El presupuesto de ventas

Introducción

Este trabajo pretende resaltar la importancia del presupuesto y su clasificación mostrándolo como un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico, capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la integración en las diferentes áreas que tenga el sector público la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad y la responsabilidad expresado en términos de programas establecidos para su cumplimiento en términos de una estructura claramente definidos para este proceso. La clasificación de los presupuestos gubernamentales muestra un lado importante ya que resalta la flexibilidad que debe tener la preparación del presupuesto, así como la versatilidad del mismo generando un mayor entendimiento y la facilidad para interpretar cada fase del ciclo presupuestario, lo cual hace posible que las gestiones del gobierno sea organizada y controladas por el mismo. También se muestra un resumen donde se detallan los artículos contenidos en la constitución para la elaboración correcta del presupuesto nacional.

El Presupuesto

El presupuesto es un documento que permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.

El presupuesto familiar o personal ayuda a los individuos a equilibrar sus ingresos y gastos. El presupuesto de un negocio suele utilizarse como herramienta para la toma de decisiones sobre la gestión y el crecimiento de la actividad de la empresa.

El presupuesto más difícil de elaborar es el público del Estado, que es una previsión de ingresos para cubrir los gastos necesarios para llevar a cabo las políticas sociales, económicas y militares de la administración.

Los principales de gastos son los siguientes: gastos de la Seguridad Social, provisión de bienes y servicios públicos (como educación y sanidad), y el pago de intereses y amortización de la deuda nacional. Si el gasto público iguala a la totalidad de ingresos se dice que el presupuesto está equilibrado. Si los ingresos derivados de la imposición exceden a los gastos, caso que, de darse, se producirá durante un periodo de expansión económica, el presupuesto tendrá superávit.

Desde el punto de vista económico, el presupuesto del Estado es un documento contable que recoge las previsiones de los ingresos y gastos públicos que se realizarán en el siguiente ejercicio.

Es por tanto la plasmación de la política fiscal del gobierno y responde a las necesidades expansivas o contractivas que el análisis de la coyuntura económica requiera. Si los ingresos y los gastos previstos coinciden, el presupuesto estará equilibrado. Lo normal es que los gastos sean superiores a los ingresos, es decir, que haya déficit presupuestario. La situación opuesta, con ingresos superiores a los gastos, es la de superávit.

Los presupuestos deficitarios implican por tanto inyectar en los flujos económicos una cantidad superior a la que se detrae mediante impuestos; tienen por tanto un efecto expansivo. Los economistas clásicos consideraban que los presupuestos del Estado debían estar siempre equilibrados, que la existencia de déficits o superávits eran muestra de una administración ineficiente o de un intervencionismo distorsionador de los mercados.

La propuesta keynesiana fue que el presupuesto debía estar cíclicamente equilibrado, ser deficitario en las fases económicas recesivas que requiriesen una intervención estimulante, financiando el déficit mediante deuda pública que sería amortizada con los superávit de otros años. Sin embargo, la aplicación de la política keynesiana por los gobiernos occidentales tras la Segunda Guerra Mundial se ha traducido en la realidad en un déficit público sostenido año tras año.

Que es el presupuesto:

En primer lugar, se trata de una ley fundamental dado que constituye el principal instrumento de gestión de un gobierno. Esta ley es el núcleo motor a través del cual el gobierno electo busca conseguir las metas que persigue tanto en materia Fiscal, Monetaria y Cambiaria.

En segundo lugar, la ley Presupuestal tiene, por su contenido, una singular capacidad para afectar el tejido socioeconómico de un país. Esto es así porque en ella se incluye por un lado, las decisiones respecto de cuál será la estructura tributaria que regirá por los siguientes 4 años y por otro se decide que cantidad de recursos se asignará a las distintas actividades tales como Educación, Salud, Defensa, Justicia, etc.

