Determinación de la necesidad de capacitación del supervisor (página 2)

1. BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN DEL SUPERVISOR

La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en Recursos Humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal y la organización.

Podemos nombrar otros beneficios:

• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.
• Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
• Crea mejor imagen.
• Mejora la relación jefes-subordinados.
• Se promueve la comunicación a toda la organización.
• Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos.
• Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
• Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.
• Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

1. ¿COMO BENEFICIA LA CAPACITACIÓN AL PERSONAL?

• Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas.
• Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
• Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones.
• Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
• Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
• Permite el logro de metas individuales.
• Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos.
• Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

1. ¿CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN?

Los objetivos especifican la capacidad para lograr algún cambio después de terminar con éxito el programa de capacitación. Por tanto ofrece un centro de atención para los esfuerzos tanto del empleado como del supervisor así como un punto de referencia para evaluar los logros del programa de capacitación.

Los principales objetivos son:

• Prepara al Supervisor para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.
• Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo, no sólo en un cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.
• Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

1. ¿CÓMO DETERMINAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN?

Los principales medios utilizados para efectuar las necesidades de capacitación del supervisor son:

• Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación.
• Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
• Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación que evidencien las necesidades de capacitación.
• Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal.
• Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores.
• Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
• Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
• Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.
• Entrevistas de salida: Cuando el supervisor va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.
• LO QUE DEBE HACER

• Elaborar un programa de trabajo riguroso y ordenado que debe ser revisado con cada uno de los trabajadores y aceptado por éstos.
• Al enfrentar un problema no se deje llevar por la primera impresión o por opiniones de terceros, hable directamente con el supervisor responsable para tratar de llegar a una solución justa. Proceda de la misma manera con los informantes.
• Mantenga una comunicación permanente con los supervisores, recuerde que son un equipo y que el éxito consiste en trabajar como tal.

• Trate a todos los supervisores por igual. No manifieste preferencias por ninguno.
• Sea exigente y riguroso en el trabajo pero jamás prepotente o brusco, esto le ocasionaría rechazo del equipo.
• Debe sujetarse a un programa de trabajo con actividades previamente establecidas.
• LO QUE NO SE DEBE HACER

• Dar la impresión de responder a intereses del momento.
• Tomar decisiones de manera irreflexiva.
• Actuar con indiscreción frente a la problemática de un supervisor.

• Tener preferencias o mostrar mayores consideraciones por algunas personas del equipo.
• Manifestar rechazo o antipatía por los miembros de su equipo.
• Asumir posturas dictatoriales y prepotentes.
• No sujetarse a un programa acordado de trabajo.

2. ORGANIZACIÓN DE TAREAS DIARIAS

Es muy importante que el Supervisor tenga claridad de la dimensión del trabajo diario que debe realizar para cumplir con los objetivos propuestos en el estudio.

La improvisación sólo conduce al desorden, a la pérdida de tiempo y control del trabajo. Por estas razones, se parte del principio de que la organización sistemática de las tareas diaria permite racionalizar el uso del tiempo, conocer con certeza cuál es la evolución del trabajo y por consiguiente cumplir con éxito el operativo de campo.

Para programar el trabajo del día tenga presente las siguientes recomendaciones:

• Identifique todos los días las actividades que deben realizar en el campo, tanto los supervisores, como las que debe realizar usted mismo.
• Elabore el recorrido del vehículo para garantizar que todos van a disponer del transporte en el momento en que lo necesiten.
• Planifique adecuadamente la entrega de los instrumentos de medición antropométrica a los encuestadores, coordinadores y verifique que éstos dispondrán de ellos en forma óptima.
• Establezca un horario diario de revisión de formularios y de entrega de los mismos a digitación.
• Identifique las tareas de "escritorio", tanto las del supervisor como las de los trabajadores.

