Manual de organización en la gerencia de administración para la empresa HPC Venezuela C.A.

Resumen

Para lograr el éxito en los objetivos propuestos dentro de una empresa es necesario contar con la información básica de la misma, conocer perfectamente sus políticas, misión, visión, metas y todos aquellos aspectos que son claves para alcanzar un crecimiento continuo. La presente investigación está compuesta por seis capítulos, donde el primero de ellos contiene información general de la empresa, que en este caso es: "HPC Venezuela C.A.", sus antecedentes históricos, la misión y visión, sus objetivos, sus funciones, organigramas y estructura en general; entre otros, siendo esto un instrumento útil para la orientación e información de todo el personal que labora en la empresa. Seguidamente se exponen los antecedentes y la formulación del problema en estudio, parte fundamental para el entendimiento de la investigación ya que es allí donde se precisa el contexto de la problemática. En el tercer capítulo se presenta toda la referencia teórica que es necesaria conocer para el esquema de la investigación y la aplicación de conocimientos, además se plantean las diversas técnicas para la búsqueda de información. Consecutivamente el cuarto capítulo muestra la metodología utilizada para definir el tipo de investigación y sus especificaciones generales. La situación actual por su parte muestra el estado en el que se encuentra la organización y como se ve afectada por el problema en estudio, y por último se presenta el análisis de los resultados como sexto capítulo, el cual muestra el cumplimiento de los objetivos específicos descritos para el logro del objetivo general. Contiene además el diseño del Manual de Organización propuesto, donde se expone con detalle la estructura de la empresa, señala cada uno de los cargos y la relación que existe entre ellos, explica la jerarquía existente, los grados de autoridad y de responsabilidad, las funciones y actividades de todos los cargos y unidades involucrados. Finalmente, El Manual de Organización incluye también información detallada en cuanto a descripción de unidad, descripción de cargos, evaluación de estos y las funciones específicas relacionadas con cada cargo, las cuales deberán ser cumplidas por cada uno de los trabajadores durante la misma jornada de trabajo.

Palabras Claves: misión, visión, organización, organigramas, manual, jerarquía, unidad, cargos, funciones, objetivos.

Introducción

La Organización, es el proceso administrativo a través del cual se divide y agrupa el trabajo, estableciéndose su estructura de funcionamiento y asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y responsabilidades, en este proceso se define el orden jerárquico y la coordinación que debe tenerse para el mejor desempeño de las tareas garantizando así el logro de los objetivos.

Para establecer un acertado nivel de organización es necesario llevar a cabo una serie de etapas que va desde la división del trabajo hasta la coordinación, y entre ellas se implantan la jerarquización, el criterio de departamentalización y la descripción de funciones, donde todos estos elementos bien analizados y establecidos permiten garantizar un nivel de organización exitoso para cualquier empresa.

En este sentido, la falta de una adecuada estructura organizativa en cualquier empresa, le crea dificultades a la dirección porque no se pueden desenvolver con verdadera racionalidad a causa de que esa deficiencia crea problemas y dificultades tales como: conflictos de autoridad, dualidad de mando y dirección, falta de orden, indisciplina, improductividad del trabajo, conflictos de jerarquía, dualidad de funciones, superposición de autoridad y responsabilidad, evasión o usurpación de responsabilidades y de autoridad respectivamente.

Toda la información referida a la forma de organización que tenga toda empresa debe de estar contenida en un Manual de Organización y para llegar al mismo se debe realizar un Estudio de Organización, que no es más que la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo.

No obstante hoy en día existen muchas empresas que no le prestan la debida atención a este tipo de documentación y de hecho operan sin un modelo de organización claro que les garantice el buen cumplimiento de sus funciones y por ello se generan los problemas mencionados anteriormente, por lo que el propósito general de esta investigación es Diseñar un Manual de Organización para la empresa HPC Venezuela C.A., con el objeto de que esta pueda contar con un documento que muestre a detalle cómo está organizada, las unidades que la integran, las funciones, las descripciones de cada cargo y cada departamento y los respectivos organigramas.

