EL CASO MULTI PROJECTS INC.
RESUMEN
La organización de proyectos al interior de una empresa implica responder como tomara cada uno de sus integrantes una situación real de decisión, el manejo adecuado de las situaciones, como resolver los problemas, ventajas y desventajas según el tipo de organización.
En un caso tomado del libro de Adam, Everett E. Jr. & Ebert, Ronald J. Administración de la producción y las operaciones: Conceptos, modelos y funcionamiento. En su capítulo 13 "Tipos de organización de Proyectos" , se toma la empresa Multi Projects Inc.. Luego se plantean cuatro interrogantes y finalmente sus respectivas respuestas
PALABRAS CLAVES:
Multi projects, organización matricial, proyecto
ABSTRACT:
The organization of projects within a company involves responding as take each of its members a real decision situation, proper handling of situations, how to solve the problems, advantages and disadvantages depending on the type of organization. In one case from the Book of Adam, Everett E. Jr. & Ebert, Ronald J. Production Management and Operations: Concepts, models and performance. In Chapter 13 "Organizational Types of Projects ", take the Multi Projects Inc. company. Then he raised four questions and their answers finally
KEYWORDS:
Multi projects, matrix organization, project.
EXPOSICIÓN DEL CASO MULTI PROJECTS INC.
PREGUNTAS DEL CASO
¿Por qué esta tan ansioso Jeff para comenzar el proyecto Growin? ¿ Por qué esta mal el enfoque de Jeff para manjar esta situación? ¿ Que debe hacer Jennifer para resolver este problema? ¿Qué ventajas y desventajas de la organización matricial aparecen en este caso?
RESPUESTAS A PREGUNTAS DEL CASO MULTI PROJECTS INC.
1. ¿Por que esta tan ansioso Jeff para comenzar el proyecto Growin?
Para responder esta pregunta partamos de la estructura organizacional planteado en el caso de aplicación
Proyecto Goodold Inc.
El proyecto Growin tiene una estructura jerárquica similar donde Jeff es el Gerente del proyecto, pero no posee ingeniero de proyecto. Jeff es un Ceo muy ambicioso que desea destacarse en forma rápida al interior de Multi Projects Inc… Para ello, no le importa faltar a la ética profesional de un PM, ya que utiliza todos los medios para vincular a su proyecto a Tyler Bonilla:
Promete a la empresa contratante, ponerse al frente del proyecto en compañía de Tyler Bonilla.
No respeta las reuniones de sus colegas y los interrumpe en forma alevosa y descarada.
Desconoce la cadena de mando al interior del proyecto GoodOLd.
Aprovecha que Julie Capriolo no está en la ciudad para citar a reunión con Tyler Bonilla y su jefe técnica y Jennifer Fernández.
Incide altamente en la decisión de Tyler para decir: "No estoy aprendiendo nada nuevo, quiero decir está bien pero me gustaría un cambio"
La ética en la administración de proyectos cubre múltiples áreas de conducta personal y profesional. Como en toda ciencia un profesional involucrado en proyectos debería tener un código de ética, establecido al interior de la organización un código de ética al interior de la organización. Retomemos el siguiente código de ética para el administrador de proyectos:
1. "Aceptar la responsabilidad de sus acciones
2. Efectuar los proyectos y aceptar la responsabilidad solo si están calificados por su capacitación o experiencia.
3. mantener actualizadas sus actitudes profesionales
4. Aumentar la integridad y el prestigio de la profesión, ejerciéndola dignamente.
5. Apoyar este código y recomendarlo a sus colegas y colaboradores.
6. Apoyar la sociedad profesional con su participación.
7. Obedecer las leyes del país en el que se efectué el trabajo.
8. Ejercer liderazgo necesario para el proyecto.
9. Tratar con equidad todos los integrantes del equipo
10. Proteger a los integrantes del equipo de cualquier daño físico o mental.
11. Buscar, aceptar y ofrecer criticas honestas del trabajo
12. Mantener a resguardo la información sobre asuntos empresariales o los procesos técnicos del patrón
13. Informar de cualquier circunstancia capaz de crear un conflicto de intereses.
Las obligaciones del profesional de la administración de proyectos son:
La sociedad en general o el interés publico
Los patrones del profesional de administración de proyectos.
