La Dirección Integrada por Proyectos ( Project Management ) en el marco de la Ciencia y la Innovación Tecnológica

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Indice1. Introducción 2. Visión de la Dirección Estratégica Integrada para los proyectos de investigaciones. 4. Diseño del proyecto. 5. Ejecución del proyecto. 6. Uso de las redes informáticas en el trabajo en equipo 7. Cierre del proyecto. 8. Consideraciones finales. 9. Bibliografía.

1. Introducción

Es un reto imprescindible para la Ciencia y Técnica la utilización de los sistemas informáticos profesionales mas actualizados en gestión de proyectos haciendo uso de las NTIC en función de la efectividad del sistema. La política de tomar el proyecto como la unidad básica del sistema y el medio para lograr la integración de la estructura funcional conduce al éxito de la institución. El proyecto en formato electrónico está siendo empleado por especialistas en diversos centros y se pretende en un corto plazo brindarle la oportunidad al resto de los especialistas el uso de estas tecnologías apoyadas por las redes informáticas existentes, la Intranet o Internet. En el contenido del tema se desarrolla una síntesis de la metodología empleada para la planificación y control de los proyectos de investigaciones y se destaca el uso de las herramientas informáticas para dar solución a los problemas profesionales tomando como base en el análisis los sistemas como el Microsoft Project 2002 y el Web Central, así como su integración con los componentes básicos del Microsoft Office 2000.

Tomando como base las necesidades del entorno y el desarrollo alcanzado en la aplicación de la DIP se hace necesario el uso de una herramienta que permita la instrumentación de la misma. En el contenido se desarrolla un procedimiento donde se integra estratégicamente, la dirección por objetivos, la planificación con enfoque sistémico, la dirección de la calidad, el uso de sistemas de costos avanzados, la contabilidad, la aplicación de las NTIC y la logística tomando como base un sistema informático único ( MS Project 2 002 ) capaz de garantizar la gerencia por proyectos y potenciar su uso en las empresas. En el contenido se analiza la secuencia de ejecución, tomando como base el método de redes, apoyado en un sistema informático que permite la aplicación de los algoritmos de optimización, evaluación de variantes, análisis de costo y tiempo. Se obtiene el diagrama de barras, la curva de distribución de recursos, los balances, el fondo de recursos compartidos y el estudio logístico para garantizar el suministro en función de la programación y alcanzar los objetivos previstos en el marco del presupuesto, acortando los plazos de ejecución con la calidad requerida por el cliente. En el proceso del control de ejecución, se desarrolla la evaluación del proyecto, con técnicas de diagnóstico y pronóstico que brindan elementos para la toma de decisiones y una gestión de proyecto efectiva a nivel de la institución, integrando la estructura funcional en apoyo al logro de los objetivos de los proyectos de investigaciones.

El sistema de cortes haciendo uso de los hitos, las líneas de progreso y las tablas de seguimiento con la vinculación en Excel y los complementos del Office, permiten evaluar el comportamiento del proyecto, todo lo cual garantiza la correcta dirección del mismo a partir de tomar las decisiones en función del cumplimiento de los objetivos y la satisfacción del cliente haciendo uso del correo electrónico, el Outlook, los servidores y las páginas Web. Las bases de datos de proyectos en ejecución y terminados brindan un sistema de conocimientos en función de la mejora continua de la calidad de los proyectos de investigaciones.

El desarrollo acelerado de la Ciencia y la Técnica, el desarrollo de la capacidad científica del hombre, la política de organización por proyectos, las NTIC y las tecnologías de avanzada crean la condiciones necesarias para la aplicación de la Dirección Integrada por Proyectos (DIP) con el apoyo de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TIC). El reto actual al que se enfrenta la Ciencia y la Técnica hacen cada día mas necesaria la aplicación de técnicas de organización y dirección acordes con el entorno, creando las condiciones para lograr proyectos de alta calidad en función de las necesidades del cliente. El entorno actual requiere de un desarrollo armónico entre las tecnologías, los recursos y los sistemas integrales de dirección con el objetivo de obtener proyectos competitivos de alta calidad con el propósito de dar cumplimiento a los objetivos en los plazos de tiempo programados, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida en los proyectos de investigaciones.

El Proceso de ( I + D ) está presente de una u otra forma en todas las empresas de producción y/o servicio y es el motor impulsor de las aplicaciones y generalizaciones que mantienen la imagen, la competitividad y la lucha por la excelencia. La introducción de la Ciencia y la Técnica en la empresa requiere de una adecuación a sus propias características y es lo que comúnmente se denomina traje a la medida. Por tanto la transferencia de tecnología o generalización de resultados requieren de una adecuación que en ocasiones se apoya en la investigación. En ocasiones cuando las transformaciones son importantes y el riesgo es apreciable, se requiere del apoyo de una investigación básica o aplicada para garantizar el éxito. Estos trabajos se ejecutan regularmente con la cooperación de las Universidades o Centros de Investigaciones.

La Ciencia y la Técnica es un proceso en el que participan un conjunto de áreas de la estructura funcional que requieren de una integración del sistema para garantizar su éxito, haciendo uso del proyecto como medio de lograrla. La Ciencia y la Técnica tienen como objetivo brindar las soluciones a las necesidades del desarrollo social, tomando como unidad básica organizativa el proyecto. La determinación de, qué es necesario hacer, pasa por un proceso de evaluación colectiva, la participación de expertos, la selección del director del proyecto y su equipo. La Integración de las áreas de Investigaciones, Posgrado, Relaciones Internacionales, el Consejo Científico, Economía y Computación, en los centros en un proceso que tiene como objetivo lograr el éxito del proyecto y el desarrollo del centro.

