Optimización de la Gestión de Almacén, mantenimiento de señales (página 3)

CAPÍTULO V

Situación actual

5.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA.

La Superintendencia de Mantenimiento de Señales es la encargada de garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos que se encuentran en la vía férrea y sus alrededores, para hacer posible esta labor cuentan con recursos: humanos, material, equipos y financiamiento que constituyen su columna de trabajo.

En la actualidad, la Superintendencia cuenta con una estructura organizativa, donde se puede observar una fuerza laboral de 28 personas, por medio de las cuales se hace posible el buen funcionamiento y mantenimiento de los equipos a cargo de la Superintendencia.

Hoy en día, todas las empresas se preocupan por mantener controles de todos los bienes tangibles de la empresa, es por esta razón que surge como alternativa de control la realización de inventarios que permitan a la empresa tener un conocimiento claro del estado de sus bienes, la cantidad en existencia de los mismos al igual que utilizarlos como una valiosa herramienta de retroalimentación de información para la empresa.

Por tal motivo, la CVG Ferrominera Orinoco C.A no escapa de tal concepción y se preocupa por mantener un sistema de inventario actualizado que viene a contribuir con el buen funcionamiento de la empresa y a su vez contribuye al mejoramiento continuo de la misma, lo que representa un paso más a la excelencia; para llevar a cabo este proceso y lograr que se cumpla eficazmente, se deben implementar sistemas de inventarios en todas y cada una de las Gerencias, departamentos, coordinaciones y Superintendencias que componen la empresa.

La Superintendencia de Mantenimiento de Señales adscrita a la Gerencia de Ferrocarril de CVG Ferrominera Orinoco C.A, posee un almacén utilizado para resguardar los equipos, materiales, herramientas y repuestos requeridos para la realización de los diferentes mantenimientos e inspección al igual que para reponer equipos y/o repuestos dañados, este está ubicado en el Taller de Zorras. En la actualidad, la forma de almacenamiento utilizada no es la adecuada, debido a que se encuentran almacenados de forma desordenada, al igual que no se cuenta con un inventario de existencias y por lo tanto no se tiene un buen control del almacén. Por tal motivo, el presente trabajo plantea la optimización de los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, viene a contribuir de gran forma para mejorar la gestión de la misma en lo referente al mejoramiento continuo, ya que permitirá mantener un stock de todos las existencias del almacén, contribuirá con la distribución y almacenamiento adecuado de los equipos, materiales, herramientas y repuestos existentes en el almacén, al igual que contribuirá con la realización de un inventario de todos los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el mismo, la identificación clara de los materiales, equipos , herramientas y repuestos para evitar confusiones futuras, también aportara la realización de formatos de entrada y salida de los mismos para obtener así un mejor control del inventario.

Algunas de las ventajas que presenta esta optimización es la creación del diseño de un sistema para control de inventario para ser desarrollado posteriormente por un ingeniero en sistemas o ingeniero informático, el desarrollado e implementación de este diseño permitirá mantener un mejor control del inventario y servirá como base para mantener continuamente el almacén actualizado, al igual que permitirá tener conocimiento de la existencia física, los movimientos realizados para un tiempo determinado, el momento del inventario, contribuirá con el control de los activos fijos que están bajo la responsabilidad de la Superintendencia y con la determinación del momento exacto de abastecer nuevamente el almacén, entre otros beneficios.

La Superintendencia de Mantenimiento de Señales realiza los pedidos de repuestos a través de correos electrónicos al Departamento de Materiales (almacén general de CVG Ferrominera Orinoco, C.A), los cuales, se encargan de revisar la existencia de los mismos, y en caso de presentarse ausencia o sobrepasar el limite de cantidad mínima requerida, se encargan de emitir una orden de compra para reponer dicha ausencia, en ocasiones estas orden de compras se realizan de emergencia para evitar fallas en los equipos que la requieran, por lo tanto genera costos más elevados que los reales, esto motivado a que en el almacén general de CVG Ferrominera Orinoco C.A no llevan el control requerido por el inventario. En la actualidad, se han presentado problemas en varias ocasiones debido a que en el almacén no posee la cantidad de repuestos requerida por la Superintendencia lo que representa un retraso en los trabajos desarrollados por la misma, y por consiguiente costos agregados a estos, con la creación del diseño de un sistema de inventario, desarrollado en este trabajo, se pretende mostrar una alternativa de solución que permitirá disminuir en la medida posible este problema, y su elaboración y puesta en marcha, permitirá al encargado de manejar el sistema tener una visión real del estatus del inventario y poder comparar las cantidades existentes de repuestos de este almacén, con la mantenida en el almacén General de CVG Ferrominera Orinoco C.A, para así poder generar los pedidos de los repuestos en el momento preciso, asegurándose que las existencias satisfagan los requerimientos de estos repuestos, tomando en cuenta el tiempo de duración que transcurre en llegar el pedido.

En los actuales momentos, la calidad se manifiesta, y así es reconocida, como factor imprescindible para la continuidad de las empresas en unos mercados cada vez más competitivos.

