Metodología aplicada para elaborar un Manual de Organización de una Escuela

1. Resumen
3. Desarrollo
4. Objetivos del Manual de Organización
5. Manual de Organización de la EHTSC  
6. Explicación de cada Paso
7. Desarrollo de los pasos para la confección del Manual
8. Conclusiones
9. Recomendaciones
10. Bibliografía

Metodología aplicada para la elaboración del Manual de Organización de la Escuela de Hotelería y Turismo "Orlando Fernández Montes de Oca" de Santiago de Cuba

RESUMEN

Teniendo en cuenta las exigencias actuales del Sistema Empresarial Cubano y FORMATUR, desarrollamos un diagnóstico en la Escuela de Hotelería y Turismo de Santiago de Cuba en relación a la implementación del Sistema de Control Interno. Detectándose deficiencias en la elaboración del Expediente de Control interno, y la no conformación del Manual de Organización.

A partir de esta problemática, reelaboramos el Expediente de Control Interno y confeccionamos el Manual de Organización de la Escuela. El presente trabajo tiene como objetivo explicar la metodología aplicada para la elaboración del Manual de Organización, así como el trabajo realizado para la confección del mismo de manera que contribuya a facilitar una documentación en esta temática de todo aquel que lo necesite.

Para la realización del trabajo se partió de una revisión bibliográfica que consideró los enfoques sobre control interno, estructuración de empresas, resoluciones. Se tuvo en cuenta la Tesis de Maestría desarrollada por el autor en la que se hizo un análisis técnico y detallado de la estructura de la Escuela. Además, se entrevistó a todos los miembros del Consejo de Dirección, jefes de unidades, y al personal necesario para la obtención de información sobre las características de cada unidad; misiones, objetivos, funciones, entre otros elementos indispensables para el desarrollo del trabajo.

Este trabajo constituye una metodología donde se incluyen elementos que son necesarios para la definición y conformación de la estructura de una entidad docente o del sistema empresarial cubano.

Introducción

Este trabajo se llevó a cabo por la necesidad de profundizar en lo relacionado a la metodología para la elaboración del manual de organización. Existen diversos enfoques y nosotros nos apoyamos en el trabajo "Metodología de cómo hacer el Manual de Organización", enriqueciéndolo con elementos que consideramos que se deben incorporar a la elaboración del Manual por lo que este significa.

Con la explicación de la metodología aplicada para la elaboración del Manual de Organización, así como el trabajo realizado para la confección del mismo estamos contribuyendo a facilitar una guía en esta temática para todo aquel que necesite desarrollar este elemento tan importante para lograr un ambiente de control.

Desarrollo

Organizar es integrar, estructurar y relacionar todos los recursos de una entidad y sus funciones bajo la responsabilidad y coordinación de una autoridad, con el fin de lograr sus planes y objetivos señalados, por lo tanto cuando hablamos de organización se debe tener en cuenta: 1) la identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, 3) la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y, 4) las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en una similar) y verticalmente (por ejemplo, las oficinas centrales corporativas, la división y el departamento) en la estructura organizacional.

En la metodología se tuvo en cuenta, además, lo planteado por Harold Koontz en su obra Administración una perspectiva global (p.244, 257), sobre "La lógica de organizar" en la que dice:

"…, el proceso de organización consiste en los siguientes seis pasos:

1. Establecer los objetivos de la empresa.
2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3. Identificar y clarificar las actividades necesarias para lograrlos.
4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información..

Para la aplicación tanto del Sistema de Control Interno, del Sistema de Calidad, así como de cualquier otro sistema en una empresa, se debe hacer sobre la base de una estructura previamente analizada y ajustada a la realidad de la organización; que responda a su misión, objetivos, estrategias, etc.

Dicha estructura se representa a través del Manual de Organización que no es más que un Manual Administrativo y constituye una revisión detallada, por escrito, de la organización formal de cualquier entidad que se realiza a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura y cuyo objetivo es instruir al personal en aspectos tales como: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc. Con la finalidad de lograr una mayor eficiencia en el desempeño de sus tareas.