El Costo Basado en las Actividades, Finalidad, Ventajas y Desventajas (página 2)

Instrumentación del ABC.

Al tener identificadas y establecidas las actividades y los procesos, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como así los productos y servicios consumen una actividad. En este modelo los costos afectan directamente la materia prima y la mano de obra frente a los productos finales, distribuyendo entre las actividades el resto, ya que por una parte se consumen recursos y por otra son utilizadas para obtener los outputs.

Como las actividades cuentan con una relación directa con los productos o servicios, con el sistema de costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costo directo respecto a las actividades, lo que conlleva a una forma más eficaz de la transformación del costo de los factores en el costo de los productos y servicios.

Después de realizar los anteriores pasos, se deben agrupar los costos de las actividades de acuerdo a su nivel de causalidad para la obtención de los productos y servicios en:

• Actividades a nivel interno del producto o servicio (Unit level)
• Actividades relacionadas con los pedidos de producción o del servicio (Batch-level)
• Actividades relacionadas con el mantenimiento del producto o servicio (Product-level)
• Actividades relacionadas con el mantenimiento de la producción o del servicio (Product-sustaining)
• Actividades relacionadas con la investigación y desarrollo (Facility-level)
• Actividades encaminadas al proceso continuo de apoyo al cliente (Customers- level)

Finalidad del modelo ABC. Principales ventajas y limitaciones del modelo ABC.

Los estudiosos de este sistema tienen variadas teorías sobre la finalidad del modelo, dentro de las más utilitarias se pueden extractar:

Producir información útil para establecer el costo por producto.

Obtención de información sobre los costos por líneas de producción.

Análisis ex-post  de la rentabilidad.

Utilizar la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones de la dirección.

Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos.

No Obstante a estos aspectos, al examinar el costeo basado en las actividades, se pueden plantear electos positivos y negativos en el contexto de las diferentes actividades que desarrollan las organizaciones.

Ventajas.

2. Facilita el costeo justo por línea de producción, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen.
3. Analiza otros objetos del costo además de los productos.
4. Indica inequívocamente los costos variables a largo plazo del producto.
5. Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costos y para la evaluación del rendimiento operacional.
6. Ayuda a la identificación y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimación de costos.
7. Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el sistema.
8. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y por otra parte es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminución en los niveles de actividad.
9. Este volumen de actividad multiplicada por unas tasas horarias anuales, permite conocer el presupuesto de la compañía por actividades en lugar de por conceptos de costo y áreas de responsabilidad.
10. La perspectiva del ABC proporciona información sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo permite atacarlo desde sus raíces. Uno de los problemas (en los actuales sistemas de gestión) para reducir los costos es que se desconoce la causa ó inductor del costo, ya que no está analizado en la mayoría de los casos; en otros casos el origen es una decisión tomada hace muchos años y que los actuales empleados de la compañía la siguen ejecutando sin pensar si es necesario o no. Hay muchas organizaciones que emitieron una serie de órdenes a sus colaboradores en tiempos pasados y que actualmente algunas de esas actividades siguen realizándose cuando el entorno de trabajo y el mercado han cambiado drásticamente.
11. Permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de otros departamentos en el proceso que se ejecuta) se pierde realmente la visión de la necesidad de trabajar para el cliente, al que se debe justificar el precio que se factura. ¿De qué serviría estar realizando unas actividades que el cliente no exige, porqué repercutirle este costo? Por otra parte, se podría preguntar ¿Se repercute al cliente todos los costos de las actividades que solicita expresamente?
12. Este nuevo sistema de gestión permitirá conocer medidas de tipo no financiero muy útiles para la toma de decisiones. ¿Acaso no es importante saber cuáles son los costos que se tienen por la puesta en marcha de la línea cuando se modifican los útiles de trabajo? ¿Acaso no me importa conocer el número de facturas erróneamente contabilizadas porque el proveedor no ha indicado en la factura todos los detalles necesarios? ¿Acaso no importa saber el número de transacciones manuales realizadas por el departamento de tesorería porque el banco ha tenido un error en el cálculo de los gastos cargados? ¿Se Conocen los costos que estas actividades tienen?
13. Una vez implementado este sistema, el ABC proporcionará una cantidad de información que reducirá los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. Así pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de información y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos.
14. Lo difícil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es porque se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo, de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que está basado en las actividades

Desventajas del ABC.

2. Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación. Pero en el otro lado de la balanza la "poca" experiencia indica que los ahorros anuales se estiman entre el 20% – 30% del total de gastos. Esto indica que el PAY-BACK de los recursos pueden ser recuperados en un plazo de tiempo muy corto.
3. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC, es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad. Porque sí se desea determinar hasta el nivel mínimo de desempeño como por ejemplo, puede ser el consumo de recursos que lleva asociado el proceso de autorización de firmas de una adquisición de bien o servicio, se puede llegar a establecer unos niveles mínimos de detalle que no aportarían ninguna información adicional relevante.
4. Un tercer aspecto es que se puede hacer dificultosa la definición de las actividades, en donde realmente se van a tener un mayor número de problemas, es en la definición de los "inductores" o factores que desencadenan la actividad. La identificación de los factores que desencadenan las actividades es una tarea ínter funcional en la que participarán todas las personas que toman parte en la ejecución de las tareas que forman la actividad. Para determinar los inductores, se deben utilizar el método de causa-efecto con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el cúmulo de actividades.
5. Por último es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación y para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumático, se debe educar a los usuarios que mantienen la información y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.
6. Existe poca evidencia que su implementación mejore la rentabilidad corporativa.
7. No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional.
8. La información obtenida es histórica.
9. La selección de cost-drivers y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos.
10. El ABC no es un sistema de finalidad genérica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos.
11. En las áreas de control y medida, sus implicaciones todavía son inciertas.
12. Como conclusión final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los más altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos,  se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad. 

Conclusiones

• En el sistema de costo basado en las actividades, la relación causa – efecto se logra en forma más precisa entre las bases de absorción y los costos, estableciéndose entre ellas diferencias apreciables; en tal sentido, la implantación del ABC puede inducir costos por líneas de servicios marcadamente diferentes a los obtenidos por un sistema de costos tradicionales.
• El método de las actividades introduce nuevas técnicas en cuanto a la precisión y a la flexibilidad con que se puede llevar a cabo el análisis de los costos. La precisión la da la calidad de la representación del funcionamiento de la empresa y no por el nivel de detalle y por ende, la facultad d La introducción del ABC permite lograr una mejor asignación de los costos indirectos a los productos y/o servicios, lográndose un mejor control y reducción de los mismos; aportando mayor información sobre las actividades que realiza la empresa, de tal forma que se puede conocer cuáles actividades añaden valor y cuáles no, mostrando la posibilidad de reducir o eliminar estas últimas; Por otro lado pueden relacionarse los costos con sus causas, significando una gran ayuda para gestionar mejor los costos. Por la abundante información que ofrece, el ABC es muy útil en la etapa de planeación, sirviendo de guía para decisiones estratégicas como fijación de precios, introducción de productos y/o servicios etc.

Bibliografía Básica

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Mallo, C; Jiménez, M. Contabilidad de Costes. Ediciones Pirámide. Madrid 1997.

Publio Rodríguez Correa

Categoría Docente y Científica. Profesor Auxiliar.

Master en Administración de Negocios.

Centro de Trabajo. Facultad de Ciencias Económicas.

Centro Universitario de Guantánamo.