La técnica de las 5 S para empresas seguras y limpias (página 2)

Imagen para el antes y después del Seiketsu

Antes

Después

Antes

Después

Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones. Un operario de una empresa de productos de consumo que ha practicado TPM por varios años manifiesta:

Seiketsu implica elaborar estándares de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente. "Nosotros" debemos preparar estándares para nosotros". Cuando los estándares son impuestos, estos no se cumplen satisfactoriamente, en comparación con aquellos que desarrollamos gracias a un proceso de formación previo.

Desde décadas conocemos el principio escrito en numerosas compañías y que se debe cumplir cuando se finaliza un turno de trabajo: "Dejaremos el sitio de trabajo limpio como lo encontramos". Este tipo frases sin un correcto entrenamiento en estandarización y sin el espacio para que podamos realizar estos estándares, difícilmente nos podremos comprometer en su cumplimiento.

Seiketsu o estandarización pretende…

· Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S · Enseñar al operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento. · Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal. · En lo posible se deben emplear fotografías de como se debe mantener el equipo y las zonas de cuidado. · El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento. · Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del mantenimiento autónomo (Jishu Hozen).

BENEFICIOS DEL SEIKETSU

· Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. · Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. · Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo. · Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios. · La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares · Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo. · Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la planta.

COMO IMPLANTAR LA LIMPIEZA ESTANDARIZADA

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las tres primeras "S". Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:

Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades

Para mantener las condiciones de las tres primeras `s, cada operario debe conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo, dónde y cómo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrán poco significado.

Deben darse instrucciones sobre las tres `s a cada persona sobre sus responsabilidades y acciones a cumplir en relación con los trabajos de limpieza y mantenimiento autónomo. Los estándares pueden ser preparados por los operarios, pero esto requiere una formación y práctica kaizen para que progresivamente se vayan mejorando los tiempos de limpieza y métodos.

Las ayudas que se emplean para la asignación de responsabilidades son:

· Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en Seiso. · Manual de limpieza · Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada. · Programa de trabajo Kaizen para eliminar las áreas de difícil acceso, fuentes de contaminación y mejora de métodos de limpieza.

PASO 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina

El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza, lubricación y control de los elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

En caso de ser necesaria mayor información, se puede hacer referencia al manual de limpieza preparado para implantar Seiso. Los sistemas de control visual pueden ayudar a realizar "vínculos" con los estándares, veamos su funcionamiento. Si un trabajador debe limpiar un sitio complicado en una máquina, se puede marcar sobre el equipo con un adhesivo la existencia de una norma a seguir. Esta norma se ubicará en el tablón de gestión visual para que esté cerca del operario en caso de necesidad. Se debe evitar guardar estas normas en manuales y en armarios en la oficina. Esta clase de normas y lecciones de un punto deben estar ubicadas en el tablón de gestión y este muy cerca del equipo.

EJEMPLO ESTANDARIZACIÓN (SEIKETSU):

ANTES

DESPUÉS

ETAPA 5:

MANTENIMIENTO DE LA DISCIPLINA (SHITSUKE): SEGUIR MEJORANDO.

Podría analizar si:

¿ESTÁ SU LUGAR DE TRABAJO MEJOR ORGANIZADO, MÁS LIMPIO Y ORDENADO QUE HACE UN AÑO?

¿QUÉ ES SHITSUKE? SHITSUKE – DISCIPLINA

CREAR HÁBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES

Imagen para el antes y después del Shitsuke

Shitsuke o Disciplina significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.

Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de los productos sea excelente.

Shitsuke implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Si la dirección de la empresa estimula que cada uno de los integrantes aplique el Ciclo Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que la práctica del Shitsuke no tendría ninguna dificultad. Es el Shitsuke el puente entre las 5S y el concepto Kaizen o de mejora continua. Los hábitos desarrollados con la práctica del ciclo PHVA se constituyen en un buen modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la forma de realizar un trabajo.

Shitsuke implica:

· El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable. · Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización. · Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas. · Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración. · Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

BENEFICOS DE APLICAR SHITSUKE

· Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. · La disciplina es una forma de cambiar hábitos. · Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas. · La moral en el trabajo se incrementa. · El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas. · El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegara cada día.

