Centro de Procesamiento de Datos.
Indice1. Desarrollo de Sistemas Informáticos. 2. Jefe de proceso de datos 3. Origen Y Formacion Basica 4. ¿Cómo se evalúan los sistemas de información? 5. El grupo de estudio.
1. Desarrollo de Sistemas Informáticos.
Un sistema informático, es el conjunto de elementos necesarios para la realización de aplicaciones. Se trata del conjunto de programas, junto con el equipo físico, que operan sobre unos datos de entrada para producir la salida deseada de cualquier problema empresarial. El desarrollo de un sistema informático se compone de estudio y análisis del sistema actual y el que ese pretende crear, el diseño de todos sus detalles y elementos, el diseño y la programación de todos sus algoritmos, las pruebas de buen funcionamiento de los mismos, la implantación del sistema en la computadora donde va a realizar su trabajo y, por último, la evaluación del sistema y su mantenimiento.
Concepto Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) es el conjunto de recursos físico, lógicos, y humanos necesarios para la organización, realización y control de las actividades informáticas de una empresa.
Funciones Dentro de una empresa, el Centro de proceso de Datos cumple diversas funciones que justifican los puestos los puestos de trabajo establecidos que existen en él. Explotación de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.
Soporte técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.
Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Las funciones de gestión y administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.
Ubicación La ubicación física e instalación de un Centro de Procesamiento de Datos en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalación física de un Centro de Proceso de Datos exige tener en cuenta los siguientes puntos: Local físico. Donde se analizara el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles. Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc. Iluminación. El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos. Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados. Seguridad física del local. Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación. Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Procesamiento de Datos, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.). Por otra parte, desde el punto de vista funcional, el Centro de Procesamiento de Datos se ubica, dentro del organigrama de una empresa, de cuatro posibles formas:
Dependiente de la dirección de la empresa. En esta ubicación, el Centro Procesamiento de Datos es gestionado directamente por la dirección y a través de ésta presta servicio a los diferentes departamentos. Posiblemente fue la primera ubicación que existió cuando los equipos y sus necesidades de instalación y personal resultaban muy costosos.
Dependiente del departamento de administración o financiero. Como la mayor parte de la necesidades informáticas de una empresa se dan en el departamento de administración o en el departamento financiero, desde que el uso de las computadoras se extendió a la gestión de la empresas, suele ser ésta última una ubicación bastante usual. Es este caso, el resto de departamento recibe el servicio informático a través del departamento de administración o financiero. El Esquema representa la ubicación del Centro de procesamiento de Datos dependiente del departamento de administración.
Ubicación independiente. En este caso, el Centro de Procesamiento se constituye en un departamento más de la empresa, cuyo objetivo es prestar sus servicios al resto de departamentos. En el esquema vemos que el Centro de Procesamiento de Datos se encuentra como un departamento más en el organigrama de una empresa.
Ubicación descentralizada o distribuida. Debido a la gran aceptación que ha tenido recientemente lo que se denomina proceso distribuido, al gran desarrollo de la microinformática y, por último, al grado de conectabilidad actual de los equipos, aparece en muchas empresas una ubicación donde no existe el Centro de Procesamiento de Datos como tal, sino que está constituido por diferentes secciones asignadas a cada uno de los diferentes departamentos, según sus propias necesidades. El Esquema nos muestra este tipo de ubicación.
Organigrama No existe un modelo único de organización de un Centro de Procesamiento de Datos. Éste se estructura de muy diversas maneras, según su tamaño, su ubicación funcional y el tipo de aplicaciones o trabajos que desarrolle.
Organigrama funcional de un Centro de Procesamiento de Datos. La organización más usual podemos encontrar en un centro de Procesamiento de Datos desde el punto de vista funcional es la representada anterior. La sección de análisis y programación se encarga del desarrollo de aplicaciones tanto para el sistema como para usuarios finales. Esta sección en ocasiones recibe el nombre de sección de estudios o desarrollo de proyectos. La sección de explotación y mantenimiento se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar el funcionamiento de los equipos, la ejecución de los procesos, la recogida de datos, el tratamiento teleinformático y el mantenimiento de los equipos y aplicaciones existentes. La sección de administración y servicios tiene como funciones el control de todo lo relativo al personal, presupuestos, distribución y asignación de equipos, compra y suministro de materiales, etc. Otra organización bastante extendida es la que se basa en la separación de equipos, personal y funciones por proyectos, cada uno de ellos dirigidos a un área de la empresa o a una necesidad concreta. Cada proyecto agrupa a un determinado número de especialidades coordinados por un jefe de proyectos. En fin, existe una organización recientemente aparecida que incluye las dos anteriores de manera simultánea; es decir, sobre un esquema de organización funcional aparece una organización por proyectos.
