Cálculo y Registro de los Gastos Incurridos en el Taller UEB Torrefactora Villa Clara. Cuba

El presente trabajo se realizó en la EES EMP. CUBACAFE – UEB Torrefactora Villa Clara, cita en Carretera Central No. 50 e/ Calle 5ta y 6ta, Reparto Vigía, Municipio Santa Clara, Provincia Villa Clara, subordinada al Ministerio de la Industria Alimentaria y la Pesca, cuya entidad se dedica a producir y comercializar de forma mayorista café torrefaccionado, con destino al consumo de la Población y Organismos Priorizados del consumo social en moneda CUP y para la cadena de tienda en divisa y el turismos, en CUC.

Este trabajo se llevó a cabo por la necesidad de investigar el Sistema de Costos implantado en la UEB para el control y análisis de los costos que se incurren en el Taller de Mantenimiento y Reparación de la entidad, como premisa del mejoramiento continúo del mismo e implementar un procedimiento eficaz y aplicable a otras organizaciones empresariales.

Como métodos empleados están:

– El diagnóstico, este nos permite conocer la situación actual del sistema empleado y objeto de análisis, llegando a delimitar su estado, las insuficiencias que presenta, las causas que la originan, su manifestación, los posibles efectos, así como lograr identificar las formas y vías más indicadas para su erradicación en aras de alcanzar los objetivos previstos.

– El análisis, este nos permite evaluar los resultados obtenidos e instrumentar nuevos procedimientos, llegar a una adecuada toma de decisiones.

Conceptualmente el costo es la expresión monetaria de los gastos incurridos en la producción y realización de una mercancía o en la prestación de un servicio.

Su utilidad en la gestión y dirección de la producción de bienes o servicios es de singular importancia, ya que no sólo es necesario conocer los resultados generales, sino también la eficiencia con que se logran dichos resultados.

Para su consecución se realizó una amplia búsqueda bibliográfica, así como un estudio del sistema de costos empleado en el control y análisis de los Costos del Taller de la UEB, lo que permitió arribar a conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento del mismo y la materialización del objetivo propuesto.

Introducción

La situación actual de la economía mundial impone la necesidad de ejercer un férreo control y un estricto manejo de los recursos, política central de cada entidad, para poder cumplir a cabalidad las exigencias de recuperación de la economía cubana. En este clima, las organizaciones empresariales requieren modificar funciones que les permita subsistir y desarrollarse, siendo la evaluación de la gestión una de ellas.

La gestión empresarial ha tenido que adaptarse al entorno en correspondencia con las necesidades que tienen las organizaciones modernas, por ello se hizo necesario llegar a un procedimiento o método que se utilice como instrumento para el cálculo, registro y control de los gastos en los que se incurren en el Taller dentro del sistema automatizado de la Contabilidad nombrado SICEMA-PLUS e incorporado al Manual de Procedimientos Contable de la entidad.

Para la elaboración del trabajo se ha tomado como base la Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República, la Resolución 9/07 y la 360/2014 del Ministerio de Finanzas y Precio sobre el uso y contenido de las cuentas de gastos según las Normas Cubanas Contables.

Dicha entidad posee un Taller que se dedica al Mantenimiento y Reparación (M.R.) de los equipos tecnológicos de la Planta de producción, no calculándose o registrándose en la contabilidad en un centro de costo específico los gastos de consumo material, fuerza de trabajo y otros gastos que se incurren en los servicios que presta este taller, no efectuando por parte de los directivos de la entidad ningún análisis sobre los costos incurridos en esta actividad, obviándose los datos que se anotan y controlan en la orden de trabajo, no considerándose en las decisiones que se adoptan los gastos reales incurridos y su comparación con el plan y el presupuesto, convertido esto en una situación problémica.

El objetivo de la investigación consiste en proponer un método para el cálculo y registro de los costos incurridos en el Taller de Mantenimiento y Reparaciones de la UEB Torrefactora VC en un centro de costo específico. Finalmente se arriban a conclusiones y recomendaciones que pueden ser estudiadas y aprovechadas por la dirección de la entidad para continuadas investigaciones, así como de soporte para la toma de decisiones.

Desarrollo

Para desarrollar el presente trabajo partimos de un diagnóstico sobre el sistema de costo en la entidad donde se detectan los siguientes problemas generales:

1. En la entidad se aplica el sistema de costos por proceso, pero se debe trabajar en su actualización en función de lograr una mayor efectividad en el control de todos los elementos y partidas de costo que repercuten en el valor de las producciones.

2. El sistema de costo ha sido elaborado con un alto nivel de complejidad por lo que se precisa una constante capacitación en este tema.