La principal fuente de información, será a través de una encuesta realizada a los cuarenta y cinco (45), empleados administrativos que laboran en la planta. Dos aspectos centrales serán examinados en esta encuesta; La Descripción de cargos y la descripción de unidad con algunos aspectos formales de la empresa. Otro mecanismo implementado para la recolección de información fue las consultas bibliográficas, el archivo de la empresa y la observación directa, ya que la investigación presenta un diseño de campo el cual establece obtener todos los datos directamente de la realidad donde se desarrolla el problema.

CAPITULO I

La empresa

• RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA.

Hitachi Planta Construcción (HPC VENEZUELA, C.A), empresa japonesa dedicada a la ejecución de proyectos metalmecánicos inicia sus operaciones en Venezuela en el año 1978 -1986 en la Central Hidroeléctrica Raúl Leoni (Guri), con la Etapa II de la misma, encargándose de la Construcción, Instalación, Ensamblaje, Montaje, Supervisión, Prueba, Arranque y Mantenimiento de cada una de las Unidades que allí operan.

Para el año 1978 contaba con un capital suscrito de 120.000.000 Bs destinada a la construcción, instalación, ensamblaje, montaje, supervisión, prueba, arranque y mantenimiento de plantas industriales y semi-industriales o partes de las mismas. Dichas plantas incluyen plantas eléctricas, sub-estaciones, metalmecánica, siderúrgicas, químicas, petroquímicas, refinerías, tratamiento de aguas, así como edificaciones, protección ambiental, muelles y sistemas de materiales.

Elevando cada día el nivel de su oferta, HPC VENEZUELA, C.A se apuntala como la empresa líder en ofrecer soluciones integrales y una asesoría especializada al parque industrial nacional, garantizando respuesta inmediata respaldada con un servicio de primera calidad.

Desde varias perspectivas, HPC Venezuela, C.A. es una empresa con alto potencial. Con la base de este potencial, la combinación de las destrezas y pericias de los empleados, no hay duda que podemos conducir al mundo

en la creación de un nuevo valor, mediante soluciones de óptima calidad a los problemas que enfrentan los clientes y la sociedad.

1.2 ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS Y SERVICIOS QUE PRESTA LA EMPRESA.

HPC Venezuela, C.A. engloba muchos negocios, tecnologías, productos y soluciones. Las principales áreas de negocio son: Infraestructura Social y Sistemas de Máquinas Industriales, Mecatrónica, Sistemas de Plantas Industriales, Sistemas de Aire Acondicionado y Sistemas de Energía, experiencia en Obras de Construcción, Instalación de Equipos Mecánicos, Instalaciones Eléctricas, Instalación de Tuberías, todo esto para: Centrales Hidroeléctricas, Plantas de Energía Térmica, Acerías y Plantas Industriales.

HPC Venezuela, C.A. se propone ofrecer a sus clientes las mejores soluciones en el campo de las infraestructuras públicas, municipales e industriales. Además ha intentado descubrir necesidades potenciales y desarrollar tecnologías y productos para solucionar dichos problemas, con una comunicación cercana con los clientes. La compañía continuará progresando constantemente hacia la meta de cubrir las expectativas del cliente, mediante nuevos e innovadores valores basados en tecnología de punta.

HPC Venezuela, C.A. llevará a cabo la responsabilidad social en términos de conformidad, seguridad, calidad y protección de derechos humanos. La idea es crear una mejor sociedad, siendo un ciudadano corporativo, en función de las actividades enmarcadas en el CSR.

La compañía continuará ofreciendo valores que no solo llenen, sino que excedan las expectativas de los clientes y la sociedad.

1.3 FILOSOFÍA DE GESTIÓN.

Contribuir con la creación de un valor superior y con el surgimiento de una mejor Venezuela, a través de tecnologías y servicios confiables.

– OBJETIVOS DE LA EMPREA:

• Generar beneficio económico para los accionistas, incrementando el valor de la empresa.

• Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente calidad.

– MISIÓN DE VHPC

Consolidar a HPC VENEZUELA C.A., como la empresa líder en proyectos de construcción, montaje y puesta en marcha de estructura metálicas y en el desarrollo de sistemas integrados para la modernización de equipos y procesos, asegurando un servicio de calidad, proyectando una imagen de solidez y responsabilidad, respaldando las infraestructuras sociales e industriales en Venezuela, creciendo con los clientes y la sociedad, dirigiéndonos con audacia hacia el futuro, satisfaciendo nuestra responsabilidad social, manteniendo estrictos patrones éticos y tecnológicos.

– VISIÓN DE VHPC

En el contexto tecnológico del siglo XXI, HPC VENEZUELA, C.A. prevé ser pionero en Soluciones de Ingeniería Integradas, colocándose un paso adelante en esta disciplina de rápido andar. En este nuevo milenio, la compañía estará al frente de la industria de la construcción, colocando su propia marca como la empresa más importante del país en su rama, con capacidades de talla mundial asimismo creándose su propia su visión hacia el futuro en consonancia con las necesidades del país y de la población Venezolana.

1.4 UBICACIÓN DE LA EMPRESA.

La empresa HPC Venezuela, C.A. se encuentra ubicada en Puerto Ordaz, Edo-Bolívar, Zona industrial Matanzas, Calle Arboleda UD-502.

• IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO

El Área de trabajo donde se desarrolla la presente investigación, es específicamente dentro de la Gerencia de Obra de la empresa VHPC, C.A.

1.5 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA.

La Central Hidroeléctrica que anteriormente se llamaba Raúl Leoni y que actualmente se llama Simón Bolívar, Guri, inicio su construcción en el año 1961 y finalizó en el año 1973, Guri es la segunda planta hidroeléctrica más potente del mundo. Para que esta central se mantenga en constante funcionamiento, a las Unidades Generadores se le deben realizar su debido mantenimiento en el tiempo preciso para su duración. Las Unidades Generadores n° 12, 15, 16, 18 y 20 de Guri II se encuentran funcionando desde el año 1973 hasta nuestros días y requieren de mantenimiento. VHPC Venezuela se posiciona en este proyecto como una empresa sub-contratista encargada de contribuir con la rehabilitación específicamente en la parte mecánica, eléctrica, reparación y construcción , el cliente directo es EURO-BRAS quien es la empresa contratista encargada de la ingeniería, fabricación y maquinado en el proyecto y requiere de VHPC para llevarlo a cabo, el cliente de EURO-BRAS es la empresa EDELCA CORPOELEC, que requiere de la ejecución de este proyecto para seguir satisfaciendo las necesidades de la demanda de energía eléctrica la cual va en aumento con el pasar de los años. El cliente indirecto de VHPC VENEZUELA C.A es EDELCA CORPOELEC.

1.6 TRABAJOS QUE REALIZA LA EMPRESA.

• Construcción, Instalación, Ensamblaje, Montaje, Supervisión, Prueba, Arranque y Mantenimiento de las Unidades Generadoras en las centrales hidroeléctricas.

• Trabajos de instalación de equipos mecánicos.

• Trabajos de tubería.

• Trabajos eléctricos.

• Trabajos de instrumentación.

• Trabajos de aislamiento, pintura y trabajos de ductos.

• Suministro de equipos auxiliares.

• Suministro de materiales (como tubería, cables, bandejas, tubería conduit).

• Transportación en tierra y trabajos de descarga en puerto.

• Trabajos de fundaciones (trabajos civiles).

• Suministro de fabricación de acero.

• Trabajos de mantenimiento.

• EXPERIENCIA EN EJECUCIÓN DE:

• Centrales Hidroeléctricas (Guri, Macagua, Caruachi).

• Centrales Térmicas (CADAFE, TACOA, ELEVAL).

• PLANTA DE REDUCCIÓN DIRECTA (OPCO, ORINOCO IRON).

