Automatización de los sistemas de pago por resultados de la Empresa Avícola Santa Clara

Resumen

En la actualidad, muchos han sido los avances producidos en las diferentes materias y ramas de la informática, no quedando exenta la automatización de los procesos de producción, sobre todo su relación con el capital humano como factor determinante en una entidad. Los recursos humanos constituyen el elemento más importante para alcanzar la competitividad en cualquier tipo de organización por su creatividad, capacidad de innovación y polivalencia. Por ello, la Gestión de los Recursos Humanos en las empresas debe tener una clara orientación hacia el logro de los objetivos estratégicos de la misma, debiéndose desarrollar en armonía con los objetivos productivos de forma tal que el salario sea un importante motivador en el logro de éstos.

En el presente trabajo se propone una solución informática desarrollada por la Empresa Desoft de Villa Clara, para la Empresa Avícola Santa Clara con el objetivo de automatizar los sistemas de pago por resultados de la misma, debido a la problemática que presenta dicha entidad a la hora de gestionar los datos necesarios para realizar el cálculo del pago por resultados de sus trabajadores ya que coexisten diferentes sistemas de pago; cada uno con particularidades propias, clasificados en destajo colectivo, destajo individual y por indicadores directos a la producción entre otros, permitiendo que el resultado sea obtenido por diferentes vías y métodos, lo cual trae como consecuencias que existan errores al procesar los grandes volúmenes de informaciones que reciben y que tributan al resultado final, implicando que se le pague de más o de menos sin correspondencia con los resultados productivos alcanzados por el mismo y lo que realmente aportó a la entidad en su jornada laboral, conllevando a una inseguridad en la gestión de los datos que se procesan y en el resultado final de la aplicación del sistema de pago por resultados.

PaySaX es una aplicación web desarrollada en plataforma de software libre utilizando como lenguaje de programación PHP, Zend Framework, Propel, gestor de base de datos MySQL y ExtJS para el manejo visual.

Los resultados obtenidos demuestran que con el uso de la aplicación se garantiza, en la entidad objeto de estudio, la confiabilidad y veracidad en el cálculo del pago por resultados de sus trabajadores. Lo anteriormente explicado redunda en beneficios a favor del proceso ESTIMULACIÓN ( SALARIO ( MOTIVACIÓN del Sistema Integrado de Capital Humano, implementado recientemente en dicha entidad de acuerdo a los requerimientos de la Norma Cubana 3001: 2007.

Introducción

Los sistemas computacionales de gestión comienzan a utilizarse desde que la informática alcanza niveles de desarrollo que abarcan todo el sistema empresarial. Las empresas en todo el mundo hacen uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), no quedándose detrás la informatización de la mayoría de los procesos que existen en una determinada entidad y dentro de éstos el área de Gestión de los Recursos Humanos, aunque en su gran mayoría, tienen que subsistir con simples programas genéricos, tecnológicamente muy limitados para cualquier tipo de negocio, con la consiguiente pérdida de productividad.

En Cuba se hacen grandes esfuerzos por llevar la informática a todos los niveles de la sociedad para contribuir con la economía. Con este avance, se consigue que el desarrollo del trabajo y el procesamiento de la información sean superiores en cuanto a inmediatez y fiabilidad de los resultados. El desempeño por lograr aplicaciones más cercanas al usuario final, así como la facilidad a la hora de manipularlas, es el mayor propósito de los programadores y el soporte de las nuevas tecnologías, específicamente tecnologías basadas en la web.

La Gestión de los Recursos Humanos en una entidad, es la encargada de gestionar las actividades relacionadas con los trabajadores, existiendo un cambio de paradigmas a partir de la aprobación en el 2007 de las NC Sistema Integrado de Capital Humano. Dentro de las actividades funcionales se encuentra: el control de las plazas, asistencia y puntualidad y procesamiento de las horas trabajadas para realizar el cálculo del pago por resultados de sus trabajadores y recompensar, de esta manera de forma motivante y siempre en relación directa con la producción, la labor realizada por los mismos en los diferentes períodos de pago.

La Empresa Avícola de Santa Clara (EASC), es una entidad subordinada directamente al Ministerio de Agricultura. A la misma se subordinan las Unidades Empresariales de Base (UEB), granjas avícolas, agrupadas según sus propósitos productivos en: Ponedoras, Reproductoras, Remplazo de Ponedoras, Remplazo de Reproductoras, Acopio de huevo, Base de transporte entre otros. Cada una de estas unidades funciona como una entidad independiente por lo que en ellas se gestionan su contabilidad y recursos humanos.

