Metodología aplicada para elaborar un Manual de Organización de una Escuela (página 2)

Objetivos del Manual de Organización

 La creación de manuales de organización en nuestras entidades agrupa los siguientes objetivos:

• Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visión de conjunto de la organización, o sea, la organización como un sistema.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad organizativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar  omisiones.
• Apoyar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, para facilitar su incorporación a las diferentes unidades organizativas.
• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los costos de operaciones de la organización.  
• Definir el flujo de información que permita la aplicación del sistema de información y comunicación.
• Servir de base para la aplicación de los sistemas de Control Interno, Calidad, etc., permitiendo un ambiente de control organizacional.
• Permitir realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal.

1. Manual de Organización de la EHTSC

Teniendo en cuenta las características y necesidades de la Escuela, así como las exigencias de los organismos superiores e instituciones externas el Manual de Organización abarca todas las unidades organizativas de la entidad y tiene por objeto dar una visión integral de la organización, orientado a propiciar una mayor coordinación entre el personal de la  Escuela, ya que facilita la identificación de las funciones dentro de un contexto general y sirve como instrumento de consulta al público interesado en conocer la organización de las unidades organizativas.

Su elaboración:

Para la realización del trabajo se partió de una revisión bibliográfica que consideró los enfoques sobre control interno, estructuración de empresas, resoluciones. Se tuvo en cuenta la Tesis de Maestría desarrollada por el autor en la que se hizo un análisis técnico y detallado de la estructura de la Escuela. Además, se entrevistó a todos los miembros del Consejo de Dirección, jefes de unidades, y al personal necesario para la obtención de información sobre las características de cada unidad; misiones, objetivos, funciones, entre otros elementos indispensables para el desarrollo del trabajo.

La necesidad de la elaboración del Manual de Organización surge a partir del diagnóstico que le realizamos la Escuela de Hotelería y Turismo de Santiago de Cuba en relación a la implementación del Sistema de Control Interno. Detectándose deficiencias en la elaboración del Expediente de Control interno, y la no conformación del Manual de Organización.

A partir de esta problemática, reelaboramos el Expediente de Control Interno. Además, confeccionamos el Manual de Organización de la Escuela para el cual tuvimos en cuenta los siguientes pasos:

1. Análisis de la estructura de la Escuela.
2. Diseño de la estructura del Manual de Organización.
3. Revisión de Resoluciones, reglamentos y documentos necesarios.
4. Reunión de asesoramiento con el Comité de Control Interno, Consejo de Dirección y Jefes de Áreas.
5. Trabajo con los implicados.
6. Presentación de la primera versión del Manual.

Explicación de cada Paso:

Análisis de la estructura de la Escuela.

En este aspecto se tuvieron en cuenta los resultados de la Tesis de Maestría desarrollada por el autor que partieron de los elementos siguientes:

• Análisis de las necesidades globales de la Escuela: Objeto Social, Misión, Objetivos, Estrategias, El Sistema Técnico para desarrollar el trabajo, y los recursos con que cuenta el Centro en sentido general.
• Análisis histórico de la Escuela, desde su fundación hasta el contexto actual en el que se desempeña la misma.
• Diagnóstico de la cultura vigente en el centro.
• Análisis del comportamiento en la escuela, del concepto de Mintzberg sobre estructura, el cual plantea que es la "forma en que se divide el trabajo en tareas distintas, siguiendo luego la coordinación de las mismas.
• Análisis del funcionamiento de la Escuela, partiendo de las cinco partes de la organización según Mintzberg y el organigrama actual del centro.
• Análisis del comportamiento de los parámetros de diseño planteado por Mintzberg, además del análisis de puestos de trabajo del Centro ( Puestos: Profesor, Operario General de Mantenimiento, Asesor Jurídico).
• Análisis del comportamiento de los factores de contingencia.

Diseño de la estructura del Manual de Organización.

Los puntos que a continuación se relacionan integran el Manual de Organización de la EHTSC. 

1 Portada del manual

Aparece el logotipo de la Escuela, nombre de la misma, una fotografía del edificio donde se encuentra ubicada,

2 Hoja de identificación de firmas

Contiene el nombre, cargo y firma de las personas responsables de validar la información contenida en cada hoja del manual, comenzando con la Directora Nacional, el Director de la Escuela y los Subdirectores

3 Índice

 Este se estructura por la relación de capítulos o partes que conforman el manual

4 Introducción

Se define organización y se plasma el concepto de Manual de organización. Además quedan especificados los objetivos del Manual y la forma como fue confeccionado el mismo

5 Antecedentes Históricos

Se describe la evolución orgánica-funcional de la Escuela, partiendo desde los orígenes de la misma. Se incluye la información sobresaliente de su desarrollo histórico.

