Estudio teórico sobre la administración de las cuentas por cobrar en el sector hotelero

Resumen

Las cuentas por cobrar continúan siendo hoy en día uno de los mayores problemas que enfrentan los administradores de las empresas. Dada a la complejidad que hoy tiene el entorno empresarial es de capital importancia que las empresas mejoren sus sistemas de cobros de una forma más oportuna, puesto que la demora excesiva de un cobro afecta la liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. La cadena de impagos sigue aumentando a un nivel tan grande, comprometiendo de esta forma a las empresas de brindar productos y/o servicios con calidad a tiempo record. Siendo un tema bastante vigente se hace necesario hacer un estudio profundo con la finalidad de actuar sobre el mismo para el logro de mayor eficiencia y eficacia en el sistema empresarial.

Palabras claves: cuentas por cobrar, liquidez, administración, impagos, sistema empresarial

Introducción

En el mundo actual, el rápido crecimiento del turismo a nivel internacional ha traído consigo el desarrollo de este sector, abriendo así el camino hacia la diversidad de los gustos de los diferentes mercados que vertiginosamente han exigido a la industria turística en cuanto a la creación, imaginación, calidad, diferencia, la diversidad en todas sus ofertas, dependiendo todos estos elementos del nivel de gestión para garantizar la máxima satisfacción de los visitantes.

En este sentido es de extrema importancia analizar los problemas de ámbito económico – financiero en los cuales puede influir la escasez de un buen mecanismo de gestión de su capital de trabajo y en este caso especial, de las cuentas por cobrar de forma integral.

Siendo este último un aspecto a resolver, pues la cadena de impagos continúa siendo un problema para el sistema empresarial. La indisciplina financiera sigue sumando eslabones a una cadena que nadie sabe dónde comienza ni donde termina. Además la demora excesiva de un cobro, afecta la liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. Toda actividad productiva o de servicio requiere de capital para funcionar. En la actualidad las dificultades con la liquidez financiera de las empresas conducen al análisis de las cuentas por cobrar, como problema trascendental de la gestión empresarial. La aplicación de las herramientas de análisis financiero, imprescindibles para una buena toma de decisiones, debe ser un objetivo de primer orden en el contexto económico.

La economía cubana se encuentra en estos momentos, en un proceso de transformación con vistas a lograr la máxima eficiencia y eficacia en la gestión de su sistema empresarial. A pesar de los avances, todavía se manifiestan debilidades e insuficiencias en las entidades mixtas y estatales cubanas.

El objetivo general de la investigación es exponer el marco teórico sobre la gestión de las cuentas por cobrar, donde se aborda los aspectos relacionados con la gestión de crédito, política de cobro y explicar la necesidad e importancia de gestionar las cuentas por cobrar para el sector empresarial y su repercusión para las entidades hoteleras del sector turístico.

Desarrollo

La Gestión Financiera de una empresa es aquella función de dirección que tiene como misión la adecuada administración de los recursos financieros para lograr los objetivos estratégicos de la empresa, rendimiento y crecimiento. En los momentos actuales, la administración financiera tiene un papel preponderante, pues proporciona herramientas para evaluar los errores de dirección y adoptar las medidas correctas y oportunas que permitan rectificar conductas que posibiliten lograr los resultados deseados, es decir, conocer qué cuestiones necesita corrección y las causas que la justifiquen. Para ello constantemente los empresarios están tomando decisiones financieras a corto y largo plazo.

En la gestión financiera a corto plazo en particular se toman decisiones sobre los activos y pasivos circulantes, buscando niveles óptimos en el efectivo disponible, en los términos de crédito a ofrecer a los clientes y en los niveles adecuados de los inventarios. Cada uno de estos activos debe administrarse en forma eficiente para mantener la liquidez de la empresa, sin conservar al mismo tiempo un nivel demasiado alto de cualquiera de ellos (Gitman L., 1986).

