TKM Termómetro de Knowledge Management (Gestión del Conocimiento) (página 5)
Enviado por Humberto Astudillo
IAR
Instrumento para el Análisis de
Riesgos de una Organización
Portada
Herramienta diagnostico
Con información útil sobre un(a):
Cliente
Referencia ideal
Equipo Investigador
Información de contacto acerca de esta investigación
Humberto Astudillo Bolívar TKM
Instrumento de Análisis de Riesgos TKM-IAR
Descripción: El presente instrumento es una guía que comprende una serie preguntas que se deben contestar con la mayor precaución posible en base al conocimiento de la empresa. Es una encuesta que sugiere generar opiniones e información de recursos internos de la empresa para ser usados posteriormente por la metodología.
Objeto del instrumento: Conocer, gestionar las situaciones de riesgos y las capacidades de reacción ante estas, con la finalidad de acometer estrategias que permitan posteriormente prever estas situaciones de manera que no suceda(n) o no perjudiquen a la empresa. Esta tarea comprende ciertas actividades las cuales son: Identificar, Analizar, Priorizar, Planificar, realizar seguimiento a través de la elaboración de informes, Realizar un control y por último el Aprendizaje que deja este para la empresa. Ejecutar las estrategias de administración de riesgos y captar conocimientos para la empresa.
Para desarrollar esta herramienta es necesario estudiar una serie de pasos claves, a continuación se describen en que consisten cada uno de ellos.
1. Identificación de los riesgos:
2. Análisis de los riesgos:
3. Asignación de prioridades,
4. Planeamiento y programación de los riesgos:
5. Seguimiento y elaboración de informes
6. Control y
7. Aprendizaje.
Información general acerca del proceso de administración de riesgos de MSF
La disciplina de administración de riesgos de MSF recomienda una valoración continua de los riesgos y la integración en la toma de decisiones a lo largo del proyecto o ciclo de vida operativo.
Los riesgos se valoran, supervisan y administran ininterrumpidamente hasta que se resuelven o se convierten en problemas que deben solucionarse.
DEFINICIONES:
Riesgos: Son todas aquellas situaciones que pueden ocurrir en un futuro determinado y que además son perjudiciales en términos de daños morales, físicos, o monetarios.
INSTRUCCIONES:
La completación de éste instrumento deberá realizarse con supervisión de una personal facultado por Hélice para recopilar la información. Conteste las preguntas que se le indican en cada apartado, para ello deberá leer en cada uno de los pasos claves, la información inicial de la parte superior de estos pasos. Allí se incluyen condiciones y exigencias requeridas para el llenado.
PASO 1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
Durante la fase de identificación de riesgos, los riesgos se identifican y ponen al descubierto para que todo el equipo sea consciente de que existe un problema en potencia.
Cuadro 51 TKM-IAR Clasificación de los riesgos:
Fuente: Copyright Humberto Astudillo Bolívar TKM® 2004
Cuadro 52 TKM-IAR Ejemplo de la Identificación Riesgos
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
Pregunta #1 ¿Cuáles son los riesgos asociados a la implantación de la HGC?
Nota: Enumere tantos ítems como sea necesario, si necesita más espacio para colocarlos indique otra ubicación.
PASO 2. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS
El análisis de los riesgos busca transformar las cifras y los datos de los riesgos detectados durante la fase de identificación en información que el equipo puede utilizar para tomar decisiones relacionadas con la asignación de prioridades. Al establecer la prioridad de los riesgos el equipo puede confirmar los recursos del proyecto para administrar los riesgos más importantes.
Cuadro 53 TKM-IAR Información técnica de los riesgos
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
La exposición al riesgo calcula la amenaza general que supone el riesgo combinando la información que expresa la probabilidad de una pérdida real con información que indica la magnitud de la pérdida potencial en un único valor numérico.
Nivel de Riesgo o impacto del riesgo calcula la gravedad de los efectos adversos, la magnitud de una pérdida o el costo potencial de la oportunidad si el riesgo llega a producirse dentro del proyecto.
La probabilidad de riesgo es una medida que calcula la probabilidad de que la situación descrita en el apartado de consecuencias de los riesgos de la declaración de riesgos llegue a producirse de verdad.
La contingencia es una enunciación y definición de actividades a realizar si se la situación de riesgo cumple su objetivo.
Ejemplo sobre cómo vincular la variable (Grado de Riesgo)
Cuadro 54 TKM-IAR Impacto del riesgo vinculados cuantitativamente
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
Cuando las pérdidas monetarias no se pueden calcular con facilidad, el equipo puede desarrollar un sistema de puntuación de impacto alternativo que abarque las áreas de proyecto adecuadas. A continuación presentamos un ejemplo:
Ejemplo de escala de riesgos cualitativos
Cuadro 55 TKM-IAR Impacto del riesgo vinculados cualitativamente
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
Identificación de Riesgos Potenciales
Determine cuales son las situaciones que pueden ocurrir como consecuencia de implantar una herramienta de Gestión del Conocimiento en su empresa.
Ejemplo:
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
Pregunta #2
¿Que riesgos potenciales existen en la empresa?
