Organización (página 4)

Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

En cuanto a dibujo:

No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.

• Por claridad no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.

• El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

• Las líneas de unión se deben representar con líneas rectas.

• Es conveniente que los símbolos tengan un tamaño uniforme.

En cuanto a su contenido y uso:

• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas.

• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

• El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.

• El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida.

• Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.

Clasificación de los diagramas de flujo

Por su presentación:

De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos.

• De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.

Por su formato:

De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda.

• De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente.

• De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna.

De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan.

Por su propósito:

• Deforma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones.

• De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.

• De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas.

Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace,y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven.

De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.

• Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.

De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.

• Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software.

Simbologías que se utilizan para elaborar diagramas de flujos

4.2 Diseño de Formas.

Concepto.

Se les denomina formas a los aspectos que por su importancia requieren ser registrados y que servirán para control o toma de decisiones futuras, estos se interpretan o registran a través de un documento, el cual debe ser codificado e incorporado en los procesos. Las formas deben ser elaboradas para operativizar las actividades y simplificar el trabajo.

Objetivos de las Formas.

• Desarrollar los lineamientos fundamentales para el análisis, diseño, elaboración y control de formas en su concepción más sencilla

• Simplificar el manejo de formas para homogeneizar y racionalizar las actividades que, en forma cotidiana, atiende una organización

De acuerdo a su importancia.

• Concepto

• Objeto de su utilización

• Fuentes de información

• Requerimientos para su uso

• Diseño

• Alternativas para su elaboración

• Utilización

• Responsables de su manejo y control

4.3 Tipos de Manuales.

Los Manuales son documentos que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Es por ende un instrumento que contiene información sistematizada para facilitar la ejecución de las tareas de oficina, normar las actuaciones y coadyuvar al logro de los objetivos organizacionales.

De manera general se puede decir que los Manuales son instrumentos de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

En resumen podemos decir que ¨Los Manuales son documentos administrativos que definen la división del trabajo en la organización, estableciendo los limes de autoridad y responsabilidad, determinando las funciones de áreas y cargos, los mecanismos de coordinación funcional y creando el ambiente organizacional adecuado para que el trabajo de los recursos humanos se desarrolle eficaz y eficientemente en pos de los objetivos de la organización¨.

Características.

• 1 Los Manuales son documentos soporte de la organización.

• 2 En él se definen los objetivos organizacionales y la estructura orgánica.

• 3 Establece los límites de autoridad de cada responsable de unidad organizativa.

• 4 Determina el mecanismo de coordinación entre las áreas.

• 5 Fija la estructura de cargos y su nomenclatura.

• 6 Determina las funciones de cada unidad organizativa y las funciones de cada cargo.

• 7 Define las características y requisitos que deben tener los ocupantes de los cargos.

A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo, en el presente tema, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar y ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de este documento, que se pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.

Para la elaboración de los manuales, se propone el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son:

• 1. Obtención de la información.

• 2. Análisis de la información obtenida.

• 3. Integración del manual.

Objetivo General:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

Objetivos Específicos:

Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

• 1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

• 2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

• 3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

• 4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

• 5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

• 6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

• 7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

• 1 De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

• 2 De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

• 3 De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

• 4 De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

• 1 Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

• 2 Específicos: que consignan información de un área o específica.

Tipos de Manuales

• 1. Manual de Organización y Funciones.

• 2. Manual de Funciones.

• 3. Manual de Procedimientos Administrativos.

• Manual de Almacén o Bodega.

• Manual de Compra.

• Manual de Pago.

• Manual de Transporte.

• Manual de Mantenimiento.

• Manual del Conductor.

• Otros.

• 4. Manual de Políticas.

• 5. Manual de Normas.

• 6. Manual de Recursos Humanos.

• 7. Manual de Finanzas.

• 8. Manual de Venta.

• 9. Manual de Producción.