• PLANTA DE PELLAS (FMO).

• PROYECTO FERROCARRIL – DEPOT (IAFE).

• CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA.

HPC Venezuela C.A. se caracteriza por:

• Ser oportunos y eficientes en las principales áreas de cobertura, las cuales son: sistema de plantas industriales, sistemas de aires y sistema de energía mecánicos, instalaciones eléctricas, instalaciones de tuberías, entre otros, para centrales hidroeléctricas, plantas de energía térmica, acerías y plantas industriales.

• Ofrecer a sus clientes las mejores soluciones en el campo de las infraestructuras públicas, municipales e industriales.

• Descubrir necesidades potenciales y desarrollar tecnologías y productos para solucionar dichos problemas, con una comunicación cercana con los clientes.

• Progresar constantemente hacia la meta de cubrir las expectativas del cliente, mediante nuevos e innovadores procesos basados en nuestra tecnología de punta.

• Llevar a cabo nuestras operaciones con responsabilidad social en términos de conformidad, seguridad, calidad y protección de derechos humanos.

• RECONOCIMIENTOS RECIBIDOS POR LA EMPRESA.

• C.V.G. ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ C.A. (EDELCA)

Otorga reconocimiento a HPC Venezuela C.A. por su valioso aporte para la construcción del complejo hidroeléctrico Macagua, en el año 1997.

• ORINOCO IRON

La dirección de Orinoco Iron le entrega a H.P.C Venezuela C.A. un reconocimiento al cumplirse un millón de horas hombre de trabajo sin accidentes incapacitan tés en este proyecto en el año 1998.

• C.V.G. ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ C.A. (EDELCA)

Se le es otorgado a HPC Venezuela C.A. un reconocimiento por su valiosa contribución en la construcción de la central hidroeléctrica Caruachi obra de singular importancia y motor fundamental para una nueva Venezuela, merecedora del puente Alcántara otorgada por la fundación San Benito de Alcántara.

• ORINOCO IRON

Reconocimiento otorgado a HPC Venezuela C.A. por cumplirse dos millones (2.000.000) de horas hombres trabajadas sin accidentes incapacitantes. Del 17 de mayo al 8 de septiembre de 1999 para este proyecto y su aporte en la seguridad del mismo.

• ORINOCO IRON

Entrega oficial del reconocimiento a HPC Venezuela C.A. por su excelente desempeño en la ejecución del montaje mecánico de nuestra planta de 2.2 millones de T.M/año de briquetas en el año 2000.

• ORINOCO IRON

Reconocimiento a HPC Venezuela C.A. por el logro alcanzado desde el 15 de septiembre de 1999 hasta el final del proyecto en la ejecución de los trabajos en el proyecto Orinoco Iron tres millones trescientos setenta y tres mil (3.373.000) horas hombres trabajadas sin accidentes incapacitantes.

• VALORES DE LA EMPRESA HPC VENEZUELA C.A.

Humanismo: entendido por tal gestión con sentido de justicia, pluralista y participativa, orientada al desarrollo integral de sus trabajadores, a la integración del factor ambiental en sus actividades y al compromiso social con las comunidades vinculadas a ella.

Respeto: constituye el trato justo y considerado entre los trabajadores, hacia el ambiente, instituciones y organismos, clientes y proveedores, ciñéndose a la normativa de toda índole que incide sobre su actividad.

Participación: consiste en la promoción de una cultura que valora y motiva la generación compartida de ideas, opiniones y sugerencias, dirigidas al mejoramiento continuo de la organización. Cultura que incorpora los aportes de las comunidades e instituciones nacionales e internacionales relacionadas, estimulando la creatividad de todos los miembros de la empresa.

Excelencia: búsqueda de la calidad superior y perfección a través del mejoramiento continúo de su gente y de sus procesos internos en el logro de las metas propuestas y en el servicio que suministra al nivel de organizaciones de clase nacional.

