Inteligencia estratégica aplicada a la metodología de investigación para sistemas suaves (página 2)

La forma de conducir un "brainstorming" depende de la experiencia y criterio del animador y también de la experiencia anterior que tengan los participantes.

Se aconseja el siguiente procedimiento:

1. Ambientar a los participantes, explicarles el método y las reglas, motivarlos y quitarles las responsabilidades de las ideas que van a verter.

2. Exponer en un cuadro o cartel las reglas, que deben quedar a la vista durante toda la sesión. (Esto sólo para participantes que recién se inician).

3. Hacer algunas consideraciones sobre la cuestión que va a tratarse.

4. Decir a los participantes que abran los sobres que tienen en sus lugares (colocados allí previamente) y que lean con atención la pregunta tema que contiene. Esto es sólo para el método Gordon.

5. Aclarar cualquier duda de interpretación.

6. Dar a los participantes nociones de la importancia de sus contribuciones que no tendrán nada que ver con un análisis posterior.

7. Combinar señales (mano levantada para idea nueva; mano con lápiz para señalar el deseo de presentar una idea relacionada con otra expresada por otro participante).

8. En general, la sesión no debe durar más de una hora después de un pequeño intervalo, ya se podrá seguir el mismo "BRAINSTORMING" o iniciar otro.

El rendimiento del método es variable y depende de la aptitud del animador, las cualidades de los participantes, del interés y fundamentalmente del conocimiento que es tenga del tema. Cuando comienzan a aparecer ideas repetidas o se quiebra el ritmo, es momento de parar. (La productividad normal es de 60/120 ideas hora).

Terminada la sesión de "producción" se deberá dar a los participantes oportunidad de corregir la redacción de sus propias ideas. Luego se procederá a distribuir un cuestionario para obtener el "feedback" sobre el proceso (no sobre el fundamento).

Deben tenerse en cuenta también las siguientes observaciones:

• El animador puede y debe intervenir durante la sesión; por ejemplo para evitar que se produzcan "fugas de tema", o para llevar el proceso a un buen ritmo cuando se siente un aflojamiento y estime que los participantes tienen más que dar. Por eso se llama animador .

• Se debe comenzar a trabajar días antes de la sesión. Se estima conveniente dar una idea anticipada a los participantes. Como regla es conveniente que no hablen unos con otros o en el caso del método Gordon, no deben conocer de antemano la "pregunta tema", para evitar el riesgo de perder espontaneidad.

• El "brainstorming" puede hacerse con menos formalismo que el expresado en estas notas, si el animador y los participantes son personas conocidas y entrenadas en esta técnica. Puede momentáneamente aplicarse en cualquier reunión de trabajo, cuando el que dirige desea incentivar ideas. En este caso puede durar unos 10 a 15 minutos.

• Son fundamentales las condiciones de ambiente:

• a) Sala en condiciones, con aire acondicionado, o con buen ambiente natural.

• b) Bajo nivel de ruidos, si es posible ausencia total (no usar teléfonos).

• c) Ausencia de cualquier motivo de distracción.

• d) Ausencia de cualquier persona con visible autoridad sobre los participantes (Jefes jerárquicos de nivel elevado), a menos que se sepa que no habrá "bloqueo" por ese lado.

• e) El número de participantes de un "brainstorming" está condicionado por varios factores, pero conviene que se sitúe entre 7 y 12. Es preferible un número par, sugiriéndose entre 8 y 10 como máximo normal. Menos de 7 es pobre. Más de 12 baja la productividad.

• f) El análisis y la selección de las ideas deberán hacerse "a posteriori".

Figuras: 13, 14 y 15

13 Modelo de impreso para registro de ideas

14 Esquema de disposición de la sala.

15 Modelo para control de intervenciones de participantes

Brainstorming modelo registro de ideas

FIGURA 13

DISPOSICION DE LA SALA

FIGURA 14

NOTA:Es muy importante la disposición de la sala nunca se deben usar mesas rectangulares. Estas deben ser redondas u ovaladas. Las mesas o dispositivos rectangulares son mas propicios para los técnicas de discusión dado que propician los antagonismos.

También es muy importante que los participantes no tengan ningun elemento o ayuda sobre la mesa o escritorios usados sólo para apoyar elementos de confort (vasos, ceniceros , etc.)

BRAINSTORMING

CONTROL DE INTERVENCIONES

FIGURA 15

Matriz de 0-1

La matriz de ceros y unos deriva de la matriz de impactos cruzados y tiene múltiples aplicaciones. En este caso se vera la aplicación para determinar la importancia de ciertas variables respecto a otras. La técnica permite establecer las variables "pesadas". Habíamos dicho que una Variable: Es todo concepto capaz de asumir distintos valores, que puedan ser medibles o apreciadas. También tenemos en cuenta las tendencias que son variables que se van concretando en el tiempo. Ahora una variable o tendencia pesada constituyen un fenómeno o movimiento que afecta a una situación o escenario, ya sea que se trate de corto o largo plazo respectivamente, de manera tal que se pueda prever su evolución en el tiempo.

La matriz enfrenta a cada variable o tendencia con el resto de las consideradas. Lógicamente no se enfrenta con ella misma, de allí la diagonal de X, propio de los Impactos cruzados. L pregunta que nos debemos formular es la siguiente: ¿La variación de la variable V1, influye en el comportamiento de la variable V2?. Si no influye se colocará un 0, caso contrario se colocará un 1. luego se verá la influencia inversa.

Por ejemplo: Si la variable V1 representa la producción de cereales para la Argentina y la variable V2 la producción de automotores. Podemos pensar que cuando se incremente la V1, la V2 también se incrementará o sea V2 esta relacionada con V1 y se puede calificar con un 1. En el caso contrario no será valido, dado que por más que se incremente la producción de automotores no se incrementará la producción de cereales. Por tal razón, se la calificará con 0. Así se procederá con las otras. La variable que más cantidad de 1 posea será la más pesada. Ver el cuadro siguiente.

Así se puede ver que V1 es la más pesada seguida de V3 con 3 unos. El resto es de menor importancia. Cuando se posee un número muy elevado de variables, como suele suceder en los sistemas sociales, no queda mas remedio que recurrir a este tipo de técnicas para solucionar el inconveniente.

LA ENTREVISTA

Segun Zequiel Ander," la entrevista consiste en una conversación entre dos personas por lo menos, en la cual uno es el entrevistador y otro u otros son los entrevistados".

El objeto de la entrevista es lograr información y es una técnica muy utilizada en el campo de las ciencias sociales. Este diálogo, en nuestro caso, será dirigido a obtener datos o informes de interés por parte del equipo de analistas o simplemente para efectuar consultas sobre los problemas que se pueden presentar. Como toda técnica de investigación tiene sus ventajas y desventajas que iremos señalando a lo largo de la explicación.

Hay básicamente dos tipos de entrevistas: la formal o estructurada y la informal, con una tercer modalidad que es la focalizada.

La estructurada es realiza sobre la base de un conjunto de preguntas previamente preparadas. Este tipo tiene como objetivo un determinado público donde el entrevistado tiene un nivel estándar de conocimientos sobre el tema. Los cuestionarios deben ser cuidadosamente elaborados.

La informal presupone una mayor libertad de acción para el analista o los analistas que la efectuarán y los consultados. En general, son preguntas abiertas que son respondidas en la conversación. La focalizada esta preparada sobre la base de un conjunto de temas puntuales sobre los que se quiere obtener la información. El encuestador deberá saber buscar sobre aquello que pueda obtener en función de su interlocutor. Es el caso mas déficit ya que requiere mucha habilidad del encuestador. En ambos casos hay que saber escuchar, esclarecer sin sugerir, y sobre todo, alentar al entrevistado para que hable.

El entrevistado puede ser un "experto" que luego puede ser consultado en la fase evaluación, o cualquier otra persona que se estime puede aportar conocimientos útiles a los fines del estudio. En consecuencia, será necesario hacerle conocer, en la medida de lo posible, el objetivo de estudio mediante la difusión de un escrito o de una situación predeterminada. En segundo lugar, el analista entrevistador debe hacer una breve sustanciosa introducción relacionada con la situación u objetivo de estudio en el momento mismo de la entrevista.

La selección de las personas a entrevistar debe ser amplia pero cuidadosamente establecida. Una vez determinada la nómina, se debe enviar una carta donde se le anuncie la intención de consulta y los motivos de la misma. Simultáneamente o con anterioridad, se debe confeccionar el cuestionario o la relación de dudas o consultas que se efectuarán al interlocutor elegido. El número de entrevistadores para cada entrevistado no puede ser muy grande ya que se puede cohibir al invitado.

Se debe tener en cuenta:

• Las personas entrevistadas conocen la situación particular motivo de las entrevista.

• El entrevistador debe plantearse varias hipótesis sobre el tema en cuestión.

• Sobre la base de estas hipótesis se debe establecer una guía para la entrevista.

Para ello es conveniente seguir los siguientes pasos:

• Presentación de encuestador: Conviene presentar al encuestador mediante una carta que anuncie la visita y los motivos de la entrevista.

• Concretar la entrevista por anticipado: Se debe elegir la mejor hora y lugar según la disponibilidades del entrevistado, no es conveniente superar la hora reloj.

• Conocimiento previo del Tema: Cuanto mayor es el conocimiento del tema menor es la posibilidad de que fracase la entrevista.

• Aspecto personal del entrevistador: La presentación personal del o de los entrevistadores es importante. Las peculiaridades y extravagancias en el vestir, el modo de hablar, los ademanes, pueden provocar un rechazo o una situación incomoda y negativa para el éxito de la entrevista.

Durante la entrevista :

• Se debe establecer una atmósfera agradable y de confianza. Aborde gradualmente al interrogado creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.

• Las preguntas deben ser planteadas en el contexto general de la conversación. El entrevistado no debe darse cuenta que está sometido a un interrogatorio o examen. Ayude al interrogado para que se sienta seguro y locuaz.

• Dar a la persona tiempo suficiente para pensar las respuestas. Déjele concluir su relato y ayúdele luego a completar lo contrastado con fechas y hechos.

METODO ESCENARIOS

El mal llamado "Método de Escenarios" o "Método de Construcción de Escenarios" no es un método en sí mismo sino una técnica especial. Es el producto, la concreción o el resultado de la aplicación del método básico con la combinación de técnicas adecuadas para cada caso. Se puede decir que es una forma práctica de presentar el resultado a un decididor o planificador. Esta modalidad, en la actualidad, se está generalizando.

Un escenario es simplemente la descripción escrita de una situación hipotética futura, Khan y Wiener (42), definen el escenario como sigue:

"Un escenario es una hipotética secuencia de eventos construidos con el propósito de centrar la atención en procesos causales o puntos de decisión".

En realidad es un conjunto coherente formado por la descripción de una situación futura y del encaminamiento de los acontecimientos que permiten pasar de la situación de origen a la futura. En general se los divide en escenarios de situación para la descripción de imágenes futuras, y escenarios de evolución para los diferentes encaminamientos o vías que conducen a ellos.

Se trata de la descripción de una visión futura consistente en las circunstancias o condiciones que definen el entorno en que una organización (puede ser el país, un área estratégica, un foro, una empresa, un conjunto de empresas, un espacio geográfico, un mercado, etc.), estará operando en un cierto horizonte de tiempo determinado .y responden a dos tipos de preguntas:

1. ¿Cómo podría suceder hipotéticamente una situación , paso a paso?

2. Qué alternativas existen, para cada actor a cada paso , para evitar, desviar o facilitar el proceso."

Los escenarios son útiles porque proporcionan una rica visión holística para el análisis de futuras cuestiones políticas, estratégicas, económicas, sociales y desarrollos específicos. Los escenarios permiten abordar y delimitar bienlas diferentes reflexiones sobre un futuro altamente incierto. En realidad Los analistas desarrollan escenarios alternativos basados en un conjunto de suposiciones o hipótesis lógicas y significativamente diferentes, pero posibles.

En el área de defensa se comenzaron a utilizar al comienzo de la década del 50 en planeamientos de contingencias y luego se fue generalizando en los planeamientos de mas alto nivel y largo plazo. Luego se fueron extendiendo por el campo, político, de la educación, las ciencias sociales y por último en el de las empresas. En el campo económico se han presentado algunos inconvenientes iniciales dado que se han confundido modelos seudo matemáticos de corto plazo con escenarios.

Para el análisis prospectivo de situaciones políticas y estratégicas su uso es fundamental, ya que permite resumir un conjunto de pronósticos particulares que están relacionados de alguna manera y expresarlos en forma sencilla y clara a quienes no son especialistas en planeamiento a largo plazo, o no han participado en los estudios de investigación pertinentes. En otras palabras podemos decir que son un instrumento utilizado para combinar pronósticos individuales en una composición entera.

Esta facilidad se ha popularizado bastante entre las personas que se dedican a los proyectos de largo alcance en organismos importantes. Según Stewart (43) dentro de la Junta de Jefes de Estado Mayor de los EEUU, se han desarrollado (alrededor de 1987 ), cuatro escenarios para uso de una revisión de la Apreciación Estratégica a Largo Plazo que se llevó a cabo sobre la base de un documento elaborado por el Departamento de Defensa con un horizonte de 10/20 años. Dichos escenarios estuvieron desarrollados por un equipo de analistas que entrevistó a más de 80 expertos. La misma fuente, señala que el mayor proyecto fue formulado por la USAF para explorar y desarrollar innovaciones tecnológicas, conceptos operativos, y la estructura de la organización, que apunta a mejorar la habilidad de la USAF para lograr los requerimientos de la futura defensa nacional.

Los escenarios pueden abarcar cualquier lapso de tiempo pero se Los utiliza sólo para el mediano y largo plazo ya que en el corto se ha generalizado hablar de situaciones. Lógicamente son mas fácil montar cuando el lapso de tiempo es mas corto, cinco a diez años.

Hay que tener cuidado ya que la palabra escenario, creada técnicamente no tiene el mismo significado que el que define la lengua, que la utiliza como "escena del teatro donde están las decoraciones y representan los actores" (44). No es sólo el espacio donde se desarrollará la situación, sino la situación misma, considerada en términos de sucesos portadores de futuro, ya sean éstos "acontecimientos" o bien "tendencias, que no son otra cosa que acontecimientos graduales que se describen mediante series temporales

En resumen, se puede decir que, el futuro es múltiple, varios son Los futuros posibles y el camino que conduce a tal o cual futuro no es forzosamente único. La descripción de un determinado futurible y el camino correspondiente para lograrlo es lo que constituye un escenario normativo. En ambos hay dos tipos de enfoques, uno mas "literario" y otro mas "formalizado". Este último se acerca mucho mas a la cruda combinación de sucesos que sale de la computadora, en cambio el literario lleva el sello de los analistas que lo han elaborado. Considero que en la conjunción de ambos se encuentra el mas apto.

No se puede dejar de nombrar al escenario tendencial, que es el que corresponde al camino exploratorio mas probable, teniendo en cuenta las tendencias inscriptas en la situación de origen. Simplemente es el escenario mas probable siguiendo Las tendencias actuales. Cuando el mundo cambiaba mas lentamente, era lógico suponer esta simplificación. Hoy es muy difícil jugarse, por tal razón surge el denominado escenario contrastado que se define como el encaminamiento poco probable de la situación de origen.

Generalmente se elaboran un conjunto de escenarios (futuros posibles), con elementos comunes, ya que el futuro no es predecible sino simplemente pronosticadle en términos probabilísticas. También se elaboran distintos escenarios para ilustrar la transición desde el presente a través de distintas trayectorias que pretenden ser alternativas.

Los propósitos de un escenario sea este exploratorio o normativo es: primero, mostrar interacciones entre varias variables, tendencias y eventos futuros; segundo, ayudar a revisar la consistencia de Los pronósticos en que se basa la situación futura; y por último, permitir el entendimiento de la situación futura a no especialistas

Según la cátedra de prospectiva de la Escuela de Guerra Naval de España, "un escenario queda definido por la ocurrencia de una serie de sucesos, siendo suceso todo fenómeno considerado como importante para el objeto en estudio, y que pueden adoptar dos estados, ocurrir o no ocurrir. De esta forma para n sucesos considerados, el número de escenarios posibles viene dado por 2n." (45)

Esta definición se encuentra íntimamente ligada, a las herramientas que no sólo hallan las probabilidades de Los sucesos sino también las de los distintos escenarios, facilitando así la posibilidad de establecer una escala de escenarios atendiendo a sus probabilidades de ocurrencia. Esta batería mas formal responde al llamado "Juicio de Expertos". De todos modos no se puede llegar a los decididores o planificadores con el resultado crudo de la computadora.

LA REDACCION DEL ESCENARIO

Sobre este tema hay muy poco escrito y los autores no se juegan dado que cada grupo de analistas, dentro de su sistema de trabajo y para cada contexto particular, adoptan distintos caminos. Pero en general , se ha adoptado la síntesis entre el enfoque literario y el formal como el más adecuado por considerarlo el que mejor puede guiar la reflexión y enriquecer el análisis.

Para nuestro caso particular se aconseja seguir el siguiente orden para la redacción:

DESARROLLE UNA SITUACION GENERAL.

Es necesario ubicar el caso con una descripción inicial del sistema básico y su entorno tal como se lo ha visualizado al comienzo del análisis, de tal forma que los receptores del escenario puedan entrar rápidamente en tema. Los límites, horizontes de tiempo y antecedentes sólo se mencionarán en forma tangencial. No se deben mencionar Los métodos utilizados en el trabajo.

Esta situación debe estar "encaminada" hacia el escenario que se va ha describir. Esto quiere decir que se debe poner más énfasis en aquellos aspectos relevantes seleccionados y debe eliminarse todo aquello no pertinente al objetivo de estudio.

PROSTIQUE ASPECTOS TECNOLOGICOS

En ciertos trabajos, en especial autores norteamericanos, aconsejan introducir algún aspecto tecnológico que permita al receptor situarse con mejor espíritu prospectivo en el horizonte al que va dirigido el escenario. Puede ser que el ejemplo no se encuentre asociado al mismo pero debe ser lo suficientemente creíble como para cumplir su finalidad. No es obligación cumplir este paso, solamente es una ayuda. Fue muy utilizada en su momento la llegada del hombre a la luna. Hoy muchos expertos creen que antes del 2025 será posible sumir a organismos vivos en una especie de sueño hibernal para conservarlos durante mucho tiempo.

TRAME EL ESCENARIO.

Los sucesos no tienen un orden de aparición, pero es necesario presentarlos con cierta coherencia. Esta también debe ser acorde con la situación general y el camino de evolución que se planteará. En el ejemplo que se presentado, se puede observar que los sucesos 5,7 y 9 , polarizan la atención de este escenario. Probablemente este fue un escenario "rosa" y otra cosa sería su contrastado.

La trama de los sucesos parece que presenta algunas dificultades, pero cuando los analistas vienen trabajando un tema durante bastante tiempo les resulta familiar y no tienen inconvenientes para hacerlo. Obviamente la trama de un mismo escenario puede ser distinta según se la presente

ESCRIBA EL ESCENARIO

Por ultimo , se debe proceder a la redacción final. Existe la tentación de redactar sin pasar primero por los pasos previos, esto es una pérdida de tiempo y esfuerzo.

No hay reglas fijas para la redacción , pero se aconseja la brevedad y la claridad. Algunos sostienen que no se debe sobrepasar un máximo de cuatro carillas, pero eso es relativo.

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Autor:

Ganduglia Eugenio Martín

Fecha: Noviembre de 2010