Personal del Centro de Procesamiento de Datos Si resulta difícil tratar de definir la organización de un CPD, tratar de definir cada uno de los puestos de trabajo resulta aún más complicado debido a la gran variedad que se puede presentar de los mismos. Sin embargo, es vital para el buen funcionamiento de un CPD, como norma de seguridad, el definir lo más claramente posible las características de cada puesto de trabajo, indicando cuáles son las funciones, tareas técnicas a realizar, tareas administrativas, las dependencias y puestos dependientes, así como los contactos fuera y dentro del centro, y los puestos de promoción, para tratar de conseguir reducir al mínimo los problemas de personal que repercutirían muy desfavorablemente en la seguridad y buen funcionamiento del CPD. Como ejemplo de la complejidad de la definición, se muestra el problema existente entre análisis, programación y concepción. Es evidente la interacción entre programación, análisis y concepción. Estas tres funciones se derivan una de otra y están en estrecha relación hasta tal punto que se puede dudar muchas veces sobre las cualificaciones y conocimientos que se requieren de sus titulares. Se va a tratar de definir cuáles son las características tipo que debe reunir el personal informático y después se definirán las características de algunos puestos de trabajo, acabando con un plan de reclutamiento del personal.
Características tipo del Personal Informático
Los empleos de informática, por su diversidad, no permiten trazar un perfil típico del informático. Es preciso, por otra parte, definir lo que es un informático, pues este neologismo reclama precisarse. Se puede admitir que es informático aquel que, por la naturaleza de sus tareas, debe, para ejecutarlas, tener un cierto conocimiento de las posibilidades de los sistemas informáticos, entendiendo que el nivel, el grado, la amplitud de estos conocimientos puede, entre los extremos, variar según la función ejercida. La adquisición de los conocimientos es una cuestión de enseñanza y de aprendizaje; por el contrario, las aptitudes son cualidades personales que los conocimientos desarrollan, refuerzan, afinan y/o afirman, pero jamás crean.
En un recuento global, las aptitudes en los empleos informáticos se subdividen en cuatro categorías, en que se distinguen: — Las cualidades intelectuales. — Las cualidades de carácter. — Las cualidades de competencia. — Las cualidades sociales.
A estas categorías viene a unirse la formación, que puede ser general, específica y/o profesional. No sería útil trazar el perfil tipo de cada puesto de trabajo informático, ya que, para muchos de ellos, las cualidades son comunes y únicamente más o menos precisadas. La informática requiere cualidades muy marcadas, y es por dos razones principales. La primera se basa en el hecho de que los trabajos automatizados precisan largos estudios para su puesta en funcionamiento, que deben ser precisos y definitivos. La segunda depende directamente de los costos de explotación, cuyo importe, la utilización de un sistema informático de precio siempre muy elevado, no es, sin embargo, nunca suficiente como para que no se espere una perfecta rentabilidad. No hay que olvidar, igualmente, que la informática es un servicio no productivo directamente y, como consecuencia, no debe suponer una excesiva carga en los gastos de la empresa. Esta razón es, pues, suficiente para no cometer la menor negligencia en la calidad y competencia del personal que, sin lugar a dudas, importa más para el éxito y el buen nombre del servicio informático que el tipo y la clase de material explotado o a explotar. Para concluir, si se tuviesen que seleccionar las tres cualidades fundamentales de un informático, se citaría: lógica, sentido del detalle y sentido de lo esencial. Mediante la adecuada formación especializada es posible incrementar o desarrollar estas cualidades, obteniendo como resultado el informático que la sociedad precisa.
Características de Puestos de Trabajo Típicos Se va a definir a continuación, como ejemplo, tres puestos de trabajo típicos con el único fin de detallar la forma en que deben quedar claramente establecidas las tareas básicas, responsabilidades y dependencias de cada puesto de trabajo. Con todo, hay que señalar que sólo es un ejemplo de estructuración del perfil del puesto de trabajo; por tanto, no deben tomarse estos ejemplos como definiciones estrictas.
Funciones — Dirigir, planificar y controlar todas las actividades de proceso de datos de las que es responsable ante la dirección. Labores Técnicas — Proponer objetivos y políticas de proceso de datos. — Preparar el programa de trabajos a mecanizar. — Establecer políticas de personal y salariales específicas de sus departamentos. — Estudios del hardware y software necesarios, así como la posible subcontratación de servicios. — Actualizar la estructura organizativa cuando sea necesario. — Especificar la normalización para el desarrollo y documentación del trabajo. — Desarrollar normas de procedimiento, tanto internas como para relaciones con los usuarios.