Hoy en día, todas las empresas existentes están orientadas hacia el mejoramiento continuo en busca de la obtención de certificaciones que les brinden prestigio y solidez como empresa, teniendo presente en todo momento el resguardo de la seguridad de todos y cada uno de los trabajadores que laboran en la misma.

Actualmente, para toda empresa la seguridad de su personal es primordial para el funcionamiento de la misma, es por esto que se han creado departamentos que se encargan de garantizar la seguridad del personal, implementando estos; métodos, charlas, foros, manuales entre otros, con los cuales se persigue preservar la integridad física de todas las personas que laboran en una empresa.

La Superintendencia de Mantenimiento de Señales adscrita a la Gerencia de Ferrocarril, utiliza como medida para proteger a su personal de accidentes laborales un manual de Prácticas de Trabajo Seguro, donde se realiza una descripción detallada de los pasos para realizar cada uno de los mantenimientos e inspección que son realizados por esta Superintendencia en los cuales se describen los posibles riesgos a que pueden estar expuestos los trabajadores cuando realizan una actividad determinada.

En la actualidad, la Superintendencia de Mantenimiento de Señales posee el manual de Prácticas de Trabajo Seguro desactualizado y estas no abarcan todos los riesgos a los cuales están expuestos los trabajadores durante la realización de la actividad de mantenimiento y/o inspección, lo que representa un riesgo latente para el personal que labora para dicha Superintendencia, debido al desconocimiento por parte de los trabajadores, de la presencia de condiciones inseguras que representan riesgos durante el desarrollo del trabajo los cuales son reflejados en las Práctica. Por tal motivo la actualización y creación de Prácticas de Trabajo Seguro desarrolladas en este trabajo, contribuyen en gran parte al resguardo de la seguridad de los trabajadores de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, ya que estas forman parte importante del plan de seguridad desarrollado por dicha Superintendencia y reflejan básicamente las mejores formas de realizar una actividad con el menor riesgo posible de accidentes.

Las Prácticas de Trabajos Seguro permiten que los trabajadores tengan conocimientos actualizados de los posibles riesgo a que están expuesto cuando realizan una actividad especifica y presenta una serie de recomendaciones que deben tener presentes para el mejor desarrollo de la actividad.

CAPÍTULO VI

Situación propuesta

6.1 PRESENTACIÓN DE LA SITUACIÒN PROPUESTA.

A continuación se expone la situación propuesta obtenida en la optimización de los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, ubicado en el Taller de Zorras perteneciente a CVG Ferrominera Orinoco C.A.

6.2 CONDICIONES GENERALES PARA LA ACTUALIZACIÓN Y CREACIÓN DE LAS PRÁCTICAS DE TRABAJO SEGURO DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO E INSPECCIÓN .

Para la actualización y creación de las Prácticas de Trabajo Seguro, fue necesario realizar una revisión de todas las Prácticas de Trabajo Seguro existentes, con el objeto de familiarizarse con las misma y verificar las deficiencias que estas presentan en cada una de sus partes, se elaboró una lista de todas las Prácticas de Trabajo Seguro existente (ver apéndice 1).

Para la actualización y creación de las P.T.S, se comenzó por identificar los equipos a los cuales se les realizaría mantenimiento e inspección durante el periodo marzo-agosto, tal determinación se realizó por medio de la revisión del plan anual de mantenimiento e inspección, una vez identificados se elaboró una lista de los equipos a estudiar (ver apéndice 2) y de esta manera realizar un seguimiento individual de los mismos, seguidamente se revisó el manual de Prácticas de Trabajo Seguro, para verificar sí las prácticas correspondientes a los mantenimientos e inspección que se realizarían en el periodo antes mencionado requerían ser actualizadas o ser elaboradas, se elaboro una lista con las todos las P.T.S identificando cuales requerían ser actualizadas, las que ya no se utilizan, algunas que serían fusionadas y otra lista donde aparecen solo las que requerían ser actualizadas y las que requerían ser elaboradas (ver apéndice 3).

Se requirió utilizar el mismo formato que se utiliza actualmente en las Prácticas de Trabajo Seguro, debido a que es un estándar exigido por la empresa. (Ver anexo 1).

Una vez obtenida esta información, el analista comenzó con la recolección de los datos necesarios para las elaboración de las P.T.S, para realizar esta recolección el analista se dirigía junto con el grupo de trabajo al sitio donde se realizaron la actividad, con el objeto de tomar nota de todos y cada uno de los pasos requeridos para completar satisfactoriamente la actividad, al igual que destaca los posible riesgos a que están expuestos los trabajadores durante el desarrollo de la actividad.

En el desarrollo para la actualización y creación de las P.T.S se hizo necesario realizar algunas consideraciones tales como:

• Estandarización de los materiales, equipos y/o herramientas que deben ser utilizados en el desarrollo de la actividad.

• Se determinaron las medidas de seguridad que se deben tener en cuenta al realizar una actividad, esta fueron adaptadas de acuerdo a la actividad a ejecutar.