La Importancia del Presupuesto de Ventas

El Presupuesto de Ventas (PV) constituye el punto de partida de todo el sistema presupuestario de la empresa. Un mal PV invalida absolutamente toda la tarea de presupuestación posterior. Sirve de regulador de toda la actividad de la empresa, por lo que el mismo debe ser confeccionado con criterio profesional y con el mayor realismo posible. El PV debe entenderse como la fiel expresión de lo que se espera vender.

Responsabilidades en la Elaboración y Actualización del PV

Cada empresa, dependiendo de sus características, y del mercado en el que actúa, posee un sistema propio en cuanto a las responsabilidades en la elaboración y posterior actualización del PV. Pero, el pronóstico de ventas debe ser el resultado de una tarea conjunta realizada por los distintos sectores del área comercial de la empresa que asumen la responsabilidad total por las estimación de ventas que efectúan.

Etapa de Elaboración:

Presupuesto a Largo Plazo: Se trata de estimar niveles de ventas que se correspondan con la visión estratégica de la compañía. Son cifras globales sin demasiados análisis, donde se valoriza las visiones macro de largo plazo que efectúa la empresa. Se busca analizar la proyección de la empresa en el futuro. La Gerencia de Marketing, por sus conocimientos sobre las proyecciones del mercado, el comportamiento de la competencia y el manejo de las estrategias futuras de marketing, y la Gerencia Comercial, por su conocimiento directo del mercado actual, son las responsables conjuntas de su armado. Su aprobación definitiva recae sobre el Directorio, que, al tratarse de proyecciones a largo plazo, aprueba sin mayores discusiones.

Presupuesto Anual: Es el PV por excelencia, xq activa todo el sistema presupuestario de la empresa y actúa como inductor de toda la operatoria de la organización. Existen 4 tipos de segmentos de productos a presupuestar.

• 1. VENTA NORMAL: Son los productos que la empresa ya tiene posicionados en el mercado y que presentan niveles de ventas relativamente predecibles. A no ser por situaciones especificas que induzcan a la empresa a considerar un crecimiento o una disminución en las ventas, la tarea de presupuestacion es sencilla, apoyándose en la venta histórica, respetando la tendencia que muestra el producto y considerando los períodos de estacionalidad de los productos. Su elaboración es responsabilidad de la Gerencia de Ventas, y su aprobación definitiva corresponde al Directorio.

Cuando el PV presenta cifras alejadas de la información histórica, xq se espera un crecimiento o una disminución en las ventas, ya sea por campañas de promoción propias, o por acciones agresivas de la competencia o por información sobre el mercado, la elaboración deja de ser patrimonio exclusivo de la Gerencia de Ventas, y también recae sobre la Gerencia de Marketing, que es la que propone la acción y compromete los resultados. En este caso, la aprobación definitiva sigue siendo responsabilidad del Directorio, pero requiere un trabajo mucho más analítico. Asignar responsabilidades en la confección del PV sirve para determinar quién es el responsable de las estimaciones y de responder por el cumplimiento de las mismas.

• 2. PRODUCTOS NUEVOS LANZADOS: Son los productos que se encuentran en etapa de afianzamiento en el mercado, buscando su posicionamiento entre los productos de la competencia. Es un segmento importante, xq las empresas están constantemente lanzando nuevos productos, y hasta que no alcancen su nivel de venta normal, su presupuestación será responsabilidad de los Jefes de Producto, contará con la aprobación provisoria de la Gerencia de Marketing y la aprobación definitiva del Directorio. Los Jefes de Productos tienen la obligación de hacer el seguimiento de los productos y efectuar los pronósticos de ventas. Cuando se decide el lanzamiento de un nuevo producto, se efectúa una proyección con crecimiento graduales de las ventas teóricas, hasta que el mismo alcance el porcentaje de participación de mercado definido como objetivo. Una vez llegado este momento o cuando se demuestre definitivamente la imposibilidad de alcanzarlo, el producto para a formar parte de la venta normal de línea, correspondiéndole a la Gerencia de Ventas asumir la tarea de presupuestación. En el PV no es importante la performance histórica, dado que la venta estimada ira creciendo periódicamente, hasta alcanzar el nivel de venta normal definido anteriormente.

