Resumen
En la Universidad de las Ciencias Informáticas actualmente existe una gran demanda de información científica y tecnológica, debida fundamentalmente al crecimiento continuo de la cantidad de proyectos de desarrollo y de las temáticas de investigación que se generan de las siete facultades, sus 13 centros productivos y otras direcciones que la componen. En este contexto, los procesos de Vigilancia Tecnológica, Gestión de Información, Inteligencia Empresarial y Gestión del Conocimiento cobran una vital importancia, por lo que se ha diseñado y se está implementando el Sistema de Vigilancia Tecnológica de la Universidad, para cubrir dicha demanda de información. Una de las fases fundamentales es la determinación de las necesidades de vigilancia del sistema, para lo cuál se determinó aplicar la metodología AMIGA. En el presente trabajo se describe el desarrollo de dicho proceso en los núcleos de vigilancia tecnológica creados y se exponen los resultados obtenidos hasta el momento.
PALABRAS CLAVE: Universidad de las Ciencias Informáticas, sistema de vigilancia tecnológica, vigilancia tecnológica, necesidades, metodología AMIGA.
Introducción
En la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) actualmente existe una gran demanda de información científica y tecnológica, debida fundamentalmente al crecimiento continuo de la cantidad de proyectos de desarrollo y de las temáticas de investigación que se generan de las siete facultades, sus 13 centros productivos y otras direcciones que la componen.
El Grupo de Vigilancia Tecnológica del Centro de Información Científico Técnico, hace alrededor de 7 años que practica la Vigilancia Tecnológica (V.T.) e Inteligencia Empresarial (I.E.), que además se trabajaba de forma aislada en otras áreas de la UCI. Debido a la situación existente y a que este grupo está integrado solamente por dos especialistas, se ha hecho necesario implementar un sistema que tenga como objetivo organizar e integrar esta actividad en la Universidad.
La V.T. se define como: "el esfuerzo sistemático y organizado por la empresa de observación, captación, análisis, difusión precisa y recuperación de información sobre los hechos del entorno económico, tecnológico, social o comercial, relevantes para la misma por poder implicar una oportunidad o amenaza para ésta con objeto de poder tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios" (Vicente y Palop, 1999). Este concepto es uno de los más acertados sobre el tema, pues tiene en cuenta los 4 ejes de la vigilancia, posee un enfoque sistémico y a su vez sirve de basamento para la normalización de la vigilancia tecnológica.
Según la norma española UNE 166006 EX (2006), "la vigilancia tecnológica es la que de manera sistemática detecta, analiza, difunde, comunica y explota las informaciones técnicas útiles para la organización, alerta sobre las innovaciones científicas y técnicas susceptibles de crear oportunidades y amenazas para la misma, investiga los hallazgos realizados para el desarrollo de productos, servicios y procesos, y en algunos casos, buscas soluciones tecnológicas a problemas concretos de la organización".
Los Sistemas de Vigilancia Tecnológica (S.V.T.) son principalmente sistemas de gestión de información, el conjunto de procesos que tienen como fin hacer la V.T. (Rodríguez, 2006). Un sistema de V.T. es además, una herramienta de carácter colaborativo, donde se hace necesario el acceso de todos los miembros a una determinada plataforma para introducir información de interés organizacional, así como para consulta de documentos.
El Ministerio de la Informática y las Comunicaciones (MIC) emitió en 2010 la Resolución No. 152/2010, en la que planteó la creación de su sistema de V.T. y por ende, el de cada una de las entidades que lo conforman, entre las que se encontraba en aquel momento la UCI. Por esta razón la alta dirección de la Universidad designó al Grupo Vigilancia Tecnológica del Centro de Información Científico Técnico para diseñar e implementar el S.V.T., del cuál es el grupo coordinador encargado de brindar asesoría metodológica a los núcleos que lo conforman. Dicho sistema tiene creado un núcleo en cada centro de desarrollo (13), compuesto por: un coordinador, un grupo de especialistas y otro de expertos.
El proceso de V.T. que se lleva a cabo en el SVT-UCI, incluye las siguientes etapas: Identificación, Planificación, Búsqueda de Información, Procesamiento y Análisis de Información y Difusión de la Información (según la Norma Española UNE 166006:2011). La etapa de Identificación se inicia con la detección de los temas a vigilar, que son el resultado del levantamiento de información llevado a cabo por el Grupo Coordinador en conjunto con los coordinadores de núcleos por todos los centros productivos y direcciones de la Universidad. La base del procedimiento que se aplica para hacer el levantamiento es la Metodología AMIGA (Aproximación Metodológica para Introducir la Gestión del Aprendizaje) (Núñez, 2002). Este modelo está compuesto por un sistema de procesos que debe integrarse con los existentes en la organización o comunidad para garantizar la comunicación con su entorno y la comunicación interna.
