Control gerencial

CONTROL:Es el proceso de medir el progreso hacia un desempeño planeado y de aplicar medidas correctivas para asegurar que el desempeño esté en línea con los objetivos de los gerentes.

CONTROL GERENCIAL:

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En toda organización moderna, la conducción es posible gracias al logro de acuerdos entre las personas que integran el equipo dirigente. Para administrar, los administradores o gerentes conducen de forma racional las actividades de la organización, ya sea con o sin fines de lucro.

Ello implica la planeación, organización, dirección y el control de todas las actividades, funciones o tareas. Sin planes de acción bien llevados, las organizaciones jamás tendrían condiciones para existir y crecer.

Por todo lo anterior, el papel de los administradores y gerentes es de suma importancia. Son ellos los responsables de lograr que las cosas sucedan, ya sea bien o mal. Sin una buena planeación, organización, dirección y control, las empresas no pueden funcionar exitosamente y lograr las metas y objetivos propuestos. Mucho menos, pueden ser rentables y competitivas

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Si en algo se han puesto de acuerdo los autores es en la definición del control administrativo Reyes Ponce lo define como:

Recolección sistemática de datos para conocer la realización de los planes.

Para Robbins es el proceso de monitorear las actividades con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las desviaciones significativas.

Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Queda claro que controlar es comparar, comparar lo hecho con lo planeado y en su caso corregir las desviaciones. Siendo el último paso del proceso administrativo presupone que hay una planeación que define el rumbo de la empresa y con la que comparamos los resultados e identificamos las desviaciones. Se dice que la planeación y el control son los gemelos del proceso administrativo ya que no pueden darse el uno sin el otro.Los controles deben planearse de manera que detecten, que muestren las desviaciones en cuanto ocurran de modo de estar en posibilidad de proponer acciones correctivas a tiempo, es decir un adecuado control deberá establecerse sobre elementos que midan la tendencia de los acontecimientos.

Importancia del control gerencial

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar.

El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

El control de gestión es un medio para recoger información que permite dirigir un negocio hacia los objetivos trazados, formulando planes y controlando decisiones claves para su expansión. Los sistemas de control gerenciales son mecanismos que se utilizan para ejercer su función directriz y permitir que la organización cumpla sus objetivos en términos de eficacia y de eficiencia. Un buen sistema de control gerencial o de control de gestión, toma en cuenta el comportamiento de quienes lo utilizarán para conseguir el logro de los objetivos institucionales.

No tiene como fin encontrar grados de culpabilidad ni tiene fines fiscalizadores, sino permitir que todas las dependencias de una organización cumplan con sus objetivos parciales para permitir el logro de los objetivos totales o generales.

Los sistemas de control se inician en un proceso de fijar objetivos y tomar decisiones que corresponden a una función planificadora que es vital, ya que es la que permite tener un patrón de comparación para determinar si se transita en el camino correcto.De esta manera, ejercer el control supone una operación por la cual la dirección pretende cumplir sus objetivos mediante la comparación de los resultados obtenidos con los previstos y está en condiciones de tomar las acciones correctivas más adecuadas.

El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos de una organización, le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportará información para la toma de decisiones estratégicas

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente.

Lado positivo de los controles gerenciales:

El Control Gerencial, prepara a la organización a ser una empresa en constante actualización y por ende modernización de todos los recursos de su proceso productivo y/o servicios, tanto los humanos como los materiales, esto origina una actitud más proactiva y de pertenencia a la organización. Si estos elementos son bien aprovechados por el tren Gerencial de la empresa, sus componentes lograran desarrollar los mecanismos que permitan la pronta adecuación a los cambios del mercado.

Además se forman los cuadros de relevos al delegar la autoridad en los subordinados, lo que permite y asegura la permanencia de la misma en el tiempo y espacio.

El control de gestión dentro de las empresas es un punto clave, ya que permite a las mismas, coordinarse, evaluar el desempeño de sus unidades de negocios, mantener motivados a sus trabajadores, y lo más importante, permite alinear sus metas hacia un objetivo común. Sin un sistema de control eficaz la compañía podría enfrentar problemas que podrían obligarla a terminar con una de sus unidades o con el total de sus actividades.

Los sistemas de control de las organizaciones permiten mantener alineados los objetivos de la empresa con los objetivos de sus subunidades y empleados. Además permiten que la organización actúe coherentemente como un todo y llevar a la organización por el camino que se desea. Es por esto que los sistemas de control se han vuelto una herramienta muy útil para los dueños, gerentes, casas matrices y alta gerencia en general para llevar a cabo sus tareas de mejor manera.