PROPÓSITO

La práctica del Shitsuke pretende logra el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados.

Un trabajador se disciplina así mismo para mantener "vivas" las 5´S, ya que los beneficios y ventajas son significativas. Una empresa y sus directivos estimulan su práctica, ya que trae mejoras importantes en la productividad de los sistemas operativos y en la gestión.

En lo que se refiere a la implantación de las 5S, la disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras 5´s se deteriora rápidamente. Si los beneficios de la implantación de las primeras cuatro 5´s se han mostrado, debe ser algo natural asumir la implantación de la quinta o Shitsuke.

COMO IMPLANTAR SHITSUKE

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, Orden, limpieza y estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

Visión compartida

La teoría del aprendizaje en las organizaciones (Peter Senge) sugiere que para el desarrollo de una organización es fundamental que exista una convergencia entre la visión de una organización y la de sus empleados. Por lo tanto, es necesario que la dirección de la empresa considero la necesidad de liderar esta convergencia hacia el logro de mentas comunes de prosperidad de las personas, clientes y organización. Sin esta identidad en objetivos será imposible de lograr crear el espacio de entrega y respeto a los estándares y buenas prácticas de trabajo.

Formación

Las 5S no se trata de ordenar en un documento por mandato "Implante las 5S"Tiempo. Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las S´s. No se trata de construir "carteles" con frases, eslóganes y caricaturas divertidas como medio para sensibilizar al trabajador. Estas técnicas de marketing interno servirán puntualmente pero se agotan rápidamente. En alguna empresa fue necesario eliminar a través de acciones Seiri, los "carteles y anuncios" ya que eran innecesarios y habían perdido su propósito debido a la costumbre.

El Dr. Kaoru Ishikawa manifestaba que estos procesos de creación de cultura y hábitos buenos en el trabajo se logran preferiblemente con el ejemplo. No se le puede pedir a un mecánico de mantenimiento que tenga ordenada su caja de herramienta, si el jefe tiene descuidada su mesa de trabajo, desordenada y con muestras de tornillos, juntas, piezas y recambios que está pendiente de comprar.

Tiempo para aplicar las 5S

El trabajador requiere de tiene para practicar las 5S. Es frecuente que no se le asigne el tiempo por las presiones de producción y se dejen de realizar las acciones. Este tipo de comportamientos hacen perder credibilidad y los trabajadores crean que no es un programa serio y que falta el compromiso de la dirección. Es necesita tener el apoyo de la dirección para sus esfuerzos en lo que se refiere a recursos, tiempo, apoyo y reconocimiento de logros.

El papel de la Dirección

Para crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantación del Shitsuke la dirección tiene las siguientes responsabilidades:

· Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5S y mantenimiento autónomo. · Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta. · Asignar el tiempo para la práctica de las 5S y mantenimiento autónomo. · Suministrar los recursos para la implantación de las 5S. · Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades. · Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa. · Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales. · Aplicar las 5S en su trabajo. · Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo. · Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5S.

El papel de trabajadores

· Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5S. · Asumir con entusiasmo la implantación de las 5S. · Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto. · Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo. · Realizar las auditorías de rutina establecidas. · Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5S. · Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo. · Participar activamente en la promoción de las 5S.

Formatos para cada etapa

EJEMPLOS DE ALGUNOS FORMATOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA DARLE SEGUIMINETO A CADA ETAPA:

SEIRI

Hoja de Campo para Localización de Elementos Innecesarios

Implementación de Seiri

Departamento: _____________________________________

Fecha: ____de___________ de______

Nombre del Evaluador: ___________________________

SEISO

Rol de las Inspecciones de Limpieza

Implementación de Seiso

Departamento: ___________________________________

Fecha de Emisión del Rol de Trabajo:

____de_________________

Firma del Encargado del Comité de Limpieza:

__________________________

Firma del Encargado Proyecto 5s:

FORMATO GENERAL: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU.

PASOS COMUNES DE CADA UNA DE LAS ETAPAS

La implementación de cada una de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos:

Preparación: formación respecto a la metodología y planificación de actividades.