CAPITULO II

El problema

2.1 ANTECEDENTES DES PROBLEMA.

La Organización, es el proceso administrativo a través del cual se divide y agrupa el trabajo, estableciéndose su estructura de funcionamiento y asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y responsabilidades, en este proceso se define el orden jerárquico y la coordinación que debe tenerse para el mejor desempeño de las tareas garantizando así el logro de los objetivos.

La estructura de la organización es un armazón o integración particular, especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia. Se crea para realizar las funciones, las actividades, y para cumplir los deberes y responsabilidades de los componentes sociales de la organización. A través de ella se delega autoridad, se establecen las responsabilidades y, en función de estas, las distintas posiciones de la estratificación jerárquica.

Por otra parte un estudio de organización, es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo.

La falta de una adecuada estructura de organización crea dificultades, a la dirección porque no se pueden desenvolver con verdadera racionalidad a causa de que esa deficiencia crea problemas y dificultades tales como: conflictos de autoridad, dualidad de mando y dirección, falta de orden, indisciplina, improductividad del trabajo, conflictos de jerarquía, dualidad de funciones, superposición de autoridad y responsabilidad, evasión o usurpación de responsabilidades y de autoridad respectivamente.

Todo lo antes mencionado forma parte del proceso de organización que debe formalizar cada empresa de cualquier ramo. Actualmente la empresa VHPC, C.A. no posee un manual de organización que le suministre a cada trabajador de forma clara y precisa las normas y procedimientos de la empresa, la estructura organizativa, las vías jerárquicas, además de todas las funciones que debe desarrollar según su cargo.

Hoy por hoy VHPC, C.A. se posiciona en el mercado como una empresa líder en trabajos metalmecánicos de mantenimiento y rehabilitación de turbinas, por lo que para este año 2009, inicia la Rehabilitación específicamente en la parte mecánica, eléctrica, reparación y construcción de cinco (5) unidades generadoras de la represa Simón Bolívar en Guri II.

En este sentido la estructura organizativa de la empresa para el desarrollo de este proyecto está formada por cinco departamentos o áreas administrativas principales que son: Gerencia de Administración, Gerencia de Obra, Departamento de Laborales, Almacén y el Departamento de Seguridad, Higiene, Ambiente y Servicios Médicos.

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

Por todo lo antes expuesto, el problema se refiere a la ausencia de un Manual de Organización en la empresa VHPC, C.A., de allí se plantea la realización de un Estudio de Organización con la finalidad de diseñar dicho manual, además va a permitir detectar notoriamente las fallas existentes en el desempeño de las funciones de cada unidad y de cada trabajador con el propósito de plantear todas las mejoras posibles que permitan optimizar el desempeño de la empresa.

2.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.

• a) Objetivo General

Diseñar un Manual de Organización para la empresa HPC Venezuela C.A., en la Gerencia de Administración, para el desarrollo del proyecto "Rehabilitación de las Unidades Generadoras N° 12, 15, 16, 18 y 20 de la Casa de Máquinas II, Guri, de la Empresa EDELCA, CORPOELEC".

• b) Objetivos Específicos

• Determinar la estructura organizativa actual de la empresa VHPC, C.A. e identificar sus problemas para plantear las mejoras.

• Fijar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa.

• Identificar el nivel de innovación organizativa de la empresa.

• Aplicar los métodos y técnicas eficaces y racionales a través de un Estudio de Organización.

2.4 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA.

