Importancia de la gestión de la información y el conocimiento en el proceso de cambio organizacional (página 2)

Se conoce como gestión el conjunto de actividades coordinadas para dirigir una organización, siendo esta el conglomerado de personas e instalaciones con disposición, responsabilidades, autoridad y relaciones. Cuando se habla de institución de información se hace alusión a una organización del conocimiento, la cual, mediante un conjunto de procesos gestiona las capacidades y proporciona, en la medida que se incrementa esta gestión de conocimiento, que la organización gane en desarrollo y sea, en si misma generadora de cambios positivos. El conocimiento es un proceso de organización y razonamiento del pensamiento integrando lo que resulta útil, considerando, además, que es un conjunto de información, reglas e interpretaciones a partir de la experiencia organizacional, ya sea de forma individual o colectiva.

Por tanto, en el ámbito organizacional la gestión de la información comprendería todas las actividades que se relacionan con la obtención de información sólida, viable, confiable y actualizada que determinará el proceso de toma de decisiones en una organización.

Los servicios de información, como parte esencial de la infraestructura para la gestión del conocimiento, suministran información, impulsan la generación del conocimiento para la búsqueda de soluciones a los problemas que enfrentan las organizaciones, analizan su impacto sobre los resultados de las empresas e influyen en el comportamiento de los individuos ante la información. La gestión de la información se vincula con la generación y la aplicación de estrategias, el establecimiento de políticas, así como con el desarrollo de una cultura organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y eficiente de la información en función de los objetivos y metas de las compañías en materia de desempeño y de calidad.

Las estrategias actuales para la gestión de la información y el conocimiento deben responder a los nuevos tipos de demandas, resultantes de la aparición de tendencias gerenciales más modernas en las organizaciones. En la creación de los nuevos sistemas de gestión de la información es imprescindible considerar las fuentes factográficas (datos), documentales y no documentales, los sistemas informáticos, la cultura de información, los modelos de comunicación, entre otros elementos.

Cuando nos referimos al aprendizaje hablamos del proceso integrador de conocimientos, habilidades y actitudes para conseguir cambios o mejoras de conducta, que significa una acción que toma el conocimiento en todo su sentido y genera, a su vez un nuevo conocimiento. El concepto de aprendizaje es aplicable no solo a las personas, sino también a los equipos y las organizaciones. Estos últimos, para su aplicación requieren herramientas o mecanismos capaces de convertir el conocimiento de las personas y equipos de la organización en conocimiento más colectivo.

Para que se produzca el cambio del que hablamos, se hace necesario un aprendizaje organizacional, para el cual Peter Senge sienta las bases de las denominadas Organizaciones Inteligentes. Para este autor en este tipo de organizaciones "la gente expande continuamente su aptitud para crear los resultados que desea, se cultivan nuevos y expansivos patrones de pensamiento, donde la aspiración colectiva queda en libertad, y donde la gente continuamente aprende a aprender en conjunto". Además propone cinco disciplinas del aprendizaje organizacional:

-Pensamiento sistemático.-Dominio personal.-Modelos mentales.-Visión compartida.- Aprendizaje en equipo.

Las organizaciones basadas en el aprendizaje soportan su desarrollo en la gestión de información, son por excelencia organizaciones de conocimiento, que aprenden con sentimientos de pertenencia, de colectivo, que perfeccionan su cultura como organización, independientemente de su ejecutividad, competitividad y ganancia, que se regeneran a si mismas mediante la creación de conocimientos, a partir de un aprendizaje a nivel de sistema. En la gestión del conocimiento existen factores comunes, imprescindibles para la supervivencia y el progreso de cualquier organización, entre los cuales se identifican la Innovación, la Capacidad de respuesta, la Productividad y la Competencia.

En dependencia de la gestión del conocimiento y manejando mayor información se garantiza desde la satisfacción del cliente hasta la excelencia de los servicios, teniendo como base la misión y visión de la organización, garantizando la competitividad en los mercados. Aquellas que logran desarrollar una gestión del conocimiento sólida y eficiente materializan su potencial para cohesionar y generar sentimientos de identidad, sensibilidad para aprender y adaptarse a las cambiantes situaciones del entorno. Para el logro de toda lo anterior debe de utilizarse la gestión del conocimiento haciendo uso sistemático de la información externa.

La gestión del conocimiento busca asegurar que la organización disponga de la información y las capacidades necesarias para su adaptación continua a los cambios internos y externos del medio ambiente. De una correcta gestión de la información y del conocimiento depende, en gran medida, la implementación de la gerencia de la calidad.