4.4 Elaboración de Manuales de Funciones.

Base Técnica para el Diseño del Manual

La base técnica que requiere la construcción del manual son:

1. La Estructura Orgánica de la Empresa u Organización

2. La Estructura de Cargos

3. Autorización y divulgación oficial del Programa

Estructura Orgánica

Como una tarea previa al programa de elaboración del manual de organización y funciones, se debe haber efectuado un análisis organizacional cuyo diagnostico, además de haber señalado las fortalezas y debilidades de la organización, debe haber evaluado la estructura orgánica existente y determinado su estabilidad o recomendaciones de cambio.

Si requiere cambios, la alta gerencia debe tomar la decisión de modificar la estructura o ratificarla.

Si la estructura es aceptable debe ser oficializada por la máxima autoridad de la organización y reconocida por todos los miembros de la empresa.

Esta estructura oficializada forma parte de la base técnica y se constituye en la vía fundamental para el diseño del manual.

Estructura de Cargos

La estructura debe ser elaborada por el área de recursos humanos y conformada de acuerdo a la estructura orgánica.

Por cada unidad organizativa se debe presentar al responsable de la unidad y el nombre de cada puesto y su ocupante.

Ejemplo:

No debe quedar cargo alguno sin incluir. Esta estructura debe ser autorizada por la máxima autoridad de la organización y constituye nuestra base para el desarrollo de las fichas de cargo. Es un documento oficial que incluso debe ser utilizado por la auditoria o por la unidad de control administrativo que supervisa que la planilla no se incrementada por cargos no comprendidos en la estructura.

Esto nos garantiza que durante el desarrollo del manual serán cubiertos todos los puestos del trabajo existente en la organización.

Autorización y Divulgación del Programa

Como todo programa en el que tiene que intervenir directamente el personal de la organización, debe de previo ser autorizado `por la máxima autoridad de la organización o por el Directivo con facultad de tomar esa decisión.

Una vez autorizado el programa, debe ser dado a conocer a todo el personal sin excepción, explicando a través de una circular, de manera clara y sencilla el propósito del programa, y las ventajas que para la empresa, los administradores y los trabajadores significa de disponer de un manual de organización y funciones.

El motivo principal de su divulgación es el de preparar el terreno para obtener un alto grado de cooperación de los trabajadores, puesto que seria muy difícil lograr elaborar un manual con un alto nivel de calidad sin la participación efectiva del personal.

Si fuese posible, es recomendable reforzar la circular con carteles, folletos, conferencias y todo medio de diseminación que logre un convencimiento total. Como lo es en realidad de que el trabajador es un elemento importante en el desarrollo del manual.

Los responsables de unidades organizativas, supervisores y jefes de grupos deben tener una preparación mas adecuada a través de una o mas sesiones de trabajo donde se les explique el alcance del programa o el rol que desempeñan en esta tarea administrativa.

Diseño del Manual

La etapa de diseño del manual comprende lo siguiente:

• 1. Determinación del contenido del manual.

• 2. Determinación de los requerimientos de información.

• 3. Definición de la ficha de cargo.

Determinación del Contenido del Manual.

El contenido del manual puede conformarse de varias formas:

Ejemplo A:

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

III. POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN

IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA

V. FUNCIONES POR UNIDADES ORGANIZATIVAS

VI. COORDINACIÓN ORGANIZACIONAL

VII. LIMITES DE AUTORIDAD

VIII. ESTRUCTURA DE CARGOS

IX. FICHAS DE CARGOS

X. METODOLOGÍA PARA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

Ejemplo B:

I. CARTA DE GERENCIA

II. OBJETIVOS Y POLÍTICAS ORGANIZACIONALES

III. ORGANIGRAMA

IV. COORDINACIÓN Y LIMITES DE AUTORIDAD

V. FUNCIONES POR ÁREAS

– ORGANIGRAMA DEL ÁREA

– OBJETIVOS DEL ÁREA

– FUNCIONES DEL ÁREA

– ESTRUCTURA DEL PUESTO DEL ÁREA

– FICHAS DE PUESTO DEL ÁREA

VI. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

VII. ESTRUCTURA GENERAL DEL PUESTO

Ejemplo C:

I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

II. ESTRUCTURA ORGÁNICA

III. FUNCIONES ESTRUCTURALES

IV. LIMITES DE AUTORIDAD

V LISTADO ALFABÉTICO DE CARGOS

VI. FICHAS OCUPACIONALES

VII. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

El consultor o técnico analista debe seleccionar el contenido del manual que más convenga a la empresa. Debe proponerlo al ejecutivo facultado para su autorización y una vez obtenido su aprobación proceder a ala determinación de los requerimientos de información que deberá estar en concordancia con el contenido del manual para facilita el procesamiento de la información.