El objetivo general de este trabajo es: describir el proceso de levantamiento de necesidades de vigilancia en los núcleos creados y exponer los resultados obtenidos hasta el momento.
Desarrollo
El levantamiento de información es la entrada fundamental a esta primera etapa del proceso (Identificación). Constituyen otras entradas, las solicitudes y nuevas necesidades identificadas por los componentes del sistema en cualquier etapa. Posteriormente se establecen las prioridades y se realiza la coordinación y programación para el desarrollo de cada uno de los temas a investigar, definiendo: tipo de estudio, responsables, ejecutores, tiempos de respuestas, propuesta de palabras clave para elaborar estrategias de búsquedas, identificación de las fuentes de información con que trabajará cada núcleo.
Como se explicó anteriormente, el modelo que se aplica es la metodología AMIGA, que está compuesto por los siguientes procesos:
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2. Identificación y Registro de los Usuarios / Clientes Potenciales Internos y Externos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3. Determinación de Segmentos y Grupos de Usuarios / Clientes Potenciales según las características de sus Necesidades o Disponibilidades | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4. Determinación de las Prioridades entre los Grupos para la GA (Jerarquización) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. Definición de la Política Diferencial de la Oferta | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6. Determinación de Necesidades (y Disponibilidades) de Aprendizaje (DNA) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7. Diseño de las Ofertas (productos / servicios) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
8. Sistematización de la Tecnología de Gestión del Aprendizaje | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9. Evaluación de la Calidad y de la utilidad de los Procesos de la Gestión del Aprendizaje | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
El alcance de la aplicación de esta metodología en los núcleos del SVT-UCI comprende hasta la determinación de las necesidades, por lo que de los nueve procesos que establece, solo se realizarán los primeros seis. Con ello se logrará además, definir los productos y servicios de información a brindar, y las fuentes para satisfacer las necesidades identificadas en los usuarios.
Para el desarrollo del levantamiento de necesidades de vigilancia se definieron algunas acciones a seguir por el Grupo Coordinador, las cuales se explican a continuación:
1. Diagnóstico inicial de la situación específica de cada núcleo. En este paso se pudo constatar que de 14 núcleos, 8 estaban en condiciones de comenzar el levantamiento, debido a que contaban con el recurso humano preparado. Ellos son: CIDI, CENIA, CEIGE, FORTES, CEDIN, CDAE, DATEC Y CESIM. Los 6 restantes, se encontraban en fase de organización, aunque actualmente poseen un coordinador que ya está desarrollando el trabajo.
2. Capacitación a los integrantes de los núcleos sobre la metodología AMIGA mediante una conferencia del propio autor, en la que explicó la importancia de dicha metodología, comúnmente aplicada a la Gestión del Conocimiento, en el proceso de VT.
3. Talleres y reuniones para el asesoramiento metodológico de los coordinadores de cada núcleo. Se han realizaron 4 talleres con estos fines: dos de ellos específicamente para la explicación de los pasos de la metodología y dos, en los que se expusieron los primeros resultados de los núcleos que tenían un trabajo más organizado y que servían de referencia para el resto. Por ejemplo:
Núcleo CESIM: Se realizó una tesis de maestría que diseñó el Sistema de Información de Mercadotecnia del centro. Para ello se identificaron las necesidades de información mediante la aplicación de AMIGA. El coordinador presentó detalladamente en el taller cómo se realizó este proceso y los resultados que se obtuvieron.
Núcleo FORTES: Este centro consta de un grupo de Gestión de Información y el Conocimiento, cuya coordinadora es graduada de Bibliotecología y Ciencias de la Información, lo que ha hecho posible que su trabajo sea destacado con respecto al resto de los núcleos. En el taller presentó la encuesta a aplicar y la muestra seleccionada.
4. Elaboración de una plantilla para la conformación del documento, que sirve para unificar y guiar el trabajo con los núcleos, lo cual fue un acuerdo de uno de los talleres anteriormente mencionados. A continuación se muestra el ejemplo:
Presentación del Centro y de su Núcleo de Vigilancia Tecnológica.