Una de las decisiones a corto plazo que generan un fuerte impacto económico – financiero sobre la empresa y además, constituyen un factor importante en la esfera de la Gestión del Capital de Trabajo, están las relacionadas con la concesión de crédito a clientes; a lo cual se dedicará el desarrollo de la presente investigación.

1.1: Las ventas como punto de partida.

La planeación[1]de las ventas es una parte esencial del trabajo del gestor financiero y constituye el punto de partida que determina el comportamiento de las cuentas por cobrar. Las ventas constituyen la variable causal esencial para pronosticar los requerimientos financieros, y es de importancia crítica para el éxito a largo plazo realizar un presupuesto de ventas exacto, desde luego, debe acumularse una gran cantidad de trabajo para que el pronóstico de ventas sea bueno.

La venta es un proceso de negociación y es reconocida como el principal ingreso de un negocio por determinar los resultados de una entidad, y el gasto principal es el costo de la mercancía vendida. Un vendedor puede tener un equipo importante de conocimientos teóricos pero la práctica es la que mide su efectividad. La finalidad es vender un volumen adecuado de manera tal que produzca una ganancia suficiente para la empresa.

Dentro del Estado de Resultado, las ventas netas menos el costo de la mercancía vendida se conoce como el margen bruto o utilidad bruta. Este importe mide el éxito o fracaso del negocio y nos da la noción si vender los productos a un precio más alto del que pagó por ellos. En la actualidad existen diferentes formas de vender. (Esquema 1.1)

Esquema 1.1: Tipos de Ventas

Fuente: elaboración propia.

Diversos autores, entre los que se destacan Gitman L. (1986); Weston F. y Brigham E. (1994); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A; y Demestre A., Castells C. & Gonzáles A. (2006) han planteado que la mayor parte de las ventas que realizan los empresarios se hacen al crédito para proporcionar mayor agilidad al negocio, construir una amplia y creciente base de ventas rentables, además de propiciar estimular e incrementar las ventas.

¿Qué significa vender a crédito?

Toda venta a crédito supone un riesgo hasta que no se ha conseguido cobrar íntegramente del cliente el importe de la factura adeudada. Por ello en cualquier venta a crédito existe la incertidumbre de cobro hasta el final, por lo que las empresas deben tener como principio fundamental de filosofía comercial que una operación de venta a crédito no finaliza hasta que no se cobra.

En una venta a crédito el proveedor está dispuesto a entregar unos bienes o prestar unos servicios al cliente solamente a cambio de una promesa de pago en una fecha determinada en el futuro. La clave del porqué se vende a crédito viene de la etimología de la propia palabra "crédito", que tiene su origen en el latín "creditum", lo que significa creencia, confianza. Por lo tanto las empresas venden a crédito con la confianza en la promesa de pago del cliente que permite al proveedor entregar una mercancía sin reclamar el cobro inmediato, aunque también con la certeza de que existan posibilidades de perder algunas cuentas (Demestre A., Castells C. & González A., 2003)

Las ventas a crédito generan un derecho para el vendedor, la cual representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como consecuencia de la entrega de artículos o servicios, incluyendo condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. Estas ventas, aunque no hayan sido cobradas, son reconocidas como ingresos para determinar los resultados de la entidad.

Las ventas al crédito originan situaciones de diversa índole que se pueden clasificar en:

• Administrativas: Se hace necesario la búsqueda de información sobre solvencia de los compradores, conocimiento permanente del importe de los créditos y trámites referentes al cobro de los mismos.

• De riesgo: Por la posibilidad de insolvencia.

• Financieras: Necesidad en muchos casos de recuperar antes del vencimiento el importe de las ventas al crédito.

Las situaciones anteriores se encuentran interrelacionadas, en este sentido las empresas se encuentran ante la presencia de diferentes riesgos financieros manifestado por situaciones financieras o administrativas; es el caso particular la manifestación de riesgo de crédito o de insolvencia[2]el cual surge como consecuencia de un incumplimiento de la contraparte en una operación que incluye un compromiso de pago.