Lado negativo de los controles gerenciales:

Lo negativo de este proceso se fundamenta en el hecho de el hombre por naturaleza, rechaza los cambios, más en los casos organizacionales por el temor a enfrentar nuevos retos y tener que asumir nuevos aprendizajes lo que equivale a l salirse de la rutina ya conocida de trabajo, con esto quiero enfatizar que la organizaciones deben preparar muy bien a su personal en todos los ámbitos a fin de lograr el nivel cultural laboral deseado que tenga como resultado prioritario lograr que los trabajadores acepten y participen las estrategias establecidas por el nivel gerencial , logrando de esta manera una efectiva participación de todos los niveles de la empresa.

Por otra parte se puede decir que los Controles Gerenciales son vistos por muchos integrantes de la organización como el proceso que vigila y controla cada actividad que ellos laboran, la cual en muchas ocasiones genera stress y rechazo en cierto modo, pues se asocia con restricción, imposición, delimitación y/o vigilancia.

Además y para terminar podemos significar que si el control gerencial no es bien establecido dentro de la organización podría generar cierta desmotivación en los niveles medios de la organización lo que podría dificultar el trabajo en equipo y la participación de todos los trabajadores en la toma de decisiones y mejoras en los procesos de la empresa.

Sistemas de control gerencial

El control se define como cualquier proceso que dirige las actividades de los individuos hacia el cumplimiento de las metas de la organización.Algunos administradores no quieren aceptarlo pero los problemas de control, la falta de control o el tipo de control equivocado con frecuencia causan daños irreparables en la organización. Los sistemas de control no efectivos dan como resultado problemas que van desde el robo de los empleados hasta problemas que conducen al desgaste.El control ha sido llamado uno de los gemelos siameses de la administración. El otro es la planeación.

SÍNTOMAS DE UNA EMPRESA FUERA DE CONTROL

Dirección muy poco estricta: los altos directivos no enfatizan ni valoran la necesidad de control, o ponen un mal ejemplo.

Ausencia de políticas: Las expectativas de la firma no están estaban establecidas por escrito.

Administración tipo "despidos": Los empleados sienten que su carrera estaría en riesgo si reportan malas noticias.Falta de revisiones periódicas: Los administradores no evalúan el desempeño de manera regular y oportuna.

Malos sistemas de información: Los datos clave no se evalúan ni se informan de manera oportuna y mediante accesos fáciles.

Falta de ética cultural: Los miembros de la organización no han asimilado un compromiso para la integridad.William Ouchi, de la Universidad de California, en Los Ángeles, los administradores pueden aplicar tres estrategias amplias para alcanzar el control en una organización: el control burocrático, el control de mercado y el control de clan.Control burocrático:

Es el uso de reglas, regulaciones y autoridad para guiar el desempeño. Incluye elementos como presupuestos, reportes estadísticos y valoraciones sobre el desempeño para regular el comportamiento y los resultados.Control de mercado:

Implica el uso de mecanismos de precios e información económica para regular actividades dentro de las organizaciones como si fueran transacciones económicas. Las unidades de negocios pueden ser tratadas como centros de utilidad y recursos comerciales (bienes y servicios) entre sí por medio de estos mecanismos. Los administradores que dirigen estas unidades pueden ser evaluados con base en las utilidades y pérdidas.Control de clan:

A diferencia de los dos primeros tipos, no asume que los intereses de la organización y los individuos difieran naturalmente. En cambio, el control de clan se basa en la idea de que los empleados pueden compartir los valores, las expectativas y las metas de la organización y actuar conforme a ellas

El ciclo de control

( Establecimiento de estándares de desempeño.( Medición de desempeño.( Comparación de desempeño con normas y determinación de desviaciones.( Adopción de medidas correctivas.

Estándar:Es el comportamiento esperado para una meta que establece un nivel deseado de desempeño, lo motiva y sirve como parámetro de comparación contra el cual se evalúa el desempeño real.

PRINCIPIO DE EXCEPCION:

Es el principio gerencial que afirma que el control aumenta al concentrarse en las excepciones o en desviaciones importantes del resultado o estándar esperado.

Control preliminar:

Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas en forma adecuada .Una modalidad del control preliminar son los presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de forma numérica y que comprende un periodo con el que se puede comparar la actuación real.

El control Preliminar en la esfera de los recursos humanos es abastecido por medio del análisis escrupuloso de las prácticas necesarias para la ejecución de unas u otras tareas de trabajo y la selección de los candidatos calificados.