Acción: búsqueda e identificación, según la etapa, de elementos innecesarios, desordenados (necesidades de identificación y ubicación), suciedad, etc.

Análisis y decisión en equipo de las propuestas de mejora que a continuación se ejecutan.

Documentación de conclusiones establecidas en los pasos anteriores.

IMPLEMENTACION DE LAS 5S

LA I MPLEMENTACION SE REALIZA EN DOS FASES:

EUSKALIT- Fundación Vasca para la Calidad – ha elaborado el programa "Mayor productividad. Mejor lugar de trabajo" en el que la implantación de las 5S se realiza en dos fases: Área piloto Y Generalización.

– PRIMERAMENTE SE REALIZA LA IMPLANTACIÓN EN UN ÁREA PILOTO. De esta forma:

– se aprende la metodología, se concentran esfuerzos y se asegura el éxito, con lo cual se cuenta con un claro ejemplo de mejora que estimula a la organización.

Para llevar a cabo esta fase hay que elegir un equipo y un "facilitador". El facilitador es la persona encargada de impartir la formación y proporcionar al equipo los medios necesarios.

El éxito de la tarea requiere un fuerte compromiso por parte de la dirección y una dedicación de recursos, principalmente tiempo durante las tres primeras S.

– GENERALIZACION.

POSTERIORMENTE LA IMPLANTACIÓN SE EXTIENDE DE

FORMA PROGRESIVA AL RESTO DE ÁREAS DE LA

ORGANIZACIÓN.

No deben subestimarse los medios personales requeridos para desarrollar un proyecto de 5S. En gran medida, el tiempo a dedicar por los participantes en el proyecto dependerá de la situación de partida de la organización o empresa y del nivel de profundidad que se persiga en su ejecución. También influirá la intensidad con que se planifique el proyecto, es decir, la duración prevista para su ejecución.

Participantes en la implantación de las 5S

Todos los niveles de la empresa u organización deberán tomar parte en la implantación.

LA DIRECCIÓN: Es la máxima responsable del Programa 5 S. Se necesita un firme convencimiento por su parte sobre la importancia de la Organización, el Orden y la Limpieza como disciplina básica en la actividad diaria de la empresa u organización para que un Programa 5S tenga éxito.

El máximo responsable de la organización y su equipo directivo han de desempeñar un papel activo en el proceso, especialmente en las primeras experiencias de implantación.

Sus funciones consisten en:

– Liderar el Programa 5 S.

– Mantener un compromiso activo.

– Promover la participación de todos los implicados.

– Dar seguimiento al programa.

Una vez seleccionada el área de intervención, la Dirección debe designar a los miembros del equipo de proyecto que se encargará de llevar a cabo la implantación.

Este equipo estará integrado por un facilitador y cinco ó seis personas que estén estrechamente relacionadas con el área seleccionada.

EL FACILITADOR

Es la persona que va a coordinar el proyecto, guiando al equipo en la implantación de la metodología.

Dado el contenido de su intervención, tendrá una dedicación personal intensa durante el desarrollo del proyecto.

Como líder del equipo que desarrolla el proceso de implantación, sus funciones son:

– Formar a los miembros del equipo de proyecto en la metodología 5S.

– Ayudar a la Dirección en la planificación del proceso global de implantación de las 5S.

– Asegurar la disponibilidad de los medios logísticos necesarios, la eficacia de las reuniones y cualquier otra actividad de grupo.

– Coordinar la ejecución de tareas y revisar el ritmo de ejecución.

– Aportar orientación y guía al equipo, actuando como un consultor interno.

– Velar por el seguimiento riguroso de la metodología.

– Informar a la Dirección sobre la evolución del proyecto.

– Asegurar la permanente actualización de los indicadores en el Panel 5S.

– Velar por el mantenimiento y mejora de la situación alcanzada tras el proceso de implantación.

– Transferir la experiencia a otras áreas, guiando el proceso de extensión de la metodología y canalizando el conocimiento sobre 5S en la empresa.