En la EASC existen varias formas de determinar el salario final de un trabajador según los sistemas de pago por resultados que ahí se implementan entre otros: destajo colectivo, destajo individual y por indicadores directos a la producción, cada uno con propósitos diferentes. Para cada uno de ellos, en todas sus UEB, el cálculo del sistema de pago por resultados de sus trabajadores se realiza manualmente, trayendo como consecuencias que, en ocasiones, los especialistas de capital humano involucrados en dicho proceso, se equivoquen al procesar las informaciones que tributan al resultado final, implicando que no se le pague al trabajador, o se le pague más de lo que realmente aportó a la entidad en su jornada laboral.

Para realizar el cálculo del pago por resultados en una UEB es necesario tener los indicadores planes y reales de las naves, los cuales son suministrados por el técnico productivo de la misma, así como los registros de asistencia de los trabajadores que gestiona el especialista de recursos humanos. Toda esa información llega a los especialistas de recursos humanos de la EASC donde estos consolidan la misma en una tabla de cálculos Excel para realizar el cálculo del pago por resultados de cada UEB, lo que proporciona errores en la recopilación de los datos, así como poca confiabilidad, veracidad y seguridad en el resultado final.

Por la situación problémica anteriormente planteada, la Empresa de Desarrollo de Software (Desoft) de Villa Clara, brinda a dicha entidad la oportunidad de desplegar una aplicación web (PaySaX) capaz de automatizar el trabajo manual que los especialistas realizan a partir de la gestión de sus trabajadores y del procesamiento de sus rendimientos productivos, la cual sirve de base para obtener el resultado final que permitirá recompensar la labor realizada de cada uno de ellos.

DESARROLLO

Fundamentación teórica

La aplicación informática se desarrolló tomando como premisa los resultados arrojados por una previa revisión de los documentos rectores aprobados por la entidad cliente para detallar el trabajo que se realizaba manualmente con el Subsistema de Estimulación del SICH.

Por la complejidad en el manejo del pago por resultados a sus trabajadores, en la entidad, coexisten tres tipos de sistemas de pago que se agrupan en:

• Destajo colectivo

• Destajo individual

• Indicadores Directos de la producción

Cada uno con sus particularidades estructurales debido a sus respectivos indicadores y teniendo ambos como objetivo fundamental: lograr el cumplimiento y sobre cumplimiento del plan de producción de la EASC con eficiencia económica, incrementar la productividad del trabajo, así como el cumplimiento de los indicadores de calidad definida por la entidad y la retribución a sus trabajadores en correspondencia a los resultados de su trabajo.

• a) Destajo colectivo:

Dentro de este sistema de pago se encuentran los subsistemas:

• Remplazo de Ponedora

• Remplazo de Reproductor

• Planta de Incubación

• Matadero de Aves

• b) Destajo individual:

Dentro de este sistema de pago se encuentran los subsistemas:

• Ponedora

• Reproductor

• Base de Transporte

• Acopio y Distribución de Huevos

• c) Indicadores directos a la producción

• Para los indirectos de los inicios y desarrollos

• Para los indirectos de las ponedoras y reproductores.

Cada uno con características e indicadores únicos que diferencian la forma de calcular el salario resultante de aplicar el sistema de pago por resultados, teniendo en cuenta los indicadores que inciden en cada uno de ellos.

• Reseña del acrónimo

En una revisión a la literatura sobre el concepto Pago de Salario y en conjunto con las especificidades definidas por los especialistas de la calidad y desarrollo de los productos en la empresa Desoft Villa Clara, se decide ponerle el acrónimo PaySaX (Sistema de Pago por Resultados) a la aplicación web desarrollada.

Su nombre proviene de la descomposición:

• Pay: que en inglés significa Pago

• Sa: tomado de Salario

• Y se le agrega la X, en rojo, al final como distinción de los productos desarrollados en software libre por la división.

Herramientas utilizadas

Para el diseño de la aplicación informática, dada las funcionalidades del sistema, el escaso rendimiento del equipamiento del cliente, la convivencia con otros sistemas de gestión e información y la política de migración a software libre existente en el país, se decide su desarrollo usando tecnologías Web, con Programación Orientada a Objetos (POO) utilizando el estándar de codificación del lenguaje PHP.

