras.

Limpieza: Todo los días se limpia el archivo en las áreas visibles, en las áreas de custodia de fondos documentales se aspira un una vez al mes y se aprovecha para una limpieza más profunda donde se incluyen los techos de los archimóviles y las estanterías y entre las columnas de los legajos custodiados. La Fumigación se realiza tres veces al año aproximadamente y esto lo planifica la Dirección Administrativa Regional de acuerdo a su presupuesto. Se queda un funcionario responsable de abrir el archivo para que la fumigación se lleve a cabo en nuestras instalaciones.

Sistema de control de temperatura: No existe.

Sistema de detección y extinción de incendios: No se ha implementado un sistema de detección de incendios; en cuanto extintores existen solo 5.

Luces de emergencia: Uno (No funciona) están en vía de dotación.

Deshumificadores: No existen. En vía de dotación.

8. Manejo de Materiales

En la actividad de descarga se realiza el traslado de expedientes dependiendo del Tribunal de donde provienen. Este traslado se hace por medio de una carrucha, para luego ser colocados en la mesa de recepción.

Al momento de realizar diferentes labores con el fondo documental se utilizan: guantes, mascarillas y bata. Últimamente no se utiliza mucho la bata porque ya están viejas y no dan buena imagen.

9. Distribución de la Planta y Equipo

El principal objetivo de la distribución correcta y efectiva en el Archivo Judicial Regional, es desarrollar un método que permita un mejor manejo en el recorrido de las diferentes áreas permitiendo una mayor fluidez entre los operarios al momento de desplazarse, así como también, alcanzar un aspecto agradable, donde no ocurra aglomeraciones entre personales por la excesiva cantidad de expedientes y el poco espacio disponible en las oficinas, por lo cual es presentado como principal problema dentro del análisis operacional.

La distribución de los expedientes es un elemento importante de todo un sistema de almacenamiento, abarcando traslados de operación, control de registro, manejo de los archivos, clasificación, recorrido y despacho. Todos estos elementos deben ser integrados cuidadosamente para alcanzar la meta establecida.

CAPÍTULO V

Análisis y resultados

5.1 MÉTODO DE TRABAJO PROPUESTO

Hay que tener en cuenta que los archivos se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto quiere decir que la propuesta del sistema de archivo que se pretende diseñar deberá servir para cubrir las necesidades futuras del Archivo Judicial Regional Del Tribunal Supremo de Justicia De Puerto Ordaz. Conseguir esto sólo será posible elaborando un buen plan de trabajo, adquiriendo unos conocimientos suficientes del "archivo" y teniendo previsión del crecimiento del "archivo" a lo largo de los años.

Aunque la solución definitiva a los males que aquejan a este Archivo Judicial es difícil de alcanzar, es posible mejorar en lo que respecta a las actuales condiciones de conservación y control de la documentación. Se proponen para ello una serie de medidas, como son: Designar responsabilidades a diferentes personas para que realicen una actividad en específico con el fin de reducir las demoras que se producen al momento de realizar la búsqueda de dicha documentación y evitar que los operarios se crucen.

Descarga: Esta actividad involucra el traslado de expedientes dependiendo de cada tribunal que vienen en una carrucha, donde son colocados en una mesa de recepción, se chequea la entrega verificando la fecha, si están completos los legajos y de qué tribunal proviene.

Inventario: Una vez que se realiza el control específico de cada expediente, se debe proceder a crear una Base de Datos que identifique y localice sin error el documento en cuestión. La aplicación informática debe ser la misma en todos los archivos judiciales, con idénticos campos y características, para permitir la fusión de todas ellas en una única herramienta de control, disponible en cualquier lugar y fiable, que sirva para identificar y localizar los expedientes requeridos.

Almacenamiento: No es aconsejable archivar juntos documentos que presenten síntomas de plagas con otros que se encuentren en perfecto estado, ya que el problema se extendería irremisiblemente.

Se propone desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial logrando así un espacio óptimo.

Una vez establecido el número exacto y la ubicación de las series documentales, se debe proceder a conservarlos de la mejor manera posible, esto es, en unos buenos depósitos y en condiciones de instalación que garanticen su perdurabilidad.

El sistema más viable empleado en la actualidad consiste en guardar los documentos en cajas de archivo normalizadas (pH neutro), que aislan y protegen el papel de suciedad, humedad y otros agentes degradantes del soporte documental.

A su vez, las cajas de archivo se colocan en estanterías o armarios cerrados tipo compacto, que hacen posible un mejor aprovechamiento del espacio disponible y conservan las cajas en mejores condiciones que las convencionales estanterías fijas metálicas.

Atención al usuario: Esta área involucran todas las actividades que implican trato directo con el cliente como procesar su solicitud, la entrega de los expedientes como asesoría, devoluciones, y reclamos.