Los empleados que trabajan para los profesionales de la administración de proyectos.
Los integrantes de cualquier equipo de proyectos.
Los colegas profesionales."1
La ansiedad de Jeff parte de que cuenta con unas semana para preparar con su equipo de trabajo la respuesta formal a los directivos de Goodold Company.
2. ¿ Por qué esta mal el enfoque de Jeff para manjar esta situación?
Por no ser ético y querer tener a Tyler Bonilla como su Ingeniero de proyectos. El no es claro que entre mayor sea su responsabilidad, mayor será su obligación ética. La lectura no menciona si existe en Multi Projects un código de ética que autoregule a todos los profesionales. Ya que cualquier violación a este código, podría ser castigado por un jefe superior a Jeff. "El castigo por las violaciones a un código de ética es un proceso largo y áspero y desgantante. Es mejor evitar las violaciones mediante un programa de educación y enfatizar la necesidad de apegarse a las reglas. Cuando ocurran pequeñas faltas deben imponerse mediadas correctivas para evitar una violación mayor" "Ética y Profesión
El profesional en su diario vivir no solo confronta problemas con relación a su trabajo, sino también en su profesión de día a día con las personas que le rodean, esto hace que muchas veces cometamos errores sin darnos cuenta que estamos pisando la línea d la moralidad y el diario vivir.
Desde la revolución francesa, donde se proclamó la igualdad de derechos, existen personas, hombres y mujeres que llevan en su carga la economía y la estabilidad de cualquier país. Desde tiempos muy antiguos nos hemos topado con diferentes profesiones y unto a estas siempre existen reglas que marcan y rigen el desempeño de dichas profesiones.
1 Clelland & Ireland, Manual Portátil del Administrador de Proyectos (2001)., seccion 1.29 a 1.31
Los hombres y mujeres enfrentan problemas que de una manera u otra podrían poner en tela de juicio su debida conducta, muchas veces ellos mismos dudando de su propia profesionalidad, pero teniendo siempre en cuenta que existen desde tiempos remotos deberes y derechos que cada cual sabe donde clasificarse"
3. ¿Que debe hacer Jennifer para resolver este problema?
Seguir el conducto regular o sea localizar a la gerente del proyecto Goodold, Julie Capriollo para ponerla al tanto del incidente, y que ella tome cartas en el asunto. Otra alternativa es proceder a los conceptos básicos de negociación y conciliación.
El manejar equipos de trabajo exige a un CEO líder, habilidades estratégicas. Entre ellas se encuentran el saber cuando negociar y conciliar, a través de todos los tiempos ha sido una gran preocupación de los diferentes Estados, en reglamentar unas políticas, que sirvan para solucionar los referidos conflictos, surgiendo de esta manera los mecanismos alternativos de solución de conflictos, por ello es tema de gran interés, indagar sobre los mismos, con el fin de alimentar o complementar lo que hasta el momento se ha producido, con el propósito de que sea tenido en cuenta como un instrumento facilitador para la convivencia social.
No solo en el sector privado la conciliación es un factor importante en la resolución de conflictos, el sector publico desde sus ranas jurídica, legislativa y ejecutiva en conjunto han categorizado en su verdadera dimensión la conciliación. Veamos este ejemplo:
"Con la entrada en vigencia de la Constitución Política de 1991, la conciliación adquirió fundamento constitucional gracias a la disposición del Art. 116 cuyo cuarto inciso se transcribe: "Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de conciliadores o en la de árbitros habilitados por las partes para proferir fallos en derecho o en equidad en los términos que determine la ley". En desarrollo de este artículo, y con fundamento en el Art. 5 transitorio de la Carta, se expidió el decreto 2651 ampliando el campo de acción de la conciliación y reforzando su regulación. Más adelante, se expide la ley 446 de 1998 que impone como legislación permanente las normas sobre conciliación iniciadas por el decreto en mención. Finalmente, se expide en 2001 la ley 640 que regula mas profundamente lo relativo a la conciliación y establece la obligatoriedad de acudir a ella como requisito de procedibilidad.