Labores Administrativas — Preparar informes periódicos o especiales sobre su departamento. — Presidir las reuniones principales con los usuarios.
Dependencia — De la dirección general de la empresa.
Puestos Dependientes — Jefes de desarrollo y explotación. — Especialistas y staff.
Relaciones Fuera Del Departamento — Directores. — Otras unidades de servicios de la empresa. — Suministros de equipos, software, hardware y servicios. — Otras empresas de su sector con problemática similar.
Cualificacion — Las cualidades esenciales son las requeridas a un nivel de dirección elevado, comprendiendo la posibilidad de «vender sus ideas» a otros, especialmente a la dirección.
Origen Y Formacion Basica — Salvo excepción, la formación básica debe ser idealmente un licenciado o ingeniero informático y, en todo caso, corresponder a la de una escuela técnica superior o licenciatura y comprender una etapa de preparación en los negocios. — Es indispensable que el director de informática haya tenido la ocasión de dirigir o de trabajar en diferentes servicios de la empresa o en una empresa similar, a fin de que conozca perfectamente las necesidades. — Es deseable que haya adquirido experiencia en el proceso de datos a un nivel de responsabilidad, por ejemplo, como responsable de los estudios. Si no está experimentado, su subordinado inmediato inferior lo deberá estar obligatoriamente
Promocion Profesional — Los puestos de dirección de la empresa.
Analista De Sistemas FUNCIONES — Diseño y análisis de sistemas a mecanizar. — Apoyo a explotación y usuarios durante la implantación.
Labores Tecnicas — Estudiar y analizar el sistema existente. — Prediseñar, presentar y justificar el sistema propuesto. — Efectuar el diseño detallado, preparar las especificaciones, la documentación y el manual de explotación. — Analizar y evaluar los cambios pedidos a una aplicación. — Realizar trabajos de apoyo a la implantación e impulsar su aceptación por el usuario.
Labores Administrativas — Proporcionar datos sobre el progreso de la aplicación. — Preparar datos sobre su actividad personal.
Dependencia — Del jefe de desarrollo o del jefe de proyecto, en su caso, al menos funcionalmente.
Puestos Dependientes — Analistas de aplicaciones que participen en su aplicación.
Relaciones Fuera Del Departamento — Usuarios.
Relaciones En El Departamento — Analista de aplicaciones. — Programadores. — Administrador de la base de datos. — Jefe de equipo. — Monitores de transcripción de datos.
Cualificacion — Poseer una mente analítica, es decir, capacidad de investigar y encontrar todos los constituyentes de una operación. Ser muy detallista. — Tener una mente lo suficientemente sintética como para reconstruir una operación a partir de sus constituyentes, a fin de verificar el análisis. — Ser muy preciso y ordenado. — Conocimientos prácticos de programación. — Es deseable que posea un conocimiento teórico del trabajo, pero no es necesario que haya trabajado en el servicio.
Pueden existir, por su origen, tres tipos de analistas: a) Analistas de profesión. Puede ser suficiente una formación de grado medio. b) Analistas admitidos para llegar a ser jefe de proyectos. Será esencial verificar sus cualidades de analista, ya que las necesidades para los puestos definitivos no son las mismas que se necesitan para analista. La no observancia de esta regla iría en detrimento del trabajo. c) Analistas admitidos de prueba antes de incorporarse a otros servicios de la empresa. Normalmente debe poseer una titulación superior en informática, pero aún es más imperativa la regla aprendida anteriormente.
Administrador De La Base De Datos Funciones — Preparar las definiciones normalizadas de datos. — Definir la estructura de los códigos de los datos. — Establecer el cuadro de programas y aplicaciones que tienen acceso a las diferentes áreas de la base, así como la estructura y procedimientos de seguridad de la información. — Asesorar a los programadores en la utilización del software específico. — Colaborar en la definición de las necesidades de equipo y software para las bases de datos. — Mantener especificaciones sobre su estructura y colaborar en análisis sobre su rendimiento. — Apoyar a los usuarios en la preparación de programas de consulta, así como en la normativa para la utilización y mantenimiento de los datos.
Labores Administrativas — Informar sobre la utilización hecha a la base de datos.
Dependencia — Del jefe de desarrollo.
Puestos Dependientes — Ninguno.
