Control Interno en el Perfeccionamiento Empresarial (página 2)

Desarrollo:

El Perfeccionamiento Empresarial y el Control Interno. Características Generales

El Perfeccionamiento de la Empresa Estatal tiene como objetivo central incrementar al máximo su eficiencia y competitividad, sobre la base de otorgarle las facultades, y establecer las políticas, principios y procedimientos, que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores.

Para que una organización económica pueda comenzar el proceso de aplicación del Perfeccionamiento Empresarial deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Contabilidad que refleje los hechos económicos.

• Existencia de mercado.

• Garantía de los aseguramientos necesarios.

Estas tres condiciones deberán certificarse por el ministerio ramal o el Consejo de la Administración Provincial según corresponda.

El Ministerio de Finanzas Precios define con cada órgano de la administración Central del Estado o Consejo de la Administración Provincial, el procedimiento para la certificación de la Contabilidad.

Dentro de las principales funciones de la UEB en Perfeccionamiento se definen:

1. Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente.

2. Dirigir y controlar el trabajo de las diferentes áreas.

3. Definir el sistema informativo interno de la UEB.

4. Organizar, dirigir y controlar la actividad contable y financiera de la empresa.

5. Organizar y establecer los procedimientos generales para el control interno de la UEB.

6. Evaluar y responder por los resultados obtenidos en el cumplimiento del plan, de los presupuestos de ingresos y gastos, y los objetivos de trabajo de la empresa.

7. Responder y evaluar los resultados económicos y financieros de la UEB.

8. Orientar, organizar y ejecutar la creación de condiciones para reducir los costos y gastos.

9. Ejecutar una eficiente gestión de cobros y pagos, que permita lograr la liquidez necesaria para cumplir sus obligaciones económicas.

10. Emitir periódicamente los estados y balances contables establecidos.

11. Desarrollar funciones en el manejo de las finanzas de la organización en su conjunto.

12. Supervisar y realizar auditorias internas a las unidades de base.

13. Responder por la seguridad y protección de la UEB.

En las bases del Perfeccionamiento Empresarial en el subsistema sobre el control interno se establece:

CONTROL INTERNO como un sistema contable que comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones.

El control interno está directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que recibe sea exacta y confiable. Lo que logra a través del sistema de control interno de la entidad.

Experiencia Práctica de la Aplicación de la Resolución 297en la UEB Eladio Rodríguez Méndez de la Empresa de Tabaco Torcido Sancti Spíritus

LA RESOLUCIÓN 297 COMO NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO.

El Control Interno ha sido preocupación de las entidades, en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminologías, lo que ha permitido que al pasar el tiempo se hayan planteado diferentes concepciones acerca del Control Interno, sus principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en la entidad cubana actual.

Obligatoriedad

Los sistemas de Control Interno de cada entidad, a partir del estudio de sus características, deben establecer sus acciones y medidas de control interno y deben cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su funcionamiento. Es de aplicación para todo el Sistema Empresarial del país, las unidades presupuestadas, el Sistema Bancario Nacional y el Sector Cooperativo. Los manuales de procedimientos deben confeccionarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de control Interno.

Definición de Control Interno.

El proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes.

Confiabilidad de la información. Eficiencia y eficacia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas. Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. Componentes, la característica de proceso, adjudicada en el concepto de Control Interno, refiere que sus elementos se integran entre sí e implementarse de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección.

Los componentes del control son:

• Ambiente de Control.

• Evaluación de Riesgos.

• Actividades de Control.

• Información y Comunicación.

• Supervisión y Monitoreo.

Ambiente de Control.

El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se consideran necesarias para su implantación y desarrollo exitoso.

El Ambiente de Control es de todos los componentes, la base para el desarrollo del resto de ellos.

Evaluación de Riesgos.

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad.

Actividades de Control.

Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la dirección.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

Información y comunicación.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer, en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Cada función debe especificarse con claridad, entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de control Interno.

Supervisión y Monitoreo.

Es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno para determinar si este está operando en la forma esperada y es necesario hacer modificaciones.

Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma permanente, directamente por las distintas estructuras de dirección.

Aplicación Práctica

Se realizó el diagnóstico de cada uno de los componentes utilizando la guía elaborada por el Ministerio de Finanzas y Precios.

Como resultado de este diagnóstico aplicado a nuestra Unidades Empresariales de Base se llegó a las siguientes conclusiones:

1. Que por cada uno de los dirigentes y cuadros y obreros de la empresa no se tenía una definición clara del Control Interno y su alcance.