Nombre del Centro:
Misión del Centro:
Visión del Centro:
Estructura Organizacional u Organigrama del Centro:
Objetivos Estratégicos del Centro:
Miembros del Núcleo de Vigilancia Tecnológica del Centro
Coordinador:
Especialistas:
Expertos: (organizados por temáticas)
AMIGA
En este acápite se hace una breve explicación de la metodología y sus procesos y se define el alcance de su aplicación en los núcleos en el SVT-UCI.
Proceso 1: Diagnóstico del centro y su relación con el entorno
Ideas rectoras
En este punto se debe diagnosticar el conocimiento de los trabajadores con respecto a la misión, visión, objetivos estratégicos, clima y cultura organizacional. Para ello se propone la aplicación de una entrevista guiada (ver Anexo 1), que se debe incluir en este informe. Además se deben mencionar: el tamaño de la muestra seleccionada, los resultados obtenidos y las conclusiones parciales que se deriven de este proceso.
Sistema de información y comunicación con el entorno
En este punto se deben determinar los públicos externos (colaboradores, competidores, reguladores, suministradores y distribuidores del centro), los medios y canales de comunicación, las fuentes y accesos a la información.
Sistema de información y comunicación interna de la organización.
En este acápite se debe presentar la estructura administrativa y funcional, explicar el flujo de datos e información, canales y vías de comunicación interna, el contenido de la comunicación interna y la infraestructura tecnológica.
Otros recursos
En este punto se debe precisar la cantidad y características cualitativas de las personas o grupos, productos y servicios del centro.
Proceso 2: Identificación y registro de los usuarios/clientes potenciales internos y externos.
Es importante la identificación de los usuarios internos y externos, para detectar sus necesidades de información en particular o grupal a satisfacer a través del sistema, y de esta forma contribuir a su desempeño exitoso en pos del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
Los usuarios o clientes potenciales, son aquellos cuya actividad se vincula, directa o indirectamente, con el cumplimiento de la misión y de los objetivos estratégicos de la organización y se distribuyen entre las entidades del propio centro (presentes en la estructura administrativa y en la funcional) y otras organizaciones y grupos externos (que han sido identificados como colaboradores, competidores, suministradores, distribuidores, reguladores y clientes).
Para el registro de los usuarios/clientes identificados se proponen las siguientes tablas (se pueden agregar otros campos, si se considera):
Proceso 3: Segmentos o grupos de Usuarios Potenciales
En este punto se deben identificar los grupos o segmentos de usuarios con necesidades de información comunes. Para ello se deben definir varios criterios de segmentación. Se proponen los siguientes:
1er criterio: Subordinación administrativa. De esta segmentación se derivarán dos grupos: usuarios internos y usuarios externos.
2do criterio: Tipo de actividad. Se le aplicaría al grupo de usuarios internos (definido en el 1er criterio), según las funciones que realizan en el centro. Por ejemplo:
3er criterio: Tipo de actividad dentro de alguno de los grupos definidos en el 2do criterio. Por ejemplo: se aplica el criterio "Tipo de actividad" dentro del grupo "Actividad Comercial".
Proceso 4: Prioridades entre los grupos para la Vigilancia Tecnológica
Para satisfacer las necesidades de información de los usuarios se realiza una priorización de los segmentos o grupos teniendo en cuenta las condiciones reales que presenta el centro y motivos estratégicos.
En este punto se deben organizar los segmentos definidos en el proceso anterior por niveles de prioridad. En cada nivel se puede incluir más de un segmento.
Proceso 5: Definición de la Política Diferencial de la Oferta
El nivel de prioridad adjudicado en el proceso anterior cobra significado en la Política Diferencial de la Oferta, que consiste en la diferenciación de las variables o características metodológicas que adoptarán, de una parte, el estudio de las necesidades para cada usuario individual o grupo, según las prioridades establecidas y las características de los mismos, según la información acopiada y procesada hasta el momento, y de otra, las variables o características del proceso de vigilancia que se pretende desarrollar con (los) segmentos que se encuentra(n) ubicado(s) en cada nivel de prioridad.
Entre uno y otro nivel de prioridad, varía la profundidad (cantidad y complejidad de las variables) del estudio de necesidades y disponibilidades y del ajuste de la oferta a la medida de estas. Por otra parte se supone que a menor nivel de prioridad, se emplearán menos variables y de menor complejidad de medición.
El proceso de selección de las variables es decisivo para la calidad de la aplicación de AMIGA, aunque no debe temerse a los errores posibles ya que en cualquier momento o proceso pueden agregarse, modificarse o eliminarse variables o características, lo cual es normal en la investigación-acción. Por lo tanto se debe hacer una diferenciación (incluir diferentes variables) en las entrevistas a aplicar en el levantamiento de necesidades de vigilancia, según los niveles de prioridad establecidos.