Despacho:

Usuarios internos: El alguacil viene con la solicitud escrita y firmada por el juez del tribunal. Una vez recibida la solicitud se registra en el libro de control de correspondencia recibida y luego se le asigna un número correlativo a ese oficio. Luego se procede a buscar fondos documentales solicitados elaborando una lista para hacer la búsqueda más fácil; en la búsqueda de información se extrae el fondo documental luego se coloca en el mostrador en espera que el alguacil del tribunal venga a buscar el material que es llevado al tribunal que lo ha solicitado para que el secretario verifique y firme el préstamo del mismo. Luego el alguacil retorna el libro de préstamo y el archivista verifica si fue firmado por el secretario. Además de esto el archivista debe anotar en un control manual que elaboro el archivo para controlar más efectivamente el préstamo por tribunal específico.

Préstamo externo: El usuario llega al archivo solicita la información si la misma procede, se le indica que llenen el formato de solicitud de información. El archivista busca expediente y atiende el usuario hasta que no haya más que hacer, solo si quieren más, deberán trasladarse al tribunal respectivo para que le soliciten el expediente al archivo al igual si requieren copias, ya que el archivo no tramita dicha solicitud.

5.2 Diagrama de proceso propuesto

Diagrama: Proceso

Proceso: Atención al usuario y almacenamiento de expedientes del Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

Método: Propuesto

Fecha: 07/02/2015

Seguimiento: Operario

Inicio: Al verificar la fecha y lugar de procedencia

Fin: Almacena

edu.red

5.3 Diagrama de flujo recorrido propuesto del archivo judicial regional de Puerto Ordaz.( Ver apéndice 2)

edu.red

5.4 Análisis de las mejoras propuestas

1) EN CUANTO AL INVENTARIO

Base de datos

Con esta acción se pretende que esta actividad de búsqueda de expedientes sea más dinámica, y se permitan hacer modificaciones todo el tiempo, a diferencias de las estadísticas que suelen recopilar información o documentos históricos.

2) EN CUANTO AL ALMACENAMIENTO

Desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial

Con esta actividad se pretende realizar una reorganización del sistema documental; puesto que al desalojar los documentos que no pertenezcan a esta área se logra incrementar en el espacio actual; para así poder realizar una redistribución de la planta.

Redistribución de la planta

Con esta operación se plantea la redistribución del área para así lograr que los expedientes se encuentren más alejados de los operarios para evitar efectos secundarios, así como también para lograr mayor espacio para desplazamiento de los mismos.

En cuanto a lo antes mencionado se pretende realizar una reestructuración para delegar las funciones a los trabajadores presentes en el archivo judicial, para logrando así que cada operario tenga una actividad asignada, y se evite la desorganización dentro del espacio de labor; resaltando que las actividades son rotativas.

Conclusiones

A lo largo de la realización de este proyecto y después del análisis detallado y la aplicación del estudio de métodos en el área de almacenamiento del Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz, se llegaron a las siguientes conclusiones:

1. Se determinó que el principal problema radica en la acumulación de expedientes.
2. El archivo no cuenta con un apropiado sistema de almacenamiento con lo cual se genera la acumulación de expedientes.
3. El almacenamiento inadecuado provoca demoras dentro del proceso de búsqueda de expedientes.
4. Se realizó el análisis de todos los elementos productivos y no productivos del sistema de almacenamiento del archivo judicial con vista a su mejoramiento.
5. En base al principal problema se estableció una serie de propuestas que conlleven a mejorar el sistema de almacenamiento y la distribución en el archivo judicial.

Recomendaciones

1) Es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como se necesite.

2) Se recomienda la redistribución del área de trabajo donde el operario se pueda desplazar de manera más fluida.

3) Aplicar las normas de estandarización, de acuerdo a la capacidad de archivo de cada estante.

4) Ubicar las carruchas en lugares estratégicos, para evitar tropiezos en la trayectoria del operario.

5) Ubicar los documentos acumulados que se encuentran dentro de la oficina de la archivóloga en las estanterías del almacén.

6) Reintegrar a la archivista desalojada del archivo judicial por la falta de espacio, a su área de trabajo.

7) Establecer un calendario de conservación de los documentos por un tiempo determinado para así evitar la acumulación de los mismos trasladándolos a un almacén fuera del archivo.

Bibliografía

INGENIERÍA DE MÉTODOS (EdwradKrick)
HODSON, K. William. (1996). Cuarta Edición. Manual del Ingeniero Industrial. Tomos II y III.
Tamayo y Tamayo (1986), El proceso de la investigación científica, Editorial Limusa.
SABINO c. (2002), El proceso de investigación. Venezuela. Editorial Panapo.
Turmero I., (2014-U), Apuntes de clases de Ingeniería de métodos, Ingeniería Industrial. UNEXPO.
http://www.mundoarchivístico.com/?menu=artículos&id=370
https://docs.google.com/document/d/1iEpsLC4APb9YCFJmXjKUTvFmplq0vinKXITKDbCX-I/movilebasic?pli=1&hl=es
https://www.fder.edu.uy/archivo/proyecto.html
https://procesosdecalidad5.blogspot.com/2010/06diagramas-de-recorrido-inicial-y.html
https://m.monografias.com/trabajos89/diagramas-proceso-generacion vapor/diagrama-proceso-generacion-vapor