Relaciones Fuera Del Departamento — Usuarios.
Relaciones En El Departamento — Jefe de proyecto. — Analistas de sistemas y de aplicaciones. — Programadores. — Jefe de explotación.
c) Plan de Reclutamiento del Personal No es posible disociar los puestos de trabajo a proveer del reclutamiento del personal. En efecto, este reclutamiento no puede efectuarse más que a partir de las necesidades a cubrir y éstas dependen, a la vez, de las estructuras implantadas y de las disponibilidades resultantes. En la práctica, se puede estar ante tres situaciones que dan lugar al reclutamiento: 1. El servicio informático no está aún creado, aunque un informe de análisis previo ha mostrado la necesidad de su implantación. 2. El servicio funciona, pero su desarrollo exige la creación de más puestos. 3. Como consecuencia de bajas, uno o varios puestos están disponibles y a proveer.
Las dos primeras situaciones reclaman una minuciosa preparación con objeto de definir los objetivos y las tareas de cada puesto de trabajo. La experiencia aconseja que en su creación y salvo casos particulares, debidamente definidos, un servicio informático no sea excesivamente provisto de personal, lo que da a entender que un cierto número de puestos de trabajo previstos y definidos no son, por otra parte, provistos y lo son únicamente cuando la necesidad se vuelve evidente. Es por lo que las dos primeras situaciones descritas son complementarias y no excepcionales. Es verdad que un sistema informático exige un armazón logístico determinado, pero la implantación de un sistema, de la clase que sea, impone escalones sucesivos cuya graduación y dosificación dependen en gran medida de las necesidades y de los medios financieros de las empresas y, por otra parte, de las adaptaciones progresivas, que sólo el tiempo permite cumplir razonablemente. La tercera situación es más clásica. Es una situación consolidada, que no exige, a priori, nuevas definiciones de puestos, aunque los movimientos de personas puedan, a veces, permitir aportar correcciones de afectación o de cualificación que la coyuntura interna pueda sugerir. En efecto, aunque un modelo estándar de actividades diversas ha sido propuesto anteriormente, cada puesto de trabajo debe adaptarse tanto a la empresa como al material de las aplicaciones. Esto es lo que explica que, en toda colectividad, ninguna cualificación no está nunca inmovilizada en su definición; esto es particularmente sensible en informática por el hecho de la juventud de su desarrollo. El reclutamiento del personal del servicio informático depende estrictamente de la política practicada por la empresa. Es, en efecto, posible efectuar un reclutamiento interno o preferir un reclutamiento externo. En muchos casos una política intermedia hace escoger las dos formas. El reclutamiento interno presenta sus ventajas, aunque éstas deben medirse. El personal de pequeña o mediana cualificación, y muy especialmente el de explotación, puede, efectivamente, reclutarse en la empresa. En el momento actual y durante largo tiempo, este modo de reclutamiento se presentará como una promoción para los interesados. Una formación adaptada les permitirá integrarse en el contexto de las actividades del servicio informático, pero conviene matizar lo concerniente al personal de estudios y de métodos.
Si el reclutamiento interno ofrece, por un lado, la ventaja de proveer personas que conocen bien la empresa, por otro lado puede también presentar el inconveniente de reclutar personas que, por las rutinas adquiridas, puede ser que no estén en condiciones de elaborar y de llevar a cabo las reorganizaciones que impone el uso de un sistema informático. Además, la elección por reclutamiento interno puede dejarse influenciar por factores personales que dependen a la vez del contexto y las circunstancias. Por estas razones, el reclutamiento de los analistas y programadores debe, en los casos más corrientes, ser totalmente mixto para asociar, si hay constitución de equipos pluridisciplinarios, tantos los reclutamientos internos como externos, tratando de conseguir una buena dosificación. Así, a un técnico experimentado en gestión cuyo reclutamiento será interno, deberá serle asociado un técnico reconocido en informática reclutado en el exterior. Habrá, por otra parte, tiempo para tener en cuenta las personalidades de cada miembro del equipo para realizar un matrimonio coherente y, como consecuencia, duradero. Este problema sobrepasa el cuadro estricto del reclutamiento de personal informático, pero es tan importante como el de la cualificación técnica.