• 3. PRODUCTOS NUEVOS A LANZAR: Estos productos son igual de importantes que los anteriores, pero con la diferencia que aún no han sido lanzados al mercado por la empresa. La responsabilidad en la definición de la fecha de lanzamiento y la posterior estimación de ventas corresponde directamente a la Gerencia de Marketing. La fecha de lanzamiento también es definida por el sector Desarrollo de Productos, que también participa del pronóstico de ventas de este segmento de productos. La aprobación definitiva corresponde al Directorio.

• 4. NEGOCIOS ESPECIALES: Son operaciones especiales que se realizan al margen de la operatoria normal de venta. Requieren una atención especial, x lo que las empresas disponen de un sector que se encarga especialmente este tipo de negocios y sobre quien recae la responsabilidad en la definición del pronóstico de ventas. En este segmento, el volumen de venta es conocido y estable, x lo que la venta histórica es el principal elemento de apoyatura. La aprobación provisoria corresponde a la Gerencia de Ventas y la definitiva al Directorio, aunque por tratarse de niveles tan escasos, no requiere un profundo análisis previo, y la estimación de ventas es considerada solo un requisito para completar el presupuesto de venta global de la empresa.

Etapa de Actualización:

Al igual que en la elaboración del PV, la asignación de responsabilidades en el proceso de actualización tiene vinculación directa con el tipo de presupuesto de ventas de que se trate.

Presupuesto a Largo Plazo: Un cambio estratégico vinculado al planeamiento a largo plazo, implica la necesidad de reformar más que de actualizar el PV. Esta reelaboración global del PV debe ser realizada por las Gerencias de Marketing y Ventas, con la aprobación definitiva del Directorio de la empresa.

Presupuesto Anual: Durante la vigencia del presupuesto anual suelen producirse hechos que afectan las proyecciones de venta. Si estos hechos son cuestiones definitivas que se instalan como variables a tener en cuenta en la tarea de presupuestación (cierre definitivo de un competidor, etc.), la tarea de actualización debe entenderse, en realidad, como la reformulación del pronóstico de ventas, y esta responsabilidad recae sobre los sectores que definieron el presupuesto anual.

Si la necesidad de actualizar el presupuesto, es por razones de cambios en el comportamiento de la demanda, la responsabilidad por la actualización depende de la categoría de productos presupuestados.

• 1. VENTA NORMAL: Los vendedores son quienes asumen la responsabilidad de proponer la modificación presupuestaria, xq conocen el comportamiento del mercado. Un comportamiento de la demanda distinto de lo esperado no implica una actualización inmediata del presupuesto si antes no se analiza la proyección de las causas de tales diferencias. La aprobación provisoria es de la Gerencia de Ventas, y avalada definitivamente por el Directorio.

• 2. PRODUCTOS NUEVOS LANZADOS: El esquema es similar al anterior, con la diferencia que la aprobación provisoria debe ser efectuada en conjunto por la Gerencia de Ventas y la de Marketing, pues se trata de una modificación propuesta por vendedores sobre un presupuesto confeccionado por los jefes de producto.

• 3. PRODUCTOS NUEVOS A LANZAR: Cualquier cambio que se realice con relación a estos productos corresponde que sea efectuado directamente por la Gerencia de Marketing, pues se trata de ajustar pronósticos sobre productos que aún no han sido lanzados al mercado.

• 4. NEGOCIOS ESPECIALES: Sólo puede ser actualizado por el responsable directo sobre la base del comportamiento del mercado y sobre posibles operaciones que surgieron con posterioridad a la confecciona del presupuesto original. La aprobación provisoria la da la Gerencia de Ventas, y la definitiva por el Directorio.