Actualmente en el siglo XXI, para toda empresa de cualquier ramo, ya sea de productos o servicios le es sumamente difícil mantenerse el mercado nacional o internacional según sea el caso. Esto debido a la fuerte competitividad existente y a los niveles calidad que exige el cliente, que cada vez son mayores, por lo que hoy en día esto hace que muchas empresas cambien constantemente en cuanto a tecnología, documentaciones, legalidades, entre otros aspectos, es decir, existe un proceso de mejora continua muy diverso, el cual va de la mano con los procesos de estandarización y certificación de las normas ISO 9000, al cual no es muy sencillo pertenecer, pero hoy en día las grandes empresas trabajan fuertemente por poseer dicha certificación ya que es un instrumento que le dará mayor prestigio y les ayudara a mantenerse mejor posicionado en el mercado, para este proceso es necesario una serie de documentación entre ellos tener implementado un manual de organización o de normas y procedimientos y tener un nivel de organización bien claro. Esto no solamente para la certificación sino para ser eficientes como empresa y obedecer a planes organizacionales que garanticen el progreso de la misma, es por esto que la presente investigación consiste en "Diseñar un Manual de Organización", debido a las necesidades de crecimiento que tiene la empresa y de mejorar ampliamente su desempeño, a fin de garantizar una mejor función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control de gestión.

2.5 DELIMITACION DEL PROBLEMA.

VHPC, C.A. es una empresa de servicios, (contratista) que trabaja lógicamente por proyectos y como ya se ha hecho mención el proyecto que desarrolla actualmente es la "Rehabilitación de las Unidades Generadoras n° 12, 15, 16, 18 y 20 de la Casa de Máquinas II, Guri II, de la Empresa EDELCA, CORPOELEC", por lo que el alcance de este estudio de organización abarcara la estructura organizativa y funcional de la administración del proyecto actual en la represa Simón Bolívar, que tendrá una duración estimada de 7 años, y comprende 5 áreas administrativas (Gerencia de Administración, Gerencia de Obra, Departamento de Laborales, Almacén y el Departamento de SHA y Servicios Médicos), para la descripción de unidad y 45 empleados administrativos para las descripciones de cargo. Es decir, en este estudio no se tomaran en cuenta las demás oficinas o departamentos y empleados, que pueda tener la empresa en la ciudad o en relación a otros proyectos.

CAPITULO III

Marco teórico

3.1 LA ORGANIZACIÓN.

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo).

"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce.

"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

• IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo, jamás se puede decir que han terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.) lo que

• obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

• ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

• Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

• Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

• Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

3.4 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

3.4.1 Principio del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deberán relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, sólo ocasionan gastos innecesarios. No hay que confundir a los sistemas organizacionales con sistemas burocráticos o de paralelo excesivo; al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

3.4.2 Principio de Especialización: Cuanto más se divide el trabajo que dedica cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza. Producir más y mejor con el mismo esfuerzo. Principio de Unidad de Mando. Para cada función debe existir un solo jefe y un solo programa de acción.

3.4.3 Principio de Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose, al mismo tiempo, la autoridad correspondiente.

3.4.4 Principio de Equilibrio Dirección-Control: A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de las funciones de control adecuadas para asegurar la unidad de mando.

3.4.5 Principio de Centralización: Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados es descentralización, todo lo que disminuye su importancia es centralización.

3.4.6 Principio de Jerarquía: Una organización debe contar con una serie de niveles jerárquicos desde la autoridad suprema hasta los puestos de menor importancia. Dentro de esto, la vía jerárquica es la ruta que sigue la autoridad y la comunicación al pasar por todos los niveles. Todos los integrantes de la organización participan en distintos grados y modalidades.

3.4.7 Principio de Orden: "Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar".

3.4.8 Principio de Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

3.4.9 Principio de Formalización de Roles: Deben existir reglas formales preestablecidas sobre los derechos y deberes de los ocupantes de los puestos y el trabajo que habrán de desempeñar.

3.4.10 Principio de No Inhibir el Potencial del Trabajador: La organización no debe ser tan estructurada y controladora que inhiba al trabajador para madurar y aplicar todo su potencial.

3.4.11 Principio de Flexibilidad: Los procesos y estados internos de la organización dependen de los requisitos externos y las necesidades de sus integrantes.

3.4.12 Principio de Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones de medio ambiente.

• ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Las etapas de la organización son la división del trabajo y la coordinación.

3.5.1 División del trabajo.

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

La división del trabajo, en sentido estricto, significa para la organización la base para determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las relaciones entre ellas.