En lo concerniente al personal de dirección del servicio informático no será preciso realizar estas matizaciones cuando todos los cuadros superiores de la empresa posean una formación suficiente en informática, situación que no se produce en el momento actual. Se puede resolver esta situación escogiendo una persona perteneciente a los cuadros de la empresa y procurándole la formación adecuada. Esta práctica no conduce siempre al éxito, pues esa persona, salvo si su espíritu es suficientemente abierto, tendrá tendencia a favorecer sus antiguas actividades. Así, en las primeras épocas de la informática, la responsabilidad de muchos servicios ha sido confiada a los directores administrativos o a los contables jefes en las empresas en vías de automatización. Esta medida ha conducido demasiado frecuentemente a una simple mecanización de tareas administrativas con una prioridad absoluta para los trabajos contables. El reclutamiento externo puede conducir a los mismos excesos en otros sentidos. La contratación de un responsable, ante todo técnico de informática, peligra en precipitar la automatización llegando a mecanizar hasta aplicaciones que, por su naturaleza y su coste, podían y debían continuar realizándose normalmente. En fin, a este nivel de responsabilidad, las competencias son muy fuertes, pues se encuentran personas inteligentes o, por lo menos, instruidas.
Cada uno teme perder una parte de sus prerrogativas y combate ferozmente para apropiarse de nuevas responsabilidades y para oponerse a la inserción de nuevas influencias. Por todo esto, es conveniente una dosificación adecuada, que mediante reclutamiento interno y externo, y en función de la personalidad de los candidatos, permitirá constituir un equipo de dirección en el cual se aliarán en armonía tanto los conocimientos de la empresa y de sus mecanismos como los de las técnicas informáticas. Esta dosificación es, en todos los casos, una ventaja, pues aporta al interior del cuerpo social, que es la empresa, una sangre nueva que viene a oxigenar las estructuras y los sistemas en vías de fosilización o incluso ya fosilizados. La renovación es un hecho positivo en la medida en que, previamente pensada, no es revolucionaria, sino evolucionista. Cualquiera que sea la forma de reclutamiento, interno o externo, éste debe ser cuidadosamente preparado. La oferta de empleo debe definir con precisión el o los puestos a proveer y el o los perfiles de los candidatos a cada función. Si se trata de reclutamiento interno, esta oferta da lugar a una nota de difusión que, en principio, es leída por el conjunto del personal.
Esta nota debe prever la o las cualificaciones requeridas para ser candidato, así como la titulación o competencias exigidas. Es evidente que en reclutamiento interno y en función del o de los puestos a prever, la elección puede ser más o menos restrictiva según los empleos. Muy a menudo, por otra parte, esa elección propone a tal o a cual miembro del personal ocupar el empleo a proveer. Este procedimiento debe evitarse, ya que puede conducir a parcialidades. El reclutamiento externo reclama una redacción más cuidadosa de la oferta con el fin de dar el impacto psicológico deseado. La cronología del procedimiento se establece entonces según un organigrama.
En el organigrama se tiene con los candidatos tres contactos: — Test de aptitud. — Entrevista personal. — Entrevista con el responsable del servicio informático.
En realidad esas tres acciones son, a menudo, reagrupadas para evitar desplazamientos inútiles o costosos. Esto no cambia nada el calendario de reclutamiento, si se piensa que la sesión de entrevistas con todos los candidatos no puede tener lugar en la misma jornada, produciéndose una fragmentación en el tiempo. La primera entrevista puede ser preparada por el contenido de las rúbricas de la solicitud de empleo. La lectura de esta solicitud y el estudio de los test de aptitud permiten establecer la conducta a seguir. La conversación encuentra su conclusión en la redacción de una ficha de síntesis que, establecida por un psicólogo, debe ayudar al responsable del futuro contratado a realizar su elección.
Es preciso anotar que el contrato no es nunca decidido por el psicólogo, sino por el responsable del o de los puestos a cubrir. Muchos subrayan la inutilidad y el peligro de los test. La experiencia prueba que los test no pretenden inventariar el conjunto de una personalidad y tiene únicamente por objeto el desvelar entre unos candidatos y otros las cualidades que exige la o las funciones a cubrir. Los test de aptitudes técnicas, en particular, no son ni una confesión, ni un atentado a la libertad, sino un medio de elección. Son el reflejo tanto de la situación intelectual y psicológica como de sus posibilidades eventuales. Se estudia este conjunto de informaciones por el responsable que contrata, lo que le permite preparar su entrevista con el o los candidatos seleccionados. Esta entrevista tiene como particularidad poner en contacto a dos personas que tendrán que convivir y trabajar conjuntamente. La entrevista puede ser totalmente banal, pero es, sin embargo, un punto de contacto que puede establecerse entre dos personas que a priori nada permitirá pensar que vayan a trabajar juntas. Debe permitir elegir al candidato que, por sus cualidades personales y sociales y sus competencias técnicas, parece ser el mejor para el puesto a cubrir.