Hoy en día la mayoría de las empresas están obligadas por los condicionantes del mercado a conceder crédito a sus clientes. Sin embargo no todas están tomando las precauciones más elementales para evitar los impagados y los retrasos en el cobro. Muchas de estas todavía tienen una visión miope de sus objetivos, puesto que sólo dan prioridad absoluta a la función de vender. Aunque vender es importante, lo que realmente hay que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible los productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no sigue este principio no sobrevivirá mucho tiempo en el mercado actual.

1.2 Generalidades de las cuentas por cobrar.

Cuando una empresa vende bienes y servicios, puede exigir efectivo en la fecha de la entrega o antes de la misma o bien puede conceder crédito a los clientes y permitir alguna demora en los pagos. La concesión de un crédito representa invertir en un cliente, se trata de una inversión vinculada a la venta de mercancías o a la prestación de un producto o servicio.

Desde una perspectiva contable, cuando se realiza una venta a crédito se origina una cuenta por cobrar considerándose como una de las partidas más grandes del activo circulante y la segunda forma de entrada de mayor liquidez dentro de las operaciones financieras que realiza una empresa; su administración es muy importante para la política financiera a corto plazo, por lo que se debe prestar muchísima atención a su gestión eficiente.

Según Charles T. Hongreen y Gary L. Sundem (1987) plantean que las cuentas por cobrar incluyen el importe de la venta de mercancía o servicios a cambio de una promesa verbal o implícita de recibir efectivo en el futuro, es decir derecho en cuenta abierta contra el efectivo de un cliente.

Las cuentas por cobrar reflejan lo que los clientes aún no han pagado a la empresa, a pesar de haber recibido sus mercancías o servicios. Estas cuentas pendientes de cobro no están amparadas o respaldadas por instrumentos formales de pago, sino a través de facturas, recibos, entre otros. (Demestre A.; Castell C. & González A., 2003)

A partir de lo anterior, las cuentas por cobrar representan derechos del negocio contra deudores, que normalmente surge de la venta de mercancías o por la prestación de servicios de las operaciones normales de la empresa. (Ravelo A., 2005).

Para Bolten E. (1996) "el objetivo de las cuentas por cobrar que sigue la empresa por lo general consiste en fomentar las ventas y ganar más clientes otorgándoles crédito". El otorgamiento de crédito por parte de una empresa puede ser considerado un elemento competitivo debido a su influencia sobre las ventas.

A pesar de esta afirmación de Bolten (1996) no siempre resulta conveniente el incremento de las ventas y es necesario analizar otros factores que se afectan con esta forma de actuar. Por ello, apunta más adelante, "aunque fundamentalmente es un elemento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión, que no abuse de procedimientos hasta el grado en que el otorgamiento del crédito deja de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre la inversión".

Desde tal punto de vista para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito como un elemento competitivo, lo cual no significa que para aumentar las ventas se confieran créditos indiscriminadamente, por lo que se hace necesarios diseñar por parte de la empresa su política de crédito. La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar y su gestión eficiente puede representar ahorros considerables.

1.3: Factores fundamentales para la gestión de las cuentas por cobrar.

Al preguntarnos cómo puede una empresa tomar una decisión de otorgamiento de crédito con probabilidades de incurrir en pérdidas, nos lleva a pensar que se hace necesario realizar un análisis a las alternativas de costo – beneficio que se presentan en los diferentes cambios de las cuentas por cobrar, donde su objetivo no sólo es el de cobrarla con prontitud sino el de aumentar las ventas rentables al extenderle crédito comercial a los clientes dignos.