La división del trabajo es una consecuencia de procesos sociales y en una empresa es el resultado de:

• Las diferentes funciones orgánicas de una organización y de la necesidad de agrupar las distintas actividades.

• La decisión de aprovechar las ventajas de la especialización, la cual tiene efectos positivos sobre la productividad.

• El desarrollo tecnológico es de tal magnitud, que ha limitado y circunscrito los conocimientos de los hombres a áreas específicas de especialización.

• Por las determinaciones del factor geográfico, que impone un definido tipo de trabajo para zonas particulares.

• Por imperativos de la dinámica del proceso productivo –influido por el desarrollo social–, de los planos de competencia y por la necesidad de hacer más productivos los factores de la producción e incrementar las ganancias.

3.6.2 Coordinación.

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

La coordinación nace de la necesidad de armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la coordinación, que no es más que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas. Su función básica es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

3.6 ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN.

El establecimiento de una estructura organizativa, ya sea en una empresa por crear o en una unidad estructural en funcionamiento, es un problema que induce a realizar un estudio de organización.

Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus objetivos o se perciben dificultades en el desempeño diario de las actividades es necesario revisar su forma de funcionamiento y en especial la estructura organizativa que posee. Los problemas que pueden dar aviso a la necesidad de un estudio de organización son muchos, destacan la duplicidad de funciones, conflictos entre el personal, incumplimiento de la metas y objetivos planteados, dificultades para el control de gestión. También puede ser necesario un estudio de organización por necesidades de crecimiento de la empresa o por cambios en su misión dada las nuevas exigencias del entorno.

Para dar respuesta a los diversos problemas que se presentan en la organización pueden realizarse estudios para:

• Adecuarse al proceso productivo.

• Adecuarse a los procesos especializados.

• Garantizar una carga o distribución normal del trabajo.

• Garantizar una mejor función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control de gestión.

• Reducir costos y lograr mejor empleo, productividad y efectividad en el uso de los recursos.

• Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura técnica o administrativa en beneficio de otras áreas, evitando así la duplicidad.

• Adecuarse a las políticas o estrategias de la empresa.

• Mejorar los métodos.

• Obedecer a planes organizacionales.

Un Estudio de Organización es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo. En los estudios de estructuras organizativas están involucrados importantes condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de estructuras es importantes tratarlos con una metodología adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de análisis y síntesis.

Seguidamente se presentan varias metodologías para la realización de estudios de organización, esto con el propósito de que el analista pueda escoger aquella que se le facilite de acuerdo a las condiciones de la empresa y a la facilidad en la búsqueda de información. Conviene aclarar que, en realidad el fundamento de todas estas metodologías es el mismo y en esencia plantean definir el problema, identificar las causas y proponer las posibles soluciones que proporcionen a la empresa una organización que garantice el logro de los objetivos.

Cuando se trata de un estudio de planeación de una estructura de organización debemos decidir qué clase de organización se necesita, en este sentido se tiene que determinar qué clase de trabajo es el que tiene que ejecutarse y cómo debe disponerse ese trabajo para una actuación más efectiva. Se debe llegar a las mejores respuestas identificando:

• El trabajo primordial de la organización, basándonos en sus objetivos.

• Disponer el trabajo en conjuntos debidamente agrupados y equilibrados.

• Establecer el alcance adecuado de supervisión y coordinación correspondiente a cada puesto.

Para establecer la organización que se necesita debemos:

• a) Organizar sobre la base de los objetivos, recordando que toda unidad o cargo debe estar destinado a facilitar el logro de los objetivos de la empresa y a aportar de forma eficiente su contribución.

• b) Organizar tanto de abajo hacia arriba como de arriba hacia abajo, estableciendo, revisando y agrupando las funciones en ambos sentidos, analizar el puesto del Director o Gerente General y establecer las delegaciones que puede realizar en orden descendente hasta llegar al nivel más bajo. Revisar las funciones de los grupos de ejecución y desarrollarlas hasta visualizar la labor de los niveles superiores y verificar que a través de ellas la empresa puede lograr los objetivos planteados.

