Control administrativo y toma de decisiones en las MYPES industriales del Perú (página 5)

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

SI

NO

N/A

OBS

1.

CAJA

1.1

PROTECCIÓN

1.1.1

La dependencia de caja es un área restringida.

1.1.2

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos.

1.1.3

Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente.

1.1.4

Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos.

1.1.5

Se encuentran con pólizas de manejo el tesorero y el cajero.

1.1.6

Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables.

1.1.7

Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos.

1.1.8

Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero en operación

1.2

Recaudo

1.2.1

Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja.

1.2.2

Son registrados en respectivo libro.

1.2.3

Se expiden los respectivos recibos de caja.

1.2.4

Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos.

1.2.5

Están debidamente registrados los recaudos en libro auxiliar.

1.2.4

Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo

1.2.5

Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancías, servicios entregados o vendidos.

1.2.6

Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.

1.2.7

Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este.

1.3

Recibos de caja

1.3.1

Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores.

1.3.2

Existe numeración consecutiva y pre numerada.

1.3.3

Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva.

1.3.4

Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.

1.3.5

Se confrontan los valores estipulados en números y letras.

1.3.6

Se confrontan los originales con las copias posteriormente.

1.4

Caja menor

1.4.1

Existe un fondo fijo para caja menor.

1.4.2

Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables.

1.4.3

Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin.

1.4.4

En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.

1.4.5

Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor.

1.4.6

Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor.

1.4.7

Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto.

1.4.8

Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este tramite.

1.4.9

Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor.

1.4.10

El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo.

1.4.11

Está prohibido que los fondos de caja menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores.

1.4.12

Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor.

1.4.13

Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor.

1.4.14

Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolución del dinero o bien la comprobación del gasto.

1.5

Arqueos

1.5.1

Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados.

1.5.2

Existen formatos apropiados para realizar los arqueos.

1.5.3

Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.

2

BANCOS

2.1

Apertura de cuentas

2.1.1

Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes.

2.1.2

Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella.

2.1.3

Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente.

2.1.4

Las firmas giradoras están debidamente autorizadas.

2.1.5

Las cuentas corrientes tienen destinación específica, según la naturaleza del gasto.

2.2

Protección

2.2.1

Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco.

2.2.2

Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco.

2.2.3

Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados.

2.2.4

Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos

2.2.5

Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.

2.2.6

Se mantienen permanentemente actualizados, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorización para expedir cheques.

2.2.7

Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados.

2.3

Giro de cheques

2.3.1

Están pre numerados todos los cheques.

2.3.2

Se giran en orden secuencial

2.3.3

Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor.

2.3.4

Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.

2.3.5

Existe verificación de soportes antes del giro.

2.3.6

Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma.

2.3.7

Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario.

2.3.8

Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque.

2.3.9

Se expiden cheques con firmas mancomunadas

2.3.10

Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000.

2.3.11

Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.

2.3.12

Son entregados los cheques previa presentación de la respectiva autorización del beneficiario.

2.3.13

Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques.

2.3.14

Se utiliza sello protector de cheques.

2.3.15

Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en transito que no hayan sido cobrados.

2.4

Conciliaciones

2.4.1

Se realizan conciliaciones de manera periódica.

2.4.2

Se descuentan oportunamente las notas débito.

2.4.3

Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.

2.4.4

El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes.

2.4.5

Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones.

2.5

Boletines diarios

2.5.1

Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos.

2.5.2

Llevan una numeración estrictamente consecutiva.

2.5.3

Se determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos.

2.5.4

Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización.

2.5.6

Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversión de excedentes, como la obtención de créditos para cubrir necesidades.

2.5.7

Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores.

3

GENERALES A CAJA Y BANCOS

3.1 

Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.

3.2

Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operación.

3.3 

Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, se valúan para efectos del balance general, a precios de cotización a la fecha del referido.

Nº

PREGUNTA

REF/

PT

Hecho

por

Fecha

Termino

1.-

Practicar un arqueo sorpresivo a los fondos fijos y a la caja general.

2.-

Verificar si se prepara una relación de los cheques recibidos diariamente antes de pasarlos.

3.-

Verificar las cuentas bancarias inactivas o que se dejen sin saldar

4.-

Verificar las anotaciones en los libros o registros de bancos, ya que pueden figurar traspasos o transferencias de efectivo con el objeto de ocultar faltante en cuenta bancarias

5.-

Cotejar los reembolsos de caja chica con el sustento de comprobantes que ya se encuentren restituidos.

6.-

Revisar los reportes diarios de caja en el que se refleje el movimiento del efectivo.

