Ingresos de actividades académicas en las universidades

Las instituciones universitarias han iniciado un proceso de transformación en lo que refiere a actividades básicas, debido a la necesidad de satisfacer la demanda de actividades complementarias y de especialización para estudiantes, como lo son los programas de investigación que a medida que avanza la tecnología científica, también se deben ir innovando dichos procesos.

El análisis realizado de este libro, se basa en la actualización de los procesos y gestión de las universidades públicas realizando una perspectiva amplia sobre lo que es el control interno en la organización, de modo que se reduzcan los riesgos de fraude y aspectos sobre la seguridad de activos, proporcionando mayor seguridad en el cumplimiento de los objetivos universitarios.

Las universidades públicas han impulsado el proyecto de investigación presente enfocado a los elementos que integran el sistema de control interno. Básicamente, el estudio se basa en la evaluación de riesgos y en las fuentes financieras, debido a que son los aspectos más importantes en que se fundamenta el sistema de control y de allí depende el funcionamiento de la universidad, su forma de gestión en cuanto a las diferentes actividades administrativas y extracurriculares.

INGRESOS DE ACTIVIDADES ECONOMICAS COMPLEMENTARIAS Y SERVICIOS INTERNOS

Las universidades se enfocan en satisfacer las necesidades generales de la sociedad ofreciendo servicios educativos de investigación, pero también hay otros servicios adicionales (como comedores, cafeterías…) que de forma indirecta se vinculan con el servicio público universitario que generan ingresos para la universidad y, que pueden adoptar alguna de las tres modalidades genéricas:

• Actuando directamente a través de su propia organización.

• Interponiendo personificaciones dependientes.

• Acordando con terceros la gestión mediante convenios.

La gestión de estos servicios, se ha vuelto eficaz por la delimitación de sus funciones, lo que genera una visualización más clara de los costos y fuentes financieras. Además, la descentralización del personal y servicios en las áreas no patrimoniales, pero necesarias, en las instituciones es una estrategia que ayuda a la agilización en las gestiones.

El modelo organizativo debe establecer una relación entre usuarios y estructuras organizativas, donde debe existir una comunicación con las unidades internas sobre los flujos financieros.

En este capítulo se abordan los riesgos de financiación de los servicios gestionados internamente, que involucran las actividades deportivas, servicios de publicaciones y, servicios varios con y sin licitación pública.

Riesgo Financiero

Los riesgos financieros dependerán de la política de precios y de las directrices establecidas, en donde existe una normativa que regula o fija los precios que se establecerán, y sus posibles modificaciones. Cuando existen razones sociales, benéficas o culturales la normativa permite una reducción de precios con la condición de que se adopten las previsiones presupuestarias oportunas.

En el caso de algunas universidades, es necesario un proceso de cálculo para cada servicio, tomando en consideración el presupuesto con el que cuenta, de modo que las políticas y principio de autosuficiencia sean consecuentes con la realidad de la institución.

La política y directrices para la provisión de servicios complementarios de las universidades, se concreta en los siguientes puntos:

• a) Servicios deportivos: Las universidades deben fomentar las modalidades deportivas a través de una variedad de servicios, acordados previamente según un estudio de mercado, y con precios accesibles para la comunidad universitaria a manera de incentivo.

• b) Publicaciones y producción documental: El servicio de publicaciones es una forma de generar ingresos privados a la institución. Costo que, en algunos casos, es fijado multiplicando por tres los costos directos por los costos indirectos.

• c) Concesiones administrativas: Existen unas pautas establecidas para los dominios públicos mediante la licitación pública, que controla y fija los precios de la institución de acuerdo a la demanda. Los licitadores asumen los costos de su mantenimiento, sin embargo, incurren en costos públicos que entran dentro del presupuesto universitario.

• d) Arrendamientos de instalaciones universitarios: Los precios de alquiler de las instalaciones universitarias deben estar incluidas dentro del presupuesto, donde se tomará en cuenta el valor del mercado para su alquiler.

