Aplicación del balance de carga y capacidad en la actividad de limpieza

Introducción

La actividad de la limpieza constituye una labor imprescindible en las organizaciones, forma parte de la imagen visible que aprecian los clientes internos y externos. Dentro de los principios de la organización del trabajo, el orden y la limpieza constituye uno de los pilares fundamentales que coadyuvan a la eficiencia y eficacia de las operaciones.

El presente trabajo constituye el servicio de consultoría realizado en la Consultoría Organizacional y de Recursos Humanos a solicitud de diversos clientes, cuyo propósito estuvo enfocado a los siete elementos de la organización del trabajo, en particular el estudio de los métodos de trabajo, la organización y servicio al puesto de trabajo y la determinación de las normas de tiempo para calcular la carga y capacidad de trabajo en dicha labor.

Durante el desarrollo de la consultoría se realizaron entrevistas, encuestas y la aplicación de técnicas como la lista de chequeo, la observación y la verificación a los clientes internos y externos. Como parte del trabajo se realizaron las observaciones pertinentes para la fotografía individual detallada y los cálculos previstos del balance de carga y capacidad. Se reserva mencionar el lugar de realización del estudio por razones pertinentes del cliente.

DESARROLLO

Fundamentación

La actividad de la limpieza constituye una labor imprescindible en las organizaciones, forma parte de la imagen visible que aprecian los clientes internos y externos. Dentro de los principios de la organización del trabajo, el orden y la limpieza constituye uno de los pilares fundamentales que coadyuvan a la eficiencia y eficacia de las operaciones.

Sin embargo, este aspecto confronta serias insuficiencias y deficiencias por diversas razones, la mayor parte de ella, muy conocidas y otras que dejarían perplejo a diversos entendidos sobre el tema. Por ejemplo, se da por sentado que toda ama de casa sabe al menos, cocinar, limpiar, lavar, planchar o realizar cualquier otra tarea domestica.

Se supone que dichos conocimientos y habilidades lo adquieren desde pequeña y por tanto se infiere que al llegar a una entidad y ser contratada como auxiliar de limpieza, dominan adecuadamente el contenido de su labor.

Unas de las primeras conclusiones derivadas del servicio de consultoría efectuado en varias entidades es que el 90% de las auxiliares que realizan el servicio de limpieza, no saben limpiar ni han recibido ninguna preparación especial. Una paradoja que se logra aceptar si comprendemos que las condiciones técnicas organizativas en el hogar y el trabajo son diferentes. Incluso, en actividades similares, se presenta cualitativamente como diferente, la limpieza en una sala de pacientes de un hospital, en una habitación de un hotel, en una fabrica de muebles o en una oficina administrativa.

De hecho, la mayoría de las auxiliares de limpieza, en una encuesta efectuada desconocían el empleo de diferentes jabones y detergentes, los útiles de limpieza y los procedimientos correctos para efectuar una adecuada limpieza. Más del 95% plantearon que una vez empleada, solo se le indicaba el área a limpiar y donde se encontraban los utensilios de limpieza. Otra conclusión fue que excepto las trabajadores del turismo, no existe ningún curso o entrenamiento para enseñar a limpiar ¿para qué debería haberlo?

Una conclusión aún más seria es que la cultura del orden y la limpieza atañe sólo a las empleadas en dicho oficio; para eso reciben un salario, ¿no?, es la respuesta que dan muchos de los trabajadores, ignorando que también a ellos le incumbe la limpieza. Pues bien, esta situación que origina serios conflictos de intereses es un factor de insatisfacción en las que deben realizar la limpieza, por lo que enfrentan el trabajo con apatía y desinterés.

En el análisis de la organización y servicio al puesto de trabajo, otro aspecto interesante son las lesiones en las manos al exprimir las frazadas como consecuencias de actos involuntarios ya que al probar si las presilladoras tienen presillas, las que caen en el suelo, se impregnan en la colcha de trapear lesionando al trabajador. Otro tanto ocurre con los cables de lo equipos eléctricos, que al contacto con el agua pasa la corriente al cuerpo, en los menos de los casos sin consecuencias graves.