La información se mueve del entorno a las organizaciones a través de redes formales e informales. Su infraestructura es visible y definida, compuesta por cables, buzones de correo electrónico, direcciones etc. La información como principio fundamental tiene un significado y puede nutrir al que la recibe e implica que, para transformar los datos en información, hay que añadir valor en varios sentidos. Las formas más comunes en que se ejecutan son contextualizando para saber para qué propósito se generaron; categorizando para conocer las unidades de análisis de los componentes principales; calculando mediante análisis matemáticos o estadísticos; corrigiendo errores y condensando para resumir de forma más concisa. En toda organización es importante la planeación estratégica que incluya la gestión de la información, de manera que garantice el cumplimiento de la misión y la visión de la organización, siendo esta la forma de visualizar los cambios que se desean en la empresa o institución y planificar las alternativas que llevaran a cabo.

La gestión de la información incluye en primer orden la etapa de diagnostico de las necesidades, tanto reales como sentidas, para entonces poder dedicarse a encontrar la información que tribute a la satisfacción de esas necesidades. El siguiente paso corresponde a la organización de la información, su distribución y utilización en aras de la proyección organizacional. Como segundo eslabón en este proceso, ya obtenida la información, nos encontramos con la gestión de los recursos de información que incluye las políticas, lineamientos, regulaciones, metodologías, etc., que garantizarán el flujo de datos y su aplicabilidad. Por último se llega a lo que se ha dado a llamar como Inteligencia Empresarial, que incluye los servicios y productos de Inteligencia y las herramientas Informáticas.

Por tanto, durante el proceso de toma de decisiones, la estrategia implica la gestión de información adecuada y actualizada, así como tener en cuenta el sistema de valores y competencias que sostienen la cultura organizacional, por lo que se habla de explicitar compartir conocimientos y valores para que la empresa, de manera integrada, aprenda y pueda alcanzar niveles de conocimiento organizacional capaces de producir los valores que satisfagan las expectativas de su objetivo social. Los beneficios que aporta una buena gestión de información empresarial y que garantizan el cambio son:

• 1. . Mayor control de la información

• 2. . Rápida localización de la documentación requerida.

• 3. . Homogenización de la documentación corporativa.

• 4. . Acceso a los productos y servicios de información de valor agregado que puedan apoyar la toma de decisiones.

• 5. . Acceso a la información generada por cada una de las unidades organizativas de la empresa.

• 6. . Control de versiones de los archivos generados dentro de la organización

• 7. . Ahorro de los recursos utilizados para el almacenaje de archivos electrónicos.

• 8. . Soluciona los problemas de localización de las fuentes internas y externas.

• 9. . Conocimiento por parte de todos los usuarios de todos los recursos disponibles.

• 10. Permite la consulta simultánea e inmediata por miembros de la organización

• 11. . Mejora la eficiencia en los procesos de la organización

• 12. . Aumento de la eficiencia y del nivel de excelencia operativa.

A modo de resumen integrador proponemos el siguiente modelo para la mejor comprensión del funcionamiento de este proceso que es el cambio organizacional.

Precisamente la gestión de la información garantiza el cambio de una entidad siempre y cuando se facilite el acceso de los individuos a esta, se cree suficiente motivación e interés sobre los aspectos informativos y organizacionales que rigen la institución. Las personas forman parte inseparable y necesaria de las organizaciones, y son con las que debemos contar para cumplimentar la misión, visión y objetivos de la empresa, a partir de los cuales se realiza la planeación estratégica, de la cual ya mencionamos que se basa en la gestión de información y de recursos de información, además de la Inteligencia empresarial. Siendo, efectivamente, el paso que permite tener organizaciones "inteligentes" y un aprendizaje organizacional, que será propicia para garantizar clientes satisfechos y nuevas aperturas a mercados novedosos y fructíferos.

Conclusiones

• La información es un elemento fundamental para el desarrollo, Una empresa con una adecuada gestión de información, del conocimiento y de la calidad es una organización de excelencia

• Sin información, es imposible hacer, administrar. Las organizaciones flexibles, ágiles y con mayor capacidad de aprendizaje, en un entorno que varía con rapidez, presentan las mejores condiciones para el cambio.

• Sin la gestión de la información, es imposible tomar decisiones adecuadas, trazar las políticas y diseñar los procesos de la organización.

• La gestión de la información no sólo se logra con el respeto a los procesos de gestión general, sino a partir de los logros de los colectivos y los equipos, que aportan el conocimiento y la inteligencia.

• La proyección estratégica debe siempre tener en cuenta la gestión de la información, los recursos de la información y el desarrollo de la inteligencia empresarial, lo que garantiza un cambio en la institución, en aras de la prestación de servicios.

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Autor:

Lic. Ariday Ballesteros Padilla

Lic. Yudmila María Soler Sánchez.Lic. Maritza Aguilera Montero.Lic. Enrique López Arias.Lic. Orlando Delgado González.