En general, podemos decir que, con el propósito de mantener, mejorar la institución universitaria y lograr la autosuficiencia es necesario que el ente establezca precios ajustados al mercado, con cierto descuento en actividades públicas para los estudiantes. Cuando hay desconocimiento de los precios adecuados existe una limitación a la hora de valorar el riesgo financiero.

Riesgo de Crédito

El riesgo de crédito es nulo cuando se habla de concesiones privadas donde el servicio se presta luego de cancelar, con una tarifa ya establecida. En cambio, cuando el ingreso es público, por concepto de dominios que prestan el servicio dentro de la universidad, se encuentra cierto riesgo debido a las insolvencias financieras.

Principios Contables Públicos

• a. Ingresos en régimen de derecho privado derivados por la prestación de servicios: Es importante reconocer los ingresos reales de la prestación de un servicio privado en el momento de su cumplimiento y no luego de la prestación del servicio. Por tanto, debe realizarse periódicamente ajustes que protejan el ejercicio económico sobre el patrimonio.

De acuerdo al principio de devengo, los principios contables públicos deben ser medidos con fidelidad, de modo que, la prestación del servicio va haciéndose a medida que se cobra y, debe coincidir con el ingreso en caja. Algunas universidades cobran un servicio anticipado que incide en el ejercicio presupuestario de actividades sucesivas.

• b. Ingreso en régimen de derecho público: El cobro por servicios públicos debe reconocerse bajo las condiciones de ser registrado contablemente, realizando las correspondientes liquidaciones que deben quedar plasmadas en el registro financiero.

Existen algunos puntos críticos que inciden en la fiabilidad del registro contable:

• a) Servicio de deporte: Es recomendable crear una cuenta única para cada servicio deportivo, de modo que facilite la conciliación y registro contable. La sección de tesorería es importante como mecanismo de autocontrol en el servicio de deporte aportando seguridad a las funciones del servicio. Además, en ocasiones se incurren en contratación de empresas externas que pudiesen generar riesgos para la universidad.

• b) Concesiones administrativas: Debe existir una estrecha comunicación entre la unidad de contratación y la unidad de gestión financiera, ya que esta última debe llevar un seguimiento de cada concesión administrativa y debe velar por los ingresos que afecten el presupuesto.

• c) Servicios de publicaciones: Como en el caso anterior, la unidad de tesorería debe estar en constante comunicación con la del servicio de publicaciones, de tal forma que se efectúe una correcta contabilización de ingresos.

Las ventas directas por concepto de publicación se realizarán en simultaneo el cobro y la prestación del servicio donde constata la comunicación que debe haber entre las unidades, donde el servicio de publicación suministra los justificantes bancarios y la tesorería revisa los registros contables. En caso que reduzcan las ventas de publicaciones, se simplifica el registro de comisiones y debe coincidir con el registro del cierre presupuestario.

FUENTES DE FINANCIACIÓN GESTIONADAS EXTERNAMENTE MEDIANTE CONVENIOS DE COLABORACIÓN

Alcance de la Gestión delegada en Actividades Complementarias

La Fundación Canaria Universitaria de Las Palmas (FULP) se define como una entidad sin fines de lucro, con la finalidad de impulsar y definir cualquier clase de actividad que se relacione con la educación, la investigación y la cultura en las Islas Canarias, con incidencia a nivel universitario. La FULP es una entidad que sirve de apoyo a la ULPGC y a su vez ofrece actividades propias. Por medio de convenios de colaboración la FULP asiste en una amplia gama de actividades no básicas.

Sin embargo, tradicionalmente se maneja en el ámbito de actividades complementarias de la ULPGC, las cuales van dirigidas a acercarse la realidad económica y social de su entorno, bien sea por medio de la transferencia de tecnología, el resultado de la investigación universitaria exportable a la empresa, o bien como complemento docente para mejorar la formación profesional de la sociedad canaria.

Por otro lado, cuando nos centramos en la cooperación educativa, la gestión se desarrolla siguiendo un convenio de colaboración firmado el 1 de septiembre de 1998. En estos casos la FULP no se involucra en el núcleo básico que caracteriza la educación superior como servicio público, sino que viene a apoyar servicios no exclusivos de la administración universitaria. Todo esto bajo la concepción de que fundación y universidad se dirigen hacia una misma finalidad con independencia de sus respectivas realidades económico-financiero.