• Se determinaron los equipos de protección personal requerido por los trabajadores para su protección, de acuerdo a los riesgos a que están expuestos los trabajadores, y al tipo de trabajo que se realizara.

• Se agregó a las Prácticas algunas recomendaciones y notas relacionadas con la actividad en ejecución que deben ser consideradas por los trabajadores para contribuir a su seguridad personal e integridad física.

• Se agregó a las Prácticas fotos ilustrativas de los diferentes equipos en estudio, destacando las partes que los conforman y algunas fotos reflejan la forma adecuada de realizar un mantenimiento.

6.2.1 ESTANDARIZACIÓN DE LOS MATERIALES, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS QUE DEBEN SER UTILIZADOS EN EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD.

Para realizar la estandarización de los materiales, equipos y/o herramientas requeridos para llevar a cabo las actividades de mantenimiento e inspección, se hizo necesario que el analista en las visitas realizadas para obtener los datos necesarios para la actualización y elaboración de las P.T.S, tomara notas de los materiales, equipos y/o herramientas utilizados por los trabajadores en el desarrollo de la actividad al igual que de otros que son necesarios, pero que no se utilizan todo el tiempo, ya que son exclusivamente utilizado en caso de requerir la reposición o cambio de alguna pieza o componente del equipo al que se le realiza mantenimiento o inspección, esto debido al deterioro o daño del mismo.

Así mismo se contó la ayuda de 12 técnicos que laboran en la Superintendencia de Mantenimiento de Señales Área Puerto Ordaz, los cuales hicieron referencias a algunas otras herramientas, materiales y/o equipos que no son utilizados diariamente en estos mantenimientos pero que ellos consideran que se deben tener al momento de realizar un mantenimiento como medida de precaución ante cualquier imprevisto. (ver apéndice 4)

Una vez obtenida toda la información necesaria, se procedió con la actualización de cada una de las Prácticas de Trabajo Seguro existentes, al igual que con la elaboración de las nuevas Prácticas de Trabajo Seguro, las cuales serán utilizadas por la Superintendencia de Mantenimiento de Señales para ser aplicadas durante la realización de las actividades correspondientes una vez que sean aprobadas y entren en vigencia. (ver apéndice 5)

Cabe destacar que una vez elaboradas las P.T.S, se hizo necesario que todos los trabajadores que conforman la Superintendencia de Mantenimiento de Señales tuvieran conocimiento de estas, para que expusieran opiniones y sus observaciones con respecto al contenido. Para lograr esto , semanalmente se realizaban reuniones los días jueves donde se hacía lectura de un P.T.S por semana, luego los trabajadores que tuvieran alguna observación, inquietud o requerían agregar alguna información que consideran necesaria, la exponían y entre todos la discutían, para decidir si era necesario agregar lo expuesto o no.

6.3 CONDICIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO REALIZADO EN EL ALMACÉN DE LA SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO DE SEÑALES, UBICADO EN EL TALLER DE ZORRAS.

Para la realización del inventario, que se llevó a cabo en el almacén ubicado en el Taller de Zorras perteneciente a la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, fue necesario realizar una documentación general del tema para determinar algunos aspectos relevantes que servirán para el buen desarrollo del mismo.

El inventario realizado en el almacén perteneciente a la superintendencia de Mantenimiento de Señales ubicado en el taller de zorras, en CVG Ferrominera Orinoco, C.A corresponde al tipo de inventario Físico ya que consistió en contar, medir, clasificar y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes, que se hallaron en existencia en la fecha del inventario.

Para desarrollar satisfactoriamente el inventario, se realizaron las siguientes actividades:

• Se tomaron fotos del almacén desde diferentes puntos de referencia antes de comenzar a desarrollar la actividad asignada. (ver anexo 2)

• Realización de limpieza interna del almacén, esta consistió en identificar los equipos, materiales, herramientas y repuestos obsoletos, utilizados en el pasado y que fueron reemplazados por otros que ofrecen mejores beneficios a la Superintendencia, estos aun estaban guardados en el almacén ocupando un espacio en el mismo, fueron sacados del almacén, otros fueron identificados con etiquetas en las cuales se colocó la palabra desincorporar, debido a que su salida del almacén requiere una serie de tramites, procedimientos que tardan bastante tiempo.

Nota: los equipos marcados como desincorporados no se tomaron en cuenta en el inventario.

• Identificación de cada uno de los estantes existentes en el almacén. La identificación se realizó de la siguiente manera: 1) por estante y por nivel , 2) por estante, nivel y divisiones y 3) por estante, nivel, caja y división. (ver figura 10).

Figura 10. Estante con identificación

• Identificación de cada una de las cajas que forman parte de los estantes. (ver figura 11)

Figura 11. Caja para visualizar la ubicación de las divisiones

• Clasificación y conteo de todos los repuestos materiales, equipos y herramientas existentes en el almacén.

• Ubicación estratégica en los estantes, cajas, divisiones y piso de cada uno de los equipos, materiales, herramientas y repuestos. Esta ubicación se realizó tomando en cuenta el peso y el volumen de los equipos, al igual que la relación entre los mismos.