6 Marco Jurídico Administrativo

Se plasma el Objeto Social en el que aparecen las atribuciones que sustenta el funcionamiento de la entidad.

7 Elementos Estructurales

Se clasifica el tipo de estructura que tiene la Escuela.

Se especifica la plantilla general del Centro.

Se definen los componentes físicos de la estructura.

7.1 Funcionamiento General de la Escuela.

Se describe el funcionamiento de la misma según las partes componentes de una organización.

Se definen los Mecanismos de coordinación, partiendo de tres elementos de la estructura: el Núcleo de Operaciones del área docente, el Staff de Apoyo (área administrativa) y el Núcleo de Operaciones del Hotel Escuela.

2. Estructura Orgánica.

Se identifica la posición que tiene cada unidad organizativa y la autoridad del dirigente, en orden descendente según el organigrama general.

Se especifican los objetivos de cada unidad y el nivel de subordinación.

Se definen los mecanismos de coordinación del trabajo entre las unidades.

7.3 Atribuciones.

Se describen en forma textual las atribuciones conferidas a las unidades organizativas por las disposiciones jurídicas que dan base a sus actividades

7.4 Organigrama General

Representa los órganos principales de la entidad y sus interrelaciones básicas. (Organigrama aprobado). Además, con el estudio realizado quedó definido el organigrama funcional, a través del cual se realizan los diferentes flujos que atraviesan la Escuela y que se debe tener en cuenta para la realización de los posibles cambios estructurales.

7.5 Organigramas Específicos.

Representa la estructura interna de cada unidad de la Escuela. Nivel de autoridad, subordinación y responsabilidad.

7.5.1 Flujo de trabajo Restauración. Hotel Escuela

Aparece el flujo de trabajo del área de restauración incluyendo las entradas (insumos, recursos, información, etc.), subprocesos y las salidas (los servicios que se prestan, los productos que se brindan). Representa la cadena Proveedor – cliente – Proveedor – Cliente, especificado en: Proveedores – Área de Abastecimiento – Área Elaboración – Puntos de Ventas – Clientes

7.5.2 Flujo de trabajo Alojamiento. Hotel Escuela

Aparece el flujo de trabajo del área de alojamiento incluyendo las entradas (insumos, recursos, información, etc.), subprocesos y las salidas (los servicios que se prestan, los insumos que se brindan). Representa la cadena Proveedor – cliente – Proveedor – Cliente, especificado en: Proveedores – Área de Abastecimiento – Área de Alojamiento – Clientes.

7.6 Estructura Funcional.

Se describen las actividades inherentes a cada uno de los cargos de las unidades administrativas contenidos en la estructura orgánica, que permiten cumplir con sus responsabilidades y deberes. En ella aparecen:

• Ocupación
• Categoría ocupacional
• Nivel de Subordinación
• Grupo escala
• Funciones

7.7 Sistema Informativo.

Se describe el Cuadro de Origen y Destino de la Información de cada unidad inherente al Sistema de Información del Centro, atendiendo a la estrategia y programa de operaciones de la Escuela, dando cumplimiento de esa forma, entre otros, al Decreto Ley No. 221 de los Archivos de la Republica de Cuba, al quedar establecido que cada unidad debe crear sus tipos de archivos (de Gestión, Auxiliares). En el Cuadro aparecen los elementos siguientes:

• Información
• Responsable de la Información
• Tema que trata
• Periodicidad
• Destino

8 Conclusiones

Se relacionan los elementos relevantes contemplados en el Manual de Organización de la Escuela.

9 Bibliografía Utilizada.

Para desarrollar el punto relacionado con las funciones y contenidos de trabajos de los diferentes cargos se consultó una variada bibliografía entre las cuales tenemos:

• Balancista distribuidor.doc
• Chofer D [1].doc.
• Contenido de Sucar.doc
• Contenido de trabajo (Dpete[1]. Almacn).doc
• Contenido de trabajo chofer comprador.doc
• Contenido de trabajo.doc
• Contenido trabajo chofer distribuidor estibador Mecnico.doc
• Contenido trabajo chofer distribuidor estibador.doc
• Especialista en MTT e inversiones.doc
• Operario de mantenimiento general.doc
• Resolución 108 calificador común técnico.pdf
• Resolución 112 calificador turismo.pdf
• Resolución 15 2003.pdf
• Resolución No [1]. 165-2006 Encargado de Almacén.pdf
• Subdirector Administrativo 06.doc
• Técnico en Abastecimiento Ramal.doc
• Unión de Empresas Estatales Gaceta.pdf
• Funciones y Facultades.doc
• Resolución 1 2003.pdf
• Calificador MINED cargos 17 08 05 _4_.pdf.