4. ¿Cómo se evalúan los sistemas de información?
La ultima fase del ciclo de vida de desarrollo de un sistema es una post auditoria. Esta es una revisión por parte de un grupo de trabajo (compuesto, por ejemplo, por uno o más usuario, representantes del personal de auditoría interna, y de analistas de sistemas de información). El grupo de auditoría revisa los objetivos y las manifestaciones de costo – beneficio hechas en nombre del proyecto y compara con el actual desempeño y los costos actuales. También revisa las características operacionales del sistema para determinar si ellas son satisfactorias. La documentación se revisa considerando aspectos de respaldo y mantenimiento. Se examinan las provisiones de control y seguridad. Se pretende que los resultados de una post auditoría ayuden en la justificación de las mejoras en costos y en la administración de proyectos futuros, en las mejoras para la aplicación que se está revisando, o en su cancelación si la aplicación no se justifica más. Las aplicaciones se pueden evaluar en términos de medidas del valor del sistema. También se pueden comparar con el informe de factibilidad técnica, operacional y económica por el cual originalmente se justificaron.
Evaluación Técnica Las preguntas hechas durante una evaluación técnica son similares a aquellas usadas para determinar donde era técnicamente factible la aplicación. Algunos ejemplos son:
- ¿Es la tasa de transmisión de datos lo suficientemente rápida para manejar todo los datos?
- ¿Hay suficiente almacenamiento para guardar los datos necesarios?
- ¿Responde la CPU a todas las peticiones dentro de un periodo especificado de tiempo?
Cuando se instala las aplicaciones, la evaluación posterior puede descubrir que ellas operan ineficientemente debido a que las capacidades técnicas de hardware y software no pueden soportarlas apropiadamente. Una operación en tiempo real en línea puede ser muy lenta debido a que el computador involucrado tiene capacidad suficiente para manejar la carga de trabajo. Una red de comunicaciones puede manejar adecuadamente la carga de trabajo pero puede ser más costosa de lo que había sido anticipado. Otro problema común es que los volúmenes de transacciones fueron subestimados, de tal manera que el almacenamiento secundario para procesamiento en línea tiene capacidad inadecuada.
Evaluación Operacional
Las consideraciones establecen si la entrada de datos está apropiadamente provista y si la salida es útil y se emplea de manera adecuada. La evaluación de aplicaciones deberá examinar qué tan bien operan éstas, con especial referencia a la entrada, las proporciones de error, la oportunidad de la salida y la utilización. Algunas investigaciones por la utilización de la salida sugiera la necesidad de una evaluación periódica de las aplicaciones. En un estudio de Gee,3 64 gerentes de línea, a nivel medio de compañías manufactureras fueron entrevistados, y se les solicitó evaluar los elementos de información de control que ellos recibían, en la medida en que estuvieran siendo substancialmente usados o eran irrelevantes o información de referencia. De los 579 elementos, el 46 por ciento (267) fue considerado irrelevante u útil solamente como referencia. En una investigación posterior, a 49 administradores de nivel medio se les solicitó clasificar lo elementos de información de control como vitales (que no admitan retrasos), importantes (usados como referencia y sus atrasos o imprevistos generalmente no eran significativos), o de respaldo (elementos raramente usados). El resultado mostró que 383 elementos eran como sigue: Vitales 32% Importantes 36% Respaldo 32%
Existe una tendencia a no terminar un informe una vez que éste ha sido comenzado. Aún cuando el no sea usado, hoy a menudo la sensación de que puede tener utilidad en el futuro. Varios métodos pueden servir para identificar los informes no usados:
- Terminación del reporte para ver si alguien pregunta por él cuando no llega.
- Revisión periódica de todos de todos los reportes por fuerza de trabajo.
- El colocarle precio a los informes para ofrecer incentivos a los administradores para eliminar aquellos que son innecesarios.
Evaluación Económica La propuesta original de una aplicación incluye una evaluación económica. En la evaluación económica de post auditoría los costos actuales se comparan con los beneficios actuales. Los costos se pueden estimar con una exactitud razonable en las post auditoría, pero varios beneficios todavía pueden ser difíciles de medir. Después de hacer esas estimaciones, se pueden calcular una revisión del retorno (rendimiento) de la inversión. La evaluación económica puede ser útil más allá de la aplicación específica examinada. Para los propósitos administrativos, la evaluación puede ayudar en la toa futura de decisiones para identificar los costos de aplicaciones para las cuales un retorno (rendimiento) económico era esperado o no se puede estimar. Por ejemplo, la justificación de la aplicación pueden haber sido:
- Ordenada por la ley o por cambios en los sistemas externos (tales como cambios en el código postal).