Con vistas a lograr el establecimiento de una gestión de cuentas por cobrar consecuente que responda a los objetivos de la organización es necesario la definición de diferentes variables. Diversos autores como Gitman L. (1986), Weston F.y Brigham E. (1994); Stephen A. Ross (1995); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A.; y Demestre A., Castells C. & Gonzáles A. (2005) refieren que la gestión de cuentas por cobrar depende de tres factores fundamentales, los cuales se resumen en: Política de Crédito, Condiciones del crédito y Política de Cobro. Gráficamente se muestran cada uno de los aspectos que tratan estos factores (Esquema 1.2).

Esquema 1.2: Factores Fundamentales en la Gestión de las Cuentas por Cobrar.

Fuente: Demestre A.; Castell C. & González A., Decisiones Financieras: una necesidad empresarial, pág. 92; 2006.

Las políticas referentes a la gestión de cuentas por cobrar implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento. En el grado en que se amplíen los plazos y se conceda crédito a los clientes marginales, se estará inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrará la capacidad para liquidar los pasivos; sin embargo se tiene la ventaja de facilitar la venta de los productos y mejorar las utilidades.

Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la empresa son los principales aspectos que influyen sobre el nivel de las cuentas por cobrar. Por lo general las condiciones económicas se encuentran fuera del control del administrador financiero, sin embargo al igual que con otros activos circulantes el director puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre rentabilidad y riesgo.

En relación a las condiciones de crédito y la política de cobro se determinará que tan rápido será el flujo de entradas de efectivo, afectando el presupuesto de efectivo y el estado de resultado, puesto que las decisiones de crédito influyen sobre las ventas y sobre las pérdidas por cuentas malas. (Johnson W.R., 1984). Si bien este acontecimiento ha motivado una preocupación entre los economistas respecto a la calidad del crédito, también ha servido para dedicarle atención en la necesidad de mejorar la gestión de las cuentas por cobrar. A continuación se explica cada uno de los elementos de la gestión de las cuentas por cobrar.

1.3.1: Política de Crédito.

La política de crédito[3]de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste, así como debe establecer procedimientos para su concesión y para el cobro. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.

En el establecimiento de una política de crédito se debe analizar cuidadosamente su impacto potencial sobre las ventas y utilidades, tratando de no sobredimensionarlas, pues de esa forma se esperarían beneficios que no se alcanzarían, por lo que se hace conveniente aprobar una determinada política, realizar varias proyecciones de ventas y utilidades para diferentes posibles situaciones. Cuando una empresa diseña su política de crédito, no lo hace de forma definitiva. Es dinámica, debido a que los directivos de la entidad la evalúen sistemáticamente, y si fuera necesario, la modifiquen. (Demestre A., Castells C., González A.; 2006).

Al flexibilizar o endurecer la política de crédito, se generan efectos económicos – financieros diferentes, los cuales se muestran en la Tabla 1.1.

Tabla 1.1: Efectos económicos – financieros que se producen en la política de crédito.

Fuente: Demestre A.; Castell C. & González Antonio, Decisiones Financieras: una necesidad empresarial, pág. 88 – 89; 2006

Para evaluar si es recomendable implantar una política de crédito, se debe analizar la relación costo marginal – beneficio marginal, es decir deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar. (Demestre A.; Castell C. & González Antonio, 2006). Al flexibilizar la política de crédito la empresa "afloja" los requisitos establecidos para conceder crédito u ofrecer periodos de crédito mayores, o ambos aspectos. Al brindar mejores facilidades, atrae más clientes, por lo que debe aumentar sus ventas y utilidades, lo que genera un beneficio marginal (adicional). Como consecuencia de la flexibilización introducida, su período medio de cobros se dilata, demorándose más en cobrar, esto implica que aumenten las probabilidades de perder un mayor número de cuentas; ambos factores generan costos marginales. La empresa puede optar por lo opuesto, es decir, endurecer la política de crédito y los efectos económicos – financieros varían, como muestra la Tabla 1.1.

Para establecer una política de crédito se deben fijar los estándares de crédito y establecer procedimientos para analizar a los solicitantes de crédito.