En el Anexo 2 se propone una lista de variables que puede constituir una guía para la entrevista a los trabajadores para la definición de las necesidades de información. Estas pueden variar en dependencia de las particularidades de cada centro.
Se deben entrevistar especialistas de todas las funciones y actividades presentes en el centro. En los casos que sean más de uno, se debe entrevistar a más del 50 %.
Proceso 6: Determinación de necesidades de vigilancia
Las necesidades de información de forma general responden a la actividad que realizan los usuarios, sus temáticas, su incidencia en la toma de decisiones y en el cumplimiento de las metas de la organización.
En este punto se incluirán las necesidades identificadas a partir de la aplicación de las entrevistas referidas en el proceso anterior.
A continuación se citan ejemplos de los resultados obtenidos en algunos de los núcleos después de culminar dicho proceso.
CENIA: Se identificaron las temáticas priorizadas, los clientes, la información más susceptible, la cobertura, los canales de entrega y distribución y el formato de la información, además de los problemas generales del centro en cuanto al tratamiento de la información. Arribaron a las siguientes conclusiones:
1. No hay una adecuada cultura organizacional en el centro.
2. No existe buen dominio de las técnicas de investigación en la actividad productiva.
3. Se hace necesario el uso de las técnicas y productos de la VT para cubrir todas estas necesidades de información del centro y por ende ganar en una mayor calidad en nuestros productos de software.
FORTES: Se realizaron entrevistas por áreas y departamentos del centro. Se identificaron los temas de interés para las esferas de Producción e Investigación, se indagó acerca del conocimiento sobre las fuentes para la búsqueda de información y se recogieron sugerencias para el trabajo del núcleo de VT, las cuáles se muestran el la siguiente figura.
Figura 1. Sugerencias emitidas por los encuestados en FORTES
Además arribaron a las siguientes conclusiones:
1. Existe desconocimiento por parte de los usuarios de los departamentos de DME, DIST y el Consejo de Dirección de las fuentes de información que pueden utilizar para la búsqueda y recuperación de información en correspondencia con los temas de investigación que desarrollan. Los profesores del departamento de DHE si muestran dominio de estas fuentes de información.
2. El estudio realizado permitió determinar atender por orden de prioridad en la esfera productiva como primer indicador al relacionado con las fuentes de información para mantenerse actualizado sobre el tema de interés. En segundo y tercer lugar, últimos desarrollos de software que se han realizado, y empresas competidoras respectivamente.
3. En la esfera investigativa por los resultados obtenidos se atenderán en este orden los siguientes indicadores:
Revistas para la búsqueda y publicación de resultados investigativos
Últimas publicaciones científicas sobre el tema de interés
Principales autores y países que publican sobre su tema de investigación
CEDIN: Se realizó el diagnóstico inicial del centro, se identificaron, segmentaron y priorizaron los usuarios/clientes. Se propuso la política diferencial de la oferta y luego se identificaron las necesidades de vigilancia. Además se definieron los expertos del núcleo por líneas de investigación y algunos productos y servicios a brindar por el núcleo de VT. Entre estos resultados se pueden mencionar, por ejemplo: en el grupo de Visualización y Realidad Virtual se identificaron 7 subtemáticas (Procesamiento de sonido, identificación de patrones y sus aplicaciones prácticas; Human Iteractions: El uso del hardware para mejorar la comunicación hombre máquina. Aplicación en la RV., entre otras). Se definieron, para cada una de ellas:
las formas de presentación de la información (informes, resúmenes, tablas, gráficos, etc.)
las fuentes de información a consultar (bases de datos especializadas, revistas científicas, sitios de noticias, etc.)
la frecuencia de entrega (quincenal para este nivel)
los canales de comunicación (correo electrónico, sitio web de la facultad, sitio de VT UCI, Boletín Informativo del centro, entre otros)
CESIM: El levantamiento de necesidades en este núcleo está recogido en la tesis de maestría que diseñó el Sistema de Información de Mercadotecnia del centro. (Osés, 2012).
5. Evaluación del trabajo realizado
La revisión del trabajo se realiza de forma continua y personalizada, teniendo en cuenta las características particulares de cada núcleo. Durante este proceso se fueron detectando y corrigiendo algunos errores en la aplicación de la metodología, como por ejemplo: en la definición de la muestra, la elaboración y procesamiento de las encuestas y en la confección del informe final, fundamentalmente. Este proceso permite la retroalimentación entre los núcleos y el grupo coordinador, para garantizar la calidad del levantamiento de necesidades de vigilancia en cada centro.