Todas las instancias de confección y actualización de los presupuestos de ventas deben terminar siendo validados por el Directorio de la empresa. Si el presupuesto esta bien confeccionado, o sea con bases firmes de estimación y con argumentos perfectamente defendibles y comprobables, debe ser aprobado. Los aspectos a tener en cuenta, deben ser los fundamentos de las cifras presupuestadas más que los cifras mismas.

3.3 Rubros que Integran el PV

Forman parte del PV todas las operaciones que, de acuerdo con la política habitual de la empresa, implican una transferencia definitiva a título oneroso o gratuito de bienes o servicios a terceros. Por lo tanto, se incluyen:

• a. Las operaciones por medio de las cuales la empresa se compromete a entregar a terceros productos elaborados o de reventa a cambio de un precio determinado.

• b. Las operaciones que impliquen la prestación de un servicio a cambio de un precio determinado.

• c. El servicio de façon, a realizar a terceros sobre materias primar total o parcialmente entregadas por éstos.

• d. Las transferencias internas de productos de una división a otra de la misma empresa, con la finalidad de ser consumidos o utilizados para la elaboración de otros productos.

• e. Las operaciones especiales con artículos fuera de líneas y subproductos, o la venta de productos a precios diferenciales o bajo condiciones comerciales distintas de las normales y habituales de la empresa.

• f. Las unidades de producto que se entreguen a terceros sin cargo en calidad de bonificaciones por cantidad o promoción.

• g. Las donaciones, atenciones, obsequios, etc., efectuadas con productos o servicios de la empresa

Los últimos 2 puntos ( F y G ) no generan ingresos directos pero son incluidos a fin de ser tenidos en cuenta en el correspondiente plan de producción. Se podría realizar un presupuesto independiente para estas operaciones, pero es conveniente que el sector de planeamiento de producción tenga un único documento sobre el cual planificar las actividades.

Existen operaciones que si bien generan ingresos para la empresa, no corresponde incluirlas en el PV por carecer del requisito de habitualidad y por ser totalmente ajenas a la acción de producir bienes para ser entregados a terceros. Algunos casos son venta de bienes de uso a terceros, venta de materia prima (mismo estado en el que fue adquirida), y los intereses generados por operaciones financieras de colocación de dinero.

3.4 Proceso de Confección del Presupuesto. Factores a Considerar

El PV se confecciona generalmente sobre la base de los siguientes parámetros:

• Productos a ser Vendidos: Son todos los productos y servicios que la empresa espera vender en el período presupuestario considerado. Se debe incluir, los productos y servicios de línea, los productos nuevos lanzados, los productos nuevos a lanzar, los servicios a façón a terceros, los stocks de artículos discontinuados, los semielaborados y los subproductos.

• En Que Cantidades: La estimación de cantidades a vender de los productos incluidos en el pronóstico de ventas de la empresa se elabora sobre la base de 2 elementos: la performance histórica y la proyección futura de la misma. El primero de estos aspectos muestra los niveles de demanda del producto en el pasado, y el segundo elemento es la proyección del comportamiento histórico observado. Se debe proyectar sobre la base de un comportamiento histórico de la demanda, sin considerar aquellas situaciones que pueden haber influido sobre los niveles de la misma y que no se correspondan con un mercado normalizado. Esta estimación de los niveles de requerimiento futuro puede ser una simple proyección lineal de las distintas tendencias, o bien puede intentarse modificar las mismas. En el caso de la venta de productos nuevos a lanzar, la estimación recae sobre los correspondientes estudios de mercado. La capacidad máxima de producción es el límite de los niveles de ventas. Pocas casos se han dado en el que las empresas hayan colmado su capacidad de producción, y que tengan que dejar de abastecer su demanda. Las empresas siempre tienen un margen de reacción que consiste en adecuar los factores productivos operativos sin necesidad de modificar los de capacidad. Si no se soluciona, se limita la magnitud del negocio en mercados altamente competitivos.