Un dato interesante, esta relacionado con el régimen de trabajo y descanso, dado que en su estructura el fondo de tiempo laboral de la tarde es mayor, en contradicción con la curva de rendimiento, por lo que no debe esperarse otra cosa de las auxiliares de limpieza, que echar una buena siesta.

Como parte del estudio solicitado se realizaron los cálculos para medir los gastos de trabajo vivo mediante la normación del trabajo, la determinación del balance de carga y capacidad y los ciclos de limpieza, según el caso de la entidad objeto de estudio y que forma parte implícita en la ponencia presentada.

Marco legal y conceptual

Para la realización del análisis, evaluación y propuesta se tuvo en cuenta:

• a. Resolución 26/06 Reglamento General de Organización del Trabajo, emitida el 12 enero del 2006 por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• b. Resolución 103/2005 Calificador de Ocupaciones Comunes de los Trabajadores de Servicio, emitida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• c. Resolución 36/10 obre la elaboración, aprobación y control de las plantillas de cargos.

Propósitos

• 1. Propiciar la retribución salarial en proporción directa a la cantidad y calidad del trabajo, atendiendo al principio de distribución socialista.

• 2. Incrementar la productividad del trabajo mediante el cumplimiento de las tareas, según el plan establecido.

• 3. Cumplir con los procedimientos de calidad en las operaciones para lograr que las áreas asignadas estén limpias.

• 4. Lograr al máximo el aprovechamiento de la jornada laboral.

• 5. Fortalecer el control, la disciplina laboral y la responsabilidad en el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas.

Determinación de las normas de tiempo mediante la fotografía individual detallada

La normación del trabajo tiene como objetivo principal, determinar los gastos de trabajo vivo que invierte el trabajador en sus diferentes actividades laborales. Su esencia consiste en establecer una medida del trabajo.

En este sentido se entiende por norma de trabajo, la expresión de los gastos de trabajo vivo necesarios para la ejecución de una actividad laboral en determinadas condiciones técnicas organizativas, por un trabajador (o grupo de trabajadores) que posee la calificación requerida y ejecuta su labor con habilidad e intensidad media.

El proyecto contiene las normas de tiempo para las operaciones de desempolvar, barrer, baldear, trapear y brillar; que de acuerdo con el tipo de limpieza: general, normal y de mantenimiento que se aplique, forman parte integrantes de las mismas. Las normas de tiempo fueron obtenidas mediante la aplicación de la técnica de la fotografía individual detallada, en las áreas especificas de la entidad.

Para la obtención de las normas y tasas se tuvo en cuenta las características y complejidades de las distintas áreas a limpiar, considerándose la homogeneidad de las mismas como:

Limpieza de área con obstáculos: Comprende la limpieza de locales utilizados como oficinas, teatros, salones de reuniones, etc. donde están dispuestos muebles y otros objetos que representan barreras en la operación de limpieza.

Limpieza de área sin obstáculo: Comprende la limpieza en locales y áreas tales como; pasillos, escaleras, elevadores o vestíbulo, donde los muebles y objetos no existen o su cantidad es poco significativa para constituir una barrera en la limpieza,

Dada la experiencia actual, con la finalidad de simplificar los cálculos de los gastos de tiempos, en las normas y tasas están comprendidas las operaciones de limpieza de los medios, mobiliarios y otros objetos; determinándose el coeficiente de densidad, mediante la suma de la cantidad de objetos entre la superficie (m2) a limpiar.

Se define como medios, mobiliario y objetos los siguientes: buroes, archivos, credenzas, satélites, sillas o butacas, sofás, cuadros o afiches, adornos, armario, mesas, libreros, ceniceros, teléfonos o intercomunicadores, caja de caudales, bebederos o caja de agua, radio, televisores, refrigeradores, cortinas, extintores, etc.

Según la forma de expresar el gasto de tiempo, se adopto para la actividad de limpieza la norma de tiempo, que expresa el tiempo necesario para el cumplimiento de la operación, o sea minutos/m2. En algunos casos se establece la relación inversa; m2/minutos. Adicionalmente se clasifica como una norma especifica, en función de las características del organismo. con una precisión de ± 10%

En las normas se incluyó los tiempos normados como son: TO, TPC, TS, TDNP, TIRTO, obtenidos mediante la fotografía detallada individual y la aplicación de muestras instantáneas de observación.

