Implantación del sistema de calidad en función de las actitudes hacia el servicio (página 2)
Enviado por Isabel Urquiza
Elaborar los procedimientos del sistema de gestión calidad correspondientes al área de Recepción.
Proponer un sistema de actividades para la implantación del sistema de gestión de la calidad en al área de Recepción, partiendo de los resultados obtenidos, en relación con el nivel de desarrollo de las actitudes de los trabajadores hacia el servicio.
Proponer un Plan de Capacitación en función de los resultados obtenidos, en relación con el nivel de desarrollo de las actitudes de los trabajadores hacia el servicio.
Los métodos utilizados para el desarrollo de este trabajo son los siguientes:
Test de Rotter (Adaptado): Consiste en la presentación de 25 frases inductoras incompletas que el trabajador debe completar de manera rápida y sin pensar para lograr proyecciones que indiquen las diferentes actitudes que en el plano verbal se adoptan y por consecuencia puedan estudiarse. En este caso se realizó una adaptación del original utilizando para ello 3 expertos, los cuales propusieron 50 frases inicialmente. Se buscó la coincidencia entre ellas, para definir la cantidad mencionada. El test original ha sido aplicado en innumerables investigaciones psicológicas, pedagógicas y en otras áreas.
Cuestionario para determinar estilos de servicio al cliente: Consta de 12 situaciones con 3 opciones de respuesta cada una, a las cuales debe otorgarse la puntuación de 1, 2 y 3 puntos utilizando una escala decreciente, es decir el 1 se otorgará a la opción que el encuestado considere como la más importante y así sucesivamente hasta la menos importante.
Entrevistas para determinar procedimientos de calidad: Consta de una guía semi estructurada de seis temas, que se irán abordando con el entrevistado y nos permitirá profundizar en su orientación y en las prácticas esenciales presentes en el desempeño, lo que se traducirá directamente en la propuesta de los procedimientos.
Descripción de la muestra utilizada en el estudio
Se trabajó con un total de 9 trabajadores del área de recepción que representan el 100 %, por lo que muestra y universo coinciden en este caso. Las características más sobresalientes de la muestra estudiada fueron las siguientes:
Años de experiencia: 10.6 años
Promedio de edad: 40.3 años
Calificación: Un 30 % corresponde al nivel superior, un 30 % a la calificación de técnicos medios, 20 % poseen el nivel medio superior, un 10 % poseen nivel medio básico y un 10 % facultad obrero campesina.
Distribución por sexo: Un 30 % corresponden al sexo masculino y un 70 % al sexo femenino.
El 100 % de la muestra obtuvo la evaluación satisfactoria en el año 2005.
Principales resultados de la evaluación psicológica realizada
Promedio grupal por columnas (Instrumento de determinación de estilos)
Columna I: 20 puntos
Columna II: 25 puntos
Columna III: 27 puntos
Límites superiores e inferiores por columnas.
Columna I
Límite superior: 30
Límite inferior: 17
Columna II
Límite superior: 27
Límite inferior: 22
Columna III
Límite superior: 30
Límite inferior: 18
Número de sujetos por puntuación
En la columna número I
2 sujetos alcanzaron la puntuación de 17 puntos
3 sujetos alcanzaron la puntuación de 19 puntos.
3 sujetos alcanzaron la puntuación de 20 puntos.
1 sujeto alcanzó la puntuación de 21 puntos
1 sujeto alcanzó la puntuación de 30 puntos.
En la columna número II
1 sujeto alcanzó la puntuación de 22 puntos
2 sujetos alcanzaron la puntuación de 23 puntos
2 sujetos alcanzaron la puntuación de 24 puntos
1 sujeto alcanzó la puntuación de 25 puntos
3 sujetos alcanzaron la puntuación de 26 puntos
1 sujeto alcanzó la puntuación de 27 puntos
En la columna número III
1 sujeto alcanzó la puntuación de 18 puntos
1 sujeto alcanzó la puntuación de 25 puntos
2 sujetos alcanzaron la puntuación de 26 puntos
3 sujetos alcanzaron la puntuación de 28 puntos
2 sujetos alcanzaron la puntuación 29 puntos
1 sujeto alcanzó la puntuación de 30 puntos.