7.-

Conciliar y/o efectuar a comparación entre las liquidaciones y cobranzas con los depósitos al banco para determinar si todas las recaudaciones del día se entregan a los bancos.

8.-

Efectuar un cuadro de la reposición del fondo fijo para determinar la frecuencia del uso y determinar si cumple con los procedimientos de control interno.

9.-

Hacer un seguimiento por los depósitos en transito vía extracto bancarios.

10.-

Verificar los descuentos por pronto pago, rebajas y otras deducciones efectuados a clientes en el momento de la liquidación.

11.-

Practicar un arqueo físico de los documentos, cartas fianzas o valores negociables en caja fuerte.

12.-

Verificar que todo desembolso de cheque este debidamente respaldado con la documentación sustentatorio.

13.-

Efectuar un aprueba sobre las firmas autorizadas para endoso.

14.-

Efectuar la confirmación de saldos de todas las cuentas en bancos y preparar un resumen de los resultados y/o respuestas obtenidas.

15.-

Determinar los cheques girados y no cobrados por los beneficiarios y analizar su antigüedad.

16.-

Verificar que existan registros de bancos por los ingresos y egresos.

17.-

Determinar que manejo se da a los cheques anulados.

18.-

Verificar que todos los cheques girados cuentan con un voucher-cheque o comprobante de pago.

Respecto al Control Interno.

REF.

P/T.

HECHO

POR

FECHA

TERMINO

 El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

 1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

 8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.

 9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)

 10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.

 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.

 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc.).

 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

Procedimientos:

 1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

 2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.

 4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.

 5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.

 6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUC, domicilio particular y laboral, etc.

 7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.

 8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUC, domicilio, etc.

 9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).

 11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.

 12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.

 13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.

 14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.

 15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.

 16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

 17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.

 18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.

 19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.

 20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.

 21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.

 23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.

 24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior.

 26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

 27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.

 28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación.

 Respecto a los Deudores Incobrables

 1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.

 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.

 3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables.4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.

 5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.

 6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados.

 7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda.

 8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.

Nº

PREGUNTA

REF/

PT

Hecho

por

Fecha

Termino

1.-

Verificar los recibos provisionales de caja.

2.-

Verificar si existe la destrucción de facturas y/o otros comprobantes de pago.

3.-

Verificar la existencia de clonación de recibido en operaciones de efectivo.

4.-

Verificar el Incremento de gastos de viaje y representación.

5.-

Corroborar la creación de activos o pasivos ficticios.

6.-

Examinar si existen los pagos dobles a proveedores.

7.-

Analizar si existen cargos indebidos a clientes.

8.-

Verificar la existencia de omisión de control consecutivo en el manejo de de títulos,  facturas o documentos negociables.

9.-

Examinar el orden de los asientos contables y la fecha de operaciones descritas.

10.-

Verificar que los activos que se muestran en el balance son propiedad de la empresa.

11.-

Examinar el libro de Actas General del Directorio y verificar la autorización para las adquisiciones e inversiones y ventas de activos fijos que representan desembolsos considerables.

12.-

Efectuar la inspección ocular, para determinar la existencia física de los activos fijos.

13.-

Observar la toma de inventarios físicos y aclarar diferencias habidas.

14.-

Verificación de precios oficiales o autorizaciones de desviaciones a la lista de precios

15.-

Verificación del cargo en la cuenta corriente del cliente.

16.-

Verificar la autorización del crédito con Vº Bº del jefe de crédito.

17.-

Verifique la secuencia numérica de las facturas emitidas y obtenga explicación por faltantes y/o reemplazantes.

18.-

Verificar las variaciones por amortización y/o aumento en la cuenta de ganancias diferidas durante el ejercicio de la auditoria.

19.-

Verificar el registro de aportes o acciones, efectuar la suma y comparar con el saldo del balance.

20.-

Revisar el libro de actas de las juntas Generales para verificar la información a los socios o accionistas sobre las variaciones producidas en el capital social.

21.-

Verificar que la facturación con la guía de remisión estén firmadas por el cliente

22.-

La verificación de las notas de abono y cargo aplicadas a las facturas en forma selectiva y su debida aprobación.

23.-

Verificar la relación que existe entre las cuentas de resultados que se ocupan y las cuentas de resultados con las que están relacionados.

24.-

Verificar la documentación de los gastos realizados para determinar su relación con el giro del negocio.

25.-

Verificar que todas las cantidades representen gastos y que no contengan activos.