Para lograr este propósito se hace necesario integrar en el proyecto la dirección estratégica, la dirección de la calidad, los sistemas de costos avanzados, la contabilidad y la logística, [12] apoyados por las TIC en función de la Ciencia y la Técnica. El uso de las TIC, con un enfoque sistémico, permite establecer un sistema de Dirección por Proyectos capaz de garantizar su desarrollo desde la etapa de Concepción, Planificación y Programación hasta el Control de la Ejecución, haciendo uso de técnicas de diagnóstico y pronósticos con el uso de los sistemas informáticos profesionales y los complementos del Office. El tema desarrollado tiene como objetivo la aplicación de una metodología para la organización y dirección de proyectos en el sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica.

En la metodología propuesta se analizan las etapas fundamentales de la elaboración de proyectos tomando como base el método de redes apoyado por los sistemas informáticos profesionales más actualizados como el Microsoft Project 2002 y los complementos básicos del Office 2000. Se desarrolla la aplicación de los algoritmos de optimización, evaluación de variantes y análisis de costo y tiempo. Se obtiene el cronograma de ejecución y la curva de distribución de los recursos claves en función de la programación. En el proceso del control de ejecución, se desarrolla la evaluación del proyecto o conjunto de proyectos, con técnicas de diagnóstico y pronóstico sobre la base de una visión estratégica que brindan los elementos necesarios para la toma de decisiones en el marco de la DIP apoyada por el uso de las redes informáticas, los servidores y el correo electrónico.

2. Visión de la Dirección Estratégica Integrada para los proyectos de investigaciones.

Para formular los objetivos mencionados anteriormente, se hace necesario desarrollar la visión a partir de la evaluación de los modelos de pronósticos del entorno para el próximo quinquenio que estarán asociados a los siguientes aspectos:

Se desarrolla con éxito la estrategia de fortalecimiento e integración del proceso de Ciencia y Técnica tomando como unidad básica organizativa el PROYECTO.
El proyecto es la unidad básica organizativa en la que se materializa la integración de las fortalezas científicas en función de un resultado promisorio. Las tareas de los proyectos constituyen la unidad mínima de control.
La concepción de los proyectos multidisciplinarios se elabora por equipos de expertos seleccionando el director del proyecto y su equipo. Se estimula el desarrollo de la SINERGIA. El director con su equipo ejecuta lo aprobado por el colectivo de expertos.
La integración, coordinación y cooperación entre las universidades y centros de investigaciones se facilita con la comunicación a distancia para garantizar la continuidad de los proyectos. El uso de los recursos compartidos a distancia en los proyectos permite un uso racional de los mismos.
Las teleconferencias, colaboratorios y comunicaciones a distancia se facilitan si se dispone de los proyectos actualizados en formato electrónico.
Se hace uso del fondo de recursos compartidos en el proceso de planificación y control de ejecución.
El proyecto es una de las principales vías para la búsqueda de financiamiento tanto nacional como internacional. El formato electrónico y las TIC facilitan este proceso.
El área de computación garantiza la logística informática para la actualización de las bases de datos, la publicación de los resultados y el tráfico informático de proyectos a través de las redes
El Consejo Científico elabora la política de Ciencia y Técnica y se apoya en las TIC para verificar el cumplimiento de la misma.
Todos los proyectos elaboran su fase de concepción y una vez aprobados por el nivel correspondiente se procede a su inscripción y depósito en la red para su publicación en la base de datos de proyectos en ejecución.
El proyecto se lleva a un formato electrónico para facilitar su publicación en la red y el acceso de las partes interesadas, tanto a la concepción como a su control de ejecución.
El proceso de comercialización de los resultados de la Ciencia y la Técnica, se materializa en proyectos. Se identifica el negocio con el proyecto. Se define el flujo de caja, TIR, VAN y el Periodo de Recuperación con el apoyo de las TIC.
La dirección de Economía publica toda la información necesaria (tasas, normas de producción y consumo, bases de datos de proveedores de productos y fichas de costo entre otras) para facilitar la elaboración de los presupuestos y contratos.
Las relaciones contractuales juegan un papel importante en la negociación y en el éxito de los proyectos.
El proyecto en formato electrónico facilita la comunicación, su actualización a distancia, contribuye con la calidad del mismo y eleva las posibilidades de éxito en los procesos de licitación en busca de financiamiento.
La producción científico técnica, asociada a tareas y resultados del proyecto, es publicada en la red a través de los proyectos. Se facilita a los investigadores el acceso a la producción científica a través de la red.
Los resultados de los proyectos retroalimentan los procesos docentes de pregrado y postgrado.
Los postgrados contribuyen con la generalización de los resultados de Ciencia y Técnica. Las plataformas informáticas y los modelos pedagógicos facilitan el trabajo de capacitación personalizada en el proceso de aplicación y generalización de los resultados.
Se desarrollan las asesorías, consultorías y cursos necesarios para garantizar la capacitación y generalización de la gerencia por proyectos.
Se garantiza el apoyo de publicaciones, libros y CD para facilitar la capacitación.
Los doctorados forman parte esencial de los proyectos, se representan como subproyectos, se benefician del financiamiento y contribuyen con sus resultados.
La Dirección de Relaciones Internacionales facilita la colaboración por proyecto y se informa, apoyado por las TIC, del cumplimiento de los compromisos internacionales, salidas internacionales como necesidades de los proyectos y del uso del financiamiento internacional.
Las direcciones y departamentos de computación apoyan al director del proyecto y partes interesadas en las publicaciones y administración de la información a través de las TIC.
La actualización del proyecto se ejecuta por cortes en función del avance físico en el cronograma de ejecución
El Web Central, MS Project 2 002 y el Outlook facilitan la aplicación de las técnicas de trabajo en equipo.
El almacén de recursos compartidos aplicando las técnicas de Data Warehouse y Data Mining facilitan la integración y acceso de la estructura funcional a la información de los proyectos en la red.
Se incorpora periódicamente la producción científica, premios y distinciones obtenidos en el proyecto.
En el control de los proyectos se valora el cumplimiento de los indicadores de publicaciones por especialista, entrada por investigador y patentes entre otros.
En cada evaluación del proyecto se genera información en base de datos que alimenta y actualiza las bases del centro.
Los investigadores se benefician con el uso de las bases de datos, las consultas de la producción científica ejecutada y establecen los nexos de intercambio de información a distancia en beneficio del cumplimiento de los objetivos de los proyectos y programas.
Desde la base de datos central de proyectos en ejecución es posible identificar los conflictos, acceder a la base del centro y desde ella directamente al proyecto actualizado para acceder al cronograma de ejecución, con sus costos, contabilidad (centro de costo por proyecto), resultados parciales y producción científica alcanzada entre otros.
El sistema, una vez configurado para los cortes previstos, brinda reportes de información personalizados a los departamentos, facultades, divisiones, centros, direcciones centrales y partes interesadas. Las bases de datos a través de consultas permite obtener información complementaria. Las publicaciones de tablas y proyectos permiten acceder a sitios y servidores en busca de información complementaria, como pueden ser informes de resultados parciales, publicaciones y contratos entre otros. El sistema facilita el flujo de información entre las partes interesadas.
La Dirección de Economía tiene información del flujo financiero, la logística y contabilidad de los proyectos. Publica la entrada al almacén de los recursos planificados por los proyectos.
Se estimulan los encuentros de generalización con los clientes con el objetivo de promover los proyectos de generalización.
Los proyectos de generalización forman parte de los programas de generalización de los organismos usuarios de los resultados.
Al cierre del proyecto se cuenta con toda la información necesaria para evaluar sus resultados y el desempeño de los participantes en función de los indicadores. Se cuenta con la información de Economía, Postgrado, Consejo Científico, Relaciones Internacionales y las demás áreas de la estructura funcional sobre el proyecto.
Antes de proceder al cierre del proyecto, el equipo de expertos evalúa el cumplimiento de los objetivos, el contrato, los resultados y la satisfacción del cliente.
Los proyectos terminados con todos sus resultados y producción científica son almacenados convenientemente en base de datos de proyectos concluidos para ser consultados oportunamente. Constituye una base para la gestión del conocimiento de los proyectos y su aplicación en los nuevos proyectos. Se generan módulos del comportamiento que facilitan el diseño de los nuevos proyectos.
La estructura funcional del centro, tiene la necesidad y las habilidades necesarias, para acceder a las bases de datos por proyectos y obtener la información que les compete para informarse, ejercer el control y contribuir con el buen funcionamiento del proyecto acorde con sus objetivos.
Las bases centrales se alimentan de las bases de los centros.
Las bases de datos centrales alimentan las de otros organismos y partes interesados.