En una exhaustiva búsqueda de los frameworks en la plataforma, se decide utilizar por consiguiente Zend Framework bajo los patrones de diseño: Modelo–Vista–Controlador (MVC) y Data Access Object (Objeto de Acceso a Datos) (DAO).

Se utilizó Propel para el mapeo y consulta de las tablas de la base de datos, MySQL como gestor de bases de datos y la librería ExtJS (versión 3.3.0) para garantizar que las pantallas sean amigables para el usuario.

Descripción del proceso antes de la automatización

La gestión del pago por resultados es el proceso que lleva a la remuneración de la estimulación a los trabajadores por la labor realizada en cada una de las crianzas productivas.

En estos momentos la EASC realiza el proceso de forma manual, a través de la consolidación recopilada del cumplimiento y sobre cumplimiento de los indicadores productivos que llevan los técnicos de producción en las diferentes UEB así como la información referente a los trabajadores sobre su asistencia en la crianza, la cual es brindada por el especialista de recursos humanos de las mismas.

Este proceso comienza en la EASC donde se le informa a las granjas que deben empezar a recopilar la información de los indicadores plan de la crianza, los datos de asistencia de los trabajadores, los cuales llevan en un Excel, y los indicadores de cierre una vez culminada la crianza, ambos certificados por el técnico productivo de las granjas avícolas. Estos datos son enviados a la empresa y montados en un Excel consolidado, el cual calcula los incrementos del salario según el cumplimiento de los indicadores plan, luego se procede a comprobar que todos los datos hayan sido captados correctamente para realizar el cálculo del pago por resultados de los trabajadores, ya sean directos o indirectos a la producción.

Cada entidad tiene aproximadamente de 80 a 100 trabajadores por lo que es un gran volumen de información a revisar (calcular manualmente el resultado arrojado por el Excel para cada trabajador) por el pequeño grupo de especialistas de recursos humanos que radica en la EASC, trayendo como consecuencias que hasta que todas las granjas no hayan terminado su cierre y sean revisadas por sus homólogos en la EASC no pueden efectuar el pago a los trabajadores. (Figura 1)

Figura 1. Modelo del proceso antes de la automatización

En este proceso intervienen varias áreas tanto en la EASC como en las UEB, las cuales garantizan el cumplimiento de cada uno de los pasos que se siguen para llegar a los resultados finales:

• Especialistas de Recursos Humanos en la EASC (3): envía la información manual para iniciar un nuevo período de pago, revisa toda la información recopilada de las UEB, revisan el pago por resultados y emiten al departamento de economía lo que deben pagarle a cada trabajador.

• Técnicos Productivos en las UEB (1): gestionan los indicadores plan/real en las UEB y los certifican para posteriormente enviarlos a la EASC.

• Especialista de Recursos Humanos en las UEB (1): gestionan las horas de asistencias de los trabajadores así como la producción de huevo en la nave(s) a la(s) cual(es) atiende(n).

• Especialista de Economía en las Granjas (1): encargados de introducir en el sistema contable el salario final del pago por resultados por cada trabajador para poder realizar el pago a los mismos.

Descripción de la solución que se propone

El gran volumen de información que se recopila para realizar el cálculo del pago por resultados de los trabajadores, según el propósito de cada una de las granjas, presenta falta de confiabilidad de los datos captados, no tienen seguridad, no coinciden con la información de la crianza anterior, no existen modelos que permitan la comparación con los pagos efectuados anteriormente, por lo que se decide realizar un modelo del proceso que contiene la respuesta informática para automatizar la mejora del proceso que se realiza en dicha entidad. (Figura 2)

Figura 2. Modelo del proceso para la automatización

La Figura 2 muestra el proceso del pago por resultados en la EASC automatizar todo el proceso del cálculo del pago por resultados tanto en la EASC como en las UEB.

Se propone a la EASC la contratación de los servicios que brinda Desoft de Villa Clara para el desarrollo de una aplicación a la medida que permita calcular el pago por resultados.

Una vez contratado el servicio de desarrollo se gestionan los requisitos funcionales y no funcionales de la entidad para poder desarrollar la aplicación solicitada, dando por resultado una aplicación web que gestiona los indicadores productivos, los registros de asistencia de cada trabajador permitiendo evaluar la producción de cada uno de ellos, acercándose más a la realidad para buscar eficacia en el cálculo del pago por resultados a aquellos trabajadores que tuvieron excelentes resultados productivos.