2. TÉCNICAS DE CAPACITACIÓN

Después de determinar las necesidades de capacitación y de establecer los objetivos de capacitación del supervisor, se puede llevar a cabo la capacitación. Las ventajas y desventajas de las técnicas de capacitación más comunes son las siguientes:

• Capacitación en el puesto: Contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real. En muchas compañías este tipo de capacitación es la única clase de capacitación disponible y generalmente incluye la asignación de los nuevos empleados a los trabajadores o los supervisores experimentados que se encargan de la capacitación real. Existen varios tipos de capacitación en el puesto. Probablemente la más conocida es el método de instrucción o substituto, en la que el empleado recibe la capacitación en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo. En los niveles más bajos, la instrucción podría consistir solamente en que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la máquina observando al supervisor. Sin embargo, esta técnica se utiliza con frecuencia en los niveles de alta gerencia. La rotación de puesto, en la que el empleado (generalmente una persona que se entrena en administración) pasa de un puesto a otro en intervalos planeados, es otra técnica de CEP. En el mismo sentido, las asignaciones especiales proporcionan a los ejecutivos de bajo nivel la experiencia de primera mano en el trabajo con problemas reales.

2. TIPOS DE CAPACITACIÓN Y CUÁNDO SON NECESARIOS

La capacitación puede efectuarse de manera informal o formal.

• Capacitación informal: Consta de un conjunto de instrucciones que se dan sobre la marcha, por ejemplo: Un supervisor indica a un empleado la utilización correcta de los archivos o enseña a una recepcionista cómo llevar el libro de registro de usuarios.
• Capacitación Formal: Es aquella donde el administrador decide el tiempo de duración del curso, generalmente los cursos de capacitación formal pueden durar desde un día hasta varios meses, según la complejidad de la tarea que se enseña.

1. La capacitación es necesaria sólo cuando un supervisor carece del conocimiento que se requiere para que realice su trabajo actual o uno nuevo como consecuencia de un ascenso o transferencia. El administrador notará estas deficiencias durante el transcurso de su rutina de supervisión o durante la evaluación del desempeño, si se tiene un proceso regular de evaluación. Como siempre, debe tenerse en cuenta el hecho que la capacitación puede no resolver el problema. Por ejemplo, un empleado puede recibir capacitación pero el desempeño del programa puede no mejorar, porque el problema real es la falta de recursos, o porque hay una estructura organizativa muy rígida que evita una buena comunicación entre departamentos o por una supervisión inadecuada. También hay que considerar que el problema puede ser que el trabajador no tenga aptitudes para el empleo, y es mejor dárselo a otro empleado que gastar recursos en su capacitación.

2. EVALUACIÓN DE LA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN DEL SUPERVISOR

3. HERRAMIENTAS PARA EVALUAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Para determinar la cantidad y el tipo de capacitación del supervisor, debe evaluarse la situación actual, decidir las habilidades que se requieren y establecer los conocimientos que le hacen falta al personal. Hay dos tipos de necesidades de capacitación: una para la capacitación básica del nuevo equipo y otra para fortalecer las habilidades de los empleados existentes. Para la primera, se debe utilizar la descripción del cargo o analizar las tareas para determinar los contenidos educativos correctos en la capacitación inicial. Para la segunda, hay que entrevistar a los trabajadores y si es posible, realizar encuestas a clientes para identificar las áreas que requieren incluirse en la capacitación. Puede utilizarse una variedad de métodos en este análisis:

• Análisis de la descripción del cargo y planes de trabajo: Revisar la descripción de funciones para cada cargo y señalar las habilidades críticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si algún empleado no tiene los conocimientos necesarios para su posición, éstos deben incluirse en el programa de capacitación y la persona que carezca de ellos debe asistir a los módulos correspondientes del curso. Utilizar el plan de trabajo para asegurarse que los objetivos de la organización serán tratados en la capacitación.
• Análisis de tareas: Para realizar este análisis, hay que elaborar una lista de todas las tareas grandes y pequeñas que una persona efectúa durante su trabajo y escribir en detalle todas las actividades que componen cada tarea, determinar las habilidades, conocimientos, actitudes, equipo, material, consecuencias y riesgos que comprenda cada actividad. Por último, agrupar esta información en unidades de tareas relacionadas que requieren conocimientos y habilidades similares, y transformar estas unidades en métodos y objetivos de capacitación (didácticos o prácticos).
• Supervisión y observación en el trabajo: Durante la observación del cumplimiento de las rutinas de trabajo, hay que saber detectar quien no entiende completamente una tarea y cuando la desempeña incorrecta o deficientemente o da información incorrecta.
• Encuestas al personal: Es conveniente preguntar al personal si tiene necesidades de adiestramiento. Esto puede establecerse mediante entrevistas o a través de encuestas que determinen con precisión diferentes tipos de necesidades.