Contratos para la realización de Trabajos de Carácter Científico, Humanístico, Técnico y Artístico: un Caso Ilustrativo

Las universidades buscan satisfacer sus intereses, al igual que los agentes económicos de su entorno; por ello existen contratos para la realización de trabajos de carácter científico, humanístico, técnico y artístico que beneficien a ambos. A continuación, se nombrarán algunos de estos contratos.

Contrato de consultoría universitaria, el investigador recibe una retribución fija anual por prestar un servicio de respuesta a las preguntas que le sean hechas en el transcurso del tiempo pactado obligándose a responder. También tenemos el contrato de peritaje, donde una empresa solicita consultas concretas a un profesor o grupo de profesores sobre conocimientos específicos. El contrato de investigación propiamente dichos, en donde se ejecuta un proyecto de investigación con propósitos económicos-comerciales que son expulsados por una empresa contratante. Y por último contrato de cooperación, donde se establece un vínculo de manera estable entre una estructura administrativa de la universidad y los laboratorios de una empresa, caracterizado por entrevistas e intercambio de información científica.

Riesgo Financiero

Los contratos de investigación muestran efectos de manera positiva tanto a nivel institucional como a los agentes económicos que participan en ellos. Estos despliegan funciones adecuadas como rentabilizar y optimizar los recursos humanos e investigadores de la universidad, favoreciendo actividades productivas y necesarias, apartando posibles recursos ociosos.

Muchas universidades europeas ofrecen oficinas de comercialización para vender sus actividades de investigación, esto en busca de rentabilizar la actividad investigadora. La comercialización de estas actividades alcanza valor académico y establece un elemento diferenciador entre universidades. Además de un valor social ya que la universidad se involucra en áreas sociales como la salud pública, la economía o la gestión del patrimonio, de este modo obtiene prestigio social que normalmente no lo contribuye la docencia. Por último, estos contratos tienen claramente un valor económico, porque las actividades favorecen las relaciones de cooperación y de este modo en un futuro pueden iniciarse nuevas asociaciones.

Entonces, el riesgo financiero está relacionado con la capacidad que tenga la universidad de satisfacer las necesidades compendias en su entorno social y económico. El número de contratos investigación puede servir para valorar el riesgo financiero que va asociado a esta financiación. Siempre y cuando las universidades logren mantener la relación universidad-empresa y promocionar la oferta investigadora con los agentes económicos, facilitando el acceso a nuevos recursos financieros para la universidad.

Riesgo de Crédito

El riesgo de crédito se delimita en la entidad contratante, esto ocurre cuando ésta presenta una incapacidad de un proyecto de investigación y no satisface sus obligaciones de acuerdo a los términos pactados, lo que conlleva al riesgo de crédito para la universidad, soportando la pérdida provisional o definitiva, parcial o total del precio antes pactado.

Cuando la universidad se compromete a la producción y entrega de bien sea un servicio o producto, a cambio de un precio por contraprestación, el riesgo de crédito dependerá de las cláusulas impuestas en el contrato, resolviéndose la irresponsabilidad del deudor por vía judicial ordinaria. En estos casos, la universidad puede recibir contratos de investigación en los cuales no exista ninguna garantía de cubrir financieramente los compromisos anteriormente contraídos. Para ello, es necesario controlar la relación entre la universidad y las empresas de forma contractual, especialmente cuando hay compromisos financieros importantes.

Riesgo en la Fiabilidad de la Información

Para determinar los riesgos que pueden afectar la fiabilidad de información de los contratos, es necesario en primer lugar analizar los aspectos que van en relación al procedimiento administrativo, luego valorar si existe una necesidad de elaborar información segura, y finalmente determinar de dónde provienen los ingresos de la actividad convencional.