- Requerida en orden a equiparar la competencia.
- Para establecer o mantener una ventaja competitiva o una innovación.
- Mejoras en el desempeño organizacional que se esperan pero que son difíciles de medir.
Si la evaluación económica muestra que el objetivo de retorno sobre la inversión no se lograra u otros beneficios son menores (comparados con los costos) que los anticipados, el análisis económico requerido para decidir si continuar o no la aplicación, usa solamente costos y beneficios futuros. En otras palabras, el costo de desarrollo anteriormente incurrido no es más relevante; hay costos ya hechos y no se pueden alterar por la decisión. Sin embargo, frecuentemente, una aplicación que haya tenido menos beneficios que los anticipados, puede todavía tener suficientes beneficios futuros para pagar posteriores costos de operación y de mantenimiento.
Evaluación Del Hardware Y Software Existentes El propósito de la evaluación del hardware y software existentes es el de determinar si todos los recursos se necesitan, si algunos se deben reemplazar con hardware o software mejorados, si una nueva disposición de los recursos mejorará la efectividad o si recursos adicionales incrementarán la efectividad del sistema. Algunos ejemplos de acciones resultantes de la evaluación del desempeño del sistema de hardware y software existentes son:
- Adición de un nuevo canal de datos o eliminación de canales que no están siendo usados.
- El reemplazo de canales de datos de baja velocidad por canales de alta velocidad.
- Adición de capacidad de memoria principal.
- Cambio de las unidades de almacenamiento en disco.
- Cambio en la organización del almacenamiento en disco.
- Cambio en el software de manejo de la base de datos.
- Cambio en la red de comunicaciones.
- Reemplazo del paquete de aplicación de entrada de órdenes.
Los métodos y herramientas para evaluación del sistema de hardware son monitores de hardware y de software, bitácoras del sistema, observaciones y simulación.
Evaluación mediante el uso de monitores de desempeño. Los monitores de hardware son dispositivos sensores acoplados a líneas de señales seleccionadas en el hardware del computador para medir la presencia o ausencia de impulsos eléctricos. Por ejemplo, un sensor puede estar acoplado para medir el tiempo en que la CPU está en estado de espera. Otro sensor puede medir la actividad del canal. El dispositivo de monitoreo no afecta la operación del hardware del computador. No requiere almacenamiento primario ni tampoco tiempo de ciclos de CPU. Los datos de los puntos de prueba del sensor se enrutan a contadores. Periódicamente, los datos de los contadores junto con el tiempo determinado por un reloj interno, son escritos en cinta magnética u otro medio de salida en formato legible por el computador. Esto periódicamente se resume mediante el uso de un programa de computador y se reporta en un formato analítico.
Los monitores pueden recoger datos tanto de la CPU como de la actividad de los dispositivos periféricos, tales como el almacenamiento en disco. La mayor desventaja del monitor de hardware es que no puede identificar el programa que se está midiendo a menos que la posición del programa en la memoria sea conocida. La mayoría de computadores de un tamaño razonable usan programas relocalizables y tienen más de un programa en la memoria en un momento dado; esto reduce la efectividad de los monitores de hardware para medir la eficiencia específica de un programa. El sistema operativo normalmente reside en una partición fija de memoria, de tal manera que su actividad se puede medir. Los monitores de software son programas de computador. Resides en la memoria principal y requieren de tiempo de ejecución; ellos interrumpen el programa que está siendo ejecutado para registrar los datos acerca de la ejecución. Por tanto, retardan la ejecución de los programas que están monitoreando. Una aproximación para reducir la cantidad de interrupción es muestrear la actividad que se está ejecutando en vez de medirla continuamente. Los monitores de software pueden identificar programas particulares o los módulos de programa, dentro del ambiente del sistema operativo. La actividad de os dispositivos periféricos no se mide directamente pero se puede estimar a partir de los comandos de la CPU.
Los monitores de hardware y software se pueden usar para detectar los recursos ociosos, los cuellos de botella, y los desbalances de carga. Se puede medir el uso ineficiente de recursos debido a un tiempo de espera excesivo. Este tiempo de espera puede ser causado por la insuficiente capacidad del canal, el tiempo excesivo de búsqueda en dispositivos de almacenamiento de disco, la ineficiente yuxtaposición del procesamiento de entrada y salida, etc. Los monitores ayudan a identificar las causas de la ineficiencia.
