Descargar

Manual de control interno del municipio de La Jagua de Ibirico – Cesar (página 3)


Partes: 1, 2, 3

Plan de Desarrollo, presupuesto vigencias anteriores, ejecución presupuestal vigencia actual.

5

Integrar los ingresos y gastos y elaborar el proyecto de presupuesto de la Alcaldía.

Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto, Secretarías, Jefe de Planeación.

Proyecto de presupuesto

6

Presentar y someter a consideración del Concejo el proyecto de presupuesto.

Alcalde Municipal

Proyecto de presupuesto

7

Estudio, evaluación e introducción de recomendaciones al proyecto de presupuesto.

Concejo Municipal

Proyecto de Presupuesto

8

Incorporación de modificaciones y recomendaciones y devolución al Concejo.

Alcalde, Secretario de Hacienda.

Proyecto de presupuesto corregido, acta de sesión del Concejo.

9

Aprobación de Proyecto de Presupuesto.

Concejo Municipal – Alcalde

Proyecto de Presupuesto

10

Enviar el presupuesto de la vigencia aprobado, al Alcalde Municipal para su sanción y publicación.

Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto.

Presupuesto, libros de presupuesto.

11

Sanción del Acuerdo de Presupuesto y publicación.

Alcalde Municipal

Acuerdo de presupuesto

12

Devolución de Acuerdo sancionado al Concejo Municipal.

Alcalde – Concejo Municipal

Presupuesto sancionado

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FÍSICOS

RECURSOS

FINANCIEROS

1

Recopilación de información con los entes y organismos que giran los recursos.

Que no llegue a tiempo la información o información imprecisa.

2

Con las certificaciones se elabora el borrador del proyecto de presupuesto de ingresos.

Errores de estimación, falta de oportunidad

3

Enviar proyecciones a la Secretaría de Hacienda.

Demora

4

Elaborar asignación presupuestal para gastos de funcionamiento e inversión.

Errores de estimación, ausencia de concertación con las entidades.

No vincular el Plan de Inversiones, perdida de continuidad de los proyectos de inversión, desfase en los gastos de funcionamiento e inversión.

5

Integrar los ingresos y gastos y elaborar el proyecto de presupuesto de la Alcaldía.

Errores de trascripción.

Errores de estructuración.

6

Presentar y someter a consideración del Concejo el proyecto de presupuesto.

Falta de oportunidad, no convocar a reunión.

7

Estudio, evaluación e introducción de recomendaciones al proyecto de presupuesto.

Falta de rigurosidad en el proyecto, parcialismo.

8

Incorporación de modificaciones y recomendaciones y devolución al Concejo.

No acatar las modificaciones del Concejo Municipal

9

Aprobación de Proyecto de Presupuesto.

Falta de rigurosidad en el proyecto, parcialismo, aprobación fuera de ley.

Proyecto de presupuesto indocumentado

10

Enviar el presupuesto de la vigencia aprobado, al Alcalde Municipal para su sanción y publicación.

Demora

11

Sanción del Acuerdo de Presupuesto y publicación.

No sancionar

12

Devolución de Acuerdo sancionado al Concejo Municipal.

Acuerdo de presupuesto aprobado

DESCRIPCIÓN DE RIESGOS

CONTROL

OBJETIVO DEL CONTROL

  • Que no llegue a tiempo la información o información imprecisa.

Se debe gestionar para obtener la información relativa a las estimaciones de ingresos para la próxima vigencia en su totalidad y verificar su validez.

Buscar celeridad, eficiencia, objetividad y establecer la responsabilidad.

  • Errores de estimación, falta de oportunidad.

Se debe evitar los errores en las estimaciones presupuestales. El cálculo del presupuesto de ingresos debe ser elaborado con la debida oportunidad.

Buscar la eficiencia, objetividad, oportunidad y evaluar el desempeño y establecer responsabilidades.

  • Demora

Las secretarías deben remitir oportunamente la información sobre el presupuesto.

Buscar la legalidad, la pertinencia y la objetividad.

  • Errores de estimación, ausencia de concertación con las entidades.