• a) Procedimiento administrativo y sistema de autorización: las universidades ponen atención absoluta al procedimiento que se debe seguir a través de sus estatutos y sobre el objeto de contrato en cuanto a las relaciones entre contratante y contratado. Todos los contratos ya sean firmados por rectores o directores y por profesores pueden ser responsabilidad para la institución universitaria y se debe establecer una autorización que permita el control de estos, ya que la falta de control en contratos que bien sean orales o de manera clandestina reduce la capacidad financiera de la universidad.

• b) Régimen para el establecimiento de precios y costes indirectos: actualmente la mayoría de las universidades no poseen sistemas que aporten información sobre el coste de la investigación, y en consecuencia se ha generalizado un sistema que calcula un porcentaje de retención sobre los costes directos al proyecto de investigación. De este modo, las universidades regulan el porcentaje de los ingresos recibidos para destinarlos a cubrir los costes indirectos por la institución.

• c) Unidad de decisión y necesidad de información consolidada: en el real decreto se aprueba el texto de la ley de contratos de las administraciones públicas, y señala claramente que quedan fuera del ámbito de dicha ley, los convenios de colaboración de administraciones públicas entre sí y los convenios de colaboración que celebre una administración con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado, siempre que el objeto de estos últimos no esté comprendido en los contratos regulados por dicha ley o por normas administrativas especiales.

En una fundación se depositan gran parte de los recursos propios que, por el establecimiento de convenios de colaboración, son impulsados por la universidad, pero quedan integrados en la información emanada en cuentas anuales. Es necesario resaltar lo complejo de integrar modelos contables diferenciados, pues la fundación debe elaborar su información contable de acuerdo a lo establecido en el real decreto donde se regula el plan general de contabilidad a las entidades sin fines de lucro, mientras que la universidad formula su información externa de acuerdo a las normas y principios contables del sector público.

• d) Naturaleza y adscripción de los ingresos derivados de la actividad convencional: los ingresos y gastos deben ser reconocidos en el sistema contable de la universidad, al margen de que esta admita que los investigadores estén habilitados a realizar pagos directos mediante la utilización de cuentas corrientes específicas. Cuando existe una colaboración de un ente externo en la gestión económica de los contactos de investigación no debe tener incidencia sobre la naturaleza presupuestaria de los ingresos recibidos por la universidad.

• e) A modo de síntesis: del análisis de los epígrafes anteriores en lo que respecta a fiabilidad de la información financiera, se realizan las siguientes apreciaciones.

Primeramente, la información financiera asociada a los contratos de investigación puede perder relevancia al no expresar toda la realidad económico-financiera de la misma. En segundo lugar, la determinación de los costes indirectos presenta serias limitaciones que reclaman la introducción de la contabilidad de costes como instrumento de racionalización de la política de precios. En tercer lugar, las prácticas contables adoptadas por la ULPGC y la FULP reducen los posibles riesgos de fiabilidad sobre la información contenida en los estados contables, al limitarse de forma importante la problemática contable inferior a los contratos de investigación. A manera de cuarto lugar, el sistema de información contable de la universidad debe dejar constancia de la vinculación económica que tiene con la fundación, a través de la cual se facilite a los usuarios un conocimiento detallado sobre la realidad económico-financiera de la actividad convencional.

ANALISIS Y CLASIFICACION DE LOS RIESGOS DE LAS FUENTES FINANCIACION

La importancia de la determinación de riesgos para la universidad, radica en la evaluación para asumir dichos riesgos. Las matrices de clasificación son una herramienta útil que identifica los riesgos críticos, esta matriz evalúa las amenazas que pudiesen existir.

• a) Riesgos financieros: valoración del impacto y vulnerabilidad: La estructura financiera de la universidad debe atender primero el presupuesto interno que afectan directamente a la comunidad autónoma. La disminución de cualquier fuente de financiación constituye una amenaza para el cumplimiento del objetivo de la institución.

De igual forma, la universidad debe darle importancia e incrementar las fuentes alternativas de financiación para la comunidad autónoma de acuerdo al programa del contrato, siendo una estructura estratégica.