Tomemos el ejemplo A para describir brevemente el contenido:

Introducción

Se describe el propósito del manual; se hace énfasis en el uso técnico que se le debe dar; se da un panorama de su contenido; se señala el compromiso de su cumplimiento; se indica la dependencia de su actualización; y se cierra la introducción con palabras de motivación para apoyar la coordinación y el comportamiento organizacional.

Debe ser firmada por la máxima autoridad o por el ejecutivo facultado para su firma.

Algunos manuales denominan a este capitulo carta de gerencia.

Objetivos organizacionales

Se enuncia el objetivo general de la organización y los objetivos específicos.

Políticas de organización

Se definen las políticas generales de organización que orientarán el comportamiento organizacional.

Estructura orgánica.

Se incluye en el manual el organigrama oficial de la empresa que define la división del trabajo y los niveles de autoridad.

Funciones por unidad organizativa

De acuerdo al orden de niveles de la estructura orgánica se define el objetivo de la unidad y sus funciones generales específicas

Coordinación Organizacional

Se describe el mecanismo de coordinación que deben observar las dependencias entre si para garantizar la eficiencia y eficacia de la producción de bienes y /o servicios.

Limites de autoridad

Se elaboran un cuadro donde se tabulan los principales d tomas de decisiones y se evidencia la facultad de autorización que cada responsable tiene en cada uno de los rubros de decisiones.

Estructura de cargos

Consiste en el listado de cargos oficiales y permanentes de la empresa. Contiene el código de cargos, categoría salarial si la tuviese y nombre del cargo.

Se puede listar conforme la estructura orgánica o bien en orden alfabético.

Si se lista en orden alfabético debe adicionarse el nombre de la dependencia en donde esta ubicado el prever el numero de la pagina del manual donde esta ubicada la ficha ocupacional.

Fichas de Cargos

Se ubican en el orden que se presente la estructura de cargos.

Metodologías para actualización del manual

Se explica que métodos de actualización será utilizado, como se diseminara la actualización y quien o quienes serán los responsables de realizarlas.

Determinación de los Requerimientos de Información

Se basa en como captar la información sobre el que hacer de las unidades organizativas y de los puestos de trabajo.

Esto se puede obtener a través de:

– Cuestionarios

– Entrevistas

– Documentos que conciernan a asuntos y decisiones organizacionales

Cuestionarios

El contenido del cuestionario depende de la profundidad del estudio que se desea hacer.

Si quiere aprovechar para intenciones de análisis organizacional, o bien, para desarrollar estrategias de organización proyectiva, contendrá preguntas orientadas para tal propósito.

Si se desea aprovechar para desarrollar el sistema de información gerencial, se haría énfasis en los reportes producidos y recibidos por unidad, objetivos, uso y archivo.

Para los fines del manual de organización y funciones el cuestionario es mas especifico.

Deberá estar orientado a captar el objetivo y funciones del área o unidad, relaciones interdepartamentales, obligaciones y deberes de los puestos de trabajos y requisitos que según el ocupante del cargo se requiera para su desempeño.

Entrevista

se hacen primordialmente a los funcionarios, con el objeto de captar mayor información no explicitas en el cuestionario.

Se hace a los técnicos para profundizar el alcance técnico del puesto que muchas veces no se expone en las respuestas del cuestionario.

Se hace a los trabajadores para completar información del puesto, para aclarar tópicos sobre condiciones de ambiente, riesgo o responsabilidad sobre personas o medios y algunas veces para precisar los requisitos del cargo.

Estas entrevistas deben ser selectivas, planificadas y estructuradas de tal forma que tanto la información a obtener como el tiempo a emplear sean racionalizados conforme a los propósitos del manual.