RECOMENDACIONES

Tomando como apoyo referencial los resultados obtenidos en el trabajo realizado, se puede observar la gran necesidad de programas de capacitación para los Supervisores, cuyo propósito es afianzar el comportamiento productivo de los participantes que atienden, con el firme propósito de poder planificarlo y aplicarlo en el proceso. En este sentido se conformó el siguiente cuadro de recomendaciones:

• Planificar en la empresa seminarios, talleres o jornadas para dar a conocer las ventajas que ofrece el programa de comunicación eficaz, a fin de que se extienda su aplicación en la planificación educativa por otros facilitadores de la misma empresa.

• Establecer una excelente relación y comunicación entre supervisores y empleados de la empresa, ofrecer una buena calidad de vida laboral, definir los objetivos y políticas a los empleados, y capacitar a los supervisores que más que necesiten para que tengan una mayor claridad de sus deberes dentro de la empresa.
• Crear una conciencia a todos los trabajadores de la empresa, como también a supervisores y jefes de departamentos para hacerles ver que tan importantes son ellos para la empresa, no como productores sino como Recurso Humano, y por ende la importancia de capacitarlos para elevar su nivel de optimismo, confianza, logros de metas dentro de la empresa y fuera de ella.
• Debido a la importancia de que cada supervisor conozca y entienda cómo se debe de realizar un estudio de trabajo, se debe impartir una capacitación, en la cual se incluirá temas relacionados con el estudio de tiempos, estudio de suplementos, cálculo de tolerancias, balances de línea, eficiencias y tiempo ocioso que se produce en una empresa.
• Por medio de varias charlas y evaluaciones, los líderes que lleven esta capacitación tendrán la capacidad de analizar las operaciones y realizar mejoras en los métodos que se estén usando actualmente.
• También podrá visualizar y utilizar las técnicas estudiadas para balancear una línea, así como calcular la cantidad de personal necesario que se ocupa en una línea de producción asignando la cantidad necesaria de operarios en una estación de trabajo.
• Los supervisores después de ser capacitados deben dar síntomas de mejoramiento, de superación lo cual les permitirán alcanzar el éxito deseado.

CONCLUSIÓN

Es importante tomar en cuenta la capacitación de los supervisores, pues ello ayudará a contribuir con el mejoramiento de la empresa así como reducir los costos de producción. Cada capacitación debe desarrollar, introducir y mejorar las técnicas y procedimientos que se ofrecen a los supervisores y empleados.

Se debe implantar un sistema de calidad para evaluar y establecer la mejora continua de los procesos de la organización, incluyendo supervisores y empleados en su caso, para medir la eficacia y efectividad de los métodos empleados en esa empresa.

Este entrenamiento debe ser impartido por el área de capacitación, por un operario asignado por el líder para entrenamiento de una nueva operación, para manipular directamente material y herramientas de entrenamiento. Este aspecto deberá ir firmado por el responsable del entrenamiento, ya sea el área de capacitación o el supervisor de la línea si el entrenamiento se estuviera dando en alguna estación de trabajo.

Cada una de estas capacitaciones debe centrarse en la preparación para un estudio de tiempos, selección de la operación, mejoramientos de técnicas y entrenamientos de personal, para contribuir de manera al mejoramiento continuo de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

• CHIAVENATO, Idalberto. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. McGraw-Hill, 5ta. Edición Santafé de Bogota 1999.

José Ramírez

MARACAIBO, ENERO DE 2007