A continuación seguimos con el desarrollo de los pasos para la confección del Manual.

Revisión de Resoluciones, reglamentos y documentos necesarios.

Para el trabajo con las funciones de los cargos y su actualización se analizaron una serie de resoluciones, calificadores de cargos y documentos que permitieron completar estos elementos del manual.

Reunión de asesoramiento con el Comité de Control Interno, Consejo de Dirección y Jefes de Áreas.

A todos los miembros del Comité de Control Interno, Consejo de Dirección y Jefes de Áreas se les dio asesoramiento sobre el trabajo que se estaba realizando en relación a la elaboración del Manual de Organización, teniendo en cuenta las informaciones y elementos que cada cual debía aportar en el momento determinado. Además, se elaboraron y distribuyeron cronogramas de trabajo, planes de acción que permitieron una mejor organización del trabajo y los cuales exponemos continuación:

FORMATUR. SANTIAGO DE CUBA.

Control Interno. Cronograma de trabajo

Mes: Octubre/07

Semana: del 1 – 5

Además:

Nota1: Tener elaborados los objetivos de trabajo de cada unidad

Nota2: Entregar las funciones de cada puesto de trabajo por individual.

Nota3: Traer elaborados los organigramas específicos según modelo entregado.

Elaborado por: MSc. Pedro Manuel Pérez Solórzano. Aprobado por: MSc. Ramón Simón Ricardo.

Profesor Director.

CONTROL INTERNO EHTSC.

Plan de acción para culminar el Manual de Organización.

Nota: Dar participación a los colaboradores de las áreas (unidades, departamentos), para el cumplimiento de las tareas.

Fecha de elaboración: Martes, 18 de septiembre de 2007. Elaborado por: MSc. Pedro Manuel Pérez Solórzano. Profesor

Aprobado por: MSC. Ramón Simón Ricardo. Director.

EHTSC.

CONTROL INTERNO.

Relación de tareas que faltan para culminar el Manual de Organización de la Escuela, y las unidades que deben accionar para cumplir con las mismas.

Elaborado por: MSc. Pedro Manuel Pérez Solórzano. Aprobado por: MSc. Ramón Simón Ricardo.

Profesor Director.

Trabajo con los implicados.

El autor desarrolló despachos con todos los implicados en la elaboración del Manual de Organización. Comenzando con el Director de la Escuela, Los Subdirectores, Jefes de Departamentos y unidades. Todos fueron aportando las informaciones y elementos necesarios que enriquecieron el trabajo. La parte más laboriosa fue con la representante del área de Recursos Humanos por la cantidad de información que se tuvo manejar.

Presentación de la primera versión del Manual.

Luego de culminada la primera versión del Manual de Organización se realizó una impresión de la misma para su validación por la Dirección de la Escuela.

Es bueno destacar que ésta versión ya fue sometida a diferentes visitas de inspección con buenos resultados. La primera fue de los Directores de las Escuelas FORMATUR y luego por una Inspección Gubernamental. Para su segunda versión el Manual quedará enriquecido con nuevos elementos estructurales.

Conclusiones.

El Sistema Organizativo es un elemento indispensable a tener en cuenta en el trabajo administrativo y puede quedar representado a través del Manual de Organización.

Los seis pasos desarrollados para la elaboración del Manual de organización de la Escuela podrían constituir una guía para desarrollar esta importante tarea en las organizaciones.

Recomendaciones.

1. Desarrollar Procesos de Consultoría a las instalaciones del Sector del Turismo que lo necesiten y soliciten, a partir de la metodología desarrollada.

Bibliografía.

• Análisis de la estructura de la Escuela de Hotelería y Turismo "Orlando Fernández Montes de Oca" de Santiago de Cuba. Tesis en opción del título de Máster en Dirección. Lic. Pedro Manuel Pérez Solórzano. 2005
• Manual de Organización de la Escuela de Hotelería y Turismo "Orlando Fernández Montes de Oca" de Santiago de Cuba. Primera Versión. MSc. Pedro Manuel Pérez Solórzano. 2007
• Metodología de cómo hacer el Manual de Organización. Monografías.com
• Resolución No.297 – 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.
• Cooper&Librand S.A. (1992), Informe COSO, Instituto de Auditores Internos de España.

Datos del Autor Actualizados.

Autor

MSc. Pedo Manuel Pérez Solórzano

Profesor Departo – Gestión y Turismo

Escuela de Hotelería y Turismo "Orlando Fernández Montes de Oca" – Santiago de Cuba – Año 2007