Los subsistemas anteriormente mencionados funcionan como un sistema independiente uno del otro, teniendo cada uno características que imposibilitan su unificación.

Cada subsistema es desarrollado, entonces, como una aplicación independiente que abarca requerimientos comunes pero con diferentes indicadores productivos por lo que éstos presentan un flujo de proceso individual, y por ende diferentes formas del cálculo del pago por resultado.

Se agrupan entonces en módulos, algunos de los propósitos que aparecen en estos destajos de acuerdo a sus indicadores y quedando entrelazados de la siguiente manera:

• Módulo PonRep (Ponedora y Reproductor)

• Módulo RempPonRep (Remplazo de Ponedora y Remplazo de Reproductor)

• Módulo Inddirp (Indicadores Directos a la Producción)

• Módulo Indtrans (Actividad Productiva de Transporte (Acopio de Huevo y Base de transporte))

Se ha montado el sistema PaySaX en la EASC proporcionado la importación como la exportación de los datos para su posterior revisión, pero ya las UEB pueden realizar el cálculo del pago por resultados automáticamente. Este sistema permite al especialista de recursos humanos obtener la pre-nómina de manera confiable y segura, así como la exportación e impresión de la misma para presentárselas a los trabajadores, además de modelos de comprobación de los datos primarios (indicadores productivos) así como la posible penalización del pago a algún trabajador que tenga incidencias según el Reglamento de Hechos y Conductas por alguna indisciplina laboral.

• Flujo del proceso

El flujo del proceso comienza con la instalación del Sistema de Pagos por Resultados (PaySaX).

Luego se procede a la autenticación en el mismo para poder acceder a sus funcionalidades. Una vez autenticado, se configura en el menú de Administración los usuarios que tendrán acceso al sistema.

En el menú de los Nomencladores se actualizan los incrementos del salario y se gestionan los datos de los Trabajadores, además, se debe adicionar los Cargos que cada uno de ellos presenta en la plantilla del área de capital humano.

Al concluir la gestión de los Nomencladores se procede a Iniciar el período de pago, luego se gestionan los Indicadores del inicio de la crianza. Iniciados los indicadores, se captan los Registros de los trabajadores permitiendo Crear, Editar y Eliminar dichos registros. Al gestionar los Indicadores del cierre de la crianza el sistema está listo para realizar el Cálculo de la Pre-Nómina del pago por resultados.

Al calcular la pre-nómina la aplicación analiza los indicadores del ciclo productivo y presenta un listado con los trabajadores que inciden en el período de pago, permitiendo aplicar el Tope de gasto de salario del peso de producción bruta (para el destajo individual) y la Penalización de los trabajadores individualmente que inciden en el Reglamento de hechos y conductas.

Una vez concluido el cálculo se pueden consultar los modelos de Pago por Resultados y los Indicadores del ciclo productivo. Luego se Cierra el período de pago y concluye el flujo del proceso generando los Reportes: Pagos por resultados e Indicadores del ciclo productivo. (Figura 3)

Figura 3. Flujo del proceso

• Pantallas de la aplicación desarrollada

Figura 4. Autenticación al sistema

Figura 5. Página de Inicio

Figura 6. Indicadores productivos

Figura 7. Cálculo de la Pre-Nómina

Conclusiones

Con el desarrollo de la aplicación PaySaX se concluye que:

• 1. La misma es una solución a la problemática existente en la Empresa Avícola de Santa Clara, de gran eficacia y rapidez, sirviendo de base para lograr la automatización del proceso manual que realizaban los especialistas de capital humano en dicha entidad.

• 2. Se logra la confiabilidad y veracidad, en la captación de la información así como en el cálculo del pago por resultados de sus trabajadores a nivel grupal e individual, evitando que existan equivocaciones al procesar las informaciones que tributan al resultado final, implicando que no se le pague al trabajador, o se le pague de más, lo que realmente aportó a la entidad en su jornada laboral y su relación directa con la producción realizada por cada uno de los trabajadores abarcados en el sistema de pago.

• 3. La elaboración de la documentación rectora del proyecto (Manual de Usuario y Manual de Instalación) permite compartir la base de conocimientos para el despliegue nacional del producto a otras Empresas Avícolas del país.

Autor:

Ing. Roberto Crespo Rojas

2013