• Identificación de cada uno de los materiales, equipos, herramientas y repuestos esta se realizó con el apoyo de un técnico de Mantenimiento de Señales, observación directa, los datos fueron vaciados en el programa Excel a través del cuál se realizó la especificación, es decir, la descripción detallada de los materiales, equipos, herramientas y repuestos, como por ejemplo sus medidas, forma, tamaño, entre otras. (ver apéndice 6)

• Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir alguno.

• Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc.

• Creación de etiquetas de identificación para cada estante y cajas del mismo.

• Creación de una listas de todos los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el almacén que contiene la descripción detallada de cada uno, la cantidad existente y la ubicación. Nota: esta lista se dejará en el almacén junto con la figura del estante y caja antes visto, para facilitar a los trabajadores de la Superintendencia la ubicación de los mismo. (ver apéndice 7)

• Se tomaron fotos del almacén una vez terminada la realización del inventario. (ver anexo 3)

• Se elaboró un plano en autocad del almacén para visualizar con claridad, la ubicación especifica de los estantes existentes en el almacén. (ver apéndice 8)

Con la realización de estas series de actividades se llevo acabo satisfactoriamente la realización de la actividad asignada, la cual corresponde a la realización del inventario en el almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales de CVG Ferrominera Orinoco C.A.

6.4 CONDICIONES GENERALES PARA ELABORAR EL DISEÑO ESTRUCTURAL DE UN SISTEMA DE INVENTARIO, QUE PERMETIRÀ TENER EL CONTROL DEL INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL ALMACÉN DE LA SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO DE SEÑALES.

La elaboración del diseño estructural de un sistema de inventario, será de gran ayuda para la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, debido a que servirá como base y punto de partida para la posterior elaboración e implementación de un sistema computarizado que debe proporcionar ventajas tales como permitir mantener un mejor control del inventario, servir como base para mantener continuamente el almacén actualizado, al igual que permitir tener conocimiento de la existencia física, los movimientos realizados para un tiempo determinado, entre otros.

Para desarrollar satisfactoriamente la elaboración del diseño estructural de un sistema de inventario, se realizaron las siguientes actividades

• Ordenar y organizar la información obtenida del inventario realizado.

• Realizar una entrevista al tutor industrial con el objeto de concertar los ítem que requiere que contenga el diseño del sistema a desarrollar, intercambiar ideas y emitir opiniones al respecto.

• Clasificar los equipos, herramientas, materiales y repuestos por equipo o familias a las cuales pertenecen y asignar código único que identifiquen a estos. (ver apéndice 9)

• Realizar un esquema a mano alzada de todos los puntos a desarrollar en el diseño del sistema.

• Elaborar un formato de entradas y salidas de materiales al almacén, el cual se utilizará para introducir la información al sistema una vez que este se implemente. (ver apéndice 10)

• Realizar una codificación única para cada equipo, herramienta, materiales o repuesto existente en el almacén. La codificación desarrollada es del tipo alfanumérica, fue realizada de la siguiente manera: los primeros tres dígitos asignados corresponden con la identificación del grupo o familias a que pertenecen, los dígitos siguientes corresponden a las iniciales del equipo, herramienta, material o repuesto que será codificado y por último le fue asignado un número único, colocado de forma ascendente. (ver apéndice 6)

Una vez desarrolladas todas estas actividades se procedió a iniciar con la realización del diseño estructural del sistema de inventario, el cual se puede visualizar continuación.

La propuesta desarrollada en este informe corresponde al diseño estructural de un sistema de inventario, el cual proporcionará las bases para la futura creación de un programa computarizado que servirá para mantener el control del Inventario del almacén perteneciente a la Superintendencia de Mantenimiento de Señales de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

Como punto inicial se muestra el diagrama de procesos correspondiente al diseño.

DIAGRAMA DE PROCESO.

Grafico 1. Diagrama de Procesos.

Seguidamente se muestra el organigrama de procedencia de pantallas y reportes, con el cual se pretende dar una visión clara del origen o procedencia de las pantallas que debería contener el programa.

Grafico 2. Organigrama de procedencia de las pantallas y reportes.

A continuación se presentan el grupo de pantallas que conformaran el diseño del sistema de inventario.

• 1. Pantalla inicial.

La pantalla inicial es la pantalla a través de la cual se iniciará cualquier operación que se desee realizar en el programa, esta es la primera pantalla que debería aparecer cuando se desee realizar una operación en el sistema.

Figura 12. Pantalla Inicial.

• 2. Sistema de Seguridad del programa.

El sistema de seguridad del programa es una pantalla que debería proporcionar seguridad al sistema, esta pantalla debería permitir a los usuarios autorizados el acceso al sistema por medio de la introducción del nombre del usuario y su clave correspondiente, cabe destacar que no todos los usuarios autorizados deberán tener acceso a las acciones de control de información del sistema, esto va a depender del grado autorización que le sea asignado a cada usuario.

Figura 13. Pantalla del sistema de seguridad del programa.