Evitar los errores en las estimaciones presupuestales, el presupuesto debe involucrar la concertación en el proceso de elaboración.

Buscar celeridad, oportunidad y eficiencia.

  • No vincular el Plan de Inversiones, perdida de continuidad de los proyectos de inversión, desfase en los gastos de funcionamiento e inversión.

El presupuesto debe tener estrecha relación con el Plan de Inversiones, garantizar la continuidad de los proyectos de inversión. Los gastos de funcionamiento e inversión deben sujetarse a lo establecido por la Ley.

Buscar la eficiencia, la objetividad, la coordinación, poder evaluar correctamente y establecer la responsabilidad.

  • Errores de trascripción.

Evitar cometer errores de trascripción del presupuesto.

Buscar la legalidad, la coordinación y la pertinencia.

  • Falta de oportunidad, no convocar a reuniones.

El Concejo Municipal debe ser convocado oportunamente para que estudie el proyecto de presupuesto.

Buscar la legalidad.

  • Falta de rigurosidad en el estudio, parcialismo.

El Concejo Municipal debe analizar y estudiar el proyecto de presupuesto con la suficiente rigurosidad e imparcialidad.

Buscar la legalidad, celeridad y eficiencia

  • No acatar las modificaciones del Concejo Municipal..

La Secretaría de Hacienda y la Oficina de Planeación deben acoger e integrar al proyecto de presupuesto las modificaciones sugeridas por el Concejo Municipal.

Buscar eficiencia, oportunidad, coordinación y responsabilidad.

  • Falta de rigurosidad en el estudio, parcialismo, aprobación fuera de términos de ley.

El Concejo Municipal debe estudiar y analizar el proyecto de presupuesto con toda la rigurosidad e imparcialidad y oportunidad, debatirlo y aprobarlo en la fecha obligatoria.

Buscar legalidad y coordinación.

  • Proyecto de presupuesto indocumentado.

El proyecto de presupuesto debe contener el Plan Anual de Inversiones, el presupuesto de rentas y gastos y como anexo el Marco Fiscal de Mediano Plazo.

Buscar la legalidad, objetividad, imparcialidad, coordinación y responsabilidad.

  • Acuerdo no sancionado por el Alcalde.

El Alcalde debe objetar y devolver el Presupuesto al Concejo.

Buscar la legalidad.

  • REGISTROS CONTABLES.

  • a) Definición:

La contabilidad es una técnica destinada a registrar las transacciones de una entidad para la producción de estados financieros e informes para la administración o entidades externas, debe estar permanentemente al día de tal forma que los libros que suministra sirvan en su momento para la toma de decisiones administrativas.

La contabilidad debe suministrar datos verificables que en cualquier momento se pueden revisar contra los documentos soportes. Los datos deben ser exactos, objetivos, imparciales y sin distorsión.

La contabilidad es un mecanismo fundamental de control y la gestión financiera del Municipio, con base en esta se pueden hacer proyecciones a corto, mediano y largo plazo.

  • c) Descripción de actividades y evaluación de recursos.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FÍSICOS

1

Enviar comprobante de caja, consignación, egresos, extractos, notas débito, etc.

Tesorero.

Comprobante de caja, consignaciones, egresos, notas débito.

2

Enviar estimativo de provisiones de prestaciones sociales, nóminas.

Oficina de Talento Humano.

Nómina.

3

Enviar comprobantes de entrada y salida, notas aclaratorias, comprobantes de reintegro, comprobante de traslado interno.

Almacenista

Comprobante de entrada y salida, notas aclaratorias.

4

Orden de suministro, pérdida de elementos, enviar contratos de prestación de servicios, obras, consultoría.

Oficina Jurídica.

Contratos

5

Verificar información recibida, codificar y registrar.

Contador

Contratos, consignaciones, comprobantes.

6

Realizar ajustes, conciliaciones bancarias y cierre de cuentas de resultado.

Contador

Consignaciones

7

Producir informes, balances de actividad financiera, económica y social para organismos de control.

Contador

Informes, estados financieros.