• A. Estándares de créditos: Definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, períodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.

Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales, los cuales se ilustran en el esquema 1.3

Esquema 1.3: Variables fundamentales de los estándares de crédito.

Fuente: Manual de Finanzas. Muñoz Gutiérrez S., García Abreu N. & Elena Albert M.; 2006

Gastos de oficina: Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede y si se hacen más rigurosos, se conceden menos créditos, para ambos casos se necesita de un departamento de crédito para atender las cuentas adicionales que se generan. Los estándares de crédito más flexibles deben aumentar los costos de oficina y los estándares de crédito más rigurosos deben disminuirlos. En el análisis que se hace posteriormente estos costos no se identifican explícitamente, están incluidos en el costo variable por unidad.

Inversión de cuentas por cobrar: Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, obteniéndose como resultado costos de manejos más altos (para estándares de crédito más flexibles) y puede esperase que las restricciones de los estándares den como resultado costos menores de manejo.

Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y variaciones en cobros, que están íntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga más flexibles sus estándares de crédito teniendo como resultado un promedio mayor de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crédito se hacen menos flexibles, se da crédito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminución en el número de ventas.

En conclusión se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más rigurosos.

Estimación de cuentas incobrables: Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es las pérdidas de cuentas incobrables. Según Gitman L. (1986), la probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

Desde otro punto de vista el otorgamiento de créditos comerciales trae consigo la probabilidad de perder algunas cuentas, aun cuando la entidad sea muy selectiva. En la medida en que una empresa sea menos exigente para conceder crédito es de suponer que la pérdida de cuentas se incremente, el cual nunca puede sobrepasar el punto en que económicamente se convierta en algo desfavorable para la empresa.

Volumen de ventas: Como se explicó anteriormente, a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada. En resumen los resultados de hacer más flexible los estándares de crédito se tabulan como muestra la Tabla 1.2. Si se hicieran más rigurosos los estándares de crédito, se esperarían los efectos contrarios.

Tabla 1.2: Efectos en las utilidades de la empresa al utilizar estándares de crédito flexibles.

Fuente: Manual de Finanzas. Muñoz Gutiérrez S., García Abreu N. & Elena Albert M.; 2006

• B. Análisis de crédito: Se debe recopilar y evaluar la información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. Para analizar eficientemente el otorgamiento de un crédito debe tenerse en cuenta que:

• Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa por simple y rápida que esta sea.

• Todo crédito por fácil o bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo.

• El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino que disminuya.

• Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido común.

Los dos pasos básicos en el proceso de análisis del crédito son: obtener información de crédito y analizar la información para tomar la decisión del crédito.

Obtener información de crédito: Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crédito da comienzo a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes.

Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya tiene su información histórica acerca de los patrones de pago del solicitante. Es de enarbolar que, las fuentes externas principales de información crediticia según Gitman L. (1986), son las brindadas por:

• Estados Financieros[4]Al analizar los Estados Financieros de los últimos años del solicitante, la empresa puede comparar la estabilidad financiera de éste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Existen varios mecanismos para evaluar al solicitante de crédito, entre ellos el análisis por razones[5]para evaluar la condición financiera de la empresa, y el uso del esquema de las cinco C del crédito para centrar su análisis en los aspectos principales de la solvencia de crédito de un solicitante. Al respecto Gitman L. (1986); las describe de la siguiente manera:

• 1. Carácter: el registro del cumplimiento de las obligaciones pasadas del solicitante (financiero, contractual y moral). El historial de pagos anteriores, así como cualquier juicio legal resuelto o pendiente contra el solicitante, se utilizan para evaluar su reputación. Es el deseo del cliente de pagar sus deudas.

• 2. Capacidad: es la habilidad de un cliente para pagar sus deudas y se mide a través de sus flujos de caja. El análisis de los Estados Financieros, destacando sobre todo la liquidez y las razones de endeudamiento; se utiliza para evaluar la capacidad del solicitante.