Documentos que conciernan a asuntos y decisiones organizacionales

Comprende todas las circulares, instrucciones u orientaciones especificas dictadas para fines de organización o coordinación organizacional, así también, aquellos procedimientos que señalen a sus normas a los funcionarios facultados para autorizar egresos económicos, o acciones o formas que generaran egresos.

Deberá obtenerse las estrategias y planes institucionales para detectar la participación de las unidades y prever que sea incluida en las funciones las actividades que les concierne desempeñar en la ejecución de sus planes.

Planificación del Programa de desarrollo.

Programa de Elaboración del Manual.

El Programa de Elaboración del Manual se redefine así:

• 1. Base Técnica.

• Estructura Orgánica.

• Estructura de Cargos.

• Autorización y Divulgación del Programa.

• 2. Diseño.

• Determinación del Contenido.

• Determinación de los Requerimientos de Información.

• Definición de la Ficha de Cargo.

• 3. Desarrollo.

• Captación de la Información.

• Procesamiento de la Información.

• Desarrollo técnico.

• Confección.

• 4. Implantación.

• Exposición.

• Ajustes.

• Implantación.

• 11 Actualización.

• Programada.

• Ocasional.

Requerimientos de información.

Desarrollo del Manual

Esta fase comprende:

• 1. La captación de la información

• 2. El procesamiento de la información

• 3. El desarrollo técnico

• 4. La confección del Manual

Captación de la Información

Consiste en lo siguiente:

Cronogramar el tiempo de distribución de respuestas del cuestionario y capturar la información en el tiempo previsto.

Realizar las entrevistas programadas, procurando o forzando hacerla en los tiempos previsto.

Recolectar toda la información escrita concerniente a los aspectos de organización principalmente en los niveles superiores.

Analizar si los datos fueron llenados correctamente, si hay lagunas, o descripciones incomprensibles, o exposiciones demasiado breves, o falta de legibilidad u omisiones. Si las hay de inmediato visitar al trabajador y completar el cuestionario.

El Procesamiento de la Información

Se deben clasificar los cuestionarios en orden de dependencia conforme la estructura orgánica.

En esta fase el cuestionario debe estar revisado en cuanto a su correcto llenado.

Se procede a su procesamiento computarizado o manual.

Se procesan los objetivos y funciones por dependencias.

Se procesan los datos conformando las fichas ocupacionales de cada cargo según el modelo diseñado.

El objetivo de esta fase es ordenar la información de acuerdo al modelo de contenido del manual.

La información a estas alturas esta en bruto, tal a como se capto, pero ya contenida en su modelo de presentación.

Desarrollo técnico

Una vez obtenida la información se procede al análisis técnico de los objetivos y funciones de cada unidad y al análisis de los puestos descritos en cada ficha de cargo.

Análisis de la Estructura orgánica.

Estructura Orgánica de Puestos de la Unidad

Se dibuja la estructura identificando de quien depende y los cargos subordinados.

A continuación se describe el listado de los cargos:

Objetivos y Funciones de las Unidades Organizacionales.

• 1 Objetivos de la Unidad.

Se analiza lo expresado por el responsable de la unidad, observando que lo descrito comprenda y explique la razón de ser de la unidad, el propósito de esa unidad, su aporte a los objetivos de la organización.

El tiempo del verbo a utilizar es infinitivo.

• 2 Funciones de la Unidad.

Deben estructurarse de lo general a lo específico.

Se exponen todas las funciones generales que deben ejecutarse en la unidad.

Se describe el verbo a utilizar en infinitivo.

Fichas Ocupacionales.

Las fichas deben ser elaboradas:

• 1. Una para cada cargo.

• 2. En la descripción genérica del cargo se utiliza el verbo en infinitivo.

• 3. En la descripción de las funciones se utiliza el verbo en tiempo presente, Ejemplo: Supervisa, revisa, cancela.

• 4. Las funciones se ordenan de lo general a lo particular, o cronológicamente, es decir, las funciones diarias, semanales, quincenales, mensuales, etc., hasta finalizar con las eventuales y muy generales.

• 5. Debe procurarse que la narración descriptiva sea clara, breve y concisa.

• 6. No deben de incluirse dos funciones en una.

• 7. No deben usarse abreviaturas.

