Ensayo sobre Contabilidad (página 2)

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

1.c CICLOS CONTABLES

El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el anual. Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.

Sabiendo que una empresa de capital esta compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor. El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación.

Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.

El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito.

El diario cumple tres funciones útiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores; en segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de una empresa

1.d ¿CÓMO SE REGISTRA LA INFORMACIÓN CONTABLE?

La base del sistema contable es la partida doble. Es decir, por cada transacción financiera se registra una entrada y una salida en las cuentas. El Contador las registra en el Libro Diario que es como la bitácora de producción nada más que aquí las actividades se ponen con valor en Lempiras.

Si compramos al contado una silla por Lps.125.00, el 18 de Octubre de 2009, el asiento de diario es:

18 de Octubre de 2009

Ese mismo día se compra donde un proveedor Computadora por Lps. 8,500.00, y se paga el 50% y el 50% se pagara en 30 días. El libro se vería así:

18 de Octubre de 2009

Al final del día se totalizan las dos columnas de debe y haber (entradas y salidas) para verificar que están cuadrados los registros. Estas transacciones del libro diario se deben trasladar a un Libro Mayor que es un resumen de los movimientos por cada una de las cuentas contables existentes. Los registros en el Libro Mayor se llevan en una cuenta "T" donde el lado izquierdo es el debe (entradas) y el derecho el haber (salidas). Aquí se trasladan todos los movimientos del Libro Diario y al final del mes se totaliza.

Con los saldos (Totales) de cada cuenta se trabaja para obtener los Estados Financieros

Actualización

2.a TIPOS DE CONTABILIDAD

Según los tipos de usuarios (Externos-Internos), pueden ser:

1. Contabilidad financiera. Da la información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, Administraciones Públicas, etc.). Viene regulada y planificada oficialmente para su comprensión por todos. Se trata de dar constancia a los ratios de la Competitividad, Rentabilidad y Productividad para poderles dar utilidad en la actividad de la organización.

Es una Técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades.

El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios

De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales más modernos, la contabilidad es en sí un subsistema dentro del Sistema de Información de la Empresa, toma toda la información de una empresa referente a los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un Sistema de Información.

2. Contabilidad Directiva. Que engloba Contabilidad de costos o Contabilidad de gestión. Es la contabilidad interna, para el cálculo de los costos y movimientos económicos y productivos en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, etc.

2.b DEFINICION DE SISTEMAS DE CONTABILIDAD.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre

2.c PROCESOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2- Preparar una lista de chequeo.

3- Elaborar informes.

4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5- Diseñar formularios para todas las operaciones.

6- Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

1- El Balance General

2- Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1- Estado de Costo Estimado

2- Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Ordenes de compra

Otros, etc.

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

2.d BALANCE GENERAL.

1- Activo

2- Pasivo

3- Capital

Esto permite conocer la situación económica de la empresa, las propiedades (activos existentes) así como las deudas (pasivo) que tiene con otros.

2e EL ACTIVO:

Se denomina así a todos los bienes, derechos, valores, que son propiedad de una persona física o moral.

• Como ejemplo tenemos:

• Dinero en Caja.

• Dinero en Bancos (En cuenta de cheques)

• Valores (Títulos como acciones, bonos),

• Terrenos

• Edificios.

• Maquinaria.

• Mobiliario, (escritorios, archivos, mesas)

• Equipo de cómputo, (computadora, Impresora, escáner, fax, copiadora, etc.)

• Equipo de transporte (vehículos).

• Herramientas.

• Gastos de Instalación, (Acondicionamiento de edificios, locales, oficinas, etc.)

• Gastos Pre-operativos, (Constitución de empresa, honorarios de profesionistas).

• Gastos Anticipados, (Primas de seguros pagadas por anticipado, Publicidad para un período de tiempo, etc.).

Activo Circulante. Se identifican como Activo Circulante los siguientes conceptos:

• Caja, (efectivo en billetes o monedas).

• Bancos, (Depósito en cuenta de cheques)

• Valores (en Bolsa, sociedades de inversión).

• Cuentas por Cobrar, (adeudos de clientes por ventas a crédito).

.Mercancía. (Generalmente se practica un inventario para saber al detalle el tipo de la misma, y verificar la existencia contra el registro que se lleve por ejemplo en una tarjeta de almacén

Activo Fijo: Son todos los bienes que sirven a la empresa para su funcionamiento, como son:

• Terreno,

• Edificio.

• Mobiliario.

• Equipo de Cómputo

Una característica del Activo Fijo es que sufre demérito o depreciación, ya sea por su uso, o por el simple paso del tiempo. La depreciación del Activo Fijo se le resta para obtener su valor en libros.