Control concurrente:

Es conveniente el control concurrente ya que se realiza durante la acción, permitiendo implementar planes que incluyan dirección, vigilancia y sincronización de las actividades; ya que se puedan corregir los problemas antes de que estos lleguen a mayores o se incremente su costo, el administrador o la persona encargada puede hacer un control directo y estar al pendiente de las cosas que ocurran para así al momento de ver o tener algún problema, esta puede ser solucionada de inmediato.Podemos implementar este control en el caso del ejemplo primero que todo poniendo a alguien a hacer el directo responsable de evaluar cada actividad que se realice con respecto a la stevia ya que si surge un problema. Sale un nuevo negocio, o se necesita de algo, esta persona inmediatamente avisa a los superiores para que estos puedan corregir los problemas antes de que estos traigan costos sumamente altos.

Control de retroalimentación:

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.Este tipo de control implica que se hizo una recopilación y un análisis de los datos de desempeño y que los resultados se enviaron a alguien (o a algo) para que se aplique el proceso de corrección. Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, ejercen CONTROL DE RETROALIMENTACION.

Cuando señalan algo y corrigen el desempeño inadecuado, utilizan la retroalimentación como forma de control.En este caso, la oportunidad constituye un aspecto importante. Entre el desempeño y la retroalimentación a menudo quedan enormes lagunas de tiempo, como cuando los gastos reales se comparan con el presupuesto trimestral, o cuando algún aspecto del desempeño se compara con la proyección que se hizo un año antes. Si la retroalimentación sobre el desempeño no es oportuna, los administradores no pueden identificar y eliminar rápidamente el problema y evitar un daño más importante.Algunos procesos de retroalimentación están bajo control de tiempo real (concurrente), como un robot controlado por computadora en una línea de ensamble. Tales unidades cuentan con censores que continuamente determinan si están en la posición correcta para realizar sus funciones. Cuando no es así, un dispositivo Ínter construido realiza las correcciones de inmediato.

El proceso básico de control

El proceso básico de control comprende tres etapas: la medición del rendimiento real, la comparación de este con una norma y la toma de mediciones administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas.MEDICIÓN.Para determinar cuál es el desempeño real, un gerente debe obtener información sobre éste.

Cómo medimos: cuatro fuentes de información que usan con frecuencia los gerentes para medir el desempeño real son las observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos.

Algunos criterios de control se pueden aplicar a cualquier situación gerencial. Por ejemplo, como todos los gerentes por definición, coordinan el trabajo de los demás, es posible medir criterios como la satisfacción de los empleados o las tasas de rotación y ausentismo. La mayoría de gerentes también tienen presupuestos establecidos según sus costos para su área de responsabilidad. Por tanto, mantener dos costos dentro del presupuesto es una medida de control muy común. De acuerdo al área de desempeño cada gerente buscará minimizar los costos y maximizar las utilidades con pocos recursos; girando medidas o instrucciones para los empleados de tal modo que se pueda optimizar el recurso.

La mayoría de los trabajos y actividades se pueden expresar en términos tangibles y mensurables. Sin embargo, cuando los indicadores del desempeño no se puede expresar en términos cuantificables, los gerentes deben usar medidas subjetivas. Aunque estas medidas subjetivas tienen limitaciones importantes, son mejores que no tener estándares en absoluto e ignorar la función de control. Si una actividad es importante, la excusa de que es difícil de medir es inaceptable.

Comparación:La etapa de comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar, en todas la variaciones es importante determinar el margen de variación aceptable.

MEDIDADAS ADMINISTRATIVAS

Medida correctiva inmediata: los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: NO HACER NADA, CORREGIR EL DESEMPEÑO REAL O REVISAR LOS ESTANDARES.

Medida correctiva básica: si la fuente de variación del desempeño es un trabajo insatisfactorio, el gerente deseará tomar medidas correctivas. Como ejemplo de esta acción correctiva podría ser el cambio de la estrategia, la estructura, las prácticas de compensación o los programas de capacitación; el diseño de empleos o el despido de empleados.

EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN

Una medida de que tan adecuados son los objetivos organizacionales y que también una organización logra esos objetivos.

Conclusión

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control posterior

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

El Sistema de Control de Gestión es en términos sencillos definir: quién, cómo y cuándo, aplicará las estrategias de control y evaluará los Factores Críticos de Éxito de la organización (FCE), además de quién tomará y ejecutará las decisiones correctivas en los diferentes niveles de la entidad.

Autor:

Julissa Norka Ovalle Quispe

Antonny Lozano Puertas

Juan Quispe Mamani

Antony Rojas Rivera

Jhoel Mamani Baez

Carrera Profesional:

CONTABILIDAD Y FINANZAS

Semestre: VI SEMESTRE

UNAMAD

edu.red

"AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA"

"MADRE DE DIOS CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PERU"