Pantalla Inicial de Menú.

La pantalla inicial de menú es una pantalla por medio de la cual el sistema muestra todas las opciones alternativas que este posee. Esta pantalla debería mostrar una lista con todas las opciones que proporciona el sistema.

Figura 14. Pantalla inicial de menú.

• 4. Iniciar Nueva Búsqueda.

La pantalla iniciar nueva búsqueda debería representar una forma rápida para realizar la búsqueda de información sobre la existencia de algún material específico, el usuario solo debería colocar el código del producto deseado o la descripción del mismo y el programa automáticamente debería generar la información restante.

Figura 15. Pantalla iniciar nueva búsqueda.

• 5. Pantalla de Ingreso de Materiales.

La pantalla de ingresos de materiales es una pantalla que se utiliza para introducir la cantidad de materiales, equipos, herramientas y repuestos que serán ingresados al almacén. El usuario solo debe colocar la descripción o el código del material que será ingresado y el sistema debería generar la información restante, luego el usuario debería oprimir el icono guardar para que el programa guarde la información.

Figura 16. Pantalla ingreso de materiales.

• 6. Pantalla de Egresos o Despacho de Materiales.

La pantalla de egresos o despachos de materiales es una pantalla que se utiliza para descontar del sistema materiales, equipos, herramientas o repuestos que serán despachados del almacén. El usuario debería colocar el nombre de la persona que autoriza, la ubicación de la orden de trabajo (O/T), el nombre de la persona que despachará y el nombre de quien recibirá el material, seguido del código o la descripción del material que se retirará, el sistema debería generar la información restante, luego el usuario debería oprimir el icono guardar para que el programa guarde la información.

Figura 17. Pantalla de egresos o despacho de materiales.

• 7. Pantalla de Inventario Detallado.

La pantalla de inventario detallado debería mostrar una lista detallada del inventario de todos los materiales, equipos, herramientas y repuestos en existencia en el almacén.

Figura 18. Pantalla de inventario detallado.

• 8. Reporte de Listado de Materiales

El reporte del listado de materiales es un listado general de todos los materiales, equipos, herramientas y repuestos disponibles en el almacén de forma ordenada tomando en consideración la familia o equipo a que pertenece. Esta lista corresponderá a la clasificación hecha por familia o equipo a que pertenecen, se debería visualizar el nombre del equipo o familia a que pertenece y luego en la parte de abajo la lista de todos los repuestos en existencias que lo conforman, así como se muestra a continuación.

Figura 19. Reporte de listado de materiales.

Reporte de Existencias Físicas.

El reporte de existencias físicas debería proporcionar una lista con las cantidades en existencia de los materiales, equipos, herramientas y repuestos.

Figura 20. Reporte de existencias físicas

Pantalla de Clasificación por Equipo o Familias a que Pertenece.

La pantalla de clasificación por equipo o familias a que pertenece proporciona la opción de generar un reporte de los repuestos que conforman una clasificación determinada, el usuario al seleccionar una de las opciones que presenta esta pantalla, se generará una nueva pantalla donde se visualizará un reporte de la clasificación escogida y una lista de los repuestos que pertenecen a este.

Figura 21. Pantalla de clasificación por equipo o familias a que pertenece.

• 11.  Reporte de la Clasificación por Equipo o Familia a que Pertenece.

El reporte de la clasificación por equipo o familia a que pertenece debería mostrar una lista de todos los repuestos para un determinado equipo o familia tal como se puede visualizar en la siguiente pantalla.

Figura 22. Reporte de la clasificación por equipo o familia a que pertenece.

• 12.  Pantalla de Reporte de Ingreso de Materiales.

La pantalla de reporte de ingreso de materiales es una pantalla que presenta dos opciones por medio de las cuales se generaría el reporte de los ingresos de materiales hechos, las opciones son por la fecha de emisión o por el número de recepción, el usuario debería escoger una de las dos opciones y aceptar ésta para que el programa genere el reporte correspondiente.

Figura 23. Pantalla de reporte de ingreso de materiales.

• 13.  Reporte de Ingreso de Materiales por N° de Recepción.

El reporte de ingreso de materiales por N° de recepción es el reporte que se debería generar cuando el usuario del sistema elija esta opción en la pantalla de reporte de ingresos.

Figura 24. Reporte de ingreso de materiales por N° de recepción.

• 14. Reporte de Ingreso de Materiales por Fecha.

El reporte de ingreso de materiales por fecha es el reporte que se debería generar cuando el usuario del sistema elija esta opción en la pantalla de reporte de ingresos.

Figura 25. Reporte de ingreso de materiales por fecha.

• 15. Pantalla de Reporte de Egreso o Despacho de Materiales.

La pantalla de reporte de egreso o despacho de materiales es una pantalla que presenta dos opciones por medio de las cuales se generaría el reporte de los ingresos de materiales hechos, las opciones son por la fecha de emisión o por el número de recepción, el usuario debería escoger una de las dos opciones y aceptar ésta para que el programa genere el reporte correspondiente.