• A Que Precios: Se debe buscar la mejor relación COSTO–UTILIDAD-VOLUMEN posible, a través de precios definidos sobre la base de aspectos muy importantes para la empresa. Este trabajo se realiza en el momento de posicionar el producto en el mercado, y posteriormente se efectúan adecuaciones del mismo en respuesta a los problemas que el mercado y la competencia pueden plantear, o como medio para alcanzar determinados objetivos que la organización defina dentro de un marco estratégico. Es imprescindible pensar en la necesidad de tomar decisiones tendientes a definir los diferentes niveles de precios de venta a utilizar durante el período que se intenta presupuestar, ya que estos influyen directamente en las cantidades de unidades a incluir en el pronóstico de ventas. Se debe considerar el mercado en el que el producto esta compitiendo, xq su accionar va a diferir en un mercado casi perfecto o en un oligopolio. Últimamente, la demanda se concentra más en la calidad y en los métodos de venta de los productos, relegando a la variable precio. La tarea de la empresa es prever las modificaciones que el precio puede sufrir por indicaciones del mercado durante el período presupuestado, y deben hacerlo los sectores de Venta y Marketing, con la supervisión directa del Directorio. Finalmente, tan solo queda establecer si el precio definido para cada uno de los meses del período será utilizado en la valorización del presupuesto en su concepción bruta o neta de descuentos. La utilización de precios netos de descuento se presenta como la mejor alternativa para tareas de control y evaluación de resultados ya que facilita la labor de analizar el cumplimiento presupuestario en valores por líneas de producto.

• Con Que Métodos: Nos referimos a los mecanismos y procedimientos que utilizará la empresa para promocionar, vender y distribuir sus productos en el mercado. Estos métodos, cuanto más desarrollados, imaginativos y agresivos son, generan un efecto negativo en los resultados, pero en contrapartida permiten suponer un mayor volumen de ventas, que en teoría debería absorber esa incidencia adversa y generar un efecto positivo neto. Hay que ser muy cuidadoso al definir estos procedimientos, xq muchas veces los volúmenes de venta no alcanzan los niveles esperados y los costos de las políticas adoptadas impactan directa y negativamente en los resultados. Los métodos de promoción, venta y distribución deben ser definidos previamente al momento de presupuestar las unidades a vender, pues su cuantía tiene relación directa. Son típicos ejemplos de estos posibles métodos: las comisiones y premios a otorgar a la fuerza de ventas, las bonificaciones en unidades, los servicios postventa, las entregas JIT, los fletes a cargo de la empresa, etc.

• En Que Zonas: Todos los análisis previos, deben ser realizados para cada una de las zonas en las cuales la empresa tiene dividido el país, desde el punto de vista comercial. Esto facilita la tarea de presupuestacion, tarea de control y posterior determinación de resultados por cada segmento geográfico. Para determinar las zonas, se debe considerar el tipo de productos que se vende, la ubicación geográfica y la magnitud de la organización. Cuanto más grande es la organización, necesitara dividir en más zonas y con mayor representación en cada una. Esto también se lleva a cabo en el caso de exportaciones.

• A Través de Que Canales de Distribución: Los canales de distribución son definidos por las empresas a efectos de llegar a la mayor cantidad de consumidores del producto al menor costo posible. Se deben tener en cuenta factores como la dispersión geográfica de los clientes, la regularidad y frecuencia de las compras, los volúmenes de las operaciones, etc.

3.5 Armado y Presentación del PV:

Son varios los sectores que utilizan el PV, pero no todos requieren los mismos datos ni la misma presentación.

La presentación base del PV está conformada por unidades y valores por producto totalizados por líneas de venta y por los grandes rubros definidos anteriormente (venta normal, productos nuevos lanzados, productos nuevos a lanzar y negocios especiales ). Este reporte es utilizado por el Directorio, Gerencia de Ventas, Gerencia de Marketing y el sector de Planeamiento y Control, a fin de realizar el Presupuesto Económico, el Presupuesto Financiero Base y todas las tareas de seguimiento del cumplimiento presupuestario.