Para garantizar la visión planteada es necesario generar los objetivos y estrategias a todos los niveles para desarrollar un conjunto de acciones entre las que se encuentran.

Desarrollar un proyecto que recoja el proceso de integración de las áreas claves de la estructura funcional con el objetivo de garantizar el éxito de los proyectos de investigaciones.
Garantizar el cumplimiento de las estrategias de fortalecimiento de la política de integración tomando el proyecto como unidad básica organizativa del sistema.
Desarrollar sistemas informáticos a distancia o de fácil acceso en las redes de los centros para garantizar la capacitación personalizada de los participantes en el proceso de dirección por proyecto. ( DIP ).
Elaborar una base de información en publicaciones, libros, base de datos de proyectos concluidos y CD que permitan la mejora continua del uso de la dirección por proyecto.
Contribuir con el desarrollo de una política tendiente a elevar el nivel cultural informático de los participantes en el proceso de dirección por proyectos.
Estudiar los principales logros obtenidos en los centros y proceder a su divulgación y generalización.
Hacer uso del proyecto multidisciplinario como un medio de integración de las fortalezas científicas en función de las necesidades principales del desarrollo social.

3. Concepción del Proyecto.

La concepción del proyecto parte de una idea, necesidad y solicitud de un cliente entre otras diversas fuentes. En este marco un colectivo evalúa la solicitud, define que hay que hacer, genera los objetivos, su alcance, configuración, requerimientos y restricciones con la participación del director del proyecto. Con esta información se realiza el análisis de factibilidad y propuesta de presupuesto, se elaboran los contratos y se procede a su evaluación. El colectivo determina un grafo donde se refleje la secuencia de ejecución aproximada de las tareas resumen a ejecutar aplicando las técnicas de sistema. Las metodologías para la elaboración de los proyectos deben ser usadas en función del formato solicitado por el cliente o el financista.