Figura 26. Pantalla de reporte de egreso o despacho de materiales.

• 16. Reporte de Egreso o Despacho de Materiales por Fecha.

El reporte de egreso o despacho de materiales por fecha es el reporte que se debería generar cuando el usuario del sistema elija esta opción en la pantalla de reporte de egresos o despacho de materiales.

Figura 27. Reporte de egreso o despacho de materiales por fecha.

• 17. Reporte de Egreso o Despacho de Materiales por N° de Recepción.

El reporte de egreso o despacho de materiales por N° de recepción es el reporte que se debería generar cuando el usuario del sistema elija esta opción en la pantalla de reporte de egresos.

Figura 28. Reporte de egreso o despacho de materiales por N° de recepción.

• 18. Pantalla de Maestro de Materiales

La pantalla de maestro de materiales se debería utilizar para realizar nuevos ingresos de materiales, equipos, herramientas o repuestos a la base de datos del inventario. El usuario debe completar totalmente el formulario que presenta la pantalla y oprimir el icono aceptar para que el programa cargue esta información a su base de datos.

Figura 29. Pantalla de maestro de materiales

• 19. Pantalla de Nivel de Seguridad.

La pantalla de nivel de seguridad proporcionará al encargado de llevar el control del inventario la opción de colocar restricciones a los usuarios autorizados dependiendo del grado de autorización que estos posean para manejar el programa, como una forma de resguardar la información que solo puede ser manejada por este, para evitar así que se realizan modificaciones sin su autorización, esta opción condicionará la pantalla de seguridad que se genera al inicio del programa, ya que a partir de esta pantalla se realizaran las restricciones necesarias a cada uno de los usuarios que tendrán acceso al sistema. En el momento en que un usuario accese al programa automáticamente el programa le mostrara solo los campos que le hayan sido autorizado a este usuario. Esta pantalla deberia proporcionar el resguardo de la información contenida del programa.

Esta pantalla se debería poner en práctica en aquellos casos en que el programa pueda ser manejado por varias personas, para restringir cualquier tipo de modificación en el programa. Con la pantalla de nivel de seguridad lo que se busca es que todas las personas autorizadas puedan manejar la información que esta en el programa, pero que no todas puedan realizar modificaciones.

Figura 30. Pantalla de nivel de seguridad.

Grado de restricción de cada perfil de usuario.

1 Administrador: será la persona encargada de manejar toda la información del sistema, es decir la persona encargada de mantener el control del sistema, el cual no tendrá ningún tipo de restricciones en el sistema.

2. Usuario que ejecuta cierre: esta persona será una persona de confianza que manejara el sistema teniendo como única restricción el acceso al campo de seguridad del sistema.

3. Usuario: esta persona tendrá acceso al sistema con la restricción de no realizar ningún tipo de cambio.

4. Consulta de reportes: esta persona solo podrá tener acceso a consultar los reportes generados por el sistema.

Nota: Este diseño está sujeto a futuras modificaciones consideradas por la persona encargada de crear el programa computarizado para llevar el control del almacén.

• PROCEDIMIENTO PROPUESTO QUE SE DEBERÍA SEGUIR PARA LLEVAR EL CONTROL DEL INVENTARIO A TRAVÉS DEL PROGRAMA, UNA VEZ QUE ESTE HALLA SIDO IMPLEMENTADO.

En el momento en que se requiera retirar o ingresar una herramienta , material, equipo o repuesto del almacén de la Superintendencia se deben seguir los siguientes pasos:

• 1. Informar al encargado de llevar el control del inventario o a una de las personas autorizadas para manejar las entradas y salidas de materiales del almacén, que se requiere retirar o ingresar herramientas , materiales, equipos o repuestos al almacén.

• 2. El encargado o autorizado, debe suministrar el formato correspondiente para ser llenado por el solicitante, sin obviar ningún renglón.

Nota: Estos formatos deben ser archivados y semanalmente revisados por el encargado de mantener el control del sistema, para constatar si han sido efectivamente cargados al sistema.

• 3. Una vez llenado el formato, se debe verificar que no se halla obviado ningún paso. En caso que este procedimiento lo realiza la persona encargada de mantener el control del sistema, este debe introducir la información al sistema, para ser procesada por el mismo. En caso contrario, es decir, si quien entrega o recibe un material es una persona autorizada, este procederá a realizar la entrega del material o a ingresar el mismo sin introducir información al sistema.

• 4. Luego que se halla cargado la información, se realiza la entrega del material al solicitante en caso de ser egreso o se almacenan en caso de ser ingresos.

Nota: El encargado de llevar el control del inventario del almacén debe hacer revisiones semanales a los formatos para confirmar que se halla cargado toda la información al sistema.