ORDENE POR PRIORIDAD LOS MISMOS
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
PASO 3. PLANEAMIENTO DE LOS RIESGOS
El planeamiento de riesgos toma la información obtenida tras el análisis de riesgos y la utiliza para trazar estrategias, planes y acciones.
¿Qué debe hacer? Analice uno a uno los riesgos identificados en el paso anterior, considerando las siguientes recomendaciones y criterios:
Recomendaciones
Cuando desarrolle planes para reducir la exposición al riesgo haga lo siguiente:
Concéntrese en los riesgos de mayor exposición.
Trate la condición para reducir la probabilidad.
Busque el origen de la causa en lugar de los síntomas.
Trate las consecuencias para minimizar el impacto.
Determine el origen de la causa y busque situaciones similares en otras áreas que puedan producirse por la misma causa.
Tenga en cuenta las dependencias e interacciones existentes entre los riesgos.
Puede utilizar varios enfoques para reducir el riesgo:
En los riesgos que el equipo del proyecto puede controlar, se deben aplicar los recursos necesarios para reducir el riesgo.
En los riesgos que el equipo del proyecto no puede controlar, determine cambios de estrategia o transfiera el riesgo a los individuos que tienen la autoridad para intervenir.
CRITERIOS
Durante el planeamiento de la acción de riesgos, el equipo debe tener en cuenta las seis siguientes alternativas al formular los planes de acción.
Investigación. ¿Conocemos lo suficiente acerca de este riesgo? ¿Necesitamos estudiar más el riesgo para adquirir más información y determinar mejor sus características antes de que podamos decidir qué acción efectuar?
Aceptación. ¿Podemos vivir con las consecuencias si el riesgo ocurriera en realidad? ¿Podemos aceptar el riesgo y no aplicar más acciones?
Prevención. ¿Podemos evitar el riesgo cambiando el campo?
Transferencia ¿Podemos evitar el riesgo transfiriéndolo a otro proyecto, equipo, organización o individuo?
Mitigación. ¿Puede el equipo hacer algo para atenuar el impacto del riesgo en caso de que ocurra?
Contingencia*. ¿Puede reducirse el impacto mediante una reacción planeada?
Nota:
* Un plan de contingencia se puede ejecutar de alguna de estas dos maneras:
Con puntos de activación temporales, o sea se crean a partir de fechas, por la general la última fecha en la que debe ocurrir un suceso. Ej. Cuando pasen mas de 2 días en la situación que se definió.
Con puntos de activación de umbral, los cuales se basan en elementos que pueden medirse o calcularse. Ej. Cuando X llegue a 100
PASO 4. SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS
El seguimiento de riesgos supervisa el estado de los riesgos y el progreso de sus planes de acción. El seguimiento de riesgos también incluye la supervisión de probabilidades, impactos, exposiciones y otras medidas de riesgo para los cambios que pudiesen alterar los planes de prioridades o de riesgos y las características, los recursos o la programación del proyecto. El seguimiento de riesgos hace posible la visibilidad del proceso de administración de riesgos dentro del proyecto desde la perspectiva de los niveles de riesgo, a diferencia de la perspectiva de finalización de tareas del proceso de administración de proyectos operativos estándar. El informe de los riesgos garantiza que el equipo, los patrocinadores y los accionistas están al corriente del estado de los riesgos del proyecto y de los planes para administrarlos.
PASO 5. CONTROL DE RIESGOS
El control de riesgos es el proceso que ejecuta los planes de acción de riesgos y sus informes de estado asociados.
Las actividades de control de riesgo deben utilizar los procesos estándar de administración del proyecto para iniciar, supervisar y valorar el progreso durante el curso de acción planeado. Los detalles específicos de los planes de riesgo variarán en cada proyecto, pero debería utilizarse el proceso general para la elaboración de informes de estado de las tareas. Es básico identificar continuamente de los riesgos para detectar riesgos secundarios que puedan aparecer o amplificarse debido a la ejecución del plan de contingencia.
El resultado
Gran avance en el desarrollo de la documentación del informe de estado estándar del proyecto hacia la realización del plan de contingencia. Para el equipo del proyecto también resulta útil resumir las lecciones aprendidas (por ejemplo, lo que ha funcionado y lo que no) del plan de contingencia.
Elabore un cuadro resumen, que le sirva de control; similar a este:
Ejemplo
Impacto bajo = 1, impacto medio = 2, impacto alto = 3
Exposición = Probabilidad x Impacto
La lista de riesgos es una compilación de toda la información de valoración de los riesgos detallada de forma individual. Este paso se recomienda ejecutarse tantas veces como sea necesario y, por ello, debe actualizarse a lo largo de todo el ciclo de análisis, planeamiento y supervisión de los riesgos.
Esta lista de riesgos es un documento fundamental para la administración de riesgos activa o proactiva. Permite la toma de decisiones porque proporciona la información básica para:
Asignar prioridades de esfuerzo
Identificar las acciones críticas
Acentuar las dependencias
PASO 6. APRENDIZAJE DE LOS RIESGOS
El aprendizaje de riesgos formaliza las lecciones aprendidas y los elementos y herramientas relevantes del proyecto y plasma todo esta información en un formato reutilizable para el equipo o la empresa.