Aunque, como se ve, la figura de la conciliación tiene pocos años de existencia en nuestro país, su crecimiento ha sido exponencial como lo demuestran estas proyecciones de las audiencias realizadas por la Cámara de Comercio de Bogotá; el centro de conciliación más utilizado de la ciudad, que empezó a funcionar en 1993"
4. ¿Qué ventajas y desventajas de la organización matricial aparecen en este caso?
Ventajas:
Existe un rasgo de responsabilidad implícita en la actitud tomada por Jeff.
Al interior de cada proyecto están claramente establecidas las jerarquías
Desventajas:
No se comprenden las funciones individuales y colectivas de Jeff, Julie y Tyler.
Se carece de confianza, integridad, lealtad y compromiso por parte de los integrantes.
No se permite el desarrollo del equipo Multi Projects.
No se definió claramente la autoridad y responsabilidad de los CEO Jeff, Julie y Tyler.
Cabe recordar que no se especifica en la lectura si la oficina de administración de proyectos de Multi Projects Inc. cumple con los cinco elementos básicos de una cultura de dirección de proyectos:
1) Una metodología del proyecto regularizando las más grandes fuentes de frustración encima de la ineficacia y variabilidad en las mentiras de resultados del proyecto ,en la falta de un acercamiento consistentemente aplicado al proceso de ejecutar los proyectos..
2) las definiciones del trabajo y expectativas de las personas en los proyectos Ellos
3) La habilidad individual edificiointeligente de los elementos es crucial para el crecimiento continuo y desarrollo de todos los involucrados en el trabajo del proyecto.
4) Actuación del proyecto que proyectan la actuación son la llave a la mejora continua en la ejecución del proyecto.
5) Una cultura orgánica está a favor del elemento más difícil para cumplir.
De otro lado la lectura no plantea si Multi Projects adopto algún modelo de madurez sobre proyecto, por tanto no se puede emitir opinión sobre el tema.
Al interior de Multi Projects existe un problema en la Utilización y aplicación de glosario "El idioma y glosario proporcionan el mecanismo de la vinculación entre los valores y la sociedad, la aplicación de la metodología y entrenado dentro de una organización. Las tantas corporaciones han descubierto que para invertir el tiempo y esfuerzo consolidando metodología y esfuerzos de un glosario a crear, un ambiente del proyecto deseado. El costo de no hacer puede ser de miles de colones en el entrenamiento gastado y tiempo del empleado. Como cualquier idioma, es imposible de detener su evolución. El uso diario de condiciones de dirección de proyecto, sin tener en cuenta el tipo de la metodología, la diseminación a través de entrenar. Estableciendo un sistema de configuración eficaz para ocuparse de los proyectos. Esta forma de idioma que planea facilitara las metas de aplicación de metodología a largo plazo y los requisitos de comunicación de los stakeholders"2
2 Speaking the same language – The importance of having a glossary of commonly used terms or "jargon" when implementing a project management methodology and managing projects. By Jane E. Morgan, Management Consultant/Trainer, FI Group Inc.