Análisis de los resultados

Con los resultados obtenidos, se puede afirmar que la optimización de los materiales, equipos, herramientas y repuestos del almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales de CVG Ferrominera Orinoco C.A, si ofrece beneficios a la empresa, por cuanto permite tener un mejor control y manejo de almacén, en lo referente a las existencias físicas en el almacén, a los movimientos que se realizan en el mismo, así como también ayuda a mantener un control actualizado del inventario, entre otras cosas; por otra parte la actualización y creación de las Prácticas de Trabajo Seguro ofrecen beneficios a la empresa, por cuanto cumplen con las norma de calidad y seguridad que toda empresa debe tener, y a su vez genera la normalización de cada una de las herramientas, materiales y/o equipos utilizados en la realización de las actividades de mantenimiento e inspección desarrollados por esta Superintendencia.

Se pudo observar que en el transcurso de realización de las actividades de mantenimientos e inspección se presentan una serie de riesgos que ponen en peligro la vida de los trabajadores adscritos a esta Superintendencia, es por esta razón que se puede afirmar que la actualización y creación de las P.T.S representa un beneficio notorios a la empresa, debido a que en ellos se plasma todos estos posibles riesgos, al igual que se describen algunas recomendaciones que se pudieran poner en práctica para evitar o disminuir la ocurrencia de accidentes en el sitio de trabajo.

Se pudo observar también que la elaboración del inventario y la redistribución de los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el taller, genera beneficio bastante notorios para la Superintendencia, ya que generalmente uno de los problemas que se presentaban en el almacén, era que no se contaba con una buena distribución del mismo y tampoco con un inventario, esto traía como consecuencia que se perdiera tiempo en la búsqueda de algún equipo en especifico, ya que resulta de mucha dificultad revisar todo el almacén para buscar algo, con el aporte de este trabajo se lograra minimizar al máximo este problema, debido a que todo esta colocado en lugares específico para facilitar la búsqueda, además en el almacén se cuenta con una lista detallada de toda la existencia física en el almacén, la cantidad y la ubicación de los mismos, y con la elaboración del diseño de un sistema de inventario propuesto en este informe una vez que este sea creado y posteriormente implementado se obtendrá un mejor control del inventario realizado en el almacén.

Con la codificación hecha a cada equipo, herramienta, material y repuesto, se facilitara la identificación rápida y precisa de estos, debido a que esta codificación es única, con el objeto que no se generen confusiones futuras.

Con esta experiencia, se demostró que se obtuvieron beneficios académicos correspondientes a la ampliación de conocimientos y capacitación del estudiante, en lo referente a la puesta en práctica los conocimientos adquiridos en la teoría.

Por otra parte, se obtuvo beneficio tecnológico, este viene dado por calidad técnica científica presentada en el desarrollo de la optimización de materiales, equipo, herramientas y repuestos encontrado en el almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales ubicado en el taller de zorras de CVG Ferrominera Orinoco C.A, donde se manejaron conocimientos qué están al alcance y nivel del estudiantes.

El diseño del sistema de inventario en cuestión que servirá de base para la creación de un programa computarizado, quedará abierto a futuras modificaciones tanto para agregar nuevos ítem, como para eliminar los que la planificación de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales considere que no deben usarse, es decir, este diseño podrá estar a la par con las futuras transformaciones y/o modificaciones que puedan ocurrir durante la gestión de estos activos.

Conclusiones

Los resultados obtenidos permiten concluir con los siguientes aspectos:

• 1. Se estandarizaron las herramientas, materiales y equipos requeridos para llevar a cabo las ordenes de trabajo de las siguientes actividades: mantenimiento preventivo de cambiavías, inspección de bond en la vía férrea, soldar bond en la vía férrea, inspección de baterías, mantenimiento de baterías, medición de parámetros eléctricos de circuito de vía, inspección a cambiavías, mantenimiento a detectores de aparejos caídos, mantenimiento a planta eléctrica, mantenimiento a detectores de ejes calientes system 9000, inspección a detectores de aparejos caídos, mantenimiento a empates aislados y mantenimiento a detectores de ejes calientes smartscan.

• 2. Se actualizaron 8 Prácticas de Trabajo Seguro (P.T.S), utilizadas por la Superintendencia de Mantenimiento de Señales.

• 3. Se crearon 5 nuevas Prácticas de Trabajo Seguro (P.T.S) las cuales serán utilizadas por la Superintendencia de Mantenimiento de Señales.

• 4. Se realizó el inventario de todos los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes en el almacén, obteniendo como resultado la cantidad de 18.911 artículos entre materiales, equipos , herramientas y repuestos.

• 5. Se rediseñó el sistema de almacenamiento utilizado en el taller, tomando en consideración el espacio disponible, el peso y la clasificación a que pertenecen los materiales, equipos, herramientas y repuestos existentes.

• 6. Se creó una codificación única para cada uno de los equipos, materiales, herramientas y repuestos existentes en el almacén de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales ubicado en el Taller de Zorras, exceptuando aquellos que presentan un números de parte característico.

• 7. Se realizó la clasificación de los materiales, equipos, herramientas y repuestos, considerando los equipos o familias a que pertenecen, obteniendo como resultado 73 grupos de equipos o familias.

• 8. Se diseñó un formato que permitirá llevar un control de las entradas y salidas de cada uno de los materiales, equipos, herramientas y repuestos del almacén, este será utilizado para vaciar el contenido del mismo, en el programa computarizado.