Conclusiones
1. La Metodología AMIGA sirvió para el levantamiento de necesidades de cada núcleo de V.T en la UCI.
2. Se concluyó el levantamiento de necesidades en 4 de los núcleos de la Universidad (CESIM, CENIA, FORTES y CEDIN) y se identificaron las prioridades de vigilancia para cada núcleo.
3. Se detectó que existe poca cultura informacional en los centros de desarrollo de la UCI.
4. Existe desconocimiento de las herramientas para la actividad de Vigilancia Tecnológica.
5. Se demostró la importancia de la Vigilancia Tecnológica para lograr una mayor calidad en el desarrollo de software en la Universidad.
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Anexo
ANEXO 1
GUÍA PARA LA ENTREVISTA A LOS TRABAJADORES PARA DETERMINAR SU CONOCIMIENTO DE LAS IDEAS RECTORAS Y PARTICIPACIÓN EN LA DEFINICIÓN DE LAS MISMAS.
• ¿Cuál es la misión del centro? En caso de no recordarla, ¿podría definir dónde hallarla rápidamente?
• ¿Cuál es la visión del centro? En caso de no recordarla, ¿podría definir dónde hallarla rápidamente?
• Exponga los objetivos estratégicos del centro. En caso de no recordarlos, ¿podría definir dónde hallarlos rápidamente?
¿Qué normas, regulaciones o reglamentos regulan el trabajo del centro? En caso de no recordarlos, ¿podría definir dónde hallarlos rápidamente?
• ¿Tuvo usted algún tipo de participación en la elaboración de las ideas rectoras? ¿Con cuál de ellas siente mayor compromiso?
• Como parte de su trabajo en el centro, ¿cuáles son los aspectos más positivos para usted y cuáles le preocupan?
• ¿Qué elementos usted considera que caracterizan al centro y sus trabajadores?
• ¿Puede mencionar las líneas de investigación y las temáticas en sentido general que se trabajan en el centro? ¿Conoce usted cuáles son priorizadas? En caso de no recordarlas, ¿podría definir dónde hallarlas rápidamente?
ANEXO 2
GUÍA PARA LA ENTREVISTA A LOS TRABAJADORES Y LA OBSERVACION DIRECTA Y PARTICIPANTE
Temas centrales y subtemas relacionados con las actividades de la organización.
Líneas de investigación desarrolladas a partir de las temáticas de interés.
Origen o fuentes de los datos.
Nivel de actualidad que se requieren para el uso de la información
Alcance de la información (exhaustiva, selecta, sólo reciente, limitada a un período de tiempo determinada).
Tipos de información que utiliza (teórica, gráfica, contradictoria, multifacético, diversa, cruzada, no demostrada, progresiva, heurística, etc.).
Comportamiento de las temáticas y la información por período de tiempo. Actualidad u obsolescencia de las temáticas.
Términos usados en las temáticas.
Publicaciones u orígenes más frecuentes de la información, por temática y por períodos de tiempo.
Idiomas más frecuentes de la información.
Métodos, procedimientos, técnicas, que usa en los diferentes pasos.
Documentación (internos y externos) que se requieren en los diferentes momentos de la actividad que realizan.
Forma de presentación de la información que requieren las acciones.
Formas de comunicación que implica la actividad (individual, en equipo de trabajo, en reunión, directa, indirecta, etc.).
Canales de comunicación que requiere la actividad (teléfono, fax, correo electrónico, página web, intranet, participación directa, etc.).
Canales de comunicación disponibles (existencia y funcionamiento).
Conocimientos sobre las temáticas de la actividad que realiza (estudios cursados u ofrecidos, investigaciones, asesorías o consultorías realizadas, resultados obtenidos, etc.).
Experiencia (conocimientos y habilidades en el tipo de actividad (años realizando la actividad, publicaciones, trabajos presentados en eventos nacionales e internacionales u otros resultados o reconocimientos recibidos por ellos).
Dominio y fluidez en el uso y aprendizaje de la tecnología de información y comunicación disponible.
Dominio y fluidez en el uso y aprendizaje de la tecnología disponible relacionada con su actividad.
Idiomas en que puede leer, escribir y hablar.
Dominio sobre el marco legal-regulatorio por el que se rige la entidad. Mención de las principales resoluciones.
Autor:
MSc. Alinoet Suárez Jorge
MSc. Yamilé Palmer Fernández
CIUDAD: La Habana
PAÍS: Cuba
INSTITUCIÓN: Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI)