Resumen
El presente Trabajo de Grado, plantea como objetivo general: Proponer dimensiones e indicadores para la evaluación de la gestión logística en la Coordinación de Compras y Servicios de una institución pública o empresa privada, que coadyuve al desarrollo y logro de los objetivos organizacionales, el mismo fue clasificado como una investigación de campo a un nivel proyectivo, bajo la modalidad de proyecto factible y con un diseño no experimental. Para la obtención de la información se diseñó y aplicó un instrumento de recolección de datos (Cuestionario), el cual fue elaborado a partir de la definición de las variables a intervenir, este instrumento fue aplicado al personal administrativo de la Coordinación de Compras y Servicios. En el desarrollo de la Investigación, se logró determinar que la evaluación de la gestión logística de las Coordinaciones, la capacitación, la participación del resto de los coordinadores, los planes de carrera y la implementación de dimensiones e indicadores para la evaluación de la gestión logística, son factores fundamentales para el diseño de estrategias en la Coordinación de Compras y Servicios en instituciones públicas y empresas privadas. Por otro lado, se concluyó que las organizaciones no poseen una sólida y firme política de gestión logística, no se rigen por ningún manual o leyes a la hora de realizar promociones al personal administrativo de esta área. Por último, se diseñaron las dimensiones e indicadores para la evaluación de la gestión logística.
Descriptores: dimensiones e indicadores, evaluación, gestión logística, objetivos organizacionales.
Introducción
Las empresas son unidades económicas que combinan capital y fuerza de trabajo con el objeto de producir bienes o proporcionar servicios para satisfacer las necesidades de la humanidad, recibiendo en contraprestación un beneficio razonable.
Las empresas coordinan esfuerzos y medios instrumentales para realizar su gestión y otorgan una retribución a quienes han cooperado en esta actividad económica. Cada empresa agrupa y coordina elementos propios de un modo particular que la caracteriza, por lo tanto se dice que cada empresa tiene una personalidad propia y se distingue de las demás por su denominación o nombre que la identifica.
En tal sentido, las empresas se dividen en industriales, comerciales y de servicios. Las empresas industriales transforman la materia prima en productos útiles, mientras que las empresas comerciales venden los productos elaborados por las industriales siendo intermediarios entre productores y consumidores. Por otra parte las empresas de servicio son aquellas que prestan un servicio tales transporte, radio, luz, teléfono, entre otros.
Las actividades de empresas requieren de la aplicación de herramientas administrativas, que le ayuden al desempeño funcional de la organización. Estas herramientas aplicables en la administración has tenido una evolución constante en el tiempo, lo cual les brinda confiabilidad.
En vista de las diferentes exigencias de las organizaciones se ha promovido la especialización de la gerencia logística, abarcando el suministro de materia prima para el proceso productivo, el almacenaje de los productos terminados y los medios de transporte que se adecuen al tipo de producto y/o servicio, entre otras.
En esa búsqueda de precios versus calidad, es necesario realizar una evaluación de la gestión logística, para lograr una adecuación proporcional de los procesos actuales, con estrategias novedosas que brinden posibilidades de maximización de los recursos. Para ello, se empleará un diseño de investigación no experimental, de campo, bajo la modalidad de proyecto factible, ya que las variables son ya existentes y no existe la posibilidad de manipularlas.
Desarrollo
La crisis financiera que ha sufrido el mundo desde el año 2008, ha afectado de alguna u otra manera a Venezuela, un país con una economía dependiente de la exportación del petróleo.
Otro aspecto son las medidas económicas que han adoptado los países más afectados por la crisis mundial, tanto financiera como petrolera del año 2008, los precios del crudotuvieron una decaída relevante, la cual fue analizada en la reunión Nro. 148 de la conferencia de la Organización de los Países Exportadores de Petróleo OPEP (2008), generándose un desequilibrio total entre los ingresos y gastos del presupuesto público venezolano, ya que los mismos fueron sobreestimados a tal punto que se adoptó la medida del recorte presupuestario para el ejercicio fiscal entrante del 2009.
Bases Teóricas
Logística
Según Anaya, (2006), "Se relaciona de forma directa con todas las actividades inherentes a los procesos de provisionamiento, fabricación, almacenaje y distribución de productos".
Además el autor anteriormente citado, hace una distinción bastante importante, dado a que la logística no es simplemente una palabra de nuevo cuño, sino una filosofía específica en la forma de gestionar una empresa.
Otra definición de logística, según Martin, (2006), es el proceso de administrar estratégicamente el movimiento y almacenaje de los materiales, partes y producto determinado desde el proveedor a través de la empresa hasta el cliente.
Logística es un término que muchas veces no es tan fácil de definir, esto ocurre debido a que el mismo se encuentra ligado a otros aspectos tales como transporte, comunicación, tecnología, etc; en cada uno de ellos la logística adquiere un significado muy especial y diverso. Para poder comprender mejor su esencia se puede decir que la logística es el grupo de métodos como medios necesarios para realizar la organización de una compañía o empresa, como también un servicio en particular. Se han mencionado previamente distintas definiciones de esta palabra, ya que la logística ha evolucionado de tal forma que se le puede encontrar en la industria militar o técnica, como también en el arte, en la información y la energía.
Objetivo de la logística
Ferrín, A. (2006), reconoce el objeto de la logística como:
El conjunto de actividades que desarrollan las empresas en relación con el aprovisionamiento de materiales y productos, su tratamiento y posterior incorporación a un proceso de fabricación para obtener un producto terminado, el almacenamiento de éste y su distribución a los clientes. (p. 34)
También hace mención a que las empresas de fabricación o montaje adquieren de sus proveedores las materias primas y componentes necesarios para el proceso de fabricación, mientras que las empresas comerciales o de distribución adquieren productos terminados, dentro de esta caracterización se puede agregar también a las empresas prestadoras de servicios, como es el caso de la empresa objeto de estudio.
La logística integral
Councel of Logistic Management en 1986, el proceso de planificación, implementación y control eficiente del flujo efectivo de costes y almacenaje de materiales, inventariados en curso y productos terminados, así como la información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el fin de atender a las necesidades del cliente.
Dicho en términos más sencillos, es el control de flujo de materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar el producto en el punto de venta de acuerdo con los requerimientos del cliente.
Adicional a ello, Anaya (2006), establece que existen dos condicionantes básicos:
a. Máxima rapidez en flujo del producto, la cual va ligada al control del lead-time (tiempos de respuesta).
b. Mínimos costes operacionales, estos se consiguen con un nivel racional y equilibrado de capacidad industrial, una reducción drástica de los niveles de inventario y unos procesos operativos eficientes.
La logística integral no solo abarca a todas las áreas de una empresa, sino también incluye diferentes métodos de producción, dotación y distribución del producto terminado. Aunado a esto la logística integral minimiza los costos de operatividad de cualquier empresa, siempre y cuando se emplee correctamente.
Importancia de la logística
Pau (1998), considera que: "El concepto de logística da a los negocios reglas que permiten a la dirección seguir, valorar, priorizar y controlar todos los distintos elementos de aprovisionamiento y distribución que inciden en la satisfacción del cliente, en los costes y beneficios".
La importancia de la logística viene dada, por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible, algunas de las actividades que pueden derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes:
Aumento de las líneas de producción.
La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.
La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.
Desarrollo de sistemas de información.
Indicadores de gestión logística
Según la información brindada por Anaya (2006): "El proceso logístico comienza con la fijación de objetivos para la totalidad de la actividad empresarial, seguida por los correspondientes targets en términos logísticos".
Los referidos targets o planes de acción se establecen para conseguir una serie de mejoras en aspectos concretos, tales como:
Grado de servicio al cliente.
Flexibilidad industrial.
Reducción de Lead-times.
Fiabilidad de suministros.
Nivelación y reducción de stocks.
Rapidez de suministros a los clientes.
En consecuencia, se desarrolla una serie de planes y acciones concretas para conseguir dichos objetivos de mejora (plan logístico).
Factores condicionantes de la logística
Factores generales:
Según Pau (1998): "existen tres niveles importantes, que condicionan de forma importante la organización logística:
1er nivel:
Abarca la dirección de la empresa, la organización general de la empresa, la relación entre departamentos, además de las políticas generales de: Empresa industrial y empresa comercial.
2do nivel:
Relaciona a la empresa, con su filosofía principal y el factor humano.
3er nivel:
Involucra el entorno, con los factores económicos, factores legales, factores urbanos, la tecnología, los canales de venta, la infraestructura, la demografía, la competencia y los factores sociales.
Todos estos conceptos llamados "Condicionantes", son los que pueden variar la concepción y organización de un área de logística de la empresa.
Los tres niveles condicionantes forman parte del llamado: Logistic – Mix, o sea, el conjunto "ambiental" de cada circuito logístico.
Factores internos de la empresa
Existen dos niveles concretos a considerar:
Los factores controlables, como lo son los stocks, el transporte, los almacenes, el movimiento de materiales, los embalajes y las comunicaciones.
Factores incontrolables, son los factores que vienen condicionados por los parámetros externos y que no pueden ser controlados (pero sí gestionados) por la propia empresa; el producto, donde se toma en cuenta la calidad, la cantidad, la presentación y el precio de venta. Los canales de distribución: Abarca las exigencias, la calidad de servicio, los volúmenes y la estacionalidad.
Factores incontrolables del entorno, este tipo de factores son los que, de forma más importante, condicionan el resto de factores internos: El mercado, el urbanismo, la economía, la legislación, la tecnología y el management.
Todas las variaciones que estos parámetros externos vayan presentando pueden condicionar claramente la planificación estratégica de toda la cadena logística de la empresa.
Gestión
La definición se origina del latín gestio. La gestión, hace referencia a la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Gestionar es realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Administrar, por otra parte, consiste en gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar. Por lo tanto, implica al conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestión es también la dirección o administración de una empresa o de un negocio.
Gestión Logística
Actualmente el trabajar en una empresa dedicada a la comercialización y fabricación de productos críticos para los clientes comprende la velocidad con que se trabaje el flujo logístico, el cual representa un factor muy importante para medir el desempeño de las áreas funcionales de la empresa tanto para los clientes como para la propia empresa.
Por eso en la mayoría de las empresas se consideran tres indicadores para la gestión de la logística: Uno de ellos se le atribuye a la velocidad del ciclo / flujo logístico, desde el momento que se genera el pedido de ventas hasta que se coloca el producto en el cliente, esto ayuda a controlar los cuellos de botella. El segundo indicador tiene que ver con los costos que se agregan a un producto o servicio durante el flujo logístico y en el último indicador es necesario contemplar que ayude a medir el grado de satisfacción del cliente, no por la entrega a tiempo solamente, sino por la calidad misma de tu servicio logístico.
Aprovisionamiento
La palabra sugiere la idea de que hay que comprar o producir algunos bienes para satisfacer necesidades. Una empresa requiere determinados artículos, servicios y equipos para que los funcionarios puedan ejecutar tareas que ella necesita para cumplir con sus objetivos.
Definición de compra
Según Mercado (2006): "Es el conjunto de las operaciones que permiten poner a disposición de la empresa o institución, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad deseadas, todos los materiales, productos y servicios necesarios para el cumplimento de sus objetivos en forma eficaz; todo ello al menor costo posible, sin desmejorar la calidad". (p. 12)
Cuando se hace una compra, se realiza una negociación en la que intervienen el interesado o su representante y los proveedores (vendedores); como se trata de satisfacer necesidades de una empresa o institución, es necesario cumplir con las normas, procedimientos y leyes que regulan el funcionamiento de esta.
Toda compra debe cumplir con ciertos requisitos previsibles, tales como determinación de necesidades, confección de documentos, seguros, capacidad de almacenamiento, artículos por adquirir o producir, controles disponibles, recursos financieros, plazos de compra y entrega, determinación de proveedores, etc.
Función de compras
Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de producción. Heredia, (2009)
Metas globales de compras
1. Proveer de un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operación.
2. Mantener la inversión en inventarios al mínimo.
3. Maximizar la calidad.
4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.
5. Estandarizar materiales disponibles de bajo costo.
6. Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición.
7. Fomentar las relaciones interfuncionales.
Planeación de las compras
La actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio.
La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma.
Pronósticos de compras
Un gerente de compras necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.
Primero se debe observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente existirán en el futuro, es decir, el gerente de compras deberá pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las demás etapas de la adquisición de materiales.
Objetivo de compras
Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado.
Volumen de compras
Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc.
Control de inventarios
Es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.
Políticas de compras
Son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.
Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando la fuga de responsabilidades.
Gestión de compras
Va más allá de la simple interpretación de un intercambio de un bien o un servicio, por una cantidad económica pre-establecida. Se toma como base la planeación, la ejecución y el control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones relacionadas directa o indirectamente con las adquisiciones en la empresa. Heredia, (2009)
Importancia de la gestión de compras
Según Martínez (2007): "La misión general del aprovisionamiento consiste en obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado." (p.10)
Conclusiones
En atención al primer objetivo específico, se aprecia como hallazgo significativo que las Instituciones y empresas privadas no poseen una sólida y firme política de selección de las áreas de asignación de recursos, por cuanto no está contemplado ni el tiempo que posee la organización ni el nivel de gestión logística de ésta, para alcanzar su asignación.
La mayoría del personal administrativo desconoce las normativas que rigen las políticas de selección de las áreas, debido a que la Institución no informa sobre las normas y procedimientos formales para conceder estas asignaciones, lo que evidencia que no existen políticas de selección o no se rigen por ningún manual o leyes a la hora de realizar una asignación de este tipo.
Dimensiones e indicadores para la evaluación de la gestión logística en una Coordinación de Compras y Servicios
La precisión de dimensiones e indicadores debe convertirse en una herramienta para la evaluación de la gestión logística, la que debe permitir el desarrollo, superación y capacitación de los directivos en función de los objetivos de trabajo. La tendencia actual en Venezuela es el intento de lograr, sin conseguirlo aún, una evaluación más integral y globalizadora, de manera que refleje en los distintos momentos del proceso de dirección, el nivel de desarrollo alcanzado por la personalidad de los directivos y las manifestaciones del proceso y del resultado a alcanzar.
Dada la complejidad para la evaluación del concepto gestión logística, así como la necesidad de su evaluación sistemática es necesario establecer una serie de parámetros que permiten obtener juicios de valor fiables, obtenidos a partir de una evaluación precisa. Estos parámetros deben ser las dimensiones, indicadores que faciliten la operacionalización del concepto.
Al consultar la literatura se pudo constatar que varios autores: Addine (1996), Gantti y Castro (1996), Forgas (1999), López (2000) y Guerra (2000), en dependencia del grado de generalidad del aspecto o cualidad a evaluar, utilizan los términos variables, dimensiones, cualidades, indicadores, sin que se aprecie criterio unánime al respecto, si bien hay una tendencia a considerar la variable como lo más general y los indicadores como lo más específico.
Para la gestión logística objeto de esta investigación, se utiliza el término dimensiones para significar los aspectos más generales y se denomina indicadores a los aspectos más específicos que permiten obtener informaciones completas para caracterizar la dimensión [Castro (1996), Addine (1996), Gadatti (1996) y López, (2000)].
Los fundamentos teóricos asumidos permiten proponer las siguientes dimensiones e Indicadores para evaluar la gestión logística de esta organización, las que se presentan a continuación:
Dimensión socio-psicológica
Atendiendo que el proceso medular de la organización es el proceso de atención de personal del área logística, el dominio de esta dimensión abarca los aspectos inherentes a las relaciones humanas en la actividad de dirección, como son el estilo de dirección que se utiliza para lograrlo, la motivación, la comunicación, el trabajo con los subordinados y el liderazgo. De esta manera, esta dimensión quedaría:
Las acciones propuestas dentro de la gestión logística propician la motivación, la comunicación, el trabajo con los subordinados y el liderazgo.
Muy adecuado – Se cumple esta formulación totalmente.
Adecuado – las acciones diseñadas no siempre promueven un estilo de dirección que logre la motivación, la comunicación, el trabajo con los subordinados y el liderazgo.
No adecuado – las acciones diseñadas no promueven un estilo de dirección que logre la motivación, la comunicación, el trabajo con los subordinados y el liderazgo.
Indicadores
Se proponen acciones donde los directivos demuestren originalidad al desarrollar el trabajo con los subordinados.
Se creación de espacios para al diálogo con los subordinados.
Se promueven acciones para facilitar la recepción de las demandas de los subordinados.
Se establecen las pautas para profundizar y desarrollar la critica a los subordinados.
Se posibilita la demostración de iniciativas en la ejecución del desempeño profesional de los directivos.
Se establecen criterios para estimular y sancionar los resultados individuales y colectivos de los trabajadores.
Se facilita percibir las relaciones que se establecen entre los miembros de la organización.
Se precisa la combinación de los diferentes estilos de dirección de forma armónica.
Dimensión: Técnico organizativa
En esta dimensión se integran los aspectos técnicos de la dirección, relacionados con las funciones de dirección, la toma de decisiones, la delegación de autoridad, la organización del tiempo, la administración de recursos, entre otros, en función del proceso de dirección de la organización.
Para evaluar esta dimensión a partir de sus indicadores, se establece lo siguiente:
Las acciones propuestas dentro de la gestión logística propician la toma de decisiones, la delegación de autoridad, la organización del tiempo, la administración de recursos, entre otros, en función del proceso de dirección de la organización.
Muy adecuado – Se cumple esta formulación totalmente.
Adecuado – las acciones diseñadas no siempre promueven la toma de decisiones, la delegación de autoridad, la organización del tiempo, la administración de recursos, en función del proceso de dirección de la organización.
No adecuado – las acciones diseñadas no promueven la toma de decisiones, la delegación de autoridad, la organización del tiempo, la administración de recursos, en función del proceso de dirección de la organización.
Indicadores
Se precisan las capacidades que deben demostrar los directivos en el desarrollo de las funciones de dirección en aspectos logísticos.
Se establecen los lineamientos para administrar los recursos materiales bajo su responsabilidad.
Se establecen los niveles de originalidad que deben demostrar los directivos al emplear los métodos y técnicas de dirección.
Se precisión las acciones para demostrar sus capacidades en la toma de decisiones.
Se establecen acciones para demostrar originalidad a la hora de interpretar y adecuar las orientaciones recibidas por los niveles organizacionales superiores a las situaciones logísticas concretas de su organización.
Se promueve la delegación de tareas de orden administrativo, logístico y laboral.
Se facilita la rapidez para organizar el aspecto logístico de los directivos a los diferentes niveles organizacionales.
Se precisión las acciones para conducir la organización dentro del proceso de dirección.
Dimensión: Dimensión Técnico Profesional
En esta dimensión se integran los aspectos inherentes a la esfera profesional del directivo, relacionados con su preparación logística, gerencial y científica, para lo cual se establece para su medición que:
Las acciones propuestas dentro de la gestión logística integran los aspectos inherentes a la esfera profesional del directivo, relacionados con su preparación logística, gerencial y científica.
Muy adecuado – Se cumple esta formulación totalmente.
Adecuado – las acciones diseñadas no siempre integran los aspectos inherentes a la esfera profesional del directivo, relacionados con su preparación logística, gerencial y científica.
No adecuado – las acciones diseñadas no promueven, ni integran los aspectos inherentes a la esfera profesional del directivo, relacionados con su preparación logística, gerencial y científica.
Indicadores:
Se crean espacios para que los directivos demuestren originalidad para dirigir la actividad logística dentro de la organización.
Se precisan acciones para dirigir el trabajo de los diferentes órganos de dirección y técnicos.
Se promueve la profundización en el dominio de los documentos que rigen la política gerencial dentro de la Coordinación de Compras y Servicios, de la Alcaldía del Municipio Vargas.
Se precisa en el empleo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación como herramientas para la gestión del proceso de dirección objeto de estudio.
Se realizan las precisiones pertinentes para dirigir el diagnóstico de los aspectos logísticos dentro de la organización.
Se establecen pautas para dirigir con originalidad las estrategias gerenciales de los diferentes niveles organizacionales, incluyendo los aspectos logísticos.
Se establecen las acciones necesarias para dirigir el trabajo con las otras coordinaciones.
Se precisan acciones para coordinar el trabajo con las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, públicas y privadas que se ubican de su radio de acción.
Se promueven acciones logísticas para que los directivos a todos los niveles organizacionales profundicen en el dominio de la Gerencia y ciencias afines.
Como pudo apreciarse para cada una de las dimensiones se proponen los indicadores y la escala que sirve de base para evaluarlos. En general, para todos los indicadores se tendrá en cuenta la escala valorativa siguiente:
No adecuado – No se cumple el indicador o la pertinencia es muy baja.
Adecuado – Se cumple el indicador parcialmente o con algunas insuficiencias, por lo que los resultados no siempre son satisfactorios.
Muy Adecuado – Se cumple el indicador totalmente, sin deficiencias; y se obtienen buenos resultados con una tendencia ascendente.
Cuando se trata de indicadores cuantitativos se debe considerar:
No adecuado – Cuando se cumple en el 60% o menos.
Adecuado – Cuando se cumple en más del 60% y hasta el índice que muestra el indicador menos 1 (- 1).
Muy Adecuado – Cuando se cumple el índice fijado por el indicador o es superior.
Referencias bibliográficas
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Werther y Davis (2000). Administración de Personal y Recursos Humanos. (4ª ed.). México: McGraw Hill.
Confiabilidad Estadística
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Autor:
Licda. Liss Hallis Bolívar Peña,
Dr. Enrique Pacheco,
Dra. Corimar Guzmán.