– Ser un experto conocedor de la metodología 5S, formarse continuamente y aprovechar todas las oportunidades de aprendizaje que se presentan.

– Y, especialmente, ser un buen dinamizador de equipos.

EL RESTO DE MIEMBROS DEL EQUIPO

Deben ser cinco ó seis personas que trabajen en el área donde se van a implantar las 5S. Por ejemplo, el equipo lo puede formar:

– El jefe de área.

– Un encargado o mando intermedio.

– Uno o dos Operarios / Empleados.

– Un miembro de Mantenimiento, si el proyecto se desarrolla en Taller.

Sus funciones son:

– Conocer los conceptos y metodología 5S.

– Programar la ejecución de cada fase del proyecto.

– Ayudar al facilitador en la formación del resto del personal del área de trabajo.

– Reunir información y analizar en equipo la situación actual.

– Proponer ideas de mejora y decidir en grupo las soluciones a implantar.

– Establecer los planes de acción y ejecutar las acciones acordadas en cada fase del proceso de implantación.

– Efectuar el seguimiento y analizar los indicadores del panel 5S.

– Proponer acciones correctoras ante las desviaciones o evoluciones negativas del nivel de Organización, Orden y Limpieza.

OTROS PARTICIPANTES

Además de estos participantes directos, otras personas pueden desempeñar un papel dinamizador u obstaculizador, según el caso, en el proyecto.

Ser un obstáculo o una ayuda dependerá de:

– El comportamiento personal.

– La colaboración en la ejecución de las acciones.

– La rapidez y calidad en la prestación de sus servicios.

Por eso, la Dirección debe asegurarse que todos los interesados

en el desarrollo o resultado del proyecto, estén bien informados desde la fase inicial y durante su avance.

ETAPAS A CUBRIR EN CADA UNA DE LAS 5S.

Cada una de la 5S se desarrolla e implanta a través de una serie de etapas. Esta serie es la misma para cada una de las 5S.

Se comienza con unas sesiones de formación que resultan absolutamente necesarias para comprender la finalidad de lo que se va a hacer, motivar al equipo, definir nuevos conceptos, etc…

A continuación se visita de forma activa y estructurada el lugar de trabajo para comprobar la necesidad de mejora en la fase que se esté llevando a cabo, hablando de hechos y "tocando" aquello que estamos sometiendo a 5S.

Se rellenan plantillas, se toman fotografías y se realizan actividades de ejecución física.

La siguiente etapa es una actividad creativa y resolutiva en la que se toman decisiones y se formulan acciones para corregir las situaciones problemáticas identificadas durante la visita al área de trabajo.

Hacia el final de todo el proceso, se emprenden acciones para reforzar la situación conseguida tras las mejoras implantadas, actuando sobre las causas de los problemas para evitar su repetición y documentando la forma de proceder.

Paradigmas que imposibilitan la implantación de las 5S

En una empresa han existido y existirán paradigmas que imposibilitan el pleno desarrollo de las 5S. La estrategia de las 5S requiere de un compromiso de la dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de los jefes de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con su mirada atenta permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear una cultura de orden, disciplina y progreso personal.

Sin embargo, existen paradigmas habituales para que las 5S no se desarrollen con éxito en las empresas son:

PARADIGMAS DE LA DIRECCIÓN

Estas son algunas de las apreciaciones de directivos ante el programa 5S:

PARADIGMA 1.

Es necesario mantener los equipos sin parar.

La dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se fabrican, no acepta fácilmente que en un puesto de trabajo es más productivo cuando se mantiene impecable, seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecia los beneficios de esta de ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo, lubricación en exceso y fuentes de contaminación. PARADIGMA 2.

Los trabajadores no cuidan el sitio.

Para que perder tiempo la dirección considera que el aseo y limpieza es un problema exclusivo de los niveles operativos. Si los colaboradores no poseen los recursos o no se establecen metas para mejorar los métodos, será difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que los trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados directamente por la falta de las 5S.

PARADIGMA 3.

Hay numeroso pedidos urgentes para perder tiempo limpiando

Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces presionan tanto que es necesario que otras actividades esperen, sin embargo, las actividades de las 5S se deben ver como una inversión para lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales requeridos para el momento. PARADIGMA 4.