Tenga en cuenta que se trata de pasos lógicos que no es preciso seguir en estricto orden cronológico. Los equipos irán repitiendo cíclicamente los pasos de identificación, análisis y planeamiento para una clase de riesgo a medida que aumente su experiencia en el proyecto y acudirán, sólo de vez en cuando, a la fase de aprendizaje a fin de recopilar información para la empresa.
Como captar el aprendizaje de los riesgos? Tenga en cuenta lo siguiente:
La definición de la clasificación de los riesgos es un mecanismo muy útil para garantizar que las lecciones aprendidas de experiencias anteriores están al alcance de los equipos que realizarán valoraciones de los riesgos en el futuro. Mediante las clasificaciones de los riesgos se suelen registrar dos aspectos fundamentales del aprendizaje:
Nuevos riesgos. Si un equipo detecta un problema que previamente no ha sido identificado como un riesgo, debería comprobar si algún síntoma (indicadores anticipados) podría haber sido de ayuda para predecir el riesgo. Puede que la lista de riesgos existente deba actualizarse para ayudar a identificar una condición de riesgo futura, o puede que el equipo también haya identificado un nuevo riesgo que debería incluirse en la base de conocimientos de riesgos existente.
Estrategias de mitigación correctas. El otro aspecto clave consiste en recopilar las experiencias de estrategias que se han utilizado con éxito (o incluso las que no han tenido éxito) para atenuar los riesgos. El uso de una clasificación de riesgos estándar permite agrupar con sentido los riesgos relacionados entre sí para que los equipos encuentren con facilidad las estrategias de administración de riesgos que se han aplicado con éxito en el pasado.
La Investigación tiene como propósito de aportar información al Trabajo Especial de Grado I creado en la Universidad Tecnológica del Centro por el investigador:
Humberto Astudillo Bolívar TKM.
ANEXO # 21 IVAL-01
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
ANEXO # 22 LISTADO DE EXPERTOS
Listado de expertos que relacionados con la investigación [Perfil de los expertos]
Cuadro 57 Expertos relacionados con la GC
Fuente: Humberto Astudillo Bolívar TKM 2004
Agradecimientos
Doy gracias a dios a mi ángel custodio, a pancha duarte y a mi madre, a quienes les resé manteniendo mi fe y esperanza para lograr este proyecto.
A quién me trajo al mundo, a mi padre que nunca ha dejado de confiar en mí, un padre admirable que me privilegió con las luces del saber.
Le agradezco también a quienes día a día estuvieron físicamente presentes, a Derik Silva tutor de este TEGI, a Gabriel Cepeda C, a César Delgado y a todos quienes colaboraron en esta investigación, quienes me apoyaron durante todas las horas de estudio mientras se desarrollo este Trabajo Especial de Grado. Todas las sugerencias, críticas y estímulos recibidos fueron muy valiosos. Este gran apoyo no hubiese sido posible sin que familiares, amigos, profesores e investigadores del tema estuvieran participando en este proyecto.
Siempre leal,
Humberto Astudillo Bolívar
Dedicatoria
Este trabajo esta dedicado a mi familia, en especial a mi madre que en paz descanse, esa gran mujer que me formo en mí principios y valores que nunca olvidaré.
A mi padre querido y a mis dos hermanos César David y Fabiola Alejandra de quienes recibo el mayor afecto. Ofrezco esta humilde muestra de la voluntad que tengo para surgir profesionalmente y de ser feliz.
Por último quiero dedicar esta investigación a todas aquellas personas que buscan aprender sobre temas que no hallan sido profundizados, aquellas áreas en las que el investigador requiere conocer, analizar y cuestionar muchos elementos que no se han mostrado explícitamente. Esos que agregan valor y luego se deben presentar como me corresponde a mí con los resultados de esta investigación. Me refiero a esa palabra mágica llamada INNOVACIÓN de la cual espero muchos de nosotros seamos protagonistas en algún momento de nuestras vidas.
Nunca imagine despues de tanto trabajo que mi labor seria recompensada de esta manera, este trabajo mereció la máxima calificació por parte de los jurados expertos en el área; razón por la cual extiendo mi reflexión como ejemplo.
Con mucho cariño, para todos
Los emprendedores que hacen crecer a Venezuela
Humberto Astudillo Bolívar
[1] Rendimiento de una empresa en base a un indicador definido
TERMÓMETRO DEL KNOWLEDGE MANAGEMENT
¿SU EMPRESA ESTA APTA O NO PARA UTILIZAR UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?
CASO ESTUDIO: UNITEC USANDO K-NEXT
Consultor Académico:
Lic. Derik Silva
Tutor Técnico / Industrial:
E-mail: [email protected]
Elaborado por:
Humberto José Astudillo Bolívar
Área: Social
Sub-Área: S-61
Pregrado Diurno
Valencia, Junio de 2004
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Tecnológica del Centro
Trabajo Especial de Grado I
Guacara, Junio de 2004
Consultor académico: Lic. Derik, Silva
Autor:
Humberto Astudillo Bolívar TKM ®
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