2. Que se asumía el Control Interno como un asunto inherente al área contable de la empresa.

3. Que en sentido general en nuestra Unidad Empresarial de Base no existía un adecuado Ambiente de Control en algunos aspectos que conforman este componente.

4. Que aunque se tenían identificados los principales riesgos de la empresa y se aplicaba la Resolución No.13 del MAC, no en todas las áreas se tenían un conocimiento del mismo.

5. Que los sistemas de Control Interno existentes en la empresa aunque se aplicaban correctamente no tenían en cuenta las características peculiares de la empresa lo que los hacía vulnerables.

6. Que no estaba definido un sistema de comunicación con la empresa que funcionara de manera eficiente.

7. Que aunque estaba definido el sistema de Supervisión y Monitoreo este no funcionaba eficientemente.

A partir de las deficiencias detectadas en el diagnóstico se elaboró un Cronograma para su Implementación.

Cronograma para la actualización de la resolución 297

UEB ELADIO RODRIGUEZ MÉNDEZ.

Argilio Díaz Marrero Jorge Perdomo Hernández

Dtor UEB Fomento Económico

Como resultado mostramos la siguiente tabla.

Hemos seleccionado un grupo de acciones desarrolladas por nuestra Unidad Básica en las que el hombre juega un papel fundamental y que son claves para lograr implementar un sistema de control interno eficiente.

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

Los valores deben enmarcar la conducta de dirigentes y demás trabajadores orientados a su integridad.

La selección y captación del personal se realiza exigiendo la verificación establecida en el Decreto Ley 186.Todos los cuadros y dirigentes de la empresa firmaron el Código de Ética del Estado Cubano. Los economistas firmaron y rindieron cuenta del código de ética de los economistas. Todos los miembros del consejo de dirección rinden cuenta una vez al año sobre el código de ética y su actividad en general. Todos los trabajadores conocen y firmaron el reglamento disciplinario de la empresa.

COMPETENCIA PROFESIONAL.

Sobre esta norma se plantea que un Sistema de Control Interno operará más eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios de este.

Al momento de contratar el personal que ejerce el control se priorizan los requisitos de conocimientos y experiencia que necesita la empresa. No se adaptan cargos para las personas, las personas deben cumplir las exigencias del puesto que ocuparán.

Al momento de contratar al personal que ejerce el control se priorizan los requisitos de conocimiento y experiencia que necesita la empresa. No se adaptan cargos para las personas, las personas deben cumplir las exigencias del puesto que ocuparan.

Se ha seguido una Política de Capacitación donde se han cursado los siguientes temas:

ATMOSFERA DE CONFIANZA MUTUA

La Comunicación abierta, crea y depende de la confianza dentro de la Entidad. Un alto nivel de confianza estimula que se asegure que cualquier tema de importancia sea de conocimiento de más de una persona. El compartir tal información fortalece el Control. Se invitan a los Consejos de Dirección al PCC, UJC, Sección Sindical y Trabajadores Destacados. Se discute el Resultado de las Auditorias y Chequeos Integrales con los Colectivos Laborales.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad

EN LA RESOLUCIÓN 297 SE SEÑALA: Las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignados a personas diferentes. El Ambiente de Control se Fortalece en la medida en que los miembros de una entidad conocen claramente sus deberes y responsabilidades. La Dirección de una entidad puede crear un Ambiente de Control adecuado si para el cumplimiento de Leyes y Políticas las personas las tienen a la vista y por escrito. Se elaboraron los Manuales de Procedimientos de Control Interno redactados de manera que se señale en ella entre otros aspectos; eventos que dan origen o inicio a la operación, cargo o puesto de trabajo que desarrolla la operación, documentos que se elaboran y su operatoria, niveles de aprobación y archivo de la documentación elaborada. Se fijo la Responsabilidad por escrito a cada persona que interviene en el procedimiento o transacción de manera que le quede claro que acciones debe desarrollar y ante cualquier duda donde realizar la consulta.

Ejemplo de un Procedimiento

Pago de salario, vacaciones, subsidio a los trabajadores de una quincena .

El pago de salario y otras obligaciones con los trabajadores lo realizamos directamente en cada UEB las que tenemos habilitadas cuentas de gastos en las sucursales de BANDEC.

Técnico en gestión Económica (contador)

• 1. Al recibir las nominas para el pago verifica que estén firmadas en confeccionadas, revisadas y aprobadas.

• 2. Se cerciora que exista disponibilidad de fondos en el banco para efectuar el pago.