En la muestra predomina el estilo de orientación al servicio de calidad al cliente aunque la diferencia con el estilo en el que predominan las habilidades técnicas y falta de orientación al cliente, no es significativa. Un 70 % de los sujetos de la muestra presentan un estilo compenetrador donde es fuerte la dimensión personal al cliente. Es necesario tener muy en cuenta estos resultados para la implantación de los procedimientos, ya estos contemplan para su ejecución un importante componente actitudinal.
En la siguiente figura (N 1) pueden apreciarse los diferentes estilos existentes.
FIGURA 1: ESTILOS DE SERVICIO AL CLIENTE
Elaboración de procedimientos
La dirección de calidad del hotel ha implementado paulatinamente la política de la calidad del MINTUR, garantizando las exigencias de la normativa internacional ISO 9001:2000, la cual establece entre los requisitos generales para la documentación, que la documentación del sistema de la calidad incluye los documentos requeridos por la Organización para garantizar la operación y el control eficiente de sus procesos. En el área de Recepción, se ha realizado este trabajo a partir de la experiencia de los trabajadores y la aplicación del manual de Alojamiento de Gran Caribe. Cuando la norma ISO 9001 refiere el término "procedimiento documentado" implica que el procedimiento esté establecido, documentado, aplicado y mantenido, lo que significa, no solamente la definición de los pasos para el desarrollo de las actividades del área de Recepción, teniendo en cuenta los requisitos y necesidades del cliente, sino también, una actitud positiva para cumplir lo planificado en ellos, que resulta en una actitud positiva hacia el servicio y hacia los clientes.
La alta dirección, es la persona o grupo de personas para dirigir y controlar una Organización en lo relativo a la calidad; según esta norma internacional deben garantizar la definición de las necesidades y expectativas de los clientes, así como su conversión en requisitos y su cumplimiento, con el fin de lograr la satisfacción del cliente, de igual forma deben garantizar la identificación y planificación de los recursos necesarios para lograr los objetivos de la calidad y el mejoramiento continuo de la calidad.
Cuando se quiere implementar un sistema de la calidad sobre la base de esta normativa se requiere un real compromiso, para lograr el funcionamiento eficiente de los procesos, la satisfacción de los clientes y la mejora continua de la organización.
Los procedimientos del área de Recepción se han elaborado teniendo en cuenta estos requisitos, y en un formato que en principio, da respuesta al control de documentos, tales como:
Que sean aprobados antes de su emisión.
Que sean revisados, actualizados y reaprobados cuando sea necesario.
Se identifique el estado de revisión actualizado.
Que los procedimientos sean legibles y fácilmente identificables.
Otros requisitos dependen del funcionamiento del sistema, pero son indispensables para el desarrollo eficiente de los procesos, tales como:
Garantizar las versiones actualizadas en los puestos de trabajo.
Evitar el uso inadvertido de documentos obsoletos.
Garantizar la identificación y control de la distribución de los documentos del sistema y de los documentos de origen externo.
Controlar y conservar los registros requeridos, para demostrar la conformidad con los requisitos y la operación eficiente del sistema de gestión de la calidad.
Garantizar que se realicen los cambios de forma controlada y que durante dichos cambios se preserve la integridad del sistema de gestión de la calidad.
Se elaboraron los procedimientos operativos del área de recepción de la instalación. La estructura típica adoptada responde a los requisitos mencionados y los que se exponen a continuación.
La portada de los procedimientos indica el título, nombre y firma de quienes lo elaboran, con quienes se acuerdan y quien lo aprueba. Los documentos del sistema cuando sean modificados debe realizarlo la persona que inicialmente lo elaboró, de igual forma deben ser acordados y aprobados los cambios por los cargos correspondientes, teniendo en cuenta ante todo el sentido común.
En el encabezado y en todas las páginas de los procedimientos se incluyen otras informaciones relacionadas, que para cualquier usuario son de utilidad para dar cumplimiento al requisito del control de documentos:
Numero de revisión del documento.
Código de identificación el documento.
Número de página y total de páginas del documento.
Manual al que pertenece el documento.
Logotipo de la instalación.
Número que indica el usuario al que se le asigna el documento.
En la hoja titular o en alguna de las páginas se indica la fecha de emisión.