• 8. Los nombres de informes, reportes, formas, dependencias y todo nombre propio debe iniciar la palabra con mayúscula.

• 9. Siempre se debe comenzar la descripción del verbo, a menos que sea imprescindible evidenciar el sujeto en primera instancia.

• 10. Hay que tener cuidado con los cargos de responsables, para no confundir sus funciones con las generales de la unidad.

• 11. Hay que observar que las funciones de los ejecutivos no invadan el campo de otra área o unidad.

• 12. En cuanto a la especificación o requisitos del puesto, la técnica esta en exigir que sea ¨el hombre adecuado para el puesto adecuado¨.

• 13. No debe ni sobreestimarse los requisitos ni subestimarse. La lógica, el sentido común, el análisis de las operaciones y los conocimientos y habilidades que se requieran nos permite inferir el nivel de estudio, destreza o experiencia que se requiere para desempeñar con eficiencia el puesto.

Se debe diseñar el modelo de la ficha de cargo que será utilizada para todos los cargos.

Generalmente las fichas se componen de:

• a) Encabezado o Identificación del Puesto.

Puede obtener:

– Nombre del puesto

– código

– Ubicación

– Jerarquía

– Relaciones del Puesto

– Numero de trabajadores que desempeñan el puesto

– Fecha de elaboración de la ficha

• b) Descripción genérica

Consiste en una explicación breve, concisa y de conjunto de las actividades del puesto, considerado como un todo. Algunas les llaman definición del puesto.

• c) Descripción especifica (o funciones)

Consiste en la exposición detallada de todas las operaciones que realiza el trabajador en un puesto determinado.

• d) Especificación (o requisitos)

Comprende los requisitos mínimos que debe tener el trabajador para que el puesto sea desempeñado eficientemente.

No se refiere al trabajador que lo ocupa al momento de hacer el análisis, es decir, los requisitos no se vinculan a una persona determinada, si no que se refieren a lo que el puesto exige como mínimo a cualquiera que lo ocupe.

Ejemplo: Modelo A:

• 1. NOMBRE DEL CARGO:

• 2. CÓDIGO DEL CARGO:

• 3. UBICACIÓN:

• 4. RESPONSABLE SUPERIOR INMEDIATO (O DEPENDE DE; O REPORTA A:):

• 5. CARGOS SUBORDINADOS:

• 6. DESCRIPCIÓN DEL CARGO:

• 7. FUNCIONES:

• 8. REQUISITOS DEL CARGO:

• Estudios

• Experiencia

• Otras Condiciones

MODELO B:

EMPRESA DE SERVICIOS "X, Y, X"

FICHA OCUPACIONAL

Mecanismos de Coordinación.

Se expone el tipo de coordinación que cada unidad debe tener con las demás unidades.

Esta coordinación bien puede ser:

• a) Decisional o

• b) Informacional.

Si una unidad debe tomar decisión sobre una selección de alternativa, o sobre una acción que debe generarse en ella y que específicamente afecte a otra unidad, debe explicarse a fin de lograr una coordinación efectiva.

así también, cuando la unidad requiere para ejecutar su actividad de la intervención de otra unidad.

Se describen también las actividades que en conjunto deben tener varias unidades para lograr un objetivo organizacional.

Políticas de Organización.

Las políticas sobre la Organización deben ser dictadas por la máxima autoridad de la empresa.

Si el analista observa que se requiere fortalecer el manual con políticas que no han sido dictadas, deberá formularlas y someterlas a su aprobación.

Las políticas deben orientar asuntos sobre:

• 3 Oficialidad de la Estructura Orgánica.

• 4 Oficialidad de la Estructura de Cargos.

• 5 Carrera de Personal.

• 6 Movimientos de Personal.

• 7 Modificaciones a las Estructuras.

• 8 Principios de Organización.

• 9 Otros rubros que de acuerdo a la Empresa o a la estrategia organizacional deberán tomarse en cuenta.

Tablas de Límites de Autoridad.

Se elabora un cuadro en el que se tabulan en los rubros de decisiones y se señala quienes tienen autoridad para firmar o decidir.