Creo que el orden es el adecuado no tardemos tanto tiempo… Algunas personas consideran sólo los aspectos visibles y de estética de los equipos son suficientes. Las 5's deben servir para lograr identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la máquina la que permite identificar averías o problemas que se pueden transformar en graves fallos para el equipo. La limpieza se debe considerar como una primera etapa en la inspección de mantenimiento preventivo en la planta.

PARADIGMA 5.

¡Contrate un trabajador inexperto para que realice la limpieza…sale más barato¡ El trabajador que no sabe operar un equipo y que es contratado únicamente para realizar la limpieza, impide que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado por la compañía y se pierda. El contacto cotidiano con la maquinaria ayuda a prevenir problemas, mejorar la información hacia los técnicos expertos de mantenimiento pesado y aumenta el conocimiento del operario sobre el comportamiento de los procesos.

PARADIGMA DE LOS OPERARIOS

La aplicación de las 5S tiene sus barreras en ciertos pensamientos de los operarios: PARADIGMA 1.

Me pagan para trabajar no para limpiar.

A veces, el personal acepta la suciedad como condición inevitable de su estación de trabajo. El trabajador no se da cuenta del efecto negativo que un puesto de trabajo sucio tiene sobre su propia seguridad, la calidad de su trabajo y la productividad de la empresa.

PARADIGMA 2.

¿Llevo 10 años… porqué debo limpiar?

El trabajador considera que es veterano y no debe limpiar, que esta es una tarea para personas con menor experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y contaminación si control en el puesto de trabajo. Los trabajadores de producción asumen a veces que su trabajo es hacer cosas, no organizarlas y limpiarlas. Sin embargo, es una actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la calidad, productividad y seguridad.

PARADIGMA 3.

Necesitamos más espacio para guardar todo lo que tenemos. Esto sucede cuando al explicar las 5 `s a los trabajadores, su primera reacción ante la necesidad de mejorar el orden es la pedir más espacio para guardar los elementos que tienen. El frecuente comentario es "…….jefe necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto…."

Es posible que al realizar la clasificación y el ordenamiento de los elementos considerados, sobre espacio en los actuales armarios y la mayoría de los elementos sean innecesarios.

PARADIGMA 4.

No veo la necesidad de aplicar las 5's

Puede ser muy difícil implantar las 5's en empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de las fábricas de productos personales o farmacia. Sin embargo, no todo tiene que ver con la eliminación de polvo o contaminación. Las 5's ayudan a mejorar el control visual de los equipos, modificar guardas que no dejan ver los mecanismos internos por guardas plásticas de seguridad que permitan la observación del funcionamiento de los equipos; o la aplicación de las 5's en el cuidado de nuestras mesas de trabajo y escritorios.

Luego cuando ya se tienen afianzadas las 5 "s" se puede pensar en seguir implementando más "s" para llegar a las 9 "S"

DE LA 6ª A LA 9ª "S"

RELACIONADAS CON LA MEJORA DE USTED MISMO

6. SHIKARI – CONSTANCIA

Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una línea de acción. La voluntad de lograr una meta. Existe una palabra japonesa konyo que en castellano traduce algo similar a la entereza o el estado de espíritu necesario para continuar en una dirección hasta lograr las metas.

La constancia en una actividad, mente positiva para el desarrollo de hábitos y lucha por alcanzar un objetivo. Todo esto es Shikari.

7. SHITSUKOKU – COMPROMISO

Es cumplir con lo pactado. Los procesos de conversación generan compromiso. Cuando se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplir. Es una ética que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de una alta moral personal.

Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes (5ª S y 6ª S). Sin embargo, es posible que las personas no estén totalmente comprometidas con la tarea.

Shitsukoku significa perseverancia pala el logro de algo, pero esa perseverancia nace del convencimiento y entendimiento de que el fin buscado es necesario, útil y urgente para la persona y para toda la sociedad.

RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN Y EMPRESA

8. SEISHOO – COORDINACIÓN

Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un trabajo con método y teniendo en cuenta a las demás personas que integran el equipo de trabajo. Busca aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Se trata de lograr que los músicos de una orquesta logren la mejor interpretación para el público, donde los instrumentos principales y secundarios actúan bajo una sincronización perfecta de acuerdo a un orden establecido en la partitura.

Esto mismo debe ser el trabajo en una empresa. Los equipos deben tener métodos de trabajo, de coordinación y un plan para que no quede en lo posible nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán los mejores para cada actor en el trabajo y para la empresa.

9. SEIDO – SINCRONIZACIÓN

Para mantener el ritmo de la interpretación musical, debe existir una partitura. En el trabajo debe existir un plan de trabajo, normas específicas que indiquen lo que cada persona debe realizar. Los procedimientos y estándares ayudarán a armonizar el trabajo. Seido implica normalizar el trabajo.

NECESIDAD DE IMPLANTAR LAS "9S"

El modelo integral de gestión en el puesto de trabajo utilizado en empresas japonesas considera la aplicación de 9S. Estas están clasificadas de acuerdo a tres propósitos concretos.

El modelo original japonés considera la necesidad aplicar cuatro "S" adicionales utilizadas para estimular al individuo con el propósito de que mantenga los buenos hábitos y la aplicación práctica de las 5S sean una realidad en el lugar de trabajo.

El konyo o entereza debe ser un valor que debe inspirar a un trabajador para lograr lo mejor de sí para su propio beneficio y para la sociedad donde trabaja. Creemos que Shikari y Shitsokoku son principios fundamentales para reforzar los buenos hábitos personales que un individuo debe practicar en el lugar de trabajo. Seishoo y Seido son hábitos que están relacionados con la buena integración de los equipos, camaradería, compañerismo y realizar un trabajo disciplinado. Estas 4`s complementarias desafortunadamente no se aplica en las empresas y esto conduce al fracaso o deficiente implantación de las 5`s iniciales muy relacionadas con los recursos tangibles. Las 5`s finales están relacionadas con aspectos del espíritu del individuo, cualquiera que sea la interpretación de espiritualidad que tenga la persona.

BENEFICIO DE LAS 5´S

La implementación de una estrategia de 5'S es importante en diferentes áreas, por ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad industrial, beneficiando así a la empresa y sus empleados. Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5'S son:

Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados Reducción en las pérdidas y mermas por producciones con defectos Mayor calidad Tiempos de respuesta más cortos Aumenta la vida útil de los equipos Genera cultura organizacional Acerca a la compañía a la implantación de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad Una empresa que aplique las 5'S: *Produce con menos defectos, *Cumple mejor los plazos, *Es más segura, *Es más productiva, *Realiza mejor las labores de mantenimiento, *Es más motivante para el trabajador, *Aumenta sus niveles de crecimiento….

Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y no le hacen mal a nadie, está en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.

PARADIGMAS QUE IMPOSIBILITAN LA IMPLANTACIÓN DE LAS 5S

En una empresa han existido y existirán paradigmas que imposibilitan el pleno desarrollo de las 5S. La estrategia de las 5S requiere de un compromiso de la dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de los jefes de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con su mirada atenta permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear una cultura de orden, disciplina y progreso personal.

Resultados

Existen cinco maneras de evaluar el nivel de las 5 S en cada etapa: 

1.       Autoevaluación.

2.       Evaluación por parte de un consultor experto.

3.       Evaluación por parte de un superior.

4.       Una combinación de los tres puntos anteriores.

5.       Competencia entre grupos. 

El gerente de planta puede organizar un concurso entre los trabajadores; posteriormente, éste puede revisar el estado de las 5 S en cada lugar de trabajo y seleccionar el mejor y el peor. El mejor puede recibir un premio u otro reconocimiento, mientras que al peor se le entrega una escoba y un balde. Este último grupo tendrá un incentivo para realizar un mejor trabajo, de manera que otro grupo sea el que reciba estos elementos en una próxima ocasión. 

  Con el fin de revisar el progreso alcanzado, se debe realizar una evaluación en forma regular. Solamente después de aprobado el trabajo en el primer paso, los trabajadores podrán seguir al paso siguiente. Este proceso proporciona un sentimiento de logro. 