Definida la necesidad y el resultado a aplicar con sus correspondientes adecuaciones es necesario proceder a la elaboración de un proyecto que permita la evaluación de sus objetivos, los recursos necesarios, el alcance, el costo, el plazo de tiempo y la calidad con un análisis adecuado de factibilidad con los beneficios cuantificados.

Cada proyecto debe tener su concepción y factibilidad. El director de la empresa puede tener un conjunto de proyectos y de acuerdo con su evaluación, las necesidades de la empresa y la disponibilidad de financiamiento establecer una estrategia de aprobación en función de los resultados del análisis de factibilidad como son los indicadores del TIR, VAN, costo beneficio y periodo de recuperación entre otros. La generalización puede y debe ser a través de un proyecto.

Base de datos de proyectos en ejecución.

En la medida que se desarrollan los proyectos en formato electrónico se hace imprescindible la elaboración de la base de datos de proyectos en ejecución con el objetivo de facilitar la información primaria a las partes interesadas con el concepto del tablero de comando operativo para los proyectos. Desde la base de datos es posible acceder al proyecto en Project y obtener mayor información sobre el avance y el detalle del control de ejecución por cortes en los proyectos.

4. Diseño del proyecto.

En el proceso de diseño y planificación de los proyectos se utilizará la programación estructurada, los hitos, las tareas resumen, módulos tareas y los subproyectos en los casos que se requieran. Dicha programación pasará a formar parte de una base de datos, haciéndose uso del correo electrónico, los disquetes, la Intranet y los recursos compartidos de la red local. Los almacenes de datos pueden brindar una buena solución. Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena programación, definiciones de calidad y presupuesto, viabiliza la etapa de ejecución.

Las características de los proyectos de investigaciones se diferencian del resto por su flexibilidad en el desarrollo de los mismos. En múltiples ocasiones no es posible definir que sucederá y es necesario intercalar alguna decisión lógica en el diagrama de bloques descriptivo y en la programación estructurada, que permita escoger el camino en función del resultado obtenido.

Es posible estudiar un material con diferentes composiciones granulométricas o elementos físicos y en dependencia del resultado de la caracterización del material se ejecutará la preparación de la muestra siguiendo una norma o procedimiento previsto reflejado en el vínculo de la tarea, para ser ensayada a fricción. Las distintas formulaciones o procedimientos para la preparación de la muestra pueden ser variables y estar definidas en subproyectos. En el proyecto puede establecerse el camino mas probable a través de A1 a partir de estudios anteriormente realizados, dejando las variantes de A2 y A3 previstas por si no ocurre lo mas probable, hacer uso de una de las dos variantes previstas en el caso que sea factible su aplicación. Si no es posible ninguna de las previstas será necesario implementar una nueva variante. En la programación se establece la dependencia con relación a la secuencia de mayor probabilidad y en el caso de ajuste solo se cambia la dependencia reflejada con el 4.

El objetivo central es expresar que en investigaciones la secuencia de ejecución no se rige por un proceso determinista sino que está supeditado en algunos casos a los resultados parciales que sobre la marcha se van obteniendo con una definición precisa del objetivo final. No obstante el criterio de desarrollar una investigación tomando como base un diseño lógico del mismo es totalmente válido. En este caso se procede a realizar tantos ajustes como sean necesarios. El sistema informático responde a las necesidades, ajuste y flexibilidad que requiere el sistema de investigaciones. De igual forma pueden ser agregados nuevas tareas no previstas, ajustes en las duraciones, los recursos y obtener rápidamente el proyecto ajustado en una representación gráfica muy fácil de interpretar. Recoger los ajustes de los proyectos redactando las tareas con los cambios necesarios es una forma engorrosa de trabajo y difícil interpretación. La representación gráfica en soporte informático viabiliza la ejecución de los ajustes y su interpretación. El proyecto de investigaciones requiere, para ser llevado a un formato electrónico, de sistemas de programas profesionales que garanticen la flexibilidad requerida. El MS Project 2 002 con los complementos del Office puede ser una buena selección.

El control de ejecución del proyecto se planifica de acuerdo con los puntos críticos del proyecto materializados en hitos línea de progreso y cortes, en los que se conjugan el control del costo, tiempo, calidad y la logística. [12]

5. Ejecución del proyecto.

En las etapas de desarrollo del proyecto, la ejecución constituye una de las más importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones necesarias para lograr los objetivos del mismo en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida.

En los cortes y en el cierre del proyecto es necesario evaluar la producción científico técnica reflejada en el contenido del proyecto en formato electrónico y que tiene como contenido las publicaciones nacionales e internacionales, publicaciones en revistas de alto impacto, monografías, libros, solicitudes y aprobaciones de patentes, participación en eventos científicos nacionales e internacionales, premios en eventos, certificados de calidad, registros, protección industrial; resultados de los doctorados, maestrías y diplomados; resultados del trabajo científico estudiantil, diplomas estudiantiles, normas, procedimientos, instructivos técnicos, premios en todos los niveles y presentaciones en eventos cientificos. Los indicadores que reflejan el impacto de la Ciencia y la Técnica toman como base la producción científico técnica. Como la base de la evaluación del proyecto es la información sobre los resultados obtenidos depositados en la red, resulta de interés para los participantes en el proyecto la actualización del mismo acorde con los resultados obtenidos.

6. Uso de las redes informáticas en el trabajo en equipo

En el proceso de integración del proyecto se define su estructura, equipo de trabajo, los métodos de comunicaciones, sistemas de control y medios de trabajo. En el proceso de trabajo en la medida en que el director perfecciona sus relaciones, el grupo pasa a trabajar como un equipo integrado en el que las caracterizaciones de los problemas, el diagnóstico, las evaluaciones y propuestas de decisiones se implementan de forma eficaz.