Ejemplo:

LIMITES DE AUTORIDAD

Algunos manuales de organización y funciones no presentan esta tabla, porque la consignan a los Manuales de Procedimientos donde aparece en el capitulo de Normas.

Elaboración de un Manual y Presentación.

Confección del Manual.

– El manual se confecciona de acuerdo al modelo del contenido.

– Se ordenan los capítulos conforme el modelo.

– Se pone una hoja para el titulo de cada capitulo.

– Se numeran las páginas. Las hojas de títulos no se numeran pero se toman en cuenta en la numeración.

– Es preferible que no sea empastado de manera fija, es decir, como libro, puesto que deben estar las hojas integradas de tal manera que permita su sustitución en caso de modificación o cambio.

– Si se hace en computadora se deben de diferenciar los nombres de capitulo, párrafos e incisos por tamaño de letras o en negrillas para hacer mas atractivo el texto.

Implantación del Manual.

Comprende tener tres partes y estas son:

• 1. Exposición.

• 2. Ajustes.

• 3. Implantación.

1. Exposición.

El manual se expone en una sesión de trabajo por área y se discute con los responsables, se obtiene las observaciones y discrepancias, adiciones y modificaciones.

2. Ajustes.

Se efectúan los ajustes resultantes de la exposición y se incorporan al manual.

3. Implantación.

Se obtienen los números de ejemplares necesarios. Se envían ejemplares completos a nivel de responsables. A nivel de unidad se mandan las fichas de cargos y se le entrega a cada trabajador.

4.5 Elaboración de Manuales de Procedimientos.

Concepto: son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, de forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

Objetivos:

El manual de procedimientos esta constituido adecuado a los siguientes 6 objetivos:

• a) Presentar una visión integral de cómo opera la empresa.

• b) Precisar la secuencia lógica de los pasos que dan cada uno de los procedimientos

• c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo

• d) Describir gráficamente los flujos de operaciones

• e) Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica

• f) Aprovechar al máximo los recursos humanos y materiales.

Importancia del manual de procedimientos:

Son medios valiosos para la comunicación y sirven para tramitar y registrar la información, respecto a la organización y operaciones de la empresa. Su importancia radica en describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades señalando: quien, como donde, cuando, por que, para que han de realizarse?

Tipos de Manuales de Procedimientos:

Estos pueden clasificarse en:

• Manual de procedimientos de oficina

• Manual de procedimientos de fabrica

Estos pueden referirse a:

• A tareas y trabajos individuales

• A practica departamentales (indican procedimientos de operación de cada departamento)

• A prácticas generales en áreas determinadas de actividad.

También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcance:

• Manual de procedimientos general: se establece para aplicarse en toda la organización o en mas de un sector administrativo

• Manual de procedimientos específico: se siguen para realizar operaciones internas en una unidad administrativa.

Es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ello y que se distribuyan oportunidades.

En esta parte se presentan algunas indicaciones generales para la elaboración de los manuales administrativos que simplifican los esfuerzos al respecto.

a) ¿De quien es la responsabilidad?

b) Planeación y elaboración de manuales.

c) Programación del plan.

d) Presupuesto.

Proceso de elaboración

En esta parte se proporcionan las directrices para la elaboración de los manuales administrativos, aunque no existe un modelo fijo, sé presentan las circunstancias más generalizadas en la practica, sin embargo, puede haber variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos.

• A. Recopilación de la información

Métodos para recolectar información

La información que se requiere se obtendrá normalmente siguiendo uno o varios de estos métodos: Investigación documental, observación, cuestionarios y entrevistas.

• B. Procesamiento de la información

Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual.

También es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de las áreas que van a ser incluidas en el manual.

• C. Redacción

El primer paso es tomar en cuenta a que personas estarán dirigidos los manuales, con el propósito de que el lenguaje utilizado de los mismos resulte claro, preciso y comprensible, es necesario también tener en cuenta los objetivos del manual.

• D. Elaboración de graficas.

Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacio, formas, etc. Su elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos.

• E. Formato y composición

El formato de los manuales administrativos puede presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos así como el tipo de material que forma parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos de impresión o reproducción disponibles.