• c) Agrupar en un solo conjunto los trabajos relacionados entre sí, esto permite disponer el trabajo para la conformación de cargos y luego agrupar los cargos para conformar las unidades.

• d) Equilibrar los agrupamientos, debe verificarse que el agrupamiento realizado esta bien balanceado y que se corresponde con la concepción de unidad que se está manejando para que de esta manera se garantice que en un nivel jerárquico todas las unidades tendrán igual rango o categoría.

• e) Establecer un alcance adecuado de supervisión, en esta etapa debemos dar cumplimiento al principio de ámbito de control, sabiendo que en los niveles más altos es conveniente una supervisión directa de alrededor de 6 personas, mientras que en los niveles operativos si se pueden establecer grupos con más de 10 personas.

Idalberto Chiavenato, en su libro Iniciación a la Organización y Técnica Comercial, establece una metodología para realizar estudios de organización y reorganización la cual contempla las siguientes fases:

• 1) Identificación del problema: La identificación del problema significa la percepción de que se está cometiendo algún error. Corresponde a la empresa verificar si el departamento, o servicio, o la rutina que no funciona bien, necesita ser racionalizado, mejorado o modificado para ser más eficiente.

• 2) Análisis de la situación: Esta fase analiza la situación en la cual el problema fue identificado. Corresponde a un análisis y descripción de cada componente del problema y cómo éstos están agrupados.

• 3) Opciones de solución para el problema: Es la fase en que se piensa en varios medios para resolver el problema o cambiar la situación en la cual se sitúa. En la empresa corresponde a la elaboración de varias opciones de organigrama o de estructuras de funcionamiento.

• 4) Elección de la opción más adecuada: En esta fase se decide por una de las opciones de solución propuestas, se evalúan las características de cada una y se escoge la que más aplique en el momento.

• 5) Implantación de la solución escogida: En esta etapa se ejecuta la propuesta, se pone en práctica la nueva estructura.

• 6) Verificación de los resultados: Aquí se evalúan los resultados obtenidos con la nueva estructura y se verifica si se ha logrado solucionar los problemas definidos en la primera etapa.

3.6.1 METODOLOGÍA PROPUESTA.

Tomando en cuenta los planteamientos de las metodologías anteriores, se puede establecer que para realizar un estudio de organización deben cumplirse con los pasos siguientes:

• 1. Definir la necesidad de realización del estudio de organización o reorganización, recopilación de datos y realización de entrevistas preliminares.

• 2. Describir la situación actual de la empresa, enumerando sus problemas y situaciones conflictivas o potenciales de conflicto.

• 3. Realizar un estudio diagnóstico que incluye el análisis de esa situación en el cual debemos considerar detalladamente todos los factores o aspectos que influyen en el desenvolvimiento de la organización. Estudiar y analizar los factores internos y externos, realizar un análisis FODA de la situación y establecer estrategias.

• 4. Analizar toda la información, hacer un examen crítico de todos los aspectos investigados para así identificar problemas y causas, posibles contradicciones y plantear posibles soluciones. Realizar el análisis de la estructura actual, cambios, sucesos y situaciones de mayor relevancia que influyan en el logro de los objetivos.

• 5. Definir el ámbito funcional que debe tener la unidad estudiada.

• 6. Determinación de Macrofunciones de la Unidad, que consiste en la agregación de actividades y funciones afines, considerando el criterio de departamentalización funcional.

• 7. Establecer los lineamientos a aplicar para la reorganización.

• 8. Definir la estructura Macro propuesta. Presentar las propuestas de organización posible y comparar las alternativas de acción con sus respectivas ventajas y desventajas así como los resultados que se esperan obtener.

• 9. Describir las Unidades que conformaran la estructura propuesta.

• 10.  Determinar y describir los cargos requeridos en cada unidad para garantizar el logro de los objetivos.

• 11.  Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones requeridas para cada cargo.

Partes: 1, 2