El equipo de trabajo evalúa opciones acerca del método de comunicación con sus integrantes de acuerdo con los medios disponibles. Las opciones pueden ser:

Informes escritos.
Disquetes.
Correo electrónico
Servidores. Web Central.

Las técnicas de comunicaciones y las redes informáticas bien utilizadas evitan el papeleo y las reuniones superfluas. Los informes escritos y el papeleo entorpecen el trabajo fundamental del director del proyecto.

Los directores de proyectos se quejan de la cantidad de informes y diversidad de jefes y partes interesadas en la ejecución del proyecto que solicitan informes muy variados y diversos. Una buena solución al problema es depositar el proyecto en formato electrónico en la red y mantener actualizada su ejecución por cortes, configurando el sistema para hacerle llegar mediante páginas Web la información que requieren las partes interesadas a partir de una información primaria actualizada del proyecto. Por otra parte es posible darle acceso al servidor a las partes interesadas para que puedan buscar ó ampliar el nivel de información desde las páginas Web.

Un sistema de equipos de trabajo mediante correo electrónico, especialmente si se integra a la aplicación Microsoft Outlook ofrece la posibilidad de comunicar información básica sobre el proyecto, incluyendo información de asignación de tareas y actualización de tareas. Las reglas de mensajes pueden hacer que la actualización del archivo de proyecto se realice de manera más rápida y fácil.

La combinación del Project, Outlook y Web Central permiten lograr lo siguiente:

Los miembros del equipo de trabajo pueden ver las tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. También pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, pueden agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.
Los miembros del equipo de trabajo pueden ver la información más reciente para el proyecto completo, tiene acceso a sus tareas asignadas a discreción del administrador de Microsoft Project Central que facilita los accesos necesarios.
Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para incorporarlas al archivo de proyecto.

El sistema se deposita en un servidor donde cada director de proyecto puede inicialmente depositar su documentación y posteriormente la actualizará desde el lugar de origen a través del correo electrónico, disquetes o directamente en el servidor, de acuerdo con los cortes programados para informar del cumplimiento de los objetivos asociados a los criterios de medida.

En este proceso el correo electrónico puede ser usado con grandes ventajas. Los ajustes del sistema deben ser enviados a los integrantes del equipo de trabajo para garantizar un buen cumplimiento de las metas en el próximo corte.

A las partes interesadas se les puede seleccionar la información de su interés y enviarles a través del correo electrónico la misma. [11].

El correo electrónico es también empleado en el trabajo del equipo de dirección a través de la transferencia de información entre las partes interesadas en los proyectos. Pueden ser enviados diagramas de barras con la programación, tablas y gráficos representativos del avance del proyecto, curvas de costo y tiempo planificadas con su cumplimiento y otras muchas mas en dependencia de las características del proyecto y las necesidades de información de la gerencia en el corte programado. Las páginas web son una herramienta muy empleada por las facilidades que brindan para la interpretación de los resultados en gráficos y tablas.

El uso de las páginas Web con sus vinculaciones permite establecer la comunicación necesaria con la gerencia de la empresa y las partes interesadas. Las páginas Web con la información de las disponibilidades en los almacenes de recursos garantizan una mejor gestión de la logística en los proyectos.

El proyecto en soporte informático brinda las posibilidades de garantizar en el proceso de control de ejecución por cortes la información a las partes interesadas a través de páginas Web o entrada al servidor donde se encuentra la información actualizada. Facilita la comunicación entre los especialistas interesados en los resultados de las tareas anteriores para dar una continuidad consecuente con los mismos, independientemente del lugar o país donde se encuentren. Permite una información personalizada al cliente o financista en función del avance del proyecto. Todas estas ventajas son elementos importantes a tomar en cuenta por los que aprueban los proyectos en los procesos de licitaciones.

Como se observa en el esquema existen múltiples áreas que deben interactuar con la base de proyectos almacenada en un servidor central como por ejemplo, la Dirección de Relaciones Internacionales puede gestionar y negociar el financiamiento de los proyectos y controlar la ejecución de los contratados en función de cumplir con los compromisos internacionales. Esto no es posible, si no se dispone de una herramienta como la que se presenta. Otro tanto sucede con las estructuras gerenciales de carácter científico (Comisiones, Secciones y Consejos Científicos). Una de las funciones principales de la Dirección de Relaciones Internacionales es el establecimiento de las relaciones con las instituciones o piases que tengan las posibilidades de aportar financiamiento para el desarrollo de los proyectos conjuntos de investigaciones.

Con tal motivo se establecen un conjunto de estrategias con el objetivo de fortalecer estas relaciones y búsqueda de los nichos que tienen posibilidades de brindar financiamiento para la ejecución de proyectos como pueden ser las Redes, las Organizaciones Internacionales y becas entre otras.

El proyecto es una de las principales vías para lograr financiamiento y el estudio de concepción y diseño del proyecto haciendo uso de sistemas informáticos aportan un valor agregado al mismo que eleva las probabilidades de aprobación de los proyectos en los procesos de licitaciones tanto nacionales como internacionales. En el diseño de los proyectos deben estar previstas las salidas internacionales propias del trabajo científico que desarrollan los especialistas asociadas a las distintas tareas o la salida puede ser también considerada como una tarea en el proyecto. Una Dirección Integrada de Proyectos existirá cuando los procesos de concepción, planificación, control, evaluación, pronóstico y cierre estén integrados a los procesos que se realizan en las áreas estratégicas de la estructura funcional.