También necesita Multi Projects rápidamente un proceso de revisión del proyecto
"La revisión normal tiene tres fases: La iniciación, revisión y reporte. Durante la fase de iniciación, la fecha de la revisión, tiempo y situación con el proyecto y su análisis de calidad son compromiso del equipo de trabajo y el equipo de revisión. El proceso de revisión o investigación dura aproximadamente dos semanas. El informe final se escribirá durante la última fase"3
Jeff necesita recordar que la dirección de proyectos es también una labor ejecutiva "Generalmente, los mayores ejecutivos buscan la información para ayudarles a tomar las decisiones comerciales legitimas así como su crecimiento personal y profesional. Por ejemplo, ellos buscan las maneras para medir y aumentar el retorno de las inversiones de su organización y reducir los gastos. La estrategia de las ventas exitosas incluyen un acercamiento para activar una necesidad en el comprador, una contestación preparada que sitúa el producto como la mejor solución"4
Todo el equipo de Multi Projects debe saber: "Ética es nuestra preocupación por el buen comportamiento, nuestra obligación es considerar no solo nuestro bienestar personal, sino el de los otros seres humanos. La ética de los negocios implica la capacidad de reflexionar sobre los valores en el proceso de toma de decisiones, determinar como estos valores y decisiones afectan a los grupos interesados, y establecer como los gerentes pueden utilizar estas observaciones en el manejo de la compañía día a día"5
Dentro de las probabilidades, esta que al interior de Multi Projects este instituida la teoría del liderazgo situacional, que es uno de los principales abordajes en la gerencia moderna para el logro de resultados en las organizaciones. Se distingue de otras teorías porque el estilo de liderazgo que ejerce el líder está definido por los seguidores, en vez de por el líder mismo. Es popular en la práctica organizacional, porque cumple dos condiciones básicas para un modelo útil: es fácil de comprender y funciona la mayor parte del tiempo. Se puede aplicar al liderazgo en cualquier ambiente: laboral, social, familiar, comunitario, etc.
3 Best Practices: Project review process. By Timothy Briscoe, Cristian Bacinelli an d James Chambless.
4 Selling Project Management to Senior Executives:What"s the Hook? Kam Jugdev,PMP,MEng,MHSA,BSc,BSc,Project Manager, IBM Canada Ltd. Janice Thomas,Ph.D.,MBA,BSc,University of Calgary
5 CERTO, Samuel. ADMINSTRACIÓN MODERNA. Pearson Educación. Pag. 65
BIBLIOGRAFÍA
Adam, Everett E. Jr. & Ebert, Ronald J. Administración de la producción y las operaciones: Conceptos, modelos y funcionamiento. Cuarta Edición. Editorial Prentice may Hipanoamericana S.A. México 1991.
Cleland, David I. y Ireland, Lewis R. Manual Portátil del Administrador de Proyectos. Primera Edición. Editorial Mc Graw Hill. México 2001.
Domínguez Machuca, José Antonio. Dirección de Operaciones: Aspectos estratégicos en la producción y los servicios. Primera Edición. Editorial McGraw Hill. España 1997.
Domínguez Machuca, José Antonio. Dirección de Operaciones: Aspectos tácticos y operativos en la producción y los servicios. Primera Edición. Editorial McGraw Hill. España 1997.
Gido, Jack y Clements James. Administración Exitosa de Proyectos. Segunda Edición. Editorial Thomson. México 2003.
Kerzner, Harold. Project Management: A systems approach to planning, scheduling an controlling. Sixth Edition. John Wiley & Sons, Inc. Canada 1997.
Meredith, Jack R. & Mantel, Samuel J. Jr. Project Management: A managerial Approach. Third Edition. John Wiley & Sons, Inc. United States of America 1995.
CERTO, Samuel. ADMINSTRACIÓN MODERNA. Pearson Educación. WWW.PRENHALL.COM/CERTO WWW.PEARSONEDLATINO.COM DAVID, Fred. CONCEPTO DE ADMINSTRACIÓN ESTRATÉGICA. Pearson
Educación
JONES, Gareth y HILL, Charles. ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA. McGraw Hill, Tercera Edición KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz. Elementos de Administración. McGrawHill.
México. 1991. Cap. 03. Project Management Office. By John F. Filicetti, PMP, MBA
Autor:
Carlos Alberto Palacio Londoño
Economista, M. Sc. Administración de Proyectos , UCI de Costa Rica Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia Unidad de Emprendimiento