La fórmula siguiente muestra una relación entre las fuentes de financiamiento y la totalidad de ingreso presupuestario:

Donde: Importancia del ingreso presupuestario x

Valoración cuantitativa del ingreso presupuestario x

Numero total de partidas en el ingreso presupuestario

Valoración cuantitativa del ingreso presupuestario i

Valoración cuantitativa del ingreso presupuestario crítico j

Numero total de partidas del presupuesto de ingresos consideradas críticas

La valoración de vulnerabilidad de los ingresos presupuestarios es más compleja por la variabilidad de factores que deben ser tomados en cuenta y el comportamiento financiero de la universidad. La métrica cualitativa se categoriza en baja, moderada y alta.

• b) Riesgos de crédito: valoración del impacto y vulnerabilidad: La tesorería de la universidad debe ser cuidadosa de incurrir en riesgos de crédito, por eso el estudio es susceptible a amenazas. La valoración de impacto está evaluada en la vulnerabilidad de las puntuaciones y el presupuesto del ingreso.

• c) Riesgo de fiabilidad de la información financiera: valoración del impacto: Existen diversos factores que pueden afectar la fiabilidad de la rendición de cuentas de la universidad. Es por eso que, la vulnerabilidad se mide por la fiabilidad de la información financiera.

La matriz de vulnerabilidad-impacto permite evaluar los riesgos financieros, de crédito y fiabilidad financiera.

• a. Riesgo crítico: Vulnerabilidad alta, involucra tasas académicas y de investigación.

• b. Riesgos sensibles: Vulnerabilidad moderada, involucra servicios de fotocopias y algunos servicios de pólizas.

• c. Riesgos moderados: Vulnerabilidad moderad, involucra ingresos patrimoniales en su mayoría.

• d. Riesgos secundarios: Vulnerabilidad baja, incluye algunas tasas académicas. Vulnerabilidad moderada, En su mayoría son transferencias corrientes e ingresos patrimoniales. Vulnerabilidad alta, involucra tasas académicas.

• e. Riesgos leves: Vulnerabilidad baja, son por lo general tasas de proyectos de estudiantes de la universidad.

En conclusión, podemos decir que, los modelos financieros que maneje la universidad sea lo que garantice el cumplimiento de los objetivos con calidad y eficiencia. Analizando los diferentes riesgos que pudieran correrse, pero buscando la independencia financiera de la institución, generando recursos propios.

Los riesgos de crédito afectan los objetivos operativos de la universidad y sabiendo que los máximos responsables tienen el propósito de mejorar los mecanismos de gestión financiera, sobre todo la situación de la unidad de tesorería.

CONCLUSIONES

• Las universidades reciben subvenciones de distintas entidades públicas y privadas para actividades de investigación y desarrollo buscando la consecución de un mayor grado de desarrollo económico y social, dicha financiación es dada en sistemas competitivos bajo parámetros de calidad y grado de capacidad investigadora y relacional de las mismas.

• Se deben considerar todos requisitos y riesgos que surgen tanto en el proceso de solicitud de las subvenciones como en el desarrollo de los proyectos de I+D que pueden suponer la pérdida de oportunidad de contar con esta fuente de financiación adicional cual sea su origen, entre los cuales están la capacidad investigadora y administrativa de la universidad y procesos de justificación y/o rendición de cuentas con los que se busca mantener dicha subvención.

• Se observa a la FULP como un modelo de gestión que colabora en una amplia gama de actividades no básicas por medio de convenios de colaboración.

• Existen contratos para la realización de trabajos que buscan beneficiar tanto a las universidades como a los agentes económicos de su entorno en la búsqueda de satisfacer sus intereses propios. Sin embargo, la universidad puede ser receptora de contratos de investigación en los que no exista garantías absolutas sobre la cobertura financiera de los compromisos contraídos.

BIBLIOGRAFÍA

Dorta Velázquez, José Andrés: La evaluación de riesgos como componentes básicos del sistema del control de cambio. Una aplicación a las fuentes financieras de la ULPGC.

Autor:

Caraballo, Marielsy

González, Carla

Hernández, Ibelice

Méndez, Victoria

Velásquez, Francisco

Asesor Académico:

MSc. Ing. Iván J. Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

INGENIERÍA FINANCIERA

SECCIÓN: M1

CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2017.