• 3. Suma el total de las nóminas y confecciona el cheque recogiendo en el mismo las firmas de las personas autorizadas

• 4. Rebaja en el Registro de Disponibilidad Bancaria el importe del cheque

• 5. Entrega las nominas y el cheque al cajero para que efectúe el pago y anota en el Control de Cheques Emitidos la fecha de emisión del cheque, su número del cheque, nombre del cajero, importe del cheque y la firma del cajero.

• 6. Al recibir por el estado de cuenta el débito del cheque en banco, anota en el Control de Cheques Emitidos la fecha de su pago por el banco.

FUNCIONARIOS AUTORIZADOS A FIRMAR LOS CHEQUES.

• 1. Al recibir el cheque acompañado de las Nóminas verifica que estas estén firmadas por todas las personas requeridas

• 2. Suma los importes de las Nóminas y los compara con el cheque, firma entonces el cheque.

• 3. Siempre estará como firma principal la del Director de la UEB.

Técnico en gestión Económica (Cajero)

• 1. Recibe las Nóminas y el cheque por parte del área de finanzas.

• 2. Revisa los cálculos comprobando que ambos coincidan.

• 3. Planifica la extracción por tipo de moneda.

• 4. Para extraer el efectivo del Banco exige al Jefe de Protección Física que lo acompañe un custodio con transporte.

• 5. Guarda el efectivo en la caja fuerte y prepara el pago en sobres por cada beneficiario.

• 6. Realiza el pago a cada trabajador, recogiendo la firma de estos en la nómina.

• 7. De existir pagos por orden, la persona autorizada deben mostrar documentos de autorización que contenga los datos del beneficiario y de quién efectúa el cobro tales como: nombre y dos apellidos, número del carné de identidad y firma.

JEFE DESEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LA UNIDAD.

• 1. Al recibir la programación de extracción de efectivo para el pago a los trabajadores solicita el transporte y garantiza la presencia de un custodio para extraer el efectivo.

La responsable de cumplimentar esta actividad tiene firmada el acta responsabilidad de Control interno según el Manual de Medios Monetarios.

EJEMPLO DEL ACTA

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.

La identificación del riesgo es un proceso iterativo, y generalmente integrado a la estrategia y planificación. En este proceso es conveniente "partir de cero", esto es, no basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores. Se identificarán los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en el logro de sus objetivos, cuyo desarrollo comprende la realización de un análisis del riesgo. Como ejemplo de este proceso, solo en el Plan de Prevención de la Dirección de la Empresa del año 2005 se evaluaron 10 riesgos, con 42 posibles formas de manifestarse como hechos, para lo cual se adoptaron 63 medidas o acciones para contrarrestarlos.

SEPARACIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES

Las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignados a personas diferentes. También se señala en la Resolución 297 que debe evitarse que las cuestiones fundamentales de una transacción u operación queden concentradas en una misma persona o sector con lo que se reduce notoriamente el riesgo de errores despilfarros o actos ilícitos y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean detectados. Se determinó y dejó claro en los Manuales de Procedimientos y de Organización las personas encargadas a solicitar, autorizar, entregar, comprar, entre otras facultades precisando cual es la responsabilidad y obligación de cada cual.

Se incluyó en los contenidos de trabajo cuales son las tareas y funciones que desempeña cada puesto de trabajo. Se fijó responsabilidad por escrito a cada funcionario que interviene en un procedimiento de cuales son las acciones a desarrollar.

INFORMACION Y RESPONSABILIDAD

La Información debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, Captados, Registrados, Estructurados en información y Comunicados, en tiempo y forma. Se elaboró el Manual del Sistema Informativo de la Empresa donde se describen las informaciones a elaborar por cada nivel, su periodicidad, destino y funcionario encargado de su aprobación. Asimismo se estableció en dicho Manual el Sistema de Indicadores a medir en cada nivel, su modo de Cálculo y funcionario que lo utiliza. Se confeccionaron los Cuadros de Mandos de la Información para cada nivel de dirección.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: SU EFICACIA.

La Dirección de la Entidad y cualquier funcionario que tenga a su cargo un área, evaluarán periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicarán los resultados ante el responsable. Los directores a su nivel son los encargados de efectuar auto chequeo a su entidad utilizando como instrumento de trabajo el Cuaderno de Autocontrol, informando a la Dirección de la Empresa trimestralmente las deficiencias detectadas y el plan de medidas para darle solución. El Director General elabora anualmente un Plan de Chequeos Integrales a las Unidades Empresariales de Base, de manera que estas sean evaluadas dos veces al año, donde se aplicará el Cuaderno de Autocontrol confeccionándose Plan de Medidas por las deficiencias detectadas.