Cuando los documentos son aprobados y se han acordado con las áreas, la evidencia del compromiso de los responsables es dada a través de su firma. Esto implica que todos conocen quien es responsable por garantizar los recursos requeridos para las ejecuciones descritas, así como los niveles de autoridad para la toma de decisiones.
Procedimientos elaborados en el área de Recepción
Servicios de recepción.
Servicio de portero
Servicio de parqueador.
Servicio telefónico.
Servicio de maletero.
Instrucción general para la atención al cliente.
La gestión eficiente de los recursos materiales y humanos es una de las labores fundamentales cuando se quiere lograr resultados positivos en la calidad. Los trabajadores pueden tener en principio buena disposición para desarrollar las tareas que le corresponden, pero si para ello no están garantizados los elementos básicos del servicio, no esta en sus posibilidades resolverlo, porque no tiene la autoridad ni recursos asignados, y aun así debe enfrentar al cliente, sabiendo que el cliente requiere determinados recursos para ofrecerle un servicio de calidad, se incentiva en este caso la "no motivación" por el cumplimiento de los procedimientos establecidos y por ofrecer un servicio de calidad al cliente.
Los procedimientos del sistema de gestión de la calidad son una vía para proveer a los trabajadores de los conocimientos para ofrecer un servicio al cliente de la manera que la organización quiera que el cliente sienta distinción de los competidores. Esto se logra con una implantación efectiva.
Propuesta de actividades para la implantación de los procedimientos del sistema
1. Se convocará a los trabajadores para debatir los siguientes aspectos:
Qué beneficios tiene el sistema documentado para ellos y para los clientes.
Importancia de que cada uno cumpla con los requisitos definidos en cada procedimiento según corresponda al desempeño de cada trabajador y qué impacto representa para un servicio de calidad al cliente.
Compromiso que se adopta por cada uno de ellos al tener un rol protagónico en el funcionamiento del sistema de calidad, así como aplicar el método que se empleará para registrar evidencias de este compromiso.
2. Explicar la instrucción general para la atención al cliente, aspecto este en el cual los trabajadores tienen una participación esencial.
Tener en cuenta los resultados de los instrumentos aplicados y las particularidades de cada puesto de trabajo (condiciones ambientales del puesto de trabajo, frecuencia de interacción con clientes, garantía de recursos materiales para su desempeño, etc.) durante el intercambio con los trabajadores en relación con lo establecido en esta instrucción para trazar pautas.
Observar las manifestaciones de los trabajadores en relación con el compromiso de cumplimiento de la Instrucción general. Tomar nota y aplicar acciones dirigidas a la modificación de las actitudes particulares que lo requieran en el caso que dañen la relación con el cliente.
3. Entregar los procedimientos correspondientes a cada trabajador o grupo de trabajadores según corresponda y orientar:
Período de implantación de cada procedimiento. (Estudio, aplicación, modificación si procede, evaluación, compromiso de cumplimiento). En el caso del Hotel Jagua, los trabajadores tienen habilidades y experiencia en sus puestos de trabajo, por lo que el período de implantación no debe exceder de una semana)
Cada trabajador debe estudiar y aprender el (los) procedimiento(s) correspondiente(s) para el desempeño de su cargo en las primeras 24 horas de entregado.
Se aplicará el procedimiento estudiado, manteniéndolo en el punto de uso todo el tiempo para realizar consultas o aclarar alguna duda en caso necesario.
Si durante la aplicación del procedimiento el trabajador detecta que alguno de los pasos establecidos o requisitos no son factibles, funcionales o existe una mejor práctica según su experiencia, lo comunicará al Especialista de Calidad para que realice los cambios o lo comunique al que lo elaboró y se continúe el proceso de implantación.
El Jefe de Área y el Especialista de Calidad verificarán mediante la observación, si los trabajadores están cumpliendo con lo establecido en los procedimientos. Tomar notas o graficar la frecuencia de incumplimiento de los requisitos, facilita que se realice una evaluación individual de cada trabajador para considerar que el documento en cuestión está debidamente implantado. El objetivo de la evaluación es garantizar que no existan diferencias entre lo establecido en los procedimientos e instrucción y lo que los trabajadores ejecuten durante la prestación de servicios. En este caso también deben tenerse en cuenta los resultados de los instrumentos aplicados y tomar acciones para la modificación de la actitud de los trabajadores que lo requieran, siendo cuidadosos en delimitar si la manifestación es de una pobre actitud hacia el servicio o si el trabajador tiene capacidad limitada para el aprendizaje con el método de estudio individual de los procedimientos. De cualquier modo tomar las acciones necesarias para lograr una efectiva implantación.