Ejemplo:

Mobiliario L. 40,000.00

Menos Depreciación 1,000.00

Valor Neto: L.39, 000.00

Sin embargo los terrenos no sufren la pérdida de valor, sino que al contrario por lo general se revalúan. Por ello se requiere separar el valor de un edificio en: Terreno y Construcciones. Las Construcciones sí se deprecian. Para el cálculo de la depreciación del Activo Fijo las autoridades fiscales publican los porcentajes aceptados

Otros Activos aunque son diversos, los más comunes son:

• Gastos Pre-operativos.

• Gastos de Instalación.

• Gastos Anticipados.

• Estos activos sufren lo que denomina amortización o aplicación.

En el caso de Gastos Pre-operativos, así como de Gastos de Instalación, también las autoridades fiscales publican los porcentajes autorizados. Referente a Seguros Anticipados, se van aplicando conforme el tiempo que cubre la póliza vaya transcurriendo.

Supongamos que se compró una póliza de seguros por 18 meses. Cada mes se va amortizando, es decir los meses vencidos se van llevando a gastos. Igual tratamiento se le da una campaña de publicidad que se paga hoy, pero que se realizará durante determinado número de meses.

2.f EL PASIVO:

Se llama así a todas las obligaciones que tiene una persona física o moral. Como ejemplo tenemos:

• Proveedores, (lo que se debe a quien abastece al negocio de insumos, mercancía, etc.)

• Acreedores, (lo que se debe a otras personas)

El Pasivo se sub-clasifica en:

Circulante: obligaciones de corto plazo, es decir hasta de un año.

Fijo: Obligaciones de Largo Plazo, o sea, con vencimiento mayor a un año.

Aunque existen otros tipos de pasivos requieren un trato especial, pues hay casos especiales que se presentan como:

Otros Pasivos.

Tal sucede con los intereses cobrados por anticipado cuando se financian ventas a crédito cobrando intereses a clientes. (Por lo que se consideran ingresos diferidos).

2.g CAPITAL:

Se llama así a las aportaciones realizadas por el propietario, o por los socios de la empresa. También forman parte del capital exhibiciones pendientes, realizadas para fortalecer el capital del negocio. Así como las utilidades obtenidas.

Es la suma de las aportaciones realizadas por los dueños o socios, pudiendo ser en efectivo, valores, mercancía, etc. Que por otra parte dan origen al Activo del negocio.

El Capital a su vez puede estar formado por varios renglones, por ejemplo:

• Aportaciones adicionales.

• Resultados obtenidos que pueden ser utilidades o pérdidas

El Balance es un documento financiero que presenta la situación de un negocio o de una persona a cierta fecha. Generalmente se realiza a fin de año y en forma concreta al 31 de diciembre. Este documento consta de tres partes:

• Encabezado.

• Cuerpo.

• Pie

Encabezado: Se utiliza para anotar:

• Nombre de la empresa.

• Nombre del documento: Balance.

• Fecha de formulación: al 31 de diciembre del 2007.

Cuerpo del Balance: Se utiliza para presentar el Activo, Pasivo y Capital de una persona o empresa. Tanto el Activo como el Pasivo se sub clasifican para presentarse en el cuerpo del balance. El Activo se sub-clasifica en:

• Circulante.

• Fijo.

• Otros Activos

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno Contable. Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos

2h. EJEMPLO DE BALANCE GENERAL

AURIGREG

BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2009.

Por lo expuesto para obtener un Balance basta con realizar un recuento de:

1. Lo que tenemos.

2. Lo que debemos.

3. Lo que aportamos.

Lo que significa que: Activo – Pasivo es igual a Capital.

O también: Activo = Pasivo + Capital

2.i ESTADO DE RESULTADO O DE GANANCIA O PERDIDA.

Este permite conocer la utilidad o pérdida de un negocio en un ejercicio. Cuantos ingresos (ventas) y cuantos egresos (gastos) se realizan durante el periodo. En las cuentas fundamentalmente se anotan los partidos débito y crédito para obtener un balance.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

EL ESTADO DE RESULTADOS

Al Estado de Resultados también se le conoce como Estado de Pérdidas y Ganancias. El Estado de Resultados es el resumen de todas las actividades realizadas durante el Período Contable. Está compuesto por:

Ventas Netas: son todas las ventas realizadas sean de contado o a crédito, menos los descuentos, bonificaciones o devoluciones que se dan en algunos productos.

Otros Ingresos: pueden ser, por ejemplo, el sueldo que recibe el Sr. Juan Buen Día porque trabaja en la fábrica.

Costos de Producción: se pueden presentar de diferentes formas, pero aquí se reportan por actividades del proceso productivo, esto con el objeto de poder compararlos con el presupuesto inicial de producción e ir monitoreando si los costos están dentro de lo esperado en cada actividad.