  • d) Determinación de riesgos en recursos disponibles.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FÍSICOS

1

Enviar comprobante de caja, consignación, egresos, extractos, notas débito, etc.

Demora en el envío.

Información incompleta

2

Enviar estimativo de provisiones de prestaciones sociales, nóminas.

Mal cálculo de liquidación para la provisión de prestaciones de nómina, demora en el envío.

3

Enviar comprobantes de entrada y salida, notas aclaratorias, comprobantes de reintegro, comprobante de traslado interno.

Documentos mal diligenciados y demora en el envío

Información incompleta

4

Orden de suministro, pérdida de elementos, enviar contratos de prestación de servicios, obras, consultoría.

Error en el valor de los contratos, no envío de adelantos y contratos adicionales.

5

Verificar información recibida, codificar y registrar.

Falta de revisión de la información recibida.

Mala codificación del plan contable.

6

Realizar ajustes, conciliaciones bancarias y cierre de cuentas de resultado.

No realización de ajustes y cierres.

7

Producir informes, balances de actividad financiera, económica y social para organismos de control.

No generar informes contables

  • e) Actividades de control.

DESCRIPCIÓN DE RIESGOS

CONTROL

OBJETIVO DEL CONTROL

  • Demora en el envío.

La información debe ser enviada en forma oportuna y a tiempo.

Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad.

  • Información incompleta.

Los documentos a enviar deben revisarse para garantizar que vayan completos.

Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad.

  • Mal cálculo de liquidación de provisión de prestaciones sociales y nómina, demora en el envío.

Las provisiones de prestaciones sociales y nóminas deben ser bien liquidadas y enviadas a tiempo.

Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad.

  • Los documentos mal diligenciados y demora en el envío.

Los documentos deben ser veraces y fidedignos.

Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad.

  • Información incompleta.

La información debe verificarse para su envío.

Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad.

  • Error en el valor de los contratos, no envío de adendos y contratos adicionales.

Enviar información oportuna y los contratos revisados oportunamente.

Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad.

  • Falta de revisión de la información recibida.

La información debe ser revisada una vez recibida.

Buscar eficiencia y responsabilidad.

  • Mala codificación del plan contable.

Las cuentas codificadas deben sujetarse al Plan Contable de la Contaduría General de la Nación.

Buscar la legalidad y responsabilidad.

  • No realización de ajustes y cierre.

Los ajustes y cierres de cuenta de resultado deben realizarse mensualmente.

Buscar la legalidad, celeridad y responsabilidad.

  • No generar información contable.

Los informes deben ser generados en forma mensual.

Buscar legalidad y coordinación.

  • a) Definición:

Las entidades territoriales desarrollan su función social y la misión institucional a través de los funcionarios vinculados por medio de procesos de selección de acuerdo a las necesidades institucionales plasmadas en el Plan de Inversiones, el cual necesariamente involucra al recurso humano.

La Selección de Personal es el proceso mediante el cual se adelantan los trámites de selección de personal en correspondencia con el Plan de Inversiones y el presupuesto para ejecutar y desarrollar las labores operativas, administrativas de asesoría y de apoyo en cumplimiento de la misión de la Alcaldía.

  • b) Objetivo:

El sistema de recurso humano busca regular el proceso de selección de recurso humano al servicio de la entidad, su vinculación bajo parámetros claros y legales y la eficiencia en la prestación de sus servicios.

  • c) Descripción de actividades y evaluación de recursos.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FÍSICOS

1

Definir planta de personal y estructura de sueldos.

Concejo Municipal.

Presupuesto, asignaciones civiles, planta de cargo.

2

Recibir hojas de vida.

Jefe de Recursos Humanos.

Presupuesto, asignaciones civiles, Hojas de vida.

3

Elaborar resolución de nombramiento o contrato de prestación de servicios y enviar al Despacho para la firma del Alcalde.

Jefe de Recursos Humanos.

Presupuesto, asignaciones civiles, Hojas de vida, resolución, contrato.

4

Firmar y devolver a Oficina de Recursos Humanos para que notifique al interesado.

Alcalde Municipal.

Resolución, Contrato de Trabajo.