Cuando se ha comprobado que el trabajador esta preparado para ejecutar el servicio según el procedimiento correspondiente aprobado, este firma su compromiso de cumplimiento, el cual queda registrado en el Manual de Alojamiento. Una buena práctica es realizar un reconocimiento público a aquellos trabajadores que van firmando su compromiso, estimulando su compromiso con la calidad: satisfacción del cliente y mejora contínua de la organización.
El proceso de implantación de los procedimientos puede variar, en dependencia de las características del área y la complejidad de los procedimientos, pero no debe exceder de quince días. En la propuesta de actividades no se incluyen las relacionadas con el control de documentos.
Los resultados de los instrumentos aplicados para la evaluación de los niveles de actitud de los trabajadores hacia el servicio, son estrictamente confidenciales, y serán utilizados por los profesionales autorizados, en función de la implantación del sistema de calidad y la modificación de la actitud de los trabajadores que lo requieran. Por esta razón, se ha expuesto de manera general, la propuesta de actividades para la implantación, sin detallar acciones que revelarían parte de estos resultados.
La implantación de los procedimientos forma parte de la implantación del sistema de la calidad. Cuando esta se ha realizado y se ha logrado el compromiso formal de cada trabajador, la ejecución de inspecciones, controles del proceso y auditorias internas de la calidad, serán bien recibidas por los trabajadores, ya que a los mismos no les preocupa demostrar cómo se hacen las cosas, si se cumple y todo anda bien, es un éxito, si no se cumple y se puede demostrar que hay que mejorar, también es un éxito.
Plan de Capacitación en función de los resultados obtenidos, en relación con el nivel de desarrollo de las actitudes de los trabajadores hacia el servicio.
A continuación se presenta el listado de acciones de capacitación propuestas como resultado del Diagnóstico de necesidades de aprendizaje realizado el año anterior, que tiene en cuenta los resultados de la evaluación de los niveles de actitud de los trabajadores hacia el servicio.
Leyenda:
1. Para la conservación y mejoramiento de las actitudes.
2. Para el desempeño en el puesto de trabajo
Conclusiones
1. La calidad del servicio está en estrecha relación con el fomento y desarrollo de un grupo de actitudes positivas dirigidas hacia la actividad de servicios.
2. La modificación de actitudes es un fenómeno posible con la participación de varios elementos como una comunicación efectiva e intencional, y la presencia de pautas de conductas socialmente aceptables.
3. Se elaboraron los procedimientos del área de Recepción teniendo en cuenta los requisitos para la satisfacción del cliente, en un formato que permite el cumplimiento de la norma ISO 9001:2000.
4. En los procedimientos se determina la conducta esperada que los proveedores de servicio deben mantener.
5. El nivel de actitudes evaluado constituye la base para la implantación efectiva de los procedimientos mediante el sistema de actividades propuestas.
Recomendaciones
1. Incrementar la batería psicológica para el estudio de la actitud de los trabajadores de contacto.
2. Incluir en el grupo de estudio otras áreas de servicio del hotel
Bibliografía
Domenec Viosca Vidal. 200 ideas para atraer turistas a un hotel.1995
Dru Scott La otra parte de tu trabajo.1995
William martin ¿Qué es el servicio de calidad al cliente?
Introducción a los sistemas de gestión de la calidad. módulo de adiestramiento 1. revisión 1/1.97. lloyd" s register. curso de auditor interno. une. Minbas.1997.
Adiestramiento en el puesto de trabajo atención al cliente. programa integral de calidad. lic. José Luis Isidor Castro. programa de cooperación México cuba. Varadero. 1999.
Guía nacional para entrenadores en servicios de calidad al cliente. preparada por Dr. Ben Henry, academia de servicios al cliente de Jamaica ltd. traducida por Roberto Cuba Álvarez, Formatur. 2003.
Autoras:
Ing. Eledis Castillo Palacios
EHT Perla del Sur
MSc. Lic. Isabel M. Urquiza Pozo
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