El cálculo de la normas solo incluye los gastos de tiempos necesarios y las interrupciones, de acuerdo con los resultados obtenidos en la fotografía individual detallada realizada a 5 operarias durante 10 observaciones a cada una. El resultado obtenido es el promedio.

La fórmula utilizada para la obtención de la NT fue la siguiente:

Sustituyendo en la formula para cada área objeto de limpieza, se obtiene la norma de tiempo específica.

Por ejemplo, asumiendo los datos en el subtotal de la limpieza de las áreas con y sin obstáculos se obtienen los resultados siguientes:

Para obtener la norma de rendimiento de una auxiliar de limpieza se asumió como criterio, utilizar la media obtenida como resultado de la limpieza de las áreas programadas, que incluye con obstáculos y sin obstáculos. En este sentido se prevén existan reservas de tiempo, que dependerán de asignar un área específica aplicando unos de los tipos de limpieza, por ello es fundamental que la programación sea proporcional a la carga y capacidad del trabajo.

En este caso, la formula utilizada fue:

Sustituyendo:

Balance de carga y capacidad

Determinación de la Fuerza de Trabajo Necesaria ( FTN)

Una vez determinadas las normas de tiempo y el inventario de las áreas y sus dimensiones, que asciende a 8 997.81 m2, se procedió a determinar la Fuerza de Trabajo Necesaria para el organismo aplicando el siguiente procedimiento:

Determinación de la carga de trabajo mensual, de acuerdo con el ciclo de la Limpieza

Para hallar la FTN se utiliza la formula siguiente:

De acuerdo con los cálculos la Fuerza de Trabajo Necesaria para la limpieza, según las dimensiones calculadas es de 6.40 trabajadores, el cual se aproxima por defecto a 6 trabajadores.

Teniendo en cuenta las ausencias por vacaciones, de forma tal que no se afecte el servicio, se calcula las necesidades adicionales, mediante la multiplicación de la FTN por 0.0909

6 x 0.909 = 0.54 Esta cifra se aproxima a un trabajador

La Fuerza de trabajo necesaria es de 7 trabajadores

También puede calcularse la FTN mediante la relación de la superficie a limpiar sobre la norma de rendimiento, aunque esta forma oculta reservas significativas de productividad.

El cual se aproxima por defecto a 7 trabajadores.

Al tenerse en cuenta las ausencias por vacaciones, seria 7.3 X 0.0909 igual a 0.66, aproximándose a uno, el que sumado a la FTN daría una plantilla de 8 trabajadores.

De acuerdo con el método empleado en el estudio del sistema de pago se propone en principio una plantilla de 8 auxiliares de limpieza, dado las afectaciones existentes por ausencias reiteradas por problemas personales y de enfermedad así como la inestabilidad laboral que se presenta en esta labor. La plantilla definitiva estará sujeta a los resultados de la aplicación del presente proyecto.

2.5.1 Ciclo y frecuencia de la limpieza

Para la elaboración de la programación de las actividades, según el período que se establezca (semanal o quincenal), el jefe de la brigada de limpieza o la persona que se designe tendrán en cuenta los aspectos siguientes:

1. – El ciclo y la frecuencia prevista según el tipo de limpieza, el cual se determinó en el presente estudio.

2. – La norma de rendimiento (NR) media diaria calculada por trabajador de

1 231.67 m2, la cual multiplicada por los 24 días laborales, se obtiene la carga de trabajo individual mensual, ascendente a 29 560 m2.

3. – El tiempo total disponible mensual de 9 600 minutos como resultado de multiplicar el Tiempo Operativo (400 min.) por los 24 días laborales.