5

Notificar al interesado para su posesión y reportar la novedad a la nómina.

Jefe de Recursos Humanos.

Hojas de vida, resolución, contrato de trabajo.

6

Posesionar al funcionario e iniciar actividades.

Alcalde Municipal, Funcionario, Jefe de Recursos Humanos.

Resolución, contrato de trabajo.

  • d) Determinación de riesgos en recursos disponibles.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FÍSICOS

RECURSOS FINANCIEROS

Definir planta de personal y estructura de sueldos.

No definir la planta de personal, personal insuficiente, planta de personal numerosa y/o no calificada.

Ausencia de documentos escritos estableciendo la planta de personal. Ausencia de políticas de selección de personal

Gastos de funcionamiento superiores al límite legal.

Tomar recursos de inversión para gastos de funcionamiento.

Recibir hojas de vida.

Definición del perfil incompleto y/o ambiguo.

Elaborar resolución de nombramiento o contrato de prestación de servicios y enviar al Despacho para la firma del Alcalde.

Conceptos incoherentes con el Plan de Inversión y con las políticas y objetivos del Municipio.

Firmar y devolver a Oficina de Recursos Humanos para que notifique al interesado.

Notificar al interesado para su posesión y reportar la novedad a la nómina.

Demora injustificada

Posesionar al funcionario e iniciar actividades.

No informar a la Oficina de Recursos Humanos la fecha de cada nombramiento. No afiliar al sistema de seguridad social y pensiones oportunamente.

Archivos de personal inexistentes, incompletos o inseguros.

  • e) Actividades de control.

DESCRIPCIÓN DE RIESGOS

CONTROL

OBJETIVO DEL CONTROL

  • No definir la planta de personal, personal insuficiente, planta de personal numerosa y/o no calificada.

El Concejo Municipal debe estudiar, acordar y aprobar la planta de personal con criterios de objetividad, racionalidad, economía y equidad de acuerdo a las disponibilidades presupuestales y requerimientos básicos del municipio. La planta de personal debe ser integrada por personal calificado e idóneo.

Buscar legalidad, objetividad, coordinación y establecer responsabilidades.

  • Ausencia de documentos escritos estableciendo la planta de personal. Ausencia de políticas de selección de personal.

La planta de personal del Municipio debe aprobarse y/o modificarse solo a través de acuerdo emitido por el Concejo Municipal. Se debe diseñar e implementar políticas y procedimientos de selección de personal.

Buscar la legalidad y establecer responsabilidades.

  • Gastos de funcionamiento superiores al límite legal. Tomar recursos de inversión para gastos de funcionamiento.

Los gastos de funcionamiento no pueden superar los porcentajes máximos establecidos. Los recursos destinados para inversión no se pueden destinar a pagos de salarios.

Buscar la legalidad y establecer responsabilidad.

  • Conceptos incoherentes con el Plan de Inversión y con las políticas y objetivos del Municipio.

Los conceptos con respecto a los requerimientos de recursos humanos deben ser coherentes con el Plan de Inversión y con los objetivos, políticas y misión del Municipio.

Verificar y asegurar la suficiente idoneidad y eficiencia del recurso humano al servicio del Municipio.

  • Términos de referencia incompletos o ambiguos.

Los términos de referencia para selección de personal deben ser elaborados en forma completa, precisa, clara y objetiva.

Propender porque se cumplan los objetivos, metas y políticas trazadas por el Municipio.

  • No afiliar al funcionario al sistema de seguridad social y pensiones oportunamente.

Una vez nombrado o contratado un funcionario, se debe afiliar a una entidad de salud, a pensiones y cesantías. Si es un funcionario contratado debe exigírsele el requisito de estar afiliado a una entidad de salud.

Buscar celeridad y legalidad.

  • Archivos de personal inexistentes, incompletos o inseguros.

Se debe llevar un archivo de planta de personal completo, seguro y adecuado.

Proteger la información del Municipio.

 

 

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2016.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS CASTILLO DE LEÓN – POR SIEMPRE"?

Partes: 1, 2, 3
 Página anterior Volver al principio del trabajoPágina siguiente