En la planificación el informe final de la salida depende de los resultados de la patente y éste está programado varios días después del regreso de la salida internacional. La programación puede ajustarse a las necesidades del proyecto y facilitar el trabajo de relaciones internacionales ya que en un momento determinado puede rastrear los proyectos con un motor de búsqueda y encontrar las salidas planificadas para el próximo periodo y organizar de mejor forma su trabajo. El informe aparece en Word vinculado al Project para desde el mismo sistema acceder a su contenido en caso necesario por las partes interesadas. Esta misma imagen puede ser obtenida en página Web o como imagen.gif desde el Project. Lo importante es definir un cronograma de ejecución e informarlo a las partes interesadas para después controlarlo y proceder a los ajustes necesarios. En ocasiones es mas importante mantener la información actualizada con resultados de calidad que el cumplimiento en tiempo. En el proceso de Ciencia e Innovación Tecnológica lo primario es el cumplimiento de los objetivos con calidad

En el caso de proyectos con compromisos internacionales en los que la dirección está comprometida es posible monitorear a distancia el cumplimiento de los compromisos. Cuando es necesario obtener el balance de trabajo con alguna institución internacional es posible también rastrear los proyectos con sus compromisos y cumplimientos sin molestar a los especialistas y conocer de los avances de los mismos.

La tarea 20 ejecuta la determinación en España y tanto el MES como el ISPJAE están al tanto de la determinación para ejecutar sus tareas. Si se dispone de un servidor y comunicación con Internet, desde España es posible depositar el informe final de la determinación para que las tareas siguientes puedan continuar con la ejecución del proyecto. La vinculación a través de los servidores facilita la comunicación entre los especialistas. Si no se dispone del servidor es posible emplear el correo electrónico o el traslado de la información haciendo uso de los disquetes. El sistema facilita la integración a distancia brindando la información necesaria para garantizar la correcta continuidad del proyecto.

En los proyectos que tienen financiamiento internacional es importante conocer en un corte del proyecto si se ha gastado mas o menos de lo presupuestado. La vinculación con contabilidad cuando se tiene el centro de costo por proyecto es importante como medio de garantizar la confiabilidad del uso del financiamiento. Las tareas de capacitación establecen un vínculo importante con el proceso de Posgrado.

Educación de Posgrado. La actividad de posgrado está muy relacionada con Ciencia y Técnica en el ciclo de formación de la fuerza de trabajo para garantizar la introducción de los resultados, la calidad de los contenidos del posgrado, el uso de los estudiantes de posgrado en el desarrollo de los proyectos de investigaciones y el desarrollo de los doctorados, maestrías, especialidad y diplomados en función de las direcciones principales del desarrollo del país. El proyecto es una vía importante de integración de la investigación y el posgrado. Los doctorados pueden ser programados como subproyectos con tareas que responden al diseño del proyecto con su producción científica definida. En este marco cooperativo, el proyecto tiene tareas que brindan soluciones al doctorado y éste a su vez brinda información a otras tareas del proyecto. La generalización de los resultados requiere en la mayor parte de los casos de un proceso de capacitación a través de los estudios de postgrado. Los doctorados que se desarrollan en el extranjero pueden estar contenidos como subproyectos en la programación estructurada garantizando el intercambio de información a distancia a partir del proyecto en formato electronico.

El postgrado es un proceso consustancial al proceso de investigación. El proyecto de investigación cuando su resultado está asociado a un producto o servicio debe ser diseñado a ciclo completo y en el mismo debe estar concebida la formación del hombre que es el ejecutor principal del proyecto y los resultados obtenidos. La integración del doctorado, maestría o diplomado como resultados de los estudiantes vinculados al proceso, permite hacer uso del financiamiento del proyecto en función de la formación del personal. En ocasiones se dificulta la obtención de financiamiento externo para la ejecución de doctorados y en estos casos cuando se integra con un proyecto se facilita la obtención del financiamiento.

En este marco el proyecto tiene tareas que brindan soluciones al doctorado y éste a su vez brinda información a otras tareas del proyecto estableciendo un proceso continuo integrado de trabajo científico. El proceso de capacitación está presente en la ( I + D ) integrado a la aplicación de la DIP sin el cual no es posible garantizar que los especialistas y trabajadores estén preparados para el proceso de cambio y la implantación de los sistemas informáticos de avanzada, con el objetivo de lograr el proyecto de investigación en formato electrónico. El proceso de cambio requiere de un estudio detallado de las condiciones objetivas de la empresa, análisis de los procesos claves por prioridades, selección de los lideres de procesos, capacitación de los lideres, un sistema de información y formación montado en una plataforma informática que permita a todos los trabajadores hacer uso de la misma de acuerdo con sus posibilidades de tiempo y motivación. La medición del impacto de la capacitación en función de las transformaciones en el proceso de cambio, brindan los criterios necesarios para evaluar su proceso de ejecución. La Dirección Económica resulta un punto importante en el proceso ya que es la encargada de la adquisición de los recursos, así como de las inversiones. Para ella resulta interesante y casi indispensable el concepto de Fondo de Recursos Compartidos y el análisis de las Curvas de Distribución de Recursos claves las cuales se pueden obtener en Excel de los datos provenientes del Project. La determinación de las compras a partir de los recursos programados, la entrada y salida en almacenes publicada en páginas Web y el apoyo de la contabilidad a partir de definir el centro de costo por proyecto puede brindar la información necesaria en los cortes y proceder a la toma de decisiones. La curva de la S de costo acumulado contra tiempo planificada con los puntos de control por cortes, permite conocer con el apoyo de la contabilidad, la evolución del proyecto con el objetivo de tomar las decisiones que corresponden en cada corte donde se dispone del SPI y el CPI como indicadores de tiempo y costo [ 8 ]. En el caso que los dos sean positivos la evaluación es excelente 5 puntos, si son negativos es mal 2 puntos y para evaluaciones intermedias se alcanzan las evaluaciones de 3 y 4 según corresponda. Esta evaluación se refleja como información del tablero de comando operativo del proyecto en la base de datos de proyectos en ejecución del la cual es posible acceder al proyecto directamente o a través de una página Web. El análisis del resultado comparado con la línea base permite determinar la evaluación del proyecto atendiendo a los criterios anteriormente expresados.