Algunos remedios que se pueden aplicar después del monitoreo del desempeño y del análisis de los resultados incluyen:
- Cambios en el equipo.
- Recodificación de segmentos de programa.
- Rediseño del archivo en el almacenamiento en disco.
- Reestructuración del acceso a los registros del almacenamiento en disco.
Los resultados de "sintonizar" el sistema de hardware – software han sido significativos. Es común, un 25% de reducción en el tiempo de ejecución para unos pocos trabajos que normalmente tomaban la mayoría de capacidad de procesamiento.
Evaluación mediante el uso de bitácora del sistema y de la observación La bitácora del sistema puede brindar datos útiles para evaluación. Esto se pone en evidencia en pequeñas instalaciones que mantienen bitácoras sencillas de trabajos, del tiempo de trabajo, etc. Un análisis de la bitácora del sistema puede indicar problemas con las vueltas a correr, las variaciones en los tiempos de corrida de trabajos o excesivas fallas de máquina. La bitácora también se puede usar para desarrollar una distribución de trabajos de acuerdo a los tiempos requeridos. Tal listas generalmente revela el impacto de, por ejemplo, unos pocos trabajos grandes o un flujo de pequeños trabajos. La observación de las operaciones del computador es útil para detectar la distribución de los recursos usados y aplicaciones o ineficientes. Algunos signos de distribución ineficiente o procedimientos de operación pobres son:
- Atrasos en el procesamiento mientras el operador localiza archivos, monta cintas o discos, carga formas, o realiza funciones similares.
- Excesivos requerimientos de respuesta en la consola al operador.
- Atrasos causados por la falta de entrenamiento en los procedimientos apropiados de re – arranque cuando el procesamiento es interrumpido.
Evaluación del hardware y software propuestos. Una decisión frecuente en sistemas de información es la adquisición de nuevo o el reemplazo del hardware y software. A menudo, éstas son compras importantes con implicaciones organizacionales significativas. El proceso de evaluación para un nuevo o importante reemplazo de un sistema de hardware – software variará según el nivel de experiencia de la organización que usa los computadores, la urgencia del reemplazo, y otros factores. Un enfoque general consta de pasos como los siguientes:
- Estudio de los requerimientos.
- Preparación de las especificaciones.
- Obtención de las propuestas del vendedor.
- Evaluación de las propuestas.
La base de esta aproximación consiste en que la organización debe realizar suficientes análisis para especificar sus requerimientos y solicitar las propuestas de los vendedores, con base en los requerimientos específicos. Las propuestas del vendedor sistemáticamente se evalúan en relación con los requerimientos y se toma una decisión. Este enfoque contrasta con el método común de preguntarle a un vendedor para que proponga hardware y software sin ningún estudio ni especificación organizacional.
Si la adquisición de hardware y software es importante, se deberá formar un grupo de estudio o comité de alto nivel. El grupo de estudio de alto nivel será descrito como un modelo para ambos grupos. Un comité de alto nivel usualmente debe agrupar personal de manejo intermedio que represente las funciones principales del negocio, además de un ejecutivo de la función de sistemas. El grupo de estudio deberá ser provisto de personal técnico de soporte. Para una organización que ya tiene instalaciones de computador y está estudiando el valor de un sistema de procesamiento de datos. Para una organización sin experiencia previa, el uso de consultores externos de soporte, frecuentemente es aconsejable.
¿Cómo se calcula el costo de los sistemas de información? Costos iniciales del nuevo sistema de información.
- Costo de la preparación del sitio. ……………………………..xxx
- Análisis y programación de aplicaciones. …………………. xxx
- Costo de entrenamiento, conversión de archivos.
Operación paralela, etc. ………………………………………………..xxx Total costos iniciales…………………………………………..xxx
Costo estimado anual de operación
- Alquiler del computador y del equipo relacionado
o amortización y mantenimiento. ……………………………………xxx
- Alquiler o mantenimiento del software. ………………………xxx
- Analistas y programadores. ……………………………………..xxx
- Personal de Operación. …………………………………………..xxx
- Arriendos, suministros, energía eléctrica, etc. …………….xxx
Total de costos de operación……………………………….xxx
- Ahorros anuales (costos desplazados más valor de eficiencias de operación menos costos de operación anuales)…………………………………………………………………………………………………………xxx
- Tasa de retorno (tasa a la cual el valor presente de los ahorros iguala el valor presente del costo al contado)……………………………………xx%
- Otros beneficios intangibles (lista).
Trabajo enviado por: Franco Castañares Marin