El PV es incorporado dentro del Tablero de Comando, para que el Directorio pueda tomar decisiones, pero no ocurre lo mismo con las Gerencias de Ventas y Marketing, y con el sector de Planeamiento y Control, que requerirán otras presentaciones adicionales con distintos agrupamientos para poder efectuar la tarea de control presupuestario y determinación de resultados. Al Sector de Ventas y de Marketing se les entrega el mismo que se al Directorio, pero con 2 agrupamientos adicionales, por zonas y por canales de distribución.

El sector de Planeamiento y Control, para realizar la proyección financiera, necesita que sea confeccionado únicamente por valores totales mensuales con apertura por grandes rubros y diferentes condiciones de ventas, las cuales deberán ser tenidas en cuenta al momento de confeccionar el presupuesto financiero base. En el caso del área de Producción, uno de los más importantes usuarios del PV, requiere una presentación del mismo totalmente distinta de las desarrolladas. Su único interés pasa por el componente físico del presupuesto, por lo que se deberá incluir las unidades estimadas por producto y agrupadas por líneas sobre la base de iguales procesos productivos. Para este sector, el grado de utilización de la capacidad de cada línea de producción es un aspecto sumamente importante al momento de confeccionar el plan de producción.

De todos modos, y dependiendo de las características de la empresa y del mercado en el cual actúa, podría ser necesario algún tipo de presentación adicional.

3.6 Comentarios Generales sobre la Confección del Presupuesto y sus correspondientes Actualizaciones

El PV es el inductor de toda la actividad de la compañía, por lo que su determinación es indispensable para el desarrollo de la operatoria de la empresa. No todos los usuarios requieren el PV con la misma anticipación, como es el caso del sector productivo, que debe definir un plan de compras de insumos, y producirlos. Lo mismo ocurre con las actualizaciones de la estimación de venta dentro del período presupuestario. Presupuestos incorrectamente elaborados, en cuanto a la estimación de cantidades, provocan perdidas de ventas o costos por inmovilización de inventarios.

Conclusión

Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a los gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.

Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.

Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.

El presupuesto Nacional es un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la política en la asignación de recursos financieros, los mismos que rigen la administración económica financieros, los mismos que rigen la administración económica y financiera en forma anual de los diversos organismos del Estado.

Es importante mostrar una clasificación adecuada para el presupuesto, ya que por la misma se puede mostrar con claridad las informaciones hacerlas confiables y mostrando hacia donde dan los fondos del estado y se justifican adecuadamente los gastos del mismo.

Opinión personal

Los presupuestos son herramientas que los gobiernos utilizan con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su ve una herramienta eficaz para la administración.

Las clasificaciones deben hacerse de una manera balanceada, puesto que una inclinación a nivel contable dañaría la información para la formulación y ejecución de los programas, es preciso que cada una tenga un desarrollo a un nivel y medida justa para su mayor comprensión y manejo tanto en el ámbito fiscal como a nivel de programación y administración.

Estas son de gran ayudan pues dotan de información a tiempo para la toma de decisiones y en algunos casos como es la clasificación por objeto de gastos que sirven de auxiliar para mantener un control adecuado de los gastos evitando en muchos casos las malversaciones de fondos y los gastos injustificados.

Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto público como los privados, los gastos y las funciones y estas a su ve sirven a los propósitos múltiples que incurren en el presupuesto; si es posible integrar cada una de estas divisiones se estaría generando un presupuesto moderno que cumple con los propósitos y las metas trazadas por las instituciones y los gobiernos.

Las clasificaciones económicas permiten identificar cada renglón de los gastos y de los ingresos según su naturaleza económica, esto hace posible investigar las influencias que ejercen en las finanzas públicas sobre el resto de la economía nacional, esto hace permisible las gestiones del gobierno y facilita las decisiones a tomar, debido a que se tiene a mano una forma más fácil de analizar y concluir con detalles el estado económico en que se encuentra un país.

En conclusión las clasificaciones y los articulos que contienen las medidas del presupuesto nacional sirven de guía estratégica para quien pone en práctica las múltiples formas de elaborar un presupuesto.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2014.