Cuando se dispone de una herramienta como la que se presenta, la información a distancia y el control por la estructura funcional se facilita. El Concepto de Normalización, Metrología y Gestión de la Calidad forman parte del proceso de ( I + D ). La primera etapa es preguntarse si el resultado que se obtiene es mejor que lo que se ejecuta en la actualidad. El nuevo procedimiento es superior al que se ejecuta actualmente? En que medida es superior? Genera una nueva norma para la empresa que garantiza un paso superior en el desarrollo? El otro aspecto es la forma en que se miden los parámetros o indicadores para poder compararlos y sacar las conclusiones. La Ciencia comienza cuando se empieza a medir bien. El equipamiento asociado al proceso debe responder a los parámetros exigidos para garantizar la calidad del mismo. Lo nuevo sustituye a lo viejo cuando se demuestra científicamente que es superior. [5]

7. Cierre del proyecto.

En la etapa final de cierre del proyecto es imprescindible evaluar el cumplimiento de los objetivos. De no cumplirse los criterios de medida antes de pasar al cierre es necesario proceder al reajuste de la ejecución hasta tanto estos estén cumplidos.

Base de datos de proyectos terminados. En los sistemas nacionales, donde se genera información en los diversos lugares del país es necesario crear sistemas de bases de datos territoriales y enviarlas a una base de datos central donde pueden ser publicados los resultados para un uso compartido del sistema de conocimientos de los proyectos. Este proceso contribuye con la integración y la cooperación entre los participantes en el proceso de Ciencia y Técnica. [13]. En la medida que los proyectos concluyen con el cumplimiento de los objetivos previstos en formato electrónico, se hace imprescindible su incorporación a la base de datos de proyectos terminados con los siguientes objetivos:

Almacenamiento de la experiencia de proyectos en un formato de fácil acceso para los usuarios.
Para el desarrollo de nuevos proyectos es necesario revisar los proyectos terminados y tomar los módulos de éxito ya diseñados para copiarlos y pegarlos en los nuevos proyectos con el objetivo de hacer uso del conocimiento ya elaborado y aplicado con los ajustes que la práctica determinó. Ejemplos de módulos pueden ser los procedimientos repetitivos, normas, instructivos, proformas de contratos, procesamientos estadísticos, evaluación de calidad, determinaciones o caracterizaciones en laboratorios especializados y planos en AutoCad entre otros.
Es una base de información de conocimiento para todos los directores de proyectos.
Permite analizar la información, estudiar las regularidades y ganar en calidad en los próximos proyectos.
El área de Planificación puede analizar como se cumplieron los cronogramas y detectar las regularidades con el objetivo de facilitar el trabajo de los directores de proyectos y evaluar el impacto de los mismos.
Capacitación puede desarrollar programas ajustados a las necesidades reales a partir de los resultados de los proyectos ejecutados. Permite medir el impacto del cambio en el centro y definir la estrategia de capacitación.
Comercial y Economía pueden acceder a los proyectos ejecutados y precisar o enriquecer sus procedimientos con los módulos e indicadores globales. Permite perfeccionar los precios y las ofertas en las próximas licitaciones. El sistema de bases de datos permite la evaluación del comportamiento de los proveedores con el objetivo de definir la estrategia logística con los próximos proyectos.
El Dpto de Calidad debe verificar el cumplimiento de los procedimientos desarrollados en tareas y realizar los ajustes necesarios.
La dirección puede contar con una herramienta de fácil uso para el acceso a los proyectos terminados con el objetivo de mantener una mejora continua en función del éxito de la empresa. [13].

Los proyectos terminados deben tener referenciada toda la producción científica alcanzada durante su período de ejecución. La evaluación final de los indicadores deberá desarrollare sobre la base de la información recogida en los proyectos terminados. La producción científica alcanzada en los proyectos terminados estará a la disposición del resto de los investigadores y constituye una base para la gestión del conocimiento de los nuevos proyectos. Para lograr estos objetivos es necesario:

Los jefes de proyectos deben revisar los proyectos terminados agregándoles todos los detalles con los éxitos y los conflictos para almacenarlos adecuadamente en la red. Debe hacer uso de Archivo, propiedades para la entrada de la información básica y facilitar su recuperación.
Informática debe definir el lugar de almacenaje en la red como solo lectura para propiciar el uso de la información.
Informática debe diseñar las bases de datos con vínculo a los proyectos y garantizar el mantenimiento necesario a las mismas.
Es necesaria una capacitación general a jefes de proyectos y partes interesadas para el uso y explotación de las bases de datos.