Una vez completo el seiso, la atención de la gerencia debe centrarse en un nuevo horizonte, específicamente, mantener y garantizar el momento y el entusiasmo.  Después de haber trabajado intensamente seiri, seiton y seiso, y de haber visto los mejoramientos en el gemba, los empleados empiezan a pensar: "¡Los que hemos logrado!" y se rebajan y lo toman con calma por un rato (o lo que es peor, suspenden sus esfuerzos por completo). Las poderosas fuerzas que están en juego en el lugar de trabajo tratan de ejercer presión sobre las condiciones para que vuelvan a su estado anterior, lo que hace imperativo que la gerencia construya un sistema que asegure la continuidad de las actividades de las 5 S.

EJEMPLO: PROYECTO 5S´S en cualquier departamento que le toque el privilegio como egresado.

1.- Relatar los antecedentes

Derivado de las encuestas de Clima Organizacional aplicadas en el tal o cual departamento, se determinó a finales de tal año…que las condiciones físicas en las que se encontraba ese departamento no eran las más favorables para la operación de sus colaboradores  y por consecuencia el servicio a los usuarios no era el esperado.

2.- Tomar fotos o evidencias de lo que está mal en relación con la 5 s

3.- Capacitar al personal

4.- Formar comité de auditoría interna de las 5 S

5.- Solicitar auditoría externa

El ingeniero industrial como factor cambio para implementar las 5 "S"

El Ingeniero Industrial es de suma importancia tanto en este como en otros sistemas, el es quien analiza la situación y determina si es viable o no aplicar dicho sistema, el tiene la capacidad para poder llevar a cabo la implementación y formar un rol que seguirán los participantes en dicho sistema, el cual será asignado a cada integrante para que lo cumpla de la mejor manera posible.

Ser un Ingeniero Industrial no implica tener una actitud de mando e imponerse rígidamente sobre los demás para que hagan lo que el desee si no mas bien es tomar en cuenta las opiniones de los demás, analizarlas e imponerse de una manera democrática con actitud positiva y con una empatía tal que haga que los demás se vean motivados a seguirlo y recordar que para poder hacer que un sistema funcione se debe tener un conocimiento exacto del sistema y conocer las relaciones que tiene con los demás sistemas para así conformar un todo.

Conclusiones

En lo particular esta investigación sobre lo que es la implantación de las 5 "S", me ayudó a comprender que como ingenieros industriales siempre debemos de estar abiertos a la innovación pensar en la mejor manera de realizar algo, como el principio de nuestra ingeniería nos dice "siempre hay una mejor manera de realizar las cosas."

Pero para poder buscar la manera de realizar mejor las cosas nos tenemos que basar en los diferentes sistemas establecidos como los son las 5 s, kanban, six sigma entre otros, conocerlos y buscar la relación que hay entre ellos ya que si cambiamos uno o mejoramos otro tendrán una relación entre si y repercutirá en los demás, es de vital importancia nuestra labor , preparación y análisis ya que debemos saber que lo que hagamos o dejemos de hacer siempre siempre influirá en los demás sistemas.

Referencias bibliográficas

http://www.euskalit.net/pdf/folleto2.pdf

http://www.lajapyme.com/las5s/

http://es.wikipedia.org/wiki/5S#Etapas

http://www.monografias.com/trabajos58/metodo-cinco-s/metodo-cinco-s2

http://www.todoexpertos.com/categorias/ciencias-e-ingenieria/ingenieria-industrial/respuestas/793843/5-s-s

http://ingenieriametodos.blogspot.com/2008/04/las-cinco-s-5-s-los-cinco-pasos-del.html

http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/5slascincos/

ttp://www.mailxmail.com/curso-como-aumentar-productividad-lugar-trabajo-5-s/metodologia-implantacion-5s-personal-implicado-1

http://salud.edomex.gob.mx/html/blog_4/index.php?entry=entry080905-162641

http://www.gestiopolis.com/recursos5/docs/ger/cincos.htm

Autor:

Dr. José Manuel Castorena Machuca

ITSLP, Depto. De Ing. Industrial.