• 3. Capital: se refiere a la fortaleza financiera del cliente, es decir su solidez financiera, que se refleja por su posición de propietario. A menudo, se realizan análisis de la deuda del solicitante, en relación con el capital contable y sus razones de rentabilidad, para evaluar su capital.

• 4. Colateral: la cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crédito. Cuanto mayor sea la cantidad de activos disponibles, mayor será la oportunidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante no cumple con los pagos. Una revisión del balance general del solicitante, el cálculo del valor de sus activos y cualquier demanda legal presentada contra el solicitante ayudan a evaluar su garantía colateral.

• 5. Condiciones: el ambiente de negocios y económico actual, así como cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la transacción de crédito. Por ejemplo si la empresa tiene un inventario excedente de los artículos que el solicitante desea comprar a crédito, estará dispuesta a vender en condiciones más favorables o a solicitantes menos solventes. El análisis de la situación económica y de negocios, así como el de las circunstancias especiales que pudieran afectar al solicitante o a la empresa, se lleva a cabo para evaluar las condiciones.

El analista de crédito centra su atención, sobre todo, en las dos primeras C (carácter y capacidad) porque representan los requisitos básicos para la concesión del crédito. Las tres últimas (capital, colateral y condiciones), son importantes para elaborar el contrato de crédito y tomar la decisión de crédito final, que depende de la experiencia y el criterio del analista de crédito.

• Oficinas de intercambio de referencias (centrales de riesgo): Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambia información crediticia con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar información crediticia a esta oficina de créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar información a la oficina de créditos relacionada con clientes en perspectiva. Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de información crediticia más qué analíticos son acerca de casos definidos.

• Bolsas de información crediticia: Otra manera de obtener información crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales, las cuales se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales.

• Verificación bancaria: Normalmente una institución financiera puede aportar información crediticia del solicitante muy valioso. Sin embargo, el tipo de información que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecución. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa.

• Otros proveedores: Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus relaciones inter – empresariales.

Una vez que se tenga la información necesaria se procede a analizarla, para ello los estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar. Esta cifra se compara con las condiciones de crédito que la empresa ofrece actualmente. Para tomar una decisión final del crédito acerca de si se debe conceder el crédito al solicitante y el monto de éste, se crean los comités de revisión de créditos.

1.3.2: Condiciones de Crédito.

Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito. Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se comprometen en cumplir. Pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Las mismas ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Las condiciones de crédito abarcan tres aspectos: (1) el descuento por pronto pago, (2) el período de descuento por pronto pago y (3) el período de crédito. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación:

• (1) Descuento por pronto pago: Se ofrecen con la intención de adelantar el cobro, formando parte de los términos de venta. Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago se deben generar los siguientes efectos económicos – financieros.

(Tabla 1.3).

Tabla 1.3: Efectos de ofrecer descuento por pronto pago

Fuente: en aproximación a: Gitman Lawrence[6](1986) y estudios realizado por Demestre A. (2005)

Factores Positivos:

• El volumen de ventas aumenta por el atractivo del descuento y disminuyen las utilidades medias pues se origina un costo financiero, de esta forma se atraen nuevos clientes que consideren esta opción como un tipo de reducción de precio.

• El período de cobro promedio se acorta, ya que los clientes antiguos pagarán más rápido para aprovechar estos descuentos, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan. 

• La estimación de las cuentas incobrables disminuyen debido a que los clientes pagan más pronto, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.

• Aumento en las utilidades debido a la disminución en el periodo promedio de cobro y a la disminución en la estimación de cuentas incobrables.

Factores Negativos:

Disminuye el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor. 

• (2) Período de descuento por pronto pago: Especifica el número máximo de días después de la iniciación del período de crédito en que puede tomarse el descuento por pronto pago.

Tabla 1.4: Efectos del periodo de descuento por pronto pago.