Valoración Económica y Aporte Social

RESULTADO DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA RESOLUCION 297/2003.

Han disminuido el número de hechos delictivos de una incidencia desde el año 2000 a ninguna en el año 2007.

Ha contribuido a mejorar los niveles de eficiencia de la empresa pasando de una empresa con pérdidas en el año 2002 a una empresa con utilidades en ascenso a partir del año 2003.

El costo por peso de producción ha disminuido en 2 centavos en el mismo período de tiempo, así como la correlación salario medio productividad se ha mantenido por debajo del peso lo que ha permitido que los trabajadores hayan recibido durante el período la estimulación,

Se han reducido el número de errores que presenta la UEB en la elaboración y presentación de las informaciones. Ha contribuido a mejorar la organización del Sistema de Dirección de la Empresa. Ha permitido mejorar los niveles de conocimientos del personal en temas relacionados con la dirección y el control interno. Ha elevado la autoestima y sentido de pertenencia de los trabajadores al obtener la Empresa por tres años consecutivos el primer lugar en la emulación entre las Empresas de Grupo TABACUBA y diploma por la condición de cumplidora en la emulación por el 26 de Julio en todos estos años.

Conclusiones

• 1. Sin un adecuado Sistema de Control Interno es imposible alcanzar los objetivos estratégicos de una Empresa en Perfeccionamiento.

2. El subsistema de Control Interno está estrechamente relacionado con el resto de los subsistemas del expediente de perfeccionamiento facilitando el funcionamiento eficaz de ellos.

3. El hombre constituye el recurso más preciado de una entidad, para ejercer un adecuado Sistema de Control Interno es factor decisivo, la preparación de las personas que ejercen el Control Interno, una adecuada selección y sobre todo comprometimiento de este con el logro de los objetivos.

4. La Resolución No.297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios y su aplicación consecuente garantiza un adecuado control sobre todos los recursos con que cuenta la empresa, además que facilita la organización y dirección.

5. El ser consecuente con la aplicación de un Sistema de control Interno adecuado le ha permitido a la empresa mejorar sus niveles de eficiencia, contribuyendo al ahorro de todo tipo de recursos, pasando de una UEB con 538.0 MP de ganancias en el 2005 a una empresa con 967.0 MP de utilidades en el año 2007.

6. La Resolución 297 constituye un documento que permite elevar la capacitación de dirigentes, técnicos y trabajadores.

Recomendaciones

• 1. Continuar perfeccionando el Sistema de Control Interno que aplica la empresa apoyado en lo establecido en la Resolución No.297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios.

2. Mantener actualizado los Manuales de Procedimientos haciendo llegar de manera oportuna las adecuaciones que surjan a cada uno de los niveles inferiores de dirección.

3. Facilitar los manuales de procedimientos y las experiencias acumuladas en la Implementación de la Resolución No.297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios al resto de las Empresas del Ministerio de la Agricultura.

4. Continuar el proceso de comprometimiento consiente del hombre con los resultados económicos y productivos de la empresa que en definitiva es comprometerlo con el cumplimiento de las Normas de Control Interno.

Bibliografía

– Resolución No.297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios.

– Resolución 013/03 del MAC.

– Resolución Económica V Congreso del Partido Comunista de Cuba.

-Finanzas al Día. (Soporte Digital)

-Manuales de Procedimientos del Grupo TABACUBA.

Datos del Autor:

– Nombres y Apellidos: Jorge Perdomo Hernández.

– Edad: 44

– Calificación: Licenciado en Economía.

– Cargo: Económico UEB Eladio Rodríguez Méndez.

• Dirección del centro de trabajo, teléfono y correo electrónico: Céspedes No 183 Fomento Sancti Spíritus Teléfono 462467.

• Dirección particular y teléfono: María Ca Martínez Bloque 4 Apto 15 Fomento Sancti Spíritus Teléfono 461159.

– Integración Revolucionaria: PCC, CDR, CTC, BPD.

– Número de carné de identidad. 64081905083.

Autor:

Jorge Perdomo Hernández

Centro de Procedencia: UEB ¨ Eladio Rodríguez Méndez ¨

Sección de Base ANEC: Poder Popular.

Organismo: MINAGRI.

Provincia: Sancti Spíritus.

Municipio: Fomento

Año: 2008

EVENTO

I Encuentro Provincial de Economía Agropecuaria

PLAN TURQUINO MANATÍ

Asociación Nacional de

Economistas y Contadores de Cuba