3. Se utiliza un solo centro de costo en el área productiva para registrar los gastos, por lo que no se puede hacer una distinción entre los incurridos en el área de Tueste y Molido y la del área de Terminado y Acabado. Esta situación impide el control de los costos en cada área de trabajo.

4. Se utiliza un solo centro de costo (26101) en la cuenta de Gastos Indirectos de Producción para registrar los gastos indirectos de la planta, más los gastos incurridos por el Taller de Mtto. y Reparación, donde se mezclan los gastos controlados por una Orden de Taller con los incurridos indirectamente en costo por proceso.

Como resultado de lo anterior nos damos a la tarea de buscar una solución al problema existente, para ello elaboramos un Marco Conceptual sobre el Cálculo, Registro y uso del costo y posteriormente identificamos las causas del problema, trazando un plan de acciones con vistas a lograr el resultado final adecuado.

El objetivo de un sistema de contabilidad de costos o sistema de costeo es acumular los costos de los productos o servicios. La información del costo de un producto o servicio es usada por los directivos para establecer los precios del producto, controlar las operaciones, y desarrollar estados financieros. También, el sistema de costeo mejora el control proporcionando información sobre los costos incurridos por cada departamento de manufactura o proceso (Polimeni, 2006).

Un sistema de costo debe ser implantado de acuerdo a las necesidades de la empresa teniendo en cuenta sus características específicas, es por ello que los sistemas de costo deben ser flexibles y dinámicos para que la entidad pueda introducir exigencias informativas y de análisis y así tener la seguridad de tomar las decisiones de forma correcta.

En la UEB los centros de costos están asociados a las áreas de responsabilidad de la estructura productiva y de apoyo a la producción, considerados el núcleo primario donde se elabora la producción. Los centros de costo a utilizar están en correspondencia con las áreas de responsabilidad, las cuales son:

Los gastos se registran en el centro de costo que realmente se origina el mismo, agrupándolos en elementos y sub-elementos del gasto, tales como:

110000 Materias Primas y Materiales

300000 Combustible

400000 Energía

500000 Salario

700000 Depreciación

800000 Otros gastos Monetarios (Serv. Productivos Recibidos y otros Gtos Monetarios).

Los gastos de Consumo Material (Materia Prima y Materiales – Combustible) se contabilizan a partir de los Vales de Salida de Almacén, el gasto de Salario y otros Gastos de la Fuerza de Trabajo se contabilizan por el comprobante de operación de Nómina y otros gastos monetarios por la contabilización de las facturas por pagos a proveedores.

La cuenta contable que se utilizan en el registro de los centros de costo objeto de nuestro trabajo es:

No. Descripción

731 Gastos Indirectos de Producción

Sub Cta.: 0100 CUP y 0200 CUC

C. Costo: 26102 Gatos Indirectos de Mtto. y Rep. del Taller.

Por tanto hemos logrado, la clasificación de los gastos para su cálculo y registro por cuenta, subcuenta, centro de costo y elementos de gastos.

Al cierre del período contable se procede al cierre de la Cuenta 731 Gastos Indirectos de Producción, elaborando el siguiente comprobante de operación.

Débito

• Cta. 700 Producción Principal en proceso

Sub Ctas – 0120 Gastos del año en MN – 0220 Gastos del año en CUC

C. de Costo – 26002 Gtos D. de producción terminada y acabado.

Elem. del Gasto – 900830 Gastos de Direcc. y Admin. de la UEB

Crédito

• Cta 731 Gastos Indirectos de Producción

Sub Cta.: 0100 CUP y 0200 CUC

C. Costo: 26102 Gatos Indirectos de Mtto. y Rep. del Taller.

Elem. Del Gasto – 900830 Gastos de Direcc. y Admin. de la UEB

Al cierre de cada periodo contable se efectúan varios análisis para la toma de decisiones, y se busca la expresión mínima de los datos específicos para ser más precisos y trabajar con Economía – Eficiencia y Eficacia.

Teniendo en cuenta lo anteriormente analizado, se requiere la adopción de un grupo de medidas organizativas en el área contable financiera, tales como:

• Designar a una persona en el dpto. contable como responsable de la instrumentación del Sistema de Costos.

• Elaborar la propuesta del plan de gastos por Centros de Costo y/o tipo de actividad.

• Que todos los vales por consumo de materiales que expidan los almacenes, tengan señalada la orden de trabajo habilitada al efecto.

• Confección de las nóminas de pagos de salarios agrupando a los trabajadores por las áreas de trabajo.