Fuente: elaboración propia en aproximación a: Gitman Lawrence[7](1986)

Factores Positivos:

• Al aumentar el periodo de descuento por pronto pago se produce un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros. 

Factores Negativos:

• Al aumentar el periodo del descuento también existe un efecto negativo porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.

Período de crédito: Establecen el tiempo que la empresa está dispuesta a conceder para el aplazamiento de sus cobros. Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. (Tabla 1.5)

Tabla 1.5: Efectos del Período de Crédito.

Fuente: elaboración propia en aproximación a: Gitman Lawrence[8](1986)

Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo. Los períodos de crédito varían según el sector, por lo general se pueden considerar: la probabilidad de que el cliente no pague y si el importe de la cuenta es pequeño, el crédito debe ser corto, para que el costo de administrarla no sea mayor que la cuenta.

1.3.3: Políticas de cobro.

Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.  Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.

La gestión de cobro puede comenzar desde antes de la fecha de vencimiento de la cuenta. Para facilitar este proceso se utilizan varias vías: cartas, llamadas telefónicas, visitas personales, utilización de agencias de cobros, procedimientos legales, procedimientos de cobro por computador.

Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.

Un buen soporte para tomar decisiones sobre la gestión de cobros es el análisis periódico de las cuentas por cobrar por edades (antigüedad de las cuentas). Separando las cuentas que están dentro de los términos (no vencidas), de las vencidas, y estas últimas desglosadas por periodos de vencimiento ofrece un análisis detallado de las cuentas por cobrar.

Cuando la gerencia analiza periódicamente las edades de las cuentas por cobrar, obtiene buena información sobre aquellas que están vencidas y no dilata las acciones de cobro pertinentes; a la medida que una cuenta envejece, disminuyen las probabilidades de cobrarla.

1.4: Elementos para la toma de decisiones al otorgar el crédito.

El hecho de que una empresa opere con créditos comerciales no se puede interpretar como su obligación de otorgarlo. La gerencia comercial se enfrenta cotidianamente a la decisión de concederlo o no, encontrando un soporte en los aspectos establecidos para la política de crédito vigente en la empresa, sin que ello constituya algo absoluto (Esquema 1.4).

Esquema 1.4: Concesión de crédito y sus posibles implicaciones.

Fuente: Demestre A.; Castell C. & González Antonio, 2006

Como casi todas las decisiones financieras, la concesión de crédito lleva consigo una gran dosis de sensatez, deben observarse los siguientes principios:

• 1. Maximizar los beneficios: Lo más favorable para la empresa es que el cliente pague pronto y de esta manera recibe los ingresos adicionales totales de la venta menos los costos adicionales; si no paga pronto, no recibe nada y pierde los costos. Hay que sopesar las probabilidades de estos resultados alternativos. Si el margen de beneficios es alto, se justificará una política crediticia liberal; si es bajo, no se puede soportar muchos créditos de dudosos cobros.

• 2. Concentrarse en las cuentas peligrosas: Lo que hacen es fijar un límite de crédito para cada cliente, el vendedor de la empresa solo presentará el pedido para su aprobación si el cliente sobrepasa este límite.

• 3. Mirar más allá del pedido inmediato: A veces, puede valer la pena aceptar un riesgo de calidad relativamente bajo, si existen probabilidades de que el cliente se convierta en un comprador permanente y fiable. Las empresas de nueva creación deben estar preparadas para incurrir en más créditos de dudoso cobro que las que están más sólidas. Esto es parte del costo de crear una buena cartera de cliente.

La gerencia de la empresa debe comprender que la decisión de conceder créditos genera los factores siguientes:

• Retraso de los cobros.

• Costos que se deriven de la concesión de créditos.

• La probabilidad de no cobrar.

• La tasa de requerimientos requeridos para los flujos de efectivo demorados.

1.5: Valoración de razones financieras para el análisis de las cuentas por cobrar.