• 9. Se diseñó un sistema de inventario que servirá como base para la creación de un programa computarizado que permitirá mantener el control y manejo del inventario.

Recomendaciones

En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con esta investigación se recomiendan las siguientes acciones:

• 1. Cumplir con las Prácticas de Trabajo Seguro desarrolladas en este trabajo una vez que estas hallan sido puestas en vigencia.

• 2. Pedir al Departamento de Ingeniería Industrial, que actualicen y creen las Prácticas de Trabajo Seguro que rigen a la Superintendencia de Mantenimiento de Señales que no fueron abarcadas en este trabajo.

• 3. Una vez que hallan sido actualizadas y creadas las Prácticas de Trabajo Seguro es recomendable hacer revisiones anuales, con el fin de mantener estas siempre actualizadas.

• 4. Continuar realizando la lectura de las P.T.S semanalmente para que los trabajadores tengan conocimiento de los cambios realizados, y se familiaricen aún más con las mismas.

• 5. Mantener actualizado el inventario realizado.

• 6. Crear un programa computarizado que le permita a la Superintendencia mantener un control del inventario realizado en este informe.

• 7. Utilizar el diseño del sistema de inventario propuesto en este informe para la futura creación de un programa computarizado.

• 8. Autorizar a una persona para que sea la responsable de llevar el control del almacén y de cargar la información al sistema.

• 9. Mantener actualizado el sistema computarizado una vez que sea puesto en marcha.

• 10. Agilizar el retiro del almacén los materiales, equipos, herramientas y repuestos que han sido desincorporados, para liberar espacio.

• 11. Mantener la ubicación de los materiales, herramientas, equipos y repuestos planteada en este trabajo.

• 12. Mantener ordenado el almacén.

Bibliografía

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GMBH, Saltec. (2003). Manual de Sistema de Detectores de Ejes y Ruedas Calientes en los Kilómetros 77.8 y 107 de la vía Férrea de Ferrominera Orinoco. Volumen 1 y 2. Saltec.

Moreno C, Pablo E. (2003). Manual de Instalación, Inspección y Mantenimiento de Maquinas de cambio de vía.

NARVÁEZ, Rosa. (1997). Orientaciones prácticas para la elaboración de informes de investigación. Segunda edición ampliada y corregida.

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Documentos en Línea.

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Los Inventarios. Disponible en: http://www.Inventarios1_archivosLos Inventarios.htm

Tipos de Inventarios . Disponibles en : http://www.bibliotecavirtual.com.do/Contabilidad/TiposdeInventarios.htm

DEDICATORIA

A Dios.

A mi Madre Sr. Rosa de Camacho y a mi Padre Sr. Rafael Camacho.

A la Universidad Unexpo vicerrectorado Puerto Ordaz.

A mis hermanas, Dania, Marisela, Carolina y mi sobrina Clismari.

A mi novio José Ramón García.

A mi madrina Danni Palma.

A mis abuelas y abuelos Amelia Llovera, Luisa Dolores Llovera, Luisa Rivas, Tomas Abache, Rafael Antonio Camacho.

ELIZABETH CAMACHO

AGRADECIMIENTOS.

Es un placer reconocer el apoyo y ayuda de muchas personas.

Ante todo quisiera agradecer a Dios por haberme dado las fuerzas necesarias para cumplir con esta meta, y por que siempre a estado a mi lado ayudándome a superar obstáculos.

Quisiera agradecer a mis padres Rosa y Rafael por que siempre han estado a mi lado apoyándome, comprendiéndome, brindándome todo su cariño y amor.

A la casa de estudios UNEXPO Vicerrectorado Puerto Ordaz, por la formación que en ella he recibido.

A mis hermanas Dania, Carolina y Marisela por estar siempre a mi lado y apoyarme en todo momento.

A mi sobrina Clismari por transmitirme toda su alegría, energía y amor que me hacen sentir muy feliz .

A mi novio José Ramón García por apoyarme en todo momento de mi carrera, por estar siempre a mi lado y especialmente en los momentos de dificultad, por comprenderme y brindarme su amor.

A la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A, por brindarme la oportunidad de realizar mi trabajo de grado en sus instalaciones.

Al Ing. Iván Turmero, Tutor Académico y al Ing. Giovanni Agostini, tutor Industrial: por el apoyo y asesoramiento brindado.

A todo el personal que labora en la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, muy especialmente a los Ing. Francisco Malavé y Abrahán Zurita. Quienes tuvieron la paciencia e interés de en contribuir con sus conocimientos y experiencia para el desarrollo de este trabajo.

A mi tía Danni Palma por su apoyo incondicional.

A mis amigas Patricia Rivero, Darliuz Rodríguez y Yenise Chacare por su apoyo y confianza.

Autor:

Camacho, Elizabeth

(OCTUBRE 2004),

Vicerrectorado Puerto Ordaz.

Tutor Académico:

MSc. Ing. Iván Turmero.

Tutor Industrial: Ing. Giovanni Agostini.