4. – Tomando como referencia el catálogo de normas y tasas y la asignación de las áreas de trabajo, se estructura el balance de la carga y capacidad del trabajo individual, para lo cual puede apoyarse en el modelo que se adjunta. Es preciso para que el sistema de pago a destajo individual cumpla con los propósitos formulados que exista un adecuado acomodo de la carga. Determinación de la carga de trabajo individual mensual, de acuerdo con el ciclo y frecuencia de la limpieza. Cálculo del salario a devengar. Ejemplo para un auxiliar de limpieza (Primer piso)

Formulas empleadas

Carga de trabajo = Área X Ciclo X Días a limpiar

Tiempo según norma = Norma de tiempo calculada (NT) X Carga de trabajo

Salario según tasa = Tasa de salario X Carga de Trabajo

Como puede apreciarse en el ejemplo, aún cuando se utiliza el fondo de tiempo disponible, 9 600 minutos, no se logra el cumplimiento de la norma de rendimiento en 6 445.15 m2 (29 560 – 23 114.85). Esta situación no confrontará dificultades, dado que existen reservas de tiempo determinadas por las habilidades, experiencia y porque en determinadas operaciones no se requiere realizar todas las acciones que están previstas.

Precisiones generales

La norma de tiempo para el tipo de limpieza de mantenimiento se disminuye en un 50%, o sea la mitad del tiempo a emplear y para la limpieza general se incrementará en un 120%. En ambos casos, se considera mantener la tasa salarial correspondiente. Estos aspectos deben tenerse en cuenta en el balance.

Cuando el trabajo se realice por pareja, la carga de tiempo individual se suma y los resultados finales se dividen entre dos. En este caso deberá quedar registrado en el reporte de trabajo y requiere la autorización del jefe de la brigada.

Las tareas conjuntas asignadas, los resultados finales se dividirán entre la cantidad de participantes. (Ejemplo: teatro, lobby central, etc.)

Conclusiones y recomendaciones

La actividad de la limpieza constituye una labor imprescindible en las organizaciones, forma parte de la imagen visible que aprecian los clientes internos y externos. Dentro de los principios de la organización del trabajo, el orden y la limpieza constituye uno de los pilares fundamentales que coadyuvan a la eficiencia y eficacia de las operaciones.

Las insuficiencias y deficiencias en la actividad de limpieza tienen como fundamento esencial la débil estimulación material y moral, incluida el limitado aseguramiento de los medios de trabajo y las carencias de conocimientos elementales pata lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo.

Otras de las limitaciones esenciales están presente en la poca cultura organizacional que no considera este tema vital dentro de la organización del trabajo, de hecho existe poca preocupación de los directivos en exigir un adecuado balance de carga y capacidad y el control de dicha actividad.

El presente trabajo de consultoría asistida demostró la necesidad de encarar este asunto de otra manera, proponiendo de hecho tres acciones vitales:

1.- Realizar los estudios de balance de carga y capacidad, definiendo en el contenido de trabajo el rendimiento con calidad y el pago según los resultados.

2.- Dotar a los auxiliares de limpieza de los medios de trabajo, establecer un régimen de trabajo y descanso, acorde a la curva de rendimiento e instruir mediante cursos de capacitación anual.

3.- Elevar la cultura organizacional impregnando el valor del orden y la limpieza en todos los trabajadores como aspecto vital para propiciar el incremento de la productividad del trabajo.

Bibliografía consultada

Trabajo y Seguridad Social, Ministerio: Documento para la preparación de dirigentes administrativos, en materia de productividad, organización del trabajo, sistema del pago y evaluación del desempeño, Cuba 2007

Trabajo y Seguridad Social, Ministerio: Resolución 26/06 Reglamento General sobre la Organización del Trabajo, Cuba 2006

Trabajo y Seguridad Social, Ministerio: Libro de organización del trabajo, editado por el Instituto de Estudios del Trabajo, Cuba 2006.

Oficina Internacional del Trabajo: Introducción al estudio del trabajo, Editorial Pueblo y Educación, segunda edición, Cuba 1973.

Muther Richard: Distribución en planta, Editorial Hispano Europea, Barcelona, segunda edición 1970.

Instituto de Estudios del Trabajo, Colectivo de autores: Compendio Metodológico sobre política laboral y salarial, número 2 normación del trabajo, editado en CUBA Febrero del 2000

Autor:

Lic. Rafael Martínez Cobas