8. Consideraciones finales.

El proyecto en formato electrónico está siendo empleado por especialistas en diversos centros y se pretende en un corto plazo brindarle la oportunidad al resto de los especialistas el uso de estas tecnologías apoyadas por las redes informáticas existentes, la Intranet o Internet. En el contenido del tema se desarrolla una síntesis de la metodología empleada para la planificación y control de los proyectos de investigaciones y se destaca el uso de las herramientas informáticas para dar solución a los problemas profesionales tomando como base en el análisis los sistemas como el Microsoft Project 2002 y el Web Central, así como su integración con los componentes básicos del Microsoft Office 2000.

Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena programación estructurada, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de dirección en la etapa de ejecución.

La etapa de control de ejecución de proyectos es la más compleja del proceso y debe ser abordada con fechas de corte en función del cumplimiento de los objetivos parciales, representados en la programación estructurada por los hitos donde se reflejan los criterios de medida asociados al control del costo, el tiempo, la calidad y la logística. [12]

En la ejecución es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del director de proyectos como líder es decisivo. En este proceso el concepto de mapa informático facilita la interpretación grafica de los controles por cortes que se ejecutan en el sistema apoyado por las páginas Web. La caracterización de los problemas, con el análisis de la información requerida, permite hacer un diagnóstico con el objetivo de realizar un control de ejecución del proyecto y evaluar el desempeño en los distintos niveles de la estructura.

Las facilidades que brinda el sistema de enviar a través del correo electrónico todo el proyecto o una parte del mismo como un módulo a los interesados para que analicen la parte que les corresponde y tomar las medidas pertinentes para acometer las tareas que le competen, de acuerdo con los resultados obtenidos por los antecesores, permite desarrollar el trabajo conjunto y las valoraciones integrales que garantizan una dirección eficaz del proyecto desarrollando la creatividad y la innovación con participación activa del equipo de dirección, permitiendo la racionalización de los informes y reuniones superfluas que generan pérdidas de tiempo innecesarias.

La combinación del control del tiempo y el costo, tomando las incidencias de la calidad y la logística, [12] el empleo de un sistema de costos eficiente que le permite evaluar alternativas y hacer uso del flujo de caja, permiten desarrollar los conceptos de gerencia por proyectos acorde con las exigencias actuales del entorno en costo, calidad y tiempo.

El uso del Project integrado con el Word, Outlook, Excel y Access; el envío del proyecto a través de la mensajería electrónica; desarrollan de manera integral en los especialistas e investigadores las habilidades en la aplicación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las cuales permiten su actualización permanente a distancia. Actualmente, la mayoría de las instituciones de científicas, docentes y de producción cuentan con una red donde se soportan al menos los servicios de mensajería electrónica y Web atendidas por personal informático competente y capaz de garantizar un mayor tráfico de la información de proyectos.

La integración del sistema de Ciencia y Técnica tomando como unidad básica el proyecto y la unidad mínima de control la tarea resumen estructurada en el proyecto, apoyándose en la TIC para garantizar la publicación y comunicación entre las partes interesadas y permiten organizar la estructura matricial de DIP con la integración del área de investigación, postgrado, relaciones internacionales, computación, el consejo científico y economía en los centros.

La metodología garantiza un sistema único de documentación de proyectos sobre una base informática de fácil acceso a los integrantes del proceso de Ciencia y Técnica, garantizando la comunicación entre los participantes y la interpretación de los resultados en los cortes programados en el sistema.

El desarrollo educacional, cultural e informático actual y perspectivo y su vinculación con la investigación requiere de un cambio de estilo en la dirección de la Ciencia y la Técnica, creando las condiciones necesarias para el éxito de la aplicación de la Dirección Integrada por Proyectos haciendo uso de las NTIC con el objetivo de lograr una correcta correspondencia entre la alta calificación del personal científico y las tecnologías de avanzada en el campo de la investigación con la Dirección de este importante proceso para el desarrollo del país.[6] Dr. R Delgado. rdelgado[arroba]reduniv.edu.cu

9. Bibliografía.

1 Antil, M James. Critical path method in contruction practice. 1968
2 Martino. Método del camino crítico. 1973.
3 Delgado, R. Organización del diseño de un problema de investigación científico. Evento 250 Aniversario Universidad de la Habana. Dic./77.
4 Leonovich, I. Delgado R. El perfeccionamiento del proceso docente en la especialidad de carreteras mediante la utilización de la computación. V Escuela Internacional de Verano sobre la aplicación de la computación en la Educación Superior. 1986
5 Delgado, R. La Normalización y la introducción de los resultados de la Ciencia y la Técnica. XX Convención Internacional de la UPADI. Palacio de Convenciones. Oct./ 88.
6 Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, 1997.
7 Bakert. B. Alta dirección de I + D. National Aeronautics and Space Administration. US.1997.
8 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo para la dirección de proyectos. Project Management. Universidad 98. ISPJAE. 1998.
9 Microsoft Project para Windows 95. McGraw-Hill. Madrid. 1998.
10 Project Management Institute. A guide to the project management. Body of knowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition.
11 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U. Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 –108. ISBN-No 392603-95-0.
12. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0.
13 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Direccion Integrada de Proyectos apoyada por las bases de datos. Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica. Junio/2003.

Autor:

Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore

Profesor Titular. Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría. Asesor de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Educación Superior. MES. Lic. Maria Antonia Vérez García. Profesora Adjunta de la Facultad de Ingeniería Industrial. ISPJAE.