Es recomendable utilizar los formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisión y actualización de los dichos manuales.

• Numeración de páginas

• Numeración de páginas por sección

• Numeración de las páginas de documentos

• Composición

• Encabezamiento de páginas

• F. Revisión y aprobación

La revisión

El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse que llevan a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia.

La aprobación

Posterior a la revisión del proyecto del manual, deberá someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución.

• G. Distribución y control

Una vez que un manual ha sido elaborado, revisado, aprobado e impreso el paso siguiente es su distribución. Para ello se recomienda realizar una serie de pláticas de difusión y de instrucción sobre su uso personal encargado de realizar las funciones, actividades y operaciones indicadas en el mismo.

Es importante hacer hincapié que las personas directamente involucradas directamente en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y pueden consultar tales documentos, por tan solo a ellos hay que proporcionarles.

• H. Control de los manuales

Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funciones y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la formación necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

• I. Revisión y actualización

Un manual no concluye nunca. Es posterior a la distribución, que dará mucho por hacer.

Revisiones periódicas.

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas.

En la mayoría de los organismos sociales se producen cambios con rapidez provocando que la tarea de actualización de los manuales, sea una actividad permanente.

Para llevar a cabo lasa actualizaciones de los manuales podemos hablar de dos métodos:

• Actualizaciones no planeadas.

• Actualizaciones planeadas.

El proceso de actualización

E la mayoría de las organizaciones, se presentan cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos trabajos o se hacen mejoras en los trabajos cotidianos, que prestan bastante importancia, deberán reflejarse rápidamente en el manual de organización o procedimientos, aunque sea necesario volver redactar o suplir el documento relativo a la interpretación de la estructura organizacional y la estructura de la empresa.

• A. Planeación de la organización

La planeación establece "lo que se va hacer". Después viene el trabajo de sistemas y procedimientos u organización y métodos, para determinar "como", se ejecutan las actividades autorizadas y asignadas.

• B. Ejecución de la actualización

Aquí se consideran las medidas tendientes a mantener en vigencia los manuales administrativos. En la mayoría de las organizaciones, se llevan a cabo cambios constantes, debido a que se integran nuevos trabajos o se hacen mejora en los trabajos rutinarios.

Eliminación

Como regla general la función, procedimientos, política, reemplazada tiene que ser eliminada del manual el día en que lo nuevo entra en vigencia destruyendo las hojas o bien archivándolas en una carpeta fuera de vigencia.

• C. Control de la actualización

Todos los cambios en los manuales deben pasar por un control central, para que obtengan la autorización y conformidad adecuadas en los resultados. De no llevar acabo este control, resultara confusiones y malas interpretaciones.

Pero sí se prevén un número considerable de hojas revisadas, deben seleccionar una encuadernación adecuada para integrar estos cambios. Existen tres categorías básicas en los manuales administrativos estas son: Legibilidad, referencia y revisión.

Evaluación de manuales

En la actualidad la mayor parte de los organismos sociales, que emplean mil o más trabajadores, tienen experiencia amplia sobre el empleo e los manuales administrativos. En nuestro medio no es muy común encontrar que las organizaciones utilicen los manuales administrativos como herramientas de administración. De aquellos que circulan, es común encontrar que no reúnen condiciones satisfactorias.

Bibliografía

• Franklin, Benjamín. Organización de Empresas.

• Koontz, Haroldo. Administración una perspectiva Global.

• Reyes Ponce, Agustín. Introducción a la Administración.

• Chiavenato Adalberto (1997). Introducción a la Teoría General de la Administración, 4ta Edición, Impreso por Panamericana Formas e Impresos S.A. Colombia Enero.

• Administración – James Stoner/Charles Wankel

• Administración para Dirigentes – Orlando Carnota

• Administración – Primera Edición, Editorial Mc. Graw Hill

Autor:

Docente: Licenciado. Marvin Quintero Moreno.

UNIVERSIDAD DE CIENCIAS COMERCIALES

UCC

FACULTAD

DE CIENCIAS JURÍDICAS EMPRESARIALES

ASIGNATURA

ORGANIZACIÓN

Managua, Enero 20 del 2009.