• Exigir que cada trabajo realizado en el Taller de Mtto. de la UEB se ejecute con el amparo de la: – Orden de Taller, en la cual se anotan los gastos reflejados por Orden de Trabajo en; los Vales de consumo de materiales – Reporte de labor diaria – Gastos realizados por servicios recibidos por terceros según facturas recibidas y otros datos de interés.

El proceso contable se realiza por el sistema automatizado SICEMAPLUS, certificado por la entidad ALIMATIC perteneciente al GEIA-MINAL.

Conclusiones

• Se revela la no identificación con un centro de costo específico los gastos que se incurren en el Taller de Mtto. y Reparación y la no existencia de información comparada con el Plan y el Presupuesto para la toma de decisiones.

• Identificar en los libros contables los costos reales incurridos en el taller en un centro de costo independiente, calculándose y registrándose todos los valores por consumo material, de fuerza de trabajo y otros gastos, que perfeccionan el control interno, permitió realizar un análisis de la situación que el mismo presenta en la UEB.

• Las investigaciones sobre el Costo proporciona a la dirección de la UEB ir perfeccionando las herramientas de trabajo para contribuir al uso racional de los recursos materiales, humanos y financieros, sustentados en Economía – Eficiencia y Eficacia. Dando paso a otras investigaciones sobre este campo de los Costos.

• El personal de dirección del taller y del área contable interactuaron en el proceso de investigación adquiriendo los conocimientos elementales para el cálculo, registro y contabilización de la información.

Recomendación

1. Continuar aplicando el procedimiento propuesto, sobre el registro – control y análisis de los costos del Taller de Mtto. y Reparación, probado y fijado en la contabilidad de la UEB durante el período contable del presente año.

2. Los directivos de la UEB consideren en sus análisis económicos los resultados obtenidos en el registro contables sobre los costos incurridos en el Taller de M.R, realizando comparaciones cuantitativas.

3. La dirección de la UEB Torrefactora VC deberá continuar dando la posibilidad a nuevas investigaciones referidas al Sistema de Costo lo cual fortalecerá el control interno sobre esta actividad y permitirá adoptar mejores decisiones, además, mantener actualizado el Manual de Contabilidad de la entidad.

Bibliografía

1. Homgren, Charles T. Contabilidad de Costo. Un enfoque gerencial. Editorial Prentice-Hall Hispanoamericana, México, 1991.

2. Homgren, Charles T.S.M.y G. Foster (2007). Contabilidad de Costo. Un enfoque gerencial. Decimosegunda edición. México. Editorial Pearson Educación.

3. Partido Comunista de Cuba. (2011) Lineamientos de la política económica y social para el quinquenio 2011-2015.

4. Polimeri F. J. F. Y. A. H. A. (1990) Contabilidad de costos. Conceptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones Gerenciales, México.

5. Tendencias actuales del Costo como Herramienta de Gestión. Miriam López Rodríguez. Profesora de la Facultad de Contabilidad y Finanzas, Universidad de la Habana. Tomado de www.betsime.disac.cu.

6. Almaguer López, Rafael. "Consultor Electrónico del Contador y el Auditor". Casa Consultora DISAIC.

7. Armenteros Díaz Marta: " Sistemas de costos en Cuba, Hay que ponerse al día", Revista El Economista de Cuba, No. 9, ANEC, Cuba, 1999.

8. Backer Morton y Jacobsen Lyle. Contabilidad de Costo: Un Enfoque administrativo y de gerencia. Editorial Pueblo y Educación p4.

10. Blanco Ibarra, Felipe, 2004, 8va edición; Contabilidad de costes y analítica de gestión para las decisiones estratégicas, Ediciones Deusto, S.A.

11. Conferencias de Sistema de Contabilidad y Costo de la Maestría de Contabilidad Gerencial.

12. Trabajos de Diploma, de Costo – Contabilidad – Auditoria, de varios autores, de graduaciones realizadas en la UCLV.

13. Manual de Procedimientos Contable de la UEB Torrefactora VC.

14. Resoluciones del Ministerio de Finanzas y precisos, tales como:

. R-235/2005 Regula las Normas Cubanas de Información Financiera

(NCIF) en Cuba.

. R- 360/2014 Modifica al Nomenclador y Clasificador de manual de

NCIF.

. R – 433/2012 Aprueba las normas especificas de la contabilidad

Proforma de los Estados Financieros para la actividad Empresarial,

Unidades Presupuestadas el S.C.C. y no agropecuario.

. R – 60/ Sobre el Control Interno. Plan de prevención.

Autor:

Lic. Odays Rodríguez Leiva

Lic. Eilyn Díaz Noa