2.h EJEMPLO DE ESTADO DE RESULTADO

AURIGREG

ESTADO DE RESULTADOS

Enero a Diciembre 2,009

Utilidad Bruta: son los Ingresos menos los Costos de Producción.

Gastos de Comercialización: incluyen el transporte y empaque del producto.

Gastos Administrativos: son los gastos en papelería, honorarios del contador, etc.

Utilidad antes de Impuestos e Intereses: se obtiene al restar los Gastos de la Utilidad Bruta y muestra cuanto queda de ganancia.

Después se resta los Gastos Financieros, que son los intereses que paga si utiliza algún préstamo para capital de trabajo o para inversión. Finalmente se resta el Impuesto Sobre la Renta si se ha pagado y lo que queda es la Utilidad Neta, la ganancia después de haber pagado todo.

El Estado de Resultados no es acumulativo, se calcula para el período contable. Luego el resultado de fin del período, al iniciar el siguiente período, se traslada al Balance General en la línea de Utilidades Retenidas.

Conclusiones

3.a FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

La Contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación financiera.

Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera. Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar que la Contabilidad es una ciencia económica, que tiene fuertes relaciones con el derecho puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales que rigen a los países y a las instituciones públicas y privadas.

3.b CONCEPTO E IMPORTANCIA

Para definir a la Contabilidad, primero se revisarán los conceptos emitidos por ciertos tratadistas y estudiosos

Fernando Boter y Mauri: "Podemos definir a la Contabilidad diciendo que es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados."

Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica auxiliar de la Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades".

Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, sean públicos o privados".

Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias de una empresa".

David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos".

Comité Interamericano de Contadores: "Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos".

Enrique Flower Newton: "La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente".

Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad es una disciplina técnica que se ocupa de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos susceptibles de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el propósito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de decisiones".

De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que la Contabilidad es una ciencia que permite el análisis y registro de los hechos financieros expresados en términos monetarios, realizados en una entidad o empresa, hasta la obtención de Estados Financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de decisiones, por tanto la Contabilidad permite al Director Ejecutivo (Representante Legal), prever lo que debe hacer frente a una situación dada, decidir y actuar oportunamente y de manera efectiva.

3.c CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD.

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano, así actividades empresariales, actividades de carácter cultural, político, gremial, deportivas, militar, religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en la que exista manejo de recursos económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma que su campo de aplicación es ilimitado, sin embargo sus principios son únicos. Existen campos especializados en el área contable de conformidad con los objetivos que cumplen, de tal manera que se puede hablar de:

Contabilidad De Costos: Según Cecil Gillespie en su Libro Titulado Contabilidad y Control de Costos, Editorial Diana, México, la Contabilidad de Costos consiste en una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir la ejecución del trabajo. Se distingue de la contabilidad comercial y financiera en que, mientras la primera concentra su atención en productos individuales y grupos de actividades relativamente pequeñas, la última se sirve de la perspectiva que proporcionan los balances mensuales y los estados de operación y utilidades.

Contabilidad Gubernamental O De Gobierno: Es aquella que sirve para registrar, clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General del Estado.

Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema Financiero Nacional, las mismas que están reguladas por la Superintendencia de Bancos.

Contabilidad De Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y reguladas por la Superintendencia de Cooperativas.

Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro y los resultados de una actividad temporal, la misma que goza de algunas exoneraciones en la Ley de Régimen Tributario.

Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades de inspección, prospección, explotación y transporte de petróleo. Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como la Construcción,

Hotelería, Pecuaria, Ganadería, Seguros y Reaseguros, de explotación de minas, etc.

Bibliografía

• 1. Boletín de Negocios y Finanzas, Contabilidad Básica

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• 2. Curso de Contabilidad Básica

http://www.emagister.com/cursosgratis/frame.cfm?&id_centro=57953030052957564866666952674548&id_curso=43184010072352685552535669484553&id_user=33247450412200903535065526751525&id_busqueda=2446739

• 3. Ciclos Contables y sus Procedimientos Aplicables a la Empresa, Sociedad de Capital. http://www.portalplanetasedna.com.ar/pac_comercial1.htm

• 4. Sistemas de Contabilidad. http://www.portalplanetasedna.com.ar/pac_comercial1.htm

• 5. Sistemas de Control y Contabilidad para Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo.

http://www.emagister.com/sistemas-control-contabilidad-para-organizaciones-gubernamentales-desarrollo-cursos-1056814.htm.

Autor:

Carla Zobeida García Mejía

ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY

HONOLULU, HAWAI

WINTER 2010